BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan The Sultan Hotel berlokasi di Jalan Gatot Subroto dibangun pada tahun 1976 sebagai Jakarta Hilton Internasional Hotel. Tanggal 23 Agustus 2006 – Jakarta Hilton Internasional Hotel secara resmi berubah nama menjadi The Sultan dan menandai hari pertamanya sebagai hotel internasional bintang lima yang independent. The Sultan merupakan nama hotel baru persembahan Singgasana Hotels & Resorts, perusahaan pengembang dan pengelola beberapa properti kelas atas Indonesia. Dengan semakin maraknya hotel-hotel baru di Jakarta, The Sultan menyadari bahwa beragam kelebihan yang dimiliki akan lebih bermanfaat dengan status yang independent. The Sultan akan memiliki kebebasan untuk lebih menonjolkan diri di antara grup-grup hotel internasional bintang lima di Jakarta yang banyak menawarkan produk dan layanan serupa kepada pelanggan. Berbekal 30 tahun pengalaman dan tradisi, The Sultan memperkenalkan konsep keramahtamahan dan kemegahan budaya Jawa dalam bentuk layanan tamu yang menawarkan kehangatan sebuah hotel butik dengan kemasan mewah hotel bintang lima. Konsep unik ini akan diterapkan di seluruh aspek acara, perayaan dan layanan hotel The Sultan. Setelah 30 tahun beroperasi sebagai bagian dari group hotel internasional, The Sultan sangat yakin dengan kemampuan, pengalaman dan sumber daya yang dimiliki untuk beroperasi secara independent.
56 The Sultan Hotel merupakan kompleks yang terdiri dari tiga bangunan dan memiliki taman terluas di Jakarta dengan lokasi strategis, yakni di segitiga emas Jakarta. Hotel ini memiliki jumlah total 1085 kamar, sembilan ruang banquet, dan satu ballroom, fasilitas olahraga dan rekreasi, termasuk 12 lapangan tenis dan empat lapangan squash, restauran, bar, dan lounges, serta beragam fasilitas hotel bintang lima lainnya. Jumlah karyawan hotel The Sultan 768 orang karyawan tetap, 34 orang karyawan kontrak dan pekerja harian yang jumlahnya fluktuatif.
Tentang Singgasana Hotels & Resort Singgasana Hotels & Resorts merupakan perusahaan pengembang dan pengelola properti. Didirikan tahun 2001, perusahaan ini kini menangani delapan properti di Indonesia :The Sultan Hotel Jakarta, Ayodya Resort Bali, Singgasana Hotel Surabaya, Singgasana Hotel Makasar, Bali Handara Kosaido Country Club, Lombok Golf Kosaido Country Club, The Residence, Executive Club Jakarta dan The Jakarta Convention Center. Filosofi Singgasana Hotels & Resorts adalah menawarka Truly Indonesian Hospitality dalam tiap layanannya
3.1.2 Visi dan Misi dan Core Value Perusahaan Visi The Sultan Hotel Jakarta : “To be a dynamic, highly comfortable, luxurious and profitable hotel with a genuine spirit to serve trasure priceless culture of the Indonesian hospitality”. (Menjadi hotel yang dinamis, sangat nyaman, mewah dan menguntungkan, disertai dengan semangat untuk melayani dan menghargai budaya luhur keramahtamahan khas orang Indonesia).
57 Misi The Sultan Hotel Jakarta : “To bring back the spirit and quality to The Sultan tradition and revive our reputation as Jakarta’s landmark City resort Hotel”. (Membangkitkan kembali semangat dan mutu pelayanan yang sudah menjadi tradisi The Sultan dalam upaya pemulihan reputasi kita sebagai hotel perpaduan antara resort dan bisnis Jakarta). “To appreciate the long-standing tradition and reputation of a famed landmarkin Javanese hospitality”.(Menghargai tradisi turun temurun dan reputasinya sebagai patokan/acuan ternama dalam hal keramahtamahan budaya Jawa). Core Values The Sultan Hotel : 1. Guest Satisfaction: Mengantisipasi dan sekaligus melampaui harapan tamu 2. Quality Product: Penawaran produk yang disukai oleh tamu internasional 3. Quality Service: Memberikan pelayanan hotel yang diakui secara internasional 4. Quality People: Menarik dan mempertahankan staf yang terlatih dan termotivasi 5. Health, Safety & Environment: Meningkatkan kesehatan dan standar keselamatan dan menghargai lingkungan 6. Community Relations: Mendukung dan berpartisipasi dalam kegiatan komunitas 7. Profitability: Memastikan ROI yang sehat 8. Ethics: Menghormati untuk kode bisnis dan moral etika
3.1.3 The Sultan Hotel Complex PT Indobuildco merupakan owning company dari The Sultan Hotel Jakarta dan sebagai perusahaan pemilik telah memilih lokasi yang paling baik untuk hotel ini, yang kemudian dibangun dan dilengkapi untuk melayani kebutuhan para wisatawan dan usahawan, baik mancanegara maupun dalam negri. Dalam kompleks seluas 13 hektar
58 atau 32 are ini terdapat banyak sarana baik untuk makan, pertemuan, berolahraga, maupun untuk sekedar bersantai. 1. Nippon Kan Kompleks ini dilengkapi dengan sebuah danau buatan dan satu restauran Jepang yang bernama Nippon Kan. Nippon Kan adalah salah satu restoran Jepang terkemuka di Jakarta, yang terdiri dari ruangan teppanyaki, yakiniku, washoku untuk sushi counter, dan lantai 6 tatami room. Total kapasitas 198 orang, dengan jam buka, yaitu jam 11:30-14:30 dan jam 18:00-22:30 2. Main Tower Bangunan utama dari The Sultan Hotel Jakarta ini diresmikan pada bulan Oktober 1976, berlantai 16 dengan jumlah kamar sebanyak 390 kamar. Fasilitas yang terdapat di Main Tower adalah : •
Kudus Bar and Terrace
•
Warung Bar
•
24 hours Peacock Cafe
•
Almari Drugstore and giftshop
•
Confiserie
•
ASEAN rooms 1-9
•
Golden ballroom
•
Bank BNI ‘46
•
Zally Zaras Salon
•
The Bloom Florist Shop
•
Laundry Counter
59 •
MF International Tailor
•
Jogging track sepanjang 500 m
•
Swimming Pool dan Children Playground
•
Pacto Tours and Travel
•
Rama Shinta Batik shop
•
Classic leather shop
•
Classic tie shop
•
Opalindo
Jenis-jenis kamar di Main Tower: •
Superior : 361 regular room, kamar tidur, kamar mandi
•
Junior Suites : 7 kamar suites, tempat tidur ukuran besar, kamar mandi, ruang tamu
•
Executive Suites :12 kamar suites, tempat tidur ukuran besar, kamar mandi, ruang tamu dan ruang makan, peralatan dapur
•
Royal Suites : 1 kamar tidur dengan deluxe, ruang tamu dan ruang makan, 1 king size bedroom dengan deluxe, kamar mandi
3. Garden Tower Dalam tahap pengembangan selanjutnya, pada tanggal 1 Febuari 1985 diresmikan gedung tambahan berlantai 17, dengan jumlah kamar sebanyak 209 kamar. Fasilitas selain kamar yang ada di Garden Tower antara lain: •
Executive Business Center yang memiliki beberapa ruang meeting, yaitu Rinjani, Kerinci, Agung, Bromo, dan Krakatau
•
Fitness Center yang dikelola oleh Life Spa
60 Jenis-jenis kamar di Garden Tower: •
Deluxe : 179 regular room, kamar tidur, kamar Mandi
•
Junior Suites : 15 kamar suites, tempat tidur ukuran besar, kamar mandi, ruang Tamu
•
Executive Suites :14 Kamar suites, tempat tidur ukuran besar, kamar mandi
•
Penthouse : Berlokasi di lantai 17, ruang tamu dan ruang makan yang luas, tempat tidur ukuran besar yang terpisah dengan ruang belajar yang mewah, kamar mandi dengan jacuzzi dan sauna, ruang utama kamar tidur dengan kamar tidur ukuran besar
4. The Residence I& II The Residence merupakan apartemen yang lengkap dengan perabotannya. Semua kamar dilengkapi dengan telepon, radio, televisi, mini bar dan hairdryer. Kamar khusus tidak merokok juga tersedia. The Residence memiliki dua gedung, yakni The Residence I dan The Residence II. The Residence I berjumlah 132 unit berlantai 30, sedangkan The Residence II berjumlah 122 unit berlantai 29. Gedung ini diresmikan pada tanggal 23 September 1987 dan pada tanggal 1 Oktober dioperasikan dengan masuknya para penyewa di menara I (TVRI). Dalam setiap unit terdapat fasilitas : •
Kamar Tidur (bervariasi antara 2 atau 3 kamar tidur)
•
Ruang tamu
•
Ruang makan dan dapur (dengan kitchenette)
•
Gudang
•
2 Kamar mandi
61 The Residence juga menyewakan fasilitas-fasilitas sebagai berikut : •
Swimming Pool
•
Mini market yang dikelola oleh Star Mart
•
Rung pertemuan: Senayan Room,Residence Lounge, dan Board Room I& II
5. Lagoon Tower Pada tanggal 23 September 1993, diresmikan sebuah gedung tambahan bertingkat 15 yaitu lagoon tower dengan kamar berjumlah 485 kamar. Fasilitas yang dimiliki adalah : •
Lagoon Cafe
•
Lagoon Lounge
•
Nan Xiang Chinese Restaurant (outsourching)
•
Pacto Tours & Travel
•
Tunnel (jalan tembus bawah tanah) menuju Balai Sidang Jakarta
Jenis-jenis kamar di Lagoon tower: •
Grand Deluxe : 341 regular room, kamar tidur, kamar mandi
•
Executive Floor : Terdapat 73 kamar, terletak di lantai 13 dan 14. Tamu yang tinggal dapat menikmati keuntungan sebagai berikut: -
Check in yang berbeda ruang tunggu untuk makan pagi dan menikmati makan ringan, yang terletak di lantai 13
•
-
Bebas laundry & dry cleaning untuk 2 macam pakaian setiap hari
-
Bebas menggunakan ruang rapat yang terletak di lantai 14 selama 2 jam
Junior Suite: 11 kamar suites, ruang tamu, tempat tidur ukuran besar, kamar mandi
62 •
Executive Suites : 32 kamar suites, 1 dan 2 kamar tidur dengan kamar mandi, ruang tamu dan ruang makan
•
Royal suites: 5 kamar suites, 1 dan 2 kamar tidur dengan kamar mandi mewah, ruang tamu dan ruang makan, 2 kamar tidur mewah dengan jacuzzi dan balcon
Penulis hanya membahas ruang lingkup sumber daya manusia yang ada dibawah manajemen The Sultan hotel (Main Tower, Garden Tower dan Lagoon Tower).
3.1.4 Struktur Organisasi, Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 3.1.4.1 Struktur Organisasi Struktur Organisasi The Sultan Hotel digambarkan dalam bagan organisasi dibawah ini :
63
Gambar 3.1 Struktur Organisasi The Sultan Hotel Jakarta Sumber : HRD The Sultan Hotel Jakarta (2011)
64 3.1.4.2 Uraian Tugas dan Tanggung Jawab Tugas dan Tanggung Jawab di dalam The Sultan Hotel adalah sebagai berikut : 1. Singgasana Hotel & Resort Badan pengembang dan pengelola properti yang bertanggungjawab untuk melakukan pengawasan terhadap seluruh aktivitas The Sultan Hotel Jakarta, Ayodya Resort Bali, Singgasana Hotel Surabaya, Singgasana Hotel Makassar, Bali Handara Kosaido Country Club, Lombok Golf Kosaido Country Club, The Residence, Executive Club Jakarta, dan The Jakarta Convention Center 2. General Manager a.
Mempertahankan kerjasama dengan pihak yang berhubungan dengan The Sultan Hotel.
b.
