BAB 4 PERENCANAAN ULANG IMPLEMENTASI
4.1
Inisiasi Proyek Implementasi SAP-BPC ini diawali dengan adanya kebutuhan LPS terhadap sistem yang terintegrasi, efisien dan efektif, yang mampu memperbaiki seluruh masalah teknik yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran tahunan dan laporan keuangan dengan menggunakan software Zahir dan Excel Spreadsheet. Beberapa masalah teknik yang timbul seperti: •
Dalam proses penyusunan anggaran dilakukan dengan mengkonsolidasikan sejumlah Excel Spreadsheet dengan template yang telah ditentukan sehingga membutuhkan usaha manual tambahan untuk menggabungkan serta membuat perhitungan secara manual, serta transfer data realisasi dari Zahir ke Excel Spreadsheet untuk didistribusikan ke masing-masing divisi dengan usaha manual.
•
Perubahan atas asumsi anggaran yang mempengaruhi anggaran akan memerlukan waktu dan beban tambahan untuk melihat pengaruh perubahan tersebut terhadap anggaran.
•
Tidak adanya jaminan hasil yang bebas dari kesalahan manusia dan kesalahan perhitungan lainnya. Untuk itu, LPS melakukan sebuah pitching sistem yang mampu memperbaiki
masalah-masalah di atas. Kemudian PT. Astragraphia Information Technology mengajukan solusi untuk mengimplementasi SAP-BPC agar dapat mengatasi masalahmasalah di atas yang timbul dalam pelaksanaan penyusunan anggaran. Dan pihak LPS 103
104 dapat menerima solusi yang diajukan oleh PT. Astragraphia Information Technology. Setelah LPS menerima solusi tersebut, maka kedua belah pihak membuat kesepakatan bersama, bahwa PT. Astragraphia Information Technology bertanggung jawab dan terlibat secara penuh, dalam melaksanakan pengembangan sistem hingga penerapan SAP-BPC sesuai dengan kebutuhan LPS atas penyusunan proses bisnis dan konsolidasi anggaran.
4.2
Tujuan Implementasi SAP-BPC Adapun beberapa tujuan dari implementasi SAP-BPC di LPS, adalah sebagai berikut: •
Implementasi SAP-BPC ini dapat digunakan sebagai alat perencanaan, koordinasi, dan pengendalian proses bisnis penyusunan anggaran.
•
Mengurangi masalah teknis dalam penyusunan anggaran yang dapat menciptakan kerumitan dalam penggunaan Excel.
4.3
•
Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses konsolidasi usulan
•
Memperoleh data secara real time.
Project Charter Implementasi SAP-BPC Project Owner
: PT. Astragraphia Information Technology
Start Date
: 02 Maret 2009
Completion Date
:-
Vendor Project Manager
: I Made Suwendra
Client Project Manager
: Harapan Sinaga
105 4.4
Usulan Metodologi Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT Metodologi implementasi di bawah ini merupakan gabungan antara usulan perbaikan dan perencanaan awal PT. AGIT untuk mengatasi masalah-masalah yang timbul pada proses pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS yang mengakibatkan kemunduran waktu go live. Tahapan project preparation tidak dilaksanakan kembali karena tahapan ini merupakan persiapan awal yang harus dilaksanakan sebelum proyek ini dimulai. Tahapan-tahapan yang dilakukan untuk melaksanakan perbaikan implementasi adalah: •
Project Revision
•
Business Blueprint
•
Realization
•
Final Preparation
•
Go Live & Support
Gambar 4.1 Usulan Metodologi Implementasi SAP-BPC
1. Project Revision Tahapan project revision merupakan tahapan yang diusulkan untuk mengatasi masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT, dimana masalah-masalah ini
106 menyebabkan kemunduran proyek implementasi SAP-BPC di LPS. Kegiatankegiatan yang dilakukan dalam tahapan project revision adalah: •
Problem Diagnosis
•
Steering Committee Meeting
•
Training
Gambar 4.2 Tahapan Project Revision
1.1 Problem Diagnosis Dengan timbulnya berbagai masalah pada saat pre-UAT, seluruh anggota tim implementasi melakukan beberapa pertemuan antar tim implementasi untuk mengidentifikasi dan membahas seluruh masalah yang timbul pada saat pre-UAT. Setelah penyebab masalah tersebut dapat diidentifikasi oleh tim implementasi,
107 maka tim implementasi me-review kembali seluruh rangkaian kegiatan implementasi yang telah dilaksanakan dan menentukan solusi agar dapat mengatasi masalah-masalah tersebut, seperti: pembagian tanggung jawab tim implementasi, mengadakan training pada tiap tahapan untuk lebih memahami kebutuhan client dan kemampuan SAP-BPC, melakukan manajemen perubahan organisasi untuk mengatasi perubahan dan resiko perubahan yang terjadi, dan melakukan pengecekan kualitas pada tiap tahapan. Langkah-langkah yang dilakukan pada problem diagnosis adalah: • Mempersiapkan pertemuan untuk problem diagnosis: tim implementasi vendor mengatur jadwal pelaksanaan pertemuan, mempersiapkan materi yang akan disampaikan, dan menentukan peserta yang terlibat dalam pertemuan ini. • Melaksanakan pertemuan antar tim implementasi: pertemuan ini membahas masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT sehingga dapat diidentifikasikan penyebabnya, dan bersama-sama mencari solusi untuk menyelesaikan masalah-masalah tersebut.
1.2 Steering Committee Meeting Setelah menentukan solusi masalah yang telah dibahas pada kegiatan problem diagnosis, lalu tim implementasi mengadakan pertemuan dengan steering committee untuk menjelaskan permasalahan yang terjadi serta menyampaikan solusi penyelesaian masalah tersebut. Apabila solusi tersebut disetujui oleh steering committee, maka tim implementasi dapat merealisasikan solusi mengatasi masalah yang dapat dijalankan pada kegiatan selanjutnya, dan apabila solusi tidak disetujui oleh steering committee, maka tim implementasi harus mencari solusi masalah
108 yang lebih baik agar dapat disetujui oleh steering committee. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan steering committee meeting: • Mempersiapkan pertemuan steering committee: tim implementasi mengatur jadwal pertemuan steering committee, dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan. • Melaksanakan pertemuan steering committee: tim implementasi melakukan pertemuan dengan steering committee untuk menyampaikan masalah-masalah yang timbul pada saat pre-UAT, mengusulkan solusi penyelesaian masalah tersebut, dan meminta persetujuan kepada steering committee untuk melaksanakan solusi tersebut.
1.3 Training Usulan kegiatan ini merupakan salah satu solusi dari masalah yang berhubungan dengan aplikasi SAP-BPC. Usulan kegiatan training untuk memberikan pelatihan kepada tim implementasi vendor mengenai fitur dan fungsionalitas sistem SAP-BPC sehingga tim implementasi vendor mendapatkan pengetahuan teknikal yang lebih mengenai SAP-BPC serta dapat mengoptimalkan penggunaan SAP-BPC terhadap kebutuhan proses bisnis LPS. Tim implementasi yang bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan training ini adalah vendor project manager. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan training:
• Membuat perencanaan training tim implementasi SAP-BPC: vendor project manager mengatur jadwal pelaksanaan training, mengembangkan dan
109 mempersiapkan materi training yang akan disampaikan kepada seluruh tim implementasi. • Melaksanakan training dan membuat dokumentasi hasil pelatihan: tim implementasi melaksanakan training fitur teknikal SAP-BPC, setelah pelaksanaan training selesai vendor project manager bertanggung jawab pada dokumentasi hasil pelaksanaan training tersebut.
