BAB II TINJAUAN TEORI 2.1 Pelayanan Referensi Perpustakaan pada hakikatnya merupakan sebuah instansi pelayanan informasi. Pelayanan di perpustakaan ada beberapa macam, salah satunya pelayanan referensi. Menurut American Library Association yang dikutip oleh Murniaty (2006, 4) “pelayanan referensi merupakan sebagian dari pelayanan perpustakaan yang secara langsung berhubungan dengan pengguna dalam memberikan informasi dan pengguna perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset.” Kemudian Murniaty (2008, 12) juga mendefenisikan bahwa layanan referensi pada hakekatnya adalah sebuah bentuk pelayanan pengguna yang bertugas untuk memberikan jawaban atas pertanyaan pengguna atau pencarian informasi dengan menggunakan berbagai perkakas penelusuran. Selanjutnya Yusup (2009, 457) mendefenisikan pelayanan referensi merupakan proses pemberian jawaban oleh pustakawan atas pertanyaan pengguna, yang jawabannya dapat dicari melalui sumber-sumber informasi yang dimiliki perpustakaan. Sejalan dengan pernyataan di atas, Reference User Service Association (selanjutnya disingkat RUSA) mengemukakan bahwa “pelayanan referensi meliputi transaksi referensi dan kegiatan lain yang melibatkan penciptaan, manajemen, dan penilaian informasi atau penelitian sumber daya, peralatan, dan jasa”(RUSA 2008). Transaksi referensi merupakan konsultasi informasi di mana staf perpustakaan merekomendasikan, menafsirkan, mengevaluasi, dan / atau menggunakan sumber daya informasi untuk membantu orang lain untuk memenuhi kebutuhan informasi tertentu.Transaksi referensi tidak termasuk instruksi formal atau pertukaran yang memberikan bantuan dengan lokasi, jadwal, peralatan, perlengkapan, atau pernyataan kebijakan (RUSA 2008).
5
American Library Association yang dikutip Suharyanti (2008, 115) membedakan pelayanan referensi menjadi dua kategori, yaitu pelayanan langsung dan pelayanan tidak langsung. 1. Pelayanan langsung, meliputi: a. Pelayanan informasi, merupakan pemberian jawaban kepada pertanyaan yang sangat sederhana sampai kepada memberikan informasi tenatang mencari sumber di dalam koleksi perpustakaan. b. Petunjuk penggunaan perpustakaan, yaitu memberikan bantuan dan petunjuk dalam mencari informasi. 2. Pelayanan tidak langsung, meliputi: a. Pemilihan bahan referensi, perpustakaan harus mengenal berbagai tipe referensi dan memilih yang sesuai dengan pelayanan referensi. b. Pengorganisasian referensi, bagaimana pustakawan mengatur buku-buku
referensi
dan
bagaimana
mengadministrasikan
pelayanan referensi yang merupakan suatu pelayanan penting. c. Penyediaan bahan-bahan referensi yang cukup merupakan, Inter Library Loan dapat dikategorikan sebagai pelayanan ini. d. Evaluasi terhadap pelayanan referensi, bagaimana petugas bagian referensi melayani pengguna perpustakaan, apa yang telah dikerjakan, dan evaluasi kinerja untuk meningkatkan pelayanan. e. Membantu dalam foto kopi, menyusun, memeriksa bahan-bahan, memelihara catatan-catatan, dan ditambah dengan pekerjaan untuk lapran serta publikasi. Dari penjelasan tersebut, dapat diketahui bahwa pelayanan referensi pada perpustakaan sangat penting dalam pemenuhan informasi penggunanya. Pelayanan referensi memberikan informasi langsung kepada pengguna baik informasi yang ilmiah untuk kepentingan studi dan riset maupun informasi yang bersifat non ilmiah. Memberikan petunjuk atau bimbingan tentang pemanfaatan sumber informasi yang ada di perpustakaan ataupun sumber-sumber yang ada diluar perpustakaan. Pelayanan referensi bisa dimaanfaatkan oleh pemustaka dengan berkonsultasi langsung dengan pustakawan referensi dalam penelusuran
6
informasi menggunakan berbagai media sumberdaya informasi. Kemudian pelayanan referensi secara tidak langsung berupa pemilihan bahan referensi, pengorganisasian informasi, kerjasama perpustakaan, serta evaluasi kinerja untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan. 2.1.1 Tujuan Pelayanan Referensi Pelayanan
referensi
tentu
memiliki
tujuan
dalam
memberikan
pelayanannya. Menurut Wittaker yang dikutip oleh Abas (2004, 2) mennyatakan bahwa tujuan layanan referensi adalah memberikan atau menyediakan informasi dan menjaga agar aliran informasi berjalan efisien dari sumber-sumber informasi kepada siapa-siapa saja yang membutuhkannya. Menurut Mustafa (1994: 8.3) tujuan layanan referensi adalah sebagai berikut: a. Memungkinkan pemakai perpustakaan menemukan informasi dengan cepat dan tepat. b. Memungkinkan pemakai melakukan penelusuran literature atau informasi dengan pilihan yang lebih luas. c. Memungkinkan pemakai menggunakan koleksi rujukan dengan tepat guna. Selanjutnya Murniaty (2006, 6) mengutarakan bahwa tujuan pelayanan referensi jika dilihat dari pelaksanaannya sebagai berikut: a. Mengarahkan pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat dan tepat. b. Mengusahakan pengguna perpustakaan menelusuri informasi dengan menggunakan berbagai pilihan sumber informasi yang lebih luas. c. Mengusahakan pengguna perpustakaan menggunakan setiap koleksi referensi dengan lebih tepat guna. Hal serupa juga disampaikan Lasa yang dikutip oleh Junaida (2008, 7) bahwa tujuan pelayanan referensi adalah sebagai berikut: 1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam menggunakan sumber tersebut. 2. Memilih sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu. 3. Memberi pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka.
7
Dari pendapat tersebut dapat diketahui bahwa pelayanan referensi bertujuan memberikan bimbingan dan mengarahkan pengguna menelusur informasi dalam pemenuhan kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. 2.1.2 Fungsi Pelayanan Referensi Agar tujuan pelayanan referensi dapat terlaksana dengan baik, maka pustakawan harus memahami fungsi layanan referensi dengan baik. Menurut Sumardji yang dikutip oleh Junaida (2008, 7) mengemukakan bahwa fungsi pelayanan referensi adalah sebagai berikut: 1. Informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai perpustakaan. 2. Bimbingan Memberikan bimbingan kepada para pemakai perpustakaan untuk mencari bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari informasi yang dikehendaki. 3. Pemilihan Memberikan petunjuk tentang bagaimana cara memilih bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber yang berdaya guna maksimal. Menurut Abas (2004: 5-6) menyatakan bahwa fungsi layanan referensi adalah sebagai berikut: 1. Fungsi informasi Memberikan jawaban atas kebutuhan pemakai akan informasi. 2. Fungsi bimbingan Memberikan bimbingan perpustakaan kepada pemakai diantaranya: a. Agar pemakai dapat memanfaatkan perpustakaan dengan baik dan efisien. Misalnya bagaimana memilih dan menggunakan bahan rujukan, bagaimana memilih bahan bacaan yang sesuai, bagaimana menggunakan katalog dan lain-lain. b. Nasihat tentang pekerjaan. c. Bimbingan tentang belajar sendiri (self educations). d. Teknik keterampilan, dan sebagainya. 3. Fungsi instruksi Memberikan instruksi atau pengarahan kepada pemakai perpustakaan mengenai penggunaan perpustakaan secara umum, penggunaan sumbersumber bibliografi, dan koleksi rujukan lainnya. 4. Fungsi supervise Melakukan supervise terhadap pengaturan personil, koleksi, ruangan, jam layanan, tata tertib dan sebagainya.
