BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1
Komunikasi Istilah komunikasi berasal dari bahasa Inggris communication, dari bahasa
latin communicatus, yang mempunyai arti berbagi atau menjadi milik bersama. Komunikasi diartikan sebagai proses sharing di antara pihak-pihak yang melakukan aktifitas komunikasi tersebut. Ilmu komunikasi sebagai ilmu pengetahuan sosial merupakan unsur konstitutif yang harus ada dalam kehidupan manusia. Komunikasi adalah kegiatan yang dilakukan manusia untuk menyampaikan isi pesan kepada manusia lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manusia hidup dalam dunia komunikasi. Setiap hari dan setiap saat manusia melakukan aktivitas komunikasi antar pribadi, berbicara dengan anggota keluarga, tetangga, dan rekan sejawat. 2.1.1 Pengertian Komunikasi Komunikasi didefinisikan sebagai berikut oleh Onong U Effendy: 9 “Komunikasi adalah suatu proses penyampaian pesan dalam bentuk lambang, yang memiliki makna sebagai panduan pikiran serta perasaan berupa ide, informasi, gagasan, harapan, imbauan, kepercayaan dan lain, baik secara tatap muka maupun s ecara tidak langsung (melalui media) dengan tujuan mengubah sikap, padanan dan perilaku.” Brent D.Ruben memberikan definisi mengenai komunikasi manusia yang lebih komprehensif sebagai berikut:10 “Komunikasi manusia adalah suatu proses melalui mana individu dalam hubungannya , dalam kelompok, dalam organisasi dan dalam masyarakat menciptakan , mengirimkan , dan menggunakan informasi untuk mengkoordinasikan lingkungannya dengan orang lain” 9 10
Onong Uchjana Effendy. Dinamika Komunikasi. Bandung:Citra Aditya Bakti. 2003 hal 28 Muhammad Arni, op.cit., 3.
12
13
Berdasarkan pernyataan di atas maka komunikasi dapat disimpulkan sebagai proses penyampaian pesan antara satu individu dengan individu lainnya dalam suatu bentuk dan wadah tertentu yang digunakan untuk mempengaruhi tindakan sesuai dengan isi pesan yang disampaikan. Deddy Mulyana mengartikan 11“pesan adalah suatu komponen dalam proses komunikasi berupa paduan dari pikiran dan perasaan seseorang yang dengan menggunakan lambang bahasa atau lambang-lambang lainnya disampaikan kepada orang lain”. Berdasarkan definisi ini dapat diartikan bahwa dalam setiap proses komunikasi ada pesan yang ingin disampaikan. 2.1.2 Model Komunikasi Model komunikasi menurut Deddy Mulyana adalah” deskripsi ideal mengenai apa yang dibutuhkan untuk terjadinya komunikasi” 12. Bentuk komunikasi banyak dikemukakan oleh para ahli, satu diantaranya adalah model komunikasi menurut Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss berikut ini :13
1. Model Komunikasi Linier (one way communications) Komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog. 2. Model Komunikasi Interaksional Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahapan ini sudah terjadi umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda. Partisipan bisa menjadi komunikator dan menjadi komunikan. 3. Model Komunikasi Transaksional Model komunikasi ini hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan. 11
Deddy Mulyana. Ilmu Komunikasi , Suatu Pengantar , Bandung : PT.Remaja Rosda Karya. 2004 hal 34 Ibid . 132 13 Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss. Human Communications. Bandung:Remaja Rosdakarya. 2005 hal 170 12
14
2.1.3 Unsur-unsur Komunikasi Unsur-unsur yang harus ada dalam proses komunikasi menurut Kotler adalah:14
1. Sumber Departement Corporate Communications selaku komunikan bertugas untuk mengatur arus informasi yang ada pada Media Intranet Portal Kita dan juga bertanggung jawab atas ketersediaan data informasi mengenai PT.BTPN yang dibutuhkan oleh karyawan. 2. Penyandian Proses pengolahan data menjadi informasi yang atraktif dalam e-Newsletter menjadi tanggung jawab divisi Internal Communication and Events Management dibawah naungan direktorat Corporate Communications. 3. Pesan Bentuk informasi yang akan diedarkan dalam e-Newsletter diatur oleh Internal Communication and Events Management setelah mendapat informasi dari masing-masing divisi yang ada pada PT.BTPN. 4. Media Media sebagai kunci keberhasilan sebuah proses komunikasi merupakan alasan PT.BTPN memiliki e-Newletter sebagai sarana komunikasi internal yang berbasis komputerisasi sehingga menjadi lebih cepat dan komunikatif. 5. Pengawasandian 14
Kotler Philip. Manajemen Pemasaran. Jakarta : Prenhalindo hal.565
15
Setiap komunikasi yang terjadi diawasi oleh Compliance Director & Corporate Secretary. 6. Komunikan Komunikan adalah karyawan PT.BTPN yang memilik akun email resmi kantor. Karyawan PT.BTPN mencakup 4 bagian yakni : karyawan OPMH (Operation Project Management Head Pension & Funding Business partner) , karyawan SPAM (Setting Parameter Administrative Management), karyawan NCOH (National Centralized Operation Head) , dan karyawan OPM (Operation Performance Monitoring & Communication Head). 7. Respon Respon adalah sikap yang muncul dalam benak karyawan setelah terekspos informasi yang disalurkan melalui e-Newsletter. Respon positif ditunjukkan dengan sikap karyawan yang memiliki pandangan positif terhadap eNewsletter . Respon negatif ditunjukkan dengan sikap karyawan yang merasa e-Newletter belum mampu menjadi saluran informasi yang efektif. 8. Umpan Balik Umpan balik adalah aksi yang dilakukan oleh para pembaca e-Newsletter , dalam hal ini seluruh karyawan PT.BTPN sebagai bentuk respon nyata. Umpan balik ini dapat berbentuk ide karyawan maupun saran dan kritik , jawaban kuis yang merupakan salah satu sarana pemberian umpan balik yang ada dalam e-Newsletter.