2. Business Blueprint Setelah tim implementasi dapat mengidentifikasikan masalah kegagalan preUAT maka dapat disimpulkan bahwa faktor penyebab kegagalan adalah penggambaran proses bisnis to-be di dalam dokumen blueprint yang terlalu global dan dokumen blueprint yang belum sign off sudah direalisasikan ke dalam SAP-BPC oleh tim implementasi. Untuk mengatasi dan memperbaiki masalah tersebut, maka tim implementasi melakukan rangkaian kegiatan berikut ini: •
Organizational Change Management
•
Workshop
•
Blueprint Documentation
•
Review Blueprint
•
Sign Off Blueprint
110
Gambar 4.3 Tahapan Business Blueprint
2.1 Organizational Change Management Kegiatan organizational change management merupakan usulan untuk mengetahui faktor-faktor sumber daya manusia dan sumber daya non-manusia yang memiliki pengaruh perubahan terhadap implementasi SAP-BPC. Kegiatan ini perlu dilakukan untuk memberikan dukungan dan asistensi dalam menggunakan SAP-BPC setelah implementasi. Tim implementasi yang bertanggung jawab untuk melaksanakan kegiatan ini adalah application team leader dan functional team
111 yang dapat mengatasi perubahan persepsi perusahaan, serta respon yang diperoleh terhadap manajemen perubahan yang mungkin timbul. Langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam kegiatan organizational change management adalah: • Membuat gambaran pengaruh perubahan proses bisnis setelah implementasi SAP-BPC: membuat gambaran perubahan merupakan langkah awal dari proses
manajemen
perubahan
organisasi,
yang
bertujuan
untuk
mempermudah tim implementasi menentukan prioritas dari komponen rencana perubahan. • Mengembangkan strategi sponsorship: tujuan dari pengembangan strategi sponsorship untuk memudahkan komunikasi kebutuhan tim implementasi vendor pada LPS. • Membangun framework komunikasi perubahan: framework komunikasi berisi pendekatan penyaluran informasi yang berhubungan dengan proyek dalam lembaga.
2.2 Workshop Kegiatan workshop telah dilakukan oleh tim implementasi dengan persentase pencapaian pelaksanaan sebesar 80% yang berarti proses pelaksanaan workshop ini belum dilakukan secara maksimal sehingga menyebabkan penggambaran proses bisnis di dalam dokumen blueprint tidak detil. Di dalam workshop ini, seluruh anggota tim implementasi mengadakan pertemuan untuk menentukan kebutuhan client yang belum tergambar di dalam dokumen blueprint tersebut.
112 •
Membuat persiapan workshop kebutuhan umum dan proses bisnis: tim implementasi vendor bertanggung jawab untuk membuat persiapan pelaksanaan workshop proses bisnis yang belum tergambar dalam dokuemn blueprint. Persiapan yang dilakukan tim implementasii vendor adalah membuat dan menyusun materi yang akan disampaikan kepada client di dalam workshop, menjadwalkan workshop, dan menentukan peserta workshop
•
Melakukan
workshop
kebutuhan
umum:
tim
implementasi
untuk
mengkonfirmasikan data records, chart of accounts, neraca, peraturan dan standar untuk transfer data dengan sistem aplikasi. •
Melakukan workshop proses bisnis: sama seperti halnya dalam pelaksanaan workshop kebutuhan umum, tim implementasi melakukan pertemuan untuk melengkapkan seluruh proses bisnis, pelaporan, interface, konversi, enhancements dan otorisasi yang diharapkan client.
2.3 Blueprint Documentation Setelah workshop kebutuhan umum dan workshop proses bisnis selesai dilakukan maka tim implementasi vendor melengkapi dokumen blueprint sesuai dengan hasil workshop yang telah disepakati oleh pihak client dan pihak vendor. Di dalam dokumen blueprint berisi proses bisnis to-be lembaga yang telah disesuaikan dengan fungsi dan kemampuan SAP-BPC secara detil yang menjadi dasar organisasi dan konfigurasi sistem yang akan dikembangkan.
113 2.4 Review Blueprint Vendor project manager memberikan dokumen blueprint kepada masingmasing anggota tim implementasi client untuk review blueprint document yang telah diperbaiki dan dilengkapi oleh tim implementasi vendor. Hal-hal yang diperhatikan
dalam
melaksanakan
review
blueprint
document
adalah
penggambaran proses bisnis, struktur organisasi, desain teknikal dan tugas dan peranan user.
2.5 Sign Off Blueprint Setelah tim implementasi client selesai melakukan review dokumen blueprint, maka tim implementasi mengadakan pertemuan kembali untuk verifikasi akhir kelengkapan dan keakuratan dari semua hasil yang didapatkan yang dituangkan dalam dokumen blueprint. Setelah tim implementasi menyetujui isi dari dokumen blueprint tersebut, maka steering committee, client project manager, dan vendor project manager melakukan sign off pada dokumen blueprint dan proyek berlanjut ke tahapan selanjutnya.
3. Realization Waktu go live yang semakin dekat dan dokumen blueprint belum sign off menyebabkan tim implementasi vendor memutuskan untuk melaksanakan tahapan realization dan business blueprint secara overlap, sehingga pada tahap realization ini sistem dikembangkan berdasarkan hasil workshop yang telah dilakukan. Oleh karena itu, terjadi kegagalan pre-UAT, dimana sistem yang dikembangkan tidak sesuai dengan kebutuhan user. Dalam melaksanakan perbaikan proyek, dokumen blueprint
114 harus mendapatkan sign off dari steering committee, client project manager, dan vendor project manager, agar dapat melanjutkan ke tahapan realization. Pada tahapan realization ini seluruh kebutuhan proses bisnis yang tercantum pada dokumen blueprint yang telah sign off diimplementasikan sepenuhnya ke dalam SAP-BPC oleh tim implementasi vendor. Sasaran utamanya pada tahapan realization adalah implementasi akhir di dalam sistem, pengujian secara keseluruhan, dan penggunaan sistem untuk operasi produksi. Adapun kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam tahapanan realization, yakni: •
Project Management
•
Organizational Change Management
•
Training
•
System Development
•
Internal Testing
•
Pre-UAT
•
UAT
•
Quality Check
115
Gambar 4.4 Tahapan Realization
116 3.1 Project Management Kegiatan project management merupakan usulan untuk melakukan pertemuan antar tim implementasi yang bertujuan untuk membangun dan review seluruh rangkaian aktivitas yang akan dilaksanakan pada tahapan realization implementasi SAP-BPC, sehingga mempersiapkan proyek implementasi ini dapat berjalan dengan optimal. Pada kegiatan project management tim implementasi melakukan pertemuan untuk membahas aktivitas perbaikan yang akan dilakukan dalam tahapan ini, menentukan ketidakmampuan SAP-BPC untuk memenuhi kebutuhan LPS (gap), dan menentukan rencana cutover.
3.2 Organizational Change Management Organizational change management merupakan usulan kegiatan yang menjadi tanggung jawab application team leader dan functional team. Pada kegiatan ini application team leader dan functional team harus mampu menunjukkan faktor organisasional dan faktor sumber daya manusia yang mempengaruhi implementasi SAP-BPC, memastikan keberhasilan implementasi SAP-BPC berdasarkan perencanaan waktu yang telah ditentukan. Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini adalah mengetahui manajemen resiko tim implementasi dan manajemen resiko pada lembaga setelah adanya perubahan sistem.
