BAB 3 DESKRIPSI RUANG SERVER DI PERUSAHAAN
3.1 Company Profile PT Parit Padang Global, distributor farmasi dan kesehatan dengan realtime online computer system yang pertama, didirikan oleh Bapak Tan Tjhoen Lim pada tahun 1956. Nama Parit Padang diambil dari nama salah satu desa di Pulau Bangka yang menginspirasi pendiri SOHO Group tersebut untuk menjadi suatu perusahaan distribusi di bawah naungan SOHO Group. Di bawah kepemimpinan yang kuat dari Bapak Tan Eng Liang, penerus sang pendiri, PT Parit Padang Global tumbuh dengan pesat dan dinamis menjadi salah stau perusahaan yang memimpin di Indonesia, seperti yang dinyatakan pada visi perusahaan. Selama lebih dari 50 tahun, dengan berkesinambungan dan konsisten PT Parit Padang Global telah mendistribusikan produk-produk farmasi yang terkemuka yang diproduksi oleh sister companies PT Parit Padang Global, yaitu PT Soho Industri Pharmasi dan PT Ethica Industri Pharmasi, juga dari perusahaan-perusahaan global lainnya, seperti AstraZeneca, Pfizer, Kimberly Clark, dan lain-lain. Untuk mendukung proses opersionalnya yang tersebar di seluruh bagian di Indonesia dan untuk mempertahankan daya saing perusahaan, PT Parit Padang Global meningkatkan sistem komputernya untuk menjadi perusahaan distribusi farmasi dengan real-time online computer system yang pertama pada 53
54 tahun 2000. Hal ini memungkinkan kantor pusat perusahaan untuk menerapkan suatu database yang terpusat untuk mendukung operasi sehari-hari pada semua cabang penjualannya. PT Parit Padang Global melakukan distribusi ke lebih dari 129.000 retail berupa farmasi, rumah sakit, pusat kesehatan, klinik, dan outlet modern maupun tradisional di seluruh Indonesia. Angka ini terus bertambah seiring dengan aktivitas promosi di pasar. PT Parit Padang Global memiliki suatu jaringan yang luas dengan 25 cabang, 46 stasiun, dan 27 partner lokal sebagai sub-distributor untuk memenuhi kebutuhan pasar Indonesia, yang menghubungkan manufaktur, farmasi, rumah sakit, lembaga kesehatan, dokter, suster, dan outlet modern maupun tradisional, untuk melayani kebutuhan-kebutuhan konsumennya di seluruh Indonesia. PT Parit Padang Global memiliki suatu gudang logistik pusat di Jakarta dan suatu gudang untuk pusat timur di Surabaya untuk mendukung penjualan yang dilakukan cabang-cabang secara nasional. PT Parit Padang Global mengimplementasi solusi-solusi informasi pasar yang menyeluruh dan inovatif, menyediakan para partner PT Parit Padang Global real-time online data dari penjualan produk perusahaan. PT Parit Padang Global menggunakan IFS (Industrial and Financial System), suatu Enterprise Resource Planning System dari Swedia yang memungkinkan para partner perusahaan memonitor peluncuran-peluncuran produk baru, inventory levels, product returns, discount variability, dan meningkatkan market share dengan berfokus pada target pasar. IFS dijalankan pada suatu sistem yang terintegrasi dan terkomputerisasi penuh dengan lebih dari 300 interconnected computers yang beroperasi 24 jam per hari, 7 hari per minggu, untuk merekam data penjualan dan stok produk dari seluruh cabang.
55
3.2 Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1 Visi Menjadi salah satu perusahaan pemimpin di Indonesia yang bergerak pada bidang distribusi produk dan jasa kesehatan yang berkualitas dan berdedikasi pada tingkat tertinggi dari kepuasan konsumen. 3.2.2 Misi Dengan bangga melayani konsumennya dengan terus-menerus menyediakan produk dan jasa kesehatan yang berkualitas dan mendorong terciptanya hidup yang berkualitas dengan umur yang panjang.
56
3.3 Struktur Organisasi 3.3.1 Struktur Organisasi PT Parit Padang Global
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Parit Padang Global
57
3.3.2 Struktur Organisasi IT PT Parit Padang Global
Gambar 3.2 Struktur Organisasi IT PT Parit Padang Global
58 3.4 Deskripsi Pekerjaan 1.
President Director •
Bertanggung
jawab
terhadap
kemajuan
perusahaan
dan
mengkoordinasikan seluruh kegiatan perusahaan. •
Memimpin perusahaan dan mengawasi kelancaran perusahaan sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah diterapkan.
•
Menjalankan hubungan dengan pihak luar, baik swasta maupun pemerintah, yang bertujuan untuk kelancaran perusahaan.
2.
•
Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
•
Menerima dan memeriksa laporan dari masing-masing Vice President.
Secretary to President Director •
Melaksanakan notulensi dalam kegiatan rapat-rapat berkala Vice President / Director.
•
Mengumpulkan dan mengkompilasi/menyusun rencana kerja dan anggaran dari tiap departemen untuk diperiksa dan disetujui Director.
•
Mengumpulkan dan mengkompilasi/menyusun laporan bulanan tiap departemen untuk diperiksa dan disetujui Director.
•
Mengumpulkan dan mengkompilasi/menyusun laporan tahunan dari tiap departemen.
3.
Executive Vice President Human Capital Development & Public Affairs •
Mengembangkan dan menerapkan model human capital bagi perusahaan.
•
Membangun komitmen dan kemampuan karyawan.
•
Mendorong kemampuan organisasi serta meningkatkan kompetensi karyawan untuk mendukung pertumbuhan bisnis.
59 •
Memastikan kelancaran pelaksanaan human capital development.
•
Bekerja
sama
dengan
konsultan
eksternal
untuk
memastikan
pelaksanaan human capital development yang efektif. •
Mendorong proyek human capital lain yang diperlukan.
•
Mengembangkan dan memelihara hubungan positif dan produktif dengan media, konsumen, instansi pemerintah yang terkait, tokoh masyarakat, organisasi, dan masyarakat pada umumnya.
•
Mengembangkan strategi dan tanggapan terhadap situasi krisis yang dapat berdampak negatif terhadap organisasi.
4.
Executive Vice President Finance •
Mengkomunikasikan strategi perusahaan kepada dewan direksi.
•
Menghadiri rapat direksi.
•
Mengawasi perolehan pendapatan.
•
Memimpin operasional.
•
Mengidentifikasi cara untuk memaksimalkan pendapatan.
•
Bekerja dengan komite audit untuk mempersiapkan anggaran.
•
Menganalisis laporan keuangan.
•
Mengatur tujuan, memonitor pekerjaan, dan mengevaluasi hasil untuk memastikan
bahwa
tujuan-tujuan
departemen
organisasi
dan
persyaratan operasi terpenuhi dan sesuai dengan kebutuhan dan misi organisasi. 5.
Strategy & Business Management Director •
Bermitra dengan seluruh department head dan senior manager.