8
5. Fungsi bibliografi Membuat sarana temu kembali informasi seperti indeks artikel majalah, bibliografi, abstrak, panduan literature, dankatalog. 6. Fungsi evaluasi Melakukan evaluasi terhadap sumber-sumber rujukan dengan memperhatikan otoritas, ruang lingkup, susunan bahan rujukan, format serta tujuan dan sasaran perpustakaan. Menurut Murrniaty (2006, 6) menyatakan bahwa fungsi dari pelayanan referensi adalah sebagai berikut: 1. Fungsi pengawasan Pengawasan disini dimaksudkan untuk mengamati kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. 2. Fungsi informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan pengguna, dan sesegera mungkin menyampaikan informasi yang memang segera harus diketahui pengguna. 3. Fungsi bimbingan Memberikan bimbingan kepada pengguna perpustakaan untuk mencari atau menemukan bahan pustaka dalam koleksi referensi yang tepat sesuai dengan bidang masing-masing dan bagaimana cara menggunakannya, serta untuk mencari atau menemukan informasi yang dikehendaki. 4. Fungsi intruksi Memberikan pengarahan atau petunjuk bagaimana cara memanfaatkan perpustakaan 5. Fungsi bibliografi Mengenalkan kepada pengguna daftar bacaan yang menarik dan hal ini akan bermanfaat bagi pengguna yang sedang melakukan penelitian. Untuk menjalankan fungsi ini pustakawan referensi dapat membuat pathfinder (buku pustaka). Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa pelayanan referensi berfungsi sebagai sarana memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan. Melalui pelayanan referensi pengguna dibimbing dan diberi petunjuk dalam menelusur informasi agar informasi yang diterima pengguna perpustakaan bergayaguna maksimal.
9
2.1.3
Tugas Layanan Referensi Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 36)
dirumuskan bahwa tugas layanan referensi dalam dua bagian yaitu tugas keprofesian dan tugas penunjang. Tugas keprofesian meliputi: a. Menetukan kebijakan layanan referensi b. Menjawab pertanyaan referensi c. Pembimbingan menggenai cara perujukan dan menggunakan sumber referensi d. Menghimpun bibliografi e. Menyusun dan memelihara berkas informasi (pamflet, guntingan, dll) f. Membuat indeks khusus g. Memperkenalkan susunan dan sumber informasi kepada pengguna baru h. Memandu pengguna dalam mencari dan memilih buku/informasi i. Memandu pengguna dalam menggunakan katalog buku j. Memberikan informasi tentang buku, pengarang, dan penerbit k. Memberikan informasi kepada pengguna tentang buku yang berhubungan dengan minatnya l. Membuat abstrak karya tulis m. Menghimpun dan menyebarkan daftar bacaan n. Merencakan pameran buku o. Merencakan papan buletin informasi Selanjutnya tugas penunjang layanan referensi meliputi: a. Mencari informasi bibliografi sederhana b. Memberikan informasi tentang siapa saja yang harus dihubungi, tempat buku teetentu, dan sebagainya c. Mengatur papan buletin dan pameran d. Memberikan layanan berbahan audio visual Dari uraian tersebut terlihat bahwa pelayanan referensi memiliki peranan penting dalam memberikan informasi yang relevan terhadap pengguna. Untuk itu diperlukan pustakawan referensi yang mampu, mau dan mempunyai semangat tinggi dalam melayani pengguna.
10
2.1.4
Jenis Pelayanan Referensi Jenis layanan referensi dasar (pokok) menurut Bopp yang dikutip oleh
Wulandary ada tiga yaitu layanan informasi, pembelajaran, dan bimbingan. Ketiga jenis layanan referensi ini padateorinya digolongkan secara terpisah, tetapi pada prakteknya terkadang dilakukan secara bersama-sama. 1. Layanan Informasi Jenis layanan informasi yang diberikan meliputi: a. Ready Reference Questions A ready reference question adalah pertanyaan yang dapat dijawab secara cepat dengan melakukan konsultasi atau menggunakan 1 atau 2 alat bantu. Pada umumnya seperti pertanyaan mengenai alamat, terjemahan, arti kata atau definisi suatu istilah, tanggal dan tempat sebuah kejadian atau biografi singkat seorang tokoh, dll. Dengan adanya internet, pertanyaan-pertanyaan yang bersifat ready reference tidak hanya dapat dijawab dengan alat bantu manual, tapi juga bisa diperoleh secara cepat di internet. Media komunikasi antara pengguna dengan pustakawan pun dapat dilakukan dengan tidak hanya bertatap muka secara langsung, tetapi bisa melalui telepon, email bahkan dengan cara chatting. b. Pertanyaan penelitian (research questions) Selain pertanyaan yang dapat dijawab secara mudah dan cepat, layanan referensi juga menerima pertanyaan-pertanyaan yang kompleks untuk keperluan penelitian, dan untuk memperoleh jawabannya, pustakawan harus melakukan penelusuran informasi terlebih dahulu. c. Peminjaman antar perpustakaan (interlibrary loan) Pada Perpustakaan di luar negeri, layanan ini bukan merupakan sesuatu yang baru. Tapi bagi Perpustakaan Perguruan Tinggi di Indonesia hal ini masih menjadi perdebatan. Beberapa faktor yang menyebabkan layanan ini sulit terwujud antara lain ketidak-percayaan antar perpustakaan perguruan tinggi, cakupan bidang studi/kekuatan ilmu
11
pada sebuah perpustakaan yang tidak jelas, perbedaan tingkat kemajuan yang tinggi, dll. d. Informasi dan layanan rujukan (information and referall service) Pustakawan referensi harus dapat mengidentifikasi sumber-sumber informasi yang ada di luar perpustakaannya untuk memenuhi kebutuhan informasi para penggunanya. Pustakawan harus dapat melokalisir keberadaan informasi tertentu yang dibutuhkan pengguna. Dalam hal ini, fungsi layanan adalah menjembatani pengguna dengan informasi yang dibutuhkannya dari luar Perpustakaan dan mempertemukannya. e. Kerjasama (cooperative reference service) Salah satu bentuk layanan informasi adalah mengadakan hubungan dan kerjasama dengan perpustakaan/pusat informasi lain dalam memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. Kerjasama dapat dilakukan secara formal berupa konsorsium, forum perpustakaan maupun kerjasama non formal, sehingga ketika kebutuhan pengguna tidak dapat dilayani di perpustakaan sendiri, pustakawan referensi dapat mencarikan dari perpustakaan lain yang bekerjasama. f. Selective dissemination of information Menyediakan layanan informasi terpilih yang diolah dan disajikan kepada pengguna sesuai dengan bidang ilmu/minat masing-masing. Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, pustakawan dapat menyediakan informasi terbaru dan terpilih untuk tiap-tiap jurusan sehingga para dosen dapat mengikuti perkembangan informasi terbaru yang tersedia di Perpustakaan. Layanan ini juga bisa menjadi sarana promosi yang sangat tepat. g. Layanan Database (database searches) Layanan Referensi juga mencakup layanan database, baik database yang tersedia dalam bentuk CD-ROM maupun online. Layanan ini tercakup dalam layanan referensi karena ketika pengguna ingin mencari informasi tertentu dari database, dibutuhkan seorang pustakawan yang dapat menjelaskan cara penggunaan database, hierarki subyek, cakupan