3.3 Training Training pada tahapan ini merupakan usulan kegiatan yang menjadi tanggung jawab vendor project manager untuk memberikan training kepada tim implementasi vendor dengan memberikan pengetahuan mengenai fitur teknikal
117 SAP-BPC secara lebih detil sehingga tim implementasi vendor dapat melaksanakan customization dengan baik. Hasil yang diperoleh tim implementasi setelah melaksanakan training adalah penilaian resiko tim implementasi terhadap SAPBPC yang sedang dikembangkan. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan training adalah: • Melakukan persiapan pelaksanaan training: vendor project manager mengatur jadwal, mempersiapkan materi yang akan disampaikan kepada tim implementasi vendor. • Melaksanakan training dan membuat dokumentasi hasil training: tim implementasi vendor ikut serta dalam pelaksanaan training. Setelah training selesai dilaksanakan, vendor project manager bertanggung jawab pada dokumentasi hasil pelaksanaan training tersebut.
3.4 System Development Kegiatan system development telah dilakukan oleh tim implementasi dengan persentase pencapaian pelaksanaan 60%. Hal tersebut disebabkan karena sistem yang telah dikembangkan tidak sesuai dengan harapan user dan kurangnya pengetahuan tim terhadap SAP-BPC. Hal-hal yang dilakukan dalam kegiatan ini adalah: • Baseline configuration Pada baseline configuration, application team leader vendor dan technical team vendor sudah melakukan konfigurasi pengaturan dasar, seperti: konfigurasi server, instalasi software SAP-BPC dalam desktop tim
118 implementasi.
Seiring
dengan
melaksanakan
baseline
configuration
seharusnya dilaksanakan unit test master data yang bertujuan untuk mengurangi kesalahan dasar untuk mengembangkan SAP-BPC yang akan dibangun oleh karena itu unit test diusulkan untuk dilaksanakan oleh application team leader vendor dan technical team vendor agar dapat meminimalisasi kesalahan konfigurasi. • Final configuration Setelah baseline configuration selesai dilaksanakan, seluruh tim implementasi vendor SAP-BPC terlibat sepenuhnya dalam melakukan pengkonfigurasian proses bisnis yang telah direvisi sesuai dengan fungsi SAP-BPC. Dalam melaksanakan perbaikan final configuration, maka diusulkan agar application team leader vendor dan technical team vendor melaksanakan scenario test yang bertujuan untuk melakukan pengujian serangkaian transaksi dalam divisi lembaga ataupun lintas divisi. • Develop programs, interfaces, etc. Dasar
pengembangan
otorisasi,
laporan,
tampilan,
konversi,
enhancement, form, archiving, dan ABAP sebelum terjadinya kegagalan preUAT berdasarkan hasil workshop tim implementasi. Hal inilah yang menyebabkan sistem yang dirancang tidak sesuai dengan keinginan dan kebutuhan client. Pada kegiatan ini tim implementasi vendor melupakan migrasi data yang dilakukan pada saat pengembangan sistem. Oleh karena itu, tim implementasi vendor harus memperbaiki kembali pengembangan otorisasi, laporan, tampilan, konversi, enhancement, form, archiving, dan ABAP berdasarkan dokumen blueprint yang telah diperbaiki dan sign off,
119 serta tim implementasi vendor harus melakukan migrasi data pada SAP-BPC agar dapat mendukung pembuatan laporan yang berhubungan dengan anggaran. Dalam melakukan keseluruhan pengaturan membutuhkan waktu paling lama. Beberapa hal yang harus dipahami dalam melakukan pengaturan adalah: •
ABAP: merupakan bahasa pemograman yang digunakan dalam melakukan pengaturan sistem termasuk program, tampilan, layout, otorisasi, pengarsipan, enhancement sesuai dengan dokumen blueprint yang sudah sign off (sesuai kebutuhan client), guna memenuhi kebutuhan LPS terhadap sistem penyusunan anggaran yang diinginkan.
•
Batch Input dan Direct Input: batch input merupakan metode pengiriman sekumpulan data ke SAP-BPC melalui ABAP, sedangkan direct input merupakan metode pengiriman sekumpulan data pada SAPBPC secara langsung dan cepat.
•
Accelerated Data Exchange: interface advisor menyediakan pusat informasi untuk membantu dalam merancang dan mengimplementasi tampilan permanen SAP-BPC, legacy system migration workbench membantu migrasi data dari SAP R/3 ke SAP non R/3, data transfer workbench untuk memudahkan pengiriman data
•
Change Levels: merupakan cara melakukan pengaturan SAP-BPC untuk mengembangkan pelanggan, melakukan perbaikan, penyesuaian dan modifikasi.
120 •
Establish Authorization Concept: kemampuan untuk mengatur user master dalam sistem dan menentukan data yang bisa diakses user.
•
Archiving:
kemampuan
untuk
merancang
strategi
manajemen
pengarsipan (kebutuhan teknis dan bisnis), membuat manajemen pengarsipan (tanggung jawab, jadwal, dukungan sistem teknis).
3.5 Internal Testing Kegiatan internal testing yang telah dilaksanakan oleh tim implementasi memiliki nilai persentase pencapaian pelaksanaan sebesar 50%. Dalam melakukan perbaikan proyek, diusulkan untuk melaksanakan kembali internal testing secara detil dan lengkap berdasarkan pengembangan system yang telah diperbaiki. Beberapa jenis testing yang dilakukan dalam internal testing adalah: • Unit test dilakukan untuk menguji setiap komponen SAP-BPC. • Scenario test dilaklukan untuk menguji serangkaian transaksi. • Integration test dilakukan untuk menguji
keseluruhan subsistem yang
digabungkan menjadi satu system. • Stress test dilakukan untuk menguji kemampuan system untuk menerima dan menghasilkan data dengan jumlah yang banyak dalam waktu yang bersamaan.
3.6 Pre-UAT Kegiatan pre-UAT ini dilakukan berdasarkan permintaan tim implementasi client yang bertujuan untuk memberikan overview SAP-BPC yang telah dirancang.
121 Kegiatan pre-UAT ini telah dilakukan oleh tim implementasi dengan persentase pencapaian pelaksanaan 20%, yang disebabkan timbulnya berbagai macam masalah pada saat melakukan pre-UAT sehingga kegiatan pre-UAT dihentikan tanpa menyelesaikan rencana yang telah disusun. Oleh karena itu, tim implementasi harus melakukan kembali pre-UAT untuk memberikan overview kepada end user mengenai sistem yang sudah diperbaiki. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan kegiatan pre-UAT adalah: • Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan pre-UAT: vendor project manager dan technical team vendor mengatur jadwal pelaksanaan pre-UAT yang disesuaikan dengan waktu end user, dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan. • Melaksanakan pre-UAT: end user ikut serta dalam pelaksanaan pre-UAT yang dipimpin oleh application team leader vendor dan technical team vendor untuk memberikan overview SAP-BPC.
