BAB II TINJAUAN PUSTAKA. banyak sehingga perlu dilakukan pendelegasian tugas kepada masing-masing

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis 1. Pengertian Sistem Sistem dalam perusahaan memegang peranan yang sangat penting. Aktivitas operasi yang dilaksanakan pihak manajemen perusahan tidak terlepas dari sistem. Semakin berkembangnya perusahaan tentu kegiatannya juga semakin banyak sehingga perlu dilakukan pendelegasian tugas kepada masing-masing organisasi yang berada di perusahaan. Perusahaan sangat membutuhkan sistem yang baik agar kegiatan perusahaan berjalan dengan lancar dan tujuan perusahaan akan tercapai. Wiludjeng (2007 : 30) mendefinisikan organisasi sebagai “suatu sistem terbuka akan selalu berhubungan dengan lingkungannya, dan organisasi harus dapat menyesuaikan dengan keadaan lingkungan untuk tetap hidup”. Organisasi/perusahaan adalah tempat sumber daya manusia bekerja sama dan berinteraksi untuk merealisasikan formulasi tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, sebuah sistem dengan sendirinya sangat rumit. Dalam suatu sistem, manajer memiliki suatu kerangka pemikiran dan sistem juga dapat membantu mengatasi keruwetan sistem yang ada. Di pihak lain, sistem membantu masalah esensial dan rumit sehingga nantinya dapat bekerja di dalam lingkungan tempat dioperasikannya. Hal yang sangat penting mengenai karakteristik dari sistem tertentu, termasuk di dalamnya adalah realitas bahwa tiap sistem memiliki

Universitas Sumatera Utara

masukan maupun keluaran, dan dapat dipandang sebagai suatu unit yang bekerja dengan sendirinya. Sistem menurut Sutabri (2004 : 3) diartikan secara sederhana sebagai “suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu”. Sistem menurut Hall (2001 : 5) “Sekelompok atau lebih yang terdiri dari komponen – komponen yang saling berkaitan (Interrelated) atau sub sistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (Common Purpuse)” Suatu perusahaan yang telah berjalan, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar pasti mempunyai sistem dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. Sistem yang dijalankan oleh suatu perusahaan akan selalu berbeda dengan perusahaan lain, hal ini disebabkan oleh bidang usaha yang berbeda dan konsep penerapan sistem yang berbeda. Sistem yang dijalankan perusahaan ini tidak terlepas dari akuntansi, jadi akuntansi sangatlah penting dalam membantu manajer maupun pemilik perusahaan untuk mengetahui keuangan perusahaan yang terjadi selama satu periode tertentu, sebagaimana yang dikemukakan oleh Bodnar dan Hopwood (2001 : 1) Sistem adalah kumpulan sumber daya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. Akuntansi, sebagai suatu sistem informasi, mengindentifikasikan, mengumpulkan, dan


mengkomunikasi-kan informasi ekonomis mengenai suatu badan usaha kepada berbagai pihak.

Sistem suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan. Yang berbeda adalah cara pendekatannya. Sistem menurut Mc. Leod, R. Jr dan Schell, G. (2004 : 9) diartikan sebagai “sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan”. Teori sistem mengatakan bahwa setiap unsur pembentuk organisasi adalah penting dan harus mendapat perhatian yang utuh supaya manajer dapat bertindak lebih efektif. Yang dimaksud unsur atau komponen pembentuk organisasi di sini bukan hanya bagian-bagian yang tampak secara fisik, tetapi juga hal-hal yang mungkin bersifat abstrak atau konseptual, seperti misi, pekerjaan, kegiatan, kelompok informal, dan lain sebagainya. Sutanta (2003 : 8) sistem dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara, yaitu: 1. Sistem fisis (physical systems) dan sistem abstrak (abstract systems). 2. Sistem alamiah (natural systems) dan sistem buatan manusia (human made systems). 3. Sistem tertentu (deterministic systems) dan sistem tidak tentu (probabilistic systems). 4. Sistem tertutup (closed systems) dan sistem terbuka (open systems).


Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi di dalam sistem tersebut. Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, seperti contoh sistem yang bersifat abstrak, sistem alamiah, sistem yang bersifat deterministik dan sistem yang bersifat terbuka dan tertutup. a. Sistem abstrak dan sistem fisik Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik sedangkan sistem fisik merupakan sistem yang ada secara fisik. b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sedangkan sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan hubungan manusia dengan mesin, yang disebut dengan human machine sistem. Sistem informasi berbasis komputer karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia. c. Sistem deterministic dan sistem probabilistic Sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi disebut sistem deterministic. Sistem komputer adalah contoh dari sistem yang tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program komputer yang dijalankan. d. Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa


ada campur tangan dari pihak luar. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan dipengaruhi oleh lingkungan luarnya, yang menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk sub-sistem lainnya.

