BAB 3 DESKRIPSI UMUM PERUSAHAAN 3.1. Kerangka Berpikir Berikut adalah gambar flowchart yang digunakan dalam pemecahan masalah yang ada di BTPN :
Gambar 3.1 Diagram Alir Kerangka Berpikir I 51
52
Gambar 3.2 Diagram Alir Kerangka Berpikir II
53
3.2. Riwayat Perusahaan 3.2.1. Sejarah BTPN PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional Tbk (BTPN) didirikan di Bandung, Jawa Barat pada 5 Februari 1958, yang
bernama Bank Pegawai Pensiunan Militer
(BAPEMIL) dengan status usaha sebagai badan perkumpulan yang menerima simpanan dan memberikan pinjaman kepada para anggotanya. Dimana BAPEMIL memiliki sebuah tujuan utama yaitu untuk membantu meringankan beban ekonomi para pensiunan, baik angkatan bersenjata maupun sipil. Berkat kepercayaan dan dukungan yang besar dari masyarakat maupun mitra usaha, sehingga pada tahun 1960 BAPEMIL mendapatkan ijin usaha sebagai bank komersial dan terus berkembang hingga tahun 1986 , BAPEMIL mengganti nama menjadi PT Bank Tabungan Pensiunan Nasional disertai dengan ijin usaha sebagai Bank Tabungan. Pada tahun 1993 status BTPN menjadi Bank Umum. Pada tahun 2008 merupakan masa emas bagi BTPN. Berbagai pengembangan dan pencapaian signifikan dilakukan. Pada tahun yang sama BTPN mulai tercatat di Bursa Efek Jakarta. Tepatnya pada 12 Maret 2008 BTPN sukses melakukan go public dengan melepas saham milik pemerintah c.q. PT Perusahaan Pengelola Aset (PPA) sebesar 28,39%. Pada 14 Maret 2008, TPG Nusantara, S.a.r.l. mengakuisisi 71,6% saham BTPN, sehingga menjadi pemegang saham utama. BTPN selain terus mengembangkan bisnis inti di pangsa pasar pensiun yang telah menjadi tulang punggung selama 50 tahun, pada tahun selanjutnya BTPN telah mengembangkan sayap bisnisnya dengan memasuki bisnis pembiayaan untuk usaha mikro melengkapi portofolio layanan perbankan pensiun dengan membuka 539 kantor cabang. BTPN Mitra Usaha Rakyat berhasil mencatatkan pertumbuhan kredit mencapai Rp 2,3 triliun. BTPN menerbitkan obligasi Rupiah jangka panjangnya yang pertama, dengan peringkat A+ (National Scale Rating) dari Fitch Ratings. Memperoleh fasilitas pinjaman jangka panjang dalam Rupiah dari International Finance Corporation, anak perusahaan Bank Dunia.
54
Pada tahun 2010 BTPN berhasil menjadi bank ke-10 terbesar dalam kapitalisasi pasar, serta menduduki peringkat ke-5 dalam jumlah cabang dan peringkat ke-6 dalam jumlah karyawan. BTPN berhasil melaksanakan penerbitan obligasi jangka panjang sebanyak dua kali dengan total nilai Rp 2,4 triliun dan menyelesaikan rights issue sebesar Rp 1,3 triliun di bulan Desember. Pada
tahun 2011 seiring dengan tuntutan dunia bisnis untuk mengubah cara
berbisnis, maka BTPN memutuskan mengambil langkah lebih lanjut, dengan meluncurkan Program “Daya”, program pemberdayaan mass market yang berkelanjutan serta menjadi bagian dari aktivitas bisnis BTPN. Bisnis Pendanaan memperkenalkan brand Sinaya, yang terhubung dengan inisiatif Daya. Pada tahun yang sama BTPN berhasil menyelesaikan uji coba bisnis Perbankan Komunitas Syariah (BTPN Syariah – Tunas Usaha Rakyat). BTPN memperluas jaringan layanan ATM-nya dengan jaringan ATM Prima selain jaringan ATM Bersama yang sudah ada. Kini, total jaringan yang terhubung mencapai lebih dari 57.331 ATM di seluruh Indonesia. Kini, BTPN dikenal sebagai bank publik skala menengah bereputasi prima dan salah satu bank dengan kinerja keuangan terbaik di Indonesia, yang telah meraih berbagai pengakuan dalam bentuk penghargaan dari lembaga-lembaga terkemuka dan terpercaya. Dalam rangka memperluas kegiatan usahanya, Bank Tabungan Pensiunan Nasional bekerja sama dengan PT Taspen, sehingga Bank Tabungan Pensiunan Nasional tidak saja memberikan pinjaman dan pemotongan cicilan pinjaman, tetapi juga melaksanankan ”Tri Program Taspen”, yaitu Pembayaran Tabungan hari Tua. Pembayaran Jamsostek dan Pembayaran Uang Pensiun. 3.2.2. Visi dan Misi BTPN Adapun visi BTPN adalah Menjadi Bank mass market terbaik, serta mampu mengubah hidup berjuta rakyat Indonesia. Misi BTPN adalah Menciptakan kesempatan tumbuh dan hidup yang lebih berarti.