16
9. Gangguan Gangguan bisa terjadi di setiap unsur komunikasi, dalam hal ini bisa berbentuk gangguan teknis seperti error system dan keterbatasan waktu karyawan dalam membaca semua email yang masuk.
2.1.4 Proses Komunikasi Proses komunikasi memiliki dua perspektif pengertian , yaitu : 15 1. Perspektif Kognitif Perspektif kognitif adalah penggunaan lambang-lambang (symbols) untuk mencapai kesamaan makna atau berbagai informasi tentang satu objek atau kejadian. Informasi adalah sesuatu (fakta, opini, gagasan) dari satu partisipan ke partisipan lain melalui penggunaan kata-kata atau lambang lainnya. Jika pesan yang disampaikan diterima secara akurat, receiver akan memiliki informasi yang sama seperti yang dimiliki sender, oleh karena itu tindak komunikasi telah terjadi. 2. Perspektif Perilaku Perspektif perilaku memandang komunikasi sebagai perilaku verbal atau simbolik di mana sender berusaha mendapatkan efek yang dikehendaki pada receiver. Perspektif kognitif bertujuan untuk mencapai kesamaan makna antara sender dan receiver , sedangkan perspektif perilaku bertujuan agar receiver mendapatkan efek sesuai dengan yang dikehendaki sender.
2.1.5 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi Burhan Bungin menjelaskan mengenai fungsi komunikasi dalam organisasi16 1. Fungsi Informatif 15 16
Wiryanto. Pengantar Ilmu Komunikasi. Bogor:Ghalia Indonesia. 2004 hal.87 Burhan Bungin.Sosiologi Komunikasi. Jakarta:Kencana. 2006 hal.274-276
17
Organsiasi dipandang sebagai suatu sistem proses informasi. Seluruh anggota dalam satu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan lebih cepat. 2. Fungsi Regulatif Fungsi regulatif berhubungan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif . Yang pertama yakni atasan atau orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka dengan kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Yang kedua berkaitan dengan pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja . 3. Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan lebih suka mempengaruhi bawahannya dari pada memberi perintah 4. Fungsi Integratif Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas atau pekerjaan yang baik
2.1.6 Hambatan Komunikasi Pada saat proses komunikasi organisasi terjadi tentunya akan banyak hambatan yang terjadi mengingat banyaknya jumlah orang dalam sebuah organisasi. Hambatan dalam komunikasi organisasi menurut Robbins adalah : 17 1. Penyaringan Penyaringan pada dasarnya adalah proses memanipulasi informasi sehingga informasi yang dikirmkan itu terkesan lebih menyenangkan. 2. Persepsi Selektif Persepsi perspektif ini pada dasarnya proses memilih informasi yang menguntungkan sesuai dengan kebutuhan, pengalaman, motivasi, latar belakang dan karakter komunikan. 17
Suharsono dan Lukas Dwiantara. Komunikasi Bisnis. Jogjakarta:CAPS.2014 hal 64
18
3. Kelebihan Informasi Kelebihan informasi pada dasarnya merupakan kondisi di mana informasi mengalir begitu cepat dan banyak melebihi kemampuan pengolahan seorang individu 4. Defensif Bila seseorang sudah merasa terancam biasanya akan bereaksi dengan melakukan tindakan yang tidak mengarah pada kesepakan bersama. 5. Bahasa Dalam konteks organisasi biasanya karyawan terdiri dari latar belakang yang beraneka ragam, baik dari segi asal, pendidikan dan suku. 6. Kegelisahan Komunikasi Proses komunikasi sering mengalami hambatan yang berasal dari luar maupun diri orang yang sedang berkomunikasi. Tidaklah mudah melakukan komunikasi secara efektif. 2.2
Public Relations
2.2.1 Pengertian Public Relations Menurut Cutlip-Centre-Broom public relations adalah “usaha terencana untuk mempengaruhi pandangan melalui karakter yang baik serta tindakan yang betanggungjawab, didasarkan atas komunikasi dua arah yang saling memuaskan”18.
Pengertian lain menurut The British Institute of Public Relations adalah “memikirkan , merencanakan, dan mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dengan publiknya”19.
Berdasarkan beberapa pengertian di atas, terlihat bahwa Public Relations memiliki peranan yang penting dalam membangun hubungan dan menciptakan saling pengertian antara perusahaan dengan publik organisasi , yaitu publik internal dan publik eksternal perusahaan.
19
Pendapat lain dikemukan oleh Anggoro
20
yaitu “public relations terdiri dari
semua bentuk komunikasi yang terselenggara antara organisasi yang bersangkutan dengan siapa saja yang berkepentingan”.