2. Pengendalian Intern Pengendalian merupakan suatu proses untuk memastikan bahwa sumber sumber diperoleh dan dipergunakan efektif dan efisien didalam mencapai sasaransasaran yang sudah ditetapkan. Jadi pengendalian adalah suatu proses untuk memastikan sejauh mana memungkinkan kegiatan yang dijalankan bagian dari organisasi sudah mencapai sasaran atau menyimpang. Bilamana setelah dipantau terjadi penyimpangan dari sasarannya, segera dapat diketahui agar dapat diperbaiki. Pengendalian intern berasal dari kata internal control yang dapat diartikan sebagai pengendalian intern. Pengendalian intern merupakan salah satu tugas yang harus dilaksanakan oleh manajemen untuk menjamin tercapainya tujuan perusahaan. Secara umum pengertian pengendalian intern dapat mempunyai arti sempit dan arti luas. Dalam arti sempit, pengendalian intern merupakan pengecekan penjumlahan, baik penjumlahan mendatar maupun penjumlahan menurun. Dalam arti luas, pengendalian intern tidak hanya meliputi pekerjaan pengecekan, tetapi juga mencakup semua alat-alat yang digunakan manajemen untuk mengadakan pengendalian. Pengendalian Intern mempunyai peranan yang sangat penting dalam pelaksanaan aktivitas suatu perusahaan karena berfungsi sebagai alat dapat membantu pimpinan perusahaan karena berfungsi sebagai alat yang dapat membantu pimpinan perusahaan dalam melaksanakan tugasnya.


Pengendalian Intern menurut Mulyadi (2001 : 163) “Sistem Informasi Akuntansi Pengendalian Intern yang meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisien, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. Menurut Ikatan Akuntan Indonesia dalam Standard Profesional Akuntan Publik (2001 SA Seksi 319 Paragraf 06) : Pengendalian Intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris manajemen dan personil lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian 3 golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan laporan keuangan, (b) efektifitas dan efisiensi operasi, dan (c) kepatuhan hukum dan peraturan yang berlaku. Pengendalian intern yang dikemukakan oleh Tunggal (2007 : 75) Suatu proses, yang dipengaruhi oleh Board of Director, manajemen, dan personil yang lain, yang didesain untuk mendapatkan keyakinan memadai (reasonably assurance) tentang pencapaian dalam hal-hal berikut : 1. Kesudahan laporan keuangan (realibility of financial reporting). 2. Kesesuaian dengan undang-undang dan peraturan yang berlaku (compliance with applicable laws and regulations). 3. Efektivitas dan efisiensi operasi. Menurut Agoes (2004 : 79) mendefinisikan pengendalian intern sebagai berikut : Pengendalian intern sebagai suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen dan personel lain entitas yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan laporan keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, (c) kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Berdasarkan kedua pengertian di atas, dapat ditarik kesimpulan mengenai pengendalian intern sebagai berikut : a. Pengendalian intern merupakan suatu proses untuk mencapai tujuan tertentu. Pengendalian intern merupakan suatu rangkaian tindakan yang bersifat


persuasif dan menjadi bagian tidak terpisahkan, bukan hanya sebagai tambahan dari infrastruktur entitas. b. Pengendalian intern bukan hanya terdiri dari pedoman kebijakan dan formulir, namun dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya. c. Pengendalian intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan

manfaat

dan pengorbanan dalam pencapaian

tujuan

pengendalian, menyebabkan pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak. d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan, yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi.

Tujuan

pengendalian

intern

adalah

untuk

menentukan

bahwa

kebijakan dan prosedur yang ada dalam perusahaan telah dipenuhi oleh personel dalam semua level kegiatan. Tujuan pemeriksaan intern membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan melalui pendekatan yang sistematis, disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektivan manajemen risiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik. Pada dasarnya pemeriksaan intern diarahkan untuk membantu seluruh anggota pimpinan, agar mereka dapat melaksanakan kewajiban-kewajibannya dalam mencapai tujuan organisasi secara hemat, efisien dan efektif. Diyckman, Dukes Davis (2000 : 207) mengatakan bahwa:


Pengendalian intern merupakan rangkaian kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk: a. Melindungi aktiva b. Memastikan ketaatan dengan hukum dan kebijakan perusahaan c. Menyediakan catatan akuntansi yang tepat d. Mengevaluasi kinerja. Rangkaian kebijakan dan prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: a. Melindungi aktiva Aktiva yang merupakan sumber favorit bagi transaksi-transaksi yang curang adalah khas. Perlindungan ini mempunyai banyak pengertian diantaranya adalah melindungi kas dari segala macam ketidakberuntungan misalnya

keputusan

manajemen

menjual

barang

perusahaan ternyata

dibuktikan tidak dapat menghasilkan laba. Selain itu kas dilindungi dari kerugian yang disengaja dan yang tidak disengaja dalam proses transaksi termasuk

menjaga

kas

perusahaan

terhadap

kehilangan

fisik.

