BAB 4 IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
4.1 Implementasi Setelah melakukan analisis dan perancangan solusi terhadap permasalahan yang telah diidentifikasi pada bab 3, saatnya untuk melakukan implementasi dan evaluasi terhadap solusi yang telah diusulkan. Pada bagian implementasi ini, akan dijelaskan mengenai kebutuhan sumber daya aplikasi, cara instalasi aplikasi dan cara penggunaan aplikasi agar aplikasi SFA pada PRUVictory Agency dapat berjalan dengan baik.
4.1.1 Kebutuhan Sumber Daya Aplikasi
4.1.1.1 Kebutuhan Perangkat Lunak Spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi SFA pada PRUVictory Agency adalah sebagai berikut : 1.
2.
Server a.
PHP 5.0.1
b.
phpMyAdmin 2.5.6
c.
Apache HTTP Server 1.3.26
d.
MySQL 4.0.20
e.
Browser : Internet Explorer 6.0 ke atas / M ozilla Firefox 1.0.7 ke atas
User a.
Browser : Internet Explorer 6.0 ke atas / M ozilla Firefox 1.0.7 ke atas
167
168 4.1.1.2 Kebutuhan Perangkat Keras Spesifikasi kebutuhan perangkat keras yang dibutuhkan untuk menjalankan aplikasi SFA pada PRUVictory Agency adalah sebagai berikut : 1.
2.
Server a.
Pentium IV 1,5 Ghz
b.
RAM 512 M B
c.
Hard disk 40 GB
d.
M onitor 15” dengan resolusi 1024 x 768
e.
M odem 56Kbps dan koneksi Internet
User a.
Windows Xp
b.
Pentium III 733 M hz
c.
RAM 128 M B
d.
Hard disk 20 GB
e.
M onitor 15” dengan resolusi 1024 x 768
f.
M odem 56Kbps dan koneksi Internet
Aplikasi ini tidak membutuhkan spesifikasi perangkat keras yang tinggi karena aplikasi ini bukan merupakan aplikasi yang berat (yang membutuhkan spesifikasi peralatan yang tinggi) dan berbasiskan situs web yang dapat diakses dari jaringan secara online.
4.1.1.3 Kebutuhan Jaringan Pada saat ini PRUVictory Agency sudah memiliki jaringan sendiri, sehingga aplikasi SFA telah dapat dijalankan oleh PRUVictory Agency. Dapat dilihat bahwa topologi jaringan telah berjalan dengan baik Berikut merupakan gambar topologi jaringan pada PRUVictory Agency:
Gambar 4.1 Topologi Jaringan 4.1.1.4 Kebutuhan Sumber Daya Manusia Untuk operasional, aplikasi membutuhkan sumber daya manusia sebagai berikut: 1.
AdminUntuk menjalankan aplikasi ini dengan baik seorang admin harus memiliki kemampuan serta pengetahuan dasar operasional komputer. Pengalaman
170 melakukan manajemen situs web akan sangat membantu. 2.
User Untuk menjalankan aplikasi ini dengan baik seorang user harus memiliki kemampuan serta pengetahuan dasar operasional komputer.
4.1.2 Cara Instalasi Sistem Agar dapat menggunakan aplikasi SFA, maka hal pertama yang harus dilakukan perusahaan adalah melakukan instalasi perangkat lunak. 1.
Perangkat lunak yang harus diinstalasi adalah apache. Dengan double-click pada apache_1.3.26-win32-x86-no_src, selanjutnya mengikuti langkahlangkahyang ada pada instalasi.
2.
Perangkat lunak yang harus diinstalasi berikutnya adalah PHP. Cara instalasinya dengan meng-extract ph p-5.0.1-Win32 ke C:\php. Kemudian environment variable harus di-setting, dengan cara buka windows explorer, klik kanan pada My Computer dan pilih properties, kemudian pilih advance, klik environment variable . Pada system variable -nya pilih path lalu klik edit. Pada variable value-nya tambahkan ;c:\php.
3.
Perangkat lunak berikutnya yang harus diinstalasi adalah mysql. Cara instalasinya dengan
meng-extract mysql-4.0.20dwin.
