39
BAB 4 ANALISA SISTEM YANG BERJAKAN SERTA USULAN 4.1 Gambaran Umum Perusahaan Tanggal 23 Agustus 2006 – Jakarta Hilton International Hotel secara resmi berubah nama menjadi The Sultan dan menandai hari pertamanya sebagai hotel internasional bintang lima yang independent. The Sultan merupakan nama hotel baru persembahan Singgasana Hotels and Resorts, perusahaan pengembang dan pengelola beberapa properti kelas atas di Indonesia. Dengan semakin maraknya hotel-hotel baru di Jakarta, The Sultan menyadari bahwa beragam kelebihan yang dimiliki akan lebih bermanfaat dengan status yang independent. The Sultan akan memiliki kebebasan untuk lebih menonjolkan diri diantara grup-grup hotel internasional bintang lima di Jakarta yang banyak menawarkan produk dan layanan serupa kepada pelanggan. The Sultan Hotel memperkenalkan konsep keramahtamahan dan kemegahan budaya Jawa dalam bentuk layanan tamu yang menawarkan kehangatan sebuah hotel butik dengan kemasan mewah hotel bintang luma. Konsep unik ini akan diterapkan di seluruh aspek acara, perayaan dan layanan hotel The Sultan.. The Sultan Hotel yang berlokasi di jalan Gatot Subroto dibangun pada tahun 1976 sebagai The Jakarta Hilton International Hotel. The Sultan Hotel merupakan kompleks yang terdiri dari tiga bangunan dan memilki taman terluas di Jakarta dengan lokasi strategis, yakni di segitiga emas Jakarta. The Sultan Hotel memperkenalkan konsep keramahtamahan dan kemegahan budaya Jawa pada layanan hotel internasional bintang lima. Hotel ini memiliki jumlah total 1084
39
40 kamar, sembilan ruang banquet, dan satu ballroom, fasilitas olahraga dan rekreasi, termasuk 13 lapangan tenis dan empat lapangan squash, restoran, bar, dan lounges, serta beragam fasilitas hotel bintang lima lainnya. 4.1.1 The Sultan Hotel Complex PT. Indobuildco merupakan owning company dari The Sultan Hotel Jakarta dan sebagai perusahaan pemilik telah memilih lokasi yang paling baik untuk hotel ini, yang kemudian dibangun dan dilengkapi untuk melayani kebutuhan para wisatawan dan usahawan, baik mancanegara maupun dalam negeri. Dalam kompleks seluas 13 hektar ini terdapat banyak sarana baik untuk makan, pertemuan, berolahraga maupun untuk sekedar bersantai. Berikut ini adalah sarana yang dimiliki oleh The Sultan Hotel. 1.
Nippon Kan Kompleks ini dilengkapi dengan sebuah danau buatan dan satu
restoran Jepang yang bernama Nippon Kan. Nippon Kan adalah salah satu restoran Jepang terkemuka di Jakarta, yang terdiri dari ruangan teppanyaki, yakiniku, washoku untuk sushi counter dan 6 tatami room. 2.
The Executive Club The Executive Club yang diresmikan pada tanggal 25
November 1974 merupakan sebuah klub eksklusif yang terbuka khusus bagi anggotanya. Hanya fasilitas Fitness Center yang dapat digunakan oleh tamu yang menginap di hotel. Tempat ini menyediakan sarana pertemuan bisnis, perjamuan, kegiatan social dan olahraga. Sarana yang tersedia adalah sebagai berikut : -
13 Lapangan tennis
41 -
4 Lapangan squash
-
1 Kolam renang
-
Pusat kesegaran jasmani yang dikelola oleh LIFE SPA
-
Jasmine Lounge
-
Taurus Room
-
Libra Ballroom
-
Ruang Pertemuan : Ancema(Anggrek, Cempaka, Mayar) dan Gemini
Room 3.