Mengevaluasi, menyetujui, dan memberikan saran-saran terhadap kebijakan perusahaan.
c.
Mengangkat Director dan Resident Manager serta mengawasi segala aktivitas Director dalam menjalankan perusahaan.
d.
Memberikan pertimbangan terhadap rencana yang disusun oleh Director.
e.
Menerima laporan pertanggungjawaban dari Resident Manager mengenai aktivitas perusahaan.
3. Resident Manager a.
Menetapkan dasar – dasar kebijakan perusahaan dengan dibantu director.
b.
Merumuskan visi dan misi perusahaan dan mengajukannya kepada Resident Manager.
c.
Membuat perencanaan strategis jangka panjang yang akan dijalankan perusahaan sesuai dengan visi dan misi yang ada.
65 d.
Mengawasi
operasi
perusahaan
dan
menerima
laporan-laporan
serta
pertanggungjawaban dari Executive Secretary, Financial Controller, Director of Sales&Marketing, Director of Rooms, Director F&B, Executive Chef, Director of HR, Director of Engineering. e.
Bertanggung jawab dan memberikan laporan pertanggungjawaban kepada General Manager secara berkala.
4. Executive Secretary a.
Mengarsip laporan dan pertanggungjawaban Financial Controller, Director of Sales&Marketing, Director of Rooms, Director F&B, Executive Chef, Director of HR, Director of Engineering.
b.
Menyusun dan membuat jadwal untuk Resident Manager, lobby duty dan meeting untuk level EXCO, Dept. Head dan Ass Dept Head.
c.
Membantu tugas Resident Manager.
Tabel 3.1 Daftar Tugas dan Tanggung Jawab per Departemen Accounting Department a. Bertanggung jawab dan mencatat semua transaksi Financial Controller akuntansi dengan benar dan tepat waktu b. Memastikan balance sheets accounts dengan benar c. Memastikan affiliated statements hanya berisi item saat ini, dengan penyelesaian yang dilakukan secara bulanan d. Memastikan stok yang diambil selama bulan dan perpindahan barang-barang lambat, telah diidentifikasi perbedaan dan diberi tindakan. e. Memastikan proyek laporan pengeluaran telah dirujuk ke triwulanan buku besar. f. Memastikan bahwa pembayaran dilampirkan dengan dokumen pendukung. a. Menangani tugas sekretaris pada departmen Secretary Financial accounting. Controller b. Mendistribusikan dokumen. c. Menyusun data laporan keuangan dan laporan keuangan bulanan lainnya dan meng-copy dokumen
66
Accounting Manager
General Cashier Supervisor
Accounting Supervisor
Restaurant Cashier
yang diperlukan. d. Mendistribusikan laporan keuangan kepada PT.Indobuildco dan Kelola Santana Graha oleh Executive Business Center. e. Mengupdate tingkat penagihan & biaya pembukuan yang diperlukan. f. Mengurus pesanan alat tulis. g. Memeriksa penggunaan alat tulis dan memesan permintaan alat tulis untuk departemen accounting. a. Menijau analisis pendapatan harian. b. Merekonsiliasi neraca dengan breakdown jurnal umum c. Mereview data pendapatan bulanan. d. Memeriksa dan meninjau alokasi beban per bulan. e. Menyiapkan dokumen pendukung untuk voucher juornal. f. Menghasilkan perhitungan biaya manajemen. g. Menghasilkan laporan untuk trend operasi. h. Menghasilkan biaya voucher jurnal yang masih harus dibayar. i. Menghasilkan voucher jurnal yang menalangi alokasi biaya. a. Menghitung balancing semua uang dari semua kasir. b. Mentransfer semua uang pendapatan ke bank. c. Membuat laporan buku besar. d. Mengubah rate dari kasir front office. e. Memeriksa formulir daftar mata uang. A/R Supervisor a. Mengawasi semua staff selama operasi. b. Bertanggung jawab menjaga catatan secara akurat dari semua pembayaran hotel dari tamu, pemegang konsesi, penyewa perusahaan kartu kredit, dan karyawan. A/P Supervisor a. Bertanggung jawab untuk pembayaran supplier. b. Bertanggung jawab untuk mengaudit, memproses dan pembayaran tepat waktu. Income Audit Supervisor a. Bertanggungjawab untuk semua laporan pendapatan restaurant. b. Bertanggungjawab untuk semua laporan pendapatan front office c. Bertanggungjawab untuk semua laporan pendapatan lainnya (telepon, fax, internet dan lain-lain). d. Mengawasi semua operasi berjalan dengan baik. a. Menalangi uang kas kecil. b. Memeriksa kehilangan cek atau/ mata uang.
67
Accounting Clerk
Credit Manager
Credit Secretary
Assistant Credit Manager-Collection
Assistant Credit Manager-Guest Register
Credit Accountant Executive
Credit Officer & Clerk
Purchasing Manager
c. Menyediakan uang kembalian untuk operasi kasir. A/R Clerk Bertanggung jawab untuk keakuratan dan kelengkapan invoice sebelum dikirim dan mengepostnya ke sub ledger. A/P Clerk Betanggung jawab untuk pembayaran dari supplier untuk semua yang berhubungan dengan jurnal pendapatan yang dikirim dengan pendukung yang lengkap. Income Audit Officer & Clerk Mengawasi dan memnyeimbangkan pendapatan dan pengeluaran semua laporan audit Credit Department Memberikan credit previlege kepada pelanggan potensial dan untuk memastikan bahwa kebijakan dan prosedur kredit telah dianalisis. a. Bertanggung jawab untuk membantu credit manager dalam melakukan pekerjaannya. b. Bertanggung jawab untuk menangani pekerjaan administrasi pada departemen kredit. a. Mengelola koleksi piutang. b. Mengawasi staff dalam membuat penagihan. c. Bertanggung jawab untuk semua koleksi piutang dan dapat menangani dengan baik. d. Bertanggung jawab apabila credit manager tidak hadir. a. Mengelola pengoperasian dari rekening tamu yang terdaftar. b. Mengawasi staff dalam melaksanakan tugas mereka. c. Memastikan pendaftaran pada akun tamu secara tepat ditangani. d. Bertanggung jawab apabila credit manager tidak hadir. a. Bertanggung jawab terhadap pembayaran koleksi untuk faktur beredar. b. Menginformasikan piutang atau rekening untuk setiap perbedaan pembayaran kepada manager. a. Memastikan semua otorisasi kartu kredit dalam batas jumlah yang cukup. b. Menginformasikan otorisasi kartu kredit tidak cukup kepada front office managersuntuk mendapatkan persetujuan tambahan. Purchasing Department a. Mengelola operasi pembelian dalam menyediakan kebutuhan hotel dengan menyediakan harga terbaik,
68
Purchasing Seretary
Assistant Purchashing Manager
Purchashing Supervisor
Purchasing Agent Purchashing Officer & Clerk
IT Manager
IT Secretary
Ass. IT Manager
kualitas di waktu yang dibutuhkan dan sesuai dengan prosedur dan kebijakan hotel. b. Mewakili purchasing department. a. Bertanggung jawab untuk membantu purchasing manager dalam melakukan pekerjaannya. b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di purchasing department. a. Membantu purchashing manager dalam mengelola operasi pembelian dan menyediakan kebutuhan hotel dengan harga dan kualitas terbaik di waktu yang dibutuhkan serta sesuai dengan prosedur dan kebijakan hotel. b. Bertanggungjawab jika purchashing manager tidak hadir. a. Membantu purchasing manager dan assistant purchasing manager dalam mengendalikan proses pembelian sesuai kebijakan hotel dan prosedur. b. Bertanggung jawab untuk menangani proses pembelian untuk menyediakan kebutuhan hotel. Bertanggung jawab dalam proses pembelian untuk menyediakan kebutuhan hotel. Bertanggung jawab untuk proses pembelian dan dalam menyediakan kebutuhan hotel IT Department a. Bertanggung jawab atas keseluruhan untuk semua sistem IT di perusahaan. b. Memastikan bahwa semua kebutuhan bisnis secara jelas dipahami dan diantisipasi, disediakan dengan afektif, sistem yang efisien dan rencana strategis yang kuat ditempatkan untuk pengembangan lebih lanjut sebagai bisnis dan teknologi yang berkembang. c. Bertindak untuk penelitian & pengembangan dalam posisi system analyst. d. Merencanakan, mengelola dan mereview akuisisi, pengembangan, pemeliharaan, dan penggunaan sistem komputer dan data komunikasi dalam organisasi. e. Bertanggung jawab untuk mempersiapkan petunjuk dan mengevaluasi sistem IT , kriteria kinerja, dan juga mengawasi jaminan kualitas pekerjaan tim audit. a. Bertanggung jawab untuk membantu IT manager dalam melakukan pekerjaannya b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di IT department. a. Bekerja sama dengan IT manager dalam melakukan lingkup dan tanggung jawab IT manager.
69 b. Bertindak untuk IT manager apabila tidak hadir. c. Merencanakan, mengelola dan meninjau perolehan, pengembangan, pemeliharaan, isu sistem komputer dan komunikasi data dalam organisasi. d. Bertanggung jawab untuk membantu IT Manager mempersiapkan pedoman dan evaluasi, kriteria kinerja, dan juga mengawasi jaminan kualitas tim audit. e. Mengelola operasi sistem teknologi informasi setiap hari, untuk memastikan bahwa sistem berjalan efektif. f. Memastikan bahwa sistem komputer memberikan kekuatan komputasi yang cukup untuk memberikan tingkat kinerja yang diinginkan.
Director of Sales & Marketing
Sales Manager
Sales Secretary
Assistant Sales Manager
Sales Officer & Clerk
Sales & Marketing Department a. Bertanggung jawab atas penjualan, fungsi pemasaran, hubungan serta koordinasi antara hotel Sultan dengan properti lainnya di Indonesia dan klien untuk memaksimalkan pendapatan dan mengoptimalkan keuntungan. b. Bertanggung jawab atas aktivitas kegiatan sales, marketing and communication, dan banquet. Berkoordinasi dengan director of sales & marketing dan dalam batas-batas kebijakan dan prosedur hotel mengawasi dan melaksanakan semua kegiatan penjualan di daerah spesifik dari tanggung jawabnya. a. Bertanggung jawab untuk membantu sales manager dalam melakukan pekerjaannya. b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di sales & marketing department. a. Mendukung sales manager menyediakan bantuan admisnistrasi. b. Memastikan bahwa informasi hotel dan data yang diperlukan untuk departemen sales & marketing untuk beroperasi diterima oleh staff yang bersangkutan pada waktu yang tepat. c. Menyediakan jasa untuk para director of sales marketing memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan dan didokumentasikan serta berkoordinasi dengan pihak eksternal /internal secara efisien diatur sesuai dengan kerangka waktu yang ditetapkan. a. Bertanggung jawab untuk memberikan laporan ke assistant sales manager atas setiap penjualan yang berkaitan dengan kamar. b. Melakukan aktivitas penjualan kamar.
70 Public Relations & Communications Department a. Mengawasi bidang promosi generik khususnya untuk Marketing & percetakan & elektronik seperti brosur, company Communication profile, iklan TV dari karya seni / desain sampai Manager disetujui oleh manajemen dan memastikan ketersediaannya tepat waktu. b. Bertanggung jawab atas isi dan desain situs web hotel The Sultan dan memastikan selalu diperbarui. c. Mengawasi daerah perjanjian barter, bergabung dengan program pemasaran dengan pihak/ perusahaan lain. d. Mengawasi area sponsor ke/dari pihak lain/ lembaga untuk acara-acara di hotel The Sultan e. Mengirim anggaran tahunan untuk item promosi generik dan website. a. Bertanggung jawab untuk membantu marketing & Marketing & communication manager dalam melakukan Communication pekerjaannya. Secreatary b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di marketing & communication department. a. Bertanggung jawan untuk pengiklanan, promosi Marketing & material printing, dan surat kabar. Communication b. Bertanggung jawab untuk merencanakan dan Officer & Clerk mengimplemtasi event, marchandise hotel, mendokumentasikan foto. c. Bertanggung jawab untuk berhubungan dengan media dan liputan media.