•
Mengidentifikasi dan mengklarifikasi kebutuhan dan sasaran bisnis.
60 •
Memonitor kemajuan perusahaan untuk memastikan bahwa semua benchmark tujuan terpenuhi.
•
Mengevaluasi dan menyesuaikan proses yang mereka kerjakan sesuai dengan kebutuhan.
•
Mengevaluasi market size dan prestasi para kompetitor.
•
Memberikan rekomendasi kepada senior management untuk membantu dalam pengembangan tujuan perusahaan.
•
Bertanggung jawab untuk menciptakan rencana bisnis untuk semua anak perusahaan baru dan usaha bisnis.
•
Bekerja
dengan
senior
management
memperbaiki
misi
dan
mengembangkan tujuan bisnis strategis perusahaan. 6.
Executive Vice President Supply & Operations •
Menentukan aturan bisnis di daerah pasokan yang spesifik.
•
Menetapkan prioritas dan merencanakan, mengkoordinasikan, dan memonitor rencana kerja, menyulap tuntutan bersaing dan bekerja untuk jangka waktu yang minimum.
7.
•
Berkomunikasi secara efektif.
•
Mampu memelihara hubungan kerja dengan karyawan lainnya.
•
Membuat laporan dan melakukan presentasi.
Corporate Secretary •
Melakukan kajian legal analisa industri pasar modal secara umum baik di dalam negeri maupun kawasan regional untuk menilai tingkat resiko terkait permasalahan hukum di perusahaan.
•
Menyusun rekomendasi positioning perseroan dari sudut pandang legal dikaitkan dengan dinamika dan sentimen pasar.
61 •
Menyusun
laporan
terkait
dengan
regulasi
berkala
tentang
perkembangan pasar modal dan pasar keuangan yang mempunyai relevansi terhadap perusahaan. •
Memfasilitasi permasalahan aspek legal.
•
Mengevaluasi berdasarkan kajian hukum atas informasi penting yang relevan tentang perusahaan sesuai dengan kebutuhan yang terkait dengan investor.
8.
Executive Vice President Consumer Health •
Membantu CSM dan CSA dengan kategori tingkat peramalan keuangan.
•
Melakukan analisis internal / eksternal mengenai penjualan, industri, dan ROI.
•
Mengelola persediaan.
•
Mengevaluasi harga dan memberikan rekomendasi untuk CSM, CSA, dan harga.
• 9.
Me-review tingkat layanan dan memberikan saran untuk pelanggan.
Executive Vice President Pharma •
Mengelola tim penjualan selama proses penjualan dan komunikasi / kolaborasi dengan pengiriman jasa outsourcing.
•
Bekerja sama dengan grup operasi untuk memberikan masukan sesuai dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
10. Executive Vice President Distribution •
Bertanggung jawab mengembangkan, mengelola, dan memimpin distribusi bisnis sebagai pusat laba yang independen.
•
Memastikan biaya distribusi efektif dan efisien.
62 •
Menghasilkan sebuah budaya keamanan dengan mengadopsi praktik kerja yang aman.
•
Pelayanan terhadap pelanggan: o
Menjadi agen perubahan dan benar-benar mengubah sistem dan proses untuk berfokus pada kepuasan pelanggan.
o a.
Mendesain metode inovatif di bidang penagihan pembayaran.
Secretary to Executive Vice President Distribution •
Menangani data dengan tepat, baik dokumen maupun kertas dan elektronik.
•
Melakukan penelitian, berkomunikasi dengan anggota staf serta klien.
•
Mencatat janji dan memastikan bahwa masing-masing dilakukan pada waktunya.
•
Mengatur dan menjadwalkan pertemuan.
•
Menginformasikan dewan direksi dan para pemangku kepentingan tentang pertemuan dan agendanya.
b.
Distribution Operation Division Head •
Memeriksa dan memverifikasi catatan mengenai pengiriman dan pengendalian persediaan.
•
Mengatur setiap divisi bisnis dengan tetap mempertahankan dan meningkatkan efisiensi operasional.
•
Mengembangkan dan mempertahankan tim kerja yang produktif melalui pelatihan dan pengembangan karir.
63 •
Meningkatkan perbaikan secara terus-menerus, termasuk ulasan strategis untuk fungsi gudang dan untuk meningkatkan kualitas proses dan partisipasi dalam kinerja.
•
Berpartisipasi dalam tim manajemen divisi dan memberikan dukungan langsung kepada divisi.
•
Memecahkan masalah dan memberikan solusi.
1) Regional Operation Department Head •
Mengawasi pengembangan bisnis baru dan mengembangkan strategi untuk memenuhi tujuan keuntungan di wilayah regional.
•
Memberikan masukan mengenai perencanaan yang strategis dan operasional untuk operasi regional.
•
Berpartisipasi dalam pengembangan anggaran fiskal.
•
Mengawasi perekrutan,
dan
bertanggung
pelatihan
jawab
karyawan,
untuk
wawancara
perencanaan,
serta
menetapkan dan mengarahkan pekerjaan dan kinerja penilai. 2) Distribution Operation Support Executive •
Mengawasi kegiatan pergudangan untuk memastikan proses berjalan sesuai dengan prosedur yang ada, mengawasi kegiatan gudang untuk mengatur persediaan, menangani produk, dan layanan lain yang diperlukan.
•
Memberikan arahan untuk perbaikan sistem.
•
Melakukan pertemuan dengan department head lain untuk membahas mengenai penjualan, pembelian, produksi, dan
64 catatan
pengontrolan,
sehingga
kegiatan
gudang
tetap
terkoordinasi dan berjalan dengan lancar. c.
Internal Control & Quality Management Division Head •
Merencanakan
dan
melaksanakan
audit
internal
dengan
mengidentifikasi, menilai, memantau, dan mengutarakan solusi untuk semua risiko operasional. •
Mengembangkan dan melaksanakan pekerjaan lapangan audit dari mengidentifikasi, menganalisis, mengevaluasi, mencatat informasi dan kesimpulan, menggambar dan membuat rekomendasi pada proses bisnis berdasarkan hasil audit untuk meningkatkan pengawasan internal.
•
Mengembangkan, menerapkan, dan memelihara kebijakan quality assurance.
•
Menyiapkan sistem pemantauan untuk mengontrol kualitas produk/jasa dan meningkatkan kualitas untuk mengarahkan praktik kerja dalam organisasi dengan tujuan untuk mencapai standar tertinggi dari kualitas yang memenuhi persyaratan pelanggan.
1) Internal Control Department Head •
Melakukan penilaian risiko departemen / bidang fungsional sesuai dengan jadwal.
•
Melakukan pengujian audit terhadap daerah potensi risiko dan mengidentifikasi masalah yang dilaporkan.
•
Memantau dan memberikan saran kepada manajemen untuk meminimalkan risiko akibat pengendalian internal yang buruk.
65 •
Memberikan pelatihan untuk staf mengenai pengawasan internal.
•
Mengembangkan dan menerapkan prosedur operasi yang tepat untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan yang ada.
