BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Tinjauan Teoritis 1. Pemeriksaan a. Definisi Pemeriksaan Secara umum pengertian pemeriksaan adalah proses perbandingan antara kondisi dan kriteria. Kondisi yang dimaksud disini adalah kenyataan yang ada atau keadaan yang sebenarnya yang melekat pada objek yang diperiksa. Kriteria adalah tolak ukur, yaitu hal yang seharusnya terjadi atau hal yang seharusnya melekat pada objek yang diperiksa.
Defenisi pemeriksaan menurut Mulyadi
(2002 ; 40) : suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan tentang kejadian ekonomi, dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuain antara pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Pemeriksaan dilakukan dalam rangka pengendalian suatu kegiatan yang dijalankan oleh suatu unit usaha tertentu. Oleh karena itu, pemeriksaan merupakan bagian dari pengawasan
sedangkan pengawasan merupakan bagian dari
pengendalian. Pengawasan terdiri dari pengawasan dan tindak lanjut. Suatu pengawasan akan menghasilkan temuan-temuan yang memerlukan tindak lanjut. Apabila keseluruhan tindak lanjut itu dilakksanakan, maka keseluruhan pekerjaan tersebut merupakkan pengendalian. Akan tetapi bilamana tindak lanjut tidak dilaksanakan maka tetap dinamakan pengawasan. b. Jenis Pemeriksaan
Universitas Sumatera Utara
Alvin A. Arens dkk. (2003 : 13-15) dalam bukunya “Auditing And Assurance Services” membedakan pemeriksaan menjadi 3 jenis. 1) Pemeriksaan Operasional (Operational Audits) Pemeriksaan operasional adalah salah satu jenis pemeriksaan yang dilakukan terhadap prosedur, metode, dan operasi kegiatan suatu entitas untuk menilai efektivitas dan efesiensi kegiatan entitas tersebut. Pada akhir pemeriksaan operasional diajukan saran-saran/ rekomendasi yang ditujukan kepada pihak manajemen peruasahaan. Tujuannya untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan tersebut. Ruang lingkup pemeriksaan operasional tidak terbatas pada masalah-masalah akuntansi saja, melainkan dapat meliputi evaluasi terhadap struktur organisasi, metode produksi, pemasaran hasil produksi, dan bidang lainnya yang menjadi keahlian pemeriksa. 2) Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audits) Pemeriksaan ketaatan adalah suatu proses pemeriksaan atas ketaatan perusahaan yang bersangkutan terhadap pelaksanaan peraturan, prosedur, kontrak yang ditetapkan oleh pihak berwenang, baik pemerintah maupun manajemen perusahan itu sendiri. Hasil pemeriksaan ketaatan semuanya dilaporkan kepada pimpinan perusahaan. 3) Pemeriksaan Laporan Keuangan (Financial Statement Audits) Pemeriksaan laporan keuangan adalah proses pemeriksaan yang dilakkukan atas laporan suatu organisasi atau perusahaan dengan tujuan untuk memberikan pendapat atas kewajaran penyajian laporan keuangan tersebut dimana kriteria yang berlaku adalah Standar Akuntansi Keuangan (SAK) untuk Indonesia atau secara internasional dikenal sebagai Generally Accepted Acounting Principles (GAAP). Selain itu menurut Sukrisno Agoes (2004 : 10-12) membagi pemeriksaan ke dalam 2 jenis. 1) Ditinjau dari luasnya pemeriksaan, pemeriksaan dapat dibedakan menjadi pemeriksaan umum dan pemeriksaan khusus. a) Pemeriksaan Umum (General Audit) Merupakan pemeriksaan yang bertujuan untuk memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan secar menyeluruh. b) Pemeriksaan Khusus (Special Audit) Suatu pemeriksaan terbatas (sesuai dengan permintaan auditee) yang dilakukan oleh KKAP yang independen, dan pada akhir
Universitas Sumatera Utara
pemeriksaannya auditor tidak perlu memberikan pendapat terhadap kewajaran laporan keuangan secara keseluruhan. 2) Ditinjau dari jenis pemeriksaan, pemeriksaan dibedakan atas audit operasional, pemeriksaaan ketaatan, pemeriksaan intern dan komputer audit. a) Audit Operasional (Management Audit) Suatu pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk kebijaan akuntansi dan kebijakan operasional yang ditentukan oleh manajemen, untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah dilakukan secara efektif, efesien dan ekonomis. b) Pemeriksaan Ketaatan (Compliance Audit) Pemeriksaan yang dilakukan untuk mengetahui apakah perusahaan telah menaati peraturan- poeraturan dan kebijakankebijakan yang berlaku, baik yang ditetapkan oleh pihak intern perusahaan maupun pihak ekstern perusahaan. c) Pemeriksaan Intern (Internal Audit) Pemeriksaan yang dilakukan oleh bagian internal audit perusahaan, baik terhadap laporan keuangan dan catatan akuntansi perusahaan, maupun ketaatan terhadap kebijakan manajemen yang telah ditentukan. d) Komputer Audit Pemeriksaan oleh KAP terhadap perusahaan yyang memproses data akuntansinya dengan menggunakan EDP (Electonic Data Processing) system.