Cara

pengendalian intern melindungi aktiva yaitu : a) Transaksi-transaksi dilaksanakan; sesuai dengan pengesahan (otorisasi) manajemen yang umum maupun yang khusus. b) Transaksi-transaksi dicatat untuk (1) memungkinkan penyusunan laporan keuangan yang sesuai dengan prinsip akuntansi yang umumnya diterima atau kriteria-kriteria lain yang perlu untuk laporanlaporan tersebut dan (2) menunjukkan pertanggungjawaban atas aktiva. c) Access (penggunaan) aktiva hanya diperbolehkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen. d) Tanggungjawab atas aktiva (menurut catatan) dibandingkan denga aktiva yang ada setiap waktu tertentu dan diambil tindakan yang perlu


bila ada perbedaan-perbedaan. b. Memastikan ketaatan dengan hukum dan kebijakan perusahaan Prosedur-prosedur yang dibuat untuk pengawasan kas dibuat berdasarkan kebijakan perusahaan supaya tercipta keteraturan, kelancaran, dan jaminan bahwa pengawasan dilakukan dengan baik dan benar. Dan untuk menjaga kemungkinan terjadinya masalah di masa yang akan datang maka perusahaan juga harus melakukan operasinya sesuai dengan hukum yang berlaku. c. Menyediakan catatan akuntansi yang tepat Untuk memperoleh keyakinan bahwa catatan akuntansi disediakan dengan tepat maka auditor melakukan rekonsilidasi antara saldo kas yang dicantumkan di neraca dengan kas yang bersangkutan di dalam buku besar dan selanjutnya ke jurnal penheluaran kas, jurnal umum, dan bukti pembantu aktiva tetap. e. Mengevaluasi kinerja Salah satu bentuk pengawasan intern kas adalah membandingkan antara proyeksi dan realisasi. Jika terjadi perbedaan maka dapat ditelusuri apa yang menyebabkan terjadinya perbedaan dan apakah perusahaan telah mencapai tujuan yan dapat menjadi tolok ukur kinerja perusahaan.

Unsur-unsur pengendalian intern adalah lingkungan pengendalian, penaksiran risiko, informasi dan komunikasi, aktivitas pengendalian serta pemantauan. Lingkungan pengendalian menciptakan suasana pengendalian dalam suatu organisasi dan mempengaruhi kesadaran personel organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian merupakan landasan untuk semua unsur


pengendalian intern, yang membentuk disiplin dan struktur. Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu entitas antara lain : 1)

Nilai integritas dan etika.

2)

Komitmen terhadap kompetensi.

3)

Dewan komisaris dan komite audit.

4)

Filosofi dan gaya operasi manajemen.

5)

Struktur organisasi.

6)

Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab.

7)

Kebijakan dan praktik sumber daya manusia.

Adapun unsur-unsur yang terdapat dalam Pengendalian Intern, menurut Mulyadi (2002 : 183) yaitu : 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan Pengendalian mencerminkan sikap dan tindakan para pemilik dan manajer perusahaan mengenai pentingnya pengendalian intern perusahaan. 2. Penaksiran Resiko Penaksiran resiko merupakan identifikasi, analisis, dan pengelolaan resiko satuan usaha yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum. 3. Informasi dan Komunikasi Informasi dalam hal ini adalah informasi keuangan yang dihasilkan oleh suatu satuan usaha. Komunikasi adalah penyampaian informasi yang dihasilkan kepada semua personel yang terlibat dalam kegiatan untuk menghasilkan informasi tersebut. 4. Aktivitas Pengendalian Merupakan prosedur yang dibuat untuk memberikan keyakinan bahwa petunjuk yang dibuat oleh manajemen telah dilaksanakan guna mengurangi resiko dalam pencapaian tujuan satuan usaha. 5. Pemantauan Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu.


Penaksiran risiko untuk tujuan pelaporan keuangan adalah identifikasi, analisis, dan pengelolaan risiko entitas yang berkaitan dengan penyusunan laporan keuangan, sesuai dengan prinsip akuntansi berterima umum di Indonesia. Penaksiran risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan adalah penaksiran risiko yang terkandung dalam asersi tertentu dalam laporan keuangan dan desain dan implementasi aktivitas pengendalian yang ditujukan untuk mengurangi risiko tersebut pada tingkat minimum, dengan mempertimbangkan biaya dan manfaat. Penaksiran risiko manajemen harus mencakup pertimbangan khusus terhadap risiko yang dapat timbul dari perubahan keadaan, seperti : a. Bidang baru bisnis atau transaksi yang memerlukan prosedur akuntansi yang belum pernah dikenal. b. Perubahan standar akuntansi. c. Hukum dan peraturan baru. d. Perubahan yang berkaitan dengan revisi sistem dan teknologi baru yang digunakan untuk pengolahan informasi. e. Pertumbuhan pesat entitas yang menuntut perubahan fungsi pengolahan dan pelaporan informasi dan personel yang terlibat di dalam f ungsi tersebut.

