BAB 3
OBJEK PENELITIAN
3.1 Objek penelitian III.1.1. Sejarah Singkat PT. GAE didirikan pada tanggal 30 Januari 1962 oleh Bpk. Ir. K. Liutama, Bpk. Raden Wibowo (alm), dan Bpk. Hadi Wibowo. Awalnya, perusahaan ini hanya bergerak di bagian perdagangan yang memperoleh kepercayaan dari Telefunken Jerman Barat untuk menjadi agen tunggalnya yang bergerak di bidang peralatan telekomunikasi dan sekarang telah berkembang dengan mengadakan join venture bersama beberapa perusahaan asing untuk memproduksi berbagai jenis barang elektronik. PT. GAEmenempati kantor pertamanya di jalan Hasanudin no. 28, Jakarta Selatan. Sejarah dan perkembangan perusahaan tersebut dari tahun ke tahun dapat diuraikan secara singkat sebagai berikut: Tahun 1964
:
GAE membuka kantor cabang pertamanya di Surabaya, dengan tujuan memperluas usaha perdagangannya.
Tahun 1967
:
Perusahaan AEG Jerman Barat yang bergerak dibidang peralatan listrik bergabung dengan Telfunken, dikenal dengan nama AEG Telefunken, dan GAE dipercayakan untuk melanjutkan keagenan tunggalnya dari perusahaan 28
gabungan ini sehingga P.T. LISTRIKUM yang semula sebagai agen tunggalnya tidak mewakili AEG Jerman Barat lagi. Sejak Juli 1985 AEG TELEFUNKEN disebut sebagai AEG saja. Tahun 1970
:
Usaha GAE tidak terbatas hanya sebagai agen tunggal saja. Bersama N.V. SUMBER HIDUP, GAE mengadakan joint venture dibidang perakitan dan pembuatan peralatan listrik dengan AEG TELEFUNKEN, dan lahirlah ‘P.T. BINA ELEKTRO’ (AEG BINA). Usaha ini menempati lokasi pabriknya yang pertama di Jalan Muara Baru.
Tahun 1976
:
GAE menempati kantor pusat yang baru di jalan Hayam Wuruk no.3, Jakarta Pusat, untuk lebih memudahkan dan meningkatkan operasinya.
Tahun 1977
:
GAE membuka cabang yang kedua di Medan, untuk memperluas perdagangannya.
Tahun 1983
:
Untuk menampung perluasan produksi di Jakarta, maka dibangun pabrik berlokasi di kawasan industri Pulo Gadung dengan memproduksi Water Treatment Package, bahan-bahan
insulator
atau
plastik
dan
peralatan
elektronika. Tahun 1984
:
Torishima Pump MFG. Co. Ltd. Jepang mengadakan joint venture dengan GAE berstatus PMA dan mendirikan 29
pabrik pompa P.T. TORISHIMA GUNA INDONESIA (TGI) di kawasan industri Pulo Gadung seluas lebih kurang 5600 m2 dan mulai berproduksi dalam Juli 1985. Tahun 1986
:
Pembangunan gudang dan pabrik yang berlokasi di Sunter telah selesai, dan pada akhir tahun yang bersangkutan mulai
digunakan
dan
dioperasikan
sehingga
akan
menampung semua produksi elektronika, peralatan kantor, dan komputer. Perkembangan GAE dari tahun ke tahun terlihat mengalami kemajuan yang cukup pesat yang bermula dari 15 orang, kini telah berkembang dan didukung oleh lebih kurang 582 karyawan, dengan 13 divisi, dan 2 kantor cabang, serta 5 buah pabrik sendiri maupun hasil dari joint venture. Sedangkan luas kantor telah bertambah menjadi lebih kurang 4500 m2 untuk kantor pusat. Aktivitas perusahaan yang sekarang bukan hanya meliputi bidang penjualan produk (dagang) saja, tetapi juga dibidang contracting, assembling, dan produksi. 27 tahun yang lalu, perusahaan berdiri sebagai sebuah perusahaan dagang, namun sekarang, GAE telah berkembang menjadi perusahaan industri, perusahaan jasa (kontraktor), dan perusahaan dagang. 3.1.2. Bidang Usaha Bidang usaha yang kini dilakukan oleh GAE meliputi tiga jenis usaha, yaitu: 1. Usaha perdagangan yang meliputi:
30
a. Bidang penjualan alat listrik dan elektronik, yaitu: -
Barang-barang perlengkapan kabel
