BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dalam rangka meningkatkan produktifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi unit kerja di lingkungan Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan serta didukung perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang berdampak luas terhadap berbagai aspek, salah satunya yaitu administrasi persuratan, maka dilakukan upaya diantaranya adalah dengan mengaplikasikan suatu sistem yang terintegrasi pada tiap unit operasional. Kegiatan pengurusan surat ini termasuk suatu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh suatu organisasi dan kegiatan pengurusan surat itu dapat berbeda bagi setiap instansi. Kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari organisasi atau instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan surat menurut prosedur pengurusannya dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar. Administrasi persuratan meliputi berbagai kegiatan yang dimulai dari penerimaan surat, pengarsipan surat, pembuatan disposisi surat kepada bagian lain serta pengontrolan disposisi maupun penelusuran kembali surat-surat yang ada. Waktu yang relatif lama dalam penelusuran surat sangat menghambat percepatan
1
2
dan ketepatan dalam pemberian informasi. Kegiatan administrasi persuratan dalam lingkungan Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan saat ini masih bersifat konvensional, dimana surat masuk maupun surat keluar masih menggunakan buku agenda dalam hal pencatatan maupun dalam pendistribusiannya. Dari sistem tersebut ada beberapa kekurangan atau kelemahan, yaitu banyaknya surat masuk dan surat keluar menyebabkan pengerjaannya kurang maksimal, proses pengkodean pada lembar Disposisi sering terjadi penggandaan atau pengulangan, proses pengarsipan surat kurang teratur sehingga pada saat pencarian data surat akan mengalami kesulitan dan membutuhkan waktu yang lama. Pusat pengolahan surat-surat baik surat masuk maupun surat keluar dipusatkan pada bagian administrasi umum. Untuk menunjang percepatan dan ketepatan alur informasi dalam persuratan ada beberapa cara yang diantaranya yaitu dengan dikemas dalam bentuk aplikasi yang dapat diakses melalui intranet/internet. Percepatan dan ketepatan informasi dapat dilakukan dengan merancang suatu sistem informasi yang dapat menyelesaikan masalah pengelolaan surat dalam kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan, untuk itulah dalam tugas akhir ini mengambil judul “Rancang Bangun Sistem Informasi Tata Persuratan Studi Kasus Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan”.
1.2
Perumusan Masalah
Melihat permasalahan pencatatan dan pengarsipan yang masih manual dan tidak teroganisir sangat berdampak pada tidak tercapainya hasil yang diinginkan. lamanya proses pencatatan surat kedalam buku-buku agenda oleh satu
3
orang staf bagian tata usaha penerima surat akan menyebabkan lamanya suratsurat yang masuk atau keluar untuk tiba di tujuan dan dapat terjadi kemungkinan bahwa staf yang menerima surat alpa dalam melakukan pencatatan ke dalam buku-buku agenda tersebut atau mungkin juga terjadi kesalahan dalam pencatatan kedalam buku-buku agenda tersebut. Berdasarkan permasalahan diatas, maka dapat diambil sebuah perumusan masalah sebagai berikut :
a. Bagaimana model persuratan elektronik berbasis web yang memenuhi persyaratan surat dinas yang baik serta mampu menutup kelemahan yang muncul pada surat dinas konvensional? b. Bagaimana membuat prototype yang mampu merepresentasikan model persuratan elektronik yang telah dihasilkan serta melakukan pengujian terhadap model surat elektronik yang telah dibuat? c. Bagaimana membuat sistem lebih efisien, dari saat surat diterima sampai penyelesaian evaluasi selesai; d. Membuat sistem persuratan yang terkomputerisasi.
1.3
Tujuan
Tujuan dari penulisan tugas akhir ini yaitu menghasilkan sistem informasi Tata Persuratan di Direktorat Jenderal Ketenagalistrikan yang dapat membantu meningkatkan efektivitas dan produktivitas kinerja di bidang persuratan, selain untuk merubah sistem yang masih konvensional ke dalam sistem komputerisasi yang berbasis web, selain itu juga tujuan dari perancangan aplikasi ini :
1. Efisiensi dan efektivitas pekerjaan
4
2. Penghematan penggunaan kertas 3. Kemudahan penggandaan dokumen 4. Penghematan tempat penyimpanan surat 5. Kemudahan pencarian berkas surat 6. Meminimalisasi resiko kehilangan berkas surat 7. Kemudahan pengendalian dan penelurusan dokumen sesuai penggunannya 8. Kemudahan pelacakan disposisi, status dan keberadaan dokumen hard copy / aslinya. 9. Memungkinkan manajemen / pimpinan unit kerja untuk tetap melakukan aktifitas walau berada di luar kantor 10. Meningkatkan response time dari surat masuk
1.4
Manfaat
Dengan adanya sistem yang baru diharapkan dapat berfungsi untuk menyelesaikan masalah-masalah yang sering terjadi saat ini, dapat meningkatkan fungsi masing-masing disposisi bagian dalam kinerjanya. Merancang dan menyusun sistem dan pelengkap pendukungnya. Selain itu juga manfaat dari perancangan ini : 1.