2) Quality Management Department Head •
Mengembangkan
rencana
kerja
dan
anggaran
untuk
departemen peningkatan mutu klinis. •
Memilih, melatih, dan menilai kinerja staf yang ditugaskan.
•
Membuat dan memfasilitasi tim kerja.
•
Mengidentifikasi peluang peningkatan mutu, terutama yang berkaitan dengan standar kualitas klinis.
d.
Raw Material Trading Division Head •
Menemukan sumber daya terbaik dengan harga terbaik untuk menjaga proses manufaktur.
•
Memantau proses dari awal sampai selesai dan berinteraksi dengan supplier untuk mendapatkan umpan balik pada semua aspek bahan baku.
•
Menentukan apakah akan menggunakan supplier lagi atau mencari kualitas yang lebih tinggi atau lebih hemat biaya.
e.
Logistic Division Head •
Mengawasi penanganan dan transportasi produk jadi dari saat meninggalkan jalur produksi hingga mencapai lokasi pelanggan.
•
Berkomunikasi dengan departemen penjualan dan perusahaan transportasi untuk memastikan semua pesanan tiba di lokasi pelanggan.
66 f.
Pharmacy Operation Department Head •
Memberikan informasi obat yang akurat dan tepat waktu kepada staf kesehatan dan pasien.
•
Mendokumentasikan semua kegiatan klinis dan intervensi secara akurat dan lengkap.
•
Mendukung dan berpartisipasi dalam tujuan meningkatkan kualitas organisasi, manajemen risiko, dan program keselamatan pasien.
•
Bertanggung jawab untuk menganalisis dan melaporkan reaksi obat yang merugikan, kesalahan pengobatan, dan inisiatif farmasi berkualitas.
•
Mengembangkan dan mendokumentasikan kemampuan staf secara berkelanjutan dan mengembangkan rencana perbaikan ketika kekurangan dalam kompetensi teridentifikasi.
•
Mematuhi semua standar peraturan dan bekerja dengan direktur farmasi untuk mengidentifikasi dan mengembangkan proses untuk memenuhi semua standar peraturan.
•
Mengawasi dan membantu teknisi farmasi dan staf pendukung lainnya secara efektif.
•
Bekerja dengan direktur untuk menetapkan tujuan dan sasaran farmasi
serta
bertanggung
jawab
untuk
pelaksanaan
dan
pemantauan. •
Bertanggung jawab dalam hubungannya dengan direktur dan manajer farmasi klinis untuk mengevaluasi kinerja staf.
•
Bertanggung jawab untuk pengembangan dan peninjauan kebijakan farmasi dan prosedur.
67 g.
Marketing Division Head •
Mengawasi penulisan siaran pers, salinan untuk materi pemasaran, laporan tahunan, iklan, dan bahan terkait lainnya.
•
Mengelola hubungan media dan kesempatan penelitian editorial serta membangun hubungan dengan media industri.
•
Membangun dan memelihara hubungan yang kuat dengan stakeholder.
•
Mengembangkan dan mengelola anggaran komunikasi.
• ‘ Memberikan kontribusi terhadap efektivitas total departemen, berkomunikasi secara terbuka, memecahkan masalah secara proaktif, menawarkan ide-ide kreatif, dan bekerja sebagai anggota tim. •
Mengelola
anggaran
untuk
menyediakan
semua
aktivitas
pemasaran sesuai anggaran yang disetujui. •
Melakukan pekerjaan yang terkait sesuai dengan kebutuhan.
1) Ethical Sales & Marketing Department Head •
Mempelajari kebutuhan pasar dan penawaran pasar.
•
Mengarahkan sales kepada target pasar yang telah ditentukan berdasarkan analisa pasar dan analisa pesaing dalam kompetisi bisnis.
•
Menentukan harga.
•
Menganalisa target pasar.
•
Melakukan promosi.
2) OTC – Consumer Sales & Marketing Department Head
68 •
Mempertimbangkan faktor strategi pemasaran, sehingga promosi dapat dilakukan lebih efisien serta tepat sasaran.
•
Menciptakan produk baru, agar produk tersebut dapat diterima di pasaran.
3) Health Care Sales & Marketing Department Head •
Membuat janji untuk bertemu dengan klien.
•
Menawarkan produk ke dokter.
•
Membujuk klien untuk membeli produk.
•
Menyediakan layanan purna jual.
•
Mengorganisir atau menghadiri konferensi medis.
•
Mengelola catatan penjualan dan pelanggan.
4) Product Department Head •
Bekerja
dengan
direktur
pemasaran
untuk
mendorong
pelaksanaan dan pemasaran produk. •
Mengidentifikasi tren di pasar kompetitif dan menentukan strategi yang efektif untuk memanfaatkan tren untuk kepentingan perusahaan.
•
Bekerja dengan direktur pemasaran untuk menentukan strategi produk.
•
Bekerja dengan pihak eksternal untuk memastikan informasi terbaru yang sedang digunakan.
•
Melakukan analisis kompetitif, mengkomunikasikan fitur produk, dan bekerja sama dengan tim internal untuk mengelola bisnis untuk memastikan kepatuhan batas waktu.
5) Marketing Data Analysis Department Head
69 •
Berpartisipasi dalam upaya tim perencanaan untuk proyekproyek pemasaran tertentu.
•
Merancang dan mengimplementasikan perencanaan data.
•
Membuat permintaan dengan menerapkan model statistik dan kriteria daftar pemilihan.
•
Mengekstrak dan memvalidasi daftar.
•
Berkoordinasi dengan vendor pengolahan data.
6) Marketing Support Executive •
Membantu tim penjualan untuk menyelenggarakan seminar, workshop, dan pameran.
•
Memastikan dokumentasi produk yang tepat, penyimpanan, pelabelan, dan kemasan berdasarkan SOP perusahaan.
•
Melakukan komunikasi yang efektif dengan rekan internal dan instansi pemerintah daerah.
h.
Financial Control Division Head (for distribution) •
Mengelola fungsi keuangan dan mengawasi tim keuangan.
•
Menyusun anggaran dan membuat prakiraan arus kas.
•
Memelihara buku besar keuangan dan proses akuntansi.
•
Memproduksi laporan keuangan secara tepat waktu.
•
Menganalisis keuangan.
•
Mengelola kas.
•
Memastikan bahwa sistem berjalan tepat dan kontrol internal diterapkan dan dipelihara.
• i.
Mengawasi proses payroll.
Business Development Division Head
70
j.
•
Menindaklanjuti peluang bisnis baru dan menyiapkan pertemuan.
•
Melakukan perencanaan dan menyiapkan presentasi.
•
Mengkomunikasikan perkembangan produk baru untuk calon klien.
•
Mengawasi perkembangan pemasaran.
•
Menulis laporan.
•
Memberikan masukan kepada manajemen.
Apoteker Penanggung Jawab •
Membuat dan mensterilisasi obat injeksi dari rumah sakit.
•
Membuat obat yang sederhana.
•
Memberikan (dispensing) obat, bahan kimia, dan preparat farmasi.