-
Komponen-komponen listrik dan elektronik
-
Beraneka ragam pengukuran elektronik dan panel
b. Bidang telekomunikasi, seperti: -
Peralatan telepon dan komunikasi radio
c. Bidang perairan, seperti: -
Bermacam jenis pompa dan alat pengolahan air
d. Bidang peralatan kantor, seperti: -
Berbagai macam mesin tik manual dan elektronika
-
Mikro komputer dan peralatannya
e. Bidang peralatan penerangan, seperti: -
Bermacam-macam lampu untuk pemakaian di rumah, kantor, taman, sampai dengan lampu-lampu untuk jalan raya, pabrik, studio, dan laboratorium
2. Usaha produksi yang meliputi: a. Pembuatan alat-alat listrik, seperti: -
Sakelar listrik bertegangan menengah dan rendah
-
Pembuatan mikro komputer dan panel meter
-
Low high voltage switch gear dan berbagai perlengkapan untuk keperluan panel
b. Pembuatan alat-alat elektronik untuk keperluan industri, seperti:
31
-
Water level control, uninteruptible power supply, power capasitor untuk mengoptimalkan daya listrik pabrik
c. Pembuatan mesin perlengkapan industri, seperti: -
Pompa air untuk industi dan irigasi
-
High pressure centrifugal pump, dan lain-lain
d. Pembuatan peralatan telekomunikasi, seperti: -
Kabel-kabel telepon, alarm, dan lain-lain
3. Usaha jasa yang meliputi: a. Pemasangan atau instalasi listrik untuk proyek-proyek industri, bangunan, dan lain-lain b. Instalasi sistem komunikasi radio, telepon c. Instalasi pemipaan air untuk irigasi, suplai air minum lengkap dengan engineeringnya d. Instalasi elektrikal dan telekomunikasi anatara lain untuk proyek-proyek fire alarm dan fire fighting, power plant, jaringan kabel telekomunikasi e. Proyek-proyek dalam lingkup PJKA terutama untuk telekomunikasi f. Proyek-proyek mekanikal dan elektrikal gedung bertingkat g. Instalasi minyak, gas, maupun air minum Persediaan ketiga jenis usaha ini sebagian besar adalah berasal dari import dan sebagian dari perakitan dan produksi pabrik sendiri. Bidang usaha produksi dilakukan di pabrik, penyimpanan persediaan dan bahan baku ditempatakan di tiga gudang masingmasing di Sunter, Pulo Gadung, dan Hayam Wuruk. Sedangkan usaha jasa dan dagang berada pada lokasi yang sama di kantor pusat. 32
Kantor pusat terletak di tempat yang strategis, sehingga menguntungkan perusahaan dalam persaingan, menjamin kelangsungan hidup dan memudahkan dari segi operasionalnya dengan dilaksanakan secara efektif dan efisien. 3.1.3. Produk-produk Produk keagenan yang kini dipegang selain AEG TELEFUNKEN sejak tahun 1985 antara lain: Olympia dari Jerman Barat
:
Mesin Tik
Torishima dari Jepang
:
Pompa
Telenorma (T&N) dari Jerman Barat
:
PABX, Alarm System
Preussaag dari Jerman Barat
:
Fire Protaction
Trafo Union dari Jerman Barat
:
Power Transformer
Holm dari Jerman Barat
:
Machine Tools
III.1.4. Struktur Organisasi/Manajemen/Mekanisme dan Prosedur Setiap aspek dalam perusahaan selalu memiliki hubungan dan bersinergi, antara satu dengan yang lainnya. Kerja sama yang baik merupakan salah satu kunci tercapainya tujuan perusahaan. Menurut Drs. Manullang (1985:68), struktur organisasi suatu perusahaan menggambarkan secara skematis tentang hubungan-hubungan kerja sama dari orang-orang yang menjadi anggota suatu badan dalam rangka usaha mencapai suatu tujuan. Hubungan tersebut akan terangkai dengan baik, jika masing-masing dari individu
33