3.7 User Acceptance Test Setelah melakukan kegiatan pre-UAT, maka tim implementasi vendor mengadakan kegiatan User Acceptance Test (UAT). Pada kegiatan UAT melibatkan end user yang bertujuan untuk mengetahui apakah sistem yang dirancang sesuai dengan kebutuhan client atau tidak. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melakukan kegiatan UAT adalah: • Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan UAT: vendor project manager dan technical team vendor mengatur jadwal pelaksanaan UAT yang disesuaikan
122 dengan waktu end user, dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan dalam bentuk UAT Script. • Melaksanakan UAT: end user melaksanakan UAT yang dipimpin oleh application team leader vendor dan technical team vendor. Dalam kegiatan UAT, end user melakukan testing sistem dengan cara menginput data, menjalankan
program,
memeriksa
kelengkapan
sistem
yang
telah
dikembangkan. • Menyusun dokumen hasil UAT: tim implementasi menyusun dokumen ini yang berisi hasil pelaksanaan UAT yang dilakukan oleh end user.
3.8 Quality Check Kegiatan akhir yang diusulkan dalam tahapan realization adalah quality check. Quality check ini dilakukan oleh project manager yang bertujuan untuk memberikan verifikasi akhir pencapaian kinerja tim implementasi dalam melaksanakan tahapan realization. Pengecekan kualitas untuk konfigurasi SAPBPC ini meliputi kemampuan sistem yang telah dibangun dapat memenuhi persyaratan yang telah ditentukan dalam dokumen blueprint, seperti: program konversi data, tampilan, laporan, dan prosedur manajemen sistem. Langkah yang dilakukan dalam kegiatan quality check adalah review tahapan realisasi.
4. Final Preparation Tahapan final preparation belum dilaksanakan oleh tim implementasi sehingga pada tahapan ini diberikan usulan pengembangan kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh tim implementasi. Tujuan tahapan ini untuk memberikan persiapan akhir sistem
123 sebelum go live. Keberhasilan pada tahapan ini dilihat dari seberapa besar kesiapan SAP-BPC dapat berjalan di dalam proses bisnis client. Pada tahapan final preparation tim implementasi SAP-BPC melakukan beberapa kegiatan, seperti: •
Project Management
•
End User Training
•
Finalized System and Cutover
•
Quality Check
Gambar 4.5 Tahapan Final Preparation
124 4.1 Project Management Kegiatan project management merupakan usulan yang dilakukan pertama pada tahapan final preparation. Pada kegiatan ini seluruh tim implementasi melakukan pertemuan yang bertujuan untuk membangun dan me-review seluruh rangkaian aktivitas yang akan dilaksanakan pada tahapan final preparation implementasi SAP-BPC, sehingga dapat mempersiapkan dan menjamin seluruh rangkaian aktivitas yang hendak dilaksanakan dalam tahapan ini agar berjalan baik dan mampu memenuhi kebutuhan LPS, dengan melakukan pertemuan antar tim implementasi.
4.2 End User Training Setelah project management selesai dilaksanakan, maka vendor project manager dan application team leader vendor harus mempersiapkan dan mengembangkan materi training yang akan disampaikan kepada end user. Tujuan dari pelaksanaan kegiatan training pada tahapan final preparation untuk menjamin seluruh end user mampu beradaptasi dan mengerti penggunaan SAP-BPC dengan baik sebelum sistem go live. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan training untuk end user adalah: • Mempersiapkan training kepada end user: vendor project manager dan application team leader vendor mengatur jadwal pelaksanaan end user training dan mempersiapkan materi yang akan disampaikan pada end user. • Melaksanakan end user training: vendor project manager dan application team leader vendor memimpin pelaksanaan end user training. End user akan diberi
125 training sehingga pada saat production end user memiliki kemampuan untuk mengoperasikan aplikasi. • Menyusun end user training documentation: setelah melaksanakan end user training, tim implementasi vendor menyusun dokumen end user training.
4.3 Finalized System and Cutover Pada kegiatan finalized system and cutover tim implementasi akan melaksanakan system management, detailed project planning, dan cutover sebagai persiapan akhir sebelum go live. Langkah-langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan finalized system and cutover adalah: • System management: tim implementasi melakukan pengujian fax, printer, LAN, dan stress test, serta menguji prosedur pengiriman, backup, recovery. System management ini dilaksanakan untuk melakukan verifikasi konfigurasi dan prosedur yang telah ditetapkan dalam lingkungan sistem produksi. • Detailed project planning: tim implementasi menyempurnakan perencanaan cutover SAP-BPC yang telah dikonfigurasikan untuk digunakan end user, dan menyempurnakan perencanaan production support. • Cutover: tim implementasi melakukan cutover SAP-BPC dengan membuat final
production
sistem
sebelum
go
live
serta
menyiapkan
dan
mengkonfigurasikan kelengkapan teknikal dan aplikasi atas lingkungan sistem produksi.
126 4.4 Quality Check Kegiatan yang diusulkan dalam akhir pelaksanaan tahapan final preparation adalah quality check. Pada kegiatan quality check akan dilakukan verifikasi dari keseluruhan kegiatan yang telah dilaksanakan pada tahapan final preparation. Kelengkapan dokumentasi quality check yang disusun oleh vendor project manager, sangat diperlukan sebagai pengukuran kesiapan sistem untuk go live. Langkah yang dilakukan dalam melaksanakan kegiatan quality check adalah menampilkan keseluruhan cek dan sign off final. Keseluruhan cek dalam tahapan final preparation meliputi: pengujian sistem, pelaksanaan dan hasil end user training, perubahan organisasi manajemen, menguji cutover.
5. Go Live and Support Tahapan akhir go live and support belum dilaksanakan oleh tim implementasi sehingga pada tahapan ini diberikan usulan pengembangan kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh tim implementasi. Tujuan tahapan ini untuk mengubah lingkungan sistem dari pre-production (yaitu sistem yang telah melakukan tahapan realisasi) ke production. Production support dilaksanakan pada awal-awal pengoperasian sistem dan ditetapkan production support untuk jangka panjang. Dan pada akhirnya proyek selesai dimana masalah-masalah yang timbul setelah go live di review dan di close.. Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahapan go live and support adalah: •
Go Live & Support
•
Project Closing
127
Gambar 4.6 Tahapan Go Live and Support
5.1 Go Live & Support Ketika sistem dinyatakan go live maka keadaan sistem dari pre-production (yaitu sistem yang telah melakukan tahapan realisasi) memasuki keadaan production. Setelah sistem go live, maka dilanjutkan dengan production support bertujuan memberikan dukungan kepada end user dan mengoptimalkan kinerja sistem. Production support dilaksanakan untuk memantau sistem transaksi operasional sehari-hari dan mengoptimalkan kinerja sistem. Langkah-langkah yang dilakukan pada kegiatan go live & production support: • Go live and support review: tim implementasi melakukan review rencana support. • Menyediakan production support: tim implementasi memberikan support untuk menunjukkan
permasalahan
permasalahan yang timbul.
dan
isu
yang
timbul,
dan
mengatasi
128 • Memvalidasikan proses bisnis: tim implementasi mengatasi isu, lalu melakukan konfirmasi live environment. • Melakukan training kepada end user setelah go live: tim implementasi mengevaluasi kinerja sistem yang sedang berjalan dan melakukan end user training, menyusun dokumentasi end user training setelah go live.
