BAB III ANALISA DAN PEMBAHASAN MASALAH 3.1. Sejarah Singkat Di dalam suatu Perusahaan Daerah ini, laporan penerimaan Alumunium merupakan salah satu hal yang terpenting untuk penunjang dalam proses pemasukan alumunium. Seperti halnya PD. Logam Jaya Alumunium yang berlokasi di jalan Cinere Raya No. 9E, Cinere Kota Depok. Pada Tahun 1987 Perusahaan Ini hanyalah sebagai toko alumunium biasa yang menerima pesanan eceran, karena sesuai dengan perkembangannya yang pesat maka berdirilah PD. Logam Jaya Alumunium yang sekarang dikelola oleh Bpk. Tham Men Cung (Mansyur). Perusahaan ini adalah sebuah badan usaha yang bergerak di bidang pendistribusian alumunium ke beberapa toko-toko alumunium yang berada disekitarnya maupun di luar daerah Cinere dan Depok. Tetapi disini penulis hanya membahas pemesanan alumunium . Hingga saat ini di PD. Logam Jaya Alumunium tidak hanya melanyani pendistribusian Alumunium saja tetapi juga melayani penerimaan berbagi macam pesanan Kusen Alumunium.
22
21
3.2. Stuktur Organisasi Stuktur Organisasi PD. Logam Jaya Alumunium sebagai Berikut :
PIMPINAN
GUDANG
BAG. PEMBELIAN
BAG. PENJUALAN
Gambar 3.1. Stuktur Organisasi PD. Logam Jaya Alumunium
23
Dalam sistem ini terdapat 5 sub bagian yang sangat mempengaruhi proses persediaan, yaitu : 1. Pemasok Yang dimaksud dengan pemasok disini adalah suatu produsen yang bertugas untuk memproduksi suatu barang dan menyalurkan produknya tersebut dalam satuan jumlah yang besar. 2. Gudang Yang dimaksud dengan sekretaris adalah bagian yang mencatat dan mengecek segala pemasukan dan pengeluaran barang 3.
Bagian Pembelian Yang dimaksud dengan administrasi adalah orang yang memproses setiap
transaksi pemesanan dan pembelian bertugas untuk memeriksa setiap barang yang dibeli 4.
Bagian Penjualan Yang dimaksud dengan bagian penjualan disini adalah suatu bagian yang
bertugas untuk mengecek segala jenis penjualan barang yang akan dipesan maupun dikeluarkan. 5.
Pimpinan
24
Pimpinan yang dimaksud disini adalah sebagi suatu pemilik perusahaan dan sebagai penerima laporan hasil penjualan, pemasukan barang dan pengeluaran barang.
3.3.
Rancangan sistem Pemesanan yang berjalan Menceritakan tentang kegiatan yang terjadi dalam pembahasan sistem atau cara
pembuatan dengan menjelaskan prosedur yang ada pada Perusahaan. Khususnya untuk pemesanan bahan baku alumunium pada PD. Logam Jaya Alumunium. 3.3.1. Prosedur pemesanan yang berjalan Sistem kerja yang biasa digunakan yaitu bagian gudang mengisi terlebih dahulu form pesanan barang yang ditujukan ke bagian pembelian Setelah bagian pembelian menerima form pesanan, kemudian bagian pembelian membuat surat penawaran / purchase order (PO) rangkap 3, yaitu: 1. lembar pertama ditujukan kepada pemasok 2. lembar kedua sebagai file Setelah pemasok yang dituju menerima surat PO dan memeriksanya, kemudian menyetujui PO tersebut dikirim kembali bersama surat jalan dan daftar barang bawaan (packing list), faktur ke bagian sekretaris untuk diperiksa Setelah barang yang dipesan datang ke perusahaan kemudian bagian pembelian mencocokan PO dengan PO yang disetujui, surat jalan serta daftar barang bawaan, dan memeriksa kualitas barang pesanan.