Kemudian
klik
setup.exe. Dan ikuti langkah-langkah yang ada pada instalasi. Tapi pada bagian destination folder, ganti dengan C:\program files\mysql. Setelah selesai instalasi mysql, masuk ke C:\program files\mysql\bin lalu klik winmysqladmin.exe untuk isi username dan password dengan root.
171 4.
Perangkat lunak terakhir yang harus diinstal adalah phpmyadmin. Cara instalasinya
dengan
meng-extract
ph pMyAdmin-2.5.6.zip
ke
C:\phpMyAdmin. Langkah terakhir yang harus dilakukan adalah restart apache-nya. 5.
Setelah selesai melakukan instalasi perangkat lunak, maka saatnya untuk memindahkan program aplikasi yang telah dibuat pada server perusahaan. Cara memindahkannya yaitu dengan copy folder SFA ke dalam folder C:\phpMyAdmin. Untuk aplikasi web, maka file-file aplikasi dan basis data diupload ke web server.
4.1.3 Cara Penggunaan Aplikasi SFA Untuk PRUVictory Agency Aplikasi SFA pada PRUVictory Agency ini terbagi atas dua aplikasi. Aplikasi pertama adalah aplikasi untuk admin. Aplikasi yang kedua adalah aplikasi untu user. User disini adalah agen dan leader.
172
4.1.3.1 Cara Penggunaan Aplikasi S FA Untuk PRUVictory Agency pada Admin
Gambar 4.2 Tampilan Halaman Login Admin
Keterangan Gambar : Tampilan Halaman awal Admin akan menampilkan halaman login, yang menampilkan textfield username dan password yang harus diisi admin agar dapat mengakses halaman Admin.
173
.
Gambar 4.3 Tampilan Home Admin Keterangan gambar : Tampilan halaman Home Admin sama seperti tampilan halaman agen dan leader, tetapi yang membedakan adalah navigationnya. Tampilannya yaitu ada calendar dan ada tampilan top agent dan top leader serta ada juga tampilan schedule dari admin tersebut. Yang membedakan pada navigationnya adalah pada admin terdapat link account yang berfungsi untuk membuat dan mengatur account dari karyawan yang ada.
174
Gambar 4.4 Tampilan Account
Keterangan gambar : Tampilang account ini menampilkan account-account karyawan yang bekerja di PRUVictory Agency. Kode Agen itu nantinya akan digunakan pada saat menglogin. Pada link Create New Account akan masuk ke halaman untuk menanmbahkan account karyawan. Kode unit dan nama unit menjelaskan nama unit yang sedang berjalan. Pada layar ini juga terdapat searching account dengan memasukkan nama atau kode agen sebagai keyword.
175
Gambar 4.5 Tampilan Form account
Keterangan gambar : Tampilan form account menampilkan form yang digunakan untuk mengisi account-account karyawan. Pada bagian User Id, password, full name, birthday, kode unit, dan nama unit harus diisi. Apabila bagian-bagian tersebut tidak diisi maka akan muncul alert yang mengharuskan untuk diisi.
176
Gambar 4.6 Tampilan Edit account admin
Keterangan gambar : Tampilan edit account admin ini menampilkan account yang diklik dari link data yang mau di edit di layar account. Pada tampilan ini bentuknya seperti form account tapi bedanya disini nanti langsung akan muncul data yang akan telah dimasukkan sebelumnya.
177
Gambar 4.7 Tampilan Schedule admin
Keterangan gambar : Tampilan schedule admin menampilkan jadwal-jadwal kegiatan admin. Aplikasi schedule ini sama dengan aplikasi schedule untuk agen dan leader. Di schedule ini terdapat type, pilihannya yaitu appointment, Meeting, Memo, Anniversary, To-do, Family, Others. Subject menjelaskan nama schedule tersebut. Place menjelaskan nama tempat yang akan dituju dalam schedule tersebut. Date dan time menjelaskan waktu dan tanggal. Priority menjelaskan level dari schedule tersebut. Pilihannya yaitu Low, Medium, dan High. Create New Schedule nantinya akan masuk ke halaman form schedule.
