68
BAB 3 DESKRIPSI APO TIK K LASZ
3.1
Latar Belakang Apotik KLASZ Ap otik KLASZ merupakan usaha y ang berger ak di bidan g far masi yang bernaung di bawah p erusahaan PT Wahana Kary a Pharma, berdiri p ada Ap ril 2010.dengan No. NPWP (02.983.269.8-043.000) dan no Sur at Izin Ap otek
: AP.235/2.41.02/0000000/SUDIN
KES/03.10.Ap otik
KLASZ
beralamat di jl. Boulevard Raya Q A 5 no.17 Kelapa Gading/ Jakarta Utara dan memiliki ju mlah k ary awan 14 orang. Semua karyawan diberi gaji sesuai dengan posisi dan tanggun g jawab masin g-m asin g kary awan. Kegiatan usaha Apotik KLASZ yaitu menjalankan p enjualan obatobatan secara umum dan juga p enjualan obat-obatan secara khusus melalui peracikan obat sesuai dengan resep dokter y ang diberikan oleh customer dan juga memberikan konsultasi men gen ai obat-obatan y ang dip akai o leh customer. Ap otik KLASZ menggunakan konsep Open Kitchen. dimana konsep Open Kitchen tersebut adalah konsep dimana peracikan obat dapat dilihat oleh p embeli sehingga kebersihan p ada p roses p eracikan obat dan keaslian obat terjamin.selain itu, Ap otik KLASZ juga m erup akan apotik y ang pertama dengan konsep ruang racik terbuka juga merup akan Ap otik y ang men gembalikan bungkus obat y ang telah diracik untuk menjamin kep astian resep racikan sesuai dengan resep dokter.
69
Ap otik KLASZ melay ani pengantaran obat 24 jam dan merupakan apotik yang ber ada d ibawah bimbin gan seor ang dokter y ang telah berp engalaman leb ih dar i 16 tahun dan d idampin gi o leh 2 Apoteker y ang standby dari p agi hin gga malam den gan dibantu beberap a asisten ap oteker. Harga obat yang dijual san gat bersain g dibandin gkan dengan temp at lainny a.
3.2
Visi dan Misi Apotik KLAS Z 3.2.1
Visi Apotik KLASZ “Menjadi Perusahaan nomor 1 dalam bidang Ap otik di Indonesia.”
3.2.2
Misi Apotik KLASZ 1.
Menyediakan produk terbaik dengan lay anan “CERMAT” (CEpat,RaMah,Aman, dan Tep at ), serta berkualitas dan len gkap setiap saat.
2.
Memberikan p elayanan dan informasi y ang terbaik untuk SOLUSI keseh atan bagi setiap keluar ga.
3.
Memberikan keuntungan untuk Perusahaan, Kary awan, dan Masyarakat.
70
3.3
Struktur O rganisasi Perusahaan
Gambar 3.3 Struktur Organisasi Apotik KLASZ Sumber : Apotik KLASZ
71
3.3.1
Tugas dan Wewenang Setiap Jabatan Tugas dan Wewen ang Manager : 1.
Mengawasi ap a job desk telah berjalan dengan b aik
2.
Memberi solusi jika ad a kendala ( advisor )
3.
Memeriksa lap oran p enjualan, absensi,p engajuan cuti, p iutang
4.
Mengendalikan Pengeluaran.
Tugas dan Wewen ang Ap oteker : 1.
M enginformasikan customer aturan p emakaian obat, efek samp ing, dosis.
2.
M emeriksa Penjualan/shift, laporan kasir, lap oran disip lin, laporan p embelian.
3.
M embuat Laporan Penjualan.
4.
Tanggun g jawab semua op erasional y ang b ersifat operasi ke dinas kesehatan.
5.
M engatur jadwal Kasir / asisten / juru r acik / juru stock.
6.
M emp uny ai wewenang d i bawah manager.
7.
Kontrol kinerja kary awan.
8.
M engontrol lap oran sebelum diber ikan ke manager
9.
M eng-handle / m ember ikan konsultasi kep ada customer.
Tugas dan Wewen ang Ap oteker Pendamp ing : 1.
M embantu ap oteker dalam men jalankan tugasnya.
72
2.
Bertugas untuk member ikan lap oran p engeluar an p ada manager
3.
M embuat Laporan Pembelian.
4.
M elakukan jurnal y ang d ip erlukan
Tugas dan Wewen ang Asisten Ap oteker : 1.
M engerjakan resep dengan men ghitung dosis dan meny ediak an bahan-bahan yan g akan diracik.
2.
M engecek har ga yang diberikan kasir.
3.
M enerima order lewat telep on.
4.
M embantu meracik obat.
5.
M enghubungi dokter y ang bersan gkutan ap abila r esep tidak dapat dibaca.