2. Pemeriksaaan Operasional a. Definisi Pemeriksaan Operasional
Pemeriksaan operasional merupakan suatu pemeriksaan yang bertujuan memeriksa efisiensi dan efektivitas suatu kegiatan yang menilai apakah cara-cara pengelolaan yang diterapkan dalam kegiatan tersebut telah berjalan dengan baik. Definisi pemeriksaan operasional menurut Boynton dkk (2003;498) “Suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas, efesiensi, dan kehematan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat hasil evaluasi tersebut beserta rekomendasi perbaikan”.
Universitas Sumatera Utara
Audit operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:12) “An operational audit is a review of any part of an organization’s operating procedures and method for the purpose of evaluating efficiency and effectiveness.” Berdasarkan definisi diatas, audit operasional merupakan penelaahan terhadap metode dan prosedur operasi suatu organisasi untuk menilai efisiensi dan efektifitasnya. Setelah audit operasional berakhir auditor memberikan sejumlah saran kepada manajemen untuk memperbaiki jalannya operasi perusahaan. Dari definisi diatas dapat disimpulkan beberapa hal yang menjadi inti dari pemeriksaan operasional. 1) Pemeriksaan operasional merupakan penelaahan sistematis yang menentukan bahwa proses pengumpulan dan penganalisaan bukti dilakukan secara sistematis berdasarkan pengamatan dan analisa yang objektif. 2) Objek pemeriksaan operasional berupa kegiatan, program, unit atau fungsi yang menjadi bagian dari suatu organisasi. 3) Tujuan pokok diadakannya pemeriksaan operasional adalah efisiensi dan
efektivitas,
dan
kehematan
serta
lebih
mengidentifikasi
kemungkinan perbaikan. 4) Pemeriksaan operasional lebih berorientasi kemasa depan, artinya hasil dari penilaian berbagai kegiatan operasional diharapkan dapat membantu manajemen dalam meningkatkan efisiensi penggunaan
Universitas Sumatera Utara
berbagai sumber daya yang ada dan meningkatkan efektifitas pencapaian tujuan yang ditetapkan oleh organisasi. 5) Pemeriksaan operasional, hasil evaluasi dapat dilaporkan kepada pihak-pihak yang berwenang dan memberikan rekomendasi yang berguna bagi peningkatan dan perbaikan kepada pihak manajemen.
b. Jenis Pemeriksaan Operasional Pengklasifikasian pemeriksaan operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:799) dibedakan atas pemeriksaan fungsional, pemeriksaan organisasi, pemeriksaaan khusus. 1) Pemeriksaan Fungsional (Functional Audit), yaitu fungsi yang berhubungan dengan salah satu atau lebih fungsi dalam organisasi, contohnya fungsi penagihan atau fungsi produksi. 2) Pemeriksaan Organisasi (Organizational Audit), yaitu pemeriksaan ini berhubungan dengan unit organisasi secara keseluruhan, seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan. Pemeriksaan organisasional ini menekankan pada seberapa efekktif dan efisien fungsi yang ada saling berkaitan satu dengan lainnya. 3) Pemeriksaan Khusus (Special Assigment), yaitu dalam pemeriksaan operasional, pemeriksaan ini memiliki tujuan dan ruang lingkup yang khusus. Penugasan khusus ini muncul berdasarkan permintaan dari pihak manajemen untuk menyelidiki masalah dalam organisasi.
c. Tujuan Pemeriksaan Operasional Tujuan pemeriksaaan operasional menurut IBK. Bayangkara (2008:4) memiliki 3 elemen pokok yaitu kriteria, penyebab dan akibat.