12
sebuah subyek, dan dapat memberikan alternatif judul lain jika yang dibutuhkan pengguna tidak ditemukan pada database yang dimiliki. Dan kemampuan tersebut telah dimiliki oleh pustakawan referensi dengan baik. h. Kemas ulang informasi Keberagaman jenis informasi yang dapat diperoleh baik dari media cetak maupun online memberikan pilihan yang luas terhadap informasi yang dibutuhkan. Keterbatasan waktu dari para pengguna informasi, khususnya para praktisi dan pengusaha memberi peluang bagi para pustakawan untuk menyediakan layanan paket informasi yang telah diolah atau dikemas ulang sesuai dengan kebutuhan pemesannya. Layanan informasi pada layanan referensi secara tidak langsung mengarah juga pada fungsi pendidik. Kemauan dan kemampuan pustakawan referensi harus selalu diasah agar sejalan dengan tuntutan dan kebutuhan pengguna yang dilayani. Pengetahuan tentang subyek-subyek yang menjadi fokus dari perguruan tinggi yang dilayani mutlak untuk diketahui walaupun tidak secara mendalam. Pada fungsi ini, pustakawan referensi juga harus dapat bekerjasama dengan para pengajar jika suatu saat mereka mengalami kesulitan dalam mendeskripsikan sebuah topik/subyek yang dibutuhkan oleh mahasiswa. Ketersediaan beragam informasi yang terkadang menyesatkan juga perlu diwaspadai oleh pustakawan referensi, sehingga mereka dapat menyajikan informasi yang akurat melalui kemampuan mereka melakukan evaluasi terhadap berbagai koleksi baik online maupun tercetak. 2. Pembelajaran Seiring dengan perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat terjadi pula perubahan peran perpustakaan yang tidak saja sebagai penyedia informasi, tapi pustakawan harus menjadi mitra bagi para pendidik. Fungsi yang berhubungan dengan pembelajaran/pelatihan menjadi sangat menonjol di era teknologi informasi seperti saat ini, karena beragamnya informasi yang dapat diakses secara online.
13
3. Bimbingan Bimbingan yang dimaksudkan disini tidak berbeda jauh dengan pembelajaran (instructional). Menurut pengertian penulis, bimbingan lebih kearah memberikan petunjuk secara langsung, melakukan pemdampingan kepada yang dibimbing, berbeda dengan pembelajaran yang lebih mengutamakan proses belajar, mengajarkan tentang sebuah ilmu atau sistem. Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi, bimbingan yang dilakukan berkaitan dengan kegiatan penelitian dan penulisan karya ilmiah yang dilakukan oleh sivitas akademika, yang biasanya meliputi bimbingan penulisan karya ilmiah dan bimbingan penelitian. Pada kegiatan ini pustakawan berfungsi sebagai konsultan yang membimbing pengguna untuk memperoleh bahan-bahan penulisan karya ilmiah maupun penelitian dari sumber-sumber informasi yang tersedia pada koleksi Perpustakaan, internet maupun dari pusat informasi lain. Selain itu pustakawan juga dapat berfungsi sebagai “dosen pembimbing” yang tidak saja membimbing mahasiswa maupun peneliti untuk memperoleh sumber-sumber referensi yang dibutuhkan tetapi juga membimbing cara menulis karya ilmiah, penulisan sumber referensi, cara mengutip (citation style) dan lainl-ain sesuai format yang berlaku. Bunge yang dikutip oleh Chowdhury (2002, 258) juga menyatakan pendapat yang sama bahwa layanan referensi dikategorikan menjadi tiga kelompok yaitu: a. Layanan informasi yang melibatkan baik mencari informasi yang diperlukan atas nama pengguna, atau membantu pengguna dalam mencari informasi; b. Instruksi dalam penggunaan sumber daya perpustakaan dan jasa (luas didefinisikan keterampilan melek informasi); dan c. Bimbingan pengguna, di mana pengguna dipandu dalam memilih yang paling sumber informasi yang tepat dan layanan. Dari uraian pendapat para ahli di atas, dapat diketahui bahwa jenis layanan referensi terdiri dari layanan informasi, pembelajaran, dan bimbingan. Ketiga jenis tersebut secara teori digolongkan terpisah, namun pada prakteknya dilakukan secara bersama dalam menjalankan pelayanan referensi.
14
Seiring perkembangan teknologi informasi, layanan referensi mengalami perkembangan dalam memberikan pelayanan seperti yang dikenal dengan referensi online, atau dikenal dengan istilah layanan referensi virtual, referensi elektronik, referensi maya, referensi digital, dan sebagainya. Layanan referensi virtual dimulai secara elektronik di mana pelanggan menggunakan komputer atau teknologi lain untuk berkomunikasi dengan staf pelayanan publik tanpa hadir secara fisik (RUSA 2010, 1). Hal serupa juga dikatakan Bhatia dan Vohra yang dikutip oleh Pangaribuan (2013, 2) mengatakan bahwa layanan referensi elektronik adalah layanan referensi berbasis internet di mana pengguna dapat mengajukan pertanyaan secara online, pengguna dan pustakawan berkomunikasi secara realtime menggunakan komputer dan teknologi komunikasi untuk menyediakan layanan referensi kapan saja dan dimana saja. Chowdhury dan Chowdhury yang dikutip oleh Chowdhury (2002) membagi kategori layanan referensi online ke dalam tiga kelompok besar; 1. referensi dan layanan informasi dari penerbit, database pencarian layanan, ataulembaga khusus; 2. layanan referensi yang disediakan oleh perpustakaan dan / atau ahli melalui Internet; dan 3. referensi dan informasi layanan di mana pengguna harus melakukan pencarian dan mencari informasi melalui Web. Dari uraian tersebut dapat diketahui bahwa demi terwujudnya fungsi dan tujuan layanan referensi yang efektif terhadap kebutuhan masyarakat pencari informasi, maka dibutuhkan pelayanan referensi online. Melalui referensi online pengguna dapat mengajukan pertanyaan kepada pustakawan tanpa harus hadir secara fisik ke perpustakaan dengan memanfaatkan media komunikasi atau media sosial yang berkembang di kehidupan masyarakat saat ini. Berdasarkan uraian para pakar mengenai definisi pelayanan referensi, tujuan, fungsi, dan jenis pelayanan referensi, maka diketahui bahwa pelayanan referensi baik tidak hanya memberikan pelayanan secara langsung namun juga pelayanan
secara tidak langsung.
Pelayanan referensi secara langsung
memberikan jawaban pertanyaan dari pengguna perpustakaan dan membimbing 15
pengguna dalam menelusur informasi. Pelayanan referensi secara tidak langsung berupa evaluasi kebutuhan informasi pengguna perpustakaan, evaluasi terhadap pelayanan yang diberikan, Inter Library Loan, layanan database baik dalam bentuk CD-ROM mapun online, menghimpun bibliografi, serta kemas ulang informasi. 4.
