BAB 3 OBJEK DAN DESAIN PENELITIAN III.1 Objek Penelitian III.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan PT LI merupakan perusahaan asuransi yang berbasis di Korea khusus dipasar asuransi non-jiwa. Berawal pada 1997 PT LI merupakan perusahaan joint venture antara PT LI Korea dengan PT LG Insurance Indonesia dan memiliki nama dan logo baru yang dikenal dengan PT LI Indonesia. PT LI adalah perusahaan asuransi umum, patungan perusahaan antara LI Korea dan PT SM, Indonesia. Didirikan pada tahun 1997 sebagai perpanjangan tangan LI Global, LI melakukan perannya sebagai pengelola risiko klien, baik global maupun local. PT LI berkomitmen untuk menyediakan layanan berkualitas kepada pelanggan melalui jaringan pemasaran, yang meliputi 4 cabang di Jakarta, dengan visi menjadi perusahaan “Menjadi Grup Asuransi Terdepan” menyediakaan layanan yang berbeda dari pesaing, berbagai produk yang memenuhi keinginan dan permintaan pelanggan. Selama 15 tahun terakhir sejak berdiri, PT LI telah memperkenalkan agensi pemasaran ke dalam industry asuransi umum dimana konsep ini relative baru, yang diperkuat oleh konsep baru koordinasi agensi sebagai kekuatan penjualan baru.
III.1.2 Visi dan Misi Visi: Menjadi Grup Asuransi Terdepan Misi: 1. Memberikan layanan yang professional yang menaungi dan memberikan kenyamanan kepada pelanggan melalui layanan yang berbeda. 2. Membangun hubungan kerjasama yang saling menguntungkan dengan mitra bisnis. 3. Membawa masa depan yang cerah untuk karyawan dengan mengembangkan kualitas SDM secara berkelanjutan dan kesejahteraannya untuk mencapai tujuan perusahaan. III. 1.3 Produk-produk: 1. Magic Car Asuransi magic car adalah perlindungan asuransi akan terjadinya kerugian atau kerusakan kendaraan bermotor yang disebabkan oleh tabrakan, benturan, terbalik, dan tergelincir dari jalan termasuk perbuatan jahat orang lain, pencurian, kebakaran dan sambaran petir. 2. Rumah Aman Produk rumah aman ini merupakan produk yang dapat melindungi pelanggan dari kerugian yang disebabkan oleh berbagai risiko atau musibah yang dapat menimpa rumah pelanggan. Paket ini memberikan jaminan atas rumah pelanggan dari musibah kebakaran, huru hara, gempa bumi, uang sewa, pencurian,
tanggung jawab hukum, pembersihan puing, automatic reinstatement, banjir dan gempa bumi. 3. Usaha Aman. Produk yang ditawarkan pada usaha aman tidak hanya memberikan perlindungan dari musibah kebakaran dan huru hara saja, tapi juga memberikan kompensasi apabila usaha mengalami gangguan. Pertanggungan dasar dasar terhadap usaha aman yaitu kebakaran, huru hara, kebongkaran, tanggung jawab hukum, pembersihan puing, kecelakaan diri dan gangguan usaha. 4. Kecelakaan Diri Asuransi kecelakaan diri merupakan jaminan yang memberikan kompensasi kepada pelanggan apabila mengalami kecelakaan. Santunan ynag diberikan mencakup santunan meninggal dunia, santunan cacat tetap, biaya pengobatan, santunan kecelakaan sepeda motor. 5. Pengangkutan barang Asuransi Pengangkutan Barang atau Cargo juga merupakan salah satu dari produk asuransi LI Insurance. Asuransi ini memberikan perlindungan terhadap kerusakan atau kehilangan dari barang-barang Anda selama pengangkutan, baik itu diatas darat, laut maupun udara. Asuransi pengangkutan barang dibagi menjadi asuransi pengangkutan laut, darat dan udara.
III.1.4 Struktur Organisasi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Tugas dan Tanggung Jawab: Group Head Dept. Operational: Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di bidang personalia dan umum yang meliputi perencanaan, pengaturan, dan pengembangan personalia, pembayaran upah, administrasi kepegawaian, dan hubungannya dengan masyarakat. Finance Head: Bertanggung jawab atas seluruh keuangan perusahaan yang berhubungan dengan arus kas masuk dan kas keluar, pengendalian internal keuangan, pengontrolan atas pencatatan penerimaan premi dan melaksanakan sinkronisasi data atau dokumen administrasi keuangan sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan. Tugas: 1. Melaksanakan kebijakan perusahaan, sistem, dan prosedur keuangan serta pengendalian internal yang baik.