Universitas Sumatera Utara
1) Kriteria (Criteria) Merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu/kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya. 2) Penyebab (Cause) Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukanoleh setiap individu/kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat bersifat positif, program/aktifitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negative, program/aktifitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan. 3) Akibat (Effect) Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif menunjukkan program/aktifitas berjalan dengan tingkat pencapaian yang lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sedangkan akibat positif menunjukkan program/aktifitas telah terselenggara secara baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang ditetapkan. Tujuan audit harus mengacu pada alasan mengapa audit harus dilakukan, beberapa alasan yang mendasari diperlukannya audit operasional menurut IBK. Bayangkara (2008:22) : 1) terjadinya pemborosan dan ketidakefisienan penggunaan sumber daya perusahaan, 2) tujuan yang telah ditetapkan tidak tercapai, 3) adanya alternative yang lebih baik dalam pencapaian tujuan yang telah ditetapkan, 4) terjadinya penyimpangan dalam penggunaan sumber daya, 5) adanya penyimpangan terhadap peraturan dan kebijakan perusahaan, 6) sistem informasi dan pelaporan yang kurang baik. Tujuan audit operasional menurut Mulyadi (2002:32) : 1) mengevaluasi kinerja, 2) mengidentifikasi kesempatan untuk peningkatan, 3) membuat rekomendasi untuk perbaikan atau tindakan lebih lanjut. Secara ringkas dapat disimpulkan bahwa pemeriksaan operasional dilakukan untuk mengevaluasi tingkat efisiensi dan efektivitas pelaksanaan aktifitas organisasi.
Pemeriksaan operasional mengidentifikasi timbulnya
Universitas Sumatera Utara
penyelewengan dan penyimpangan yang terjadi dan kemudian membuat laporan yang berisi rekomendasi tindakan perbaikan selanjutnya.
Audit operasional
merupakan salah satu alat pengendalian yang membantu dalam mengelola perusahaan dengan penggunaan sumber daya yang ada dalam pencapaian tujuan perusahaan dengan efektif dan efisien.
d. Kriteria Pemeriksaan Operational Kesulitan utama yang dihadapi dalam pemeriksaan operasional adalah menentukan kriteria untuk mengevaluasi apakah efisiensi dan efektivitas telah tercapai. Adapun beberapa pendekatan untuk menyusun kriteria untuk audit operasional menurut Arens dan Loebbecke (2000:804) yaitu kinerja masa lampau, kinerja perusahaan sejenis, standar teknik serta diskusi dan kesepakatan. 1) Kinerja Masa Lampau (Historical Performance) kriteria ini ditentukan berdasarkan hasil yang aktual dari periode sebelumnya, untuk mengetahui apakah hasil yang dicapai sekarang menjadi lebih baik atau lebih buruk. 2) Kinerja Perusahaan sejenis yang dapat diperbandingkan (Benchmarking or comparable performance) kriteria ini ditetapkan berdasarkan hasil yang dicapai perusahaan lain yang bergerak dibidang industri yang sama. 3) Standar Teknik (Engineering Standards) kriteria ini ditetapkan berdasarkan standar teknik, seperti menggunakan time and motion study untuk menentukan tingkat output yang dihasilkan. 4) Diskusi dan Kesepakatan (Discussion and Agreement) Merupakan criteria yang ditetapkan berdasarkan hasil diskusi dan persetujuan bersama antara manajemen dan pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan pemeriksaan operasional.