•
Mengisi dan memberikan etiket pada semua container yang berisi obat dan diberikan kepada pasien maupun bagian rumah sakit.
•
Mengawasi semua pharmaceutical supplies yang dikirimkan dan digunakan di berbagai bagian rumah sakit.
•
Mengawasi pengeluaran obat narkotika dan alkohol dan membuat daftar inventory.
•
Membuat spesifikasi (kualitas dan sumber) dari pembelian semua obat, bahan kimia, antibiotika, biological, dan preparat-preparat yang dipakai dalam pengobatan pasien di rumah sakit.
•
Memberikan informasi mengenai perkembangan terbaru berbagai obat kepada para dokter, perawat, dan orang-orang lainnya yang berkepentingan.
11. Executive Vice President Medical Affairs, Research, & Development
71 •
Mendidik
anggota
departemen,
melihat
bagaimana
pertanyaan
konsumen ditangani, dan menyediakan layanan informasi untuk penyedia layanan kesehatan di masyarakat. •
Bekerja dengan urusan regulasi dan departemen hukum untuk memastikan bahwa semua dokumen tertulis tersebut akurat dan mematuhi pedoman yang seharusnya.
•
Menyediakan informasi dan dukungan lainnya untuk orang-orang yang diakui ahli di bidangnya.
•
Memberikan masukan ilmiah dan keahlian dalam perancangan dan konstruksi dari semua materi promosi dan acara.
•
Meninjau laporan.
12. Information Technology Director •
Melakukan IT management.
•
Membuat strategi dan pelaksanaan infrastruktur IT bagi organisasi.
•
Mengawasi
proyek-proyek
teknis
agar
sejalan
dengan
tujuan
perusahaan dan mengarahkan efektivitas jaringan, pengembangan, sistem pemulihan bencana, dan prosesnya. •
Bekerja secara professional dengan IT Engineers untuk menemukan solusi dalam menjalankan aktivitas perusahaan.
a.
Secretary to Executive Vice President IT •
Menyiapkan agenda dan jadwal kerja atasannya, termasuk rapat dan perjalanan dinas.
•
Menyiapkan tagihan, laporan, memo, surat, pernyataan keuangan, dan dokumen-dokumen lain.
72 •
Menerima dan mendistribusikan surat, memo, laporan, dan dokumen lainnya dari atasannya kepada pihak terkait.
•
Membuka, menyortir, dan mendistribusikan surat/dokumen yang diterimanya.
•
Mendokumentasikan surat, memo, laporan, dan dokumen lainnya.
•
Menerima dan menyambungkan telepon untuk atasannya.
•
Menerima dan mengantarkan tamu untuk atasannya ke ruangan yang telah ditentukan.
•
Mengerjakan tugas-tugas administratif lainnya yang ditugaskan oleh atasannya.
•
Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar ISO.
•
Menyampaikan
laporan
pelaksanaan
kerja
sesuai
dengan
kebutuhan. b.
IT Business Capabilities Planning & Delivery Department Head •
Pengiriman kemampuan bisnis melalui aplikasi online Akuisisi.
•
Memanfaatkan alat administrasi untuk menetapkan pekerjaan dan menghasilkan laporan seperti dashboard proyek, rencana kapasitas, dan pemanfaatan sumber daya.
•
Mengelola tim yang menghasilkan program yang kompleks yang sangat terlihat dan penting untuk bisnis.
•
Menganggarkan dan mengelola sumber daya manusia dan keuangan untuk menjalankan program, proyek, dan tim sesuai target yang dinyatakan.
c.
IT Operation Management Division Head
73 •
Menerapkan dan mengembangkan sistem informasi, workflow, dan knowledge management, untuk menunjang aktivitas internal dan eksternal perusahaan.
•
Mengevaluasi dan melakukan tindakan korektif terhadap kinerja sistem informasi sesuai dengan peningkatan kebutuhan internal dan eksternal perusahaan mengikuti perkembangan teknologi di bidang IT.
•
Memantau pengeluaran biaya divisi yang dikaitkan dengan anggaran tahunan yang telah ditetapkan.
•
Menetapkan tujuan dan sasaran / target yang harus dicapai oleh bawahannya
dan
memberikan
bimbingan
dalam
proses
pencapaiannya. 1) Technology & Security Management Department Head •
Mengawasi operasi keamanan perusahaan serta memberikan solusi melalui manajemen keamanan organisasi.
•
Membangun keamanan perusahaan melalui proses kebijakan, arsitektur, dan pelatihan.
2) Business System Performance Department Head •
Melakukan penelitian untuk memastikan bahwa sistem aplikasi bisnis dapat dikembangkan dan dilaksanakan secara efektif untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang sebenarnya.
d.
IT Service Management Division Head •
Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan klien.
•
Bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan.
•
Berkomunikasi dengan klien.
74 •
Mengembangkan, menerapkan, dan menganalisis laporan untuk klien.
•
Melakukan ulasan layanan reguler secara bulanan / triwulanan.
•
Memberikan laporan mingguan kepada manajer layanan klien.
•
Berpartisipasi dalam pertemuan tim layanan manajemen.
•
Mengembangkan dan mengelola rencana perbaikan layanan kepada klien.
•
Menyajikan informasi kepada klien.
•
Mengkoordinasi insiden yang terdapat di tim operasional untuk menyelesaikan masalah dengan klien.
•
Melakukan analisis masalah kinerja dengan klien.
•
Mengembangkan dan menjaga hubungan kerja yang baik di seluruh organisasi.
•
Bekerja sama dengan manajer akun dalam mempertahankan klien bisnis baru.
1) IT Service Operations Department Head •
Mengatur karyawan lainnya termasuk manajer.
•
Mendelegasikan sesuai kebutuhan untuk memastikan operasi berjalan lancar.
2) IT Change Management Department Head •
Mengelola proses change management secara keseluruhan.
•
Bekerja sama dengan quality assurance untuk meninjau dan memperbaharui rencana program secara keseluruhan.
•
Menjaga
komunikasi yang
efektif
dengan
information
technology services dan semua unit bisnis untuk memastikan
75 bahwa proses dan prosedur change management memenuhi persyaratan saat ini dan masa depan serta memastikan kepatuhan terhadap prosedur change management untuk menciptakan
hasil
yang
berkesinambungan
dan
dapat
diprediksi. 13. Commercial Division Head •
Membantu direktur komersial.
•
Menyelesaikan masalah kontrak dan komersial.
•
Bekerja dengan manajer kontrak.
•
Menemukan daerah yang tidak sesuai dengan praktik regulasi.
•
Memberikan arah dan instruksi.
•
Mengkaji, meneliti, dan mengembangkan arus proses operasional.
•
Melakukan penilaian risiko.
•
Memastikan bahwa semua pemangku kepentingan, seperti administrasi, operasional, dan keuangan memahami dan mematuhi kewajibannya sesuai dengan kontrak yang ada.
•
Mengelola kegiatan operasional sehari-hari.
14. Alliance Sales & Marketing Director •
Mengembangkan strategi penjualan dan pemasaran.