178
Gambar 4.8 Tampilan Form schedule admin
Keterangan gambar : Tampilan form schedule admin menampilkan form schedule yang berupa type, subject, place, date, time, priority. Type berupa list yang berisi appointment, Meeting, Memo, Anniversary, To-do, Family, Others. Subject berupa nama schedule. Place diisi berupa nama tempat. Sedangkan priority diisi berupa list yang isinya low, medium dan high.
179
Gambar 4.9 Tampilan Edit schedule admin
Keterangan gambar : Tampilan edit schedule admin ini menampilkan account yang diklik dari link data yang mau di edit di layer schedule. Pada tampilan ini bentuknya seperti form schedule tapi bedanya disini nanti langsung akan muncul data yang akan diedit.
180
Gambar 4.10 Tampilan Training admin
Keterangan gambar : Tampilan Training admin ini menampilkan file-file berupa materi training dan schedule training yang sudah diupload. Dari sini admin bisa mendelete file-file materi dan schedule training yang sudah tidak digunakan.
181
Gambar 4.11 Tampilan Upload materi admin
Keterangan gambar : Tampilan Upload materi Admin menampilkan sebuah 2 file field yaitu file field untuk schedule dan file field untuk materi. Data yang di upload biasanya berformat pdf.
182
Gambar 4.12 Tampilan View booking admin
Keterangan gambar : Tampilang View booking admin ini menampilkan data ruang rapat yang sudah dibooking oleh leader. Admin bisa mengedit apabila terjadi kesalahan data dan juga bisa mendelete data yang sudah tidak terpakai.
183
Gambar 4.13 Tampilan Edit booking admin
Keterangan gambar : Tampilan Edit booking admin ini menampilkan account yang diklik dari link data yang mau di edit di layer view booking admin. Pada tampilan ini bentuknya berbeda tampilan dari form booking pada leader, tapi kalau admin bentunya berupa form.
184
Gambar 4.14 Tampilan Production admin
Keterangan gambar : Tampilan production admin ini menampilkan tabel data-data produksi agen tiap unitnya. Admin disini hanya bisa melihat laporan produksi ini per tiap minggunya. Dari laporan produksi ini nantinya admin membuat top agen dan top leader.
185
Gambar 4.15 Tampilan News admin
Keterangan gambar : Tampilan news admin menampilkan data-data berita seputar PRUVictory Agency. Admin juga bisa mendelete berita yang sudah tidak digunakan.
186
Gambar 4.16 Tampilan Form news
Keterangan gambar : Tampilan Form news menampilkan form yang berfungsi untuk mengisi data berita-berita yang terjadi di kantor PRUVictory Agency. Nanti berita-berita yang sudah dimasukkan oleh admin akan ditampilkan pada layar news user.
187 4.1.3.2 Cara Penggunaan Aplikasi S FA Untuk PRUVictory Agency pada Agen dan Leader
Gambar 4.17 Tampilan Login
Keterangan gambar : Tampilan awal untuk agen dan leader juga harus melalui login terlebih dahulu. Username disini diisi dengan kode karyawan. Dengan kode karyawan tersebut nanti dapat diketahui statusnya yaitu agen atau leader.
188
Gambar 4.18 Tampilan Home Agen dan Leader
Keterangan gambar : Tampilan home agen dan leader ini menampilkan gambar iklan dari PRUVictory Agency dan gambar-gambar iklan tentang event-event yang terjadi di PRUVictory Agency. Selain ini juga terdapat tabel yang menampilkan top agen dan top leader setiap minggunya.
189
Gambar 4.19 Tampilan Contact
Keterangan gambar : Tampilan contact ini menampilkan data-data contact yang tipenya terdiri dari customers, agen, family, friends, others. Link create new contact akan masuk kehalaman form contact. Setiap data kontak bisa diedit dengan mengklik link edit. A gen dan leader pun juga dapat mendelete contact yang dianggap sudah tidak perlu lagi. Angka 1 (satu), 2 (dua), dan next itu menunjukkan paging halaman. Pada halaman ini juga terdapat fasilitas search contact dengan nama contact sebagai keywordnya.