6.
M emberikan p enjelasan kep ada customer mengenai ef ek samp ing y ang mungk in ada pada obat y ang telah d iberikan.
7.
M engecek racikan ob at.
Tugas Dan Wewenan g Kasir : 1.
M enghitung modal awal.
2.
M elay ani customer dengan baik sesuai den gan misi dar i Ap otik KLASZ.
3.
M eminta barang y ang akan dibeli oleh customer kepada juru stok.
4.
M elakukan transaksi sep erti menerima dan m en gemb alik an uang.
73
5.
M embuat catatan yang memberikan keteran gan mengenai baran g y ang sedang kosong.
6.
M embuat Laporan Kasir.
Tugas dan Wewen ang Juru Stok : 1.
Bertanggung jawab atas semua stok baran g dan PO.
2.
Bertanggung jawab atas selisih barang y ang ada didalam gudan g.
3.
Bertugas membuat PO dan men girimkan PO kepada supplier.
4.
M elakukan p engecekan kesesuaian ju mlah baran g y ang masuk dengan PO.
3.4
Sistem Informasi yang Sedang Berjalan 3.4.1
Uraian Proses Bisnis Proses Bisnis dimulai ketika customer d atang untuk membeli obat atau memb erikan resep kep ada Kasir. Apabila customer membeli obat umum maka Kasir lan gsun g m embuat Struk Pembay aran, jika customer memberikan resep maka Kasir menerim a resep dan diberikan ke Apoteker untuk dibuatkan Catatan Dosis (dalam bentuk manual, tulisan tan gan). Apoteker memberikan Catatan Dosis ke Kasir untuk dibuatkan Pendingan, Pendingan ini berisikan obat-obatan y ang dip erlukan dalam p embuatan resep tersebut. Setelah Pendingan dicetak lalu diber ikan ke Asisten Apoteker untuk dicek kesesuaian harga obat y ang dip erlukan d an meny ediakan bahan-b ahan y ang
74
dip erlukan dalam mer acik yang telah tertera di Pendingan. Setelah itu Pendingan diberik an ke Kasir untuk dibuatkan Struk Pembayaran dan ditagihk an kep ada customer. Setelah Kasir mener ima p embayaran dar i cutomer, Kasir akan memberi informasi kep ada Juru racik agar r esep dibuatkan, bahan-bahan y an g telah disiapkan oleh Asisten Ap oteker akan diracik oleh Juru Racik samp ai tahap p eracikan obat selesai. Juru Stok harus selalu mengecek stok obat yang ada setiap Asisten Ap oteker men gamb il obat untuk diracik, jika ada bar an g y ang kosong maka Juru stok membuat PO 2 rangkap dan men girimkan PO rangk ap 1 kepada supplier dan PO ran gkap 2 disimp an oleh Juru Stock sebagai arsip. Saat barang datan g, supplier memberikan faktur pembelian kep ada Juru Stock. Juru Stock melakukan p engecek an jum lah bar ang yang datang sesuai Faktur Pembelian y ang dib erikan oleh Supplier, kemudian faktur pembelian tersebut diserahkan kep ada Ap oteker Pendamping. Juru Stok juga men g-update ke Sistem Persediaan, agar stok barang ditambah sesuai dengan Faktur Pembelian. Ap oteker Pendamping disini bertugas membantu pengerjaan apoteker, tetap i Ap oteker Pendamping m empunyai tugas utama y aitu membuatkan Lap oran Pembelian sesuai d engan Faktur Pembelian, Lap oran Pembelian dibuatkan 2 rangk ap. Laporan Pembelian Rangk ap 1 diserahkan saat akhir periode kepada Manager y ang merangkap sebagai Bagian Keuangan, yang R an gkap 2 diserahkan kep ada Ap oteker untuk diarsip .
75
Ketika Laporan Pembelian jatuh tempo, Manager y ang merangkap sebagai Bagian Keuan gan melakukan p embayaran kep ada Supplier sesuai dengan faktur yang terdapat pada Laporan Pembelian. Setelah
melakukan
p embayaran
k epada
Supplier,
Manager
menyerahkan Bukti Pembay aran (biasany a p embayaran dilakuk an melalui transfer) kep ada Ap oteker, Ap oteker
melampirkan Bukti
Pembay aran sesuai dengan Laporan Pembelian ran gkap 2 yang ada. Lalu dibuatkan Rekap Pembelian 2 ran gkap y ang berisikan fakturfaktur y ang sudah dibayar oleh Manager sebagai bukti bahwa faktur tersebut sudah dibay ar. Rangkap 1 diberikan kep ada Manager. Rangk ap 2 diarsip kan oleh Ap oteker. Setiap harinya Ap oteker membuat Laporan Penjualan, d atanya diambil dari sistem y ang terkoneksi dengan Komputer Kasir. Dari kumpulan Struk Pembay aran y ang didap at dari sistem, Ap oteker membuat Lap oran Penjualan dan meny erahkannya kep ada Manager, Ap oteker juga meny erahkan sejum lah uang yan g sesuai den gan Lap oran Penjualan. Manager melakukan pembay aran gaji den gan membuat Slip Gaji 2 r an gkap . Slip gaji ran gkap 1 diarsipkan oleh manager dan slip gaji ran gk ap 2 diberikan kepada p egawai sebagai bukti gaji telah dibayarkan melalu i transfer ke rekenin g masing-masin g p egawai. Setelah manager menerima semua bukti-bukti atau dokumen dari transaksi keuangan m aka Manager akan men g-input seluruh data yang diterima k e dalam sistem General Ledger.
