BAB 3 OBJEK PENELITIAN
3.1
Sejarah Singkat Koperasi Pegawai Balai Besar Teknologi Kekuatan Struktur (B2TKS) adalah
Koperasi Pegawai RI UPT-Laboratorium Uji Konstruksi (KOSUPALUK) didirikan di Tangerang pada tanggal 16 Juni 1997 dengan akta pendirian yang disahkan oleh Departemen koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil Republik Indonesia kantor wilayah Jawa Barat dengan nomor 261/BH/KWK.10/VI-1997. Nama sesuai akta pendirian adalah Koperasi Pegawai RI UPT-Laboratorium Uji Konstruksi (KOSUPALUK), Kemudian seiring dengan perkembangan yanng ada pada tahun 2008 diubah menjadi Koperasi Pegawai B2TKS (KOSUPALUK). KOSUPALUK merupakan Koperasi Pegawai Negeri dilingkungan Balai Besar Teknologi Kekuatan Struktur (B2TKS). Pada mulanya keanggotaan koperasi terbatas pada pegawai negeri yang masih aktif pada B2TKS, namun seiring dengan perkembangan
usaha
koperasi,
keanggotaan
koperasi
diperluas
dengan
diperbolehkannya pensiunan pegawai negeri sipil untuk tetap menjadi anggota. Produk dan jasa yang diberikan koperasi ditujukan untuk anggota dan bukan anggota. Kegiatan usaha yang ditujukan untuk anggota antara lain kegiatan simpanpinjam dan warung serba ada (waserda). Kegiatan simpan pinjam dilaksanakan dengan menggunakan dana internal koperasi dan dana kerjasama dengan perbankan. Produk dan jasa yang ditujukan kepada bukan anggota antara lain fotokopi dan jasa umum. Fotokopi secara khusus diselenggarakan untuk melayani kebutuhan perusahaan-perusahaan yang membutuhkan jasa teknologi. Sebagian besar Costumer dari KOSUPALUK merupakan perusahaan-perusahaan besar yang ada di Indonesia. Koperasi dengan sepenuh hati tetap berkomitmen terhadap Visi utamanya yaitu meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, serta menjadi gerakan ekonomi rakyat dan ikut membangun tatanan perekonomian nasional. Komitmen tinggi dari segenap pengurus dan anggota, akan menjadi faktor utama keberhasilan koperasi dikemudian hari. Pencapaian pada koperasi dari tahun ke tahun merupakan bentuk dari kerjasama yang dilakukan oleh segenap pengurus dan dukungan seluruh anggota koperasi. Hal ini dapat dilihat dari total aktiva pada koperasi pada akhir tahun 2013 adalah Rp 3.612.497.298,00 dengan aktiva bersih sebesar Rp 2.315.000.000,00. 33
34 Optimisme dan semangat kerja keras dari seluruh pengurus dan dukungan para anggota diharapkan agar pengelolaan koperasi menjadi semakin lebih baik lagi. Dalam operasionalnya, koperasi bekerja sama dengan B2TKS. Kerjasama ini merupakan kerjasama yang saling menguntungkan kedua belah pihak. Dikarenakan sebagian besar anggota koperasi merupakan pegawai pada B2TKS, hal tersebut menjadi kunci utama suksesnya usaha koperasi. Oleh karenanya, peranan pengurus dalam menjalin kerjasama yang baik dengan manajemen B2TKS sangat diperlukan guna kelangsungan usaha koperasi.
3.2
Bidang Usaha Koperasi KOSUPALUK merupakan koperasi serba usaha yang bergerak di
berbagai bidang usaha (kumpulan dari berbagai usaha) mulai dari bidang konsumsi, produksi, simpan pinjam maupun jasa. Dalam rangka meningkatkan kesejahteraan anggota, Koperasi Kosupaluk terdiri dari beberapa unit usaha yang dikembangkan yang tidak hanya ditujukan untuk melayani kebutuhan anggota tetapi juga untuk memenuhi kepentingan pihak luar (non anggota).