190
Gambar 4.20 Tampilan Contact Detail
Keterangan gambar : Tampilan contact detail menampilkan keseluruhan data dari kontak, pada field ilustrasi user dapat mendownload ilustrasi presenatasi kontak tersebut yang telah diupload sebelumnya.
191
Gambar 4.21 Tampilan Form contact
Keterangan gambar : Tampilan form contact menampilkan sebuah form yang terdiri dari type, name, address, phone, mobile phone, email, company, company address, source, birth date, fact, follow up, picture dan ilustrasi. Data-data yang harus diisi adalah name,address, phone, mobile phone dan email. Apabila dari salah satu data yang penting tersebut tidak diisi maka tidak bisa disave.
192
Gambar 4.22 Tampilan Edit contact
Keterangan gambar : Tampilan Edit contact ini menampilkan account yang diklik dari link data yang mau di edit di layar contact. Setelah datanya diedit Setelah datanya diedit dan mengklik button save maka data tersebut langsung dapat dilihat di halaman contact.
193
Gambar 4.23 Tampilan Schedule
Keterangan gambar : Tampilan halaman schedule ini menampilkan jadwal schedule dari masingmasing agen dan leader. Agen disini bisa mendelete dan mengedit data-data schedule yang sudah ada. Link create new schedule akan menuju ke halaman form schedule.
194
Gambar 4.24 Tampilan Form schedule
Keterangan gambar : Tampilan gambar form schedule ini menampilkan sebuah form yang digunakan untuk mengisi data-data schedule dari agen atau leader.
Setelah data-data sudah
dimasukkan, langsung menekan klik save. M aka data langsung kesimpan ke dalam halaman schedule.
195
Gambar 4.25 Tampilan Edit schedule
Keterangan gambar : Tampilan Edit schedule ini menampilkan account yang diklik dari link data yang mau di edit di layer schedule. Setelah datanya diedit dan mengklik button save maka data tersebut langsung dapat dilihat di halaman schedule.
196
Gambar 4.26 Tampilan Training
Keterangan gambar : Tampilan training ini menampilkan data schedule training dan materi training yang telah diupload oleh admin dan bisa didownload oleh agen dan leader.
197
Gambar 4.27 Tampilan Booking leader
Keterangan gambar : Tampilan booking leader ini menampilkan nama ruangan, jam, hari, dan bulan yang akan dibooking. Pada halaman ini hanya bisa diakses leader saja sedangkan agen tidak bisa. Link view room schedule akan masuk ke halaman view booking. Apabila leader memasukkan ruangan dan waktu dan hari yang sama dengan yang sudah dipesan oleh leader lainnya maka nanti akan ada alert bahwa ruangan sudah dibooking.
198
Gambar 4.28 Tampilan View booking
Keterangan gambar : Tampilan view booking ini menampilkan ruangan, waktu, dan hari yang sudah dibooking oleh para leader.
199
Gambar 4.29 Tampilan Production
Keterangan gambar : Tampilan production ini menampilkan data-data produksi setian leader dalam satu unitnya. Didalam data ini leader dapat melihat produksi dari unitnya. Halaman ini hanya bisa diakses oleh leader yang memimpin unit. Pada bagian view by, leader bisa melihat laporan produksi itu berdasarkan minggu dan bulan yang diinginkan. Leader pun bisa mendelete laporan produksi yang tidak digunakan lagi.
200
Gambar 4.30 Tampilan Form production
Keterangan gambar : Tampilan form production ini menampilkan form yang harus diisi oleh leader untuk dimasukkan ke dalam laporan produksi.
201
Gambar 4.31 Tampilan Edit production
Keterangan gambar : Tampilan Edit production ini menampilkan account yang diklik dari link data yang mau di edit di layer production. Setelah datanya diedit dan mengklik button save maka data tersebut langsung dapat dilihat di halaman production.
202
Gambar 4.32 Tampilan News
Keterangan gambar : Tampilan news menampilkan berita-berita seputar PRUVictory Agency. Berita tersebut akan selalu terupdate oleh admin.