Pustakawan Referensi Tercapainya tujuan dan fungsi suatu pelayanan perpustakaan tidak lepas
dari peran pustakawan yang bertugas pada layanan tersebut. Pustakawan menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2014
adalah
seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan/atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan. Sedangkan pustakawan referensi menurut Reference User Service Association (2003) adalah pustakawan yang membantu, menasihati, dan menginstruksikan pengguna dalam mengakses segala bentuk pengetahuan. Selanjutnya Liswiki (2011) juga mendefinisikan bahwa pustakawan referensi bertanggungjawab untuk menyediakan informasi yang berguna dalam menaggapi pertanyaan yang diajukan oleh pengguna perpustakaan. Kemudian Ademodi (2011) merumuskan kategori pustakawan referensi sebagai berikut: 1. Pustakawan referensi memiliki sikap dan cara yang mendorong pengguna untuk mencari bantuan. 2. Memberi bantuan yang sesuai kebutuhan pengguna. 3. Pustakawan referensi memiliki pengetahuan yang mendalam tentang sumber daya informasi. 4. Pustakawan referensi mampu merencanakan dan melaksanakan strategi penelusuran yang efektif untuk menjawab pertanyaan referensi. 5. Memahami layanan dan kebijakan perpustakaan dan mampu menjelaskan kepada pengguna. Dari definisi di atas dapat diketahui bahwa pustakawan referensi adalah pustakawan yang memiliki sikap dan pengetahuan mendalam yang mampu mendorong pengguna untuk mencari bantuan. Memiliki tanggung jawab untuk membantu dan memberikan jawaban secara langsung dengan mengintruksikan
16
pengguna dalam mengakses segala bentuk pengetahuan terhadap kebutuhan informasi pengguna perpustakaan. 2.2 Kompetensi Federal Library and Information Center Committee’s (2011, 3) mendefinisikan kompetensi sebagai pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang menentukan dan berkontribusi terhadap kinerja dalam suatu profesi tertentu. Menurut Dewiayana (2006, 22) mengemukakan bahwa kompetensi adalah pengetahuan, keterampilan, kemampuan, atau karakteristik yang berhubungan dengan tingkat kinerja suatu pekerjaan seperti pemecahan masalah, pemikiran analitik, atau kepemimpinan. Spencer (Dharma 2005, 116) menetapkan dua puluh kompetensi yang dipakai untuk memperkirakan keberhasilan. Kompetensi tersebut dikelompokkan ke dalam enam kelompok sebagai berikut: 1. Prestasi a. Orienrasi pencapaian b. Kepedulian akan kualitas dan keteraturan c. Inisiatif 2. Bantuan/pelayanan a. Pemahaman interpersonal b. Orientasi pelayanan konsumen 3. Pengaruh a. Dampak dan pengaruh b. Kesadaran organisasional c. Membangun hubungan (jaringan kerja) 4. Manajerial a. Pengarahan b. Kerjasama kelompok dan kerjasama c. Mengembangkan orang lain d. Kepemimpinan tim 5. Pemikiran kognitif/pemecahan masalah a. Kepiawaian teknis b. Pencarian informasi c. Berpikir analitis d. Berpikir konseptual 6. Efektifitas pribadi a. Kendali diri, daya tahan terhadap stres b. Rasa percaya diri c. Komitmen terhadap organisasi d. Flesibelitas 17
Berdasarkan uraian di atas, dapat diketahui bahwa kompetensi adalah kemampuan dan kemauan untuk melakukan sebuah tugas dengan kinerja yang efektif dan efisien untuk mencapai tujuan suatu lembaga. Keberhasilan suatu lembaga dapat dilihat dari prestasi yang dihasilkan sumber daya manusianya, kemampuan untuk melayani, memiliki pengaruh dan kemampuan bekerjasama, serta mampu mencari solusi ketika muncul berbagai masalah. 2.3 Kompetensi Pustakawan US Special Library Association dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004, 27) merumuskan kompetensi yang disesuaikan dengan keperluan perpustakaan perguruan tinggi, yaitu: 1. Kompetensi profesional, yaitu terkait dengan pengetahuan pustakawan di bidang sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, dan kemampuan menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk menyediakan layanan perpustakaan dan informasi. Berikut kompetensi profesional yang harus dipenuhi oleh pustakawan perguruan tinggi: a. Mempunyai pengetahuan tentang isi sumber-sumber informasi, termasuk kemampuan untuk mengevaluasi dan menyaring sumbersumber tersebut secara kritis. b. Memiliki pengetahuan tentang subjek khusus yang sesuai dengan kegiatan perguruan tingginya. c. Mengembangkan dan mengelola layanan informasi dengan baik, mudah diakses, dan cost-effective (efektif dalam pembiayaan) yang sejalan dengan aturan strategis perguruan tingginya. d. Menyediakan bimbingan dan bantuan terhadap pengguna layanan informasi dan perpustakaan. e. Melakukan survei mengenai jenis dan kenutuhan informasi, layanan informasi dan produk-produk yang sesuai kebutuhan pengguna. f. Mengetahui dan mampu menggunakan teknologi informasi untuk pengadaan, pengorganisasian, dan penyebaran informasi. g. Mengetahui dan mampu menggunakan pendekatan bisnis dan manajemen untuk mengkomunikasikan perlunya layana informasi kepasa pimpinan perguruan tungginya. h. Mengembangkan produk-produk informasi khusus untuk digunakan di dalam atau di luar lembaga atau oleh pelanggan secara individu. i. Mengevaluasi hasil penggunaa informasi dan menyelenggarakan penelitian yang berhubungan dengan pemecahan masalah-masalah manajemen informasi. j. Secara berkelanjutan memperbaiki layanan informasi untuk menanggapi perubahan kebutuhan.
18
2. Kompetensi individu menggambarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku dan nilai yang dimiliki pustakawan agar dapat bekerja secara efektif, menjadi komunikator yang baik, selalu meningkatkan pengetahuan, dapat memperlihatkan nilai lebihnya, serta dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya. Sedangkan kompetensi individu yang harus dipenuhi pustakawan meliputi: a. Memiliki komitmen untuk memberikan layanan yang baik. b. Mampu mencari peluang dan melihat kesempatan baru baik di dalam maupun di luar perpustakaan. c. Berpandangan luas. d. Mampu mencari mitra kerja. e. Mampu menciptakan lingkungan kerja yang dihargai dan dipercaya. f. Memiliki keterampilan berkomunikasi yang efektif, g. Dapat bekerjasama secara baik dalam suatu tim kerja. h. Memiliki sifat kepemimpinan i. Mampu merencanakan, memperioritaskan dan memusatkan pada suatu hal yang kritis. j. Memiliki sifat positif dan fleksibel dalam menghadapi perubahan. Menurut Hermawan dan Zen (2006, 174) “seorang pustakawan harus memiliki kemampuan, dan keterampilan, sikap, nilai, perilaku serta karakteristik pustakawan untuk melaksanakan pekerjaan memberikan layanan kepada pengguna”. Hermawan dan Zen juga merumuskan standar kompetensi pustakawan yang terdiri dari beberapa komponen yang menunjang profesionalisme pustakawan, antara lain sebagai berikut: 1. Komponen kompetensi, meliputi pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang harus dimiliki oleh pustakawan. 2. Komonen tugas pokok dan fungsi, meliputi tugas pokok, fungsi, wewenang, dan tanggungjawab yang diberikan kepada pustakawan. 3. Komponen pekerjaan, meliputi jenis dan sifat pekerjaan yang dilaksanakan oleh pustakawan. 4. Komponen individu, meliputi hak-hak dan kewajiban pustakawan. 5. Komponen sistem, meliputi prosedur dan mekanisme kegiatan pustakawan. 6. Komponen pembinaan, meliputi peningkatan mutu melalui pendidikan formal, diklat, dan lain-lain, dan pengawas pustakawan.