3.3
Produk dan Jasa Produk dan jasa yang ditujukan Koperasi kepada anggota dan bukan anggota
antara lain: 1. Fotokopi : Secara khusus diselenggarakan untuk melayani kebutuhan B2TKS dan anggota koperasi sendiri. 2. Jasa Umum, Jasa Teknologi dan Prounjas : Ditujukan untuk melayani kebutuhan perusahaan-perusahaan yang membutuhkan jasa pengujianpengujian dan analisa konstruksi-konstruksi. Sebagian besar customer dari KOSUPALUK merupakan perusahaan besar yang ada di Indonesia. 3. Jasa pinjaman : Ditawarkan koperasi dalam unit simpan pinjam pada anggota adalah Pinjaman Reguler. Pinjaman Reguler ditujukan untuk memberikan kemudahan dana cepat bagi anggota, koperasi menyediakan dana pinjaman reguler bagi anggotanya. Sumber dana pinjaman ini adalah murni dana koperasi. Bagi hasil yang rendah, biaya administrasi yang kecil, syarat administrasi yang mudah serta jangka waktu pengembalian yang fleksibel merupakan salah satu pelayanan yang diberikan koperasi kepada anggota.
35 4. Waserda : ditujukan kepada anggota dan bukan anggota yang dapat membeli berbagai barang kebutuhan dengan harga yang bersaing.
3.4
Visi, Misi, dan Komitmen Utama a. Visi Visi dari Koperasi Pegawai B2TKS KOSUPALUK adalah meningkatkan kesejahtaraan dan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya, serta menjadi gerakan ekonomi rakyat dan ikut membangun tatanan perekonomian nasional. b. Misi Misi dari Koperasi Pegawai B2TKS KOSUPALUK adalah: 1. Menyelenggarakan kegiatan usaha terkait dengan kegiatan usaha anggota. 2. Ekspansi layanan dengan membuka peluang usaha dengan non anggota. 3. Ekspansi tempat usaha dengan membuka cabang/perwakilan ditempat lain dan 4. Kerjasama dengan koperasi dan usaha lain dalam dan luar negeri. c. Komitmen Utama Komitmen Utama dari Koperasi Pegawai B2TKS KOSUPALUK adalah: 1. Sukarela dan terbuka 2. Demokratis 3. Adil proposional 4. Pendidikan 5. Kerja sama dan gotong royong 6. Musyawarah 7. Profesional
3.5
Struktur Organisasi Struktur organisasi sangat penting dalam melakukan aktivitas di dalam
Koperasi Pegawai B2TKS KOSUPALUK untuk mengembangkan dan meningkatkan usaha dalam pencapaian tujuan koperasi. Struktur organisasai Koperasi Pegawai B2TKS KOSUPALUK terdiri dari Rapat Anggota, Penasehat, Dewan Pengurus, Dewan Pengawas, Manajer Administrasi. Dewan Pengurus membawahi seluruh unit yang ada di koperasi yang
36 terdiri dari unit simpan pinjam, unit waserda dan fotokopi, unit jasa umum, unit jasa teknologi, dan prounjas.
