BAB II TINJAUAN TEORI 2.1
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah sistem yang menggunakan prosedur-prosedur yang disusun untuk menyediakan manajemen pada semua tingkatan didalam semua fungsi dengan informasi yang sesuai berdasarkan pada data dari kedua sumber yaitu internal maupun eksternal, untuk memungkinkan manajemen membuat keputusan-keputusan efektif dan tepat waktu untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian aktivitas yang merupakan tanggung jawab mereka (Argyris, 1991). O’Brien (2002) menyatakan bahwa “Sistem adalah suatu kelompok komponen-komponen yang saling berhubungan bekerja terhadap pencapaian dari suatu gol yang umum dengan diterimanya masukan-masukan dan menghasilkan keluaran-keluaran dalam satu proses perubahan bentuk yang diorganisir". O’Brien (2002) mendefinisikan sistem informasi, sebagai berikut : “Sistem informasi menggunakan sumber daya dari orang-orang, perangkat kearas, perangkat lunak, data dan jaringan untuk melaksanakan masukan, pengolahan, keluaran, penyimpanan, dan pengendalian aktivitas”. Komponen dan sumber daya sistem informasi adalah sumber daya perangkat keras, sumber daya perangkat lunak, sumber daya manusia, sumber daya data dan sumber daya jaringan. Komponen – komponen dan hubungannya dapat dilihat pada Gambar 2.1
6
7
Gambar 2.1 Komponen Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2002) O’Brien (2002) menggambarkan tiga peran utama untuk suatu sistem informasi : •
Support of strategic advantage (Mendukung keuntungan strategis)
•
Support of managerial decision making (Mendukung pengambilan keputusan manajerial)
•
Support of business operations (Mendukung operasi bisnis)
Didalam level strategis, sistem informasi mendukung perencanaan jangka panjang pengurus senior. Untuk mendukung tingkatan pengambilan keputusan manajerial, sistem informasi akan mendukung pemantauan, pengendalian, pengambilan
8
keputusan, dan administrasi oleh level manajemen menengah dan pada level operasi untuk menghasilkan jawaban rutin dan pekerjaan yang teratur (Laudon and Laudon, 2006). O’Brien (2002) membagi sistem informasi dalam dua jenis berdasarkan tujuan dukungannya : •
Operations support systems (sistem pendukung operasi)
•
Management support systems (sistem pendukung manajemen)
Pembagian kategori ini dapat dilihat pada Gambar 2.2 :
Gambar 2.2 Tipe Sistem Informasi Sumber: O’Brien (2002) Laundon dan Laundon (2006) membagi sistem informasi berdasarkan fungsi bisnis : •
Functional information systems (Sistem informasi fungsional)
•
Cross-functional information systems / Enterprise information systems (Sistem informasi lintas fungsional / sistem informasi perusahaan)
9
Sistem informasi fungsional dibagi menjadi empat tipe berdasarkan fungsi bisnis yang didukung : (Laudon and Laudon, 2006) •
Sales and Marketing (Penjualan dan pemasaran)
•
Manufacturing and production (Pabrik dan produksi)
•
Finance and accounting (Keuangan dan akuntansi)
•
Human Resources (Sumber daya manusia)
Masing – masing fungsi bisnis memiliki sistem informasi khusus pada masingmasing tingkatan, dapat dilihat pada Gambar 2.3
Gambar 2.3 Sistem Informasi dari perspektif fungsional Sumber: Laudon and Laudon (2006)
10
Tidak semua aktivitas bisnis berada di dalam suatu fungsional, dengan demikian tidak mungkin hanya mengidentifikasi aplikasi-aplikasi berdasarkan area fungsional. Dalam hal ini menciptakan kebutuhan untuk mengidentifikasi sistem berdasarkan proses. Proses sangat penting karena beberapa tugas bisnis merupakan subset dari suatu proses bisnis dan beberapa proses merupakan lintas fungsional. (Laudon and Laudon, 2006). Laudon dan Laudon (2006) mendefinisikan proses sebagai “Cara dimana pekerjaan tertata, terkoordinir dan terfokus untuk menghasilkan suatu produk atau layanan yang berharga” dan pernyataan bahwa ada batasan antara penjualan, pemasaran, pabrik, dan riset dan pengembangan (contoh : proses pemenuhan pesanan...) yang dibangun dengan bisnis proses yang lintas fungsional. Menurut Laudon dan Laudon (2006) banyak proses – proses yang lebih besar dari satu divisi, sehingga mereka membagi sistem informasi lintas-fungsional kedalam dua jenis : •
Jika lintas keseluruhan dalam perusahaan, disebut “Enterprise System” (ERP)
•
Jika lintas beberapa perusahaan, disebut “Inter-organizational System” (IOS)
2.2
Implementasi Sistem Informasi
Dalam mengimplementasikan sistem informasi banyak sekali kendala yang dapat menyebabkan kegagalan implementasi sistem informasi tersebut. Banyak sekali contoh-contoh kegagalan implementasi sistem informasi pada literature yang ada. Bowtell (1999) mencoba menjelaskan mengapa banyak sekali kegagalan pada proyek