Main Tower Bangunan utama dari The Sultan Hotel Jakarta ini diresmikan
pada bulan Oktober 1976, berlantai 16 dengan jumlah kamar sebanyak 390 kamar. Fasilitas yang terdapat di Main Tower ini adalah: -
Kudus Bar and Terrace
-
Warung Bar
-
24 hours Peacock Café
-
Almari Drugstore and giftshop
-
Confiserie
-
Taman Sari Fine Dining Room
-
ASEAN Rooms 1 – 9
-
Golden Ballroom
-
Bank BNI ‘46
-
Zally Zaras Salon
-
The Bloom florist shop
-
Laundry Counter
-
MF International Tailor
42 -
Jogging Track sepanjang 500 m
-
Swimming Pool dan Children Playground
-
Pacto Tours and Travel
-
Rama Shinta batik shop
-
Classic leather shop
-
Classic tie shop
-
Opalindo
Jenis – jenis kamar di Main Tower : -
Superior
: 361 Regular Room Kamar Tidur Kamar Mandi
-
Junior Suites
: 16 Kamar Suites
Tempat tidur ukuran besar Kamar Mandi Ruang tamu -
Executive Suites
: 12 Kamar Suites
Tempat tidur ukuran besar Kamar mandi Ruang tamu dan ruang makan Peralatan dapur -
Royal Suites
: 1 Kamar tidur deluxe
Ruang tamu dan ruang makan 1 King size bedroom Kamar mandi
43
4. Garden Tower Dalam tahap pengembangan selanjutnya, pada tanggal 1 Februari 1985 diresmikan gedung tambahan berlantai 17, Garden Tower dengan jumlah kamar sebanyak 209 kamar. Fasilitas selain kamar yang ada di Garden Tower antara lain: •
Executive Business Center yang memiliki beberapa ruang meeting yaitu : Rinjani, Kerinci, Agung, Bromo dan Krakatau
•
Fasilitas yang ada di Executive Business Center
-
1 Perpustakaan
-
Internet room dan 4 komputer room
-
Reception desk
-
Office
-
Pantry
-
Fasilitas fotokopi, fax, print dan scanning
-
2 kamar kecil
•
Fitness Center yang dikelola oleh Life Spa
•
Reebok counter
•
Helipad
Jenis-Jenis Kamar di Garden Tower : •
Deluxe
: 179 Regular room Kamar mandi Kamar tidur
•
Junior Suite
: 15 Kamar Suites Ruang tamu
44 Tempat tidur ukuran besar Kamar mandi •
Executive Suite
: 28 Kamar suites Ruang tamu Tempat tidur ukuran besar Kamar mandi
•
Penthouse
: Berlokasi di lantai 17 Ruang tamu luas Ruang makan luas Tempat tidur ukuran besar Kamar mandi dengan Jacuzzi Ruang utama kamar tidur besar
5. The Residence I & II The Residence merupakan apartemen yang lengkap dengan perabotnya. Semua kamar dilengkapi dengan telepon, radio, televise, mini bar, dan hairdryer. Kamar khusus tidak merokok juga tersedia. The Residence memiliki dua gedung, yaitu The Residence I dan The Residence II. The Residence I berjumlah 132 unit berlantai 30, sedangkan The Residence II berjumlah 122 unit berlantai 29. Gedung ini diresmikan pada tanggal 23 September 1987, dan pada tanggal 1 Oktober mulai dioperasikan dengan masuknya para penyewa di menara I. Setiap unit dirancang seperti layaknya sebuah rumah tinggal yang nyaman dengan luas 150 – 260 meter persegi dan mempunyai perabot rumah tangga yang lengkap. Perbedaan antara apartemen dengan kamar
45 hotel terletak pada lama waktu tinggal, namun pelayanan dan sarana yang diberikan sama dengan tamu yang menginap di hotel. Dalam setiap unit terdapat fasilitas : •
Kamar tidur(bervariasi antara 2 atau 3 kamar tidur)
•
Ruang tamu
•
Ruang makan dan dapur
•
Gudang
•
2 kamar mandi
•
Kamar tidur pembantu
The Residence juga menyewakan fasilitas-fasilitas sebagai berikut: •
Swimming Pool
•
Mini market yang dikelola oleh Star Mart
•
Ruang pertemuan
6.