Gambar 3.1 Struktur Organisasi KOSUPALUK Sumber : Laporan Tahunan 2013 KOSUPALUK Sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga, struktur organisasi Koperasi KOSUPALUK terdiri dari Rapat Anggota, Penasehat, Badan Pengurus dan Pengawas Koperasi. Berikut uraian tugas dan wewenang masingmasing pada bagian struktur organisasi KOSUPALUK: A. Rapat Anggota Rapat Anggota merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam koperasi yang menetapkan kebijakan umum koperasi yang harus ditaati oleh semua anggota, pengurus, pengawas dan pengelola koperasi. Rapat anggota menilai pertanggungjawaban pengurus koperasi. Rapat anggota dilaksanakan minimal sekali dalam setahun. Setiap tahunnya secara konsisten Rapat Anggota Tahun tahunan selalu diselenggarakan oleh pengurus sebagai sarana pertanggungjawaban pengurus kepada para anggota koperasi, serta penyampaian rencana kerja tahunan berikutnya. B. Penasehat Penasehat Koperasi merupakan posisi paling penting dalam KOSUPALUK. Dalam menjalankan fungsinya, penasehat memberikan masukan-masukan baik kepada Dewan Pengawas maupun kepada Dewan Pengurus agar
37 koperasi berjalan sesuai dengan arah dan kebijakan yang telah diteapkan dalam Rapat Tahunan Anggota. Rekomendasi atau usul dewan penasehat dengan sendirinya terbatas sebagai nasehat atau bahan pertimbangan yang dapat diterima atau ditolak oleh pengurus koperasi. Fungsi sebagai penasehat ini berlaku bagi para Manajer atau anggota. Bagi Manajer, meminta nasehat kepada pengurus adalah penting terutama dalam rangka penjabaran dan penerapan kebijaksanaan operasional dari kebijakan yang telah dirumuskan oleh pengurus. C. Dewan Pengurus Para pengurus merupakan anggota koperasi yang dipilih oleh seluruh anggota untuk menjadi pengurus. Untuk menjadi pengurus koperasi, setiap anggota akan melalui tahapan-tahapan dalam pemilihan pengurus. Hal tersebut dimaksudkan agar pengurus yang terpilih adalah orang-orang yang layak, profesional, dan mampu menyerap aspirasi anggota. Tugas utama ketua koperasi adalah menyelenggarakan Rapat Anggota Tahunan
serta
mengkoordinir
dan
mengawasi
pelaksanaan
tugas
kepengurusan koperasi dalam rangka meningkatkan dan mengembangkan usaha koperasi dan untuk melaksanakan tugas-tugas tersebut Ketua Pengurus didukung oleh Sekretaris dan Bendahara. Dewan Pengurus Koperasi KOSUPALUK adalah: Ketua
: Milirman
Sekretaris
: Agus Okasa Rahardja, SE, MM.
Bendahara
: Dra. Gita Puspita, MM.
Tugas Dewan Pengurus adalah: 1. Mengelola koperasi dan usahanya. 2. Mengajukan rancangan kerja serta rancangan rencana anggaran pendapatan dan belanja koperasi. 3. Menyelenggarakan rapat anggota. 4. Mengajukan Laporan Keuangan dan pertanggungjawaban pelaksanaan tugas. 5. Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara tetib. 6. Memelihara daftar buku anggota dan pengurus.
38 Wewenang Dewan Pengurus adalah: 1. Mewakili koperasi di dalam dan di luar pengadilan. 2. Memutuskan
penerimaan
dan
penolakan
anggota
baru
serta
pemberhentian anggota sesuai dengan ketentuan dalam anggaran dasar. 3. Melakukan tindakan dan upaya bagi kepentingan serta manfaat koperasi sesuai dengan tanggungjawab dari keputusan rapat anggota. Tanggung jawab Dewan Pengurus adalah: Dewan Pengurus, baik bersama-sama maupun sendiri-sendiri atas kelalaianya, menanggung kerugian yang diderita koperasi karena tindakan yang dilakukan dengan sengaja atau tidak. Sekretaris Sekretaris Koperasi sebagai pusat pengatur kegiatan koperasi yang memiliki fungsi memberikan informasi-informasi penting yang menyangkut koperasi yang harus disampaikan kepada anggota (shareholders) serta memberikan masukan kepada pengurus mengenai peraturan-peraturan dan kebijakankebijakan yang berlaku agar dapat dipatuhi sepenuhnya oleh pengurus. Wewenang sekretaris adalah sebagai berikut: 1. Menyelenggarakan dan memelihara buku-buku organisasi. 2. Menyelenggarakan dan memelihara semua arsip. 3. Memelihara tata kerja, merencanakan peraturan khusus dan ketentuan lain. 4. Merencanakan kegiatan operasional bidang bersama Ketua. 5. Koordinasi bersama Ketua. 6. Menerima tugas dari Ketua. Bendahara Wewenang Bendahara adalah sebagai berikut: 1. Merencanakan anggaran pendapatan dan belanja koperasi. 2. Memelihara semua harta kekayaan koperasi. 3. Mengatur pemasukan dan pengeluaran uang agar tidak melampaui anggaran belanja yang telah ditetapkan. 4. Mensahkan pengeluaran kas sampai batas wewenang dilegalisasikan Ketua. 5. Membimbing
dan
mengawasi
pekerjaan
Manajer
penyelenggaraan administrasi keuangan dan barang.