•
Bertanggung jawab atas marjin dalam program layanan aliansi.
•
Mengembangkan, memimpin, dan mengarahkan pelaksanaan strategi aliansi.
•
Berkomunikasi dengan klien.
•
Mengimplementasikan dan memfasilitasi rencana pemasaran tahunan bagi perusahaan.
76 •
Mengawasi kegiatan pengembangan usaha.
3.4.1 Deskripsi Pekerjaan Struktur Organisasi IT 1.
IT Director •
Melakukan IT management.
•
Membuat strategi dan pelaksanaan infrastruktur IT bagi organisasi.
•
Mengawasi proyek-proyek teknis agar sejalan dengan tujuan perusahaan
dan
mengarahkan
efektivitas
jaringan,
pengembangan, dan sistem pemulihan bencana beserta prosesnya. •
Bekerja
secara
profesional
dengan
IT
Engineers
untuk
menemukan solusi dalam menjalankan aktivitas perusahaan. a.
Secretary to IT Director •
Menyiapkan agenda dan jadwal kerja IT Director, termasuk rapat dan perjalanan dinas.
•
Menyiapkan tagihan, laporan, memo, surat pernyataan keuangan, dan dokumen-dokumen lain.
•
Menerima dan mendistribusikan surat, memo, laporan, dan dokumen lainnya dari IT Director kepada pihak terkait.
•
Membuka, menyortir, dan mendistribusikan surat / dokumen yang diterimanya.
•
Mendokumentasikan surat, memo, laporan, dan dokumen lainnya.
•
Menerima dan menyambungkan telepon untuk IT Director.
•
Menerima dan mengantarkan tamu untuk IT Director ke ruangan yang telah ditentukan.
77 •
Mengerjakan
tugas-tugas
administratif
lainnya
yang
ditugaskan oleh IT Director. •
Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar ISO.
•
Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai dengan kebutuhan.
b.
IT Business Capabilities Planning & Delivery Division Head •
Menganalisa
kebutuhan
pengelolaan
informasi
untuk
mendukung aktivitas operasional perusahaan. •
Melakukan studi kelayakan antara kebutuhan perusahaan dengan pilihan sumber daya yang berkaitan dengan teknologi informasi yang tersedia di internal dan eksternal perusahaan.
•
Memilih dan menyediakan sumber daya yang tepat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
•
Menyusun anggaran tahunan divisi IT.
•
Mengimplementasikan visi, misi, dan nilai-nilai budaya kerja di divisinya.
•
Menerjemahkan strategi perusahaan yang telah diturunkan ke dalam strategi divisi, ke dalam tujuan dan sasaran / target yang harus dicapai.
1) IT Business Capabilities Department Head •
Bekerja dengan anggota tim untuk mengembangkan kebijakan perusahaan.
•
Menentukan bagaimana menyajikan informasi yang terbaik dan logis dengan cara yang sesuai dengan media.
78 •
Menerapkan inovasi dan praktik terbaik dari perusahaan terkemuka.
•
Melakukan penelitian dan menganalisis perubahan kebijakan yang telah ditetapkan.
•
Membantu memimpin tim dalam mengembangkan kebijakan dan mengkomunikasikan proses bisnis.
2) IT Business Solutions Department Head •
Merencanakan, mengkoordinasikan, dan mengawasi semua kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan implementasi desain, dan sistem informasi organisasi serta aplikasi perangkat lunak.
•
Menjaga, mendukung, dan meng-upgrade sistem aplikasi yang ada.
a) IT System Architecture Specialist •
Bekerja dengan unit bisnis dan teknologi informasi profesional
untuk
mengidentifikasi
dan
mendokumentasikan kebutuhan proses bisnis. •
Mengidentifikasi kekurangan
dan
sistem
mendokumentasikan
dan
merekomendasikan
metodologi baru. b) IT Application Development Section Head •
Merancang aplikasi prototipe.
•
Menunjukkan
struktur
unit
program
dan
mengkoordinasikan rencana aplikasi dengan tim pengembangan atau klien.
79 A. IT Application Developer •
Membuat / mengembangkan aplikasi, laporan untuk kebutuhan bisnis, baik IFS maupun aplikasi lainnya, seperti Cognos, Lotus Notes, dan lain-lain.
•
Membuat dokumentasi pengembangan aplikasi.
•
Melakukan backup data production sesuai jadwal piket hari Sabtu.
•
Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar ISO.
•
Menyampaikan
laporan
pelaksanaan
kerja
sesuai dengan kebutuhan. c.
IT Operation Management Division Head •
Menerapkan
dan
mengembangkan
sistem
informasi,
workflow, dan knowledge management, untuk menunjang aktivitas internal dan eksternal perusahaan. •
Mengevaluasi dan melakukan tindakan korektif terhadap kinerja
sistem
informasi
sesuai
dengan
peningkatan
kebutuhan internal dan eksternal perusahaan mengikuti perkembangan teknologi di bidang IT. •
Memantau pengeluaran biaya divisinya yang dikaitkan dengan anggaran tahunan yang telah ditetapkan.
•
Menetapkan tujuan dan sasaran / target yang harus dicapai oleh bawahannya dan memberikan bimbingan dalam proses pencapaiannya.
80 1) Technology & Security Management Department Head a) IT Hardware & Network Performance Section Head •
Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar ISO.
•
Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai dengan kebutuhan.
•
Mengelola dan menjaga perangkat hardware server.
•
Melakukan backup data production pada hari tertentu.
A. IT Hardware & Network Performance Executive •
Menjaga kelangsungan jaringan komputer dan telekomunikasi yaitu local area network dan wide area network: router, hub, switch, radio, kabel, website perusahaan.
•
Mengelola pemasangan dan setting jaringan baik di kantor pusat maupun di cabang.
•
Memantau kinerja jaringan untuk menjamin kinerja tetap maksimum.
•
Menangani masalah yang berkaitan dengan jaringan.
•
Menjaga keamanan perangkat lunak (software security) untuk web dengan peralatan seperti firewall, dan lainnya.
2) Business System Performance Department Head •
Mengatur sistem elektronik dan aplikasi.
81 •
Mengkonfigurasi hardware dan software komputer.
•
Meng-install dan memelihara router dan switch.
•
Memecahkan masalah dan memastikan layanan bekerja dengan baik.
•
Mengevaluasi kebutuhan komunikasi pelanggan dan merekomendasikan produk tambahan / jasa pada saat yang tepat.
a) IT Messaging Management Specialist •
Menyediakan layanan pendukung yang disediakan oleh tim Messaging.
•
Membuat dan mengirim pesan yang terkait dengan pekerjaan
bisnis
untuk
klien
dan
mengubah
kebutuhan bisnis menjadi solusi. b) IT Application Performance Management Specialist •
Memimpin
sebuah
tim
analis
untuk
menilai
kebutuhan bisnis dan kemudian memberikan solusi yang tepat. d.
IT Service Management Division Head •
Mengembangkan dan memelihara hubungan dengan klien.