5.2 Project Closing Setelah production support selesai dilaksanakan, maka dilanjutkan pada pelaksanaan kegiatan project closing yang bertujuan untuk mengatasi isu yang terjadi dan secara resmi mengakhiri proyek implementasi. Hasil review ini diberikan kepada steering committee. Evaluasi prosedur biasanya dengan memperhatikan keuntungan yang dapat dihasilkan dengan adanya implementasi SAP-BPC. Langkah-langkah yang dilakukan dalam kegiatan project closing adalah: • Review isu yang terjadi dan penyelesaiannya: tim implementasi melakukan review dan cara mengatasi isu yang terjadi. • Review keuntungan bisnis: tim implementasi melakukan review keuntungan penggunaan SAP-BPC. •
Meringkas dan review perubahan: tim implementasi meringkas dan melakukan review atas proses perubahan sistem yang terjadi.
• Sign off dan close issue list: tim implementasi melakukan sign off dan membuat daftar isu yang telah diselesaikan.
129 4.5
Perencanaan Waktu Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT Perencanaan implementasi SAP-BPC di LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT didasarkan pada hasil pencapaian pelaksanaan implementasi SAP-BPC, kinerja dan ketersediaan sumber daya yang ada, masalah yang terjadi dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC, perencanaan implementasi yang telah disusun tim implementasi, dan skala proyek. Berikut adalah table estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan implementasi SAP-BPC yang terdiri dari aktivitas dan jumlah waktu yang telah direncanakan oleh tim implementasi, serta usulan aktivitas dan estimasi waktu yang diperlukan untuk mengatasi seluruh masalah yang timbul di dalam proses implementasi SAP-BPC di LPS, yaitu: No
Tasks
Additiona l Planned Days -
Total Days
1 Project Preparation
Vendor Planned Days 17
2
10 days
-
-
a.Initial Project Planning
Predec esors
Resources
-
Telah dilakukan
3
- Membuat project charter
3
-
-
SC, PM
4
- Review dan merevisi strategi implementasi
1
-
-
PM
5
- Review proposal implementasi
1
-
-
PM
6
- Membentuk lingkungan kerja tim implementasi
2
-
-
ST, PM
7
- Menentukan struktur organisasi tim implementasi
1
-
-
PM
8
- Menyusun rencana proyek implementasi SAP-BPC
2
-
-
PM
3 days
-
-
1
-
-
9 10
b.Project Procedures - Menentukan standar dan prosedur manajemen proyek
Description
2 PM
130 11
- Menentukan standar dan prosedur implementasi
1
-
-
FU, PM
12
- Menentukan strategi pembangunan arsitektur server
1
-
-
PM, TE
2 days
-
-
13
c.Project Kick Off
9
14
- Kick off meeting
1
-
-
All team
15
- Project team standards meeting
1
-
-
All team
2 days
-
-
17 Project Revision
-
8
8
18
-
3 days
3 days
16
d.Technical Requirements
a.Problem Diagnosis
13
PM,TE Usulan tahapan
16
Usulan kegiatan
19
- Mempersiapkan pertemuan untuk problem diagnosis
-
1
1
PM
20
- Melaksanakan pertemuan antar tim implementasi
-
2
2
All team
-
2 days
2 days
21
b.Steering Committee Meeting
18
Usulan kegiatan
22
- Mempersiapkan pertemuan steering committee
-
1
1
PM
23
- Melaksanakan pertemuan steering committee
-
1
1
SC,PM, TE, AL
-
3 days
3 days
24
c.Training
21
Usulan kegiatan
25
- Membuat perencanaan training tim implementasi
-
1
1
TR
26
- Melaksanakan training dan membuat dokumentasi
-
2
2
TR
23
14
15
-
3 days
3 days
27 Business Blueprint 28
a.Organizational Change Management
24
Usulan kegiatan
29
- Membuat gambaran pengaruh perubahan proses bisnis
-
2
2
CH
30
- Mengembangkan strategi sponsorship
-
1
1
CH
31
- Membangun framework komunikasi perubahan
-
1
1
CH
Overlap 30
131 32
b.Workshop
10 days
3 days
3 days
28
Melengkapi
33
- Membuat persiapan workshop
2
1
1
PM, AL, TE
34
- Melakukan workshop kebutuhan umum
4
1
1
35
- Melakukan workshop proses bisnis
4
1
1
Melengkapi
36
c.Blueprint Documentation
8 days
5 days
5 days
32
PM, AL, TE, FU PM, AL, TE, FU AL, TE
37
d.Review Blueprint
4 days
3 days
3 days
36
PM, FU
Pengulangan
38
e.Sign Off Blueprint
1 days
-
1 days
37
PM
Belum dilakukan
65
41
48
-
2 days
2 days
39 Realization 40
a.Project Management
38
Usulan kegiatan
41
- Mempersiapkan pertemuan tim implementasi
-
1
1
PM
42
- Melaksanakan pertemuan tim implementasi
-
1
1
PM
-
3 days
3 days
43
b.Organizational Change Management
40
Usulan kegiatan
44
- Menentukan faktor yang mempengaruhi implementasi
-
1
1
AL, FU
45
- Membuat gambaran resiko tim dan organisasi
-
2
2
AL, FU
-
3 days
3 days
46
c.Training
43
Usulan kegiatan
47
- Melakukan persiapan pelaksanaan training
-
1
1
AL
48
- Melaksanakan training dan membuat dokumentasi
-
2
2
AL
50 days
24 days
24 days
49
d.System Development
46
Melengkapi
50
- Baseline configuration
5
1
1
AL, TE
Testing ulang
51
- Final configuration
10
4
4
AL, TE
Testing ulang
52
- Develop program, interface, etc
35
19
19
AL, TE
132 53
e.Internal Test
5 days
5 days
5 days
49
54
f.Pre-UAT
3 days
3 days
3 days
55
-
Pengulangan
55
- Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan pre-UAT
1
1
1
FU, AL, TE
56
- Melaksanakan pre-UAT
2
2
2
AL, CO
7 days
-
7 days
57
g.User Acceptance Test
56
Belum dilakukan
58
- Mempersiapkan perencanaan pelaksanaan UAT
2
-
2
TE, AL
59
- Melaksanakan UAT
4
-
4
TE, AL
60
- Menyusun dokumen hasil UAT
1
-
1
AL
-
1 days
1 days
62 Final Preparation
8
5
13
63
-
2 days
2 days
61
h.Quality Check
a.Project Management
59
PM
63
- Mempersiapkan pertemuan tim implementasi
-
1
1
PM
65
- Melaksanakan pertemuan tim implementasi
-
1
1
PM
5 days
-
5 days
b.End User Training
65
Belum dilakukan
67
- Mempersiapkan training kepada end user
1
-
1
PM
68
- Melaksanakan end user training
3
-
3
PM
69
- Menyusun end user training documentation
1
-
1
PM
3 days
2 days
5 days
70
c.Finalized System and Cutover
71
- System management
1
72
- Detailed project planning
1
73
- Cutover
1
Usulan kegiatan
Usulan kegiatan
64
66
Testing ulang
68
Pengembangan
1
PM,TE, AL
1
2
PM,TE
1
2
TE
133 74
d.Quality Check
75 Go Live and Support 76
a.Go Live & Support
-
1 days
1 days
6
4
10
1 days
3 days
4 days
72
PM
76
Usulan kegiatan
Pengembangan
77
- Go live and support review
1
1
2
PM
78
- Menyediakan production support
1
1
2
PM, TE
Overlap 77
79
- Memvalidasikan proses bisnis
1
1
2
PM, AL
Overlap 77
80
- Melakukan training kepada end user setelah go live
-
2
2
PM
81
b.Project Closing
5 days
1 days
6 days
82
- Review isu
-
1
1
PM
83
- Review keuntungan bisnis
-
1
1
SC, PM
84
- Meringkas dan review perubahan
3
-
3
PM
85
- Sign off dan close issue list
2
-
2
PM
119
72
94
86
Total Waktu
Tabel 4.1 Estimasi Waktu Perencanaan Implementasi
78
Pengembangan
Overlap 82
134 Keterangan: SC
= Steering Committee
PM = Project Manager AL = Application Team Leader TE
= Technical Team
FU = Functional Team
•
Total perencanaan implementasi yang disusun tim implementasi (119 hari) = Perencanaan implementasi sudah terjadi (97 hari) + Perencanaan implementasi belum terjadi (22 hari)
•
Total perencanaan waktu yang diusulkan (94 hari) = Usulan penambahan hari (72 hari) + Perencanaan implementasi yang belum terjadi (22 hari)
.