dalam
hal
39 6. Koordinasi dengan ketua yang diberikan oleh ketua kepadanya. D. Dewan Pengawas Dewan Pengawas melakanakan pengawasan terhadap aktifitas dalam aktifitas koperasi baik langsung maupun tidak langsung agar pengelolaan pada koperasi sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan oleh Rapat Anggota. Dalam melakukan tindakan hukum tertentu yang bersifat strategis. Pengurus harus terlebih dahulu memperoleh persetujuan dari penasehat koperasi dan pertimbangan dari Dewan Pengawas. Dewan Pengawas Koperasi KOSUPALUK adalah: Ketua atau anggota
: Ir. Abdulrachman Kusasi, Msc.
Anggota
: Setyo Budi Santoso, ST.
Anggota
: Hasanudin, SH, MM.
Tugas Dewan Pengawas adalah: 1.
Melakukan
pengawasan
terhadap
pelaksanaan
kebijakan
dan
pengelolaan koperasi. 2.
Membuat laporan tertulis tentang hasil pengawasanya.
3.
Merahasiakan hasil pengawasan terhadap pihak ke 3.
Wewenang Dewan Pengawas adalah: 1. Meneliti catatan yang ada pada koperasi. 2. Mendapatkan segala keterangan yang diperlukan. E.
Manajer Usaha Umum Manajer Usaha Umum bertanggung jawab untuk melayani anggota dan non-anggota dibidangnya masing-masing dan melaporkan kegiatan dan keuanganya kepada Manajer Admin setiap bulannya. Manajer Usaha Umum dalam Koperasi KOSUPALUK adalah Agus Sugiana.
F. Manajer Umum & Admin Manajer Umum & Admin bertanggung jawab atas semua pencatatan yang berkaitan dengan kegiatan pencatatan administrasi kepegawaian dan Laporan Keuangan di dalam koperasi. Manajer Umum & Admin dalam Koperasi KOSUPALUK adalah RM. Heru P.S Puspokusumo. G. Manajer Jasa Umum Manajer Jasa Umum bertanggung jawab sebagai pengawas kualitas dan kuantitas produk usaha koperasi dengan tujuan memberikan pelayanan jasa
40 yang sebaik-baiknya kepada anggota. Manajer Jasa Umum dalam Koperasi KOSUPALUK adalah Agus Sugiana.
3.6.
Prosedur Untuk Menjadi Anggota pada Koperasi KOSUPALUK Untuk menjadi anggota Koperasi KOSUPALUK harus memenuhi syarat
sebagai berikut: 1. Honorer/Calon Pegawai/Pegawai/Pensiunan B2TKS-BPPT. 2. Mengajukan Surat Permohonan menjadi Anggota. 3. Membayar Simpanan Pokok sebesar Rp. 50.000,00 1 kali. 4. Membayar Simpanan Wajib sebesar Rp. 50.000,00 setiap bulan.
3.7
Prosedur Pengendalian Internal yang diterapkan pada aktivitas Pengelolaan Piutang dan Penerimaan Kas 3.7.1 Pengelolaan Piutang Aktivitas pengelolaan piutang atas pemberian pinjaman yang dilakukan Koperasi KOSUPALUK memiliki prosedur sebagai berikut: 1. Pengisian Form Pengajuan Pinjaman (FPP) oleh Anggota (Form tersedia di Sekretaris & di Waserda), copy FPP terlampir. 2. FPP yang telah diisi, dilampiri Slip Gaji (bagi PNS) atau Surat Keterangan Rincian Gaji (bagi Non PNS). 3. FPP (yang telah diisi, lampirannya dan
persyaratan
diperiksa
(kelengkapannya) oleh Staf Unit Simpan Pinjam. 4. Jika FPP, lampiran dan persyaratan tidak terpenuhi, maka akan dikembalikan kepada anggota untuk dibetulkan atau dilengkapi. 5. Jika data isian, lampiran dan persyaratan terpenuhi, selanjutnya akan diperiksa apakah masih ada pinjaman atau tidak, jika masih ada pinjaman, maka Staf Unit Siman Pinjam akan memberikan keterangan (catatan).