76
3.4.2
Dokumen-Dokumen yang terkait Dalam sistem informasi General Led ger pada Apotik KLASZ terdap at beberap a dokumen y ang menun jan g d ibuatny a General Ledger / buku besar, y aitu : 1.
Struk Penjualan Dokumen ini sebagai bukti p embelian dari customer ke Ap otik.
2.
Struk Pendingan Dokumen ini dikeluarkan oleh kasir dan digun akan sebagai rincian obat-obat y ang belum p asti untuk dicek kembali ke juru stok agar diberitahukan ketersediaan stok obat y ang ak an diracik. Setelah diketahui ketersediaan obat, struk pendingan diberikan kep ada kasir kembali dan akan dibuatkan struk penjualan.
3.
Purchase Order Dokumen ini dikeluark an oleh Juru Stok kepada supplier. Di dalam dokumen ini berisi r incian tentang bahan-bah an apa saja yang akan dibeli o leh Apotik kep ada supplier.
4.
Faktur p embelian Dokumen ini diterim a dari supplier atas transaksi y ang dilakukan d an sebagai bukti p encatatan p embelian.
5.
Bukti p engeluaran kas
77
Dokumen ini dikeluarkan oleh Manager yang merangk ap menjad i Bagian Keuangan, sehubun gan dengan p engeluar an kas.
78
Rich Picture
$ $
3.5
Gambar 3.4 Rich Picture Apotik KLASZ
3.6
Event Table No
Event
Internal
Start When
Activities
Agent 1.
Ketika Customer
Menerima order
Resep /Pembelian
membeli obat
p embelian obat, jik a
Obat
atau menebus
menerima resep maka
resep
resep diserahkan ke
M enerima
Kasir
Apoteker
79
2.
M embuat Catatan
Ap oteker
Dosis
M enerima resep
Membuat catatan
dari Kasir
dosis obat y ang dibutuhkan dalam resep
3.
M embuat
Kasir
Pendingan
M enerima
Membuat Pendingan
Catatan Dosis
y ang berisi
dari Apoteker
p erhitungan har ga obat-obatan yang dicantumkan dar i catatan dosis
4.
M enerima
Asisten
Kasir
Mengecek kembali
Pendingan
Ap oteker
member ikan
dosis obat dan
Pendingan
meny ediakan obat y ang sesuai den gan Pendingan, lalu Pendingan diber ikan kep ada Kasir
5.
M embuat Struk
Kasir
Pembayaran
Ketika
Membuat struk
Pendingan
Pembay aran dan
diterima
ditagih langsun g ke customer
6.
M engecek Stok
Juru Stok
Ketika obat
Mengecek setiap
dikeluark an oleh
p engeluaran obat
Asisten Apoteker apakah stok obat tersebut sudah habis
80
atau belum 7.
M embuat PO
Juru Stok
Ketika ada stok
Membuat PO untuk
obat y ang kosong dikirimk an ke supplier 8.
M engirim Bar an g
Sup plier
Ketika PO
Mengirimkan ob at
diterima
sesuai PO dan member ikan Faktur Pembelian kep ada Juru Stok
9.
M enerima Faktur
Juru Stok
Pembelian
Ketika baran g
Mengecek baran g
diterima
y ang datang dan meny esuaikanny a dengan faktur p embelian, lalu faktur p embelian diser ahkan kep ada Ap oteker Pendamp ing
10. M embuat Lap oran Pembelian
Ap oteker
Ketika menerima
Membuat daftar yang
Pendamping
faktur pembelian
berupa laporan
dari Juru stok
berisikan fakturfaktur p embelian baran g y ang ak an jatuh tempo, dibuat 2 rangk ap .