Sistem

akuntansi

diciptakan

untuk

mengidentifikasi,

merakit,

menggolongkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi suatu entitas, serta menyelenggarakan pertanggungjawaban kekayaan dan utang entitas tersebut. Transaksi terdiri dari penggunaan aktiva dan jasa dalam entitas. Fokus utama kebijakan dan prosedur pengendalian yang berkaitan dengan sistem akuntansi


adalah bahwa transaksi dilaksanakan dengan cara yang mencegah salah saji dalam asersi manajemen di laporan keuangan. Oleh karena itu, sistem akuntansi yang efektif dapat memberikan keyakinan memadai bahwa transaksi yang dicatat atau terjadi adalah : 1. Sah. 2. Telah diotorisasi. 3. Telah dicatat. 4. Telah dinilai secara wajar. 5. Telah digolongkan secara wajar. 6. Telah dicatat dalam periode yang seharusnya. 7. Telah dimasukkan ke dalam buku pembantu dan telah diringkas dengan benar.

Komunikasi mencakup penyampaian informasi kepada semua personel yang terlibat dalam pelaporan keuangan tentang bagaimana aktivitas mereka berkaitan dengan pekerjaan orang lain, baik yang berada di dalam maupun di luar organisasi. Komunikasi ini mencakup sistem pelaporan penyimpangan kepada pihak yang lebih tinggi dalam entitas. Pedoman kebijakan, pedoman akuntansi dan pelaporan keuangan, daftar akun, dan memo juga merupakan bagian dari komponen informasi dan komunikasi dalam pengendalian intern. Aktivitas pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan

keyakinan

bahwa

petunjuk

yang

dibuat

oleh

manajemen

dilaksanakan. Kebijakan dan prosedur ini memberikan keyakinan bahwa tindakan yang diperlukan telah dilaksanakan untuk mengurangi risiko dalam pencapaian


tujuan entitas. Aktivitas pengendalian memiliki berbagai macam tujuan dan diterapkan dalam berbagai tingkat dan fungsi organisasi. Sebagai tambahan terhadap lingkungan pengendalian dan informasi dan komunikasi, suatu entitas memerlukan kebijakan dan prosedur untuk memberikan keyakinan bahwa tujuan perusahaan akan tercapai. Aktivitas pengendalian yang relevan dengan audit atas laporan keuangan dapat digolongkan ke dalam berbagai kelompok. Salah satu cara penggolongan adalah sebagai berikut : 1. Pengendalian pengolahan informasi. a. Pengendalian umum b. Pengendalian aplikasi 1) otorisasi memadai 2) perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan memadai 3) pengecekan secara independen 2. Pemisahan fungsi yang memadai. 3. Pengendalian fisik atas kekayaan dan catatan. 4. Review atas kinerja.

Pemantauan adalah proses penilaian kualitas kinerja pengendalian intern sepanjang waktu. Pemantauan dilaksanakan oleh personel yang semestinya melakukan pekerjaan tersebut, baik pada tahap desain maupun pengoperasian pengendalian, pada waktu yang tepat, untuk menentukan apakah pengendalian intern beroperasi sebagaimana yang diharapkan, dan untuk menentukan apakah pengendalian intern tersebut telah memerlukan perubahan karena terjadinya perubahan keadaan.


Menurut Akmal (2006 : 25) Unsur-unsur pengendalian manajemen dibagi ke dalam lima sebagai berikut : a. b. c. d. e.

lingkungan pengendalian penaksiran risiko aktivitas pengendalian informasi dan komunikasi pemantauan Unsur-unsur pengendalian terdiri dari :

1. Struktur organisasi 2. Sistem/prosedur/otorisasi/wewenang 3. Praktek yang sehat. 4. Kualitas karyawan.

Auditor

internal harus memiliki pengetahuan, keterampilan, dan

kompetensi lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawab mereka. Aktivitas audit internal secara kolektif harus memiliki atau mengupayakan pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lain yang dibutuhkan untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Auditor internal harus memiliki pengetahuan yang memadai untuk mengidentifikasi indikator-indikator kecurangan namun tidak diharapkan untuk memiliki keahlian dari seseorang yang tanggung jawab utamanya adalah menemukan dan menyelidiki kecurangan. • Hubungan audit intern dan struktur pengendalian intern Audit intern berperan penting dalam memberikan nilai tambah dan melakukan perbaikan operasi organisasi. Jadi audit intern membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan melalui pendekatan yang sistematis, disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektifan manajemen risiko,


pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik. Audit intern diarahkan perusahaan untuk membantu seluruh anggota struktur organisasi agar mereka dapat melaksanakan kewajiban-kewajibannya dalam mencapai tujuan organisasi secara hemat, efisien, dan efektif. Audit intern yang mengendalikan kegiatan operasi dengan melalui hasil pemeriksaan telah dilakukannya. Setiap organisasi/perusahaan sering mengalami kesulitan dalam melakukan tugasnya. Untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi perusahaan ini, maka pimpinan melakukan pemeriksaan intern terhadap segala kegiatan yang berhubungan struktur organisasi seiring aktivitas operasinya. Setelah dilakukan audit intern ini, maka akan disampaikan auditor intern kepada pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan. Berdasarkan tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua, yaitu: a. Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control), meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. b. Pengendalian intern administratif (internal control administrative), meliputi

struktur

organisasi,

metode

dan

ukuran-ukuran

yang

dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen. Pengendalian intern yang baik harus mencakup ciri-ciri berikut ini : a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat.


b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang cukup memungkinkan guna pengawasan akuntansi terhadap aktiva, hutang, pendapatan dan biaya. c. Adanya praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap bagian dalam organisasi d. Tingkat kecakapan pegawai sesuai dengan tanggung jawabnya.