Reservation Manager
Reservation Secretary
Assistant Reservation Manager
Reservation Supervisor
Reservation Agent
Reservation Department Memaksimalkan tingkat hunian setiap saat dan mempertahankan standar yang tinggi secara konsisten dari operasi/ customer service di reservation department. a. Bertanggung jawab untuk membantu reservation manager dalam melakukan pekerjaannya. b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi pada reservation department. a. Membantu reservation manager untuk menjalankan reservation department. b. Memaksimalkan pengambilan pemesanan harian. c. Mengendalikan dan memantau kualitas pemesanan kamar. d. Mengawasi semua reservation agent dan supervisor. a. Mengawasi reservation agent. b. Melakukan aktivitas pelatihan. c. Mengontrol dan mengecek kualitas pemesanan kamar. Bertanggung jawab atas keakuratan pencatatan atau
71 pemrosesan pemesanan dan memaksimalkan penjualan kamar melalui teknik penjualan yang pro-aktif
Banquet Sales Manager
Banquet Secretary
Banquet Admin Manager
Banquet Admin Coordinator
Mesenggers
Banquet Waiter
Director of Rooms
Assistant Director of Room Night Manager
Banquet Department a. Memaksimalkan dan menjaga pendapatan yang dihasilkan untuk memastikan tingkat keuntungan. b. Melakukan penjualan function room dan akomodasi kamar untuk tamu. a. Bertanggung jawab untuk membantu banquet sales manager dalam melakukan pekerjaannya. b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di banquet department. c. Bertanggung jawab untuk mengatur kerja dan tindak lanjut / penelusuran proyek yang tertunda. a. Bertanggung jawab atas pengembangan sumbersumber bisnis baru. b. Memberikan riset pasar yang relevan dan laporan analisis diperlukan untuk evaluasi kinerja pasar banquet, jenis usaha dan segmen kontribusi ke total bisnis. a. Menjaga kelancaran dan efisien operasi departemen, memastikan pelayanan sopan kepada para tamu, sesuai dengan standar manajemen. b. Mengawasi dan mengontrol pekerjaan tugas bawahan secara langsung. c. Memastikan pemesanan semua event banquet dan kebutuhan informasi lain didistribusikan ke semua departemen terkait. Memastikan operasi berjalan dengan baik pada function yang ditunjuk dalam operasi banquet dan kepuasan tamu. Room Department Bertanggung jawab dan mengontrol aktivitas assistant director of room dan memberikan laporan langsung kepada resident Manager bertanggung jawab dan mengontrol aktivitas executive housekeeper, front office manager dan night manager a. Mewakili dan mempertahankan manajemen untuk tamu di malam hari. b. Mewakili dan mempertahankan manajemen di malam hari. c. Melayani sebagai tuan rumah secara pribadi, menyambut tamu, memastikan kesejahteraan mereka dan menempatkan diri mereka ke hotel tamu. d. Merupakan manajemen dalam semua situasi dalam menangani kredit, kesulitan, penyakit, kecelakaan,
72 keadaan darurat, kerugian atau kerusakan harta tamu saat malam hari. e. Membuat laporan kepada level EXCO, department head, assistant dept head tentang aktivitas hotel di malam hari. Housekeeping Department Executive Housekeeper a. Membantu ass. dir of room untuk mengembangkan rencana, tindakan dan standard operating procedures untuk operasi hotel. b. Mengevaluasi semua staff dibawah department housekeeping. Housekeeper Secretary a. Bertanggung jawab untuk membantu executive housekeeper dalam melakukan pekerjaannya b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di housekeeping department. a. Bertanggung jawab dan membantu executive Assistant Executive housekeeper dalam mengontrol aktivitas Housekeeper housekeepers, florist manager, gardening manager dan laundry manager. b. Bertanggungjawab apabila executive housekeeper tidak hadir. a. Memberikan pengawasan dan pengarahan kepada Housekeeper personil housekeeping. b. Menjalankan fungsi seperti perekrutan, penilaian kinerja, konseling. c. Bertanggungjawab dan memberikan laporan keseluruhan aktifitas housekeepeer kepada assistant executive housekeeper. d. Menetapkan standard operasi housekeeper. Assistant Housekeeper Assistant Housekeeper – Room a. Membantu staff housekeeper untuk operasional housekeeping. b. Mengecek dan mengontrol kamar tamu, lorong, area layanan untuk memastikan telah mengikuti standar yang ditetapkan. c. Memimpin staf dalam mengarahkan dan memelihara housekeeping department sesuai dengan standar, kebijakan dan kondisi The Sultan Hotel Jakarta Assistant Housekeeper – Public Area a. Membantu staff housekeeper untuk operasional housekeeping. b. Mengecek, mengontrol dan memastikan kebersihan dari area publik, area belakang sesuai dengan kualitas dan standar kebersihan The Sultan Hotel Jakarta.
73
Supervisor Housekeeper
Housekeeping Attendant
Assistant Housekeeper – Linen/ Uniform Melarang orang yang tidak berwenang untuk memasukkan Linen/orang yang berseragam staff ke kamar dan area housekeeper. Supervisor Housekeeper –Floor a. Merubah status kamar termasuk pemeliharaan dan isuisu pesanan yang dikomunikasikan dengan tamu untuk memastikan apakah layanan cepat disampaikan. b. Melaporkan orang yang tidak berwenang atau mencurigakan kepada security. Supervisor Housekeeper –Public Area a. Memberitahukan status kamar dan isu-isu pesanan. b. Melaporkan orang yang tidak berwenang atau mencurigakan kepada security. Supervisor Housekeeper –Linen/Uniform a. Bertanggung jawab untuk menyediakan semua operasi dengan makanan, kamar linen dan persediaan. b. Bertanggung jawab untuk setiap jenis hal yang terkait dengan seragam staf. Supervisor Swimming Pool a. Memastikan bahwa semua tamu menerima layanan yang memadai dari staf . b. Menjaga dan mengawasi kebersihan kolam renang yang berdasarkan standar dan prosedur The Sultan Hotel Jakarta. Room Attendant a. Melarang akses orang yang tidak berwenang dan melaporkan setiap orang yang mencurigakan di area housekeeper. b. Melaporkan setiap item kerusakan di kamar dan pada setiap lantai . c. Menyediakan permintaan pesanan tamu. Seamstress/Upholsterer Melarang akses orang yang tidak berwenang untuk masuk ke kantor housekeeping. Public Area Attendant a. Membantu & merespon kepada tamu yang membutuhkan fasilitas hotel, outlet dan fungsi lokasi kamar. b. Melarang akses orang yang tidak berwenang dan melaporkan setiap orang yang mencurigakan kepada supervisor. Shampoo Man a. Mengetahui dan mampu menggunakan shampoo machine dan bahan kimia yang terkait dengan pembersih karpet.
74 b. Memastikan dan melaporkan kebersihan karpet dan penggunaan shampoo machine. Linen/ Uniform Attendant Memastikan bahwa seragam dan sirkulasi linen sesuai standar nominal yang ditetapkan untuk The Sultan Hotel Jakarta. Swimming Poll Attendant Memastikan kebersihan area kolam renang yang terawat baik dan memberikan pelayanan kepada semua tamu dengan baik. Lifeguard Memastikan semua tamu di area kolam renang dijaga dan diawasi
Florist Manager
Florist Coordinator
Florist Supervisor
Flower Artist
Gardening Manager
House Flower Department a. Mengurus operasi house flower untuk semua kompleks. b. Bertanggung jawab untuk dekorasi bunga di semua kompleks (area publik, restoran, kamar, banquet) c. Mengorganisasikan operasi house flower untuk seluruh kompleks (area publik, restauran, kamar, banquet) a. Menilai kinerja supervisor dan memberi laporannya kepada florist manager. b. Mengkoordinasikan ide-ide yang dikeluarkan florist manager. c. Membantu florist manager dalam pembuatan laporan bulanan dan membuat market order. d. Bertanggung jawab atas dekorasi bunga di semua kompleks jika manager tidak hadir/sedang bertugas. a. Mengawasi florist staff dan mengurus operasi house flower untuk semua kompleks (area publik, restauran, kamar, banquet) b. Bertanggung jawab atas dekorasi bunga di semua kompleks (area publik, restauran, kamar, banquet) jika manajer dan florist coordinator sedang tidak hadir/sedang bertugas. Bertanggung jawab terhadap pengaturan bunga yang berkualitas untuk semua kompleks (area publik, restauran, kamar, banquet) Gardening Department a. Mengontrol pemeliharaan taman. b. Melakukan fungsi administrasi dan perencanaan gardening department untuk memenuhi kebutuhan operasi sehari-hari.
75
Gardening Supervisor
Gardener
Laundry Manager
Assistant Laundry Manager
Laundry Supervisor/ Sales Assistant
Laundry Attendant
c. Melakukan dekorasi interior atau dekorasi taman. d. Mengelola, memastikan dan memantau semua aktivitas staf gardening dalam kepatuhan dengan standar dan kebijakan yang ada. e. Melakukan upgrade pada kebun dan taman. a. Membuat jadwal untuk bawahan. b. Memantau dan mengendalikan staf yang bertugas. c. Membuat laporan kemajuan kepada gardening manager. d. Membantu staff dalam operasi sehari-hari jika ada yang mendesak. e. Berkomunikasi dengan rapat staf secara teratur. a. Melakukan pemeliharaan taman: penyiraman, pemupukan, hedging , pemangkasan, pencahayaan, budidaya, pengendalian hama. b. Menangani dekorasi interior tanaman. c. Pengaturan tanaman. Laundry Department a. Menjaga kegiatan laundry untuk tamu sesuai dengan standar persyaratan hotel. b. Menetapkan standar produksi dan jasa, kegiatan pelatihan, komunikasi dengan housekeeping, engineering dan purchashing. a. Membantu laundry manager dalam menjaga langsung kegiatan laundry untuk tamu sesuai standar persyaratan hotel. b. Membantu laundry manager dalam menetapkan standar produksi dan jasa, kegiatan pelatihan, komunikasi dengan housekeeping, engineering dan purchasing. c. Bertanggungjawab apabila laundry manager tidak hadir. a. Menginstruksikan kepada bawahan dan secara langsung dalam menjaga alur kerja laundry. b. Bertanggung jawab untuk memelihara komunikasi dengan tamu dan kontrak pelanggan. c. Mengisi, menagih dan melakukan administrasi laundry. d. Bertanggung atas pelaporan kuantitas dan kualitas pakaian pelanggan dan tamu. Presser Staff a. Mengoperasikan peralatan sesuai dengan prosedur standar, mengepress pakaian dengan benar b. Memelihara, menjaga peralatan dan area kerja tetap bersih dan melaporkan hal yang tidak teratur kepada
76 supervisor c. Melakukan tugas yang telah ditetapkan Dry Cleaner Staff Bertanggung jawab untuk menyortir, menghilangkan bercak, dan mengeringkan semua pakaian dan mengoperasikan mesin. Checker Runner Staff Bertanggung jawab untuk semua untuk cucian dan item dry cleaning dari kamar tamu dan mengirimkan item tersebut ke kamar tamu Laundry Utility Bertanggung jawab untuk mencuci, mengeringkan, menyortir, dan menyetrika linen hotel dan item tamu Driver Bertanggung jawab atas kebersihan, kendaraan truk laundry dan seragam F&B
Front Office Manager
Front Office Secretary
Assistant Front Office Manager
Front Office Supervisor
Front Office Department Bertanggung jawab dalam memaksimalkan pendapatan keuntungan melalui pengelolaan kamar komersial dan memastikan konsistensi standar pelayanan pelanggan yang tinggi di dalam departemen. b. Mengatasi komplain tamu. a. Bertanggung jawab untuk membantu front office manager dalam melakukan pekerjaannya. b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di front office department. a. Membantu front office manager dalam memaksimalkan pendapatan keuntungan melalui pengelolaan kamar komersial dan memastikan konsistensi standar pelayanan pelanggan yang tinggi di dalam departemen. b. Membantu front office staff dalam menangani check in-check out tamu. Front Desk Agent Supervisor Mengawasi semua shift front desk agent yang bekerja. Airport Representative Supervisor a. Mewakili manajemen untuk para tamu di bandara. b. Menjaga kualitas yang tinggi dan hubungan dengan tamu di bandara. c. Memaksimalkan penjualan dan pendapatan kamar di bandara. Chief Concierge a. Menjaga stadar yang tinggi untuk kepuasan tamu secara konsisten. a.