2. Memeriksa kelengkapan dan keabsahan bukti penerimaan premi sebagai media pembayaran perusahaan dan dokumen pendukung sebelum diserahkan ke Group Head Dept. Operational. 3. Menyetujui dan menandatangani dokumen penerimaan premi. 4. Memeriksa dan menandatangani laporan harian dan laporan rekonsiliasi bank. 5. Mengkoordnasi, mengarahkan, membimbing, dan mengawasi pelaksanaan kegiatan operasional keuangan perusahaan. Accounting Head: Menyusun laporan keuangan bulanan, dan tahunan perusahaan untuk memastikan laporan keuangan tersebut dibuat sesuai dengan prinsip akuntansi dan peraturan pemerintah yang berlaku serta dapat dilaporkan secara tepat waktu dan akurat. Tugas: 1. Menyusun laporan keuangan bulanan 2. Melakukan cek dan control dari data-data pendukung transaksi akuntansi dari departemen-departemen terkait untuk memastikan transaksi keuangan disusun berdasarkan data yang ada. 3. Melakukan aktivitas analisa anggaran dari seluruh departemen untuk keperluan perencanaan anggaran keseluruhan perusahaan.
III.2 Desain Penelitian III.2.3 Metode Pengumpulan Data Metode Pengumpulan data yang digunakan dalam kajian ini antara lain: 1. Interview atau Wawancara Interview atau wawancara adalah pengumpulan data dimana peneliti mengajukan pertanyaan-pertanyaan
tentang
segala
sesuatu
kepada
informan
untuk
memperoleh informasi yang diharapkan. Teknik wawancara ini digunakan untuk melengkapi data tentang unsur-unsur yang terkait dalam sistem pengelolaan piutang dan penerimaan kas pada PT LI. 2. Observasi Beberapa informasi yang diperoleh dari hasil observasi adalah ruang (tempat), pelaku, kegiatan, objek, perbuatan, kejadian atau peristiwa, waktu. Alasan peneliti melakukan observasi adalah untuk menyajikan gambaran realistik perilaku atau kejadian, untuk menjawab pertanyaan, dan untuk evaluasi yaitu melakukan pengukuran terhadap sistem informasi pengelolaan piutang dan penerimaan kas perusahaan dan melakukan umpan balik terhadap pengukuran tersebut.
III.3 Sistem yang sedang Berjalan di PT LI III.3.1 Deskripsi Prosedur Pengelolaan Piutang dan Penerimaan Kas Berdasarkan prosedur operasi standar sistem informasi pengelolaan piutang dan penerimaan kas PT LI, pengelolaan piutang dimulai pada saat agen menyerahkan dokumen-dokumen tertanggung pada unit marketing support, kemudian marketing support melakukan pengecekan kelengkapan data dan menyetujui premi asuransi tertanggung. marketing support mencetak polis dan credit/debit note atas penjualan asuransi yang dilakukan agent. Proses pencetakan polis dan credit/debit note dilakukan dengan menginput data tertanggung ke sistem dan total jumlah premi yang harus dbayarkan. Proses input ini akan menjurnal: Piutang premi
xxx
Beban komisi
xxx
Penerimaan premi
xxx
Hutang komisi
xxx
Polis yang dicetak akan dikirimkan ke tertanggung dan credit/debit note akan diberikan secara langsung pada bagian keuangan. Credit/debit note yang diterima dilakukan pengecekan dan pendataan oleh marketing support untuk melaporkan dokumen mana saja yang sudah diterima oleh bagian keuangan. Credit/debit note yang diterima bagian keuangan akan disimpan di lemari khusus yang terkunci dan hanya dapat dibuka oleh bagian keuangan cabang. Bagian keuangan kemudian melakukan update informasi mengenai mutasi rekening bank dengan mencetak rekening Koran yang diberikan bank kepada
perusahaan setiap hari. Perusahaan menyediakan beberapa rekening bank untuk mendukung kebutuhan tertanggung untuk melakukan transaksi pembayaran premi karena perusahaan tidak menerima pembayaran secara langsung dengan uang cash sehingga pembayaran premi tertanggung hanya dapat dilakukan dengan via transfer antar bank. Pencatatan dimulai saat tertanggung melakukan pembayaran dan mengirimkan bukti transfer ke bagian keuangan melalui email atau fax. Bagian keuangan akan melakukan pengecekan antara bukti transfer dengan rekening Koran apakah telah sesuai. User bagian keuangan kemudian akan melakukan proses input ke sistem dengan melakukan penarikan data tertanggung dengan memasukkan kode tertanggung yang tercetak di credit/debit note. Input data akan diproses sistem dengan menjurnal: Bank
xxx Piutang Premi
xxx
Proses penginputan data akan menghasilkan dokumen berupa receipt voucher ditanda tangani oleh user dan disatukan dengan dokumen credit/debit note, rekening Koran dan bukti transfer. User akan membuat laporan penerimaan kas yang berisi data tertanggung, total premi yang harus dibayar, jumlah uang masuk rekening Koran bank, selisih yang ada, tanggal dan cara pembayaran, serta nomor voucher yang dihasilkan sistem. Semua dokumen berupa credit/debit note, rekening Koran, bukti transfer, dan receipt voucher serta laporan yang telah dibuat dimasukkan ke amplop tertutup dan
dikirimkan ke kantor pusat (Head Office) melalui messenger yang disediakan perusahaan. Dokumen yang dikirimkan akan diverifikasi untuk mendapat persetujuan controller bahwa proses penerimaan kas yang diinput sudah benar. Controller akan menandatangani receipt voucher yang dikirimkan dan melakukan proses approval pada sistem yang menyatakan perusahaan telah menerima pembayaran premi yang dilakukan tertanggung secara sah. Pengajuan claim asuransi dapat dilakukan setelah kode posting telah muncul di sistem bagian claim yang menyatakan bahwa perusahaan telah menerima pembayaran premi dan telah diverifikasi dan mendapat persetujuan oleh controller.
