BAB 3
DESKRIPSI UMUM
3.1 Lokasi Sistem yang dikembangkan pada organisasi Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia atau LIPI memiliki lokasi di Gedung Widya Sarwono Lantai 7, Jl. Jend. Gatot Subroto 10, M ampang Prapatan, Jakarta Selatan 12710. Kegiatan dari pengembangan yang dilakukan terfokus terhadap bagian BOK LIPI dalam organisasi tersebut
yang memiliki struktur
organisasi seperti : S truktur BOK LIPI
Gambar 3.1 Struktur Organisasi BOK LIPI
3.2 Peran (role) Pada BOK LIPI, peran yang dilakukan sebagai tim pengembang sistem e-office dengan ruang lingkup sistem assignment monitoring dan sasaran kerja pegawai adalah bertanggung jawab dalam hal pengembangan sistem, implementasi dan terlibat saat proses evaluasi. Proses dijalankannya peran ini juga dibantu oleh pegawai BOK LIPI yang mengerti jalannya sistem lama dan gambaran dari sistem yang baru, dalam hal penyediaan data dan pengumpulan requirement. Terhitung sejak dijelaskannya rencana BOK dalam mengembangkan e-office system, ada beberapa tahapan yang dilakukan untuk merealisasikan sistem ini. Tahapan-tahapan tersebut adalah sebagai berikut. 1. Analisis sistem baru dengan pegawai bagian IT. 2. Penyesuaian sudut pandang dengan pegawai. 3. Pembuatan prototype system. 4. Demo prototype system dengan pegawai yang bersangkutan yaitu Sekretaris, Kepala BOK, Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian dan staff. 5. Evaluasi dari system prototype bersama jajaran BOK LIPI. 6. Coding penyempurnaan dari prototype system. 7. Demo hasil penyempurnaan dengan Kepala BOK. 8. Evaluasi hasil penyempurnaan sistem. 9. Penyusunan rencana implementasi. 10. Hosting sistem.
11. Rapat atau mengadakan pertemuan dengan Kepala BOK, Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian guna mendapatkan feedback serta menyamakan sudut pandang sistem terhadap pengguna. 12. Sosialisasi sistem dengan seluruh anggota BOK LIPI. 13. Terlibat dalam proses pemantauan tahapan implementasi / memberikan dukungan operasional.
3.3 Identifikasi Masalah Untuk mengidentifikasi masalah yang berada di dalam BOK LIPI, maka dilakukan wawancara dengan Kepala BOK LIPI dan perwakilan pegawai bagian IT pada biro tersebut untuk pembangunan proyek e-office di BOK LIPI pada tanggal 02 A gustus 2011. Hasil wawancara tesebut adalah sebagai berikut : 1. Apakah masalah yang dihadapi pada BOK LIPI sehingga diputuskan untuk membangun perangkat manajemen Assignment Monitoring dan Sasaran Kerja Pegawai (SKP) yang merupakan bagian dari pembangunan e-office ? BOK LIPI memiliki tujuan utama untuk menjadikan proses bisnis yang dikerjakan seluruhnya berbasiskan IT untuk menunjang dan mempermudah jalannya pekerjaan yang dilakukan. Berdasarkan tujuan tersebut, maka diangkat dua permasalahan utama yang sedang dihadapi, yaitu dalam hal proses penanganan tugas yang dilaksanakan sehari-hari dan proses pencapaian target kerja setiap pegawai. Dalam proses penanganan tugas pada BOK LIPI sebelumnya telah berjalan, namun belum terkomputerisasi secara optimal sehingga seringkali membuat tugas terbengkalai dan menumpuk karena sulitnya dilakukan pemonitoran terhadap keberadaan dan status tugas yang masuk dan sedang
ditangani. Sedangkan, proses pencapaian target kerja untuk setiap pegawai sebelumnya telah direncanakan oleh BOK LIPI sejak lama, namun belum dapat dijalankan sepenuhnnya dan terkomputerisasi karena rincian dari rencana yang terus diperbaiki serta kurangnya sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk mengembangkan sistem tersebut.
2. Apakah tujuan dan manfaat dari penggunaan perangkat-perangkat manajemen tersebut ? Tujuan dan manfaat dari digunakannya perangkat-perangkat tersebut adalah untuk memudahkan proses bisnis pada BOK LIPI yang selama ini dilakukan tidak terkomputerisasi seluruhnya sehingga dirasakan kurang efektif dan efisien. Dengan digunakannya perangkat-perangkat ini juga bertujuan untuk mempercepat proses bisnis yang berjalan.
3. Siapakah pengguna yang akan menggunakan perangkat-perangkat manajemen tersebut ? Seluruh pegawai yang berada dalam BOK LIPI dapat menggunakan perangkat manajemen Assignment Monitoring serta program Sasaran Kerja Pegawai. Namun, perangkat manajemen Assignment Monitoring memiliki perbedaan fitur yang disediakan dalam perangkat berdasarkan struktur jabatan masing-masing pegawai. Sedangkan untuk Sasaran Kerja Pegawai, jabatan dibedakan menjadi jabatan struktural, fungsional tertentu dan fungsional umum.
4. Bagaimana proses Assignment Monitoring berjalan sebelumnya ?
Proses Assignment Monitoring diawali dengan masuknya tugas berupa surat-surat ke dalam BOK LIPI untuk direspon sesuai permintaan yang ada dalam surat tersebut. Kemudian, berdasarkan keterangan yang ada dalam surat tersebut, maka disediakan suatu formulir yang diisi secara manual mengenai rincian dari surat tersebut untuk diproses serta terdapat penanganan yang harus dilakukan oleh pegawai yang mendapat tugas tersebut. Pegawai yang terlibat dapat dipilih langsung oleh atasan dimana masih merupakan bawahannya. Tugas yang berada di pegawai tersebut dapat dikerjakan langsung atau diteruskan lagi selama masih memiliki bawahan. Tugas tersebut juga harus dilaporkan kepada atasan yang memberikan sebagai laporan status tugas yang sedang dikerjakan.