Unsur Pengendalian Intern Audit intern berperan penting dalam memberikan nilai tambah dan melakukan perbaikan operasi organisasi. Jadi audit intern membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan melalui pendekatan yang sistematis, disiplin untuk mengevaluasi dan melakukan perbaikan atas keefektifan manajemen risiko, pengendalian dan proses yang jujur, bersih dan baik. Audit intern diarahkan perusahaan untuk membantu seluruh anggota struktur organisasi agar mereka dapat melaksanakan kewajiban-kewajibannya dalam mencapai tujuan organisasi secara hemat, efisien, dan efektif. Audit intern yang mengendalikan kegiatan operasi dengan melalui hasil pemeriksaan telah dilakukannya. Setiap organisasi/perusahaan sering mengalami kesulitan dalam melakukan tugasnya. Untuk mengatasi kesulitan yang dihadapi perusahaan ini, maka pimpinan melakukan pemeriksaan intern terhadap segala kegiatan yang berhubungan struktur organisasi seiring aktivitas operasinya. Setelah dilakukan audit intern ini, maka akan disampaikan auditor intern kepada pimpinan perusahaan untuk mengambil keputusan.


Tahap-tahap Audit 1. Pernyataan Audit Dalam melakukan perencanaan audit, auditor harus : •

Tim mempelajari kertas kerja pemeriksaan (KKP) permanent dan KKP non permanent tahun audit terakhir.

•

Ketua tim mengadakan pertemuan dahulu dengan pengawasan audit.

•

Tim melakukan review dan penelitian terhadap struktur pengendalian intern dan audit program yang digunakan dalam audit terakhir.

•

Pengawasan

audit

mereview

hasil

penelitian

terhadap

struktur

pengendalian intern dan audit program. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan audit : •

Penentuan adanya kemungkinan terjadinya masalah akuntansi atau audit secepat mungkin.

•

Pengaturan asisten secara efisien dan tertib.

•

Pengetahuan yang mendalam tentang usaha perusahaan.

2. Pelaksanaan Audit Sebelum pemeriksaan dilakukan terlebih dahulu auditor harus membuat audit program, ini bertujuan untuk auditor dalam memberikan perintah kepada asisten mengenai pekerjaan yang harus dilaksanakan, audit program harus menggariskan dengan rinci, prosedur audit yang menurut keyakinan auditor diperlukan untuk mencapai tujuan audit. Menurut Agoes (2001 : 104) menyatakan “Audit program yang baik harus mencantumkan Tujuan pemeriksaan, Audit prosedur yang akan dijalankan, dan Kesimpulan pemeriksaan”.


Setelah audit program selesai dibuat untuk mempermudah pelaksanaan dilapangan auditor dibantu dengan kertas kerja pemeriksaan, sebagaimana yang dikemukakan Agoes (2001 : 85)

“Kertas Kerja Pemeriksaan adalah semua

berkas-berkas yang dikumpulkan oleh auditor dalam menjalankan pemeriksaan”. Adapun kriteria untuk pembuatan kertas kerja yang baik menurut Agoes (2001 : 88) 1. Kertas kerja harus mempunyai tujuan. 2. Harus dicegah menulis kembali kertas kerja pemeriksaan sebab banyak kerugian misalnya; membuang waktu dan dapat salah menyalin. 3. Dalam kertas kerja pemeriksaan harus dijelaskan prosedur audit apa yang dilakukan. 4. Kertas kerja pemeriksaan harus diindex. 5. Kertas kerja harus di paraf oleh orang yang membuat dan yang memeriksa kembali hingga dapat diketahui siapa yang bertanggung jawab. 6. Setiap pernyataan yang ada pada KKP harus terjawab. 7. Dalam kertas kerja harus tercantum : a. Sifat dari perkiraan yang diperiksa. b. Prosedur pemeriksaan yang dilakukan. c. Kesimpulan mengenai kelayakan perkiraan yang diperiksa. 8. Hal-hal Tambahan : a. KKP harus rapi dan bersih. b. KKP harus mudah dibaca dan jelas. c. Bahasa yang digunakan bahasa Indonesia atau bahasa Inggris. 9. Dibagian muka file KKP harus dimasukkan daftar isi dan index KKP. Dalam pelaksanaan di lapangan ada beberapa prosedur standar yang harus dilaksanakan antara lain : •

Ketua tim dan pelaksana lainnya melaksanakan prosedur audit sesuai dengan audit program.