11
sistem informasi dan bagaimana menjamin agar implementasi proyek sistem informasi tersebut berhasil. Faktor-faktor yang menyebabkan kesuksesan suatu proyek implementasi sistem informasi tersebut sangat bervariasi tergantung dari sudut pandang stakeholders, karakteristik proyek yang berbeda-beda dan beberapa sudut pandang lain. Markus
dan
Tanis
(2000)
menjelaskan
bahwa
kesuksesan
dalam
mengimplementasikan sistem informasi tergantung pada beberapa hal seperti siapa yang mendefinisikannya. Dari sudut pandang manajer proyek, implementasi sistem informasi tersebut didefinisikan sukses apabila proyek tersebut telah diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan budget biaya yang dianggarkan. Tetapi dari sudut pandang organisasi atau perusahaan mendefinisikan kesuksesan implementasi sistem informasi tersebut sebagai kegunaan sistem informasi tersebut untuk bisa mencapai hasil yang paling optimal bagi kegiatan bisnis perusahaan atau organisasi tersebut. Pada waktu suatu sistem informasi selesai dibuat, dan akan diimplementasikan ke suatu perusahaan atau organisasi maka secara tidak langsung akan mempengaruhi proses yang sudah berjalan dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Disinilah biasanya perbedaan pandangan antara stakeholder dengan manajer proyek dari sistem informasi tersebut terjadi. Permasalahan atau keluhan yang paling sering muncul adalah : “you built what I told you, but not what I actually needed.”
12
2.3
Enterprise Resource Planning (ERP)
Wallace dan Kremzar (2001) menggambarkan ERP sebagai satu set alat bantu manajemen dari keseluruhan perusahaan yang menyeimbangkan, berisi kemampuan untuk menghubungkan pelanggan-pelanggan dan penyalur-penyalur ke dalam suatu rantai penyediaan yang lengkap, memanfaatkan proses-proses bisnis yang terbukti untuk pengambilan keputusan dan menyediakan integritas lintas fungsional yang tinggi antara penjualan, pemasaran, pabrikasi, operasi, logistik, pembelian, keuangan, pengembangan produksi baru dan sumber daya manusia, dengan demikian membuka peluang orang-orang untuk menjalankan bisnis mereka dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi dan secara serempak menurunkan biayabiaya dan inventaris; dan menyediakan pondasi untuk e-commerce yang efektif.
Gambar 2.4 Evolusi ERP Sumber: Wallace and Kremzar (2001)
13
Evolusi ERP dimulai dari MRP (Material Requirement Planning) sebagai penyamaan pabrikasi yang universal (Wallace and Kremzar, 2001). Logiknya dapat diterapkan dimana saja suatu benda dihasilkan, antara lain pesawat terbang jet, pengalengan, alat-alat mesin, bahan kimia, kosmetika ... atau makan malam. MRP diperbaiki untuk menuju ke closed-loop MRP, lebih lanjut alat – alat yang dikembangkan seperti perencanaan penjualan dan operasi, penentuan waktu pokok, manajemen permintaan dan Rough-Cut Capacity Planning (Wallace dan Kremzar, 2001). Langkah selanjutnya evolusi ini disebut MRP II. Dimana MRP II melibatkan tiga unsur tambahan : •
Sales and Operations planning (Penjualan dan perencanaan operasi)
•
Financial interface (Antar muka keuangan)
•
Simulation (Simulasi)
Dasar dari ERP sama seperti dengan MRP II. Bagaimanapun terima kasih sebesarnya terhadap perangkat lunak perusahaan, ERP sebagai suatu set dari proses-proses bisnis yang lebih luas lingkupnya dan lebih efektif di dalam berhadapan dengan beberapa unit bisnis . Bahkan integrasi keuangan yang lebih kuat. Alat rantai penyediaan yang mendukung bisnis lintas antar batas perusahaan yang lebih tegar. Untuk lebih memahami atraksi sistem perusahaan, sama seperti memahami bahaya-bahaya potensial, kita perlu memahami terlebih dahulu masalah dimana sistem perusahaan dirancang untuk memecahkan : “Memecah informasi menjadi keping-keping informasi di dalam organisasi bisnis yang besar” (Davenport, 1998). Dimana intinya sistem perusahaan merupakan suatu basis data yang menyeluruh. Basis data
14
mengumpulkan semua data dari dan mencocokan data ke aplikasi-aplikasi modular yang mendukung secara virtual seluruh aktivitas bisnis yang lintas fungsi, lintas unit bisnis, lintas dunia. Memelihara berbagai sistem komputer yang berbeda-beda untuk mengurangi biaya penyimpanan dan merasionalkan data yang berulang, untuk pengaturan kembali format data agar data yang digunakan di dalam satu sistem dapat digunakan di sistem lain, untuk memperbaharui dan memeriksa kode perangkat lunak, untuk memprogram link komunikasi antara sistem ke otomatisasi perpindahan data. (Davenport,1998).