Lagoon Tower Pada tanggal 23 September 1993 diresmikan sebuah gedung
tambahan bertingkat 15 yaitu Lagoon Tower dengan kamar berjumlah 485 kamar. Fasilitas yang dimiliki adalah : •
Lagoon Café
•
Lagoon Lounge
•
Nan Xiang Chinese Restaurant
•
Pacto Tours & Travel
•
Tunnel menuju Balai Sidang Jakarta
•
Helipad
Jenis- Jenis kamar di Lagoon Tower: •
Grand Deluxe
: 341 Regular Room
46 Tempat tidur Kamar mandi •
Executive Floor
: 73 Kamar
Terletak di lantai 13 dan 14 Ruang tamu Kamar tidur Kamar mandi •
Junior Suite
: 18 Kamar Suites Ruang tamu Tempat tidur besar Kamar mandi
•
Executive Suites : 32 Kamar Suites
•
Royal Suites
: 5 Kamar Suites 1 dan 2 kamar tidur
kamar mandi mewah Ruang tamu dan ruang makan
Untuk saat ini hotel yang beroperasi di Sultan hanya Lagoon Tower, yang meliputi penginapan serta restoran dari tower lainnya, yang hotel sedang tidak beroperasi secara bisnis. 4.1.2 The Sultan Roots The sultan memiliki beberapa pedoman yang dijadikan sebagai akar dari hotel ini. Pedomannya adalah sebagai berikut : - Melayani tamu dengan menyebutkan nama.
47 - Menyapa para tamu dengan salam unik dalam bahasa Jawa serta menggunakan sikap dan bahasa tubuh yang tepat. - Mengambil tanggung jawab untuk setiap masalah. - Menangani panggilan telepon secara professional. - Melayani tamu dengan cepat dan tanggap. - Jangan pernah berkata “TIDAK” dan selalu menawarkan alternatif. - Tidak membeda-bedakan. - Mengingat kebiasaan dan kesukaan tamu. - Mendengarkan keluhan tamu dengan tulus dan penuh perasaan. - Menunjukkan arah dengan menggunakan ibu jari. 4.1.3 Visi dan Misi Perusahaan Visi - Menjadi
hotel
yang
dinamis,
sangat
nyaman,
mewah,
dan
menguntungkan, disertai dengan semangat untuk melayani dan menghargai budaya luruh keramahtamahan orang Indonesia. Misi Berikut ini merupakan Misi perusahaan yang berfungsi untuk mendukung visi. - Membangkitkan
kembali semangat dan mutu pelayanan yang sudah
menjadi tradisi The Sultan dalam upaya pemulihan reputasi sebagai hotel perpaduan antara resor dan bisnis di Jakarta. - Menghargai tradisi turun temurun dan reputasinya sebagai patokan / acuan ternama dalam hal keramahtamahan budaya jawa.
48
4.1.4 Strategi Perusahaan - Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu. - Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan pelayanan hotel. - Menambahkan aplikasi dan sistem yang dianggap penting oleh hotel.
49
4.1.5 Struktur Organisasi
Gambar 4.1 Struktur Organisasi Perusahaan (sumber : Assistant Manager HRD Hotel The Sultan tahun 2009)
49
50 4.1.6 Tugas dan Tanggung jawab 1. Singgasana hotels and resorts Singgasana Hotels and Resorts merupakan perusahaan pengembang dan pengelola properti di Indonesia. The Sultan Hotel Jakarta, Ayodya Resort Bali, Singgasana Hotel Surabaya, Singgasana Hotel Makassar, Bali Handara Kosaido Country Club, Lombok Golf Kosaido Country Club, The Residence, Executive Club Jakarta dan Thr Jakarta Convention Center. Filosofi Singgasana Hotels and Resorts adalah menawarkan Truly Indonesian Hospitality dalam tiap layanannya. 2. General Manager 1)
Membuat laporan mengenai perkembangan kegiatan usaha dan melaporkan ke pemilik.
2)
Merumuskan rencana kerja serta membuat strategi sesuai dengan tujuan dan kebijakan yang telah ada.
3)
Mengkordinasi dan mengawasi kegiatan kerja bawahannya.
4)
Berhak untuk mempromosikan, menaikan gaji, menghukum atau memecat bawahannya.
3. Resident Manager 1)
Membantu General Manager dalam pengaturan kamar serta kegiatan yang dilakukan oleh hotel.
2)
Bertanggung jawab kepada General Manager.
4. Executive Secretary 1)
Bertugas sebagai wakil dari General Manager.
2)
Memberikan saran mengenai strategi serta kebijakan kepada General Manager.
51 3)
Berhak untung meminta pertanggung jawaban kepada bawahannya.
4)
Bertanggung jawab kepada General Manager.
5. Financial Controller 1)
Bertanggung jawab kepada Executive Secretary.
