BAB 1 PENDAHULUAN A. Latar Belakang Suatu organisasi merupakan bentuk formal dan merupakan wadah dimana sistem kerja sama dilakukan dalam melaksanakan berbagai aktivitas untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi yang diharapkan. Secara umum tujuan dan sasaran yang diharapkan dapat dicapai dengan mendapatkan laba yang wajar, pertumbuhan dan terjaminnya kelangsungan hidup dari organisasi itu sendiri. Agar tujuan organisasi dapat terwujud maka pimpinan harus memberikan perhatian yang serius terhadap pegawai, serta menciptakan suatu kondisi kerja yang dapat meningkatkan semangat kerja mereka. Upaya untuk menggerakkan tenaga kerja (karyawan) merupakan tugas penting bagi perusahaan (lembaga). Perusahaan harus mampu melakukan pembinaan terhadap karyawan agar mereka dapat melakukan aktifitas kerja secara efektif dan efisien. Dengan melakukan pembinaan terhadap karyawan, akan diperoleh tenaga kerja (karyawan) yang berkualitas, berkompeten, handal, memiliki moral yang baik, dan memiliki semangat kerja yang tinggi untuk mencapai tujuan yang tepat sasaran. Prestasi kerja karyawan diharapkan akan meningkatkan semangat kerja yang tinggi. Salah satu upaya untuk meningkatkan prestasi kerja karyawan adalah dengan menerapkan konsep motivasi yang tepat. Pemberian motivasi kepada karyawan harus dapat dilaksanakan dengan baik sehingga mampu meningkatkan semangat kerja.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Barelson dan A.Stainer dalam Organisasi dan Motivasi (1996:95) Motivasi merupakan keadaan kejiwaan dan sikap mental manusia yang memberikan energi, mendorong
kegiatan atau gerakan mengarah atau
menyalurkan perilaku kearah mencapai kebutuhan yang memberikan keputusan atau mengurangi ketidakseimbangan. Orang mau bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhan dan keinginan (fisik dan mental) baik itu kebutuhan yang disadari maupun kebutuhan yang tidak disadari. Kebutuhan setiap orang adalah sama misalnya setiap orang butuh makan dan minum, tetapi keinginan dari setiap orang itu tidak sama, karena dipengaruhi oleh selera, kebiasaan dan lingkungannya. Begitu juga dilingkungan kerja, pimpinan juga sulit untuk mengetahui kebutuhan (needs) dan keinginan (wants) yang diperlukan bawahan dari hasil pekerjaan nya. Oleh sebab itu, seorang pimpinan selalu berupaya mencari cara yang tepat untuk memberikan motivasi kepada pegawainya. Dengan ini peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris sangatlah penting karena Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan. Sekretaris diharapkan dapat cekatan, cepat, dan tanggap dalam melakukan pekerjaannya. Karena sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinannya, namun turut berpartisipasi dan berperan dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi atau perusahaan yang menaunginya. Sekretaris harus banyak memahami tentang perusahaan tempatnya bekerja, apa yang akan dihadapi, bagaimana mengatasinya dengan cepat dan tepat dan memiliki
Universitas Sumatera Utara
informasi-informasi yang dapat membantu kelancaran tugas pimpinan maupun perusahaan atau organisasinya. Selain itu sekretaris bukan semata mata hanya memberikan bantuan kepada pimpinannya dalam hal mengetik, menyimpan surat, menerima tamu dan menerima telepon saja, akan tetapi sekretaris dituntut dapat membantu dalam hal menyiapkan serta menyelesaikan masalah yang berkaitan dengan bidang perkantoran. Sekretaris sebagai suatu profesi sudah cukup jauh berkembang sedemikian rupa, sehingga berkembang pula menjadi suatu profesi yang cukup berperan penting dan selalu diperlukan bagi suatu organisasi. Selain itu semakin pesatnya dunia usaha membuat banyak organisasi membutuhkan sekretaris profesional. Tugas seorang sekretaris cukup kompleks, sehingga memerlukan kreativitas yang cukup tinggi. Tidak semua pekerjaan sekretaris membutuhkan tanggung jawab yang sama, pekerjaan dan tanggung jawab itu pada dasarnya tergantung kepada