11. M elakukan
Manager
Ketika ada
Melakukan
81
Pembayaran Pada
Laporan
p embay aran kep ada
Supplier
Pembelian y ang
Supplier berdasark an
jatuh tempo
Lap oran Pembelian y ang sudah jatuh temp o, dan member ikan bukti p embay aran kep ada Apoteker
12
M embuat Rekap
Ap oteker
Pembelian
Ketika menerima
Membuat Rekap
bukti
Pembelian dico cokan
p embayaran dari
antara bukti
Manager
p embay aran dengan Lap oran Pembelian
13. M embuat Lap oran Penjualan
Ap oteker
Ketika Ap oteker
Membuat Laporan
mengamb il data
Penjualan
p enjualan harian
berdasarkan struk
dari Kasir
p embay aran dan dicocokan d engan y ang ada di dalam sistem. Seluruh Rekap Pembelian dan Lap oran Penjualan diserahkan kep ada Manager
82
14. M embuat Lap oran Keuangan
Manager
Ketika semua
Membuat General
(Bagian
Laporan diterima
Ledger berdasarkan
Keuangan)
Lap oran yang diserahkan serta disesuaikan kembali dengan y ang ad a di dalam sistem.
Gambar 3.5 Event Table Ap otik KLASZ
83
3.7
Overview Acti vity Diagram
Gambar 3.6 Overview Activity Diagram Apotik KLASZ
84
3.8
Uraian Aplikasi Yang Digunakan
3.8.1
Informasi Perusahaan S oftware Yang Dipakai Perusahaan Latar belak ang berdir inya YANG MASTER KOMPUTER dimulai pada tahun 1985 di Medan, dengan nama PT. Young Master Comp uter, yang bergerak di bidan g hardware dan software d an men jadi salah satu p erintis di bidang usaha komp uter.
Seir ing den gan pertumbuhan y ang san gat pesat di bidang Teknologi Informatika, serta berp edoman bahwa Jakarta merup akan p usat usaha, maka pada tahun 1990 Young M aster Computer membuka kantor cabang diJakarta. Pada tahun 1995 sesuai dengan an juran p emerintah untuk menggunakan bahasa Indonesia maka nama p erusahaan diubah menjad i YANG M ASTER KOMPUTER, serta status menjadkantorp usat. Ruang Lin gkup : 1.
Sup plier Perangkat Software dan Hardware Point Of Sale System.
2.
Software Package Product untuk Distributor dan Accounting.
3.
Software Development
Sp esialisasi : 1.
Perangk at keras POS Sistem dan p erlengk ap anny a
2.
Jaringan Network
3.
Sistem Informasi Manajemen ( M IS)
85
4.
Perencanaan dan p engemban gan sistem
Produk dan Jasa y ang diberik an : 1. Perencanaan sistem dan jar in gan komputer sesuai dengan kebutuhan perusahaan 2.
Instalasi dan mendesain sistem untuk mengoptimalkan k emamp uan sistem, baik sistem keaman an, kehand alan maup un manajemennya
3. Mengkomp uterisasikan konsultasi mengenai MIS, komp uter dan networking 4. Training/ p elatihan
Produk paket y ang disediakan, Distribution Managemen t System :
Integrated System
86
3.8.2
Tampilan Aplikasi Simtem Yang Digunakan Ap likasi sistem informasi General Ledger y ang digunakan p ada Ap otik KLASZ melip uti tamp ilan lay ar berikut ini : a)
Tampilan log-in
b)
Tampilan menu utama pada ap likasi I S
87
c)
Tampilan menu utama pada ap likasi General Ledger IS
1.
Tampilan awal untuk membuat account
88
2.
Tampilan awal untuk membuat jurnal
3.
Tampilan awal untuk menamp ilkan laporan
89
3.8.1
La poran Yang Dihasilkan Dalam sistem informasi General Ledger pada Apotik KLASZ terdap at beberapa lap oran yang dihasilkan, y aitu : a)
Neraca / balance sheet
b)
Buku Besar
90
c)
3.9
Rekap Jurnal
Spesifikasi Sistem yang Digunakan Komp onen sistem komputerisasi y ang digunakan ialah : 1.
Hardware Central Processing Unit ( CPU )
2.
a.
Processor : Intel Pentium Dual Core E5400 2,70 GHz
b.
Memory RAM :1014 MB
Peripheral a.
Input Device :Menggunakan Key board Logitech dan Mouse logitech
b.
Output Device :Printer Ep son sty lus T11
c.
Storage Device : Harddisk 1 : 120 GB, Harddisk 2 : 120 GB
91
3.
Software a.
Operating System Pada back-office dan front office, Operating System y ang digunakan adalah Microsoft Windows XP Professional
b.
Sistem Software Ap likasi Ledger dengan men ggunakan program “Integrated System 12.A” y ang berbasis p ada Visual Basic 6.0.
4.
Brainware Pengguna Pro gram General Ledger ad alah manager.