e. Tahapan Pemeriksaan Operasional
Universitas Sumatera Utara
Beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam pemeriksaan operasional, menurut IBK. Bayangkara (2008:10) yaitu audit pendahuluan, review dan pengujian pengendalian manajemen, audit terinci, pelaporan dan tindak lanjut. 1) Audit Pendahuluan Dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek yang diaudit. Disamping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan, dan kebijakan berkaitan dengan aktifitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengidentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Dari informasi latar belakang ini, auditor dapat menentukan beberapa tujuan audit sementara. 2) Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen Auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektifitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang telah di buat pada audit pendahuluan, hasil pengujian manajemen pengendalian manajemen ini dapat mendukung tujuan audit sementara tersebut menjadi tujuan audit yang sesungguhnya, atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup bukti-bukti untuk mendukung tujuan audit tersebut. 3) Audit Terinci Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah ditentukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. 4) Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengkomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen(objek audit) tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. 5) Tindak Lanjut Tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut (perbaikan) sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan manajemen melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah
Universitas Sumatera Utara
merupakan hasil diskusi dengan berbagai pihak berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut.
yang
3. Pembelian a. Definisi Pembelian
Istilah pembelian (purchasing) sinonim dengan pengadaan barang (procurement) yang mempunyai arti bahwa peran fungsi pembelian adalah untuk mengadakan material pada kualitas yang tepat dan kuantitas yang tersedia untuk digunakan dalam operasi pada waktu yang tepat dan tempat yang tepat.
Pada intinya pembelian merupakan kegiatan yang menyeluruh dan terfokus pada pengadaan material dan jasa yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi.
Bagian pembelian berfungsi dalam menentukan kebutuhan
memilih pemasok, penerimaan material sesuai waktu, harga, bentuk dan kondisi yang layak, menerbitkan kontrak atau order dan memastikan pengiriman.
Berdasarkan kebutuhannya, pembelian dapat dibedakan kedalam 3 jenis sebagai berikut :
1) pembelian barang dagang, 2) pembelian barang kebutuhan kantor, 3) pembelian barang teknik.
Pembelian juga dibedakan kedalam pembelian lokal dan pembelian import.
Universitas Sumatera Utara
1) Pembelian Lokal, yaitu pembelian dari pemasok dalam negeri.
2) Pembelian Import, yaitu pembelian dari pemasok luar negeri.
b. Tujuan Pembelian
Tujuan dari pembelian adalah memberikan aliran material, persediaan dan pelayanan yang berkesinambungan yang dibutuhkan dalam menjalankan perusahaan. Untuk itu terdapat beberapa faktor yang diperlukan dalam melakukan pembelian, yaitu tenggang waktu, persentase pengiriman tepat waktu, daya tahan produk, spesifikasi teknik, persaingan harga, serta pengalaman masa lapau bersama pemasok lainnya.
c. Sistem Akuntansi Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Adapun fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah fungsi gudang, fungsi pembelian, fungsi penerimaan dan fungsi akuntansi.
1) Fungsi gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang diterima oleh fungsi penerimaan. 2) Fungsi pembelian
Universitas Sumatera Utara
Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam mengadakan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi penerimaan Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas. Barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima barang dari pemebelian yang berasal dari transaksi retur penjualan. 4) Fungsi akuntansi fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan persediaan.
Dalam sistem akuntansi pembelian,
fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau penyelenggaraan kartu utang sebagai buku pembantu utang.
Adapun jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian, diuraikan sebagai berikut : 1) fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian, 2) fungsi pembelian meminta penawaran harga dari berbagai pemasok,
Universitas Sumatera Utara
3) fungsi pembelian menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, 4) fungsi pembelian membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih, 5) fungsi penerimaan memeriksa dan menerima barang yang dikirim oleh pemasok, 6) fungsi penerimaan menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan, 7) fungsi penerimaan melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi, 8) fungsi akuntansi menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah : 1) surat permintaan pembelian, 2) surat permintaan penawaran harga, 3) surat order pembelian, 4) laporan penerimaan barang, 5) surat perubahan order, 6) bukti kas keluar.
d. Pengendalian Internal Atas Pembelian Dalam sistem pembelian terdiri dari dua hal penting, yaitu pengendalian internal dan fungsi yang terkait dengan pembelian.