19
Kemudian menurut Barden yang dikutip oleh Dewiyana (2006, 26) menyatakan bahwa pustakawan masa depan memerlukan 4 (empat) dimensi kompetensi yaitu: 1. Technology skills and network management (keterampilan teknologi dan manajemen jaringan) 2. Customer care (kepedulian pelanggan) 3. Media management (Manajemen media) 4. Storage and retrieval and business development (penyimpanan dan pemerolehan kembali, serta pengembangan bisnis. Special Libraries Association (SLA) (2003, 2) juga merumuskan empat kompetensi utama profesional informasi Abad ke-21, yaitu: 1. 2. 3. 4.
Mengelola Informasi Organisasi Mengelola Sumber Daya Informasi Mengelola Informasi Layanan Menerapkan Peralatan Informasi dan Teknologi
SLA (2003, 12) juga menyatakan bahwa pustawakan harus memiliki kemampuan sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Berusaha menghadapi tantangan dan melihat peluang baru Berpandangan luas Berkomunikasi secara efektif Menyajikan ide-ide, melakukan negosiasi dengan percaya diri dan persuasif 5. Menciptakan kemitraan 6. Membangun lingkungan yang saling menghormati, saling percaya, dan menghormati dan menghargai keragaman 7. Bisa bekerja secara tim, berkolaborasi, mampu memimpin atau pu dipimpin 8. Memperhitungka resiko yang diambil, menunjukkan keberanian dan keuletan ketika dihadapkan dengan oposisi 9. Berencana, memprioritaskan dan berfokus pada apa yang penting 10. Memiliki perencanaan karir pribadi 11. Berpikir kreatif dan inovatif serta mencari peluang baru 12. Mengetahui jenjang karir profesional dan memiliki perencanaan karir pribadi 13. Mampu membagi kewajiban kerja, keluarga dan masyarakat 14. Tetap fleksibel dan positif dalam waktu melanjutkan perubahan 15. Merayakan prestasi untuk diri dan orang lain
20
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna pustakawan harus memiliki kemampuan dalam memanajemen informasi, menciptakan dan memelihara hubungan yang baik dengan para pengguna dan sesama rekan kerja, menggunakan berbagai perangkat elektronik dalam upaya membantu memudahkan pekerjaannya, serta memiliki kemampuan manajemen organisasi yang baik. 2.4 Kompetensi Pustakawan Referensi Reference and User Services Association (RUSA) (2003) merumuskan 5 (lima) kompetensi utama yang mesti dimiliki pustakawan layanan referensi yaitu: a. Akses Pustakawan diharapkan dapat memahami kebutuhan informasi dan perilaku pengguna, dan mengembangkan keterampilan secara efektif untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan informasi. Kompetensi akses meliputi: 1. Responsif Seorang pustakawan diharapkan mampu menyediakan layanan yang responsif terhadap kebutuhan pengguna. Mewujudkan layanan yang responsif, ada beberapa strategi yang bisa diterapkan oleh pustakawan, yaitu: a) Menentukan konteks situasional kebutuhan informasi pengguna ketika berinteraksi dengan setiap pengguna secara langsung atau melalui saluran komunikasi lain. b) Menganalisa sumber informasi yang disediakan untuk pengguna dalam hal daya tarik, minat, dan tingkat konten bagi pengguna. c) Memandang pentingnya suatu karya yang berhubungan dengan permintaan pengguna. d) Memanfaatkan standar perilaku pustakawan referensi ketika memberikan layanan rujukan tradisional. e) Melibatkan pengguna dalam diskusi tentang minat dan pengalaman yang berkaitan dengan kebutuhan informasi mereka.
21
f) Menghormati hak pengguna untuk menentukan arah penelitian mereka dengan memberdayakan mereka untuk mengejar preferensi mereka sendiri. 2. Mampu mengorganisasi dan mendesain layanan Seorang pustakawan secara efektif mendesain serta mengatur referensi dan layanan pengguna untuk memenuhi kebutuhan pengguna. Mewujudkan hal tersebut pustakawan dapat menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengatur penyajian sumber daya informasi yang cocok dengan kebiasaan pengguna dalam proses mencari informasi dalam memenuhi kebutuhan mereka. b) Membuat bibliografi, pembicaraan buku, display, tutorial, dokumen elektronik, dan alat-alat khusus lainnya untuk meningkatkan akses ke sumber
daya
informasi
dalam
memotivasi
pengguna
untuk
menggunakannya. c) Mengatur penyajian informasi sehingga bermakna bagi kelompok pengguna. d) Menerapkan pedoman perilaku kerja ketika memberikan layanan referensi. e) Menyediakan layanan bagi pengguna yang membutuhkan akses khusus, seperti pengguna yang cacat, dan orang-orang dengan bahasa Inggris sebagai bahasa kedua. f) Menggabungkan dan mengelola informasi mengenai sumber daya masyarakat yang menarik bagi kelompok pengguna sehingga pengguna dapat dijadikan sumber bantuan. 3. Berpikir kritis dan mampu menganalisis Seorang pustakawan menyediakan layanan yang berkualitas tinggi dengan menganalisis sumber-sumber informasi dan pelayanan. Mewujudkan hal tersebut pustakawan dapat menerapkan beberapa strategi, yaitu:
22
a) Menggunakan media elektronik dan cetak sebagai penghubung dengan pengguna dengan memilih sumber yang dipilih secara cermat dengan topik yang menarik bagi pengguna. b) Mensintesis berbagai sumber informasi dalam memberikan informasi yang paling relevan. c) Mengevaluasi pola pemanfaatan informasi berdasarkan data yang dikumpulkan sebagai hasil dari operasi layanan informasi dan menggunakan hasilnya untuk meningkatkan layanan kepada pengguna. d) Menerapkan pengetahuan mengenai proses pencarian informasi stuktur struktur layanan informasi bagi pengguna. e) Memanfaatkan pedoman perilaku kinerja ketika memberikan layanan referensi. b. Pengetahuan Pustakawan referensi harus memiliki pengetahuan mengenai: (1) struktur sumber informasi dalam bidang pengetahuan yang dibutuhkan pengguna, (2) pengetahuan tentang alat informasi dasar, termasuk katalog online, sistem pencarian, database, situs Web, jurnal dan monograf dalam format cetak dan elektronik, video, dan rekaman suara, (3) mencari pola dan perilaku pengguna informasi, (4) prinsip-prinsip komunikasi yang melibatkan interaksi dengan pengguna baik secara langsung dan melalui jalur komunikasi lain, (5) pengaruh teknologi terhadap struktur informasi, (6) hak cipta dan kekayaan intelektual hukum, dan (7) standar kompetensi informasi. Kompetensi pengetahuan meliputi: 1. Mampu mengamati perkembangan lingkungan Seorang pustakawan memonitor sumber informasi yang paling relevan untuk memperbarui pengetahuan tentang perkembangan terkini dalam pelayanan referensi. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Memperhatikan perkembangan media untuk menjaga pengetahuan yang relevan dengan pengguna.