135 4.6
Critical Path Method 4.6.1
Gambar Critical Path Method Gambar critical path method untuk menyelesaikan implementasi SAP-BPC di LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT menggunakan model waterfall dimana tiap tahapan dan aktivitas dilaksanakan secara berurutan agar dapat meminimalisasi pengulangan proyek, membantu dalam mengkoordinasikan tim implementasi, dan mempermudah analisa perubahan. Tujuan dari penggambaran critical path method ini untuk mengetahui durasi total proyek yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek implementasi SAP-BPC di LPS.
18
0
3
21
3
5
24
5
8
3
0
3
2
3
5
3
5
8
37
19
22
3
19
22
53
55
60
5
55
60
70
78
83
5
78
83
36
14
19
32
11
14
5
14
19
3
11
14
38
22
23
40
23
25
1
22
23
2
23
25
49
31
55
46
28
31
24
31
55
3
28
31
54
60
63
57
63
70
3
60
63
7
63
70
28
8
11
3
8
11
43
25
28
3
25
28
61
70
71
1
70
71
66
73
78
63
71
73
5
73
78
2
71
73
74
83
84
76
84
88
81
88
94
1
83
84
4
84
88
6
88
94
Gambar 4.7 Diagram Critical Path Method
136 Keterangan: a
c
d
b
e
f
a = Nomor kegiatan b = Jumlah hari yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan c = Early Start d = Early Finish e = Late Start f = Late Finish Urutan berjalannya aktivitas
137 4.6.2
Analisa Hitungan Maju Dalam mengidentifikasi jalur kritis, digunakan cara hitungan maju berdasarkan gambar diagram critical path method, dengan menggunakan rumus : Early Finish = Early Start + Duration. Tabel di bawah merupakan tabel hitungan maju. No
Tasks
Duration
Predecesors
Early Start
Early Finish
Project Revision 18
a. Problem Diagnosis
3 days
-
0
3
21
b. Steering Committee Meeting
2 days
18
3
5
24
c. Training
3 days
21
5
8
Business Blueprint 28
a. Organizational Change Management
3 days
24
8
11
32
b. Workshop
3 days
28
11
14
36
c. Blueprint Documentation
5 days
32
14
19
37
d. Review Blueprint
3 days
36
19
22
38
e. Sign Off Blueprint
1 days
37
22
23
Realization
138 40
a. Project Management
2 days
38
23
25
43
b. Organizational Change Management
3 days
40
25
28
46
c. Training
3 days
43
28
31
49
d. System Development
24 days
46
31
55
55
e. Internal Test
5 days
49
55
60
56
f. Pre-UAT
3 days
55
60
73
59
g. User Acceptance Test
7 days
56
63
70
63
h. Quality Check
1 days
59
70
71
Final Preparation 65
a. Project Management
2 days
63
71
73
68
b. End User Training
5 days
65
73
78
72
c. Finalized System and Cutover
5 days
68
78
83
76
d. Quality Check
1 days
72
83
84
Go Live and Support 78
a. Go Live & Support
4 days
76
84
88
83
b. Project Closing
6 days
78
88
94
Tabel 4.2 Analisa Hitungan Maju
139 4.6.3
Analisa Hitungan Mundur Dalam mengidentifikasi jalur kritis, digunakan cara hitungan mundur berdasarkan gambar diagram critical path method dengan menggunakan rumus : Late Start =Late Finish – Duration . Tabel di bawah merupakan tabel hitungan mundur. No
Tasks
Duration
Predecesors
Late Start
Late Finish
Go Live and Support 83
b. Project Closing
6 days
78
88
94
78
a. Go Live & Support
4 days
76
84
88
Final Preparation 76
d. Quality Check
1 days
72
83
84
72
c. Finalized System and Cutover
5 days
68
78
83
68
b. End User Training
5 days
65
73
78
65
a. Project Management
2 days
63
71
73
Realization 63
h. Quality Check
1 days
59
70
71
59
g. User Acceptance Test
7 days
56
63
70
140 56
f. Pre-UAT
3 days
55
60
73
55
e. Internal Test
5 days
49
55
60
49
d. System Development
24 days
46
31
55
46
c. Training
3 days
43
28
31
43
b. Organizational Change Management
3 days
40
25
28
40
a. Project Management
2 days
38
23
25
Business Blueprint 38
e. Sign Off Blueprint
1 days
37
22
23
37
d. Review Blueprint
3 days
36
19
22
36
c. Blueprint Documentation
5 days
32
14
19
32
b. Workshop
3 days
28
11
14
28
a. Organizational Change Management
3 days
24
8
11
Project Revision 24
c. Training
3 days
21
5
8
21
b. Steering Committee Meeting
2 days
18
3
5
18
a. Problem Diagnosis
3 days
-
0
3
Tabel 4.3 Analisa Hitungan Mundur
141 4.6.4
Analisa Hitungan Slack Slack adalah perbedaan antara early start dengan late start atau antara early finish dengan late finish berdasarkan gambar diagram critical path method. Tabel di bawah ini merupakan table analisa hitungan slack. No
Tasks
Duration
Predecesors
Early Start
Late Start
Slack
Project Revision 18
a. Problem Diagnosis
3 days
-
0
0
-
21
b. Steering Committee Meeting
2 days
18
3
3
-
24
c. Training
3 days
21
5
5
-
Business Blueprint 28
a. Organizational Change Management
3 days
24
8
8
-
32
b. Workshop
3 days
28
11
11
-
36
c. Blueprint Documentation
5 days
32
14
14
-
37
d. Review Blueprint
3 days
36
19
19
-
38
e. Sign Off Blueprint
1 days
37
22
22
-
2 days
38
23
23
-
Realization 40
a. Project Management
142 43
b. Organizational Change Management
3 days
40
25
25
-
46
c. Training
3 days
43
28
28
-
49
d. System Development
24 days
46
31
31
-
55
e. Internal Test
5 days
49
55
55
-
56
f. Pre-UAT
3 days
55
60
60
-
59
g. User Acceptance Test
7 days
56
63
63
-
63
h. Quality Check
1 days
59
70
70
-
Final Preparation 65
a. Project Management
2 days
63
71
71
-
68
b. End User Training
5 days
65
73
73
-
72
c. Finalized System and Cutover
5 days
68
78
78
-
76
d. Quality Check
1 days
72
83
83
-
Go Live and Support 78
a. Go Live & Support
4 days
76
84
84
-
83
b. Project Closing
6 days
78
88
88
-
Tabel 4.4 Analisa Hitungan Slack
143 4.7
Gantt Chart Perencanaan Implementasi SAP-BPC Setelah Kegagalan Pre-UAT Gantt chart di bawah ini merupakan penggambaran urutan aktivitas dan jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan implementasi SAP-BPC di LPS setelah terjadi kegagalan pre-UAT. Penggambaran gantt chart ini berdasarkan Gambar 4.7 Diagram Critical Path Method yang menampilkan jalur kritis pelaksanaan aktivitas dengan menggunakan model waterfall.