25
Setelah ada kecocokan maka bagian pembelian menerima bukti pemesanan dan penerimaan berupa faktur yang akan dibuat laporannya untuk pemimpin Kemudian barang, PO, surat jalan tersebut dikirim kepada bagian gudang untuk dipeiksa dan buat bukti penerimaan tersebut dibuatkan bukti penerimaan sebanyak 3 rangkap : 1. Lembar pertama sebagai file 2. Lembar kedua diberikan kepada pemasok 3. Lembar ketiga ditujukan kepada pimpinan
26
3.4. FOD yang sedang berjalan GUDANG
BAG. PEMBELIAN
PEMASOK
PIMPINAN
27
1
Form Pesanan
2
Form pesanan
PO
Catat & periksa
Buat & catat PO
1 PO
PO
PO
2
Barang Surat Jalan
Barang
Faktur
Surat Jalan PO Barang
Buat BPB
Surat jalan Faktur BPB 1 2
BPB
3
Buat Laporan Pembelia n
BPB 1
Laporan
2
Gambar 3.2. FOD penerimaan yang berjalan KET : BPB = Bukti Penerimaan Barang
3.5. Kendala yang dihadapi
Laporan
28
Dalam segi pemprosesannya setiap data yang masuk ke PD. Logam Jaya Alumunium masih mempunyai kendala, dikarenakan semua masih secara manual yang dimaksud manual adalah segala pencatatan masih dilakukan secara tertulis dalam buku. Kendala-kendala yang dihadapi seperti : 1. pencatatan penerimaan yang masih tertulis sehingga kurang efektif dan efesien. 2. Pencatatan transaksi pembelian masih dilakukan secara manual. 3. Dalam pembuatan laporan pesanan tidak seefektif dan seefesien mungkin.
3.6. Pemecahan masalah Dalam permasalahan ini penulis akan mencoba untuk merancang atau mendesain sebuah sistem informasi yang kiranya akan dapat membantu pihak PD. Logam Jaya Alumunium dalam memperoleh informasi data Pembelian dan laporan penerimaan yang efektif dan efesien.
3.7.
FOD penerimaan yang diusulkan
29
GUDANG
BAG. PEMBELIAN Form Pesanan
1
Form Pesanan
PEMASOK
PIMPINAN
PO
2 Entry Data PO Periksa 1 2
PO
Barang
Barang
PO
Surat jalan
PO
Surat jalan
Barang
Faktur
PO
Surat Jalan
Faktur
Cetak BPB
BPB
Cetak Laporan Pembelian Laporan
1 BPB
2 BPB
3
1
Laporan
2
Gambar 3.3. FOD penerimaaan yang diusulkan Ket : PO = Purchase Order
3.8.
BPB = Bukti Penerimaan Barang
Data Flow Diagram (DFD)
30
3.8.1.
Diagram Konteks
Dt.Barang, FP,BPB
Gudang Barang, PO, SJ
Sistem Laporan pemesanan Laporan, BPB barang Pd. Logam Jaya Allumuniu m
FP
Barang PO Sj, Faktur
Pemasok
Gambar 3.4. Diagram Konteks
Keterangan : FP = Form pesanan BPB = Bukti Penerimaan Barang PO = Purchase Order Sj
= surat jalan
3.8.2. Diagram Zero (0)
pimpinan
31
FP, KD_Brg Gudang
Pesanan, BPB
1.0 Pencatatan barang
File Barang DT_Barang
Form Pesanan, Data Barang PO Pemasok
2.0 Proses Pemesanan
Barang, PO,SJ,Faktur
Dt_Pemasok
File Pemasok
FP, DB, DP
Barang, PO, Sj
File Pembelian Faktur
3.0
Dt_Barang, Lap_Pembelian
Laporan
Laporan
Pimpinan Ket : FP : Form Pesanan Db : Data Barang PO : Purchase Order SJ : Surat Jalan BPB : Bukti Penerimaan Barang
Gambar 3.5. Diagram Zero (0) 3.8.3.