23
b) Menghadiri pameran di konferensi profesional baik lokal, regional, maupun nasional setidaknya sekali setahun ketika institusi memberi dukungan. c) Menyesuaikan teknologi yang relevan terhadap pengiriman referensi dan layanan pengguna. d) Menganalisis sumber informasi baru dengan berkonsultasi berbagai sumber
dan
penerbit
katalog,
termasuk
menghadiri
pertemuan
profesional. e) Membaca ulasan baik cetak maupun media online mengenai karya-karya dalam semua format yang menarik bagi pengguna utama. 2. Mampu mengaplikasikan pengetahuan Seorang pustakawan secara efektif memanfaatkan pengetahuan baru dalam meningkatkan praktek pelayanan referensi. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Membaca referensi dan literatur penelitian di layanan pengguna dan menerapkan pengetahuan yang diperoleh untuk meningkatkan praktek profesional. b) Mengintegrasikan penggunaan teknologi dan peralatan alat-alat terbaru dalam praktek setiap hari. c) Memahami teknologi dan aplikasi yang tersedia dalam memberikan pelayanan. d) Melakukan inovasi terbaru untuk membantu pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasi mereka. 3. Mampu menyebarkan ilmu pengetahuan Seorang pustakawan berbagi keahlian bersama teman dan mampu menjadi mentor bagi staf baru. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengajar di kelas dalam bidang keahlian. b) Siap memberikan presentasi dalam bidang keahlian. c) Membuat halaman web dalam bidang keahlian.
24
d) Membahas masalah dengan rekan-rekan. e) Menjadi mentor bagi rekan. f) Menyusun ulasan naskah bagi rekan-rekan. g) Berpartisipasi dalam diskusi profesional melalui pertemuan, forum, konferensi video, daftar surat melalui email dan metode komunikasi lain yang tersedia. 4. Aktif melakukan pembelajaran Seorang
pustakawan
aktif
memberikan
kontribusi
dalam
meningkatkan praktek profesional melalui kegiatan-kegiatan dengan kolega dan
meningkatkan
kemampuan
individu
melalui
belajar
mandiri.
Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Berpartisipasi aktif dalam organisasi profesional dan bekerja dengan pustakawan dari berbagai organisasi. b) Meningkatkan keterampilan dengan mempelajari berbagai modul berbasis teknologi bila tersedia dan sesuai. c. Pemasaran Sebuah rencana pemasaran adalah aspek perencanaan strategis yang merupakan mekanisme promosi dimana tujuan, sasaran, dan strategi dapat diukur secara kuantitatif. Kompetensi pemasaran meliputi: 1. Penilaian terhadap informasi dan layanan Seorang pustakawan melakukan penelitian untuk menentukan jenis layanan referensi yang akan disediakan dan mempelajari kebutuhan pengguna layanan ini. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Melakukan survei di dalam dan di luar gedung perpustakaan untuk memenuhi kebutuhan pengguna di bidang layanan referensi. b) Bertemu dan berinteraksi dengan pengguna untuk membahas dan mengumpulkan informasi tentang kebutuhan informasi pengguna.
25
c) Berkonsultasi dengan perpustakaan lain dan bertukar pikiran mengenai program dan layanan yang disediakan di wilayah referensi. d) Bertemu dengan tokoh masyarakat sebagai penghubung antara tujuan layanan referensi perpustakaan dengan kelompok masyarakat e) Mengevaluasi informasi yang dikumpulkan dari penelitian dan latar belakang persiapan untuk pengembangan program pelayanan referensi. f) Menentukan arah layanan referensi yang akan diberikan. g) Mengimplementasikan program referensi dan layanan pengguna yang memenuhi kebutuhan informasi pengguna di komunitas yang ditunjuk. 2. Komunikasi Seorang pustakawan secara efektif mengkomunikasikan sifat layanan referensi dan informasi yang diberikan kepada pengguna yang dilayani. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengembangkan rencana pemasaran ditulis sebagai bagian dari rencana yang strategis dan menetapkan tujuan dan sasaran pelayanan. b) Mengembangkan rencana public relations untuk staf yang melatih individu dan membahas pentingnya publikasi dan promosi layanan referensi. c) Menciptakan
lingkungan
fisik
yang
menarik
pengguna
untuk
mengunjungi perpustakaan atau memanfaatkan perpustakaan virtual. d) Memanfaatkan media elektronik seperti homepage, e-mail, radio dan televisi untuk mempromosikan layanan referensi. e) Menggunakan media cetak seperti koran, brosur, newsletter, display, dan poster untuk berkomunikasi layanan referensi yang disediakan. f) Menentukan
hubungan
masyarakat
dan
mengembangkan
model
kemitraan layanan dengan kelompok-kelompok dalam masyarakat. g) Melibatkan pengguna melalui ceramah, program, wisata, kunjungan sekolah, alamat departemen, dan konferensi pers untuk mempromosikan layanan referensi yang ditawarkan.
26
3. Evaluasi Seorang pustakawan secara konsisten dan sistematis mengevaluasi efektivitas pemasaran layanan referensi dan informasi. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Melakukan pertemuan dan pelatihan untuk mengumpulkan umpan balik dari pustakawan referensi mengenai keberhasilan layanan referensi yang disediakan dan produk yang ditawarkan. b) Melakukan survei kepada pengguna untuk mendapatkan bentuk-bentuk umpan balik sebagai tindak lanjut melalui reaksi dan persepsi terhadap layanan referensi. c) Mengevaluasi tren saat ini dan perubahan dalam layanan referensi dan informasi dan menyesuaikan layanan yang diberikan dan promosi layanan ini. d) Mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan dari produk yang ditawarkan sebagai bagian dari jasa pengiriman referensi. e) Mengidentifikasi metode baru dari layanan, produk baru dan potensi pengguna baru dengan berpartisipasi dalam konferensi, lokakarya, dan asosiasi profesi. f) Memutuskan bentuk referensi dan layanan produk
yang akan
dipertahankan dan perubahan apa yang akan dilaksanakan, jika ada. g) Selalu melakukan evaluasi secara berkala. d. Kolaborasi Berbagai cara memperluas informasi dan meningkatkan pengaksesan informasi seperti pustakawan harus bekerjasama dengan rekan-rekan, organisasi profesi, lembaga, dan kelompok-kelompok lain untuk memastikan bahwa pengguna menerima layanan informasi yang mereka butuhkan dan dalam format yang paling sesuai.
27
Kompetensi kolaborasi meliputi: 1. Membina hubungan baik dengan pengguna Seorang pustakawan memperlakukan pengguna sebagai kolaborator dan mitra dalam proses pencarian informasi. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Menerapkan
pedoman
perilaku
kinerja
dan
layanan
informasi
profesional. b) Meminta pendapat dan saran pengguna saat bekerja melalui transaksi informasi. c) Melibatkan pengguna dalam proses dan dalam mengambil keputusan. d) Mengakui pengetahuan yang dibawa oleh pengguna ketika berinteraksi. e) Mengakui batas-batas sumber daya lokal dan mengacu pada sumber daya yang tepat. 2. Menjalin hubungan dengan kolega Seorang pustakawan bekerja sama dengan rekan-rekan untuk memberikan kualitas layanan kepada pengguna. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengakui bahwa rekan-rekan memiliki pengetahuan yang unik, keterampilan, dan kekuatan yang dapat membantu dalam menanggapi pertanyaan. b) Memunculkan bantuan dari seorang rekan pada saat yang tepat. c) Mencari kesempatan untuk berbagi pengetahuan dan keahlian dengan rekan-rekan. d) Memfasilitasi dan berpartisipasi dengan rekan-rekan dalam upaya pengembangan tim untuk meningkatkan pengguna jasa. e) Bekerja secara efektif sebagai bagian dari tim. f) Model perilaku proses tim yang efektif, termasuk mendengarkan, mendiskusikan, dan kepercayaan. g) Mengembangkan rekan-rekan dengan berbagi tujuan dan nilai-nilai untuk layanan pengguna yang sangat baik.