Dengan demikian, dapat disimpulkan definisi Public Relations (PR) adalah fungsi manajemen yang membantu dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antar organisasi dengan publik yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organisasi tersebut. Khalayak PR terdiri dari publik internal dan publik eksternal dan kedua publik merupakan hal yang terpenting yang harus diperhatikan.
2.2.2 Fungsi Public Relations
Konsep fungsi public relations ketika menjalankan tugas dan operasionalnya, baik sebagai komunikator dan mediator, maupun negosiator, menjelaskan sebagai berikut: 21 a. Menunjang kegiatan manajemen dalam mencapai tujuan organisasi b. Membina hubungan harmonis anatar organisasi dengan publik internal dan eksternal c. Menciptakan komunikasi dua arah dengan menyebarkan informasi dari organisasi kepada publiknya dan menyalurkan opini publik kepada organisasi. Melayani publik dan memeberikan nasehat kepada pimpinan organisasi demi kepentingan umum d. Operasionalisasi public relations adalah bagaimana membina hubungan harmonis antara organisasi dengan publiknya.
Scott M Cutlip, Allen H Centre, and Glen M Broom. Efective Public Relations.Minnesota:Prentice Hall Int’l. 2007 hal 3 Frank Jefkins. Public Relations. Edisi kelima(Alih bahasa Daniel Yadin). Jakarta:Erlangga. 2000 hal 71 20 M.Linggar Anggoro. Teori & Profesi Kehumasan serta aplikasinya di Indonesia. Jakarta:Bumi Aksara. 2001 hal 1 21 Onong Uchjana Effendy, op.cit.137 18 19
20
Berdasarkan uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa fungsi utama Public Relations adalah sebagai berikut 22: a. Sebagai communicator atau penghubung antara organisasi atau lembaga yang diwakili dengan publiknya b. Membina relationship, yaitu berupaya membina hubungan yang positif dan saling menguntungkan dengan pihak publiknya c. Peranan back up management , artinya peranan Public Relations berupaya menciptakan citra bagi organisasinya atau lembaganya d. Membentuk corporate image artinya peranan Public Relations berupaya menciptakan citra bagi organisasinya atau lembaganya. 2.2.3 Khalayak Public Relations Khalayak adalah kelompok atau orang-orang yang berkomunikasi dengan suatuorganisasi. Penyebaran suatu pesan PR tidak dilakukan secara merata ke semua orang. Dalam memilih khalayak, PR bersifat diskriminatif, unsur atau segmen tertentu sengaja dipilih dalam rangka lebih mengefektifkan peranan pesan-pesan. Menurut Frank Jefkin ada sepuluh khalayak utama pada sebuah organisasi yaitu: 23
a. b. c. d. e. f. g. h. i. j.
Masyarakat luas Calon pegawai atau anggota Para pegawai atau anggota Pemasok jasa dan berbagai macam barang Para investor – pasar uang Para distributor Konsumen dan pemakai produk organisasi Para pemimpin pendapat umum Serikat-serikat pekerja Media massa
Khalayak public relations terdiri dari khalayak internal dan khalayak eksternal. Khalayak internal menurut Rhenald Kasali salah satunya adalah karyawan . 22 23
Rosady Ruslan. Kiat dan Strategy Kampanye Public Relations.Jakarta:Raja Grafindo Jakarta. 2002 hal.10 Frank Jefkins, op.cit.,81
21
Karyawan adalah orang-orang di dalam perusahaan yang tidak memegang jabatan struktural.24
2.3
Komunikasi Internal
Aktivitas komunikasi internal dapat dilakukan dengan berbagai cara. Salah satunya adalah dengan menggunakan media internal . Pemilihan media internal dalam sebuah perusahaan harus bijak dan tepat sasaran. Dengan memilih media internal yang tepat makan diharapkan dapat memberikan aliran komunikasi yang berjalan baik dan memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan. Dengan begitu karyawan merasa dihargai serta diperhatikan oleh perusahaan tempat bekerja. Pengertian Public Internal adalah Publik yang berada didalam perusahaan seperti karyawan. Karyawan tersebut bisa terdiri dari manager, secretary, supervisor, receptionist dan lain sebagainya. Publik internal atau lebih dikenal dengan sebutan employee relations yaitu sekelompok orang bekerja ( karyawan / pegawai ) didalam suatu perusahaan.25 Karyawan sebuah perusahaan merupakan aset yang cukup penting, karena karyawan itu sendiri terkait dengan status atau kedudukan yang saling berbeda antara satu dengan yang lainnya tapi pada prinsipnya memiliki keinginan yang sama terhadap pimpinan atau perusahaan. Menurut Frank Jefkins dalam bukunya Public Relations “Hubungan publik internal sama pentingnya dengan hubungan publik eksternal, karena kedua bentuk hubungan publik tersebut diumpamakan sebagai dua sisi mata uang yang mempunyai arti sama dan saling terkait satu sama lain“.Dengan demikian dapat juga diartikan bahwa hubungan kepegawaian tersebut tidak dilihat dalam pengertian yang sempit, yaitu sama dengan hubungan industrial yang hanya menekankan pada unsur dua 24 25
Rhenald Kasali. Manajemen Public Relations. Jakarta:Pustaka Utama Grafiti 2005. Hal.72 Ibid 78
22
proses “produksi dan upah“ yang terkait dengan “lingkungan kerja“ pengertiannya lebih dari itu, hubungan tersebut dipengaruhi oleh hubungan komunikasi internal antar karyawan dengan karyawan lainnya atau hubungan karyawan dengan manajemen perusahaan yang efektif. 26 Efektifitas hubungan publik internal memerlukan suatu kombinasi antara : 1. Sistem manajemen yang sifatnya terbuka ( open management ) 2.