5. Bagaimana proses perangkat manajemen Assignment Monitoring diharapkan berjalan? Proses berjalannya perangkat ini diharapkan memiliki alur yang sama dengan sebelumnya, namun dengan cara yang terkomputerisasi tanpa menggunakan formulir yang harus ditulis secara manual sehingga tugas serta laporan yang ditangani masingmasing pegawai yang terlibat dapat lebih dikerjakan lebih cepat.
6. Bagaimana proses perangkat manajemen Sasaran Kerja Pegawai yang telah dirancanakan sebelumnya ? Setiap pegawai diwajibkan untuk mengisi target pencapaian kerja setiap bulannya di dalam perangkat manajemen tersebut dimana target kerja sudah ditentukan sehingga pegawai dapat langsung memilih pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan di setiap bulannya. Setelah itu, pegawai diwajibkan untuk mengisi kembali pencapaian kerja yang
berhasil dilakukan di bulan tersebut. Perhitungan bobot pencapaian pegawai secara otomatis dilakukan berdasarkan rumus-rumus yang telah direncanakan sebelumnya. Kemudian, atasan dari pegawai tersebut harus mengoreksi ulang mengenai data yang telah dimasukkan pegawai serta bobot penilaian setiap pegawai agar hasil dari target kerja yang didapat sesuai dengan standar beban kerja masing-masing pegawai.
7. Kapan akan dilakukan implementasi terhadap perangkat-perangkat manajamen tersebut pada biro yang bersangkutan ? Perangkat-perangkat manajemen ini akan diimplementasi pada BOK LIPI pada bulan Januari 2012. Implementasi akan dilakukan secara paralel, yaitu dengan mengambil beberapa pegawai terlebih dahulu sebagai percobaan terhadap sistem baru yang diimplementasi sedangkan pegawai lainnya menggunakan sistem yang sedang berjalan.
Berdasarkan hasil wawancara diatas serta observasi yang telah dilakukan maka dapat disimpulkan bahwa permasalahan yang sedang dihadapi dalam BOK LIPI adalah sebagai berikut : 1. Penanganan terhadap tugas-tugas masih lambat karena sistem berjalan secara manual dalam penerusan tugas tersebut. Pemberian tugas terhadap pegawai yang memiliki wewenang dan pendataan tugas masih ditulis pada suatu formulir. 2. Data yang belum terkomputerisasi sehingga pencarian terhadap data lama akan lebih sulit untuk dilakukan dan memakan waktu. 3. Banyaknya tugas yang menumpuk dan terbengkalai disebabkan oleh tidak adanya peringatan untuk tenggat waktu pada masing-masing tugas sehingga sulit untuk dipantau.
4. Pemantauan terhadap status tugas baik yang telah dikerjakan atau yang belum membutuhkan waktu lebih lama karena pencarian dan pemberian status terhadap masingmasing tugas masih dilakukan secara manual. 5. Pemantuan terhadap keberadaan tugas jika sedang diproses akan sulit dilakukan dan membutuhkan waktu lama karena harus penelusuran terhadap tugas tersebut mulai dari posisi awal sampai dengan posisi terakhir dimana tugas tersebut diteruskan akan sulit. 6. Pemantauan terhadap jumlah tugas yang dikerjakan oleh masing-masing pegawai sulit dilakukan sehingga seringkali terdapat pegawai yang mengerjakan tugas dalam jumlah yang banyak sedangkan pegawai lainnya belum tentu mendapatkan tugas yang harus dikerjakan. 7. Pegawai tidak dapat menentukan sasaran kerja setiap bulan yang akan dicapai untuk masing-masing pegawai sehingga membuat kinerja pegawai tidak berjalan secara optimal karena tidak dinilai berdasarkan sasaran yang sudah ditentukan. 8. Sulitnya menilai performa dari setiap pegawai oleh atasan dalam pemenuhan sasaran kerja setiap bulannya sehingga bobot nilai dari setiap pegawai tidak dapat ditentukan.
3.4 Ruang Lingkup yang dikerjakan Dalam kegiatan internship yang dilakukan sejak tanggal 02 agustus 2011 hingga selesai pada LIPI yang berlokasi di JL. Jend. Gatot Subroto 10 Jakarta 12710, keterlibatan berfokus dalam proyek pembangunan e-office pada BOK LIPI yang bertugas untuk menangani masalah-masalah kepegawaian dalam LIPI. Dalam pengembangan proyek ini dikerjakan dua sistem yang menjadi bagian dari komponen e-office, yaitu sistem assignment monitoring dan sistem sasaran kerja pegawai.
Kedua sistem tersebut merupakan bagian dari pengembangan manajemen berbasis teknologi informasi yang direncanakan oleh BOK LIPI. Pengembangan proyek e-office yang dikerjakan memiliki potensi untuk dikembangan di luar BOK LIPI, namun untuk saat ini proyek pengembangan e-office hanya akan diterapkan pada BOK LIPI. Kegiatan pengembangan perangkat manajemen berbasis teknologi informasi untuk pembangunan e-office pada BOK LIPI yang dilakukan dimulai dengan melakukan pengumpulan fakta-fakta melalui diskusi yang dilakukan dengan beberapa elemen pada biro tersebut, seperti Kepala BOK dan beberapa pegawai serta mempelajari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sistem yang sedang berjalan pada saat ini. Fakta-fakta yang terkumpul atau didapat dari hasil diskusi dijadikan bahan acuan dalam melakukan proses analisis. Dengan melakukan analisa sistem yang sedang berjalan, maka dilakukan pemecahan masalah menjadi beberapa bagian kecil, sehingga permasalahan yang ada pada sistem dapat terlihat secara lebih rinci, lebih mudah untuk menentukkan solusi dan lebih mudah untuk diselesaikan. Solusi-solusi yang diusulkan dari permasalahan yang telah dipecah selanjutnya dijadikan menjadi sumber acuan dalam proses perancangan, baik perancangan database maupun perancangan antarmuka dari sistem. Dalam proses perancangan sistem juga melibatkan pegawai-pegawai terkait
yang
memahami sistem, baik sistem yang ada pada saat ini maupun sistem yang sedang dikembangkan guna mendapatkan hasil perancangan yang paling sesuai dan tepat sasaran dengan permintaan organisasi. Setelah proses perancangan selesai, dan program yang dirancang telah disetujui, maka akan dilakukan proses implementasi dari program. Seperti
yang telah disebutkan di awal penulisan, ruang lingkup yang dikerjakan meliputi dua sistem, yaitu sistem assignment monitoring dan sasaran kerja pegawai.