mengetahui apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, sesuai dengan wewenang yang diberikan, melalui proses pendelegasian dari pimpinan teratas ke bawahannya. Untuk memungkinkan adanya pengawasan yang baik, diadakan pemisahan fungsi-fungsi yang ada di perusahaan seperti fungsi otoritas, fungsi pelaksana, fungsi penyimpanan, dan fungsi pancatatam, agar setiap aktivitas dalam perusahaan dapat dilaksanakan sepenuhnya oleh masing-masing bagian / fungsi dengan baik sehingga, tujuan perusahaan tercapai. Struktur organisasi perusahaan PT. GAE antara lain: 1. Direktur Utama terhadap divisi, PLB, CSC, dan EDP centre adalah lini karena direktur utama langsung membawahi seluruh divisi / bagian tersebut di perusahaan. 2. Direktur Utama terhadap subdit adalah fungsional karena subdit bukan merupakan bawahannya langsung, tetapi bawahan dari direktur. 3. Direktur terhadap subdit adalah lini bila direktur keuangan terhadap subditnya sendiri dan fungsional bila terhadap subdit UPL. 4. Direktur terhadap divisi dan PLB, CSC, EDP centre, adalah fungsional karena bagian / divisi tersebut berada di bawah garis pimpinan langsung dari direktur utama. Dengan demikian, dapat diuraikan, susunan organisasi dari perusahaan GAE adalah sebagai berikut: Direktur Utama Perusahaan dipimpin oleh seorang direktur utama yang membawahi: 34
-
Direktur keuangan
-
Direktur pemasaran
-
Direktur umum dan personalia
-
Direktur teknik
Tugas direktur utama adalah: -
Menjalankan pimpinan umum perusahaan, menyusun rencana tahunan dan rencana jangka panjang
-
Merumuskan dan melaksanakan kebijakan-kebijakan atau keputusan dibidang keuangan dan non keuangan untuk perusahaan di masa mendatang
-
Mengadakan atau memimpin rapat tingkat direktorat dan divisi dalam rangka menjaga adanya rencana dan kegiatan yang terpadu diantara direktorat / divisi dalam usaha mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan
Pembagian selanjutnya dari bagan organisasi tersebut adalah: Unit-unit non usaha Terbagi dalam direktorat-subdirektorat-biro-subbiro: 1. Direktorat keuangan (KEU) Dipimpin direktur keuangan dan tugasnya adalah: -
Menyusun dan merumuskan kebijakan, prosedur, rencana kerja dibidang keuangan, akuntansi, seperti pengaturan sumber dan penggunaan dana
35
perusahaan sesuai operasi perusahaan, mengawasi kebenaran dan kelengkapan pencatatan seluruh transaksi, serta pelaksanaan pembelian baik impor maupun local -
Mengembangkan dan memelihara sistem pengelolaan keuangan dan sistem akuntansi yang up to date sesuai dengan sistem yang berlaku
-
Mengawasi pengaturan sistem penyimpanan uang dan kertas berharga di tempat yang aman
Direktorat keuangan membawahi: a. Subdirektorat keuangan (ka.subdit.keu) Menangani administrasi keuangan dan impor perusahaan serta membantu direktorat merumuskan kebijakan di bidang keuangan termasuk urusan pajak dan asuransi. Subdirektorat keuangan membawahi: 1. Biro Penyetoran Melakukan penyetoran uang tunai/ cheque/giro ke bank serta bertanggungjawab atas kebenaran saldo kas perusahaan di bank 2. Biro keuangan (ka.ro keu) Mengatur dan mengawasi kegiatan penerimaan dan pengeluaran kas/bank dari kasir dan bertanggung jawab penuh atas keamanan uang, surat berharga perusahaan secara fisik dan administratif. Biro keuangan (kepala biro keuangan) membawahi: •
Kasir (Kasir umum)
36
Melaksanakan penerimaan dan pengeluaran uang, cheque, surat berharga lainnya, serta bertanggung jawab atas kebenaran saldo kas dan bank. •
Kasir kas kecil Bertanggung jawab atas sejumlah dana yang disisihkan untuk membiayai pengeluaran rutin dalam jumlah yang relatif kecil.