77
Front Office Staff
b. Memastikan operasi harian dari semua bagian councierge. Front Desk Agent a. Bertanggung jawab untuk semua operasi harian sebagai room clerk. b. Menjaga standar yang tinggi untuk kepuasan tamu secara konsisten. Airport Representative a. Mewakili manajemen untuk para tamu di bandara. b. Membantu tamu dalam menangani bagasi dan transportasi di bandara. c. Memaksimalkan penjualan dn pendapatan kamar di bandara. Councierge a. Bertanggung jawab untuk pemeliharaan secara keseluruhan, keramahan dan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan selama mereka tinggal. b. Menangani bagasi tamu pada saat kedatangan atau keberangkatan dan selama mereka tinggal.
Executive Bussines Center & Service Voice Center Department a. Bertanggung jawab untuk menjaga Executive Executive Business Business Center untuk Main Tower, Garden Tower, Center & Service Voice Lagoon Tower and Executive Club. Center Manager b. Mengontrol kualitas pelayanan yang diberikan kepada tamu yang telah menjadi standar operational procedur Hotel The Sultan. c. Memantau laba rugi di EBC & SVC. d. Memelihara hubungan bisnis yang baik dengan semua tamu. e. Mengelola perkembang bisnis untuk EBC & SVC. a. Melayani tamu dengan penerimaan tamu yang baik Executive Business dan memastikan kebutuhan bisnis mereka benar-benar Center & Service Voice dilakukan. Center Secretary b. Memelihara dan melaporkan pasokan EBC & SVC yang masuk dan keluar dalam record database untuk dilaporkan kepada supervisor setiap bulan bulanan. c. Bertanggung jawab dalam kasir EBC&SVC setiap hari. d. Bertanggungjawab apabila EBC &SVC Manager dan supervisor tidak hadir. a. Mempertahankan keberadaan manajemen untuk tamu. Executive Business Center & Service Voice b. Melayani tamu secara pribadi dengan penerimaan tamu yang baik dan memastikan kebutuhan bisnis Center Supervisor mereka benar-benar dilakukan. c. Mengkoordinasikan kegiatan EBC &SVC yang telah
78 d. e. f. a. Executive Business Center & Service Voice Center Officer & Clerk b. c. d.
Security Manager
Security Secretary
Assistant Security Manager
Security Coordinator
ditetapkan oleh manager. Memonitor dan menjaga perjanjian kontrak antara EBC&SVC dan pihak ketiga. Mewakili manajemen di semua situasi dalam menangani pembayaran, kesulitan untuk kebutuhan bisnis, kecelakaan tamu atau keadaan darurat. Bertanggung jawab apabila business center & service voice center manager tidak hadir. Melayani tamu secara pribadi dengan penerimaan tamu yang baik dan memastikan kebutuhan bisnis mereka benar-benar dilakukan. Memelihara dan melaporkan catatan persediaan EBC fotokopi dan faks yang masuk dan keluar untuk dilaporkan kepada supervisor setiap bulan Bertanggung jawab dalam penggunaan fotokopi harian selama shift kerja dan melaporkan kepada sekretaris. Bertanggungjawab apabila sekretaris tidak hadir.
Security Department Secara langsung dan/atau tidak langsung dalam lingkup kewenangan ke atas dan ke samping, menyatakan tanggung jawab utama pada pekerjaan (penghubung yaitu, mengawasi, mengelola, dll). b. Mengelola dan mengatur keseluruhan administrasi dan operasi dari departemen keamanan, dalam perlindungan aset hotel, tamu dan keselamatan karyawan, dalam kelanjutan dan peningkatan citra perusahaan dipublik. c. Melakukan kegiatan dalam tujuan untuk memberikan perlindungan personel, kepentingan perusahaan dan bangunan hotel. Bertanggung jawab untuk pekerjaan administrasi security department dan membantu manager dalam melakukan tugasnya. a. Mengelola dan mengatur keseluruhan administrasi dan operasional departemen keamanan dalam perlindungan properti hotel, tamu dan keselamatan karyawan, dan peningkatan citra perusahaan dipublik secara berkelanjutan. b. Bertanggung jawab apabila security manager tidak hadir. a. Mengkoordinasikan aktivitas security dan mengontrol pengawasan dalam area tanggung jawabnya. b. Mengambil tindakan keamanan di dalam tanggung jawab areanya. a.
79
Security Supervisor
Security Guard
Director of F&B
F&B Secretary
Assistant F&B Manager
F&B Service Coordinator
c. Bertanggungjawab apabila assistant security manager tidak hadir. a. Mengelola, mengatur dan bertanggung jawab secara keseluruhan operasional security guard. b. Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompleks ini aman. c. Mengawasi semua kegiatan personil bawahan. Security Guard a. Menanyakan semua orang yang masuk kompleks hotel The Sultan. b. Memeriksa tubuh semua orang yang memasuki dan meninggalkan kompleks. c. Memonitor dan mengontrol daerahnya tanggung jawab 7 jam sehari. d. Memastikan bahwa kompleks ini aman selama tugasnya. Security Guard (House Detective) a. Melakukan pengawasan & pengendalian untuk seluruh kompleks. b. Bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kompleks ini aman selama tugasnya. c. Menangani setiap kasus atau masalah yang terjadi di kompleks The Sultan Hotel Jakarta Food & Beverage Department a. Membuat program tahunan untuk promosi food & beverage di semua outlet. b. Bertanggung jawab dan mengontrol semua aktivitas food & beverage dan membuat laporan kepada resident manager. a. Bertanggung jawab untuk membantu F & B manager dalam melakukan pekerjaannya b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di F&B department. a. Bertanggung jawab secara keseluruhan operasi, aktivitas dan tujuan food & beverage. b. Secara langsung mengoperasikan semua aktivitas food & beverage dengan tanggung jawab khusus untuk pengembangan staf serta melaksanakan rencana aksi untuk mencapai tujuan. a. Memantau operasi food & beverage dari hari ke hari di semua outlet. b. Meningkatkan kualitas pelayanan dan pengembangan F&B service staff. c. Menyiapkan dan memantau penjadwalan staff food & beverage.
80
Banquet Operational Manager
Outlet Manager
F&B Service Staff
Banquet Operational Staff
Outlet Staff
Executive Chef
Chef Secretary (kitchen coordinator)
Sous Chef
d. Merekomendasikan tindakan perbaikan spesifik dalam operasi sehari-hari untuk perbaikan kualitas. a. Bertanggung jawab terhadap assistant F & B manager. b. Mengatur area function room berdasarkan event order. c. Mengatur jadwal kerja banquet operational staff. a. Bertanggung jawab terhadap assistant F & B manager. b. Membuat jadwal kerja staff. c. Menata dan mengatur ruangan restauran. d. Menajaga barang-barang yang ada di restauran dalam keadaan bersih. a. Meningkatkan kualitas pelayanan dan kebersihan pada area outlet yang ditugaskan. b. Melakukan tugas yang diberikan oleh F&B service coordinator sesuai dengan jadwal yang diberikan. c. Mempersiapkan kebutuhan yang berhubungan dengan food and beverage. d. Mengatur persediaan barang restauran dan function room setiap 1 bulan sekali. a. Memberikan pelayanan kepada tamu berkaitan dengan function room. b. Membantu dan bertanggung jawab terhadap banquet operation manager. c. Bertanggung jawab atas penantaan ruang dan kebersihannya. d. Bertanggung jawab terhadap barang-barang yang berkaitan dengan function room. a. Bertanggung jawab terhadap outlet manager. b. Melayani tamu dengan ramah serta menawarkan produk-produk restauran. c. Membersihkan meja setelah tamu selesai. Kitchen Department a. Bertanggung jawab atas perencanaan, produksi, pengawasan, dan koordinasi untuk persiapan semua kegiatan makanan panas dan / atau dingin. b. Bertanggung jawab atas aktivitas yang berkaitan dengan function room dan restaurant. a. Bertanggung jawab dalam mengkoordinasi seluruh kegiatan dan pengiriman semua informasi untuk semua bagian terkait. b. Menjalankan semua tugas administrasi dan kesekretariatan untuk operasi kitchen department. a. Membantu executive chef dalam perencanaan, produksi, pengawasan, dan koordinasi terkait dengan
81
b. c. d. e. f. g. Pastry Chef
a.
b. c. d. Cook
a.
b. c. d. e.
Director of HR
persiapan semua kegiatan makanan panas dan / atau dingin. Memberikan pelatihan kepada stafnya yang terkait dengan kebutuhan pada jadwal yang sedang berlangsung. Mengawasi pekerjaan chef, bersikap adil dan tidak memihak kepada siapapun. Memberikan kualitas pelayanan tertinggi kepada pelanggan. Memiliki sikap positif dan semangat kepada tim. Mempertahankan standar yang tinggi kepada kebersihan individu. Mempertahankan kerahasiaan tentang semua hal tentang resep. Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengkoordinasikan semua kegiatan dan produksi dari semua makanan kecil baik dingin atau panas pada area yang ditugaskan.. Memberikan kualitas pelayanan tertinggi kepada pelanggan. Memiliki sikap positif yang didukung oleh tim. Mempertahankan standar kebersihan yang pribadi yang tinggi. Bertanggung jawab untuk membantu dalam penyusunan semua item makanan panas dan dingin dalam dapur yang berhubungan dengan bagian/ daerah yang ditugaskan. Melaksanakan tugas rutin lainnya seperti yang diperintahkan oleh supervisor. Memberikan kualitas pelayanan tertinggi kepada pelanggan. Memiliki sikap positif. Mempertahankan standar kebersihan yang tinggi pribadi.