203
Gambar 4.33 Tampilan Change Password
Keterangan gambar : Tampilan Change Password menampilkan form perubahan password bagi user.
4.2 Evaluasi
4.2.1 Evaluasi dari Manajemen Proses evaluasi terhadap aplikasi ini dilakukan dengan wawancara langsung kepada 1 orang office manager. Berikut adalah tabel wawancaranya:
204 Tabel 4.1 Evaluasi dari Manajmen Jabatan :
Andy Maulana
T anggal Wawancara :
5 Juni 2008
Jam Wawancara :
13.00 - 13.10
T empat :
Menara T hamrin lt. 25
Daftar Pertanyaan : 1. Apakah ada kesulitan dalam menggunakan aplikasi ini? Jawab: “T idak ada, aplikasinya mudah dimengerti, sekali di jalankan langsung bisa beradaptasi dan bisa langsung digunakan tanpa perlu dipelajari secara mendetail. Design tampilannya simple tetapi tetap menarik dan sesuai dengan PRUVictory Agency.” 2. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu anda dalam mengamankan dan menyusun data produksi seluruh agen dan leader? Berapa persen keamanan data? Jawab: “ Sangat membantu sekali, selain tidak perlu khawatir kehilangan data atau terjadi penumpukan data, prosesnya jadi jauh lebih efisien. Data diinput langsung oleh agen yang bersangkutan lalu langsung disubmit ke database, kami hanya tinggal mencek data-data lalu langsung bisa terlihat agen dan unit yang produksinya paling tinggi tanpa harus melakukan perhitungan lagi. Kalau sistemnya seperti ini kemungkinan data aman 100%.” 3. Apakah dengan aplikasi ini membantu anda dalam menyampaikan informasi kepada seluruh agen dan leader? Jawab: ”Ya, membantu sekali. Prosesnya jadi lebih efektif karena penyampaian berita/informasi-informasi lainnya bisa langsung di submit dari web dan tidak harus menggunakan beberapa media seperti dulu. Informasi yang disampaikan juga akan selalu up to date dan sudah pasti diterima oleh seluruh agen.”
4.2.2 Evaluasi dari Pengguna Proses evaluasi terhadap aplikasi ini dilakukan dengan wawancara langsung kepada 2 orang leader berpengalaman. Berikut adalah tabel wawancaranya:
205 Tabel 4.2 Evaluasi dari Pengguna Nama :
Mahri M Saleh
Jabatan :
(Leader) Agency Manager
T anggal Wawancara :
5 juni 2008
Jam Wawancara :
13.20 – 13.30
T empat :
Menara T hamrin lt. 25
Daftar Pertanyaan : 1. Apakah ada kesulitan dalam menggunakan aplikasi ini? Jawab: “T idak juga, aplikasi ini cukup mudah untuk digunakan. T idak perlu waktu lama untuk beradaptasi menggunakan aplikasi ini. T ampilan layarnya cukup simple tetapi tetap menarik, jadi tidak bikin bosan dan tetap enak dipandang.” 2. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu anda dalam menyimpan dan mengelola data-data nasabah, rekrut, ataupun agen anda? Berapa persen keamanan data? Jawab: “ Sangat membantu sekali, sekarang saya tidak perlu khawatir kehilangan data nasabah karena seluruh data saya bisa dimasukkan ke dalam database dan kalau diperlukan bisa langsung dilihat. Selain itu penyimpanan ilustrasi juga jadi lebih aman dan terorganisir sesuai dengan kontak. Jika data ada yang berubah atau ada yang perlu diperbaharui proses editnya mudah dilakukan. Dengan disimpannya data ke dalam database saya perkirakan persentase keamanannya pasti 100%.” 3. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu anda dalam menganalisis kebutuhan nasabah rekrut, ataupun agen anda? Jawab: “ Ya, karena dengan adanya fact dan follow up pada setiap kontak membantu saya di dalam menganalisis kebutuhan setiap kontak, seperti produk apa yang kira-kira cocok dan juga le bih mudah untuk mengingat dan menentukan follow up apa yang diperlukan oleh setiap kontak. 4. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu anda di dalam mengorganisir dan mencatat jadwal kerja anda? Jawab: “ Saya rasa iya, karena selama ini saya hanya mengingat-ingat saja jadwal kerja saya, tetapi dengan adanya aplikasi schedulling pada web ini jadwal kerja saya akan terorganisir dan tercatat dengan baik, sehingga saya tidak akan melupakan appointment dengan nasabah penting ataupun coaching dengan rekrutan saya.” 5. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu proses-proses bisnis yang sebelumnya
206 masih berjalan secara manual (proses training, proses booking ruang rapat, proses input laporan produksi, dan proses penyampaian berita)? Jawab: “Proses training secara online sangat membantu agen yang masih memiliki dua pekerjaan dan belum full time di bisnis ini, selain itu agen yang rumahnya di luar daerah juga dapat mengikuti training dan mempelajari materi sendiri, jadi tidak perlu repot-repot ke jakarta hanya untuk training. Untuk proses booking ruang rapat juga menjadi jauh lebih mudah dan tidak repot karena bisa dilakukan kapan saja dan dimana saja, begitu juga dengan input laporan produksi. Se belumnya kan masih menggunakan microsoft excel, jadi data juga kurang aman. Sekarang dengan input langsung ke database data pasti aman dan kalau mau digunakan tidak perlu repot mencari dimana menyimpan filenya. Untuk penyampaian berita sekarang telah terintegrasi dengan baik, jadi kami sebagai agen selalu up to date.” 6. Menurut pendapat anda, apakah dengan diterapkannya aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja para agen? Berapa persen peningkatan kinerja tersebut? Jawab: “T entunya seperti itu, karena pekerjaan kami jadi lebih terpusat pada satu aplikasi dan seluruh informasi, proses bisnis dan data yang dibutuhkan ada di sini, jadi aplikasi ini menjadi center of operation kami. Kalau biasanya beberapa proses bisnis memakan waktu cukup lama, sekarang setelah ada sistem baru ini lebih menghemat waktu dan tenaga para agen dan leader, sehingga pekerjaan kami lebih efisien dan efektif dan hasil kerja kami juga menigkat. Peningkatan kinerja diperkirakan sekitar 20 % sampai dengan 30%, lumayan tinggi juga.” Nama :
Netty Manan
Jabatan :
(Leader) Senior Unit Manager
T anggal Wawancara :
5 Juni 2008
Jam Wawancara :
13.40 – 13.50
T empat :
Menara T hamrin lt. 25
Daftar Pertanyaan : 1. Apakah ada kesulitan dalam menggunakan aplikasi ini? Jawab: “T idak ada, aplikasinya sederhana dan mudah digunakan, apalagi untuk orang tua seperti saya yang tidak terlalu akrab dengan teknologi. Dari segi design, juga c ukup sederhana dan menu-menunya sesuai dengan keperluan pekerjaan saya sebagai agen dan leader.”