•

Bila perlu ketua tim dapat mengusulkan perubahan audit program kepada pengawas. Hasil pelaksanaan prosedur audit dapat dituangkan dalam bentuk KKP. Ketua tim mengawasi hasil pelaksanaan pekerjaan anggota tim dan memberikan pengarahan serta review KKP yang dibuat oleh anggota tim.


•

Pengawasan audit secara berkala mengawasi pelaksanaan audit yang dilakukan oleh tim audit serta memberikan pengarahan dan pembinaan seperlunya. Pengawasan audit review KKP dan menuangkannya dalam lembaran review.

•

Pengawasan audit didampingi oleh ketua tim membicarakan koreksi hasil audit dengan manajemen perusahaan.

•

Setelah audit program selesai dilaksanakan dan KKP di review seluruhnya, ketua tim berdasarkan KKP menyusun konsep laporan hasil audit (LHA).

•

Konsep LHA diserahkan oleh ketua tim kepada pengawas audit disertai KKP.

•

Pada saat akhir audit, ketua tim bersama-sama anggota tim harus mereview dan menilai struktur pengendalian intern yang berlaku pada tahun berjalan serta menyusun audit program untuk keperluan audit umum berikutnya. Teknik-teknik yang digunakan dalam pelaksanaan audit adalah :

•

Membandingkan berarti memeriksa dua atau lebih data atau informasi dengan memperhatikan persamaan dan perbedaannya.

•

Mengecek atau to check diartikan sebagai pengawasan atau supervise untuk menjamin ketetapan.

•

Menelusuri atau to trace adalah memeriksa dengan cara mengurut kembali ke bukti asal.

•

Memeriksa dokumen dasar atau vouching dilakukan untuk membuktikan sah atau tidaknya suatu transaksi dari segi akuntansi.


•

menganalisa atau to analize berarti memeriksa dengan cara memecahmecah atau membagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil untuk menentukan hubungan antara bagian-bagian tersebut.

•

Testing atau sampling memeriksa bagian-bagian tertentu dari suatu himpunan yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk menarik kesimpulan menangani keadaan himpunan tersebut.

•

Menginspeksi atau

to inspect berarti menelaah secara kritis tanpa

melakukan verifikasi yang lengkap. •

Footing adalah memeriksa kebenaran penjumlahan atau pengurangan ke bawah. Croosfooting berarti memeriksa kebenaran penjumlahan atau pengurangan ke samping.

•

Verifikasi adalah pemeriksaan mengenai kebenaran perhitungan seperti memeriksa penjumlahan, perkalian, pengurangan dan seterusnya.

•

Merekonsiliasi adalah mencocokkan dua sumber yang terpisah mengenai hal yang sama dan kalau terdapat perbedaan-perbedaan tersebut harus dapat dijelaskan.

•

Mengirimkan permintaan konfirmasi merupakan usaha pencarian bukti dimana pihak lain meneguhkan atau confirm mengenai kebenaran atau kesalahan informasi yang diperiksa.

3. Pelaporan Hasil Audit Sebelum menerbitkan laporan, prosedur yang dilaksanakan adalah : •

Pengawas

audit

mereview

konsep

laporan

hasil

audit

dan

menghubungkannya dengan KKP.


•

Pengawas audit menyerahkan konsep laporan hasil audit kepada penanggung jawab.

•

Penanggung jawab mereview konsep laporan hasil audit.

•

Konsep laporan hasil audit kemudian dibicarakan dengan manajemen perusahaan yang diaudit oleh penanggung jawab atau petugas yang ditunjuk.

•

Konsep laporan hasil audit setelah disetujui penanggung jawab diproses lebih lanjut sampai laporan hasil audit diterbitkan.

3. Penjualan Kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang atau jasa, baik secara kredit maupun secara tunai. Dalam transaksi penjualan secara kredit, kegiatannya ditangani oleh sistem penjualan kredit, sedangkan pada transaksi penjualan secara tunai, kegiatannya ditangani oleh sistem penjualan tunai. Tidak semua penjualan berhasil mendatangkan pendapatan (revenue) bagi perusahaan. Adakalanya pembeli mengembalikan barang yang telah dibelinya kepada perusahaan. Transaksi pengembalian barang oleh pembeli ini ditangani perusahaan melalui sistem retur penjualan. Swastha (2009 : 8) mendefinisikan pengertian Menjual sebagai “ilmu dan seni yang mempengaruhi pribadi yang dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang/jasa yang ditawarkannya”. Penjualan merupakan salah satu hal yang paling penting dalam operasi perusahaan komersil. Sumber pendapatan utama perusahaan tersebut adalah penjualan. Penjualan adalah jumlah yang dibebankan kepada pembeli dalam penjualan barang atau jasa dalam suatu periode akuntansi. Penjualan sebagai