28
3. Menjalin hubungan sesama profesi Seorang pustakawan mengembangkan hubungan kolaboratif sesama profesi untuk meningkatkan layanan kepada pengguna. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Memanfaatkan kesempatan jaringan yang disediakan oleh partisipasi aktif baik lokal, daerah, nasional, dan organisasi profesi internasional. b) Mengidentifikasi dan mencari kemungkinan mitra dalam rangka memperluas layanan kepada pengguna. c) Ikut berpartisipasi di daerah dan nasional dalam upaya kolaboratif yang akan menguntungkan pengguna lokal. d) Memanfaatkan pedoman perilaku kinerja dan layanan informasi professionals ketika berinteraksi. 4. Menjalin hubungan diluar perpustakaan dan dengan profesi lain Seorang pustakawan mengembangkan dan memelihara kemitraan di luar perpustakaan dan profesi untuk memperkuat layanan kepada pengguna. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengidentifikasi mitra yang memiliki pengetahuan dan keahlian yang berharga kepada pengguna perpustakaan. b) Berkomunikasi secara efektif dengan mitra untuk memastikan saling pengertian dari tujuan, sasaran, dan nilai-nilai. c) Bentuk kemitraan untuk memperbaiki sistem yang ada dan untuk mengembangkan produk dan layanan baru. e. Evaluasi dan penilaian terhadap sumber-sumber informasi dan layanan Pustakawan referensi dituntut untuk memiliki kompetensi dalam metode formal dan informal untuk mengevaluasi dan melakukan penilaian. Metode penilaian dapat berkisar dari penggunaan yang efektif dari pertanyaan penutupan dalam interaksi mengacu pada formulir umpan balik pengguna pada dokumen pinjaman antar dan melalui survei terstruktur dan studi menggunakan observasi. Penggunaan ini dan langkah-langkah penilaian dan evaluasi lainnya
29
akan berbeda-beda di waktu dan di seluruh institusi untuk memenuhi kebutuhan khusus, tetapi kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan mereka akan bertahan dari waktu ke waktu. Kompetensi ini meliputi: 1. Evaluasi terhadap kebutuhan pengguna Seorang pustakawan secara efektif menggunakan alat dan teknik mensurvei pengguna dan kebutuhan informasi mereka. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengidentifikasi populasi pengguna dan populasi pengguna potensial. b) Melakukan penilaian rutin terhadap kebutuhan informasi dari kelompok pengguna utama, dengan menggunakan berbagai metode formal dan informal. c) Menerjemahkan kebutuhan pengguna ke dalam rencana layanan.
2. Evaluasi terhadap layanan informasi Seorang pustakawan menilai efektivitas layanan informasi yang diberikan kepada pengguna. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengembangkan dan menggabungkan langkah-langkah evaluasi ke setiap layanan informasi yang baru. b) Mengembangkan standar layanan untuk layanan informasi baru dan yang sudah ada. c) Menciptakan iklim organisasi di mana semua layanan yang ada dan yang diusulkan diukur secara konsisten sesuai standar. d) Menganalisa sumber daya yang tersedia dan memanfaatkan sumber daya manusia dan fiskal untuk program layanan yang paling efektif memenuhi kebutuhan pengguna. 3. Evaluasi terhadap sumber-sumber informasi Seorang pustakawan menilai dan mengevaluasi sumber daya dalam semua format sesuai standar obyektif dan seberapa baik memenuhi
30
kebutuhan pengguna perpustakaan. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Menilai biaya dan kefektifan sumber daya informasi cetak dan koleksi virtual. b) Menentukan otoritas sumber daya tersebut. c) Mengidentifikasi bias atau sudut pandang dalam sebuah sumber informasi. d) Mengevaluasi sumber-sumber informasi baru yang sesuai untuk pengguna utama. e) Membaca review dari sumber informasi baru untuk melengkapi penilaian pustakawan sendiri. f) Menulis dan menerbitkan review dari sumber informasi baru. 4. Evaluasi terhadap pengiriman layanan informasi Seorang pustakawan mengevaluasi layanan baru atau yang sudah ada untuk menyesuaikan antara kemampuan pengguna dan layanan teknologi yang diterapkan. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Menentukan campuran teknologi yang tepat dalam memenuhi kebutuhan pengguna kelompok tertentu. b) Menilai teknologi baru untuk melihat apakah dapat memenuhi kebutuhan layanan yang lebih efektif dari metode saat ini, namun tidak mengesampingkan hak pengguna. c) Mengevaluasi perubahan dalam layanan kepada pengguna. d) Menilai distribusi sumber daya manusia dan fiskal untuk memastikan bahwa sumber daya tidak terikat dengan layanan atau metode penyampaian yang tidak lagi diperlukan. 5. Evaluasi terhadap komunikasi antarmuka Seorang pustakawan mengevaluasi format, akses, dan aspek penyajian sumber daya sebagai bagian dari penilaian secara keseluruhan.
31
Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengidentifikasi faktor-faktor yang menghambat penggunaan sumber daya. b) Menentukan apakah ada sumber informasi alternatif yang lebih baik. c) Berkomunikasi
dengan
perancang
sumber
informasi
mengenai
kekhawatiran tentang kegunaan. 6. Evaluasi terhadap penyedia layanan informasi Seorang
pustakawan
secara
efektif
mengidentifikasi
dan
mempekerjakan teknik evaluasi yang mengukur kinerja staf. Mewujudkan hal tersebut pustakawan bisa menerapkan beberapa strategi, yaitu: a) Mengidentifikasi
dan
menggunakan
langkah-langkah
yang
telah
dikembangkan oleh profesi, misalnya, Pedoman Perilaku RUSA untuk Kinerja. b) Bekerja dengan staf layanan informasi untuk mengembangkan konsensus standar pelayanan. c) Mengembangkan langkah-langkah yang akan berguna dalam menilai apakah standar pelayanan telah terpenuhi atau belum. d) Mendukung dan mendorong sebuah tim yang akan bekerja untuk mengevaluasi dan meningkatkan perilaku pelayanan. Federal Library and Information Center Committee’s (2011, 34) membagi kompetensi pustakawan dalam tiga tahap, yaitu tahap dasar, tahap lanjutan, dan tahap ahli. Pada tahap dasar pustakawan referensi memiliki pengetahuan tentang; 1. prinsip referensi dan penelitian dan metodologi, 2. referensi dan penelitian saat ini praktik dan alat-alat, 3. teknik wawancara referensi, 4. jenis pencarian informasi perilaku, 5. prinsip referensi virtual dan praktek, 6. pendidikan jarak jauh danprinsip serta praktek pelayanan, 7. media sosial, kolaboratif teknologi dan aplikasi, 8. makna kepustakawanan dan mempraktekkannya, dan 9. sistem manajemen referensi.