Gambar 2.5 Anatomi sistem perusahaan Sumber: Davenport (1998) Sebuah sistem perusahaan mengefektifkan alur data perusahaan dan menyediakan manajemen dengan akses langsung ke informasi operasi dalam waktu nyata. Untuk
15
banyak perusahaan, manfaat ini diterjemahkan ke dalam keuntungan yang dramatis dalam produktivitas dan kecepatan. ERP merencanakan dan menyeimbangkan antara permintaan dan penyediaan. ERP merupakan satu set alat sistem perusahaan yang terdiri dari peramalan, perencanaan, dan penjadwalan (Walace and Kremzar, 2001): •
Menghubungkan antara pelanggan dan penyalur ke dalam suatu rangkai penyediaan yang lengkap.
•
Melakukan proses – proses yang teruji untuk pengambilan keputusan.
•
Mengkoordinasi
penjualan,
pemasaran,
operasi,
logistik,
pembelian,
keuangan, pengembang produk dan sumber daya manusia. Sasaran ERP meliputi layanan pelanggan yang tinggi, produktifitas, penurunan biaya, dan perputaran persediaan dan menyediakan pondasi untuk manajemen rantai penyediaan
yang
efektif
dan
e-commerce.
ERP
melakukannya
dengan
mengembangkan rencana-rencana dan jadwal-jadwal sehingga jumlah tenaga kerja, bahan-bahan, mesin dan uang tersedia dalam jumlah yang tepat ketika diperlukan (Walace and Kremzar, 2001). ERP merupakan suatu perkembangan dan perluasan secara langsung dari MRP, dan seperti halnya meliputi seluruh kemampuan MRP II. ERP memiliki ketangguhan lebih di dalam : •
Menerapkan satu set alat perencanaan sumber daya yang meliputi keseluruhan perusahaan.
•
Menyediakan integrasi realtime untuk penjualan, operasi dan data keuangan.
16
•
Menjembatani pendekatan perencanaan sumber daya ke rantai penyediaan yang lebih luas dari pelanggan dan penyalur (Wallace dan Kremzar, 2001).
Tujuan utama penerapan ERP adalah menjalankan bisnis didalam lingkungan yang cepat berubah dan sangat kompetitif, yang jauh lebih baik dibandingkan sebelumnya. Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sebuah aplikasi bisnis yang didisain untuk dapat menyediakan lingkungan yang terintegrasi dan sistematis bagi bisnis untuk aktifitas sehari-harinya. Sistem ERP menghubungkan sistem finansial, manufaktur, sumber daya manusia, distribusi, dan order management system ke dalam sebuah sistem terintegrasi dengan data dan visibilitas dalam lingkungan bisnis. (Escalle & Cotteleer, 1999). Arsitektur ERP menghubungkan aktifitas sumber daya manusia, analisa data, penjualan, servis, supply chain management, finansial dan manufaktur kedalam sebuah sistem yang terintegrasi. Seluruh informasi mengenai proses di dalam batasan perusahaan digabungkan dalam satu sistem. Implementasi sistem ERP membutuhkan biaya yang besar, bersifat kompleks dan sulit diimplementasikan, karena sistem ERP membutuhkan hardware komputer, software, database management system, user yang terlatih dan yang paling penting adalah komitmen dari para manajer yang menggunakan sistem ini. (Escalle & Cotteleer, 1999). Menurut Turban, ERP adalah sebuah proses dalam mengatur semua sumber daya yang ada di dalam perusahaan secara terkoordinasi. Tujuan utama ERP adalah untuk mengintegrasikan semua departemen-departemen yang ada dan semua fungsi-fungsi
17
di dalam sebuah perusahaan menjadi sebuah sistem informasi tunggal yang dapat melayani semua kebutuhan yang dibutuhkan perusahaan.