55
3.2.3. Nilai-Nilai Perusahaan BTPN Nilai - nilai yang dianut merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis serta pedoman berperilaku untuk membentuk identitas BTPN. Nilai-nilai tersebut adalah -
Dapat dipercaya
-
Peduli
-
Sinergi
-
Mencapai yang terbaik
Gambar 3.3 Nilai-nilai Perusahaan BTPN 3.2.4. Perjalanan Pembentukan Visi dan Misi Perusahaan BTPN
Gambar 3.4 Perjalanan Pembentukan Visi dan Misi Perusahaan BTPN
56
Proses perumusan Misi, Visi dan Nilai-nilai BTPN dimulai pada tahun 2009, dengan melibatkan masukan dan partisipasi semua karyawan dari berbagai tingkatan. Tujuan BTPN adalah untuk membangun bisnis yang berkelanjutan dan berkontribusi meningkatkan kesejahteraan rakyat Indonesia serta berperan dalam pembangunan bangsa. Rancangan rumusan yang dimulai pada Januari 2009 tersebut mencapai hasilnya pada Maret 2009 yakni berupa konsep konsensus. Melalui serangkaian lokakarya yang difasilitasi oleh Direksi dan senior management, rumusan awal Visi, Misi dan Nilai-nilai didiskusikan untuk mendapatkan masukan lebih dari 3.000 karyawan. Meski peluncurannya dilakukan pada Januari 2010, yakni setahun setelahnya, namun BTPN percaya bahwa proses perumusan Visi, Misi dan Nilai-nilai BTPN sebagai arah dan tujuan yang akan dicapai bersama.
57
3.2.5. Struktur Organisasi BTPN
Gambar 3.5 Struktur Organisasi BTPN 3.2.6. Deskripsi Pekerjaan 3.2.6.1. Deskripsi Pekerjaan Perusahaan IT Director Deskripsi pekerjaan : - Berperan sebagai pemimpin dan pengatur dalam departemen IT - Menyelenggarakan pertemuan departemen untuk membahas strategic goals and initiatives.
58
IT Application Solution Support Deskripsi pekerjaan : - Menghasilkan spesifikasi business requirement menuju ke level yang memungkinkan efektivitas delivery. - Melakukan testing terhadap komponen dan subsistem beserta interface-nya. - Memastikan bahwa dokumentasi proyek dan business application support terjaga. - Mengidentifikasikan proyek terkait dengan resiko dan masalah proyek tersebut. IT Business Solution Deskripsi pekerjaan : - Memastikan aplikasi yang dikembangkan memenuhi tujuan sistem dan business requirement, memenuhi permintaan dari pengguna serta mengidentifikasikan dan mengatasi permasalahan pada sistem. - Meninjau kembali dan menganalisa efektivitas dan efisiensi dari aplikasi yang telah ada, dan kemudian mengembangkan strategi untuk memperbaiki sistem tersebut. - Mengatur pengembangan dan deployment aplikasi yang baru, sistem software, dan perbaikan aplikasi yang telah ada. - Meneliti dan membuat rekomendasi terhadap produk software dan service untuk mendukung upaya pengadaan dan pengembangan. - Berkolaborasi dengan analis, perancang dan pemilik sistem dalam melakukan testing terhadap program dan aplikasi software yang baru. IT Common Services Solution Deskripsi pekerjaan : - Mendiagnosa system failure dan masalah pada production, bekerja sama dengan staf teknis untuk mengidentifikasikan akar permasalahan dan mengatasinya. - Membantu dalam pengembangan dokumentasi teknis software. - Menerapkan keterampilan dasar, konsep serta pelatihan dalam mengatasi permasalahan yang sulit.