Kesadaran pihak manajemen terhadap nilai dan pentingnya memelihara komunikasi timbal balik dengan para karyawan.
3. Kemampuan Public Relations yang memiliki keterampilan manajerial serta berpengalaman. Pelaksanaan program employee relations yang tepat bagi suatu perusahaan merupakan sarana teknis atau suatu kegiatan metode komunikasi yang memiliki kekuatan mengelola sumber daya manusia demi pencapaian tujuan perusahaan. Kemudian pada akhirnya hal tersebut bermuara pada peningkatan produktivitas perusahaan, baik secara kualitas maupun kuantitas. Keberhasilan pelaksanaan program kerja Public Relations Internal dalam membina bagian employee relations tersebut, akan menghasilkan kualitas teknis produk jasa yang lebih baik dan dapat memberikan kepuasan terhadap nasabah serta peningkatancitra. Hubungan internal Public Relations dalam suatu perusahaan, terdiri dari : 1. Hubungan dengan pekerja atau karyawan (employee relations) pada umumnya beserta keluarga karyawan pada khususnya
26 Cutlip Centre dan Broom G.M . Effective Public Relation Edisi s,Prenada Media Group: 2008 hal 123
23
2. Hubungan dengan pihak jajaran pimpinan dalam manajemen perusahaan (management relations). 3. Hubungan dengan pemilik perusahaan atau pemegang saham (stockholders relations). Public Relations Internal berupaya melakukan hubungan komunikasi yang efektif melalui suri tauladan yang dimulai dari pihak atasan (pimpinan ). Berkaitan dengan tugas, hubungan antara manajemen dan karyawan umumnya merupakan hubungan formal yang kaku dan birokratis. Terdapat beberapa jenjang dan jalur yang membatasi komunikasi sehingga menjadi kurang efektif dan panjang. Hal ini seringkali menimbulkan salah pengertian dan penafsiran karyawan terhadap kebijakan yang diambil oleh manajemen karena kurang efektifnya hubungan tersebut. Saat ini perkembangan dalam dunia kerja telah menimbulkan masalah yang serius dalam hubungan antara manajemen dan karyawan. Karena jumlah karyawan meningkat, maka garis hubungan antara manajemen dan karyawan menjadi semakin renggang. Itu semua disebabkan karena komunikasi yang kurang baik, sehingga pada akhirnya menimbulkan kesalahpahaman anta kedua belah pihak dan karyawan merasa tidak memiliki cukup kesempatan untuk menyatakan pendapatnya. Untuk membina hubungan yang lebih baik perusahaan harus membentuk Public Relations untuk merekrut, memilih, menempatkan, melatih karyawan, mendengar keluhan, merundingkan perjanjian serta memberikan upah dan keuntungan.
24
Pada dasarnya dalam memelihara hubungan yang baik antara manajemen dan karyawan adalah sebagai berikut 1. Upaya untuk meningkatkan kualitas kehidupan kerja ( quality of work life ) yang lebih baik. 2. Bagaimana manajemen dan Public Relations mempengaruhi kualitas kehidupan kerja 3. Bagaimana peran Public Relations dalam berkomunikasi. Landasan hubungan karyawan yang baik adalah kebijaksanaan personalia yang logis, mendorong perusahaan untuk memberikan pekerjaan yang teratur, kondisi pekerjaan yang baik, upah yang memadai, kesempatan memperoleh kemajuan, penghargaan terhadap prestasi, pengawasan yang baik, kesempatan mengemukakan pendapat dan keuntungan yang diinginkan kepada para karyawannya. Perusahaan harus memelihara suatu program komunikasi dua arah yang yang dimaksudkan untuk memberikan informasi serta sarana kepada karyawan untuk menyatakan pendapatnya tentang masalah perusahaan. Program seperti itu harus memberikan informasi kepada karyawan tentang praktik perusahaan di mana mereka memiliki kepentingan pribadi, seperti pekerjaan, kondisi pekerjaan, tunjangan tambahan, produk baru, penelitian dan pengembangan, keuangan perusahaan, gaji, perluasan pabrik, daftar gaji, personalia, promosi, dan masalah lain yang mempengaruhi pekerjaan dan kesejahteraan.