Human Resources Department a. Menampilkan fungsi sumber daya manusia di hotel dalam kegiatan komite eksekutif. b. Mengelola karyawan yang merupakan bagian dari hotel, tim sumber daya manusia, memastikan bahwa mereka memberikan tingkat apresiasi dalam pelayanan profesional, sopan dan peduli untuk karyawan lain dan tamu. c. Memenuhi tujuan keuangan hotel melalui pengelolaan yang tepat dan efisien. d. Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan
82
HR Secretary
memantau kegiatan divisi sumber daya manusia. e. Mempersiapkan anggaran tahunan sumber daya manusia. f. Mempersiapkan dan memperbarui divisi sumber daya danusia dan operasi manual. g. Memastikan bahwa hotel ini mematuhi semua aturan perusahaan / hotel, kebijakan dan prosedur sumber daya. h. Memastikan bahwa fasilitas karyawan dikelola oleh hotel Sultan berdasarkan standar dan operasional. i. Memastikan bahwa program komunikasi karyawan yang kuat ini diimplementasikan untuk memaksimalkan karyawan, kesadaran terhadap visi, misi dan nilai inti The Sultan Hotel Jakarta. j. Mengawasi hotel, perekrutan dan seleksi, menyediakan divisi dan kepala departemen dengan perekrutan efektif dan efisien. k. Mendukung pengembangan internal dari supervisor dan manajemen personnel, melalui implementasi dari rencana suksesi yang efektif dan pembinaan / program mentoring. l. Mengawasi program kesejahteraan karyawan hotel,memastikan bahwa manfaat yang diberikan ada yang relevan dan kompetitif di pasar lokal. m. Mempertahankan tingkat staf dan sistem penggajian yang efisien, membantu divisi / kepala departemen untuk memaksimalkan produktivitas dan meminimalkan biaya gaji yang tidak perlu. n. Meneliti dan mengusulkan kompensasi yang kompetitif / bermanfaat / paket insentif. o. Mewakili hotel di negosiasi serikat pekerja dan kegiatan yang terkait, bekerja sama dengan spesialis regional sumber daya manusia dan tim manajemen hotel yang berhubungan. p. Memastikan hubungan profesional yang kuat dengan semua tingkatan karyawan di dalam hotel. q. Memastikan hubungan profesional yang kuat dengan wakil-wakil sumber daya manusia dari hotel yang kompetitif dan organisasi lainnya. r. Memastikan bahwa kebutuhan bentuk sumber daya manusia akan diteruskan ke divisi /spesialis regional sumber daya manusia dengan segera. s. Memastikan bahwa peraturan pemerintah untuk karyawan secara ketat diikuti dan dilaksanakan. a. Bertanggung jawab untuk membantu director of HR dalam melakukan pekerjaannya b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi
83
Assistant Director of HR
a. b. c. d. e. f. g.
h. i. j. k. l. m. n. o. p. q. Pesonnel Manager
a. b. c.
pada divisi sumber daya manusia. Mewakili fungsi sumber daya manusia di kepala divisi hotel. Memenuhi tujuan keuangan hotel melalui pengelolaan yang tepat dan efisien. Bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan memantau kegiatan divisi sumber daya manusia. Mempersiapkan anggaran tahunan sumber daya Manusia. Membatu director dalam memastikan bahwa hotel ini mematuhi semua peraturan perusahaan / hotel, kebijakan sumber daya & prosedur. Memastikan bahwa fasilitas karyawan diselenggarakan The Sultan Hotel Jakarta berdasarkan standar dan operasi. Memastikan bahwa program komunikasi karyawan yang kuat ini diimplementasikan untuk memaksimalkan karyawan, kesadaran terhadap visi, misi dan nilai inti The Sultan Hotel Jakarta. Mengawasi perekrutan Hotel dan proses seleksi. Mempertahankan efisien tingkat sraffing dan sistem penggajian. Menjaga program kesejahteraan karyawan hotel. Meneliti dan mengusulkan kompensasi yang kompetitif / bermanfaat / paket insentif. Mewakili hotel dalam negosiasi uni dan kegiatan terkait, dan memberikan saran manajemen yang sesuai. Memastikan hubungan profesional yang kuat dengan semua tingkatan karyawan di hotel. Memastikan bahwa semua kebutahan form sumber daya manusia diteruskan ke kantor manajemen eksekutif dengan segera. Memastikan hubungan profesional yang kuat dengan wakil-wakil dari sumber daya manusia dan hotel kompetitif. Memastikan bahwa undang-undang pemerintah untuk karyawan secara ketat dianut oleh hotel dan manajemen. Membantu manajer personalia dengan semua olahraga karyawan dan Program Sosial. Membantu director of HR dalam lingkup personalia. Meninjau kebijakan umum dan prosedur SDM dengan direktur SDM. Memonitor dan mengendalikan panduan staffing Manning.
84
Assistant Personnal Manager
Training Manager
Training Coordinator
d. Melakukan administrasi dari promosi,mutasi, pengunduran diri, dan pemberhentian. e. Mengawasi penanganan evaluasi kinerja karyawan baru, mutasi atau promosi. f. Mengadakan rapat bulanan dengan perwakilan karyawan. g. Memonitor pengembangan karir dari koordinasi karyawan yang berpotensial dengan training manager. h. Mengetahui banyak tentang semua hukum setempat yang berkaitan dengan fungsi personil dan menyarankan manajemen sesuai. i. Membantu direktur SDM dalam negosiasi kontrak tenaga kerja. j. Mengimplementasikan kontrak kerja setelah negosiasi dan menafsirkan untuk manajemen dan supervisor. Menyiapkan prosedur mengenai kontrak kerja untuk anggota staf. k. Mengawasi biaya medical & rumah sakit. l. Mewakili hotel di negosiasi uni dan kegiatan terkait, dan memberikan saran kepada manajemen yang berkaitan. m. Memantau catatan kehadiran karyawan dengan bekerja sama dengan koordinator timekeeping. n. Menjaga hubungan profesional dengan perwakilan sumber daya manusia dari hotel kompetitif. a. Membantu personnal manager dalam lingkup personalia. b. Mengatur dan menangani masalah sumber daya manusia baik absensi, file karyawan, evaluasi kinerja, biaya medis, PHK, pensiun, resign. a. Bertanggung jawab untuk mengidentifikasi dan menilai kebutuhan analisis pelatihan. b. Merekomendasikan tindakan korektif yang spesifik ke arah perbaikan. c. Merekomendasikan pelatihan khusus dan program pengembangan untuk hotel dan departemen. d. Mengelola fungsi pelatihan dan melakukan pengembangan. e. Memfasilitasi kebutuhan hotel, departemen pelatihan dan program kerja. f. Memonitor dan memastikan setiap program pelatihan serta mendapatkan hasil yang memuaskan bagi perusahaan. a. Mengkoordinasikan aktivitas pelatihan dan melaporkannya kepada training manager.
85
Personnel Officer G.A & Employee Relation
Personnel Officer Medical
Training Staff
Personnel Staff- G.A & E.R
b. Meningkatkan kulitas jasa dan produktivitas staff melalui pelatihan. c. Mengorganisasikan dan mengelola program pelatihan. d. Menyusun, memproduksi dan menyampaikan laporan pelatihan bulanan. a. Bertanggung jawab terhadap administrasi umum karyawan dan hubungan dengan karyawan kepada assistant personnel manager. b. Membuat perencanaan tenaga kerja seperti cuti tahunan, sakit, dan laporan keterlambatan c. Bertanggung jawab dan menyusunan kegiatan oleh dalam hubungan dengan karyawan. d. Memelihara dan mengoptimalkan hubungan dengan karyawan dalam organisasi e. Mengawasi dan mengembangkan hubungan karyawan, penghubung dengan personil lain dalam departemen sumber daya manusia dan pengawas lainnya dalam hotel. a. Bertanggungjawab terhadap pergantian proses biaya medis. b. Menjaga hubungan baik dengan rumah sakit yang ditunjuk untuk bekerjasama. c. Bertanggungjawab untuk menyiapkan laporan medis dan biaya rumah sakit bulanan dan tahunan. a. Bertanggung jawab untuk semua pekerjaan administrasi pelatihan. b. Menjaga hubungan baik dengan sekolah perhotelan c. Bertanggung jawab untuk menjaga fasilitas pelatihan. a. Mengawasi aktivitas pelatihan dari hari ke hari. b. Mengawasi persiapan materi pelatihan. c. Bertanggung jawab untuk program On the Job Training. d. Bertanggungjawab untuk orientasi untuk karyawan baru. d. Menyusun, memproduksi dan menyampaikan laporan pelatihan bulanan. a. Membantu dalam mendistribusikan dan mengumpulkan surat-surat. b. Membantu dalam mengajukan formulir cuti tahunan. c. Membantu personnel officer dalam membuat perencanaan tenaga kerja seperti cuti tahunan, sakit, dan laporan keterlambatan. d. Beratanggung jawab untuk mempersiapkan aktivitas yang direncanakan oleh employee relation. e. Menjaga dan mengoptimalkan hubungan dengan karyawan didalam organisasi.
86
Time Keeping
Personnel staffMedical
Director of Engineering
Engineering Secretary
Assistant Chief Engineering
Engineering Staff
f. Bertanggung jawab untuk semua pekerjaan administrasi employee relation. g. Bertanggung jawab untuk menjaga fasilitas yang berhubungan dengan karyawan dalam kondisi dan berfungsi dengan baik. h. Bertanggung jawab dalam membuat laporan penilaian kinerja departemen. a. Memantau absensi. b. Menyiapkan time card. c. Mengakulasikan kehadiran pekerja harian untuk tujuan penggajian. d. Mengontrol tamu yang datang untuk karyawan selama waktu kerja. e. Mengontrol dan mengawasi tranportasi karyawan (sales department dan night staff) f. Mengawasi penggunaan slip taxi bluebird. g. Mempersiapkan laporan yang berhubungan dengan timekeeping. a. Membantu personnel officer dalam administrasi kesehatan karyawan e. Memastikan semua salinan rekam medis dimasukkan ke dalam file pribadi masing-masing karyawan. b. Membantu fungsi personalia keseluruhan & Administrasi. c. Mempertahankan kebijakan dan prosedur hotel dan perusahaan. d. Melakukan tugas terkait dan proyek khusus yang diberikan Enginerring Department a. Menjaga kontrak dengan lembaga teknik untuk terus mengikuti perkembangan metode dan teknologi baru. b. Membuat budget plan dan biaya maintenance. c. Bertanggung jawab penuh terhadap aktivitas pemeliharaan dan masalah yang ada pada engineering department. a. Bertanggung jawab untuk membantu director of engineering dalam melakukan pekerjaannya. b. Bertanggung jawab untuk mengelola administrasi di engineering department. a. Mengontrol aktivitas departmen engineering untuk tetap mengikuti perkembangan metode teknologi baru. b. Mengadakan pertemuan teratur dengan pemerintah setempat, untuk mempertahankan kontrak dan kerjasama. a. Bekerja sama dengan inspektur dan teknisi lainnya
87 mengenai kebakaran dan untuk melakukan pelatihan keselamatan. b. Bersedia untuk menerima perubahan penugasan, atau faktor yang urgensi karena pekerjaan yang berhubungan dengan engineering. c. Siap untuk bekerja lembur jika diminta/ditugaskan.
3.2 Manajemen Sumber Daya Manusia yang Berjalan di Perusahaan Berikut ini Manajemen Sumber Daya Manusia yang diterapkan pada The Sultan Hotel Jakarta, berdasarkan ruang lingkup penelitian : 3.2.1 Prosedur Perekrutan Apabila terdapat jabatan kosong atau kebutuhan tambahan karyawan di suatu departemen, maka department manager yang bersangkutan akan membuat surat permintaan tenaga kerja yang akan diserahkan kepada personnel staff untuk diperiksa kelengkapan administrasi, disetujui oleh personnel manager, diketahui oleh director of human resources, disetujui oleh general manager. Surat permintaan tenaga kerja yang telah ditanda tangani akan didistribusikan kepada human resources department dan department yang bersangkutan. Untuk mengisi jabatan tersebut dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu : 1. Sumber Internal Terlebih dahulu, personnel staff akan memeriksa apakah terdapat tenaga kerja yang diusulkan/mengusulkan diri untuk dipromosikan atau dimutasikan. Jika terdapat tenaga kerja yang memenuhi persyaratan, maka akan diutamakan untuk perekrutan dari internal dan akan dibuat surat perpindahan jabatan oleh personnel manager, disetujui oleh director of human resources, controller, general manager dan diketahui pula oleh department manager sebelumnya.
88 2. Sumber Eksternal Sumber eksternal ini dilakukan apabila tidak ada sumber internal untuk mengisi posisi tersebut. Personnel staff akan membuat lowongan di media massa atau media elektronik (seperti website the sultan hotel) dengan persetujuan director of human resources.
3.2.2
Prosedur Penyeleksian dan Pengangkatan Karyawan
a. Calon karyawan yang ingin mengajukan lamarannya harus menyerahkan surat lamaran pekerjaan, CV beserta berkas-berkas pendukung lainnya ke bagian personnel staff. b.