59
IT Core Banking Solution Deskripsi pekerjaan : - Mengumpulkan,
memahami
dan
menganalisa
business
requirement,
menyediakan solusi, dan berkoordinasi dengan tim development untuk menyampaikan solusi tersebut. - Mengatur jadwal dan resource keseluruhan teknologi proyek untuk men-delivery proyek tepat pada waktunya. - Memastikan kualitas fungsionalitas dari aplikasi yang dikembangkan dilakukan tes terlebih dahulu oleh tim development sebelum masuk ke tahap User Acceptance Test (UAT). IT Business Application Development Deskripsi kerja : - Menerjemahkan software requirement menjadi programming code yang berfungsi serta menjaga dan mengembangkan program untuk keperluan bisnis. - Membuat spesifikasi dan rancangan, membangun, testing, implementasi proyek. - Memecahkan program menjadi elemen yang lebih kecil dan menerjemahkannya menjadi bahasa pemrograman. - Menemukan kemungkinan solusi untuk memecahkan suatu permasalahan. - Bekerja sebagai tim untuk mengerjakan suatu proyek. IT SQA (Software Quality Assurance) Deskripsi kerja : - Menentukan metode testing dan merancang perencanaan (test plan) testing yang akan dilakukan pada saat testing aplikasi berlangsung. - Memonitor performa software, menjalankan random test untuk memastikan tidak ada cacat pada aplikasi. - Merekomendasikan penyempurnaan dan perbaikan tampilan kepada developer. - Mengeksekusi test plan dan membuat laporan untuk mendeskripsikan evaluasi, testing dan perbaikan program.
60
- Melakukan tes kompabilitas terhadap program yang disediakan vendor. IT Technical Writer Deskripsi kerja : - Membuat dokumentasi dan online help untuk karyawan dan pelanggan. - Kolaborasi dengan pengembang software dan quality assurance untuk mengembangkan dokumentasi. - Membuat dokumentasi mengenai perancangan, perencanaan, dan jadwal. - Menganalisa, menerjemahkan, menyusun, dan meng-edit informasi untuk mengembangkan dokumentasi dalam berbagai media. IT Resources Management Deskripsi kerja : - Berperan sebagai pengatur terhadap resource booking, pemecah konflik, dan pengembang solusi untuk mendukung tujuan bisnis. - Bekerja
sama
dengan
developer
dan
bagian
lain
dengan
tujuan
mengidentifikasikan kebutuhan resource yang tepat. 3.2.6.2. Deskripsi Pekerjaan Internship Trainee Pada bagian ini diuraikan pekerjaan yang dilakukan oleh mahasiswa selama menjalani masa internship: - Melakukan technical and assignment briefing mengenai aplikasi yang akan dibangun. - Membuat perencanaan dan penjadwalan pengerjaan proyek. - Melakukan pengumpulan dan analisis data serta database (tracing). - Membuat perancangan tampilan sistem dan cara kerjanya. - Mempelajari Grails framework (database dan system) dari online source seperti forum dan tutorial dari para ahli. - Mempelajari dan menerapkan konsep sinkronisasi secara otomatis (scheduler). - Mempelajari dan menerapkan konsep session.
61
- Melakukan testing terhadap proyek dan menentukan solusi untuk permasalahan yang muncul. - Melakukan rapat dan presentasi aplikasi serta progress yang telah dicapai dengan anggota perusahaan yang berkaitan. 3.2.7. Budaya Kerja Budaya kerja pada Bank BTPN menggunakan prinsip yang dinamakan POLA PRIMA. Deskripsi POLA PRIMA adalah sebagai berikut. - Pelayanan Prima (Service Excellent) Setiap karyawan dituntut untuk : o Ramah, sopan dan bersahabat. o Peduli, pro aktif dan cepat tanggap. - Inovasi (Innovation) Setiap karyawan dituntut untuk : o Berinisiatif melakukan penyempurnaan. o Berorientasi menciptakan nilai tambah. - Keteladanan (Role Model) Setiap karyawan dituntut untuk : o Menjadi contoh dalam berperilaku baik dan benar o Memotivasi penerapan nilai-nilai budaya kerja. - Profesionalisme (Professionalism) Setiap karyawan dituntut untuk : o Kompeten dan bertanggung jawab o Bekerja cerdas dan tuntas - Integritas (Integrity) Setiap karyawan dituntut untuk : o Konsisten dan disiplin o Jujur dan berdedikasi - Kerjasama (Teamwork) Setiap karyawan dituntut untuk : o Tulus dan terbuka
62