25
Kegagalan
dalam
menyajikan
informasi
kepada
karyawan
tentang
kebijaksanaan dan perkembangan perusahaan dapat menimbulkan kesalahpahaman, isu negatif dan operasional perusahaan . Apabila tidak diberikan informasi, karyawan dapat berasumsi sendiri, yang mungkin juga mereka akan mendengarkan sumber dari luar dengan informasi yang tidak tepat. Kegagalan dalam komunikasi perusahaan dengan karyawan akan membuat kinerja karyawan berkurang, tidak efisien , penurunan pendapatan perusahaan, penurunan semangat kerja karaywan, pemogokan kerja yang merugikan perusahaan , kepailitan , serta masalah lainnya yang menimbulkan dampak yang merugikan pada penjualan, keuntungan, dan citra publik. Alasan utama mengapa karyawan sampai tidak mendapatkan informasi tentang perusahaannya terjadi karena informasi tersebut tidak mengalir dari manajemen puncak sampai kepada karyawan. Perencanaan dan pelaksanaan suatu program informasi dan komunikasi karyawan biasanya terletak pada seksi hubungan karyawan dari bagian humas. Kerjasama manajemen dan staff pelaksana yang melaksanakan hubungan personalia, karyawan atau industri harus diusahakan dalam menetukan tujuan, media, dan pesan dari program komunikasi. Koordinasi antara seksi hubungan karyawan dengan seluruh staff serta bagian pelaksanaan organisasi adalah penting. Suatu program komunikasi karyawan harus didahului oleh suatu penelitian untuk menentukan apa yang diketahui dan tidak diketahuileh karyawan tentang kebijaksanaan, problema, keuangan, dan hal-hal penting lainnya untuk menetukan informasi apa yang perlu dikomunikasikan.
26
Para karyawan tertarik pada informasi tentang latar belakang serta perusahaan saat ini, bagaimana produk dihasilkan dan digunakan, kebijaksanaan yang mempengaruhinya, informasi tentang perubahan dalam
metode dan prospek
pekerjaan yang berkesinambungan, pendapatan perusahaan serta keuntungan dan kerugiannya dan kemungkinan pemberhentian. Komunikasi dua arah yang baik antara manajemen dan karyawaan didasarkan pada asas-asas sebagai berikut : 1. Manajemen harus bersedia secara sadar memberikan informasi kepada karyawannya. Setiap pelaksana harus memahami bahwa komunikasi merupakan tanggung jawab utama, dan dalam evaluasi pelaksanaan secara keseluruhan, tanggung jawab komunikasi yang diberikan adalah sangat berat. 2. Komunikasi harus berfungsi sebagai suatu system yang lengkap antara manajemen dan karyawan. 3. Pesan tertulis harus digunakan untuk menghindari penyimpangan arti yang mungkin terjadi dalam komunikasi lisan. 4. Pesan harus disampaikan dengan menggunakan kata-kata yang lazim yang sesuai dengan tingkat pendidikan karyawan. 5. Media komunikasi harus dipilih dan pesan harus disiapkan oleh komunikator yang berpengalaman. Terutama yang penting bahwa komunikasi tentang informasi penting tidak dipercayakan kepada orang dengan pengalaman komunikasi yang terbatas.
27
6. Komunikasi jangan secara sengaja disalahgunakan atau disesatkan tetapi harus factual, seksama, dan tidak memihak. 7. Informasi harus diberikan tepat pada waktunya dan pesan harus disampaikan dengan cepat untuk menghindari kesalahpahaman. 8. Pengulangan penting dalam komunikasi karyawan. Informasi harus diulang dalam cara yang berlainan agar mudah dipahami. 9. Informasi harus dikomunikasikan dalam jumlah yang kecil agar mudah dipahami. 10. Tanggung jawab terhadap komunikasi karyawan yang bersifat formal harus diserahkan kepada staff humas. 2.4
Efektivitas Efektivitas menurut Henry Subiakto27 adalah “menyangkut bagaimana
penerima tindakan melakukan sesuai dengan makna yang diinginkan oleh si pengirim”.
1. 2. 3. 4. 5.
27 28
Definisi umum efektivitas menurut Andre Harjana adalah :28 Mengajarkan hal-hal yang benar, sesuai dengan yang seharusnya diselesaikan sesuai dengan rencana dan aturannya Mencapai tingkat di atas pesaing, mampu menjadi terbaik dengan lawan yang lain sebagai yang terbaik Membawa hasil, apa yang telah dikerjakan mampu memberi hasil yang bermanfaat Menangani tantangan masa depan, semua yang telah direncanakan dan hasil yang dicapai bermanfaat bagi masa depan Meningkatkan keuntungan atau laba, hasil yang dieproleh memberi keuntungan atau laba
Henry Subiakto. Studi Efek Media Massa dalam Komunikasi Politik. Jakarta. 1996 hal.31 Andra Harjana. Audit Kmunikasi Teori dan Praktel.Jakarta:PT.Grasindo. 2000 hal.24
28
6. Mengoptimalkan penggunaan sumber daya, sumber daya yang dipakai telah optimal digunakan sampai tingkat maksimum 2.4.1 Efektivitas Komunikasi Efektivitas komunikasi ditentukan oleh beberapa faktor utama, pertama yaitu media apa yang digunakan, informasi yang disajikan , serta latar belakang pendidikan atau kultural penerimapesan. Dewi Aryani dalam jurnal ilmiahnya menyampaikan bahwa “Efektivitas komunikasi yang diselenggarakan lewat media korporasi antara lain ditentukan oleh apa informasi dan bagaimana informasi disampaikan. Pertanyaan atas apa informasi yang disampaikan mempermasalahkan apakah materi publikasi telah sesuai dengan kepentingan kedua pihak yang berkomunikasi , yaitu antara korporasi dan pembaca. Adapun pertanyaan bagaimana informasi disampaikan dengan cara yang memungkinkan pembaca menangkap secara efektif substansi informasi yang dimaksud”.29 Mengidentifikasi informasi yang memenuhi kepentingan pembaca , dan bagaimana informasi itu disajikan agar sesuai dengan kemampuan pembaca dalam menerima informasi, hanya mungkin dimiliki jika terdapat pemahaman yang cukup atas karakteristik pembaca.30 Masih ada faktor lain yang membuat informasi dianggap penting atau menarik bagi setiap karyawan suatu korporasi, bisa berbeda satu sama lain. Tingkat pendidikan , asal-usul kultural atau etnis , jenis kelamin , perbedaan umur , tingkat keterampilan , dan sebagainya , sangat berpengaruh terhadap penilaian sesorang atas ragam informasi yang penting atau menarik baginya.31