2.4
Manajemen Proyek
Manajemen proyek adalah aplikasi dari pengetahuan, keterampilan, alat dan teknis aktivitas proyek untuk memenuhi persyaratan proyek. Manajemen proyek tercapai melalui aplikasi dan integrasi proses manajemen proyek yang terdiri dari pemicu, perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengontrolan, dan penutupan. Manajer proyek adalah orang yang bertanggung jawab untuk memenuhi sasaran atau tujuan proyek.
Gambar 2.6 Level of Activity and Overlap of Process Group Over Time Sumber: Schwalbe (2007)
18
Perencanaan proyek meliputi : •
Identifikasi syarat-syarat
•
Penetapan sasaran yang jelas dan terjangkau
•
Menjaga keseimbangan permintaan antara mutu, lingkup, waktu dan biaya
•
Adaptasi spesifikasi, rencana dan pendekatan untuk harapan yang berbeda dari stakeholder.
Manajer proyek seringkali membicarakan “triple constraint” - proyek lingkup, waktu dan biaya – dalam memanage persyaratan-persyaratan proyek. Kualitas suatu proyek dipengaruhi oleh keseimbangan tiga faktor ini. Kualitas proyek yang tinggi membawa produk, servis atau hasil yang diinginkan sesuai lingkup, waktu dan biaya. Hubungan antara faktor-faktor ini sangat erat sehingga bila ada salah satu dari tiga faktor berubah, sedikitnya satu faktor yang lain akan terpengaruh. Resiko proyek adalah satu peristiwa atau kondisi yang tidak pasti, dimana jika itu terjadi akan mempunyai suatu hal positif atau pengaruh negatif terhadap sedikitnya satu sasaran proyek.
19
Gambar 2.7 Triple Constraint of Project Management Sumber : Schwalbe (2007)
Gambar 2.8 Project Management Framework Sumber : Schwalbe (2007)
20
Terdapat beberapa cara untuk menentukan suatu proyek berhasil, diantaranya : •
Proyek memenuhi lingkup, waktu dan biaya
•
Proyek memuaskan pelanggan atau sponsor
•
Hasil dari proyek memenuhi sasaran utama, seperti : menghemat sejumlah uang, memberikan ROI yang baik.
Faktor – faktor yang sangat memberikan kontribusi untuk keberhasilan proyek teknologi informasi, berdasarkan hasil studi Standish Group 2001 antara lain : •
Executive support
•
User involvement
•
Experienced project manager
•
Clear business objectives
•
Minimized scope
•
Standard software inftrastructure
•
Firm basic requirements
•
Formal Methodology
•
Reliable estimates
•
Other criteria, such as small milestones, proper planning, competent staff and ownership.
21
2.5
Business Process Reengineering
Sejalan dengan perkembangan waktu yang dimana banyaknya muncul teknologi baru, kompetitor
baru,
terjadinya
perubahan
regulasi
pemerintah,
maka
akan
mempengaruhi tingkat persaingan dalam memenangkan pasar, dan efisiensi menjadi hal yang mutlak dari perusahaan. Mungkin suatu perusahaan sudah mencapai tingkat efisiensi yang optimal pada awalnya, akan tetapi dengan perkembangan teknologi maka tingkat efisiensinya masih dapat ditingkatkan. Ataupun akibat dari regulasi pemerintah dan perubahan dari strategi bisnis maka business process yang tadinya sudah efisien kemungkinan akan menjadi tidak efisien. Setiap organisasi yang ada biasanya terdiri dari struktur yang berbeda-beda tergantung dari karakteristik organisasi dan lingkungan dimana mereka berkompetisi. Riset (Groth, 1999) mengindikasikan bahwa pengenalan teknologi informasi ke suatu organisasi akan merubah struktur organisasi yang sudah ada sebelumnya. Sistem Enterprise Resource Planning hanya memfasilitasi perubahan ini saja (Martin, 1998). Perubahan suatu organisasi melahirkan istilah business process reengineering (BPR). Salah satu focus dari BPR adalah perubahan proses dan bukan perubahan teknologi. BPR bertujuan untuk mempelajari business process di dalam perusahaan dan menganalisa faktor internal dan eksternal perusahaan yang akan mempengaruhi business process tersebut. Dan pada akhirnya apabila diperlukan maka akan dirancang suatu business process yang baru untuk meningkatkan efisiensi dari suatu
22