o Saling percaya dan menghargai. 3.3. Identifikasi Permasalahan Setelah dilakukan rapat dengan Bapak Vincentius Ivan, Bapak Hidayat Nugraha dan Bapak Feri Yanto, beliau mengungkapkan terdapatnya beberapa keluhan dan permasalahan yang ditemui, yaitu : - Kesulitan dalam melakukan pemeriksaan terhadap jam kerja karyawan yang tidak normal serta sistem pewarnaan yang masih manual. - Terkadang karyawan tidak atau lupa untuk meng-update pekerjaan yang telah mereka selesaikan. - Pihak BTPN divisi IT membutuhkan aplikasi yang bisa digunakan untuk mengukur performa tim dalam pembuatan proyek. - BTPN menginginkan adanya pengukuran performa perusahaan dalam setahun. 3.4. Ruang Lingkup Ruang lingkup pada skripsi ini meliputi : - Alur kerja Digital Dashboard o Dimulai dari pembacaan database secara berkala atau berjangka setiap sepuluh detik sekali atau custom dari Project Tracking Tools (Redmine), o Perhitungan metric berdasarkan rumus perhitungan Duration Variance, Effort Variance, Estimated Finish date and Percentage Complete, o Menampilkan hasil perhitungan metric dalam Digital Dashboard. - Atribut yang ditampilkan meliputi : o Absensi karyawan, o System alert otomatis untuk jam kerja abnormal, o User task, o Percentage complete, o Task deadline, o Duration variance, o Effort variance, o Defect density,
63
o Estimated finish date versus planned finish date, o Anggota tim yang terlibat dalam pembuatan proyek - Data yang dibutuhkan meliputi : o Planned start, jadwal memulai proyek yang direncanakan o Actual start, jadwal memulai proyek yang sebenarnya o Planned finish, tanggal penyelesaian proyek yang dijadwalkan o Actual finish, tanggal penyelesaian proyek yang sebenarnya o Non – working days, pemotongan terhadap hari libur o Planned effort, jumlah sumber daya yang direncanakan o Actual effort, jumlah sumber daya yang sebenarnya o Remaining effort, sumber daya yang masih dibutuhkan (Planned Effort – Actual Effort). - Fitur yang ditampilkan meliputi : o Fitur Login dengan pemberian hak akses kepada admin tunggal. o Fitur Database Synchronization secara otomatis dalam selang waktu tertentu sehingga data yang berubah dapat langsung diakses dan ditampilkan pada aplikasi Digital Dashboard. o Fitur Manual Synchronize o Fitur Change Password untuk mengubah password admin. o Fitur Holiday untuk memasukkan hari libur kerja dan Edit Holiday untuk melakukan perubahan terhadap hari libur yang telah dimasukkan sebelumnya. o Fitur Line Page Setting untuk mengubah jumlah baris data yang akan ditampilkan pada Slide Show.
Fitur ini berfungsi saat admin ingin
menyesuaikan atau mencocokkan data yang ditampilkan tepat satu layar tanpa adanya scroll. o Fitur Duration Setting untuk mengubah durasi lamanya suatu Slide Show ditampilkan pada layar. o Fitur Manager berfungsi untuk mengatur visibilitas user (karyawan) dan project yang akan muncul pada Slide Show.
64
o Fitur Slide Show yang muncul seperti slide show dengan menampilkan data Timesheet, Daily Assignment, Project, dan Department secara bergantian sesuai dengan durasi dan jumlah baris data yang telah ditetapkan sebelumnya. 3.5. Identifikasi Sistem Berjalan 1)
Timesheet Sebelum adanya aplikasi Digital Dashboard, timesheet diperoleh dari Redmine
Tools dengan mengekspor data menjadi menjadi format .xls. Setelah diekspor data diberi warna untuk membedakan jam kerja normal dan hari libur. Data ditampilkan seperti di bawah ini.
Gambar 3.6 Tampilan Timesheet Pada Excel
2)
Daily Assignment Daily Assignment berupa kegiatan kerja yang harus diselesaikan oleh karyawan.
Untuk mengakses data ini, karyawan menggunakan Redmine Tools dan memilih menu
65
View All dan untuk detailnya dapat ditampilkan dengan memillih salah satu task yang ada. Daily Assignment pada Redmine Tools tidak bisa secara langsung menampilkan keseluruhan task karyawan pada semua project, tetapi hanya menampilkan task karyawan pada satu project saja.
Gambar 3.7 Tampilan Daily Assignment
Gambar 3.8 Tampilan Detail Daily Assignment 3)
Project Pada bagian ini, perusahaan memperoleh informasi dengan menghitung data secara
manual menggunakan bantuan aplikasi Microsoft Excel. Rumus yang diperoleh adalah sebagai berikut.
66
a. Defect Density
b. Duration Variance
c. Effort Variance
3.6. Usulan Pemecahan Masalah Dengan adanya kendala-kendala yang ditemukan pada divisi IT Bank BTPN, maka diberikan beberapa usulan berupa : - Memindahkan tabel Timesheet yang semula berformat .xls ke Digital Dashboard dengan tambahan pewarnaan secara otomatis sehingga lebih mudah diamati. - Menciptakan suatu halaman yang memperlihatkan keseluruhan task yang belum maupun sedang dikerjakan oleh karyawan. - Membangun halaman yang berisi profil proyek yang dilengkapi dengan performance measurement meliputi effort variance, duration variance, dan defect density. - Membuat halaman yang berisi performance measurement yang mengukur performa divisi IT dalam kurun waktu satu tahun.