Gambar 4.8 Gantt Chart Perencanaan Implementasi SAP-BPC
144 4.8
Ketersediaan Anggaran Dalam menjalankan implementasi SAP-BPC, pihak client (LPS) dan pihak vendor (AGIT) telah menandatangani kontrak, perjanjian kerja selama 7 bulan dan jumlah biaya yang telah disepakati oleh kedua belah pihak untuk melaksanakan implementasi SAPBPC di LPS. Berikut ini adalah persentase biaya yang dikeluarkan untuk implementasi SAP-BPC: •
•
Biaya kontrak SAP-BPC
= 100%
o Lisensi aplikasi SAP-BPC
= 47%
o Biaya pelaksanaan implementasi
= 53%
Annual Tax Statement (ATS) per-tahun = 22% *lisensi aplikasi SAP-BPC Sedangkan untuk anggaran SAP-BPC yang telah melampaui waktu perjanjian kerja
awal yaitu 7 bulan, maka seluruh biaya perpanjangan implementasi SAP-BPC merupakan tanggung jawab pihak vendor (AGIT). Hal tersebut dikarenakan adanya penyusunan blueprint yang terlalu global, kurangnya pemahaman pihak vendor terhadap kebutuhan LPS dan metodologi SAP tidak berjalan sebagaimana mestinya sehingga menyebabkan implementasi SAP-BPC tidak berjalan dengan tepat waktu. Dengan adanya keadaan tersebut, maka pihak client (LPS) tidak melakukan penambahan biaya atas perbaikan dan perpanjangan kontrak kerja dalam melaksanakan implementasi SAP-BPC di LPS.
145 4.9
Sumber Daya 4.8.1
Kriteria Kebutuhan Teknologi Untuk mendukung proyek implementasi SAP-BPC di LPS maka dibutuhkan teknologi: •
Berikut
adalah
hardware
yang
dibutuhkan
tim
implementasi
untuk
melaksanakan implementasi SAP-BPC di LPS pada saat development dan production:
No
Hardware
Development
Production
5
4
1
CPU’s
2
RAM GB
4 GB
8 GB
3
Disk GB
72 GB
144 GB
OS-RAID 1
OS-RAID 1
4
RAID level Data-RAID 1+0
Data-RAID 1+0
5
OS
• Windows 2003 standard
• Windows 2003
and Enterprise Edition
standard and
SP2/R2 (32 bit)
Enterprise Edition
• SQL 2005 Enterprise Edition or Developer edition 32 bit
SP2/R2 (32 bit) • SQL 2005 Enterprise Edition or Developer edition 32 bit
Tabel 4.5 Hadware Tim Implementasi
146 •
Berikut adalah standarisasi kriteria hardware yang dipenuhi oleh pihak client agar dapat menggunakan SAP-BPC dalam kegiatan penyusunan anggaran di lembaga, adalah:
No
Hardware
Standard User
Power User
Admin User
1
CPU
X86 (600 MHz)
X86 (1.4 GHz) X86 (1.6 GHz)
2
RAM
256 MB
512 MB
512 MB
3
Hard Drive
150 MB
500 MB
1 GB
4
Other
NIC 100 MBit SVGA 800 x600
Tabel 4.6 Kebutuhan Hardware Client
•
Berikut adalah beberapa standarisasi kriteria software yang harus dipenuhi oleh pihak client untuk masing-masing desktop user agar dapat menjalankan aplikasi SAP-BPC yang akan digunakan dalam kegiatan penyusunan anggaran di lembaga, adalah:
147 No
Software
1
Window XP SP1
2
Internet Explorer 6.0 SP1
3
Microsoft Office XP SP2, 2003 SP3, 2007
4
Microsoft XML 3.0 SP1
5
Microsoft .NET Framework 1.1
6
PDF Reader (optional)
Tabel 4.7 Kebutuhan Software Client
•
Berikut adalah server dan storage yang telah dimiliki oleh pihak client untuk mendukung implementasi dan penggunaan SAP-BPC di dalam lembaga, adalah:
No
Server & Storage
1
Server IBM Blade Center
2
Storage SUN (IBM)
Tabel 4.8 Kebutuhan Server Client
148 4.8.2
Manusia
4.8.2.1 Usulan Struktur Tim Implementasi Dalam mendukung pelaksanaan implementasi SAP-BPC setelah timbulnya berbagai masalah pada saat pre-UAT, maka diusulkan tim implementasi yang telah dibentuk untuk memperjelas peran dan tanggung jawab masing-masing berdasarkan
kompetensinya.
Berikut
adalah
struktur
implementasi:
Gambar 4.9 Usulan Struktur Tim Implementasi
organisasi
proyek
149 Pada penggambaran struktur organisasi tim implementasi ini, anggota tim proyek implementasi SAP-BPC di LPS yang diusulkan, terdiri dari: 1. Steering Committee
: 4 Orang
2. Project Manager
: 2 Orang
a. Vendor Project Manager
: 1 Orang
b. Client Project Manager
: 1 Orang
3. Application Team Leader
4.