3. Biro pengawasan (Ka. Ro pengawasan) Mengawasi
dan
mengkoordinir
pelaksanaan
tagihan
piutang
langganan dan administratifnya, serta mengawasi pembuatan faktur penjualan untuk langgangan yang dilakukan secara sentral. Biro pengawasan membawahi: •
Subbiro penagihan Melakukan penelitian terhadap posisi kredit dari langgangan serta bertanggung jawab terhadap realisasi pembayarannya.
•
Subbiro fakturis Mengatur dan membuat faktur penjualan dari masing-masing divisi.
4. Biro Impor (Ka. ro impor) Melaksanakan dan menyusun rencana pembelian barang dagang impor dari supplier luar negeri serta bertanggung jawab sampai pembelian tersebut dilaksanakan. Biro impor membawahi: •
Subbiro administrasi impor
37
Mengurus kelengkapan dokumen pembelian impor untuk kegiatan administrasinya. b. Subdirektorat akuntansi (ka. subdit. akt) Menangani akuntansi perusahaan secara keseluruhan, mengembangkan sistem akuntansi yang sedang berjalan sesuai perkembangan perusahaan dengan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip akuntansi yang berlaku di Indonesia, meneliti dan ikut mengembangkan program komputerisasi yang berhubungan dengan pemrosesan data (EDP) yang dijalankan oleh perusahaan. 2. Direktorat Pemasaran (MAS) Dipimpin oleh direktur pemasaran, yang tugasnya adalah: -
Mengkoordinasi
kegiatan
pemasaran
secara
keseluruhan,
mengembangkan serta menyusun kebijakan di bidang strategi pemasaran. -
Mengusahakan agar data pemasaran dapat terkumpul dengan lengkap.
-
Merencanakan program penelitian pasar dan promosi sesuai dengan rencana dan anggaran perusahaan.
-
Mengamati tingkah laku dan keinginan konsumen untuk meningkatkan pelayanan kepada pelanggan.
3. Direktorat Umum dan Personalia (UPL) Dipimpin direktur umum dan personalia yang tugasnya: -
Menentukan garis kebijakan perusahaan di bidang personalian dan umum.
-
Berusaha menciptakan suasana kerja di mana karywan / staf perusahaan dapat bekerja dengan semangat dan dedikasi sangat tinggi. 38
-
Secara umum memperhatikan dan mengusahakan adanya kesejahteraan staf atau karyawan perusahaan.
Direktorat UPL membawahi: 1. Subdirektorat umum dan personalia yang tugasnya: •
Memenuhi permintaan tenaga kerja yang diajukan oleh bagian-bagian lain dari perusahaan.
•
Mengawasi
pelaksanaan
penyaringan,
seleksi
serta
penempatan pegawai. •
Memimpin,
mengkoordinasi,
dan
membina
usaha
pengembangan pegawai serta mengadakan training secara periodic untuk divisi teknik, produksi, dan penjualan. Subdit umum dan personalia membawahi: a. Sekertariat UPL Melakukan tugas kesekretariatan mengenai surat-surat yang masuk dan keluar. b. Biro personalia (ka. ro personalia) Mengelola program pendidikan, pengembangan pegawai, masalah kepegawaian seperti penerimaan pegawai, administrasi personalia dan penggajian. Biro personalia membawahi: •
Subbiro pengembangan pegawai (human resource)
39
Melaksanakan recruiting pegawai di lingkungan perusahaan, seperti mengelola lamaran yang diterima, program pendidikan dan latihan, seleksi dan mengadakan testing. •
Subbiro administrasi personalia Mengelola
administrasi
kepegawaian
secara
teratur,
menyimpan data pegawai, perhitungan dan pembayaran gaji. c. Biro Umum (ka. ro umum) Menyusun dan merencanakan program kegiatan di bidang keamanan dan kebersihan, penyediaan kendaraan kantor, serta perlengkapan kantor dan bertanggung jawab atas pelaksanaanya. d. Biro Gudang (ka. ro gudang) Mengatur sistem penyimpanan barang di gudang baik fisik maupun administratifnya, mengawasi penerimaan, dan pengeluaran barang dari gudang. Biro gudang membawahi: •
Subbiro gudang Mengatur
penempatan
barang
di
gudang
sehingga
memudahkan pengawasan dan terhindar dari kerusakkan, kebakaran, dan kehilangan. •
Subbiro administrasi gudang Bertanggung jawab secara administratif atas pembuatan laporan mutasi barang yang ada di gudang serta laporan persediaan untuk divisi.