2)
Bertugas untuk menganalisa pembukuan.
3)
Mengatur budget yang dimiliki hotel serta segala pembelian dilakukan melalui Financial Controller.
4)
Menyarankan strategi finansial kepada Executive Secretary.
5)
Melaporkan segala pengeluaran serta pemasukan kepada General Manager.
6)
Mengawasi segala kegiatan yang dilakukan oleh Operation Analyst Manager.
7)
Berhak untuk memecat Secretary.
Financial Controller memiliki Secretary yang tugasnya adalah : -
Bertanggung jawab kepada Financial Controller.
-
Membantu Financial Controller dalam menjalankan tugasnya dengan mencatat segala kegiatan yang dilakukan oleh Financial Controller.
-
Membantu Financial Controller dalam melakukan penjadwalan meeting dan penerimaan telepon serta pesan.
6. Operation Analyst Manager 1)
Bertanggung jawab kepada Financial Controller.
2)
Mengatur segala kegiatan yang dilakukan oleh hotel.
3)
Melaporkan segala kegiatan operasional kepada Financial Controller.
Dibawahi oleh Credit manager, Accounting manager, Purchasing manager dan IT manager yang tugasnya adalah sebagai berikut :
52 Credit Manager : -
Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager
-
mencatat dan melaporkan dengan segala pemasukan yang dilakukan melalui kartu kredit.
Accounting Manager : -
Bertanggung Jawab kepada Operation Analyst Manager.
-
Membuat pembukuan mengenai pemasukan serta pengeluaran yang dilakukan oleh hotel.
-
Melaporkan pembukuan kepada Operation Analyst Manager.
Purchasing Manager : -
Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager.
-
Melakukan pembelian yang dilakukan oleh hotel dengan persetujuan dari Financial Controller.
IT Manager : -
Bertanggung jawab kepada Operation Analyst Manager.
-
Menganalisis serta mencari tahu mengenai sistem komputer yang kirakira dapat digunakan dan membuat laporan kepada Operation Analyst Manager.
-
Memperbaiki dan mengawasi segala sistem komputer yang dipakai pada hotel
-
Melakukan maintainance bulanan terhadap komputer yang dipakai di hotel.
7. Director of Sales and Marketing 1)
Bertanggung jawab langsung kepada Resident Manager.
2)
Melakukan kegiatan Sales serta kegiatan marketing.
53 3)
Mengawasi Director of Sales dan Marketing and communication Manager.
4)
Segala kegiatan yang dilakukan oleh Director of Sales dan Marketing and communication Manager harus dilakukan setelah mendapat persetujuan dari Director of Sales and Marketing.
8. Marketing and communication Manager 1)
Bertanggung jawab kepada Director of Sales and Marketing
2)
Melakukan dan merencanakan segala kegiatan pemasaran serta promosi
3)
Melaporkan segala kegiatan pemasaran dan promosi kepada Director of Sales and Marketing.
9. Director of sales 1)
Bertanggung jawab kepada Director of Sales and Marketing
2)
Melaporkan semua kegiatan Sales kepada Director of Sales and Marketing.
3)
Mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh Sales Manager.
10. Director of Food and Beverages 1)
Bertanggung jawab kepada Resident Manager.
2)
Merencanakan serta menyarankan makanan dan menu yang disediakan oleh hotel.
3)
Mengawasi kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya.
4)
Dibawahi oleh :
-
Assistant of Food and Beverages yang bertugas untuk membantu Director of food and beverages serta mengawasi Food and Beverages Coordinator.
54 -
Food and Beverages Coordinator.
11. Executive Chef 1)
Bertugas untuk membuat menu baru
2)
Bertugas untuk mengawasi pembuatan makanan pada hotel
3)
Bertugas mengawasi Executive Sous Chef
4)
Berhak untuk memecat dan mengganti Sous Chef
5)
Dibawahi oleh
-
Executive Sous Chef yang bertugas untuk membuat kue dan makanan penutup dan dibawahi oleh:
-
Sous Chef
-
Pastry Chef
11. Director of room 1)
Bertugas untuk menangani pengaturan kamar pada hotel
2)
Bertanggung jawab atas kepada Resident Manager
3)
Mengawasi kegiatan bawahannya yang berhubungan dengan kamar
4)
Dibawahi oleh:
•
Security Manager yang bertugas untuk mengawasi keamaan hotel
Dibawahi oleh : -
Assistant Security Manager yang bertugas untuk membantu Security manager
-
Florist Manager yang bertugas untuk menghias banquet dan hotel dengan bunga
-
Gardening Manager yang bertugas untuk mengatur tata taman yang berada di hotel
-
House Keeper yang bertugas untuk membersihkan kamar
55 -
Laundry Manager yang bertugas untuk mencuci baju yang diinginkan oleh tamu
•
Assistant Director of room yang bertugas untuk membantu dan mendukung pekerjaan dirtektor of room.