: 2 Orang
a Vendor Application Team Leader
: 1 Orang
b Client Application Team Leader
: 1 Orang
Application Team
: 4 Orang
a. Vendor Application Team
: 3 Orang
b. Client Application Team
: 1 Orang
5. Client Functional Team
: 18 orang
a. SI
: 2 Orang
b. Umum
: 2 Orang
c. SDM
: 2 Orang
d. Sekretaris Lembaga
: 2 Orang
e. Investasi
: 2 Orang
f. Keuangan
: 2 Orang
g. Akuntansi dan Anggaran
: 2 Orang
h. Klaim
: 2 Orang
i. Penjaminan
: 2 Orang
150 4.8.2.2 Tanggung Jawab Usulan Tim Implementasi Berikut adalah beberapa tugas dan wewenang masing-masing anggota usulantim implementasi SAP-BPC, yaitu: 1. Steering Committee •
Mengawasi
pelaksanaan
proses
implementasi
SAP-BPC
secara
keseluruhan •
Menyetujui
perencanaan
implementasi,
proses
pelaksanaan
implementasi, dan laporan perkembangan implementasi •
Mengevaluasi dan menyetujui perubahan-perubahan yang terjadi pada ruang lingkup implementasi, waktu implementasi, dan biaya
•
Menghadiri rapat Steering Committee
2. Project Manager a. Client Project Manager •
Memberikan usulan perubahan yang berhubungan dengan manajemen proyek pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS baik aktivitas maupun sumber daya
•
Menyetujui perencanaan implementasi SAP-BPC di LPS
•
Menerima draft blueprint dan review dokumen blueprint SAP-BPC
•
Mengawasi
jalannya
proses
implementasi
secara
keseluruhan
berdasarkan perencanaan waktu yang telah ditentukan dan kualitas sistem yang dirancang •
Menyediakan kebutuhan yang diperlukan oleh tim implementasi
•
Menyetujui standar manajemen proyek dan prosedur implementasi
151 •
Menerima laporan dari vendor project manager kinerja setiap tahapan implementasi SAP-BPC
•
Menerima dan menyetujui review dari tiap tahapan implementasi
b. Vendor Project Manager •
Membuat dan menetapkan perencanaan implementasi SAP-BPC
•
Bertanggung jawab sepenuhnya terhadap proses implementasi SAPBPC serta menentukan alokasi sumber daya dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC yang akan dilaksanakan
•
Bertanggung jawab dalam pelaksanaan pertemuan
•
Membuat standar manajemen proyek dan prosedur implementasi
•
Membentuk, mengatur, dan memberikan movitasi kepada tim implementasi
•
Mengkoordinasi pelaksanaan implementasi SAP-BPC agar berjalan sesuai jadwal dan sesuai dengan permintaan client
•
Mengantisipasi dan memberikan solusi terhadap masalah yang mungkin timbul dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC
•
Mengawasi tenaga kerja dan sumber daya teknis yang digunakan
•
Bertanggung jawab pada pelaksanaan training tim implementasi
•
Melaksanakan review dari tiap tahapan implementasi
•
Memastikan penjadwalan implementasi sesuai dengan standarisasi dan panduan metodologi implementasi SAP
•
Mengawasi dan meninjau kemajuan implementasi dan hasilnya dari tiap tahapan implementasi yang dilaksanakan
152 •
Memastikan hasil proses testing sistem yang akan diimplementasikan sesuai dengan kebutuhan dan permintaan client
3. Application Team Leader a
Vendor Application Team Leader •
Merancang aplikasi sesuai dengan proses to-be
•
Menentukan master record
•
Merancang konfigurasi SAP-BPC, server, dan network
•
Merancang pelaksanaan cutover
•
Ikut terlibat dalam pelaksanaan internal testing
•
Ikut serta membuat perancangan proses bisnis to-be dengan functional team client.
•
Menyiapkan pelaksanaan kick off meeting
•
Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan
•
Melaksanakan dan memimpin berjalannya seluruh rangkaian workshop kebutuhan umum, dan proses bisnis
•
Membuat dan me-review dokumen blueprint
•
Melakukan analisa gap
•
Ikut terlibat dalam pelaksanaan UAT
b
Client Application Team Leader •
Menyetujui strategi pengembangan implementasi SAP-BPC
•
Meninjau dan menyetujui blueprint document yang dibuat oleh tim vendor
•
Membuat keputusan yang berhubungan dengan proses bisnis to-be
153 •
Menentukan master data yang berhubungan dengan sistem yang akan dirancang
4.
•
Menganalisa resiko implementasi
•
Menyiapkan pelaksanaan kick off meeting
•
Membantu pelaksanaan end user training
•
Mengevaluasi kinerja dan aplikasi SAP-BPC setelah go live
Functional a
Vendor Functional •
Ikut serta dalam kick off meeting
•
Ikut serta membuat perancangan proses bisnis to-be dengan functional team client.
•
Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan
•
Melakukan analisa gap
•
Membuat dan me-review dokumen blueprint
•
Melaksanakan dan memimpin berjalannya seluruh rangkaian workshop kebutuhan umum, dan proses bisnis
•
Menentukan master record
•
Membantu pelaksanaan training tim implementasi dan end user
•
Membuat UAT script
b
Functional Team Client •
Ikut serta dalam kick off meeting
•
Menyampaikan dan menjelaskan proses bisnis as-is kepada tim implementasi vendor
154 •
Ikut serta dalam pelaksanaan workshop kebutuhan umum dan proses bisnis
•
Bertanggung jawab terhadap manajemen perubahan
•
Meninjau dan menyetujui perubahan proses bisnis yang tergambar dalam dokumen blueprint
•
Membantu untuk menyiapkan data dan dokumen yang diperlukan tim implementasi vendor untuk migrasi data
5.
•
Melaksanakan end user training dan change management
•
Ikut serta dalam pelaksanaan UAT
•
Mengevaluasi kinerja dan aplikasi SAP-BPC setelah go live
Technical Team a
Vendor Technical Team •
Menentukan kebutuhan hardware dan software
•
Membuat strategi implementasi SAP-BPC dan strategi pengembangan implementasi SAP-BPC
•
Melaksanakan konfigurasi server, desktop dan instalasi SAP-BPC
•
Melakukan penyesuaian (customization) pada pengembangan aplikasi SAP dan server
•
Mengatasi GAP dengan melakukan enchement
•
Melaksanakan unit test, integration test, scenario test, dan, internal testing
•
Ikut serta dalam kegiatan training yang dilaksanakan pada tiap tahapan
•
Memimpin pelaksanaan UAT
155 •
Melaksanakan cutover dan go live SAP-BPC
•
Memberikan
solusi
permasalahan
yang
dihadapi
dalam
pengkonfigurasian sistem •
Membuat dokumentasi teknikal secara keseluruhan
•
Membuat dan merencanakan otorisasi standar sistem sesuai dengan kebutuhan LPS
•
Menyampaikan dan meminta persetujuan tim implementasi client atas rencana otorisasi standar sistem yang telah disusun
• b
Melaksanakan review strategi otorisasi implementasi SAP-BPC Technical Client
•
Membantu dalam pengadaan hardware dan software
•
Menyetujui strategi pengembangan implementasi SAP-BPC yang telah dirancang
•
Ikut serta dalam kegiatan training yang diadakan pada tiap tahapan
Meninjau dan menyetujui standar otorisasi dokumen dan proses bisnis to-be yang telah tergambar didalam dokumen blueprint yang telah disusun oleh tim implementasi vendor
Membantu pengembangan SAP-BPC didalam jalur proses bisnis
Menyampaikan permasalahan yang dihadapi kepada project manager untuk mendapatkan pemecahan masalah.
156 4.10 Manajemen Masalah Berikut adalah beberapa usulan untuk mengatasi masalah-masalah yang terjadi dalam pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS, yaitu: •
Penyusunan dokumen blueprint yang terlalu global dapat diatasi dengan adanya penambahan waktu workshop dan tim implementasi yang bertanggung jawab adalah application team leader vendor, dimana pada awalnya penyusunan blueprint dan pengembangan aplikasi dilakukan secara bersamaan oleh application team.
•
Kurangnya pemahaman kebutuhan end user dan fitur SAP-BPC dapat diatasi dengan melakukan pertemuan antartim implementasi, dan mengadakan training tim implementasi untuk lebih memahami fungsi dan kemampuan SAP-BPC terhadap kebutuhan client.
•
Kurangnya kemampuan end user untuk beradaptasi dan menerima sistem SAPBPC dapat diatasi dengan melaksanakan kegiatan organizational change management dan end user training.
•
Pelaksanaan implementasi SAP-BPC di LPS yang mengalami kemunduran proyek dapat diatasi dengan menerapkan model waterfall yang dilakukan tahap demi tahap.
•
Tim implementasi diusulkan untuk melaksanakan kegiatan project management dan quality check untuk menghindari kesalahan implementasi yang berkelanjutan.
•
Tim implementasi yang telah dibentuk harus memperjelas peran dan tanggung jawab masing-masing berdasarkan kompetensinya untuk mengatasi kerancuan peran dan tanggung jawab dalam pelaksanaan proyek.