40
4.
Direktorat Teknik (TEK) Dipimpin direktur teknik dan tugasnya adalah: -
Mengkordinasikan dan mengawasi divisi produksi, menyusun program dibidang industry dan contracting.
-
Mengadakan survei dan perhitungan teknis jika perusahaan ini mendirikan pabrik baru.
5.
Pusat Penelitian dan Pengembangan / Litbang (PLB) -
Menangani penelitian dan pengembangan produk perusahaan dalam bidang elektronik, komputer, mekanikal, dan elektrikal.
-
Mengumpulkan dan mencari data atau bahan-bahan yag diperlukan untuk penelitian dan pengembangan.
-
Bekerja sama dengan direktorat pemasaran sehubungan dengan kemungkinan
pengembangan
produk-produk
baru
tersebut
dapat
dipasarkan. 6.
Elektronik Data Processing Centre (EDP) -
Menangani komputerisasi kegiatan perusahaan terutama di bidang pengolahan data.
-
Membuat program-program komputer sesuai permintaan di tiap-tiap bagian perusahaan.
-
Mengadakan pembagian kerja dalam bagian yang dipimpinnya agar pelayanan dalam penyajian laporan dapat terselenggara dengan baik.
-
Mengatur dan mengawasi proses input sehingga menjadi laporan untuk tiap tingkat manajemen.
41
7.
Sekertariat Perusahaan (CSC) -
Membuat notulen rapat direksi.
-
Merangkum kegiatan kesekertariatan perusahaan.
-
Mengawasi pelaksanaan daripada keputusan yang telah diambil dalam rapat.
-
Mengurus seluruh perizinan perusahaan.
Unit-unit Usaha Terbagi dalam divisi-bagian-seksi. Umumnya setiap divisi memiliki struktur organisasi sebagai berikut: 1.
Kepala Divisi (ka. div) -
Mengawasi secara menyeluruh kegiatan penjualan dan mengarahkan pelaksanaan agar sesuai dengan program / kebijaksanaan yang telah ditetapkan.
-
Mempertimbangkan surat penawaran / kontrak yang masuk dan menyetujui pembentukkan dana kas kecil untuk membiayai pengeluaran rutin di divisi.
Kepala divisi membawahi: a. Sekertaris divisi Mengatur surat-surat yang masuk dan keluar di divisi dan membantu ka.div melakukan tugas sekertariat. b. Bagian Penjualan
42
o Mengkoordinasikan kegiatan penjualan dari grup produk yang ada dalam rangka mencapai volume penjualan yang diinginkan, dan melaporkan realisasinya kepada ka.div o Melakukan pembelian barang local yang diperlukan divisi Bagian penjualan membawahi: -
Seksi Penjualan Melayani pesanan pembelian dari para langganan sehingga permintaan barang dapat dipenuhi jumlahnya dan tepat pada waktunya.
-
Seksi Pengiriman Bertanggung jawab atas kelancaran dan ketepatan pengiriman , pengambilan barang, serta keamanan barang sampai di tempat tujuan, sesuai dengan syarat pengiriman.
c. Bagian Administrasi Stock Mengikuti posisi persediaan barang yang ada di gudang, pencatatan mutasi grup produk, dan melaporkan ke ka.div persediaan yang berada dibawah minimum. Inilah tugas dari masing-masing jabatan yang telah diuraikan secara garis besar, yang mana dalam pelaksanaannya sewaktu-waktu akan diberikan tugas-tugas lain oleh atasannya sesuai dengan ruang lingkup jabatannya.
43
44
45