41 6. FPP + Lampirannya diajukan oleh Staf Unit Simpan Pinjam ke Ketua untuk dimintakan persetujuannya/disposisinya. 7. Jika Ketua tidak menyetujui, maka FPP+keterangan (catatan) akan dikembalikan ke Anggota (Peminjam). 8. Jika Ketua setuju, maka FPP + disposisinya memerintahkan Bendahara untuk mengeluarkan dana sesuai pengajuan Anggota (Peminjam). 9. Bendahara mencairkan dana sebesar pengajuan Anggota/Peminjam. 10. Berdasarkan FPP yang sudah dibayarkan oleh Bendahara, Staf Simpan Pinjam mencetak pada Kartu Pinjaman, dan di-print 2 x (1 untuk Anggota/Peminjam, dan 1 untuk Staf Simpan Pinjam) 11. Dana Pinjaman akan diserahkan kontan kepada Anggota/Peminjam. Kwitansi ditanda-tangani oleh Anggota/Peminjam. 12. Staf simpan pinjam akan mengajukan Potongan Angsuran Pinjaman (setiap bulannya) melalui Bendahara Kantor (B2TKS). Catatan : Waktu Pinjaman 1s/d 10 bulan) 13. Syarat dan Jumlah maksimal dalam Peminjaman Piutang adalah: a. Telah menjadi anggota Koperasi minimal 3 bulan. b. Jangka waktu pembayaran maksimal adalah 12 bulan. c. Pembayaran angsuran untuk Honorer, CPNS & PNS melalui pemotongan gaji bulanan. Untuk pensiunan membayar cash ke Bendahara. d. Maksimal pinjaman Untuk CPNS, Pegawai dan Pensiunan : Rp. 15.000.000,00. Untuk Honorer : Rp. 5.000.000,00
42 3.7.2
Penerimaan Kas Berikut ini adalah prosedur penerimaan kas yang dilakukan oleh
koperasi atas pembayaran pinjaman anggota: 1. Bendahara KOSUPALUK melakukan penagihan piutang dengan pengiriman Surat Tagihan Piutang ke alamat anggota yang sudah pensiun. 2. Bendahara KOSUPALUK mengajukan tagihan daftar potongan gaji PNS atau Honorer melalui Bendahara Instansi B2TKS. 3. Berdasarkan Daftar Tagihan Potongan Anggota, Bendahara B2TKS memotong gaji pegawai (Anggota Koperasi). 4. Bendahara B2TKS menyerahkan uang hasil potongan gaji tersebut kepada Bendahara KOSUPALUK dengan Bukti Potongan Anggota.. 5. Bendahara KOSUPALUK melakukan pencocokan antara bukti potongan gaji PNS dengan daftar pembayaran potongan peminjam. 6. Setelah pencocokan dokumen dilakukan, Bendahara KOSUPALUK mentransferkan uang tersebut ke rekening Simpan Pinjam koperasi di Bank. 7. Bendahara KOSUPALUK melakukan pencatatan pada buku kas simpan pinjam untuk selanjutnya dilaporkan kepada Ketua Koperasi setiap akhir bulan. 8. Pembayaran piutang yang dilakukan untuk anggota yang sudah pensiun adalah pembayaran tunai, anggota datang ke Koperasi untuk membayar cicilan piutang ke Bendahara KOSUPALUK. 9. Setelah
anggota pensiun
membayar cicilan
piutang,
Bendahara
KOSUPALUK melakukan pencocokan dokumen data piutang anggota. Setelah itu uang ditransfer ke rekening Simpan Pinjam Koperasi. 10. Untuk anggota pensiun, koperasi membuat kwitansi tanda pembayaran lunas.