207 2. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu anda dalam menyimpan dan mengelola data-data nasabah, rekrut, ataupun agen anda? Jawab: “ Cukup membantu, tetapi saya telah terbiasa menyimpan data di handphone dan notebook. T etapi pada aplikasi ini data yang disimpan lebih lengkap seperti ada foto dari kontak, fact, dan follow up, jadi sebenarnya penyimpanan datanya lebih baik dan terjamin keamannya. Saya mungkin akan beradaptasi sedikit untuk beralih menggunakan aplikasi ini demi kebaikan saya juga.” 3. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu anda dalam menganalisis kebutuhan nasabah rekrut, ataupun agen anda? Jawab: “ Dengan adanya fact dan follow up yang telah diinput pada setiap kontak membantu saya di dalam menganalisis kebutuhan dan fakta-fakta penting lainnya mengenai nasabah tersebut. Sebelumnya saya tidak pernah mencatat follow up, tetapi sekarang segala follow up yang dibutuhkan nasabah saya catat ke dalam kontak mereka sehingga membantu saya untuk mengingat follow up selanjutnya yang perlu dilakukan untuk setiap nasabah.” 4. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu anda di dalam mengorganisir dan mencatat jadwal kerja anda? Jawab: “ Dengan fasilitas scheduling dan reminder pada aplikasi ini sangat membantu saya dalam mengingat jadwal appointment, jadwal meeting dan jadwaljadwal lainnya. Kalau sebelumnya saya hanya mengingat-ingat saja jadwal-jadwal tersebut dan terkadang ada yang kelupaan, mudah-mudahan dengan adanya sistem ini saya tidak akan melupakan jadwal-jadwal tersebut lagi.” 5. Apakah dengan aplikasi ini dapat membantu proses-proses bisnis yang sebelumnya masih berjalan secara manual (proses training, proses booking ruang rapat, proses input laporan produksi, dan proses penyampaian berita)? Jawab: “Proses-proses yang terkomputerisasi sangat amat membantu pekerjaan kami sebagai agen dan leader, karena selama ini proses yang dilakukan secara manual memakan waktu yang lebih lama dan prosesnya tidak efektif. T api dengan adanya sistem baru ini proses-proses tersebut jadi jauh lebih cepat dan mudah digunakan. Proses booking yang dulunya merepotkan jadi jauh lebih mudah, dan dengan adanya training online agen-agen saya bisa lebih cepat belajar tanpa harus mengikui kelas yang jadwalanya sudah mengikat. Proses input laporan produksi juga ja di jauh le bih efektif dan selain itu data-data yang diinput jadi aman dan
208 mudah untuk dilihat, tidak perlu mencari-cari dimana saya menyimpan filefilenya.” 6. Menurut pendapat anda, apakah dengan diterapkannya aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja para agen? Berapa persen peningkatan kinerja tersebut? Jawab: “Pasti, karena proses-proses telah terkomputerisasi dan berjalan dengan mudah dan cepat, memberikan kami waktu lebih yang biasanya terbuang percuma untuk melakukan proses-prose tersebut. Dengan adanya aplikasi ini kami dapat menggunakan waktu kami untuk melakukan pekerjaan yang lebih penting seperti coaching agen, merekrut agen baru, atau membuat ilustrasi untuk presentasi ke nasabah. Peningkatan kerja kami bisa mencapai 30%-40%. ”
Setelah melakukan evaluasi terhadap satu orang office manager dan dua orang leader yang akan menggunakan aplikasi ini maka didapatkan beberapa kesimpulan bahwa : 1.
Aplikasi ini mudah digunakan.
2.
Aplikasi ini membantu dalam penyimpanan dan pengelolaan data.
3.
Aplikasi ini membantu dalam menganalisis dan memfollow up kebutuhan nasabah, rekrut maupun agen.
4.
Jadwal kerja lebih terorganisir dan tercatat dengan baik.
5.
Proses-proses bisnis dapat berlangsung dengan lebih cepat dan akurat.
6.
Data produksi seluruh agen tersimpan dengan aman dan rapi.
7.
Informasi yang disampaikan terpusat, menyeluruh dan tepat sasaran.
8.
Aplikasi ini dapat meningkatkan produktivitas dan kinerja agen.
209 Tabel 4.3 Tabel Evaluasi Hasil Wawancara NO.
Masalah yang dihadapi
Se belum Menggunakan Solusi
1.
Data
Menggunakan berbagai cara, Menggunakan
kontak
yang
disimpan tidak aman.
Jadwal
kerja
tidak
database
data kurang aman. Data yang sebagai penyimpanan data. hilang sekitar 20%-30%.
2.
Setelah Menggunakan Solusi
Jadwal
kerja
terorganisir dan tidak
terorganisir,
tercatat dengan baik.
dicatat
Data aman 90%.
belum Jadwal kerja
dan
tidak disimpan ke database dan
jadwal
sehingga
dicatat
gagal dengan
appointment karena lupa.
agen
adanya akan
teringat
reminder
akan akan
selalu jadwal-
jadwalnya. 3.
Proses bisnis.
Proses bisnis berjalan secara Proses manual.
bisnis
yang telah
terkomputerisasi memudahkan
berjalannya
proses. 4.