Adapun prosedur
Universitas Sumatera Utara
pengendalian internal menurut Arens dan Loebbecke (2000;295) terdiri dari pemisahan tugas yang cukup, otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat, dokumen dan catatn khusus, pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatancatatan, serta tanda-tanda independen dalam pelaksanaan. 1) Pemisahan tugas yang cukup Bertujuan untuk mencegah kecurangan dan kesalahan yang mampu, arti khusus bagi auditor, meliputi : pemisahan antara pemeliharaan asset dengan akuntansi untuk melindungi perusahaan terhadap tindakan pencurian. Pemisahan antara otorisasi transaksi dengan pemeliharaan yang berhubungan dengan asset untuk mencegah kemungkinan tindakan pencurian dalam organisasi, pemisahan antara tanggung jawab operasi dengan tanggung jawab catatan penyimpanan untuk memastikan informasi yang tidak memihak, serta pemisahan antara tugas teknologi informasi dengan tugas pengguna utama diluar teknologi informasi untuk mengganti kemungkinan tugas ini sangat beruntung pada ukuran organisasi. 2) Otorisasi transaksi dan aktivitas yang tepat Meliputi otorisasi umum dan otorisasi khusus. Otorisasi umum berarti bahwa manajemen menetapkan kebijakan organisasi untuk dipatuhi, sedangkan otorisasi khusus digunakan untuk transaksi individual. 3) Dokumen dan catatan khusus Dokumen dan catatan khusus merupakan objek fisik dimana transaksi dimasukkan dan diikhtisarkan, yang meliputi: faktur penjualan (sales invoice), pesanan dan pembelian (purchase order), catatan tambahan (subsidiary records), jurnal-jurnal penjualan (sales journals), dan kartu-kartu waktu karyawan (employee time cards). Dokumen ini harus memberikan jaminan yang cukup bahwa seluruh aset telah di control dengan tepat dan seluruh transaksi telah dicatat dengan benar, dan sebaiknya diberi nomor berurutan untuk memudahkan pengendalian terhadap dokumen yang hilang dan sebagai suatu bantuan dalam menemukan dokumen ketika diperlukan kemudian hari. 4) Pengendalian fisik terhadap aset-aset dan catatan-catatan Tipe terpenting dari tindakan pencegahan untuk usaha melindungi aset-aset dan catatan-catatan adalah dengan menggunakan tindakan pencegahan secara fisik, karena jika aset-aset tidak dilindungi, maka catatan-catatan tersebut akan dapat dicuri, rusak atau hilang. 5) Tanda-tanda independen dalam pelaksanaan Karakteritik utama dari orang-orang yang melaksanakan prosedur verifikasi internal adalah independen dari individu-individu yang pada umumnya bertanggung jawab untuk mempersiapkan data, yang berarti adalah pemisahan tugas.
Universitas Sumatera Utara
4. Pemeriksaan Operasional Atas Sistem Pembelian Untuk Meningkatkan Efisiensi Dan Efektivitas Perusahaan
Menurut IBK. Bayangkara dalam bukunya Audit Manajemen (2008:13) “efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan melakukan operasinya, sehingga dicapai optimalisasi penggunaan sumber daya yang dimiliki”.
Pengertian efektivitas menurut IBK. Bayangkara (2008:14) “efektivitas dipahami sebagai tingkat keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya”.
Efektivitas operasi merupakan kegiatan pokok yang penting di dalam suatu perusahaan, karena dari kegiatan itu sasarannya adalah penghematan (waktu, tenaga dan biaya) dan pencapaian tujuan perusahaan. Dalam suatu organisasi yang menerapkan pencapaian tingkat efisiensi yang tinggi, mungkin akan terhambat dalam hal pencapaian efektivitas atau sebaliknya. Jadi efisiensi dapat menjadi pelengkap tetapi juga dapat bertentangan dengan efektivitas. Oleh karena itu diperlukan suatu upaya untuk mengendalikan tingkat efektivitas dalam pelaksanaannya.
Untuk mengetahui hal tersebut diperlukan adanya suatu
pemeriksaan operasional atas suatu kegiatan guna mengetahui tercapai atau tidaknya efektivitas yang telah ditetapkan perusahaan sebelumnya.
Peranan
pemeriksaan
operasional
atas
sistem
pembelian
dalam
hubungannya untuk meningkatkat efisiensi dan efektivitas perusahaan meliputi
Universitas Sumatera Utara
seluruh aspek dan kegiatan yang bersangkutan dengan pembelian.
Tujuan
dilakukannya pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian adalah :
a. menilai pelaksanaan kegiatan pembelian, b. mencari alternatif dalam usaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas pembelian, c. memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan yang ditemukan.