3.4.1 Assignment Monitoring System Pada sistem Assignment Monitoring, pengembangan dilakukan berawal dari sistem yang sudah berjalan namun tidak terkomputerisasi sepenuhnya. Adapun tugas yang dilakukan adalah mengoptimalisasi sistem yang sudah ada dengan cara mengimplementasikan rancangan sistem Assignment Monitoring yang dikembangkan terhadap beberapa kelompok pada biro tersebut. Hal ini bertujuan agar sistem yang lama dan baru dapat berjalan secara paralel dan dapat dibandingkan tingkat efisisensi antara kedua sistem. Sistem assignment monitoring yang dikembangkan merupakan sebuah sistem web database yang bertugas untuk memonitor dan mengatur sirkulasi dari
disposisi
dimana dalam disposisi tersebut berisi tugas-tugas yang ditujukan ke beberapa pegawai dan elemen jabatan struktural tertentu. M engacu pada tujuan dari dibuatnya sistem assignment monitoring yang telah dijelaskan sebelumnya pada identifikasi masalah, sistem ini akan menyediakan fitur-fitur yang mendukung terjadinya assignment monitoring dari sirkulasi disposisi yang telah dikeluarkan, dimulai dari penerusan disposisi, penetapan tugas bagi pegawai dan elemen terkait dari satu disposisi, hingga berakhirnya disposisi tersebut. Penjelasan dari sistem assignment monitoring beserta fiturnya akan dijelaskan secara lebih rinci pada proposed solution.
3.4.2 Sistem S asaran Kerja Pegawai
Dalam permasalahan mengenai sistem sasaran kerja pegawai, pengembangan sistem tersebut dari awal mengacu kepada rancangan organisasi yang telah ada sebelumnya, namun belum dijalankan. Definisi dari sasaran kerja pegawai dan beberapa elemen yang berkaitan dengan sasaran kerja pegawai adalah sebagai berikut : 1. Sasaran Kerja Pegawai, adalah sebuah rencana kerja dan target yang akan dicapai oleh seorang pegawai yang disusun dan disepakati bersama antar pegawai dan atasan pegawai. 2. Target, adalah jumlah beban kerja yang akan dicapai dari setiap pelaksanaan tugas pokok jabatan. 3. Capaian SKP (sasaran kerja pegawai), adalah hasil akhir kegiatan yang diperoleh seorang pegawai. Sistem sasaran kerja pegawai yang dikembangkan, sama seperti sistem assignment monitoring, merupakan sebuah sistem web database yang akan mendukung pegawai dalam menetapkan sasaran kerja, target, serta hasil capaian dari sasaran kerja yang telah mereka buat juga memungkinkan target dan pencapaian mereka dapat diawasi oleh atasan, sehingga membantu atasan dalam menetapkan performa kinerja dari masing-masing pegawai. Dalam merealisasikan tujuan dari pengembangan sistem sasaran kerja pegawai, maka disediakan beberapa fitur seperti pembuatan sasaran kerja, hingga fitur untuk menampilkan hasil pencapaian kerja yang telah melalui proses perhitungan oleh sistem. Penjelasan dari sistem sasaran kerja pegawai beserta fiturnya akan dijelaskan secara lebih rinci pada proposed solution.
Pada akhir pengembangan sistem, keterlibatan dalam pengembangan sistem ini juga meliputi proses implementasi untuk mendapatkan data evaluasi terhadap jalannya sistem yang telah dikembangkan berjalan pada BOK LIPI, sehingga evaluasi dapat dilakukan dan mengetahui apakah sistem tersebut sudah menjawab permasalahan yang dikemukakan sebelumnya.
3.5 Existing Condition 3.5.1 Alur Bisnis pada BOK LIPI BOK LIPI merupakan salah satu biro yang berada pada Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia yang menangani hal-hal yang berkaitan dengan kepegawaian diantaranya adalah menangani surat-surat yang masuk yang dijadikan sebagai tugas untuk pegawai yang berada di biro tersebut untuk memberikan respon berupa laporan terhadap tugas yang diberikan. Selain itu dalam proses bisnis BOK LIPI yang sedang berjalan direncanakan untuk diimplementasikan sebuah sistem untuk setiap pegawai agar dapat mengisi target per bulannya, namun belum dijalankan sepenuhnya dalam biro tersebut.
3.5.1.1 Assignment Monitoring
Gambar 3.2 Rich Picture Diagram Assignment Monitoring System
Surat yang masuk ke dalam BOK LIPI dijadikan sebagai suatu tugas yang harus ditangani oleh masing-masing pegawai yang harus bertanggung jawab terhadap tugas tersebut berdasarkan penerusan tugas yang dilakukan oleh atasan ke bawahan dengan data-data serta jenis tugas yang harus dikerjakan oleh setiap pegawai dituliskan secara manual pada sebuah form.