Berkas calon karyawan tersebut kemudian diseleksi oleh bagian personnell staff berdasarkan kriteria yang diinginkan masing-masing departemen, setelah mendapat persetujuan dari personnel manager dan department manager, kemudian calon karyawan yang sesuai dengan kriteria akan dihubungi dan diberi surat panggilan tes untuk melakukan tes tertulis. Setiap surat panggilan tes ini harus mendapat persetujuan dari personnel manager.
c. Calon karyawan yang datang untuk mengikuti tes dan wawancara sebelumnya diharuskan mengisi mengisi formulir lamaran pekerjaan yang telah disediakan oleh bagian HRD. d. Calon karyawan kemudian akan diberikan tes tertulis berupa tes bahasa inggris dan tes hotel ettiquette dan diwawancara oleh personell staff. e. Jika lulus pada tahap 1, maka akan dihubungi dan diberi surat panggilan tes wawancara pertama oleh personnel staff untuk dilakukan wawancara oleh personnel manager.
89 f. Jika lulus pada tahap ke 2, maka akan dihubungi kembali dan diberi surat panggilan tes wawancara kedua untuk melakukan wawancara kepada department manager yang bersangkutan. g. Setelah lulus semua tahap, maka akan dilakukan penyeleksian tahap terakhir dengan medical check up. h. Jika terdapat salah satu tahap gagal maka calon karyawan tidak akan berlanjut ke tahap penyeleksian berikutnya. Tetapi jika semua tahap berhasil maka calon karyawan akan dipanggil untuk diberikan surat pengangkatan kerja, persiapan time card,seragam, locker dan name tag. Surat pengangkatan karyawan ini juga akan didistribusikan kepada department manager yang bersangkutan dan accounting department untuk dimasukkan datanya ke dalam accounting/pay master. i. Karyawan yang diterima harus mengikuti orientasi selama 1 minggu oleh pihak training dan menjalankan masa percobaaan selama 1 bulan di departemen yang bersangkutan. j. Setiap bulan personnel manager akan membuat laporan pengangkatan karyawan kepada director of human resources.
3.2.3 Prosedur Penilaian Kinerja Proses penilaian kinerja karyawan dilakukan 1 tahun sekali oleh atasan terkait dari masing-masing departemen. Hal yang dinilai antara lain : Kehandalan & kehadiran, sikap pribadi, kebiasaan kerja (untuk level rank and file) dan kepemimpinan, kemampuan pelatihan dan pengembangan, kemampuan pengembangan bisnis (untuk
90 supervisory dan managerial level). Berikut ini prosedur dalam penilaian karyawan yang berjalan di perusahaan: a. Penilai mengisi form penilaian kinerja bawahannya yang kemudian akan dikoreksi oleh department manager. Penilaian ini dilakukan secara 2 arah dan komunikatif dengan karyawan yang dinilai. b. Setelah disetujui oleh department manager, hasil penilaian kinerja tersebut diserahkan ke bagian personnel staff untuk diolah datanya. c. Bagian personnel staff akan mengolah data kinerja dan membuat laporan kinerja yang kemudian akan diserahkan kepada personnel manager dan dilanjutkan ke director of human resources.
3.2.4
Prosedur Pelatihan a. Pelatihan untuk karyawan, dilakukan dengan menganalisa kebutuhan bisnis yang dilakukan oleh oleh training manager. b. Setelah jadwal terencana, maka akan diinformasikan melalui email kepada department manager dengan mencantumkan tanggal pelaksanaan dan kuota masing-masing departemen. c. Masing-masing department manager akan mengajukan karyawan yang akan mengikuti pelatihan tersebut. d. Setelah dilaksanakan pelatihan, maka akan dilakukan evaluasi program pelatihan berdasarkan opini peserta. e. Setiap bulan training staff akan membuat laporan pelatihan untuk diserahkan kepada personnel manager dan dilanjutkan ke director of human resources.
91 3.2.5 Prosedur Perpindahan Jabatan Promosi dan transfer dilakukan pada saat terdapat posisi yang kosong dalam perusahaan. Berikut ini prosedur promosi dan transfer yang berjalan di perusahaan: a. Terlebih dahulu department manager mengajukan permohonan penambahan karyawan ke personnel staff dengan memberikan formulir permintaan tenaga kerja. b. Jika terdapat tenaga kerja yang mengusulkan diri untuk dipromosikan/dimutasi maka personnel staff akan mengecek manning dan absensi selama bekerja di perusahaan. c. Jika telah memenuhi persyaratan maka akan diminta persetujuan dari personnel manager, director of human resources dan general manager. d. Setelah disetujui, akan dibuat formulir perubahan status pegawai, dan akan diminta persetujuan dari director of human resources, financial controller dan general manager. e. Setelah itu, personnel manger akan mengeluarkan surat keputusan perpindahan jabatan kepada karyawan yang bersangkutan. Surat perpindahan jabatan ini juga akan didistribusikan
kepada department manager yang bersangkutan dan
accounting department untuk dimasukkan datanya ke dalam accounting/pay master. f. Promosi harus diikuti dengan kenaikan upah pokok sesuai dengan standar kenaikan jabatan dari departemen yang bersangkutan. g. Setiap bulan, personnel manager akan membuat laporan perpindahan jabatan kepada director of human resources.
92 Perusahaan
juga
dapat
melakukan
demosi
kepada
karyawan
dengan
mempertimbangkan kemampuan, prestasi kerja, loyalitas, etos kerja, kejujuran dan disiplin. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada rich picture yang disajikan pada gambar 3.2 berikut ini.
93
Gambar 3.2 Rich Picture Perekrutan, Penyeleksian, Pengangkatan Karyawan, Penilaian Kinerja, Pelatihan dan Perpindahan Jabatan The Sultan Hotel Jakarta
94 3.3 Audit SDM 3.3.1
Daftar Periksa Daftar periksa merupakan alat bantu untuk mengumpulkan informasi awal
mengenai berbagai aspek manajemen sumber daya manusia yang ingin diketahui. Dengan daftar periksa ini mampu mengarahkan perhatian lebih mendalam pada aspekaspek manajemen SDM yang dipandang diperlukan bagi perusahaan seperti yang disajikan pada Tabel 3.2 berikut. Tabel 3.2 Daftar Periksa Manajemen Sumber Daya Manusia secara Umum Tingkat T Efektivitas S 1 2 3 4 5 No Aspek yang Diperiksa 1 Perekrutan & Penyeleksian S * 2 Penilaian Kinerja S * 3 Pelatihan S * 4 Pengembangan Karier T 5 Sistem Penggajian S * Keterangan: T = Tidak ada/ tidak dilaksanakan S = Sudah ada/sudah dilaksanakan Daftar di atas merupakan hasil wawancara dengan assistant of human resources mengenai aspek-aspek manajemen SDM. Aspek yang sudah ada namun belum efektif yaitu perekrutan pada peringkat kedua dan pelatihan di peringkat pertama. Sedangkan pengembangan karier yang didalam prosedur sudah ada, tetapi tidak dilaksanakan dikarenakan sulitnya data yang mendukung. Selain daftar periksa ini, penulis melakukan wawancara kepada bagian HRD yang terkait yaitu training manager dan personnel manager (hasil wawancara tersebut terlampir). Wawancara ini untuk mengkaji hal-hal yang membuat pengelolaan sumber daya manusia kurang efektif.
95 3.3.2
Penelaahan Dokumen Penelaahan dokumen yang memuat penjelasan mengenai mekanisme kegiatan
manajemen SDM yang terdokumentasi di dalam perusahaan. Berikut dokumen yang diperiksa. 1. Tingkat Turnover Turnover, keinginan pekerja untuk berhenti dari perusahaan karena pindah ke lain perusahaan, menciptakan tantangan bagi pengembang SDM. Karena tidak dapat diprediksi, aktivitas pengembangan harus mempersiapkan pencegahannya. Data turnover karyawan merupakan salah satu alat untuk mengukur kualitas iklim SDM terhadap motivasi kerja, moral dan kepuasan kerja. Pada Tabel 3.3 akan disajikan tingkat turnover karyawan The Sultan Hotel Jakarta pada tahun 2008-2010. Tabel 3.3 Tingkat Turnover Karyawan pada Tahun 2008-2010 Jumlah Tahun Resign Retired Passed TermiAway nation karyawan keluar 2008 15 26 4 45 2009 27 30 3 4 64 2010 35 63 4 102 Sumber : Data The Sultan Hotel Jakarta, diolah Menurut
Jumlah karyawan 886 870 768
Tingkat Turn Over 5,07 % 7,35 % 13,2 %
McCarthy (http://www.marrek.com/tips/tipsandarticles.htm), aturan
tingkat turnover yang baik adalah dibawah 15%. Dapat disimpulkan bahwa tingkat turnover karyawan masih dinyatakan baik, tetapi setiap tahun jumlah karyawan mengalami penurunan. Hal ini harus menjadi perhatian pihak perusahaan untuk mengantisipasi hal tersebut. Keterangan : Angka turnover dapat dihitung dengan menggunakan rumus sbb: (Jumlah Karyawan yang keluar/ Jumlah Karyawan) x 100%
96 2. Demografi karyawan Selain data turnover karyawan akan disajikan data demografi karyawan yang telah diolah untuk melihat grading jumlah karyawan yang kosong pada 3 tahun terakhir yang disajikan pada Tabel 3.4 berikut. Tabel 3.4 Jumlah Posisi Kosong Berdasarkan Grading Tahun 2008-2010 Tahun Jumlah Posisi Kosong Rank & Supervisor Section ADH File Head 2008 Berkurang Berkurang Berkurang Bertambah 29 15 3 5 2009 Berkurang Berkurang Berkurang Berkurang 32 16 4 4 2010 Berkurang Berkurang Bertambah Berkurang 53 9 5 1 Sumber : Data The Sultan Hotel Jakarta, diolah
DH Berkurang 4 0 Berkurang 1
Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa pihak manajemen The Sultan Hotel untuk dapat memperhatikan dan mengantisipasi posisi-posisi kosong pada tiap grading. Pada Tabel 3.5 dibawah ini akan disajikan demografi karyawan berdasarkan lama bekerja karyawan The Sultan Hotel. Tabel 3.5 Demografi Karyawan Berdasarkan Lama Bekerja Lama bekerja Jumlah Karyawan < 3 tahun 0 3 ≤ 6 tahun 0 6 ≤ 9 tahun 32 9 ≤ 12 tahun 6 12 ≤ 15 tahun 167 15 ≤ 18 tahun 260 18 ≤ 24 tahun 89 24≤ 30 tahun 181 >30 tahun 33 Total 768 Sumber : Data The Sultan Hotel Jakarta Desember 2010
% 0% 0% 4% 1% 22% 32% 12% 24% 5% 100%
Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa karyawan The Sultan hotel paling lama bekerja pada usia 15 hingga 18 tahun sebesar 32% dengan 260 karyawan dan usia
97 24 hingga 30 tahun sebesar 24% dengan 181 karyawan. Jumlah keseluruhan tersebut adalah 441 karyawan dengan perbandingan jumlah populasi 768 karyawan yang dapat dikatakan bertahan tetap bekerja pada The Sultan. Berdasarkan wawancara dengan pihak HRD, karyawan merasa nyaman dengan fasilitas yang disediakan seperti asuransi kesehatan yang terjamin beserta keluarganya. Dengan situasi seperti ini pihak manajemen dapat memanfaatkannya untuk mengembangkan para karyawan agar mencapai kualitas sumber daya manusia yang baik. Sedangkan pada Tabel 3.6 dibawah ini akan disajikan demografi karyawan berdasarkan umur. Tabel 3.6 Demografi Karyawan Berdasarkan Umur Umur Jumlah Karyawan <25 0 26-30 10 31-35 27 36-40 169 41-45 235 46-50 187 >50 140 Total 768 Sumber : Data The Sultan Hotel Jakarta Desember 2010
% 0% 1% 4% 22% 31% 24% 18% 100%
Dari tabel diatas dapat disimpulkan bahwa jumlah karyawan terbanyak The Sultan hotel yaitu pada usia 41 hingga 45 tahun berjumlah 235 orang. Dan terdapat jumlah karyawan 140 orang yang lebih dari 50 tahun, dimana 5 tahun mendatang akan pensiun. Hal ini harus menjadi perhatian perusahaan untuk mempersiapkan pengganti karyawan. 3.