Mewujudkan efektivitas dan efisiensi dalam melaksanakan tugas dan fungsi satuan organisasi/unit kerja;
2.
Memudahkan pengelolaan dokumen naskah dinas dan penggunaannya; dan
3.
Menghemat sumber daya yang diperlukan dalam pengelolaan surat, memorandum, dan disposisi secara manual (kertas, caraka, dan lain-lain).
5
1.5
Batasan Masalah
Ruang lingkup permasalahan yang akan dibahas pada penulisan ini akan dibatasi pada : a. proses bisnis mulai dari pencatatan data surat masuk dan surat keluar juga pembuatan Disposisi yang disimpan ke sistem database; b. Pengolahan data persuratan yang akan dibuat dalam tampilan web yang sebelumnya dilakukan sistem konvensional; c. Pengoperasian sistem informasi web ini bisa dilakukan oleh setiap pegawai sesuai dengan login masing-masing; d. Untuk pembuatan disposisi hanya bisa dilakukan oleh Direktur Jenderal dan Sekretariat Direktorat Jenderal; e. Sistem informasi ini dibuat untuk menghasilkan informasi mengenai tata persuratan sesuai disposisi bagian; f. Website ini dibuat untuk penyimpanan data tentang tata persuratan baik surat masuk dan surat keluar juga Disposisi; g. Perancangan aplikasi ini menggunakan Apache, My Sql, dan PHP.
1.6
Metodologi Penulisan
Metode adalah suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan atau menyelesaikan sesuatu. Adapun metodologi penelitian yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai permasalahan yang ditemukan adalah :
a.
Studi Kepustakaan
6
Merupakan jenis metode yang dilakukan dengan mengumpulkan data yang ada hubungannya dengan topik permasalahan yang bersifat teoritis dengan cara membaca buku-buku, makalah, bahan kuliah dan membaca bahan-bahan sumber referensi lainnya. b.
Studi Literatur Merupakan metode yang dilakukan dengan mengunjungi dan mempelajari website atau situs-situs yang berhubungan dengan Tugas Akhir, seperti website sebuah instansi, serta mempelajari bahasa-bahasa pembrograman web dengan mengunjungi website-website yang menyediakan tutorial mengenai bahasa pemrograman yang akan digunakan.
c.
Wawancara Merupakan proses tanya jawab langsung kepada instansi terkait. Tujuannya agar sistem yang dibuat ini sedapat mungkin memenuhi harapan yang diinginkan.
d.
Uji Coba dan Evaluasi Hasil Pada tahap ini dilakukan uji coba dan analisis serta dilakukan evaluasi kelebihan dan kekurangan terhadap perangkat lunak yang telah di buat.
e.
Dokumentasi Pada tahap terakhir ini disusun buku sebagai dokumentasi dari pelaksanaan tugas akhir yang berisi konsep penunjang, perancangan perangkat lunak, pembuatan perangkat lunak, dokumentasi dari uji coba dan pada bagian akhir berisi tentang kesimpulan dan saran.
7
f.
Sofware pendukung : 1) Apache 2) MySQL 3) PHP
1.7
Sistematika Penulisan
Secara keseluruhan penulisan perancangan sistem informasi ini dapat digambarkan dalam beberapa bab dengan sistematika penulisan sebagai berikut :
BAB I PENDAHULUAN Pada bab ini diuraikan hal-hal yang berhubungan dengan latar belakang, perumusan masalah, tujuan penulisan, batasan masalah, metodologi penulisan dan sistematika penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini merupakan landasan teori yang berhubungan dengan penulisan. Secara garis besar membahas tentang gambaran umum sistem, informasi, teoritis tentang metodologi penulisan yang digunakan, teknik dan alat perancangan sistem serta teoritis mengenai perangkat yang digunakan serta bahasa Pemrograman PHP, Apache, dan MySQL yang digunakan oleh penulis sampai perancangan sistem ini menjadi bentuk aplikasi. BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM Bab ini berisikan tentang urutan-urutan dalam penyelesaian masalah tentang perancangan sistem yang baru. Juga berisikan tentang uraian
8
data-data yang diperoleh. Menjelaskan tentang proses bisnis / uraian prosedur, pembuatan desain sistem yang diusulkan, prosedur perubahan dari bentuk perancangan sistem sampai menjadi aplikasi. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada bab ini menerangkan dan menjelaskan aplikasi program yang telah dibuat, serta implementasi perancangan sistem yaitu cara pengoperasian aplikasi yang sudah dirancang, serta tampilan aplikasi yang telah diuji coba. BAB V PENUTUP Pada bab ini diuraikan kesimpulan dan saran yang dapat dilakukan dan dikerjakan dalam usaha dimasa mendatang untuk menghasilkan sistem yang lebih baik lagi.