Entity Relationship Diagram (ERD)
32
M
N
Pembeli an
Pemasok
Barang
Kd_Pemasok *
No_Penerimaan *
Kd_Barang *
Nm_Pemasok
Tgl_Pembelian
Nm_Barang
Alamat
Kd_Pemasok
Harga
Telepon
Kd_Barang
Ukuran
Banyaknya
Jumlah
Total Surat_Jalan
Gambar 3.6. Entity Relationship Diagam (ERD)
3.9. 3.9.1.
Normalisasi Bentuk tidak normal
33
No_Penerimaan
Tgl_Pembelian
Kd_Pemasok
Total
Surat_Jalan
Kd_Barang
Nm_Barang
Ukuran
Harga
Kd_Pemasok
Nm_Pemasok
Alamat
Telepon
Kd_Barang
Banyaknya
Jumlah
3.9.2. Bentuk normal 1 (1NF) Pembelian No_Penerimaan
Barang Kd_Barang
Tgl_Pembelian
Nm_Barang
Banyak
Ukuran
Total
Harga
Surat_Jalan
Jumlah
Pemasok Kd_Pemasok Nm_Pemasok Alamat Telepon
3.9.3.
Bentuk Normal ke Dua (2NF)
Pembelian No_Penerimaan *
Barang Kd._Barang *
Pemasok Kd_Pemasok *
Tgl_Pembelian
Nm_Barang
Nm_Pemasok
Banyak
Ukuran
Alamat
Total
Harga
Telepon
Surat_Jalan
Jumlah
34
3.9.4. Bentuk Normal ke Tiga ( 3NF ) Pemasok Kd_Pemasok * Nm_Pemasok Alamat Telepon
Pembelian No_Peneriman * Tgl_Pembelian Surat_Jalan Banyak Total Kd_Barang * * Kd_Pemasok * *
3.9.5. Stuktur Desain Database File
: Data transaksi Pembelian.mdb
Fungsi : Untuk mencatat penerimaan barang.
Barang Kd_Barang * Nm_Barang Ukuran Harga Jumlah
35
NO 1 2 3 4 5 6 7
Nama Field No_Penerimaan Tgl_Pembelian Surat_Jalan Banyaknya Total Kd_Barang Kd_Pemasok
File
: Pemasok.mdb
Type Text Date/Time Text Number Number Text Text
Field Size 8 15 5 3 12 5 5
Description No. Penerimaan Tanggal Pembelian Surat Jalan Banyaknya barang Total Pembelian Kode Barang Kode Pemasok
Fungsi : Untuk menyimpan data pemasok. No
Nama field
Type
Field Zise
Description
1
Kd_Pemasok
Text
5
Kode Pemasok
2
Nm_Pemasok
Text
20
Nama Pemasok
3
Alamat
Text
25
Alamat Pemasok
4
Telepon
Text
13
Telepon Pemasok
File
: Data barang.mdb
Fungsi : Untuk menyimpan data barang No 1 2
Nama Field Kd_Barang Nm_Barang
Type Text Text
Field Size 8 20
Description Kode Barang Nama Barang
3
Ukuran
Text
5
Ukuran / meter
4
Harga
Number
10
Harga / unit
5
Jumlah
Number
5
Jumlah barang
36
3.10. Rancangan Input 3.10.1. Rancangan Input Password
Login User Nama : Password : OK
Cancel
Gambar. 3.7. Rancangan Password 3.10.2. Rancangan Menu utama
MENU UTAMA Informasi Barang Data Pemasok Data Penerimaan Laporan
37
Gambar.3.8. Rancangan Menu Utama
3.10.3. Rancangan Informasi Data Barang Cari Tambah Kode Barang
Simpan
Nama Barang
Hapus
Ukuran
Laporan
harga Jumlah
Keluar <
Unit
Data Barang
Gambar.3.9. Rancangan Informasi Data Barang
3.10.4. Rancangan Data Pemasok
Kode Pemasok Nama Pemasok Alamat Telepon < Tambah Edit
Data Pemasok Simpan Laporan
> Hapus Keluar
>
38
Gambar.3.10. Rancangan Data Pemasok 3.10.5. Rancangan Input Pembelian No. Penerimaan Tgl.Pembelian
Kd Pemasok
Surat Jalan
Nm Pemasok
Kd Barang
Tambah Hapus
3.11.