Data produksi.
Input
data
manual Data diinput langsung ke
menggunakan
microsoft database.
keamanan
data
excel. Data tidak aman dan sekitar 90%. terjadi penumpukan data. 5.
Penyampaian
Disampaikan
informasi.
berbagai media.
menggunakan Informasi
disampaikan
melalui website.
4.2.3 Evaluasi dari Pengembang Aplikasi SFA ini memiliki beberapa kelebihan dan kekurangan, diantaranya adalah :
4.2.3.1 Kelebihan 1.
M engotomatisasi pekerjaan agen dengan menyediakan aplikasi-aplikasi kebutuhan agen dalam satu kesatuan.
210 2.
M enyimpanan data kontak dengan lengkap beserta dengan fact, follow up, dan juga ilustrasi presentasinya sehingga data terorganisir dan mempermudah user dalam menggunakan data tersebut, serta terjamin keamanannya.
3.
Tersedia fasilitas schedulling beserta remindernya yang memudahkan agen untuk mengorganisir jadwal kerja mereka.
4.
M engkomputerisasi proses-proses bisnis perusahaan.
5.
Penyampaian informasi yang terpusat, menyeluruh dan tepat sasaran sehingga dapat dipastikan informasi yang diterima oleh agen selalu up to date.
6.
Tampilan yang user friendly sehingga mudah digunakan.
7.
M odul-modul yang ringan sehingga tidak terdapat lag / jeda waktu ketika suatu fasilitas digunakan.
4.2.3.2 Kekurangan Namun demikian aplikasi ini masih memiliki beberapa kekurangan, yaitu : 1. Seluruh proses bisa tidak berjalan dengan semestinya ketika server mengalami gangguan. 2. Input laporan produksi dilakukan oleh leader satu persatu. 3. Untuk pembuatan account bagi agen baru harus menghubungi admin secara manual. 4. Antara user dengan user ataupun user dengan admin tidak bisa berkomunikasi melalui website.
211 4.2.3 Evaluasi Berdasarkan IMK Terdapat beberapa pedoman dalam merancang suatu sistem aplikasi yang bertujuan supaya sistem aplikasi tersebut dapat user friendly terhadap pemakai. Delapan aturan emas (Eight Golden Rules) yang terdapat dalam IM K digunakan sebagai pedoman untuk mengevaluasi sistem aplikasi yang telah dibuat. Berikut adalah hasil evaluasi sistem berdasarkan delapan aturan emas : 1.
Konsistensi tampilan Situs ini dirancang dengan tampilan yang seragam untuk semua layar, baik dari segi warna, bentuk tulisan, serta peletakan link.
2.
M emungkinkan frequent user menggunakan shortcut Pada situs ini terdapat shortcut dalam penggunaannya sehingga memudahkan pengguna untuk melakukan pengoperasian.
3.
M emberikan umpan balik yang informatif Pada situs ini, admin dan user dapat merasakan umpan balik yang informatif. M isalnya setelah melakukan penambahan user, upload materi, upload schedule, dan lain-lain, maka akan muncul bahwa data telah berhasil ditambahkan.
4.
M erancang dialog untuk menghasilkan keadaan akhir yang baik Sebagai contoh, ketika leader berhasil melakukan pembookingan ruang rapat maka akan muncul pesan bahwa ruangan telah berhasil dibooking.
5.
M emberikan penanganan kesalahan yang sederhana Apabila user lupa dengan password mereka maka kami menyediakan layanan forgot password, untuk membantu user mengingat passwordnya.
6.
M engizinkan pembalikan aksi (undo) dengan mudah Situs ini memungkinkan aksi undo dengan baik.
212 7.
M endukung pengendalian yang focus secara internal Situs ini memungkinkn pekerjaan admin jadi lebih mudah dengan operasioperasi yang tidak sulit.
8.
M engurangi beban ingatan jangka pendek Perancangan situs ini telah dibuat dengan sedemikian rupa, agar user tertarik untuk menggunakannya dan juga tidak membuat bingung dengan kontrolkontrol yang ada.