pemindahan hak milik atas barang (termasuk surat-surat berharga) atau jasa dengan harga yang disepakati dan dibayar. Penjualan selalu dibedakan antara penjualan kotor dan penjualan bersih. Penjualan kotor adalah jumlah seluruh penjualan sebelum dikurangi berbagai potongan atau pengurangan harga lainnya yang diberikan kepada pembali seperti sales discount, sales return dan allowances dan lain-lain. Penjualan bersih adalah satu bahagian dari perhitungan rugi laba yang meliputi jumlah total penjualan dikurangi return penjualan dan discount penjualan. Penjualan menurut Hermawan dan Masyhad (2006 : 164) diartikan sebagai “aliran kas masuk atau aktiva lain yang timbul karena perusahaan menjual barang dagangannya”. Berdasarkan pendapat yang telah dikemukakan oleh para ahli dapat disimpulkan bahwa penjualan dapat tercipta suatu proses pertukaran barang dan/atau jasa antara penjual dengan pembeli. Dengan alat penukar berupa uang, orang akan lebih mudah memenuhi segala keinginannya; dan penjualan menjadi lebih mudah dilakukan. Penjualan dapat dilakukan dengan baik, apabila terjadi kesepakatan antara konsumen dengan penjual.

Mengenai Penjualan dapat dilihat sebagaimana yang dikemukakan oleh Soemarso (2004 : 160) Penjualan dapat dilakukan secara kredit maupun tunai dan pada umumnya kepada beberapa langganan. Penjualan secara kredit menimbulkan piutang yang biasanya dicatat dalam akun Piutang Dagang. Seperti halnya waktu membeli, ketika menjadi perusahaan juga terkait dengan syarat jual beli tertentu (bedakan dengan syarat jual beli yang diterapkan pada waktu perusahaan membeli.


Penjualan dan penagihannya dapat disajikan dalam tabel 2.1 sebagai berikut: Tabel 2.1 Pengelompokkan Transaksi, Rekening, Fungsi-fungsi Bisnis dan Catatan Serta Dokumen Yang Terkait Untuk Siklus Penjualan dan Penagihan Pengelompok Rekening Fungsi Bisnis Catatan dan Dokumen an Transaksi Penjualan Penjualan Memroses pesanan Pesanan pelanggan rekening pelanggan pesanan penjualan piutang pemberian kredit dokumen pengiriman pengiriman barang faktur penjualan file tagihan kepada transaksi penjualan pelanggan dan jurnal atau daftar membukukan penjualan file rekening penjualan piutang dagang induk memeriksa saldo piutang dagang rekening bulanan Uang masuk Uang di bank Memroses dan Pemberitahuan kiriman (debet uang membukukan uang uang mencatat yang masuk) masuk sementara uang masuk rekening file penerimaan tunai piutang hasil transaksi daftar atau jurnal uang masuk Retur Retur penjualan Pemrosesan dan Nota kredit jurnal retur penjualan dan dan potongan pembukuan retur penjualan dan potongan potongan rekening penjualan dan piutang potongan Menghapus Rekening Menghapus Formulir otorisasi piutang yang piutang piutang yang tak rekening yang tak tak tertagih pinjaman yang tertagih tertagih jurnal buku tak tertagih besar Beban piutang Piutang yang Menetapkan Jurnal buku besar tak tertagih tidak ditagih piutang yang tidak cadangan tertagih piutang yang tak tertagih Sumber : Arens, Elder dan Beasley (2006 : 5) Sistem dan prosedur penjualan yang memadai diperlukan dalam suatu perusahaan agar kegiatan penjualan dapat berjalan dengan baik, hal ini dapat dicapai bila didalamnya terdapat suatu sistem pengendalian intern yang dapat


diandalkan, sehingga risiko kecurangan dapat diminimalkan. Sistem dan prosedur pada fungsi penjualan adalah sebagai berikut: a. Fungsi yang terkait dalam sistem penjualan. (1) Fungsi Penjualan Fungsi penjualan mengawali pemrosesan order barang dagang oleh pelanggan, yang dapat dilakukan melalui telephon, surat, formulir isian yang dikirimkan kepada pelanggan potensial, atau cara lainnya. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut, meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana barang akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. (2) Fungsi Kredit Fungsi kredit bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat bukti memorial atas dasar surat keputusan direktur keuangan untuk penghapusan piutang yang sudah tidak dapat ditagih. (3) Fungsi Gudang Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. (4) Fungsi Pengiriman Fungsi pengiriman bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas


dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan, menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang, dan bertanggung jawab untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli perusahaan kepada pemasok dalam transaksi retur pembelian. (5) Fungsi Penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk membuat faktur dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. (6) Fungsi Penerimaan Kas Fungsi penerimaan kas bertanggung jawab untuk menerima kas dari pembeli dan menyetorkan seluruh kas dari penjualan dengan segera ke bank. (7) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. b. Dokumen yang terkait dengan sistem penjualan. (1) Surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan.