43 3.8
Flowchart Pengelolaan Piutang dan Penerimaan Kas Tabel 312 Flowchart Pengelolaan Piutang atas Pemberian Pinjaman
Staf Unit Simpan Pinjam Mulai
Ketua FPP+ Keterangan
FPP yang di acc
Y
Mengeluarkan dana pinjaman
Menerima Formulir pemberian pinjaman
Setuju atau tidak
Formulir pemberian pinjaman dan persyaratan (FPP)
Bendahara
FPP yang di acc
Rp
T
T
FPP yang tidak di acc
Data isian, syarat dan lampiran benar ?
Y T
Masih ada pinjaman ?
Y (FPP) + Keterangan
FPP yang tidak di acc FPP yang di acc A Mencetak kartu pinjaman
Kartu Pinjaman
2
FPP yang di acc
44 3.8.1
FlowChart Penerimaan Kas
Tabel 3.3 FlowChart Penerimaan Kas Bendahara
Ketua
Kosupaluk
Bendahara
Anggota
B2TKS
Pensiun
Bank
Surat Tagih Piutang
Surat Tagih Piutang
Daftar Potongan Peminjam
Daftar Potongan Peminjam
Melakukan pembayaran
Rp Pemotongan gaji PNS Daftar Pembayaran Potongan Peminjam
Rp
Rp
Daftar Pembayaran Potongan Peminjam
Pencocokan dokumen
Transfer ke Rek Kosupaluk
Rp
Pencatatan Buku Kas
Buku kas Simpan Pinjam
Pembuatan Laporan Keuangan
Laporan Keuangan Simpan Pinjam Bulanan
Laporan Keuangan Simpan Pinjam Bulanan
Rp
Membuat kwitansi
Kwitansi
Kwitansi
45 3.9
Metode Pengumpulan Data Metode pengumpulan data yang akan digunakan adalah metode riset
lapangan dan metode analitikal untuk mendukung penelitian dalam penulisan skripsi. Metode riset lapangan merupakan tahap pengumpulan data yang diperoleh melalui informasi dari Badan Usaha yang diteliti dan melalui pihak yang berhubungan dengan permasalahan yang akan diteliti. Metode yang akan digunakan terdiri dari : 1. Data Primer Data primer merupakan data lapangan yang diperoleh langsung dari orangorang atau pelaku yang menjadi subjek dalam penelitian ini. Data tersebut melalui wawancara dan hasil observasi terhadap dokumen yang terkait dengan pengendalian internal pada pengelolaan piutang dan penerimaan kas yang diterapkan pada Koperasi KOSUPALUK. 2.
Data Sekunder Pengumpulan data yang mempelajari masalah yang berhubungan dengan objek penelitian atau yang diteliti serta bersumber dari buku-buku pedoman, dan literatur yang berhubungan dengan penelitian. Adapun data yang dipergunakan dalam penelitian ini adalah data sekunder yaitu berupa sejarah singkat, struktur organisasi, dan Laporan Keuangan terkait pengelolaan piutang dan penerimaan kas pada Koperasi KOSUPALUK.
3.10
Metode Pengumpulan Sampel Untuk mendapatkan sampel yang akurat dalam proses pengumpulan sampel
penulis menggunakan dua metode sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan (Library Research) Penelitian Studi Kepustakaan ini dilakukan dengan cara memperoleh sampel secara teoritis melalui buku-buku, literatur-literatur, artikel, dan peraturan-peraturan dalam koperasi yang berhubungan dengan dasar pembahasan penelitian, dengan tujuan agar penulis dapat memahami dan membahas permasalahan yang ada. 2. Studi Lapangan Metode Studi Lapangan ini dilakukan dengan cara melakukan pengamatan langsung ke perusahaan untuk memperoleh data yang dijadikan objek penelitian tersebut. Peneliti memperoleh data langsung dari pihak pertama (data primer). Subjek dalam penelitian ini adalah
46 pengendalian internal pada sistem akutansi, pengelolaan piutang dan penerimaan kas dalam koperasi.