•
Bertanggung jawab atas kepuasan pelanggan.
•
Berkomunikasi dengan klien.
•
Mengembangkan, menerapkan, dan menganalisis laporan untuk klien.
•
Melakukan ulasan layanan reguler secara bulanan / triwulanan.
82 •
Memberikan laporan mingguan kepada manajer layanan klien.
•
Berpartisipasi dalam pertemuan tim layanan manajemen.
•
Mengembangkan dan mengelola rencana perbaikan layanan kepada klien.
•
Menyajikan informasi kepada klien.
•
Mengkoordinasi insiden yang terdapat di tim operasional untuk menyelesaikan masalah dengan klien.
•
Melakukan analisis masalah kinerja dengan klien.
•
Mengembangkan dan menjaga hubungan kerja yang baik di seluruh organisasi.
•
Bekerja sama dengan manajer akun dalam mempertahankan klien bisnis baru.
1) IT Service Management Department Head •
Menjaga ketersediaan sistem komputer yang mencakup perangkat
keras
(server,
peralatan
jaringan,
dan
jaringan), perangkat lunak, aplikasi server dan aplikasi PC, database, dan menyediakan backup unit sesuai kebutuhan. •
Memastikan sosialisasi dan pelatihan yang memadai bagi pemakai aplikasi komputer yang baru agar dapat digunakan secara optimal oleh user.
•
Memastikan project management pengembangan sistem komputer berjalan baik.
83 •
Bertanggung jawab atas instalasi baru perangkat keras dan perangkat lunak.
•
Meningkatkan pengetahuan dan kemampuan diri staf di bawahnya.
•
Bertanggung jawab atas pemeliharaan sistem dan instalasi perangkat baru.
•
Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar ISO.
•
Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai dengan kebutuhan.
a) IT Technical Specialist •
Menganalisis dan merancang solusi untuk masalah jaringan.
•
Memberikan dukungan teknis kepada departemen lain.
•
Mendiagnosis dan memecahkan masalah hardware dan software.
b) IT Service Operations Administrator •
Mengelola staf, anggaran, dan proses skala kecil IT services untuk mencapai tujuan proyek dalam rentang waktu yang telah ditentukan.
•
Memberikan dukungan layanan IT.
•
Menyediakan
atau
dokumentasi untuk staf IT.
menjamin
penyediaan
84 •
Mengoperasikan dan mendukung didefinisikannya IT services.
•
Menjamin penyediaan dan bila perlu memberikan pelatihan untuk staf IT.
•
Memiliki keahlian teknis yang signifikan.
c) IT Service Operation Section Head •
Memastikan pelayanan kepada semua pemakai komputer dalam hal dukungan teknis hardware maupun software.
•
Memastikan sosialisasi dan pelatihan yang memadai bagi pemakai aplikasi komputer yang baru agar dapat digunakan secara optimal oleh user.
•
Memastikan project management pengembangan sistem komputer berjalan baik.
•
Memastikan dokumentasi pelatihan tertata dengan baik.
•
Melaksanakan sistem dan prosedur sesuai dengan standar ISO.
•
Menyampaikan laporan pelaksanaan kerja sesuai dengan kebutuhan.
A. IT Service Executive •
Memastikan sistem dan prosedur serta kebijakan perusahaan dilaksanakan.
•
Mengusulkan perubahan dan penambahan pada sistem aplikasi sesuai kebutuhan perusahaan.
85 B. IT Branch Executive •
Mencegah masalah terjadi, mengusahakan agar insiden tidak terjadi lagi, serta meminimalkan dampak dari insiden yang tidak dapat dicegah.
2) IT Change Management Department Head •
Mengelola
proses
change
management
secara
keseluruhan. •
Bekerja sama dengan quality assurance untuk meninjau dan
memperbaharui
rencana
program
secara
keseluruhan. •
Menjaga komunikasi yang efektif dengan information technology services dan semua unit bisnis untuk memastikan
bahwa
proses
dan
prosedur
change
management memenuhi persyaratan saat ini dan masa depan serta memastikan kepatuhan terhadap prosedur change management untuk menciptakan hasil yang berkesinambungan dan dapat diprediksi. a) IT Problem Management Specialist •
Mencegah masalah dan dampak dari insiden yang terjadi.
•
Bekerja dengan tim arsitektur untuk memastikan best practice yang diadopsi untuk menjamin stabilitas dari aplikasi.
86 •
Mengembangkan dan memelihara proses masalah manajemen untuk memaksimalkan efisiensi dan efektivitas.
•
Menyediakan laporan untuk diserahkan kepada manajemen
senior
sebagai
pedoman
untuk
mendukung keputusan. b) IT Change Specialist •
Memastikan bahwa inisiatif perubahan baru yang diperkenalkan ke dalam organisasi dapat membantu memajukan tujuan organisasi serta cocok dengan visi dan misi perusahaan.
3.5 Deskripsi Ruang Server dan Perangkat-perangkat Keras pada Ruang Server PT Parit Padang Global Ruang server PT Parit Padang Global didirikan pada tahun 2009. Ruang server bagi PT Parit Padang Global merupakan aset karena di dalam ruangan ini terdapat aplikasi dan database perusahaan yang bernilai, sehingga ruangan ini harus selalu dalam kondisi yang baik dan aman. Server dijalankan selama 24 jam nonstop, yang dikendalikan oleh IT Administrator & Infrastructure, didukung dengan daya listrik perusahaan sebesar 99.000 watt. Sesuai dengan namanya, ruang server adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan server beserta komponen dan perangkat lainnya yang mendukung proses kerja server, seperti rak server (server rack), keyboard, video monitor, and mouse (KVM), switch, router, fiber optic cable, cable tray, raised floor, air conditioner (AC), alat pengukur suhu dan kelembaban, smoke detector, uninterruptible power
87 supply (UPS), alat pemadam api ringan (APAR), lighting, bell alarm, panel access door, dan generator set (genset). Penggunaan perangkat-perangkat keras pada ruang server diatur oleh IT Hardware & Infrastructure Manager, sedangkan pengawasan akan penggunaan perangkat-perangkat keras tersebut dilakukan oleh IT Administrator & Infrastructure. Adapun deskripsi singkat dan fungsi dari perangkat-perangkat tersebut adalah sebagai berikut. 1.
Server merupakan alat pada suatu jaringan yang mengatur sumber daya jaringan (network resources). Server bagi perusahaan berperan bagi penyimpanan data, pengolahan data dan database, serta sebagai network center.
2.
Rak server atau server rack adalah rak yang khusus dirancang untuk penempatan server ataupun peralatan jaringan seperti hub-switch dan computer server. U adalah satuan ukuran standar untuk menunjuk vertikal ruang yang digunakan atau ketinggian rak (bingkai besi yang dirancang untuk menahan perangkat keras) dan lemari (lampiran dengan satu atau lebih pintu). Unit pengukuran ini mengacu pada ruang antara rak-rak di atas rak. 1 U sama dengan 1,75 inch.
3.