Nm Barang
Ukurann
Harga
Gambar.311. Simpan Edit Rancangan Cetak
Banyak
Total
Data Pembelian
Keluar
Rancangan Output
3.11.1. Output Data Informasi Barang Kode Barang 99999999
Nama Barang xxxxxxxxxxxxxx
Ukuran 999
Harga 999999
99999999
xxxxxxxxxxxxxx
999
999999
99999999
xxxxxxxxxxxxxx
999
999999
99999999
xxxxxxxxxxxxxx
999
999999
V
39
Gambar.3.12. Rancangan Output Data barang 3.11.2. Output Data Pemasok Kode Pemasok 99999999
Nama Pemasok xxxxxxxxxxxx
Alamat xxxxxxxxxxxxxx
Telepon 99999999999
99999999
xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx
99999999999
99999999
xxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx
99999999999
99999999
xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx
99999999999
Gambar.3.13. Rancangan Output Data Pemasok 3.11.3. Output Data Pembelian No.Pen
Nama barang
ukuran
Harga
jumlah
Barang
99999
xxxxx
99
99999
99999999
99999
9999999
Kd. pemasok 9999999
99999
9999999
9999999
9999
xxxxx
99
99999
99999999
99999
9999999
9999999
99999
xxxxx
99
99999
99999999
99999
9999999
9999999 99999 xxxxx 99 99999 Gambar.3.14. Output Data Pembelian
99999999
3.12.
Tgl. Pem
Kd
Pembuatan Database Untuk membuat Database baru dengan Microsoft Access, Lakukan langkah-
langkah sebagai berikut : 1. Jalankan atau aktifkan program aplikasi Microsoft Access yaitu dari menu File klik New Database lalu akan tampil kotak dialog New seperti gambar dibawah ini.
40
gambar.3.15. Tampilan Database Baru 2. Kemudian pilih Blank Access database lalu klik Ok. 3. Setelah itu akan muncul tampilan kotak dialogFile New Database, kemudian tuliskan nama database pada kolom File Name. 4. Pada kolom File Name ubah db1 dengan nama file yang anda inginkan 5. Setelah itu klik tombol create dan Enter 6. Kemudian akan muncul tampilan yang disebut dengan Database Window seperti gambar berikut.
41
Gambar.3.16. Database Window
7. Untuk membuat tabel baru pilih dan klik pada kolom tables lalu klik tombol New, kemudian akam tampil kotak New Table lalu pilih Create Table Design View lalu pilih dan klik OK, maka setelah itu akan muncul kotak dialog untuk membuat field seperti gambar dibawah ini.
42
Gambar.3.17. Tabel Membuat Filed 8. Kemudian pada kolom Field Name isi dengan Kd Barang dan pilih data type dengan menggunakan Text. Lalu pada kolom General isi Field Size 15 dan ulangi mengisi semua field-field berikutnya seperti langkah tersebut diatas.
3.13.
Tahapan Pembuatan Program
3.13.1. Pembuatan Password Langkah-langkah membuat tampilan Password 1. Jalankan Aplikasi Microsoft Visual Basic 6.0 dengan project standar exe. 2. Klik OK untuk menutup kotak Dialog New Project, yang kemudian secaraotomastis pada jendela proyek akan muncul tampilan Form1. 3. Kemudian isi komponen Form1 dan property seperti terlihat pada gambar dibawah ini.