Tugas yang telah diterima oleh setiap pegawai dapat secara langsung dikerjakan oleh pegawai tersebut atau kembali diteruskan selama masih memiliki bawahan. Hasil dari tugas yang telah dikerjakan diberikan kepada atasan yang memberikan tugas tersebut sebelumnya. Atasan dapat menilai hasil dari tugas tersebut yang berupa laporan kemudian memutuskan apakah laporan tersebut sudah sesuai dengan perintah yang diberikan atau belum. Jika belum, maka atasan dapat mengembalikan tugas tersebut untuk diperbaiki dan jika memenuhi maka atasan dapat melakukan finalisasi terhadap tugas tersebut. Namun, sistem yang telah berjalan ini masih dilakukan secara manual sehingga seringkali ditemukan permasalahan mengenai tugas yang hilang atau terbengkalai karena pencarian dari form-form yang telah diisi sebelumnya menjadi sulit dilakukan karena data-data yang belum terkomputerisasi. Pemantauan terhadap posisi, status dan proses pengerjaan tugas juga menjadi sulit dilakukan.
3.5.1.2 S asaran Kerja Pegawai (S KP)
Gambar 3.3 Rich Picture Diagram Sistem Sasaran Kerja Pegawai
Penentuan target kerja serta pemenuhannya yang akan dijadikan bobot nilai pada setiap pegawai sebelumnya telah direncanakan. Sistem tersebut dirancang agar pegawai dapat menentukan pekerjaan yang akan dilakukan setiap bulannya. Berdasarkan target yang telah ditentukan tersebut, bobot dari setiap pekerjaan yang dilakukan pegawai akan diberikan sesuai dengan perhitungan yang telah ditentukan. Namun, sistem ini belum dijalankan pada biro ini dan hanya berupa rencana yang terus diperbaiki. Untuk itu, akan dikembangkan sistem dari perencanaan yang telah tersedia sebelumnya menjadi sebuah aplikasi yang terkomputerisasi.
3.5.2 UML Diagram 3.5.2.1 Use Case Diagram a.
Assignment Monitoring System
Gambar 3.4 Use Case Diagram Assignment Monitoring System
b.
S asaran Kerja Pegawai
Gambar 3.5 Use Case Diagram Sistem Sasaran Kerja Pegawai
3.5.2.2 Activity Diagram a.
Assignment Monitoring
Membuat Tugas
Gambar 3.6 Activity Diagram Membuat T ugas
Mengerjakan Tugas
Gambar 3.7 Activity Diagram Mengerjakan T ugas
Meneruskan Tugas
Gambar 3.8 Activity Diagram Meneruskan T ugas
Mengembalikan Tugas
Gambar 3.9 Activity Diagram Mengembalikan T ugas
Finalisasi Tugas
Gambar 3.10 Activity Diagram Finalisasi T ugas
b.
S asaran Kerja Pegawai Mengisi Formulir Target Kerja
Gambar 3.11 Activity Diagram Mengisi Formulir T arget Kerja
Mengisi Pencapaian Kerja
Gambar 3.12 Activity Diagram Mengisi Pencapaian Kerja
Melihat Target Kerja
Gambar 3.13 Activity Diagram Melihat T arget Kerja
Memfinalisasi Target Kerja Bawahan
Gambar 3.14 Activity Diagram Memfinalisasi T arget Kerja Bawahan
3.5.2.3 Statechart Diagram
a. Assignment Monitoring Pembuatan Tugas
Gambar 3.15 Statechart Diagram Pembuatan T ugas
Pengerjaan Tugas
Gambar 3.16 Statechart Diagram Pengerjaan T ugas
Penerusan Tugas
Gambar 3.17 Statechart Diagram Penerusan T ugas
Pembalikan Tugas
Gambar 3.18 Statechart Diagram Pembalikan T ugas
Finalisasi Tugas
Gambar 3.19 Statechart Diagram Finalisasi T ugas
b. S asaran Kerja Pegawai
Pengisian Formulir Target Kerja
Gambar 3.20 Statechart Diagram Pengisian Formulir T arget Kerja
Pengisian Pencapaian Kerja
Gambar 3.21 Statechart Diagram Pengisian Pencapaian Kerja
Lihat Target Kerja
Gambar 3.22 Statechart Diagram Lihat Target Kerja
Finalisasi Target Kerja Bawahan
Gambar 3.23 Statechart Diagram Finalisasi Target Kerja Bawahan
3.5.2.4 Sequence Diagram
a. Assignment Monitoring System Untuk memperjelas proses dari assignment monitoring system yang dikembangkan, digunakan sequence diagram untuk menjelaskan alur kerja dari masing-masing fungsi utama dari sistem tersebut.
1. Fungsi Pembuatan Disposisi
Gambar 3.24 Sequence Diagram Pembuatan Disposisi
2. Fungsi Pengerjaan Disposisi
Gambar 3.25 Sequence Diagram Pengerjaan Disposisi
3. Fungsi Finalisasi Tugas
Gambar 3.26 Sequence Diagram Finalisasi T ugas
4. Fungsi Pembalikan
Gambar 3.27 Sequence Diagram Pembalikan tugas
b. Sistem Sasaran Kerja Pegawai Untuk memperjelas proses dari sistem Sasaran Kerja Pegawai yang dikembangkan bersama dengan assignment monitoring system, digunakan sequence diagram untuk menjelaskan alur kerja dari masing-masing fungsi utama dari sistem tersebut.