Selain itu , media internal perusahan ditujukan bukan hanya untuk salah satu individu atau sekelompok karyawan saja, melainkan seluruh karyawan. Sebisa mungkin media tersebut harus bisa diterima oleh seluruh lapisan karyawan di dalam sebuah perusahaan. 29 Dewi 30 30
Aryani .Kepuasan Komunikasi Karyawan Pada Media Internal PT.POS. Skripsi. 2010 hal 20
Ibid. 20 Ibid. 21
29
2.4.2 Efektivitas Media Internal Efektivitas media internal menurut Andre Harjana dapat diukur berdasarkan : 32 1. Penerima/pemakai : penerima pesan vs penerima yang dituju Artinya, penerima pesan merupakan obyek yang diharapkan untuk membina pesan tersebut 2. Isi: yang diterima/tersalur vs yang dimaksudkan Artinya, isi pesan yang diterima memang sesuai dengan yang dimaksudkan oleh pengirim pesan 3. Ketepatan waktu: sesuai jadwal vs menyimpang jadwal Artinya, pesan yang dimaksud sampai kepada penerima pesan tepat pada waktunya 4. Media : Saluran yang dimaksud vs saluran yang digunakan Artinya, medi ayang digunakan untuk menyampaikan pesan sesuai dengan kebutuhan dan diharapkan oleh pengirim pesan dan penerima pesan 5. Format : struktur yang diterima vs yang dikirim Artinya , terdapat kesesuaian format antara yang dimaksudkan oleh pengirim dan penerima 6. Sumber: orang yang melakukan vs bertanggung jawab Artinya, ada kejelasan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga pesan yang disampaikan akurat.
Peneliti akan mengukur efektivitas media internal e-Newsletter menggunakan 6 dimensi tersebut. Dimana 6 dimensi efektivitas tersebut akan menjadi teori dalam pembentukan operasionalisasi konsep yang akan dijadikan dasar pertanyaan kuesioner untuk responden.
32
Andre Harjana.Audit Komunikasi Teori Praktek. Jakarta:PT.Grasindo. 2000 hal.24
30
2.5
Media Internal Perusahaan
2.5.1 Definisi Media Internal Media internal merupakan media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan non komersial , serta lazim digunakan dalam aktivitas public relations33. Media ini dapat untuk menyampaikan sesuatu ide dan informasi yang diterbitkan secara teratur. Pengertian lain media internal adalah “media yang dipergunakan untuk kepentingan kalangan terbatas dan komersial serta lazim digunakan dalam aktivitas PR”.34 Media ini memiliki format sebagai majalah, tabloid, website internal dan lainnya. Website adalah halaman dalam sebuah web, umumnya memuat dokumen HMTL (Hyper Text Mark-up Language) dan dapat berisi sejumlah foto/gambar grafis, musik,teks, bahkan gambar bergerak35 2.5.2 Tujuan Media Internal Tujuan utamanya adalah memberikan informasi kepada karyawan mengenai kebijakan dan kegiatan perusahaan , mendorong peningkatan produksi dengan memperkenalkan penampilan individual yang baik dan menekankan kebutuhan akan hasil yang lebih baik oleh para karyawan , serta membantu meningkatkan semnagat kerja dan loyalitas. Juga memberikan informasi kepada para karyawan mengenai produk atau jasa dan operasi perusahaan serta pernana individual mereka dalam memproduksi hasil akhir . 33 34
Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Komunikasi;konsep Aplikasi. Bandung:Grafindo. 2000 hal 25
Ruslan, Rosady. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi, Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2006 hal 23 35 Kamus Lengkap Dunia Komputer, 2002 hal 504
31
Tujuan khususnya adalah untuk memeperbaiki hubungan ketenagakerjaan, menjelaskan struktur finansial , dan operasi perusahaan , termasuk peranan keuntungan , serta menampilkan desas desus negatif yang bisa menimbulkan salah pengertian dan ketidakpuasan . 2.5.3 Fungsi Media Internal Dalam buku Rosady Ruslan menyebutkan bahwa media internal memiliki fungsi sebagai berikut.36 a. Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal yang diedarkan atau diberikan secara gratis dalam upaya penyampaian pesan-pesan , informasi , berita (bentuk tulisan atau photo release), mengenai aktivitas perusahaan , mengenai produk atau jasa dan publikasi lainnya yang ditujukan kepada para stakeholder, stockholder, dan employee relations b. Sebagai ajang komunikasi khusus karyawan c. Sebagai sarana media untuk “Pelatihan dan pendidikan dalam bidang tulis menulis karyawan yang berbakat atau berpotensi sebagai penulisn ilmiah populer Selain itu media internal juga berfungsi untuk memberikan penerangan, pendidikan dan hiburan , dimana fungsi-fungsi tersebut akan terlihat dengan sendirinya dalam isi e-Newsletter 2.5.4 Jenis Media Internal Adapun bentuk-bentuk media cukup bervariasi , antara lain sebagai berikut: 37 a. Majalah Memiliki format yang biasanya berukuran A4 (297x100mm) , di mana isinya kebanyakan tulisan feature dan ilustrasi b. Koran Meskipun mirip dengan tabloid, tapi isinya biasanya terdiri dari berita yang disisipi dengan tulisan feature dan ilustrasi 36