Survey Kepuasan Tamu Untuk menelaah data dampak kepuasan tamu terhadap pelayanan SDM yang ada
dibandingkan dengan hotel lain dapat dilihat pada Tabel 3.7 dibawah ini.
98 Tabel 3.7 Tabel Survey Kepuasan Tamu Keterangan
Nama Hotel
Bintang Hotel
Rank
Berdasarkan Kepuasan tamu Total Positive Netral Negative Review
Hotel yang dibahas
The Sultan 5 2,3 281 50 199 Hotel Jakarta Pesaing Hotel 5 4,9 124 48 71 Hotel Baru Indonesia berkembang Kempinski Jakarta The Ritz5 4,7 149 69 74 Carlton Pacific Place Jakarta Pesaing Mulia Hotel 5 4,8 425 170 240 Hotel Lama Borobudur 5 3,5 246 70 157 Hotel Le Meridien 5 2,7 309 61 229 Jakarta Atlet Century 4 2,3 279 64 193 Park Hotel Crown Plaza 4 3,8 412 93 280 Hotel Sumber: http://www.wego.com/id/hotels/indonesia/jakarta,(24 April 2011)
32 5
6
15 19 19 22 39
Dari data tabel diatas dapat disimpulkan dengan The Sultan Hotel Jakarta mendapat rank 2,3 dari 281 responden sehingga diperlukan peningkatan terhadap kualitas sumber daya manusia. Rata-rata alasan negatif dari responden untuk The Sultan Hotel Jakarta disebabkan oleh respon yang lambat, beberapa karyawan kurang ramah, dekor ruangan perlu diperbaiki, ruang kamar kurang bersih, sistem hotel kurang baik, banyak tamu komplain tetapi tidak ada manajemen yang mengatasi hal tersebut, terdapat staf yang kurang berpengalaman.
3.3.3
Survey Kuesioner Penilaian Aktivitas SDM Untuk mendukung penelitian, penulis mengumpulkan data dengan menggunakan
kuesioner dari karyawan mengenai penilaian terhadap aktivitas SDM antara lain : perekrutan dan penyeleksian, penilaian kinerja, pelatihan dan pengembangan karier.
99 Populasi dalam penelitian ini adalah karyawan The Sultan Hotel Jakarta yang terdiri dari 768 karyawan tetap. Sampel adalah sebagian inti dari populasi yang kemudian terpilih dan datanya dikumpulkan melalui penelitian. Dengan mengunakan rumus slovin dan tingkat kesalahan yang digunakan 5% maka didapatkan sample 263 orang. Tehnik yang digunakan dalam penelitian ini adalah Simple Random Sampling dalam probability sampling, yaitu “tehnik pengambilan sample yang dilakukan secara acak tanpa memperhatikan strata yang ada dalam populasi itu”. Hasil kuesioner yang didapat :
Penilaian terhadap aktivitas perekrutan dan penyeleksian
Tidak Baik 44% Baik 56%
Gambar 3.3 Penilaian Terhadap Aktivitas Perekrutan dan Penyeleksian Alasan aktivitas perekrutan tidak baik berdasarkan kuesioner disajikan dalam Tabel 3.8 berikut: Tabel 3.8 Alasan Aktivitas Perekrutan dan Penyeleksian Tidak Baik No Alasan 1 2
Dalam proses penyeleksian kurang didukung dengan tes IQ dan EQ secara tertulis yang dapat mencerminkan kepribadian dari pelamar Sulitnya perekrutan dari internal untuk mengisi posisi kosong,
Presentasi (%) 45,69 34,48
100 3 4 5 Total
walaupun sudah ada pengumuman dalam mading Tes penyeleksian tidak digunakan untuk bahan pertimbangan lebih lanjut, misalnya dalam perpindahan jabatan Tidak memberi alasan Surat panggilan tes dengan pelaksanaan tes yang terlalu dekat
15,52 2,59 1,72 100%
Penilaian terhadap aktivitas penilaian kinerja
Tidak Baik 48%
Baik 52%
Gambar 3.4 Penilaian Terhadap Aktivitas Penilaian Kinerja Alasan aktivitas penilaian kinerja tidak baik berdasarkan kuesioner disajikan dalam Tabel 3.9 berikut: Tabel 3.9 Alasan Aktivitas Penilaian Kinerja Tidak Baik No Alasan 1 2 3 4 5 6 Total
Kurang terpantaunya keseluruhan kinerja karyawan karena penilaian kinerja dilakukan 1 tahun sekali Tidak objektif/tidak akurat karena tidak ada bukti pendukung tentang penilaian tersebut Didalam penilaian tidak ada feedback mengenai pengembangan karyawan Dilakukan hanya untuk persyaratan kenaikan gaji Tidak memberi alasan Harus menggunakan bottom up, tidak hanya top down
Presentasi (%) 29,92 27,55 21,25 18,89 1,57 0,82 100%
101
Penilaian terhadap aktivitas pelatihan
Baik 37%
Tidak baik 63%
Gambar 3.5 Penilaian Terhadap Aktivitas Pelatihan Alasan aktivitas pelatihan tidak baik berdasarkan kuesioner disajikan dalam Tabel 3.10 berikut: Tabel 3.10 Alasan Aktivitas Pelatihan Tidak Baik No Alasan 1 2 3 4 5 6 7 Total
Tidak dirasakan manfaat pelatihan untuk implementasi pekerjaan, tidak sesuai dengan kebutuhan dan tidak meningkatkan kinerja Pelatihan terbatas/kurang/perlu digalakkan Tidak ada/sangat jarang pelatihan untuk pengembangan karyawan Tidak ada penyimpanan data pelatihan yang telah diikuti karyawan oleh departemen HRD Pelatihan tidak mendapat dukungan dari atasan Tidak memberi alasan Tidak ada kesadaran dari masing-masing karyawan
Presentasi (%) 37,35 30.72 17,47 10,84 1,81 1,21 0,60 100 %
102
Penilaian terhadap aktivitas pengembangan karier
Baik 9%
Tidak Baik 91%
Gambar 3.6 Penilaian Terhadap Aktivitas Pengembangan Karier Alasan aktivitas pengembangan karier tidak baik berdasarkan kuesioner disajikan pada Tabel 3.11 berikut : Tabel 3.11 Alasan Aktivitas Pengembangan Karier Tidak Baik No Alasan 1 2 3 4 5 6 Total
3.3.4
Ketidakjelasan pengembangan karier mengakibatkan sulitnya untuk mengisi posisi kosong sehingga terjadi tumpang tindih pekerjaan (double job) Tidak mengalami peningkatan karier/pengembangan karier Tidak ada feedback dari penilaian kinerja mengenai rencana dan pengembangan karier karyawan Kenaikan promosi tidak didukung dengan pengembangan karier Tidak ada regenerasi oleh atasan, tidak ada dukungan dari atasan& manajemen Tidak memberi alasan
Presentasi (%) 31,39 30,54 18,83 12,13 6,27 0,84 100%
Analisis Outcomes HRM
Dari hasil daftar periksa, penelaahan dokumen, wawancara dan survey kuesioner terhadap aktivitas SDM, maka didapatkan analisis outcomes HRM sebagai berikut:
103 a. Perekrutan dan Penyeleksian Berdasarkan penilaian karyawan yang menyatakan aktivitas perekrutan dan penyeleksian tidak baik sebanyak 44 %, dikarenakan dalam proses penyeleksian kurang didukung tes IQ dan EQ, sulitnya perekrutan dari internal untuk mengisi posisi kosong, riwayat karyawan dan tes penyeleksian tidak digunakan untuk bahan pertimbangan lebih lanjut, misalnya dalam perpindahan jabatan, dan surat panggilan tes dengan pelaksanaan tes terlalu dekat. Hal ini juga didukung oleh hasil wawancara dimana efektifitas perekrutan berada pada peringkat kedua. Yang menjadi penyebabnya adalah sistem perekrutan dan penyeleksian dalam pemenuhan kebutuhan karyawan tidak terdokumentasi dengan baik. Hal ini mengakibatkan terjadinya pengulangan proses bisnis yang sama, proses pendataan pelamar dengan penyimpananan menggunakan kertas akan memperlambat pencarian data dan pengambilan keputusan. Selain itu untuk perekrutan secara internal sulit untuk dilakukan dikarenakan baik karyawan maupun department manager tidak tergerak untuk mengusulkan diri untuk perpindahan jabatan. Dalam tes penyeleksian yang berjalan hanya berupa tes tertulis yaitu tes bahasa inggris dan hotel ettiquete serta wawancara 1 kepada personnel manager dan wawancara 2 kepada department manager yang bersangkutan. b. Penilaian Kinerja Berdasarkan penilaian karyawan yang menyatakan aktivitas penilaian kinerja tidak baik sebanyak 48 %, dikarenakan kurang terpantaunya keseluruhan kinerja karyawan karena penilaian kinerja dilakukan 1 tahun sekali diakhir periode
104 sehingga mengakibatkan recent behavior bias dimana para karyawan menampilkan performa yang baik di saat penilaian akan berlangsung, tidak objektifnya penilaian karena tidak ada bukti pendukung tentang penilaian tersebut, didalam penilaian tidak ada feedback mengenai pengembangan karyawan, dilakukan hanya untuk persyaratan kenaikan gaji dan harus menggunakan bottom up tidak hanya top down. Hal ini juga didukung oleh wawancara kepada personnel staff bahwa benar penilaian hanya dilakukan 1 tahun sekali yang seharusnya dilakukan setiap 6 bulan sekali yang diperuntukkan sebagai monitoring dari peningkatan mutu karyawan. c. Pelatihan Berdasarkan penilaian karyawan yang menyatakan aktivitas pelatihan tidak baik sebanyak 63 %, dapat disimpulkan dengan alasan bahwa tidak dirasakan manfaat pelatihan untuk implementasi pekerjaan karena tidak sesuai dengan kebutuhan dan tidak ada evaluasi yang mengukur apakah pelatihan bermanfaat untuk diimplementasikan dipekerjaanya, pelatihan kurang digalakkan, sangat jarang pelatihan untuk pengembangan karyawan, tidak ada penyimpanan data pelatihan yang telah diikuti karyawan oleh departemen HRD, pelatihan tidak mendapat dukungan dari atasan, dan tidak ada kesadaran dari masing-masing karyawan. Hal ini juga didukung oleh survey kepuasan tamu yang mendapatkan rank 2,3 pada Tabel 3.7, sehingga perlu perbaikan dan peningkatan aktivitas pelatihan. Pernyataan ini juga dibenarkan dengan wawancara dengan training manager, bahwa terjadi hambatan dalam pelatihan yaitu analisa kebutuhan hanya diusulkan sepihak dari pihak HRD sehingga kurang support dari level manager dan tidak
105 ada kesadaran dari para karyawan. Setelah mengikuti pelatihan, karyawan dievaluasi hanya berdasarkan opini tentang pelatihan yang diikuti. d. Pengembangan karier Berdasarkan penilaian karyawan terhadap aktivitas pengembangan karier yang menyatakan tidak baik sebanyak 91 %, dapat disimpulkan dengan alasan bahwa ketidakjelasan pengembangan karier mengakibatkan sulitnya untuk mengisi posisi kosong sehingga terjadi tumpang tindih pekerjaan (double job), tidak mengalami peningkatan karier atau pengembangan karier, tidak ada feedback dari penilaian kinerja mengenai rencana dan pengembangan karier karyawan, kenaikan promosi tidak didukung dengan pengembangan karier, tidak ada regenerasi oleh atasan, tidak ada dukungan dari atasan dan manajemen. Hal ini juga didukung oleh data perusahaan penyebab turnover karyawan terbanyak disebabkan oleh faktor retired/pensiun yang disajikan pada Tabel 3.3 dan karyawan yang mendekati usia pensiun (55 tahun) tersebut pada bulan desember 2010 sejumlah 140 karyawan pada Tabel 3.6. Dari Tabel 3.4 juga dapat dilihat bahwa teradapat posisi kosong dan lama terisi dari 3 tahun kebelakang. Selain data penilaian karyawan dan penelaahan dokumen, hal ini juga didukung oleh wawancara kepada training manager yaitu sangat perlu adanya sistem informasi untuk sistem perekrutan dan penyeleksian, pelatihan, pengembangan karier diperusahaan ini, karena saat ini karyawan banyak yang bekerja tetapi tidak sesuai dengan standar kerja yang ditentukan dan sulitnya pergantian jabatan untuk mengisi posisi yang kosong sehingga akan berakibat pada penurunan kualitas perusahaan. Kurangnya motivasi pegawai dalam pengembangan karier, karena tidak ada sistem yang menunjang.