1. Fungsi Pengisian Formulir Target Kerja
Gambar 3.28 Sequence Diagram Pengisian Formulir Target Kerja
2. Fungsi Lihat Target Kerja
Gambar 3.29 Sequence Diagram Lihat T arget Kerja
3. Fungsi Pengisian Pencapaian Kerja
Gambar 3.30 Sequence Diagram Pengisian Pencapaian Kerja
4. Fungsi Finalisasi Target Kerja Bawahan
Gambar 3.31 Sequence Diagram Finalisasi T arget Kerja Bawahan
3.6 S olusi yang diajukan (Proposed Solution)
Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap masalah yang dikemukakan oleh BOK LIPI, maka solusi yang diajukan terhadap permasalahan yang ada pada masing-masing sistem yang berjalan adalah sebagai berikut.
3.6.1 S olusi terhadap Sistem Assignment Monitoring Berdasarkan analisis yang dilakukan dan mengacu terhadap fakta-fakta yang ditemukan
dari sistem sebelumnya,
didapat
kesepakatan
untuk
melakukan
pengembangan sistem assignment monitoring terkomputerisasi yang terhubung dengan database, serta berbasis web. Dalam proses perancangan sistem disediakan beberapa fitur yang bertujuan untuk menyediakan solusi dari masalah organisasi yang tersedia pada sistem yang baru, fitur-fitur tersebut antara lain adalah : 1.
Tracing posisi tugas yang telah diberikan oleh atasan. Fitur ini tersedia untuk seluruh pegawai.
2.
Fitur peringatan jika telah menerima tugas baru. Fitur ini ditujukan untuk Kepala Bagian, Kepala Sub Bagian, serta pegawaipegawai pada BOK LIPI. Kegunaan dari fitur ini adalah sebagai peringatan bahwa elemen BOK LIPI yang terkait telah menerima tugas baru untuk dikerjakan.
3.
Penyediaan fitur peringatan deadline untuk masing-masing pegawai terlibat dengan tugas. Fitur peringatan tenggat waktu disediakan untuk seluruh jabatan, tidak hanya untuk staff, namun juga untuk kepala bagian, dan kepala sub bagian. Fitur ini berguna sebagai pengingat tenggat waktu bagi masing-masing tugas yang dimiliki tiap elemen BOK LIPI.
4.
Fitur data historis terhadap tugas-tugas yang telah/sedang dikerjakan. Fitur ini berguna untuk mengelola, serta memantau tugas apa saja yang sudah dikerjakan atau sedang dikerjakan. Dalam fitur ini juga disediakan indikator yang menunjukkan status disposisi yang ditangani apakah sudah selesai atau masih diproses.
5.
Fitur penerusan tugas dari Kepala BOK hingga staff, dirancang berdasarkan hirarki jabatan tiap elemen BOK LIPI.
6.
Fitur pengembalian tugas ke atasan terkait dengan tugas yang didapat.
7.
Fitur penerusan tugas kembali dari atasan kepada bawahan untuk ditinjau kembali.
8.
Fitur pembalikan tugas yang telah diperbaiki dari bawahan untuk atasan terkait.
9.
Fitur catatan untuk setiap pendisposisian tugas dan pengerjaan tugas. Hal ini berguna agar tiap elemen yang terkait dengan disposisi dapat memberikan catatan setiap kali mereka mendapatkan tugas yang berkaitan dengan sistem disposisi. Fitur catatan telah ada dalam sistem sebelumnya, namun tidak berjalan sepenuhnya.
10. Fitur untuk mengunggah lampiran yang penting untuk setiap disposisi. Lampiran-lampiran yang berkaitan terhadap tugas-tugas yang diterima oleh masing-masing elemen pada BOK LIPI. 11. Fitur finalisasi tugas yang dapat dilakukan oleh Kepala BOK sebagai tanda bahwa tugas telah selesai dilaksanakan. Dalam sistem assignment monitoring yang dikembangkan saat ini tugas-tugas yang didapat melalui disposisi hanya dapat diterbitkan dan difinalisasi oleh
Kepala BOK LIPI, hal ini menandakan disposisi yang diterbitkan telah dikerjakan dengan benar.
3.6.2 S olusi terhadap Sistem S asaran Kerja Pegawai Berdasarkan analisis yang dilakukan dan mengacu terhadap fakta-fakta yang ditemukan
dari sistem sebelumnya,
didapat
kesepakatan
untuk
melakukan
implementasi sistem Sasaran Kerja Pegawai yang terkomputerisasi dan terhubung dengan database, serta berbasis web. Dalam proses perancangan juga disediakan beberapa fitur yang bertujuan untuk menyediakan solusi dari masalah tersebut. Fiturfitur tersebut antara lain adalah : 1.
Pengisian SKP yang terkomputerisasi melalui komputer yang terhubung melalui database sebagai media penyimpanan. Seorang pegawai akan masuk ke dalam sistem dengan nama pengguna dan kata sandi yang mereka miliki. M ereka akan disambut di halaman beranda dan akan ada pemberitahuan apabila mereka sudah membuat SKP atau belum. Jika sudah maka SKP yang telah diisi dapat dilihat. Untuk membuat SKP baru mereka dapat memilih fitur 'Buat SKP' yang ada dalam menu selama mereka belum membuat SKP pada bulan tersebut.