37
Rosady Ruslan. op cit., 25 Rusady Ruslan. Manajemen Humas dan Komunikasi.Konsep dan Aplikasi. Bandung: Angkasa. 2008 hal 207
32
c. Newsletter Memiliki jumlah halaman yang lebih sedikit, biasanya 2 hingga 8 halaman , dan ukurannya biasanya A4 . Sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat dengan atau tanpa gambar. d. Majalah dinding Bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasanya digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal . Biasanya memuat berita tentang produk atau jasa pelayanan baru yang disediakan oleh perusahaan. e. Papan pengumuman Papan pengumuman standar dapat ditempatkan pada berbagai lokasi yang ramai atau sering disinggahi agar segenap pegawai dapat memperoleh informasi yang sama dalam waktu bersamaan pula. Wujud fisiknya bisa bermacam-macam , mulai dari poster cetakan yang mudah dipasang dan diganti sampai dengan papan permanen yang terbagi atas sejumlah kolom sesuai dengan jenis berita yang sering diumumkan. f. Kotak saran Dalam rangka memperoleh dan menampung berbagai masukan dari para pegawai pihk manajemen dapat menempatkan sejumlah kotak saran di tempat-tempat tertentu di seluruh penjuru lokasi perusahaan . g. Video Layar televisi , yang sudah menjadi bagian dari kehidupan kita sehari-hari merupakan suatu media penyampaian pesan yang efektif , baik itu direkam terlebih dahulu, yaitu melalui video. h. Siaran umum (Public Address Broadcast) Memanfaatkan sistem siaran umum yang terdiri dari sejumlah pengeras suara dan instalasi sentral untuk menyampaikan pesan-pesan kepada segenap pegawai. Seiring dengan perkembangan jaman, media internal yang dapat digunakan oleh perusahaan bertambah jenisnya. Adapun beberapa jenis media internal tersebut antara lain sebagai berikut.38 a. Mobile Phones Mobile phones dapat mempermudah akses kedalam dan keluar perusahaan sepanjang waktu, serta dapat memberikan fasilitas komunikasi melalui voicemail dan fasilitas message delivery (pengiriman pesan) pada saat diperlukan tanpa harus melakukan percakapan. b. Facsimile
38 Jane Johnston dan Clara Zawawi, Public Relations Australia : Thoorye Practice. 2003 hal 174-194
33
Berupa mesin fax yang menggunakan saluran telepon standar dan secara efektif dapat menyalin sebuah dokumen dari suatu lokasi ke lokasi lainnya. c. Komputer Pertukaran informasi juga dilakukan melalui jaringan komputer . Yang paling sering digunakan adalah jaringan komputer berupa internet . Jasa yang disediakan oleh internet antara lain berupa electronic mail (e-mail) dan situs (website). E-Newsletter Corporate Communication BTPN merupakan penyatuan antara media internal newsletter dan komputer yang dikirim melalui electronic mail. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam merancang media internal adalah sebagai berikut: a. Cakupan pembaca ; siapa sajakah yang akan membaca publkasi internal ini b. Kuantitas; berapa banyak eksemplar yang harus dicetak untuk setiap kali penerbitan c. Frekuensi; seberapa sering media internal itu harus diterbitkan d. Kebijakan; apa tujuan utama dari diterbitkannya media itu e. Judul; apa nama yang harus diberikan untuk media internal , dan seperti apa bentuknya f. Dijual atau dibagikan secara cuma-cuma g. Iklan; apa layak jika media internal itu juga disertai dengan iklan , baik dari perusahaan penerbitnya sendiri maupun dari perusahaan lain h. Distribusi; bagaimana caranya media internal itu mencapai pembacanya. Berdasarkan pembidangan dalam pernerbitan berkala , sebagai media komunikasi yakni aspek informatif, edukatif , dan rekreatif serta kebutuhan para
34
karyawan , maka itu suatu penerbitan meliputi hal-hal atau peristiwa-peristiwa yang secara garis besar adalah sebagai berikut:39 a. Rubrik Informasi Antara lain meliputi perihal keluarga(pertunangan, perkawinan, kelahiran , kematian), kesejahteraan(koperasi,fasilitas dari organisasi, dll), pengumuman pimpinan organisasi , surat keputusan, kepindahan pegawai, peraturan, pertemuan (rapat kerja, penataran, konferensi, dll, dsb.) b. Rubrik Edukasi Antara lain sebagai tajuk rencana (editorial), artikel (pengetahuan, keterampilan, keagamaan, dll), kutipan pendapat tokoh (keahlian , kemasyarakatan, keagamaan, dll), dsb. c. Rubrik Rekreasi Antara lain seperti cerita pendek atau bersambung , teka-teki silang, anekdot, kisah minat insani (human interest) , pojok sentilan , dsb. Penentuan rubrikasi tentunya disesuaikan dengan sifat organisasi . Meskipun antara karyawan dalam perusahaan yang satu dan perusahaan lainnya terdapat kesamaan kebutuhan dan keinginan . Media Internal merupakan salah satu sarana komunikasi yang berguna untuk menyampaikan berbagai informasi dari suatu organisasi kepada khalayak. Dalam berhubungan dengan stakeholders, berbagai saluran komunikasi dibutuhkan Humas, termasuk didalamnya adalah penggunaan media internal. Humas sebagai sebuah fungsi manajemen, senantiasa berupaya menjalin komunikasi dengan berbagai pihak terkait, sehingga organisasi itu mendapat dukungan dari semua stakeholders sesuai dengan harapan pimpinan atau pengelola suatu organisasi.