Dibawahi oleh : -
Executive Housekeeper yang bertugas untuk mengawasi kegiatan dari house keeper dan Laundry Manager.
-
Front Office Manager yang bertugas untuk mengawasi kegiatan dari Front Office dan mendaftarkan tamu yang datang serta melakukan proses check-in, check-out dan pembayaran.
12. Director of Catering 1)
Bertugas untuk mengurusi makanan yang disediakan pada banquet pada acara-acara tertentu
Dibawahi oleh: -
Banquet Manager yang bertugas untuk mengatur acara yang terjadi di banquet
-
Banquet Sales Manager yang mendukung director of catering dalam melaksanakan tugasnya
13. Director of Human Resource 1)
Bertanggung jawab kepada Resident Manager
2)
Bertugas dalam hal perekrutan pegawai
3)
Bertugas untuk mengawasi pelatihan pegawai baru
Dibawahi oleh -
Assistant Director of HR yang bertugas untuk membantu Director of HR dalam melaksanakan tugasnya. Dibawahi oleh
56 -
HR Manager yang bertugas untuk mengkoordinir pelatihan dan mengawasi Training manager dan Personel manager
14. Director of Engineering 1)
Bertanggung jawab kepada Resident Manager
2)
Mengawasi kerusakan yang terjadi pada hotel
3)
Melakukan perbaikin apabila ada terjadi kerusakan
15. Executive Club Manager 1)
Bertanggung jawab kepada Resident Manager
2)
Bertugas dalam Executive Club yang ada pada hotel The Sultan
3)
Mengawasi kepuasan anggota Executive Club
Dibawahi oleh : -
Membership manager yang bertugas untuk mendaftarkan anggota baru pada Executive club serta mengurus kondisi keanggotaan tiap member
-
Assistant Food and Beverages Executive Club yang bertugas untuk mengatur makanan yang ada pada Executive Club
4.1.7 Proses Bisnis Hotel The Sultan Proses bisnis pada hotel The Sultan adalah sebagai berikut : 1) Tamu akan datang ke hotel setelah datang langsung ke hotel ataupun melakukan reservasi dengan menggunakan fasilitas internet atau telepon. 2) Resepsionist akan memeriksa keadaan kamar bagi tamu yang langsung datang ke hotel untuk melihat keadaan kamar yang kosong. Bagi tamu yang telah melakukan reservasi kamar sudah disediakan untuk ditempati, sebelum tamu dapat menempati kamar, maka reseptionist akan meminta kartu kredit serta pasport atau kartu tanda penduduk untuk di foto kopi. Kemudian pihak Reseptionist akan meminta metode pembayaran, apakah menggunakan kartu
57 kredit ataupun membayar dengan uang tunai. Apabila membayar dengan uang tunai. 3) Setelah melalui proses tersebut, maka tamu sudah diperbolehkan untuk masuk kamar dan kemudian dapat menggunakan fasilitas yang disediakan oleh hotel seperti room service ataupun fasilitas olah raga yang dimiliki oleh hotel. 4) Kemudian Laporan mengenai pembayaran akan di kirim ke bagian accounting yang kemudian memberikan hasil perhitungan dari pemasukan dan pengeluaran. Setiap bulannya laporan arus kas tersebut akan dilaporkan kepada financial controller yang kemudian akan dilaporkan kepada residence manager.