Keyboard, video monitor, and mouse (KVM) merupakan suatu perangkat keras yang digunakan untuk mengendalikan kinerja server. Di dalam ruang server terdapat 7 unit KVM. 1 unit KVM mampu mengontrol 12 server.
4.
Switch adalah komponen jaringan yang digunakan untuk menghubungkan beberapa hub untuk membentuk jaringan yang lebih besar atau menghubungkan
komputer-komputer
yang
mempunyai
bandwidth yang besar. Setiap switch dihubungkan ke server.
kebutuhan
88 5.
Router digunakan untuk membagi protocol kepada anggota jaringan yang lainnya. Di dalam ruang server terdapat 8 unit router. Setiap router dihubungkan ke switch. Dengan adanya router, maka sebuah protocol dapat dibagi kepada perangkat jaringan lain. Ketika perusahaan ingin membagi IP address kepada anggota jaringan, maka perusahaan dapat menggunakan router ini. Router memiliki fasilitas DHCP (Dynamic Host Configuration Protocol). Dengan melakukan setting DHCP, maka perusahaan dapat membagi IP address. Fasilitas lain dari router adalah NAT (Network Address Translator), yang memungkinkan suatu IP address atau koneksi internet dibagi ke IP address lain.
6.
Kabel sebagai sarana penyalur atau pengalir hantar (transmitter) bertugas menyalurkan setiap informasi yang telah diubah menjadi sinyal-sinyal listrik. Jenis kabel yang digunakan pada ruang server PT Parit Padang Global adalah fiber optic. Fiber optic cable merupakan sebuah kabel yang terbuat dari serat kaca dengan teknologi canggih dan mempunyai kecepatan transfer data yang lebih cepat daripada kabel biasa.
7.
Cable tray yang digunakan di dalam ruang server adalah sebanyak 2 unit, yang diletakkan di bawah raised floor. Panjang cable tray yaitu 5 meter. Cable tray berperan untuk menyangga kabel-kabel elektrik yang terisolasi yang digunakan untuk distribusi dan hubungan daya listrik.
8.
Raised floor adalah sistem lantai yang berbentuk panggung yang dapat memberikan fleksibilitas untuk akses kabel, pipa, dan infrastruktur IT lainnya, yang diletakkan di bawah lantai kantor. Selain untuk jalur instalasi kabel (cable tray), raised floor dapat juga digunakan sebagai jalur distribusi udara untuk precision air conditioning system down flow. Hal itu
89 memungkinkan udara yang di-supply dari precision air conditioning tersebut lebih efisien dan maksimum untuk mendinginkan sistem komputer pada ruang server. Tinggi raised floor dari lantai adalah 50 cm. 9.
Air
conditioner
(AC)
merupakan
mesin pendingin yang berfungsi sebagai penyejuk ruangan. Di dalam ruang server terdapat 3 unit AC. AC memastikan udara di dalam ruang server tetap dingin dan berada pada kondisi yang stabil, sehingga server tidak mengalami overheat. Suhu yang dingin dan stabil mendukung kinerja server. 10. Alat pengukur suhu dan kelembaban digunakan untuk mengukur suhu dan kelembaban ruangan pada saat real time dan pada waktu sebelumnya. Hal ini bisa memudahkan kita menganalisa kondisi temperatur pada saat ini dan kondisi di waktu sebelumnya secara langsung. Standar suhu ruang server perusahaan yaitu 18o C. 11. Smoke detector adalah suatu alat yang digunakan untuk mendeteksi asap kebakaran. Smoke detector memberikan peringatan awal akan terjadinya kebakaran di dalam ruang server. Terdapat 4 unit smoke detector di dalam ruang server. 12. Uninterruptible power supply (UPS) adalah baterai dengan inverter yang berfungsi sebagai penstabil tegangan dan penanggung daya untuk beberapa waktu saat padam listrik. Tidak hanya risiko kehilangan data, tapi kerusakan terhadap sistem juga bisa diminimalisir. Terdapat 4 unit UPS di dalam ruang server. 1 unit UPS mampu menangani 7-8 server. Dengan adanya UPS, maka daya listrik di dalam ruang server dapat bertahan selama 1 jam, yang memungkinkan untuk melakukan backup data. UPS selalu dicek selama 6
90 bulan sekali. Jika UPS mengalami kelebihan daya tampung, over voltage, kepanasan, ataupun low battery, maka UPS akan berbunyi (memberikan tanda). 13. Alat pemadam api ringan (APAR) atau fire extinguisher berfungsi sebagai perangkat untuk mematikan api pada saat api pertama kali muncul. Penggunaan APAR yang efektif akan mampu mencegah terjadinya bahaya kebakaran yang fatal. Terdapat 2 unit APAR yang dapat digunakan apabila terjadi kebakaran pada ruang server. 14. Lighting atau sistem penerangan pada ruang server didukung oleh lampu 18 W / 220 V yang berbentuk tabung, sebanyak 24 buah. Komponen penerangan lainnya yang tersedia di dalam ruang server yaitu 3 buah lampu emergency. 15. Bell alarm berfungsi untuk memberikan tanda atau peringatan akan adanya bahaya kebakaran. Terdapat 1 unit bell alarm yang diletakkan di pintu luar ruang server. 16. Panel access door atau sering disebut sistem kontrol akses (access control) digunakan
sebagai
solusi
keamanan.
Sistem kontrol akses memungkinkan hanya karyawan yang berwenang saja yang diizinkan untuk masuk ke dalam ruangan tersebut. Sistem kontrol akses (access control) yang digunakan pada ruang server PT Parit Padang Global adalah ID card beserta magnetic strip dengan informasi yang dikodekan. Pihak yang berwenang untuk melakukan akses memasuki ruang server terbatas pada personil IT.
91 17. Generator set (genset) yang digunakan adalah automatic genset 100 kVA. Genset ini akan bekerja secara otomatis ketika listrik mati. Genset mampu bekerja selama 30 hari nonstop.
3.6 Spesifikasi Ruang Server dan Perangkat-perangkat Keras pada Ruang Server 1.
Ruang server Ukuran (p x l x t): 5 meter x 3 meter x 2,5 meter Total tinggi ruang server + raised floor: 3 meter
2.
Server Jumlah/banyak: 40 unit Operating system: Windows Server 2003 & Windows Server 2008 Merk: Hewlett Packard & IBM Hardware: HP Blade, VM ware, IBM rack mount server, HP rack mount server
3.
Rak server (server rack) Jumlah/banyak: 6 unit Ukuran (p x l x t): 60 cm x 60 cm x 200 cm Material: Besi baja Merk: Hewlett Packard & IBM Kapasitas: 42 U = 73,5 inch
4.
KVM Jumlah/banyak: 7 unit Lokasi: Di dalam ruang server Merk: Fortinate
92 5.
Switch Jumlah/banyak: 13 unit Lokasi: Di dalam ruang server Merk dan vendor: Cisco
6.
Hub Jumlah/banyak: 1 core switch terbagi 108 port dan 1 core switch 24 port Merk: Cisco
7.
