BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Perusahaan merupakan suatu bentuk organisasi formal dan merupakan wadah dimana sistem kerjasama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai upaya untuk mencapai tujuan tertentu yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Banyak faktor yang yang mempengaruhi upaya untuk mencapai tujuan dari suatu perusahaan. Faktor-faktor tersebut adalah sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Peranan manajemen perkantoran sangat dibutuhkan oleh semua bentuk organisasi baik perusahaan, instansi pemerintah ataupun badan usaha lainnya. Dalam manajemen perkantoran, semua pelaksanaan kegiatan kantor tidak terlepas dari penerapan fungsi-fungsi manajemen. Tanpa adanya penerapan manajemen perkantoran yang baik, maka tidak mungkin usaha yang dijalankan oleh badan usaha tersebut dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju. Oleh karena itu, semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, menuntut manusia untuk bertindak semakin lebih cepat dan tepat dengan memperhatikan efisiensi di segala bidang, sebab perkembangan teknologi akan menuntut suatu organisasi harus bekerja secara profesional. Sulit sekali bagi suatu perusahaan untuk mencapai sukses tanpa pelaksanaan manajemen perkantoran secara efektif. Manajemen perkantoran sangat penting untuk menunjukkan cara
1
2
bagaimana menuju kearah pelaksanaan pekerjaan yang lebih baik, yaitu dengan mengurangi hambatan-hambatan yang mungkin terdapat pada suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Manajemen perkantoran dapat didefenisikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu. Pekerjaan kantor dapat dirinci dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut yaitu, (Sedarmayanti, 2001 : 7) : 1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya. 2. Membuat rekening 3. Surat-menyurat 4. Mengurus dan mengirimkan surat-surat pos 5. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan Luas sempitnya ruang lingkup pekerjaan kantor berfungsi, memberi fasilitas kepada pelaksanaan tugas pokok suatu instansi atau perusahaan, melayani, dan memudahkan koordinasi terhadap kegiatan-kegiatan pokok. Pekerjaan kantor berarti kegiatan
mengumpulkan, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan. Dengan berbagai macam keterangan disediakan sesuai dengan kebutuhan, dan keterangan tersebut memudahkan tercapainya tujuan yang diinginkan, atau memungkinkan penyelesaian pekerjaan operasional dengan lebih baik.
3
Adapun pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara meliputi pengaturan pekerjaan surat-menyurat, penataan ruangan, penentuan lingkungan kerja yang efektif, penyediaan alat-alat dan persediaan kantor. Pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara dapat dikatakan berjalan dengan baik dan lancar sesuai dengan tugasnya masing-masing. Hal ini terlibat dengan adanya pembagian tugas yang jelas mulai dari jabatan yang paling atas sampai yang paling bawah. Pelaksnaan Manajemen Perkantoran di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara sudah berjalan dengan baik sesuai keinginan pegawainya, karena tata ruangan yang sudah di lengkapi fasilitas kantor agar membantu pekerjaan pegawai untuk berjalan secara efisien. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis merasa tertarik memilih judul untuk tugas akhir ini yaitu : Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara. B. Perumusan Masalah Peranan kantor berkembang dengan pesat dan sangat menentukan keberhasilan suatu organisasi dalam rangka mencapai tujuannya, demikian juga fungsi dan tanggung jawab seorang pimpinan dalam suatu kantor. Mengingat bahwa peranan manajemen perkantoran adalah suatu peranan yang luas dan di butuhkan dalam mencapai tujuan perusahaan agar dapat mengalami perkembangan kearah yang lebih maju, maka penulis akan membatasi
4
pokok yang akan dibahas agar tidak terjadi penyimpangan. Adapun masalah yang akan dibahas penulis adalah “ Bagaimana Pelaksanaan Manajemen Perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara ?”.
C. Tujuan Penelitian Adapun tujuan penelitian adalah untuk mengetahui tentang pelaksnaan manajemen perkantoran di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah: 1. Bagi Penulis, untuk dapat melihat bagaimana peranan dari manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara. 2. Bagi perusahaan, dapat menjadi bahan koreksi dalam rangka perbaikan apabila terdapat kelemahan-kelemahan dalam menjalankan kegiatan pelaksanaan manajemen perkantoran di suatu perusahaan. 3. Bagi pihak lain. diharapkan penelitian ini menjadi ilmu pengetahuan, menambah informasi dan wawasan bagi para pembaca.
E. Jadwal Kegiatan Dalam penulisan Tugas Akhir ini, jadwal kegiatan dapat dilihat pada tabel 1.1 untuk pengumpulan data dan penyusunan laporan tugas akhir. Penelitian dilakukan di Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara Jl. A.H Nasution No.6 P.Masyhur.
5
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan Penulisan Tugas Akhir NO
KEGIATAN
MINGGU KE 1
1
Persiapan
2
Pengumpulan Data
3
Penulisan Laporan
2
3
4
5
6
Sumber : Penulis (2015) F. Sistematika Penulisan Adapun rencana isi dari penulisan ini adalah : BAB I. PENDAHULUAN Pada bab ini penulis akan membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan penulis, manfaat penulisan, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI Pada bab ini penulis akan membahas sejarah ringkas perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara. BAB III. PEMBAHASAN Pada bab ini penulis akan menguraikan pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara yaitu pengertian manajemen,
6
pengertian kantor dan fungsi kantor serta pengertian dan tujuan manajemen perkantoran. BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran tentang pelaksanaan manajemen perkantoran pada Dinas Pertanian Provinsi Sumatera Utara.