2. Pengisian tugas-tugas yang ada di dalam SKP tidak butuh diketik lagi, tetapi pengguna hanya tinggal memilih dari daftar yang sudah ada, kecuali tugas-tugas kreativitas atau mandiri. Ketika membuat SKP baru, maka akan tampil daftar pekerjaan yang berhubungan dengan jabatan pegawai yang sedang masuk ke dalam sistem SKP. M aka pegawai
hanya tinggal memilih saja tugas yang akan mereka kerjakan untuk SKP dalam bulan berjalan. Untuk tugas kreativitas atau mandiri akan disediakan kotak tambahan untuk diisi sendiri. 3. Fitur untuk melihat tugas yang telah dipilih atau sedang berjalan. Seorang pegawai dapat melihat tugas apa saja yang telah mereka isi di SKP-SKP sebelumnya melalui fitur 'Lihat SKP'. Jadi fitur ini semacam galeri untuk para pegawai untuk melihat SKP yang telah mereka isi sebagai referensi. 4. Fitur untuk atasan untuk melihat siapa saja para bawahannya. Untuk para pegawai yang memiliki bawahan, mereka dapat melihat siapa saja para bawahan mereka dan siapa saja yang sudah mengisi SKP untuk bulan berjalan. 5. Fitur untuk atasan terkait untuk menilai SKP yang dibuat oleh para bawahan untuk disetujui atau diberikan nasihat untuk diperbaiki. Para atasan juga dapat melihat SKP yang telah dibuat oleh para bawahan mereka untuk dilihat tugas-tugas yang mereka pilih. Seorang atasan dapat menilai tugastugas yang telah dipilih oleh para bawahannya, apakah terlalu berlebihan atau kurang. M aka atasan dapat memilih untuk menolak SKP seseorang dan memberikan catatan (terdapat kotak input untuk pengisian data tersebut) mengapa dia menolak SKP itu. 6. Fitur untuk laporan jika SKP diterima atau ditolak. Jika SKP sudah diperiksa, maka pada halaman beranda akan terdapat pengumuman apakah SKP yang dibuat disetujui atau ditolak oleh atasan. 7. Fitur untuk memperbaiki SKP.
SKP yang ditolak dapat diperbaiki kembali dengan pergi ke bagian di mana sejarah SKP ditampilkan dan pilih SKP yang ditolak untuk diperbaiki. Pegawai akan mengisi SKP dengan cara yang sama sesuai dengan cara mengisi SKP yang telah dijelaskan di awal. 8. Fitur untuk mengisi pencapaian yang telah dicapai oleh pegawai. Setelah SKP disetujui dan dilaksanakan, maka tiba saatnya untuk mengisi pencapaian yang dicapai. Pegawai mengisi di kotak-kotak yang telah disediakan untuk mengisi pencapaian setiap kegiatan yang telah dipilih. 9. Fitur untuk menghasilkan secara otomatis nilai pencapaian yang telah diperoleh pegawai dalam sebuah SKP. Setelah pencapaian SKP selesai di-input, maka dengan otomatis hasil nilai pencapaian SKP yang telah dilaksanakan akan terlihat dan pegawai dapat langsung melihatnya. Proses penghitungan dari yang digunakan adalah sebagai berikut :
# Penghitungan Kuantitas Hasil pencapaian kuantitas X
100
X
100
Target kuantitas # Penghitungan Kualitas Hasil pencapaian kualitas Target kualitas
# Penghitungan Waktu 1.76 x Target waktu – Hasil pencapaian waktu X
n
X
100
Target waktu n merupakan faktor pengali apabila hasil pencapaian waktu = 0.
# Penghitungan Biaya 1.76 x Target biaya – Hasil pencapaian biaya X
n
X
100
Target biaya n merupakan faktor pengali apabila hasil pencapaian biaya = 0.
3.6.3 Normalisasi Form Untuk menghasilkan fitur-fitur atau fasilitas yang diajukan sebagai solusi terhadap
kedua sistem, dibutuhkan sebuah database yang berfungsi untuk
merepresentasikan data serta hubungan antar data yang digunakan pada setiap sistem. Teknik yang digunakan untuk merancang database adalah teknik normalisasi atau pendekatan bottom-up. Normalisasi adalah perancangan database menggunakan teknik bottom-up, yang dimulai dengan memeriksa hubungan antar atribut. Berikut proses normalisasi yang dilakukan untuk menghasilkan database yang akan digunakan oleh sistem.
1. Normalisasi Assignment Monitoring UNF form disposisi :
ma_disposisi : kode_surat + perihal_disposisi + nama_jenissurat + asal + tanggal_disposisi
+
lampiran_disposisi
+
{employee_name
+
nama_jenispermohonan} + catatan + tglDeadline
1NF : * penghilangan perulangan * penghilangan penghitungan * penentuan primary key ma_disposisi : kode_disposisi + kode_surat + perihal_disposisi + nama_jenissurat + asal + tanggal_disposisi + lampiran_disposisi + NIP + employee_name + nama_jenispermohonan
+
catatan
+
tglDeadline +
kode_jenissurat
+
kode_jenispermohonan
catatan: kode_disposisi ditambahan dengan alasan karena form disposisi membutuhkan kode tersendiri dan menghindari kode_surat yang double karena penginputan kode dilakukan oleh pengguna. NIP, kode_jenissurat dan kode_jenispermohonan ditambahkan dengan tujuan untuk mendukung tahapan di 2NF.