business process yang sudah ada. Pada intinya BPR bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kualitas. Menurut Hammer, Michael and Champy, James dalam buku “Reengineering the Corporation: A Manifesto for Business Revolution . (1993) p. 35.” menyebutkan: “Increases in consumer requirements for both product and service efficiency and effectiveness has resulted in business process reengineering (BPR). The reengineering of business processes is concerned with fundamentally rethinking and redesigning business processes to obtain dramatic and sustaining improvements in quality, cost, service, lead-times, outcomes, flexibility and innovation “. Menurut Al-Mashari and Zairi (2000, p.36) menyatakan pada era informasi dalam melakukan suatu BPR kita harus mengikutsertakan IT: “….. a continuum of change initiatives with varying degrees of radicalness supported by IT means, at the heart of which is to deliver of which to deliver superior performance standards through establishing process sustainable capability” Dan mereka menambahkan bahwa dalam suatu BPR harus diikutsertakan changes in people (behaviours and culture), processes and technology. Berdasarkan dua definisi diatas dapat disimpulkan bahwa BPR adalah suatu kegiatan untuk mengoptimalkan kembali business process yang sudah ada dengan memanfaatkan IT, jadi titik berat disini adalah pada proses bukan pada orang ataupun teknologinya, orang dan teknologi hanyalah sebagai faktor pendukung.
23
2.6
Modeling ERP
Berdasarkan International Journal of Engineering and Technology, Vol 3, No.1, 2006, pp, 125-131. “ERP SYSTEMS IMPLEMENTATION IN MALAYSIA: THE IMPORTANCE OF CRITICAL SUCCESS FACTORS”. Dalam jurnal ini dijelaskan ada terdapat 10 faktor yang berpengaruh terhadap implementasi sistem ERP di Malaysia, faktor-faktor tersebut antara lain : •
Top Management Support (Dukungan manajemen)
•
Clear Goals and Objectives (Tujuan dan objektif yang jelas)
•
Communication (Komunikasi)
•
Effective Project Management (Manajemen proyek yang efektif)
•
Business Process Reengineering (Perubahan bisnis proses)
•
Data Accuracy and Integrity (Data akurasi dan integritas)
•
Suitability of Software and Hardware (Kecocokan atau kesesuaian antara perangkat lunak dan perangkat keras)
•
Vendor Support (Dukungan vendor)
•
Education and Training (Pendidikan dan pelatihan)
•
User Involvement (Keterlibatan pemakai)
24
Gambar 2.9 Order of CSFs by degree of importance Sumber : Jafari (2006) Data empiris menunjukkan bahwa alokasi sumber daya oleh level manajemen tingkat atas merupakan tugas yang paling penting dari manajer di dalam perusahaan yang menerapkan ERP. Memiliki tujuan proyek yang jelas akan menghindari kegagalan dalam implementasi proyek. Pertukaran informasi antar tim proyek merupakan hal yang penting untuk komunikasi yang baik. Proyek manajemen ERP yang efektif tidak dapat dilakukan tanpa time frame yang realistik. Keinginan seorang implementasi ERP untuk reengineering adalah faktor kunci untuk business process reengineering selama proses implementasi ERP. Perusahaan yang menerapkan sistem ERP dengan sukses harus menyediakan data yang akurat bagi organisasi. Perusahaan harus berusaha mencari kecocokan antara perangkat lunak ERP dan perangkat keras yang
25
cocok. Waktu respon layanan dari suatu penjual merupakan faktor yang penting bagi penjual untuk mendukung implementasi yang sukses. Pelatihan langsung sangat penting untuk keberhasilan pendidikan dan pelatihan dalam implementasi ERP. Sistem ERP tidak dapat diimplementasikan secara sukses tanpa keikutsertaan dari pemakai dalam langkah pendefinisian keperluan sistem ERP dan proses implementasi. Para manajer implementasi ERP harus fokus dan kendali penuh dalam tugas-tugas dan aktivitas-aktivitas untuk memastikan proses implementasi berhasil. Berikut ini adalah model implementasi ERP, menurut The Second International Conference on Inovation in Information Technology (IIT’05). “CRITICAL SUCCESS FACTORS FOR THE IMPLEMENTATION OF ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP): EMPIRICAL VALIDATION”
Gambar 2.10 Enterprise Resource Planning Systems implementation framework Sumber : Bhatti (2005)