Dalam melakukan penilaian kegiatan pembelian, auditor harus berpegang pada prinsip bahwa prosedur yang ditetapkan dalam pemeriksaan telah mengandung pokok-pokok pengendalian yang cukup, sehingga dapat mengurangi risiko ketidakefisienan dan ketidakefektifan hingga pada tingkat terendah, akan tetapi auditor harus menyadari bahwa pengendalian yang berlebihan akan mengakibatkan kegiatan menjadi kurang efisien dan kurang efektif.
Dengan adanya analisa dan pengujian atas aktivitas pembelian, maka auditor dapat memberikan rekomendasi atau saran-saran bagi perusahaan untuk mempertahankan prestasi atau menanggulangi kelemahan yang ada dalam upaya mencapai efektivitas pembelian.
Dari rekomendasi atau saran-saran yang
diberikan oleh auditor, perusahaan dapat segera mengambil tindakan untuk menanggulangi kelemahan dan meningkatkan prestasinya melalui alternatifalternatif yang direkomendasikan berdasarkan penilaian kegiatan dan analisa pembelian.
Universitas Sumatera Utara
B. Tinjauan Penelitian Terdahulu Tabel 2.1 Penelitian Terdahulu No.
Nama Peneliti
Tahun
Hasil Penelitian
Penelitian Audit operasional dapat menunjang 1
Melisa Regina
2007
efektivitas
pengendalian
internal
pembelian. Prosedur pembelian yang diterapkan oleh PT. Megah Utama Tbk, Gresik 2
Hanik Silfiah
2008
telah berjalan dengan efektif dan efisien.
Perbedaan penelitian terdahulu dengan penelitian penulis terletak pada masalah yang diteliti penulis. Pada penelitian terdahulu masalah yang diteliti penulis bertujuan :
1. untuk mengetahui apakah pelaksanaan audit operasional berperan dalam menunjang efektivitas pengendalian internal pembelian, 2. untuk mengetahui apakah prosedur pembelian telah berjalan secara efektif dan efisien.
Adapun masalah yang diteliti oleh penulis, adalah untuk mengetahui bagaimana pelaksanaan sistem manajemen pembelian dan mengetahui bagaimana pelaksanaan pemeriksaan operasional atas kegiatan pembelian agar dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada PT.PP London Sumatra Indonesia, Tbk Medan.
Universitas Sumatera Utara
Perbedaan lainnya terletak pada metode penelitian, dimana metode penelitian yang digunakan penulis adalah analisis deskriptif kualitatif dengan tambahan kuesioner yang digunakan untuk memperkuat hasil analisisnya.
C. Kerangka Konseptual Berkembangnya suatu perusahaan diikuti dengan kompleksnya aktivitas yang dijalankan, hal ini menuntut pelaksanaan aktivitas yang efektif untuk mendukung pencapaian tujuan yang ditetapkan terutama di bidang pembelian, sedangkan untuk mengetahui perbandingan sampai sejauh mana tujuan yang ditetapkan tersebut tercapai dibandingkan dengan kondisi yang ada, perlu dilakukan pemeriksaan operasional.
PEMERIKSAAN OPERASIONAL
EFEKTIF DAN EFISIEN
SISTEM PEMBELIAN
PENGENDALIAN INTERNAL
Gambar 2.1 Kerangka Konseptual
Universitas Sumatera Utara
Aktivitas yang efektif memerlukan pengendalian internal yang baik, yang mana dilakukan oleh sistem manajemen pembelian yang sesuai dengan tugas-tugasnya dan berpedoman kepada kebijakan perusahaan agar mendapatkan hasil yang memuaskan. Proses pemeriksaan operasional adalah evaluasi atas pelaksanaan berbagai kegiatan
operasional
perusahaan
khususnya
aktivitas
pembelian
dalam
perusahaan. Hasil evaluasi ini berupa efektivitas yang telah dicapai perusahaan. Sasarannya adalah membantu manajemen dalam meningkatkan kinerja yang terdiri dari efektivitas. Sasaran ini diwujudkan dalam bentuk rekomendasi yang bersifat konstruktif. Temuan dari hasil pemeriksaan operasional harus disertai rekomendasi kepada manajemen dan adanya tindak lanjut oleh perusahaan, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas pembelian.
Universitas Sumatera Utara