106 3.3.5
Hasil Akhir Analisis Berdasarkan analisis outcomes HRM dapat disimpulkan bahwa perlu adanya
perbaikan pada aktivitas sistem perekrutan, penyeleksian, penilaian kinerja, pelatihan serta diperlukan adanya aktivitas pengembangan karier untuk persiapan karyawan dengan kualifikasi tepat tersedia pada saat dibutuhkan. Untuk mengatasi masalah yang ada pada sistem yang berjalan saat ini, maka diusulkan adanya : a.
Membuat suatu sistem pencatatan database yang telah terkomputerisasi yang memudahkan pencatatan permintaan penambahan tenaga kerja, pencatatan data pelamar, surat panggilan tes, hasil tes seleksi dengan didukung oleh psikotest, surat pengangkatan, data karyawan dan dapat menampilkan report yang dibutuhkan oleh manajer secara cepat dan up to date melalui pencetakan berbagai dokumen dan laporan sebagai output dari sistem informasi sumber daya manusia sehingga mempermudah menghasilkan keputusan hasil penyeleksian.
b.
Sistem informasi yang dapat menyajikan penilaian kinerja yang objektif yaitu disertai catatan kejadian positif dan negatif
mengenai kinerja
karyawan tiap bulannya termasuk perencanaan karier karyawan secara cepat dan akurat. c.
Sistem informasi yang dapat mendata mengenai permintaan pelatihan oleh masing-masing departemen dan usulan program pelatihan oleh HRD, pendataan pelatihan yang telah diikuti oleh karyawan dan pemantauan evaluasi hasil pelatihan yang telah dilakukan. Sehingga diharapkan dapat
107 dirasakannya manfaat pelatihan yang telah dijalankan untuk implementasi pekerjaan. d.
Sistem informasi yang dapat mendata mengenai pengembangan karier karyawan dan membantu dalam membuat keputusan untuk terlaksananya perpindahan jabatan yang sesuai dengan rencana karier dan kemampuan individu.
Sehingga diharapkan dengan perbaikan ini dapat tercapai tujuan SDM sehingga dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan untuk menghasilkan kepuasan tamu dan meningkatkan pendapatan. Pada Tabel 3.12 dibawah ini adalah analisis kebutuhan informasi yang dibutuhkan perusahaan berdasarkan analisis permasalahan yang ada.
108 Tabel 3.12 Analisis Kebutuhan Informasi No Sasaran Masalah 1 Memperbaiki Sistem perekrutan dan penyeleksian proses perolehan dalam pemenuhan kebutuhan informasi yang karyawan masih menggunakan berhubungan penyimpanan kertas sehingga dengan data memperlambat pencarian data dan pelamar dan pengambilan keputusan. penyeleksiannya 2
Meningkatkan kualitas kinerja karyawan dengan penilaian yang objektif
Terjadi ketidakobjektifan penilaian kinerja akibat recent behavior bias dimana para karyawan menampilkan performa yang baik di saat penilaian akan berlangsung.
3
Menentukan pelatihan yang berkualitas
Sulit melakukan klarifikasi data pelatihan dikarenakan tidak terdokumentasi dari pelatihan tersebut dan hasil pelatihan kurang dirasakan manfaat bagi manajemen perusahaan dan karyawan.
Solusi Merancang sistem yang menyediakan dokumentasi terhadap informasi dan penyeleksian pelamar.
- Menyimpan catatan harian kejadian positif dan negatif untuk digunakan sebagai referensi penilaian kinerja. - Penilaian dilakukan 1 tahun dua kali sebagai monitoring dari peningkatan mutu karyawan. - Menyusun program pelatihan berdasarkan analisa kebutuhan masing-masing departemen dan kebutuhan organisasi. - Merancang evaluasi pelatihan dengan 4 tingkatan yaitu reaction, learning, behaviour, result. - Merancang sistem yang menyediakan dokumentasi pelatihan sehingga dapat dengan mudah dilakukan cross checked mengenai pelatihan yang telah
Kebutuhan Informasi • Data Pelamar, Pengalaman Organisasi, Riwayat Pekerjaan, Pendidikan dan Catatan Keluarga Pelamar • Hasil Tes Pelamar dengan penambahan hasil psikotest • Surat Pengangkatan Karyawan • Critical incident Method
• Usulan Pelatihan masingmasing departemen • Usulan Pelatihan training department • Evaluasi pelatihan department manager dan trainer • Data Pelatihan • History pelatihan karyawan
109 4
Menyusun penempatan karyawan dengan kualifikasi tepat tersedia pada saat dibutuhkan.
Lamanya terisi posisi kosong dan penempatan tidak didukung oleh persyaratan dan kualifikasi mngakibatkan menurunnya kualitas pekerjaan karyawan.
5.
Menyediakan informasi yang dapat digunakan oleh pihak manajeman untuk mendukung pengambilan keputusan.
Kesulitan memperoleh informasi dalam pengambilan keputusan yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia yang sudah terjadi selama beberapa periode.
diikuti karyawan. - Menempatkan karyawan berdasarkan penilaian kinerja dan masa kerja sesuai rencana karier serta hasil seleksi dan riwayat karyawan dapat menjadi bahan pertimbangan untuk mengambil keputusan - Merancang evaluasi pengembangan karier dengan 4 tingkatan yaitu reaction, learning, behaviour, result sebagai monitoring untuk mendapatkan kualifikasi karyawan sesuai dengan jabatan yang dituju.
• History Penilaian Kinerja beserta rencana karier karyawan • Masa kerja • History Tes Penyeleksian • Pengalaman Organisasi, Riwayat Pekerjaan, Pendidikan Karyawan • Usulan Pengembangan Karier • Data Pengembangan Karier • Evaluasi Pengembangan Karier department manager dan trainer • Surat Perpindahan Jabatan berdasarkan evaluasi pengembangan karier Merancang sistem yang • Laporan Pengangkatan menyediakan laporan yang berguna Karyawan untuk mendukung pengambilan • Laporan Penilaian Kinerja keputusan manajemen sesuai • Laporan Pelatihan dengan kategori yang diperlukan. • Laporan Evaluasi Pelatihan • Laporan Pengembangan Karier • Laporan Perpindahan Jabatan
110 3.4 Usulan Perbaikan Setelah didapat hasil akhir analisis yang diusulkan, maka perlu adanya metode tambahan dari sistem yang berjalan, berikut ini adalah penjabarannya : 1.
Metode Evaluasi Pelatihan Pelatihan adalah aktivitas dirancang untuk memberikan kepada individu pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk pekerjaan mereka sekarang. Berdasarkan buku Yuniarsih dan Suwatno (2009, pp138-139) program pelatihan perlu didukung oleh evaluasi berdasarkan informasi yang bisa diperoleh pada lima tingkatan yaitu reaction, learning, behaviour, result dan dapat pula ditambahkan dengan cost creativity untuk mengetahui besarnya biaya yang dihabiskan bagi program pelatihan.Pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan dalam suatu form evaluasi pelatihan secara umum disajikan pada Tabel 3.13 berikut:
Tabel 3.13 Tabel Evaluasi Pelatihan Sangat Puas Reaction (berdasarkan opini peserta) (4) 1 Penampilan bahan/ materi pelatihan 2. Kemampuan dalam membawakan materi oleh trainer 3 Sarana (tempat dan media) pelatihan 4 Penambahan keterampilan/ pengetahuan untuk diterapkan Sangat Learning (berdasarkan hasil Mengerti evaluasi trainer) (4) 5 Penguasaan konsep, pengetahuan dan keterampilan peserta pelatihan
Puas
Tidak Puas
(3)
(2)
Sangat Tidak Puas (1)
Mengerti
Cukup Mengerti (2)
Tidak Mengerti (1)
(3)
111 Behaviour (berdasarkan penilaian department manager) 6 Sikap karyawan setelah mengikuti program pelatihan Result (bersasarkan penilaian department manager) 7 Kuantitas kerja karyawan setelah mengikuti program pelatihan 8 Kualitas kerja karyawan setelah mengikuti program pelatihan
Sangat Baik (4)
Baik (3)
Buruk (2)
Sangat Buruk (1)
Sangat Baik (4)
Baik (3)
Buruk (2)
Sangat Buruk (1)
2. Modul dan Metode Evaluasi Pengembangan Karier Pengembangan adalah proses peningkatan kemampuan kerja individu yang dicapai dalam rangka mencapai karir yang diinginkan. Modul yang harus dimiliki dan telah diikuti tiap level karyawan untuk kenaikan posisi jabatan : 1. Modul yang harus diikuti rank and file untuk menjadi supervisor : a. Product knowledge hotel dan departemen untuk kerjasama dengan pihak luar perusahaan b. Telephone courtesy, grooming etiket, english training c. Direct supervisor d. Khusus untuk departemen food and beverage, hygiene & sanitation 2. Modul yang yang harus diikuti supervisor untuk menjadi manager : a. Sudah mengikuti modul supervisor b. Leadership training I c. Supervisor training
112 d. Problem solving e. Train the trainer I 3. Modul yang harus diikuti manager untuk menjadi assistant departement head: a. Sudah mengikuti modul manager b. Leadership training II c. Supervisor training d. Problem solving e. Train the trainer II 4. Modul yang harus diikuti assistant departement head untuk menjadi departement head: a. Sudah mengikuti modul assistant departement head b. Educational c. Experience d. Budgeting e. Staffing f. Forecasting g. Yield management h. Human resources Selain itu, pengembangan karier juga perlu dilakukan evaluasi seperti pelatihan, pertanyaan-pertanyaan yang akan ditanyakan dalam suatu form evaluasi pengembangan karier disajikan pada Tabel 3.14 berikut :
113 Tabel 3.14 Tabel Evaluasi Pengembangan Karier Sangat Puas Puas Reaction (berdasarkan opini peserta) (4) (3) 1 Penampilan bahan/ materi pengembangan 2. Kemampuan dalam membawakan materi oleh trainer 3 Sarana (tempat dan media) pengembangan 4 Penambahan keterampilan/ pengetahuan untuk diterapkan Sangat Mengerti Learning (berdasarkan hasil Mengerti evaluasi trainer) (4) (3) 5 Penguasaan konsep, pengetahuan dan keterampilan peserta pengembangan Sangat Baik Baik Behaviour (berdasarkan penilaian (4) (3) department manager) 6 Sikap karyawan setelah mengikuti program pengembangan Sangat Baik Baik Result (bersasarkan penilaian (4) (3) department manager) 7 Kuantitas kerja karyawan setelah mengikuti program pengembangan 8 Kualitas kerja karyawan setelah mengikuti program pengembangan
Tidak Puas (2)
Sangat Tidak Puas (1)
Cukup Mengerti (2)
Tidak Mengerti (1)
Buruk (2)
Sangat Buruk (1)
Buruk (2)
Sangat Buruk (1)