(2) Faktur penjualan dan tembusannya. Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. (3) Rekapitulasi harga pokok penjualan, merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. (4) Bukti memorial, merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. c. Jaringan prosedur yang membentuk sistem penjualan. (1) Prosedur Pesanan Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima pesanan dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli, kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi lainnya, sehungga memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani pesanan dari pembeli. (2) Prosedur Persetujuan Kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. (3) Prosedur Pengiriman Barang. Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. (4) Prosedur Pencatatan Piutang. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur


penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. (5) Prosedur Penagihan. Dalam prosedur ini, fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. (6) Prosedur Penerimaan Kas. Dalam prosedur ini fungsi penerimaan kas menerima pembayaran dari penjualan tunai maupun pelunasan piutang dari penjualan kredit. (7) Prosedur Pencatatan Pendapatan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan ke dalam jurnal penjualan. (8) Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodik total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. (9) Prosedur Retur Penjualan, yaitu: (a) Prosedur pembuatan memo kredit. Dalam prosedur ini, fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli yang bersangkutan. (b) Prosedur penerimaan barang. Dalam prosedur

ini,

fungsi

penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.


(c) Prosedur pencatatan retur penjualan. Dalam prosedur ini, transaksi berkurangnya piutang usaha dan pendapatan penjualan akibat retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan ke dalam buku pembantu piutang. Berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan buku pembantu persediaan. Penjualan secara umum dapat dibagi menjadi 2 (dua) bagian yaitu : 1. Penjualan Tunai Dalam transaksi penjualan tunai, barang dan jasa baru akan diserahkan kepada pelanggan oleh perusahaan setelah pembeli atau pelanggan melakukan kewajibannya membayar secara tunai atau cash kepada perusahaan. Jadi penjualan tunai dilaksanakan perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang yang dibeli baru diserahkan kepada pelanggan dan transaksi tunai baru akan dicatat oleh pihak perusahaan 2. Penjualan Kredit Dalam transaksi penjualan kredit yang menjadi dasar yang paling utama adalah adanya kepercayaan antara pihak penjual dengan pihak pembeli dimana pihak penjual percaya bahwa piutang yang diberikan akan dibayar tepat pada waktunya sedangkan pada pihak pembeli percaya bahwa barang yang diterimanya memiliki kwalitas maupun prestasi


yang baik. Penjualan barang dan jasa dari perusahaan pada saat ini banyak dilakukan dengan kredit sehingga terdapat tenggang waktu antara penyerahan barang atau jasa dengan waktu penerimaan uang. Penjualan barang dan jasa dari perusahaan pada saat ini banyak dilakukan dengan kredit sehingga terdapat tenggang waktu antara penyerahan barang atau jasa dengan waktu penerimaan uang. Data transaksi penjualan ini dibutuhkan oleh bagian akuntansi untuk dicatat dan diolah menjadi suatu informasi penjualan. Aktivitas yang berhubungan dengan penjualan sebagai berikut: 1. Pesanan Penjualan (Sales Order/SO) a. Pesanan Penjualan Tanpa Uang Muka b. Pesanan Penjualan Dengan Uang Muka c. Pembatalan Pesanan penjualan 2. Pengiriman Barang (Delivery Order/DO) a. DO yang Berasal dari SO b. DO yang Tidak Berasal dari SO 3. Faktur Penjualan (Sales Invoice/SI) a. Faktur Penjualan dengan DO b. Fakur Penjualan tanpa DO/SO 4. Retur Penjualan (Sales Return/SR) a. Retur Penjualan dengan SI b. Retur Penjualan dengan DO tanpa SI c. Penerimaan Piutang (Customer Receipt/CR)


Berdasarkan uraian yang telah ada sebelumnya dapat disimpulkan penjualan adalah suatu bidang yang khusus pada penjualan yang mencakup bidang perencanaan dan penerapan prosedur – prosedur, dalam hal ini sistem memegang peranan penting dalam menunjang keberhasilan operasi suatu perusahaan. Sistem informasi penjualan adalah suatu sistem yang berhubungan langsung dengan data-data transaksi penjualan produk yang terjadi di perusahaan.

B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Dari peneliti terdahulu diperoleh : Peneliti

: Hendra

Judul

: Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer Dengan Program Aplikasi Microsoft Excel Dalam Penyajian Laporan Penjualan Pada PT. Maxima Madison Indonesia Medan

Teknik analisa data

: Metode deskriptif yaitu metode analisa data yang dilakukan dengan mengumpulkan data, menyusun, merumuskan dan menafsirkan serta menganalisa data, sehingga memberikan gambaran yang nyata mengenai penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer dalam perusahaan.

Hasil penelitian

: Sistem akuntansi manual yang selama ini digunakan perusahaan dalam mencatat transaksi penjualan seharihari yang terjadi di perusahaan hingga penyajian laporan penjualan.

Dokumen

penjualan

yang

digunakan


perusahaan berupa faktur penjualan yang terjadi seharihari. Adapun faktur penjualan memiliki beberapa kolom, yaitu no. faktur, tanggal, nama, alamat, quantity, harga jual, jumlah harga jual dari perusahaan.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. banyak sehingga perlu dilakukan pendelegasian tugas kepada masing-masing

Recommend Documents