tuntutan, kemampuan dan keahlian sekretaris yang bersangkutan dan tergantung kepada syarat yang diajukan oleh perusahaan yang bersangkutan. Pada intinya sekretaris harus mampu menangani segala pekerjaan yang dilimpahkan kepadanya dan menangani pekerjaan tersebut dengan penuh tanggung jawab. Sekretaris dapat dikatakan elemen yang penting dalam sebuah organisasi. Sekretaris dapat dikatakan tangan kanan atau orang kepercayaan dari pimpinan, sehingga menjadi orang yang dipercaya dalam membantu menyelesaikan tugas pimpinan bahkan menjaga rahasia organisasi atau perusahaan. Maka dengan tanggung jawab ini sekretaris harus memiliki kepribadian yang baik dan kuat, yaitu mampu
Universitas Sumatera Utara
menentukan dan mengatur dirinya sendiri dalam melakukan sesuatu dan mampu menempatkan diri dalam segala situasi. Dewasa ini yang sangat dirasakan dalam dunia profesi sekretaris adalah kurangnya pemenuhan terhadap kebutuhan sekretaris profesional yang cakap dan memiliki pengetahuan yang luas. Sering terjadi sekretaris tidak mampu menangani tugas pimpinan secara rinci sehingga tugas pimpinan menjadi terbengkalai dan tentu saja memberikan pengaruh terhadap organisasi. Pekerjaan pimpinan menjadi terhambat, sehingga pimpinan tidak dapat memberikan hasil kerja yang maksimal. Berdasarkan keterangan-keterangan diatas, maka penulis melakukan observasi yang berjudul “Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat Dekan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”
B. Perumusan Masalah Sekretaris memiliki peranan yang penting dalam suatu organisasi. Sekretaris diharapkan tidak hanya mampu cakap dalam membantu tugas pokok pimpinan, namun sekretaris harus ikut memberikan partisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi. Berdasarkan yang telah diuraikan diatas maka disini penulis melihat adanya permasalahan yang dapat diindentifikasi, masalah pokok tersebut adalah Bagaimana Peranan Motivasi Dalam Pelaksanaan Kerja Sekretariat Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara?
Universitas Sumatera Utara
C. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja Sekretariat Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Manfaat Penelitian 1. Bagi Fakultas dapat dijadikan bahan pertimbangan bagaimana cara memberi motivasi yang positif untuk meningkatkan kerja Sekretaris di Universitas Sumatera Utara. 2. Memperkenalkan pada lingkungan kerja yang sebenarnya dan menambah wawasan penulis dalam masalah Motivasi yang dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 3. Bermanfaat sebagai bahan referensi bagi penelitian selanjutnya.
E. Jadwal Kegiatan Penelitian ini dilakukan di Sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya, jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1.1. Jadwal Kegiatan BULAN No.
KEGIATAN
Mei 1
1.
Persiapan
2.
Pengumpulan Data
3.
Penulisan Laporan
Juni 2
3
4
1
2
3
4
Sumber: Penulis (2013)
F. Sistematika Penulisan Tugas Akhir ini dibagi atas 4 (empat) bab dan setiap bab nya dibagi atas beberapa sub bab antara lain : BAB I : PENDAHULUAN Dalam bab ini, dijelaskan latar belakang penelitian, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian. BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI Dalam bab ini, Dijelaskan mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan job description, jenis kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan. BAB III : PEMBAHASAN Dalam bab ini, Penulisan akan menguraikan tentang pengertian motivasi, prinsip-prinsip motivasi, jenis-jenis motivasi, teori-teori motivasi, pengertian
Universitas Sumatera Utara
sekretaris, tugas sekretaris, sekretaris dekan, motivasi dalam pelaksanaan kerja sekretaris Dekan Fakultas Ekonomi USU. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini penulis akan menguraikan kesimpulan dan saran mengenai peranan motivasi dalam pelaksanaan kerja Sekretariat Dekan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Universitas Sumatera Utara