2NF : * menghilangkan ketergantungan parsial
ma_disposisi :
kode_disposisi + kode_surat +
perihal_disposisi + nama_jenissurat + asal +
tanggal_disposisi + lampiran_disposisi + catatan + tglDeadline + kode_jenissurat
ma_permohonan_disposisi : kode_disposisi + NIP + kode_jenispermohonan + nama_jenispermohonan
employee1 : NIP + OLD_NIP + FRONT_ACADEM IC_TITLE + EM PLOYEE_NAM E + BACK_ACADEM IC_TITLE + ENTRANCE_DATE + BIRTH_DATE + BIRTH_PLACE + SEX + RELIGION + BLOOD_TYPE + M ARITAL_STATUS + MARRIAGE_DATE + LATEST_EDUCATION_LEVEL + GRADUATION_DATE + AFFILIATE_UNIT + ADM INISTRATIF_UNIT + JOB_CODE_MAIN + JOB_CODE_SUB + EM PLOYEE_TYPE + EM PLOYEE_CONDITION + STRATING_DATE + STARTING_SK_TYPE + GOLONGAN_PROM OTION_DATE + GOLONGAN_PROM OTION_SK_TYPE + GOLONGAN + POSITION_ID + POSITION + TMT_POSITION + NON_STRUCTURAL + TMT_NON_STRUCTURAL + KEL_JAB_M ENPAN + JAB_M ENPAN + HONORER_TYPE + FUNCTIONAL_PROMOTION_DATE + FUNCTIONAL_PROMOTION_TYPE_ID + FUNCTIONAL_PROMOTION_DATE_ACTIVE + FUNCTIONAL_PROMOTION_TYPE_ID_ACTIVE + FUNCTIONAL_CREDIT_POINT + FUNCTIONAL_POSITION + FUNCTIONAL_POSITION_RANK + LOCATION +
PAYM ENT_INCREASE_DATE + TERM INATED_DATE + PROBATION_PLAN_START + PROBATION_PLAN_END + PROBATION_FINISH_DATE + PROBATION_RESULTS + PROBATION_UNIT + PROBATION_REMARKS + AWARD_ID + AWARD_SK_DATE + TRANSFER_DATE + DISPATCH_SK + APPLICANT_TYPE_ID + CREATED_BY + M ODIFIED_BY + CREATED_DATE + MODIFIED_DATE + IM AGE_FILE + EDIT_DATE + EDITOR + EMPLOYEED
3NF : * menghilangkan ketergantungan transitif
ma_disposisi : kode_disposisi + kode_surat + perihal_disposisi + kode_jenissurat + asal + tanggal_disposisi + lampiran_disposisi status_kepala
ma_permohonan_disposisi :
+
tglDeadline + status_disposisi +
kode_disposisi + NIP + kode_jenispermohonan + lampiran_tugas
ma_jenispermohonan: kode_jenispermohonan + nama_jenispermohonan
employee1 : NIP + OLD_NIP + FRONT_ACADEM IC_TITLE + EM PLOYEE_NAM E + BACK_ACADEM IC_TITLE
+
ENTRANCE_DATE
+
BIRTH_DATE
+
BIRTH_PLACE + SEX + RELIGION + BLOOD_TYPE + M ARITAL_STATUS + MARRIAGE_DATE
+
LATEST_EDUCATION_LEVEL
+
GRADUATION_DATE + AFFILIATE_UNIT + ADM INISTRATIF_UNIT + JOB_CODE_MAIN
+
JOB_CODE_SUB
+
EM PLOYEE_TYPE
+
EM PLOYEE_CONDITION + STRATING_DATE + STARTING_SK_TYPE + GOLONGAN_PROM OTION_DATE + GOLONGAN_PROMOTION_SK_TYPE + GOLONGAN + POSITION_ID + POSITION + TMT_POSITION + NON_STRUCTURAL + TMT_NON_STRUCTURAL + KEL_JAB_M ENPAN + JAB_M ENPAN + HONORER_TYPE + FUNCTIONAL_PROM OTION_DATE + FUNCTIONAL_PROMOTION_TYPE_ID
+
FUNCTIONAL_PROMOTION_DATE_ACTIVE
+
FUNCTIONAL_PROMOTION_TYPE_ID_ACTIVE
+
FUNCTIONAL_CREDIT_POINT
FUNCTIONAL_POSITION
+
+
+
+
FUNCTIONAL_POSITION_RANK PAYM ENT_INCREASE_DATE
+
LOCATION TERM INATED_DATE
+
PROBATION_PLAN_START
+
PROBATION_FINISH_DATE PROBATION_UNIT AWARD_SK_DATE
+
+
PROBATION_RESULTS
+
PROBATION_REM ARKS
+
APPLICANT_TYPE_ID
+
PROBATION_PLAN_END
+
AWARD_ID
+
TRANSFER_DATE
+
DISPATCH_SK
+
CREATED_BY
+
M ODIFIED_BY
+
+
CREATED_DATE + M ODIFIED_DATE + IM AGE_FILE + EDIT_DATE + EDITOR + EMPLOYEEID
ma_jenissurat : kode_jenissurat + nama_jenissurat
ma_catatan_disposisi : kode_disposisi + NIP_pengirim + NIP_penerima + catatan_disposisi + tgl_catatan + status_catatan ma_tujuan_disposisi : NIP + kode_disposisi + status_tugas + lokasi_disp + acknowledge
Atribut-atribut yang berada di normalisasi diatas berdasarkan form disposisi yang digunakan pada organisasi. Namun, beberapa penambahan atribut diluar itu didasarkan dari kebutuhan pengembangan sistem serta penggunaan salah satu tabel yaitu tabel employee1 dalam normalisasi dan beberapa tabel lainnya di dalam ERD dimana tabel-tabel tersebut berasal dari database perusahaan. Penggunaan tabel-
tabel tersebut dikarenakan kebutuhan sistem dalam mengakses data-data tersebut. Hubungan antar tabel dapat dilihat di ERD assignment monitoring system.
Gambar 3.32 ERD Assignment Monitoring System
2. Normalisasi FORMULIR S KP UNF formSKP: namaPejabat + nipPejabat + golPejabat + jabatanPejabat + unitPejabat + namaPegawai + nipPegawai + golPegawai + jabatanPegawai + unitPegawai + {kegiatanPegawai + angkaKredit + kuantitas + kualitas + waktu + biaya}
1NF * penghilangan perulangan
* penghilangan penghitungan * penentuan primary key
Form SKP: namaPegawai + nipPegawai + golPegawai + jabatanPegawai + unitPegawai + kegiatanPegawai + kuantitas + kualitas + waktu + biaya + kodeSKP + kodeTugas
asumsi: kodeSKP ditambahan dengan alasan karena formSKP membutuhkan kode tersendiri. Untuk namaPejabat, nipPejabat, golPejabat, jabatanPejabat, unitPejabat dianggap sama dengan Pegawai. Untuk kodeTugas dimunculkan karena dibutuhkan pada tahap 2NF.