Router Jumlah/banyak: 8 unit Lokasi: Di dalam ruang server Merk: Cisco Catalyst
8.
Fiber optic cable Jenis: UTP cot 6 & fiber optic Merk: Amp
9.
Cable tray Jumlah: 2 unit Panjang: 5 meter Lokasi: Di bawah raised floor
10. Raised floor Tinggi dari permukaan tanah: 50 cm Jenis bahan: Wooden core (tahan api) Kapasitas beban: 1 m2 / 100 kg 11. AC Jumlah/banyak: 3 unit Lokasi: Di sebelah server (presisi)
93 Merk: Uniflair 12. Alat pengukur suhu dan kelembaban Jumlah/banyak: 1 unit Lokasi: Di dalam ruang server Merk: Testo Standar suhu ruang server: 18o C 13. Smoke detector Jumlah/banyak: 4 unit Lokasi: Di dalam ruang server Merk: FM 200 14. UPS Jumlah/banyak: 4 unit Lokasi: Di sebelah ruang server Merk: APC Smart UPS VT 15. APAR Jumlah/banyak: 2 unit Tinggi: 51 cm Kapasitas: 4,5 kg, 15 liter Merk: Yamatoya Lokasi: Di sebelah ruang server Periode/masa kadaluarsa gas: 1 tahun Jenis gas: Hallon non CFC 16. Lighting Jumlah/banyak lampu: 24 buah Daya lampu: 18 watt
94 Voltase lampu: 220 volt Jenis lampu: TL Bentuk lampu: Tabung Lokasi: Di ruang server Merk: Phillips Komponen penerangan lain: 3 buah lampu emergency 17. Bell alarm Jumlah/banyak: 1 unit Lokasi: Di pintu luar ruang server Merk: Potter PFC series 18. Panel access door Jumlah/banyak: 2 unit Merk: Draco Ukuran: 242 cm x 82 cm 19. Genset Jumlah/banyak: 1 unit Merk: Denyo Tipe: DCA 100 ESI Kemampuan: 100 kVA Lokasi: Basement kantor pusat
95 3.7 Topologi Jaringan PT Parit Padang Global
Gambar 3.3 Topologi Jaringan PT Parit Padang Global
Client meminta data ke database server dengan mengirimkan query database, kemudian database server melayani permintaan tersebut dengan mengirimkan data ke client melalui core switch. Core switch atau multi-layer switching adalah cara untuk menggabungkan beberapa device network switch menjadi satu kesatuan (integrated network). Melalui core switch data dikirim ke access switch dengan bantuan distribution switch. Kemudian melalui access switch, data dikirimkan ke komputer end user yang berada di lantai dasar, lantai 1, lantai 2, lantai 3, dan warehouse. Melalui core switch data dikirimkan ke Branch Office JKT1 melalui Telkom. Core switch menghubungkan jaringan ke distribution switch, kemudian distribution switch mengirimkan data ke Branch Office Surabaya1, Surabaya2, Medan, Bandung, Semarang, Tangerang, Jakarta1,
96 Jakarta2, dan Jakarta3. Selanjutnya, core switch dihubungkan ke router. Dengan bantuan router maka terhubunglah beberapa jaringan komputer yang berbeda, seperti menghubungkan jaringan ke core router yang berfungsi mengirimkan data ke switch. Selain itu, router juga mengirimkan informasi ke Branch Office Malang, Solo, Yogyakarta, Denpasar, Bogor, Palembang, Banjarmasin, Jambi, Lampung, Makassar, Pekanbaru, Batam, Cirebon, Padang, dan Samarinda. Di samping itu, router juga mengirimkan data ke Branch Office Surabaya1, Surabaya2, Medan, Bandung, Semarang, Tangerang, Jakarta1, Jakarta2, dan Jakarta3 dengan menggunakan Icon +. Selanjutnya, core switch disambungkan ke firewall yang didukung dengan Demilitary Zone (DMZ) yang berfungsi untuk mengizinkan lalu lintas jaringan yang dianggap aman untuk dilalui dan mencegah lalu lintas jaringan yang tidak aman. DMZ sendiri berfungsi untuk melindungi sistem internal yang berhubungan dengan serangan hack (hack attack). Kemudian, firewall dihubungkan dengan D-NET yaitu penyedia akses internet dan layanan web di Jakarta dan kota lainnya dengan menggunakan router.
3.8 Pedoman Kerja Akses dan Monitoring Ruang Server Teknologi Informasi 3.8.1 Ketentuan 1.
Kartu akses berlaku di area IT.
2.
Persyaratan temperatur untuk ruang server IT adalah 18 – 25°C dan kelembaban (RH) 50 - 75%.
3.
Hanya petugas yang memiliki kartu akses yang dapat memasuki ruang server IT.
97 4.
Petugas yang karena kebutuhan kerjanya perlu memasuki ruang server IT (misalnya petugas kebersihan), hanya diperbolehkan memasuki ruang server IT bila didampingi oleh petugas yang memiliki akses ke ruang server.
5.
Monitoring temperatur dan RH ruang server dilakukan setiap pagi dan sore hari oleh petugas IT yang ditunjuk sesuai jadwal yang ditentukan secara terpisah.
6.
Hasil monitoring ruang server IT didokumentasikan dalam Form Inspeksi Server dan UPS.
3.8.2 Akses dan Monitoring 1.
Petugas memasuki ruang server IT dengan menggunakan kartu akses.
2.
Segera setelah membuka ruang server dan masuk ke dalamnya, petugas wajib memastikan bahwa pintu dalam keadaan tertutup kembali.
3.
Petugas yang masuk ke ruang server wajib mencatatkan kehadirannya dalam Form Inspeksi Server dan UPS.
4.
Petugas melakukan inspeksi terhadap server dan UPS yang ada dalam ruang server IT.
5.
Poin-poin yang diperiksa merujuk kepada Form Inspeksi Server dan UPS: keadaan hard disk, power supply, fan, console, update antivirus, dan lampu indikator pada UPS.
6.
Hasil monitoring dicatat dalam Form Inspeksi Server dan UPS.
7.
Jika pada saat monitoring ditemukan hal-hal ganjil atau tidak normal, maka petugas IT wajib melakukan tindakan perbaikan seperlunya, misalnya power supply untuk satu server terlihat error, petugas perlu
98 memeriksa kabel power dan memastikannya dalam keadaan terpasang dengan baik, atau bila suhu ruangan di luar spesifikasi maka petugas IT yang melakukan pemeriksaan wajib melakukan adjustment AC. 8.
Tindakan perbaikan seperlunya yang dilakukan petugas dicatat dalam Form Inspeksi Server dan UPS.
9.
Apabila saat monitoring diketahui adanya air conditioner yang bocor, atau adanya kerusakan hard disk server atau power supply tidak berfungsi, atau tabung indikator UPS tidak menyala, petugas wajib mencatat dalam Form Inspeksi Server dan UPS dan mengeluarkan form perbaikan yang diatur dalam prosedur terpisah.