Sebagai saluran informasi prinsip-prinsip pengelolaan media internal harus mematuhi kaidah komunikasi. Humas memiliki tantangan yaitu upaya apa yang 39
Onong U Effendy. HumanRelations and Public Relations. Bandung: Rosada Karya. 2008 hal 12
35
dilakukan agar media internal bisa menjadi jembatan informasi yang penting dan efektif antara organisasi dengan pihak stakeholders.
Prinsip-prinsip pengelolaan media internal pada dasarnya sama dengan media komunikasi pada umumnya. Beberapa diantanya yaitu:
1. Berkaitan dengan pemilihan isu atau informasi aktual, yang menarik atau dekat dengan kehidupan khalayak/pembaca. Prinsip proximity menjadi acuan dalam penyajian informasi untuk pembaca. Tidak
beda dengan sebuah
album, pembaca akan tertarik membuka media tersebut, apabila potret dirinya atau yang terdekat dengan kepentingan, terekam/terwakili melalui media itu. 2. Penggunaan pesan dan bahasa untuk media internal harus jelas, menarik sehingga mudah dipahami oleh khalayak. Pemakaian ilustrasi seperti gambar, foto dan sebagainya tentu akan mendukung daya tarik pembaca. Design yang menarik, termasuk lay out, jenis dan warna huruf yang digunakan, merupakan hal yang menjadi daya tarik media internal. 3. Pengelolaan media internal harus mematuhi prinsip-prinsip etika jurnalistik, misalnya dalam pemakaian bahasa atau gambar yang sopan, yang tidak menyinggung perasaan atau prinsip kesusilaan. 4. Konsistensi waktu penerbitan 5. Pengelola media internal yang profesional
36
Media internal tidak diproduksi untuk tujuan komersial walaupun media internal akan menjadi sebuah profit centre sejalan dengan kebijakan organisasi itu. Dalam hal waktu penerbitan, media internal memilih waktu penerbitan secara periodik: mingguan, dua mingguan atau bulanan. Pada saat ini, sejalan dengan kemajuan teknologi informasi pengelolaan media internal banyak dilakukan secara online. Para pembaca pun dapat dengan mudah mengakses berbagai informasi yang disajikan dalam media tersebut. Sebuah media internal apabila dikelola dengan baik dapat menjadi sebuah catatan penting yang berisi sejarah hidup suatu organisasi. Publik akan mengetahui dan memahami sejarah perkembangan sebuah organisasi dari media yang diterbitkan secara rutin dan konsisten. Media internal akan menjadi dokumen bernilai yang terkait dengan citra sebuah organisasi.
2.6
E-Newsletter
Newsletter merupakan alat komunikasi yang digunakan seorang humas dalam memberikan informasi mengenai perusahaan, baik menyangkut produk yang dihasilkan, orang yang terlibat, serta informasi lain yang dapat membantu publiknya dalam berhubungan dengan urusan bisnis. Kelebihan newsletter adalah praktis digunakan untuk memperkenalkan produk dan jasa perusahaan. Newletter perusahaan memiliki berbagai kegunaan , diantaranya adalah : 1. Untuk menyebarkan informasi dan menarik perhatian publik internal dan eksternal terkait keberlangsungan organisasi
37
2. Upaya perusahaan untuk memebangun dan menjaga hubungan baik dengan khalayaknya 3. Membuat publik mengenal dengan perusahaan tersebut dan selanjutnya selalu ingin untuk mengetahui aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan 4. Untuk menunjukkan niat baik dari pihak manajemen organisasi Terdapat dua sifat komunikasi, yaitu tatap muka dan bermedia. Komunikasi bermedia pada dasarnya merupakan proses komunikasi yang memanfaatkan sarana teknologi. Teknologi yang digunakan sebagai sarana (alat bantu) dibagi menjadi teknologi cetak dan teknologi elektronik 40
E-Newsletter Corporate Communication BTPN merupakan media internal perusahaan yang menggunakan teknologi elektronik. Penggabungan antara newsletter dan electronic mail. Inovasi baru media internal yang dibuat oleh Direktorat Corporate Communication khususnya Divisi Internal Communication and Events Management untuk mengkomunikasikan tentang BTPN kepada semua karyawan.
40 Suharsono dan Lukas Dwiantara.Komunikasi Bisnis. Jakarta :Caps. 2013 hal.33