2NF * menghilangkan ketergantungan parsial
formSKP: kodeSKP + nipPegawai
detailSKP: kodeSKP + kodeTugas + kuantitas + kualitas + waktu + biaya
msPegawai:
nipPegawai + namaPegawai + golPegawai + jabatanPegawai + unitPegawai
msTugas: kodeTugas + kegiatanPegawai
Hasil normalisasi yang dilakukan adalah sebagaimana yang tertulis di atas. Sedangkan pada prakteknya, field/kolom yang berada di setiap tabel adalah berbeda. Khususnya pada hasil normalisasi pada bagian msTugas, di mana pada kenyataannya msTugas disimpan dalam tiga tabel yang berbeda sesuai degan jenis jabatan yang akan mengerjakan tugas. Contoh lain pada tabel msPegawai yang mana pada tabel sebenarnya bernama employee1 memiliki banyak kolom yang berguna untuk berbagai macam kepentingan. Selain itu juga dibutuhkan tabel-tabel lain untuk mengakses informasi yang dibutuhkan seperti misalnya yang dituliskan pada hasil normalisasi unitPegawai dan jabatanPegawai, hal tersebut dapat diperoleh dari tabel yang tidak ada dalam hasil normalisasi formulir diatas. Hal ini dikarenakan kantor memiliki metode tersendiri untuk menyimpan datadata mereka yang saling berhubungan satu dengan yang lain sehingga suatu informasi tidak bisa langung begitu saja disimpan dalam suatu tabel bersama dengan informasi lainnya. M aka itu pada sistem SKP, solusi ditawarkan dengan cara setiap tipe jabatan akan menggunakan tabel yang berbeda dalam mengambil informasi tentang tugas pegawai mengingat tugas-tugas disimpan di dalam tabel berdasarkan tipe jabatannya. Hubungan antar tabelnya dapat dilihat pada bagian ERD SKP.
Gambar 3.33 ERD Sistem SKP untuk Pegawai Fungsional T ertentu
Gambar 3.34 ERD Sistem SKP untuk Pegawai Fungsional Umum
Gambar 3.35 ERD Sistem SKP untuk Pegawai dengan Jabatan Struktural
Gambar 3.36 ERD Keseluruhan (Assignment Monitoring dan Sasaran Kerja Pegawai)
3.6.4 Rich Picture Diagram Guna memperjelas sistem assignment monitoring dan sasaran kerja pegawai yang sedang dikembangkan, maka disediakan rich picture diagram dari masingmasing pengguna sistem, mulai dari sekretaris, kepala BOK, hingga staff untuk assignment monitoring system dan seluruh pegawai untuk sistem sasaran kerja pegawai. a. Assignment Monitoring System 1. Alur kerja Sekretaris
Gambar 3.37 Rich Picture Diagram Assignment Monitoring System
2. Alur kerja Kepala BOK
Gambar 3.38 Rich Picture Diagram Alur Kerja Kepala BOK
3. Alur kerja Kepala Bagian dan Kepala Sub Bagian
Gambar 3.39 Rich Picture Diagram Alur Kerja Kepala Bagian dan Kepala Sub Bagian
4. Alur kerja staff
Gambar 3.40 Rich Picture Diagram Alur Kerja Staff
b. Sistem Sasaran Kerja Pegawai
Gambar 3.41 Rich Picture Diagram Sistem Sasaran Kerja Pegawai
3.6.5 Perancangan Layar Dalam merancang program untuk masing-masing sistem yang dibutuhkan pada BOK LIPI, disediakan perancangan layar untuk mempermudah penjelasan dari tampilan untuk masing-masing fungsi dalam program yang akan digunakan. Perancangan yang dilakukan disesuaikan dengan teori “ Delapan Aturan Emas ” sebagai teori dasar dalam melakukan perancangan antarmuka. Penjelasan penerapan setiap aturan dalam teori tersebut terhadap tampilan yang dibuat akan dijelaskan pada sub bab 4.2 yang berjudul Hasil Rancangan.
a.
Assignment Monitoring System Rancangan layar dari masing-masing fungsi yang akan digunakan dalam assignment monitoring system akan ditampilkan untuk mendukung penjelasan lebih lanjut mengenai masing-masing fungsi utama yang akan digunakan di dalamnya.
-
Tampilan untuk fungsi Buat Disposisi
Gambar 3.42 T ampilan Layar untuk Buat Disposisi
-
Tampilan untuk fungsi Kerjakan Tugas
Gambar 3.43 T ampilan Layar untuk Kerjakan T ugas
-
Tampilan untuk fungsi Finalisasi
Gambar 3.44 T ampilan Layar untuk Finalisasi
-
Tampilan untuk fungsi Pengembalian
Gambar 3.45 T ampilan Layar untuk Pengembalian
-
Tampilan untuk fungsi Data Historis
Gambar 3.46 T ampilan Layar untuk Data Historis
b. Sistem Sasaran Kerja Pegawai Rancangan layar dari masing-masing fungsi untuk sistem sasaran kerja pegawai akan ditampilkan untuk mendukung penjelasan dari masing-masing fungsi utama dalam sistem tersebut.
-
Tampilan untuk fungsi SKP Bawahan
Gambar 3.47 T ampilan Layar untuk SKP Bawahan
-
Tampilan Pencapaian
Gambar 3.48 T ampilan Layar untuk Pencapaian
-
Tampilan Daftar SKP
Gambar 3.49 T ampilan Layar untuk Daftar SKP
-
Tampilan Galeri Bawahan
Gambar 3.50 T ampilan Layar untuk Galeri Bawahan
-
Tampilan Hasil Akhir
Gambar 3.51 T ampilan Layar untuk Hasil Akhir
-
Tampilan Lihat SKP
Gambar 3.52 T ampilan Layar untuk Lihat SKP
-
Tampilan Buat SKP
Gambar 3.53 T ampilan Layar untuk Buat SKP