32
Kemudian pada tahap lanjutan pustakawan referensi mesti memiliki pengetahuan, keterampilan atau kemampuan untuk; 1. menafsirkan dan menerapkan acuan dan prinsip penelitian dan metodologi, 2. menganalisis dan memilih teknik wawancara referensi dan sumber daya informasi yang tepat untuk pelanggan, 3. memahami perilaku informasi dan menyesuaikan tanggapan instruksional, 4. menerapkan prinsip-prinsip referensi maya, 5. menerapkan pendidikan jarak jauh, 6. menggunakan media sosial,mengkolaborasi teknologi dan aplikasi, 7. beradaptasi dan menggunakan referensi terbaru sertamelakukan penelitian, 8. beradaptasi dan menggunakanteknik kepustakawanan, 9. menafsirkan, menjelaskan dan menggunakansistem manajemen referensi. Selanjutnya pustakawan referensi pada tahap ahli mesti memiliki pengetahuan, keterampilan atau kemampuan untuk; 1. mengembangkan atau menyesuaikan referensi dan prinsip penelitian dan metodologi, 2. membuat produk, layanan, dan program referensi perpustakaan, 3. mengembangkan atau menyesuaikan referensi teknik wawancara yang tepat untuk pelanggan dan informasi sumber daya, 4. menganalisis dan mengevaluasi perilakupencarianinformasi dalam memfasilitasi penyampaian informasi, 5. melaksanakan, mengevaluasi, dan menyesuaikan layanan referensi maya, 6. melaksanakan, mengevaluasi, dan beradaptasi pendidikan jarak jauh dan jarak layanan, 7. mengevaluasi dan memilih referensi dan alat praktek penelitian, 8. menganalisis dan mengevaluasi media sosial dan mengaplikasikan teknologi untuk layanan referensi perpustakaan, 9. menggabungkan pengguna informasi, preferensi, dan kemampuan dalam menciptakan internet dan penelitian produk pustaka, layanan, dan program, 10. mengevaluasi hasil, mengadaptasi dari kebijakan perpustakaan, pelatihan dan prosedur, 11. advokasi dan membenarkan konsep kepustakawanan, dan 12. menciptakan, mengevalusi, memodifikasi sistem manajemen referensi (FLICC 2011, 34).
33
Menurut Murniaty (2008, 17) menyatakan bahwa salah satu cara meningkatkan jasa pelayanan referensi dengan menyediakan pustakawan referensi yang cakap dengan syarat sebagai berikut: 1. 2. 3. 4. 5.
Merupakan pustakawan yang tetap pada Unit Pelayanan Referensi. Bersikap ramah, sabar, tekun, dan cermat. Memiliki pengetahuan umum yang luas, pintar, dan terampil. ”Gaul” dengan perkembangan teknologi informasi. Mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang termasuk dalam kelompok koleksi referensi dan bagaimana cara penggunaannya masing-masing. 6. Bersikap terbuka dan selalu siap memberikan bantuan kepada pengguna perpustakaan. 7. Mampu memberikan bimbingan/petunjuk praktis kepada para pengguna perpustakaan dalam upaya memilih dan menggunakan koleksi referensi yang dikehendaki sesuai dengan bidang pengetahuannya masingmasing. 8. Melakukan kerjasama yang baik dan saling menguntungkan antar perpustakaan/pusat-pusat informasi dalam bidang pelayanan referensi (menyediakan sumber informasi bagi para pengguna perpustakaan). Penelitian Ross yang dikutip oleh Ronan (2003, 94) merumuskan
keterampilan, kemampuan, dan sikap yang mesti dimiliki pustakawan dalam memberikan pelayanan referensi maya yang efektif, sebagai berikut: 1.
kemampuan untuk memperoleh kepuasan profesional dari transaksi referensi maya 2. kemahiran keyboard 3. keterampilan secara online komunikasi dan etiket untuk chatting, email, dan komunikasi online lainnya 4. kemampuan untuk melakukan transaksi referensi yang efektif dalam lingkungan online, termasuk menciptakan dan menggunakan pesan 5. keterampilan pencarian internet, khususnya kemampuan untuk memilih kata kunci yang baik untuk pencarian online 6. kemampuan untuk mencari secara efektif dan menunjukkan pencarian database perpustakaan 7. kemampuan untuk membantu pengguna online dalam mengembangkan keterampilan berpikir kritis, menggunakan dan mengevaluasi informasi 8. kemampuan untuk secara efektif mengkolaborasikanpencarian 9. evaluasi transaksi referensi online dan mengidentifikasiperbaikan strategi 10. mempersiapkan beberapa tampilan dan kemampuan menggunakan keyboard secara efektif
34
11. keterampilan memecahkan masalah dan kemampuan untuk menjelaskan masalah teknis kepada staf teknologi informasi untuk memfasilitasi diagnosis dan solusi 12. kemampuan untuk menerapkan kebijakan transaksi referensi dalam lingkungan online 13. Komitmen untuk terus belajar dan motivasi untuk meningkatkan kemampuan di semua bidang layanan referensi. Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa pustakawan referensi harus memiliki kemampuan merekomendasikan sumber-sumber informasi kepada pengguna, mampu menganalisis dalam pencarian informasi, mampu bekerja sama, mampu mengevaluasi dan memasarkan sumber-sumber informasi, mampu membimbing
pengguna,
memiliki
sikap
yang
menyenangkan,
mampu
mengevaluasi pelayanan yang telah diberikan kepada pengguna, serta mampu berkomunikasi dengan baik. Dari pendapat para pakar tersebut, maka diketahui bahwa kompetensi pustakawan referensi merupakan kemampuan, pengetahuan, dan keterampilan yang dimiliki pustakawan referensi dalam memberikan pelayanan yang terdiri dari (1) kompetensi akses, (2) pengetahuan, (3) pemasaran, (4) kolaborasi, serta (5) kompetensi melakukan evaluasi dan penilaian terhadap sumber-sumber informasi dan layanan. 2.5 Penelitian Sebelumnya Penelitian sebelumnya berfungsi sebagai pendukung untuk melakukan penelitian ini. Penelitian dengan judul “Kompetensi Teknologi Informasi dan Komunikasi Pustakawan Layanan Referensi pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara” oleh Adisahputra pada tahun 2008. Penelitian tersebut menggunakan metode deskriptif dengan teknik pengumpulan data menggunakan kuesioner dan observasi. Untuk reliabilitas dan validitas data digunakan indeks kesepakatan. Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar Pustakawan Layanan Referensi Perpustakaan USU sudah memiliki kompetensi teknologi informasi dan komunikasi yang dapat dilihat dari hasil penghitungan indeks kesepakatan bahwa Pustakawan I (0.8), Pustakawan II (0.7), Pustakawan
35
III (0.7), Pustakawan IV (1), Pustakawan V (1), Pustakawan VI (1), dan Pustakawan VII (0.9). Ditinjau dari penelitian tersebut, dapat dilihat bahwa pustakawan referensi di perpustakaan USU memiliki kompetensi TIK yang bagus. Namun masih terdapat berbagai permasalahan dalam penerapan pelayanan referensi di Perpustakaan USU seperti yang dijabarkan pada latar belakang penelitian ini. Diharapkan penelitian sebelumnya dan penelitian yang akan dilakukan dengan judul “Evaluasi Kompetensi Pustakawan Pelayanan Referensi di Perpustakaan Universitas Sumatera Utara” dapat saling mendukung dan melengkapi untuk kemajuan pelayanan referensi di Perpustakaan USU.
36