43
Gambar.3.18. Form Password Objek Label1 Label2 Command1 Command2
Properti Caption Caption Caption Caption
Pengaturan Nama Password Ok Cancel
4. Kemudian Simpan Form1 dengan nama Form Login User/ Password
3.13.2. Pembuatan Tampilan Menmu Utama Membuat tampilan Form Menu Utama 1. Klik kanan Project Window, kemudina pilih menu Add-Form lalu klik tombol Open. 2. Lalu atur property form yang sudah anda tambahkan beri nama Menu Utama pada Name seperti gambar dibawah ini.
44
Gambar.3.19. Form Menu Utama
3. Tambahkan Tombol Command-Command yang akan anda buat didalam tampilan Menu Utama 4 Untuk Mengisi bagian dari command-comaand tersebut pilih di samping tampilan dalam menu Properties sebagai berikut. Objek Command1 Command2. Command3 Command4
Properti Caption Caption Caption Caption
3.13.3. Membuat Form Informasi Data Barang Langkah-langkah untuk membuat form Informasi Barang
Pengaturan Informasi Barang Data Pemasok Data Pembelian Keluar
45
1. Tambahkan Form dengan memilih Add form dari jendela Project, kemudian atur property dan Form tersebut seperti gambar dibawah ini.
Gambar.3.20. Form Informasi Barang Objek Label1 Label2 Label3 Label4 Text1 Text2 Text3 Text4 Command1 Command2 Command3 Command4 Comaand5 Data1
Properti Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Name Database Name RecordsetType RecordSource
Pengaturan Kode Alumunium Nama Alumunium Ukuran Harga None None None None Tambah Simpan Hapus Keluar Laporan Data Barang D:\Ridwan\Alumunium.mdb 0- Table Barang
46
3.13.4. Membuat Form Data Pemasok Langkah-langkah untuk membuat Form Data Pemasok 1. Tambahkan form dengan memilih Add Form dari jendela Project, kemudian atur property dan Form tersebut seperti gambar dan tabel dibawah ini.
Gambar.3.21. Form Data Pemasok Objek Label1 Label2 Label3 Label4 Text1 Text2 Text3 Text4 Command1 Command2 Command3
Properti Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption
Pengaturan Kode Pemasok Nama Pemasok Alamat Telepon None None None None Tambah Simpan Hapus
47
Command4 Command5 Command6 Data1
Caption Caprion Caption Name DatabaseName RecordsetType RecordSource
Edit Keluar Cari Data Pemasok D:\Ridwan\Alumunium.mdb 0 – table Barang
3.13.5. Membuat Form Data Pembelian Langkah-langkah membuat Form Pembelian 1. Tambahkan Form dengan Memilih kembali Add form dari jendela Project, Kemudian atur property dan form tersebut seperti gambar dan tabel berikut ini.
Gambar.3.22. Form Pembelian
48
Objek Label1 Label2 Label3 Label4 Label5 Label6 Label7 Label8 Label9 Label10 Tex1 Text2 Text3 Text4 Text5 Text6 Text7 Text8 Command1 Command2 Command3 Commang4 Command5 Data1
Commobox4
Property Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Caption Name Database Name RecordsetType RecordSource Caption
Pengaturan No. Penerimaan Tgl.Pembelian Surat Jalan Kode Pemasok Kode Barang Nama Barang Ukuran / M Harga Jumlah Total None None None None None None None None Tambah Simpan Edit Hapus Keluar Data Pembelian D:\Ridwan\Alumunium.mdb 0 – table Pembelian None
3.13.6. Membuat Form Laporan Langkah-langkah membuat
Form Laporan
1. Tambahkan dengan klik kanan lalu pilih Add Form pada jendela Project, kemudian atur property dan formsebagai berikut.
49
Gambar.3.23. Form Laporan Objek DbGrid1 OptionButton1 Optionbutton2 Combobox1 Combobox2 Combobox3
Property Name Cols Datasource Name Caption Name Caption Caption Caption Caption
Pengaturan Grid Pembelian 10 DbAll OptaporanPem Berdasarkan penerimaan Optlaporan2 Berdasarkan tanggal None None None