Gambar 3.2 Overview Activity Diagram
III.3.2 Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem pengelolaan piutang dan penerimaan kas PT LI sebagai berikut: 1. Credit/debit note Credit/debit note adalah dokumen yang berisi data tertanggung, jenis perlindungan asuransi dan pemberitahuan besar premi yang harus dibayarkan tertanggung. 2. Rekening Koran Rekening Koran adalah laporan mutasi rekening yang diberikan pihak bank sebagai bukti terjadinya transaksi perusahaan. Rekening Koran diupdate setiap hari agar penerimaan piutang langsung bisa diproses dan untuk menjamin bahwa bukti pembayaran yang diberikan tertanggung benar adanya dan diterima pihak bank. 3. Bukti pembayaran Bukti pembayaran diberikan tertanggung setelah melakukan pemindahan dana ke rekening perusahaan sebagai kewajiban premi asuransi tertanggung. Bukti pembayaran dapat diberikan tertanggung melalui email dan fax. 4. Receipt Voucher Receipt Voucher dihasilkan dari proses input penerimaan kas oleh perusahaan pada aplikasi sistem. Receipt Voucher merupakan bukti bahwa sudah dilakukannya pencatatan penerimaan kas atas penmbayaran yang dilakukan tertanggung.
5. Kwitansi Kwitansi juga dihasilkan dari proses input penerimaan kas oleh perusahaan pada aplikasi sistem. Kwitansi merupakan bukti penerimaan kas oleh perusahaan dan diberikan kepada tertanggung.
III.3.3 Aplikasi yang Digunakan Software dan Hardware 1. Software Sistem pengelolaan piutang dan penerimaan kas pada PT LI menggunakan aplikasi sistem berupa Care Insurance Aplication yang dikembangkan oleh PT Care Technologis. Care Insurance Aplication merupakan aplikasi untuk kepentingan oparasional perusahaan yang berbasis client-server programming. Laporan yang dihasilkan sistem ini bisa berupa format Ms. Excel dengan output format (*.xls) ataupun format PDF. 2.
Hardware Terdiri dari masukan input berupa keyboard dan optical mouse merek Logitech, scanner merek Asus, Central Processing Unit (CPU) Intel Pentium 4, Hard disk 180 GB, Monitor Dell 17”, Printer merek Epson LQ 2180.
Uraian cara penggunaan aplikasi
Gambar 3.3 Tampilan log in 1.
Input user name dan password dan enter
Gambar 3.4 Tampilan awal masuk aplikasi
2.
Pilih menu transaction kemudian inter-office receipt
Gambar 3.5 Tampilan untuk input transaksi 3.
Tekan tombol add untuk melakukan penambahan data
4.
Voucher no tidak perlu diisi karena akan dibuat secara otomatis oleh sistem
5.
Input booking date, yaitu tanggal pembukuan.
6.
Input voucher type
7.
Input remarks, yaitu keterangan data tertanggung
8. Input bank account yaitu nomor rekening bank dengan menekan F2 untuk memunculkan daftar rekening. 9.
Input Received form, yaitu kode tertanggung yang tercetak di debit/credit note
10. Input Ref date, yaitu tanggal dilakukannya pembayaran 11. Input ref type, yaitu tipe pembayaran
12. Klik document, untuk menarik data tertanggung
Gambar 3.6 Tampilan penarikan data tertanggung 13.
Profile name akan muncul otomatis, kemudian klik add
14.
Beri tanda check untuk memilih dokumen kemudian retrieve.
15.
Tampilan akan kembali ke tampilan sebelumnya, kemudian klik ok untuk menyimpan data penerimaan. Klik print voucher untuk mencetak voucher dan klik print OR untuk mencetak kwitansi tertanggung.