58
Resident Manager
Financial Controler
Invoice dan key card
Cek status kamar Receptionist Room
Guest
Restaurant
Telepon
Accounting Internet
Membayar dan mengembalikan key card Proses cek in
Supplier
Proses cek out
Gambar 4.2 Proses Bisnis Hotel The Sultan
59 4.1.8 Area Fungsi Bisnis Perusahaan Tabel 4.1 Area Fungsi Bisnis Perusahaan Area Fungsional Financial Controller
Fungsi Bisnis Keuangan
Director of Sales and Marketing
Sales and marketing
Director of HR
SDM
Director of room
Operasional
IT Manager
Maintainance
Proses Bisnis • Merancang dan membuat rencana keuangan • Membayar pembayaran pajak • Melakukan evaluasi dan analisis kas keuangan • Membuat Laporan keuangan • Menghitung pembayaran pajak • Memeriksa laporan cash flow yang telah dibuat oleh accounting manager • Menyetujui atau menolak proposal dari bagian pembelian • Melakukan pemasaran • Menganalisapenjualan • Melakukan Analisa pasar • Menganalisa pengaturan harga • Melakukan perekrutan pegawai baru • Melakukan pelatihan • Melakukan pembayaran gaji • Melakukan perhitungan gaji • Mengatur keadaan kamar • Mengawasi keamanan pada hotel • Mengawasi keadaan hotel • Mengawasi kondisi komputer hotel • Membetulkan komputer apabila terjadi kerusakan • Mengawasi sistem hotel
Subyek Data Surat Jalan Purchase Order Invoice Supplier Konsumen
Konsumen
Konsumen Karyawan
Konsumen Karyawan
Karyawan komputer
60 Director of Engineering
Maintainance
•
Melakukan perbaikan bagian hotel yang rusak • mengawasi fasilitasfasilitas hotel 4.2 Analisis Lingkungan Eksternal bisnis perusahaan
Karyawan Sarana dan prasarana
Analisis lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah faktor-faktor yang diluar perusahaan yang mempengaruhi bisnis perusahaan. Hal itu dapat berdampak baik bagi perusahaan ataupun memberikan dampak yang kurang baik untuk perusahaan. Analisi yang dipakai untuk melihat lingkungan eksternal bisnis perusahaan adalah analisis daya pesaingan porter dan analisis PEST. 4.2.1 Analisis Daya persaingan Porter Melalui analisis daya persaingan Porter, maka akan dapat dilihat seberapa besarnya pengaruh persaingan yang berasal dari industrious rivalry (daya pesaing), Bargaining power of Supplier (kekuatan tawar-menawar dengan supplier), Bargaining power of Buyer (kekuatan tawar-menawar dengan pembeli/pelanggan), Potential new entrant (potensi terhadap datangnya pendatang baru) dan subtitute produk (produk pengganti) Berikut ini adalah analisis daya pesaing untuk The Sultan hotel adalah :
61
Gambar 4.4 lima daya persaingan Porter • Intraindustries Rivalry (Pesaing) Pesaing bagi The Sultan hotel adalah hotel mulia, Kemang Icon hotel dan hotel Grand Melia hotel. Hal ini dikarenakan hotel mulia, hotel Kemang icon dan hotel Grand Melia seperti halnya dengan The Sultan hotel, adalah hotel berbintang lima dan juga merupakan hotel yang terletak di Jakarta Selatan. Jakarta Selatan dapat dikatakan sebagai daerah di Jakarta yang perkembangannya paling cepat diantara kotamadya Jakarta lainnya. Daerah kungingan misalnya, yang dikenal sebagai daerah Golden Triangle dari bisnis di Jakarta. Serta Kemang dengan berbagai hiburan malam yang ditawarkan. Hotel Mulia, seperti halnya dengan The Sultan hotel, letaknya berdekatan dengan tempat hiburan ataupun Jakarta Convention Center. Sedangkan Hotel
62 Kemang Icon terletak di kemang yang merupakan pusat hiburan malam di Jakarta dan dapat menarik perhatian para turis-turis dari mancanegara. Sedangkan Hotel Grand Melia terletak di kuningan, yang merupakan jantung bisnis di Jakarta. Meskipun begitu The Sultan hotel memiliki keunggulan dalam hal fasilitas yang lebih lengkap, serta memiliki tarif harga yang lebih murah dari para pesaingnya. • Ancaman pendatang baru Ancaman pendatang baru juga datang dari developer hotel yang sudah memiliki nama dan reputasi di mancanegara yaitu hotel Ritz Carlton, satu lagi merupakan Raffless Hotel yang diperkirakan akan selesai pada tahun 2011. Datangnya pendatang baru itu diperkirakan akan mempengaruhi persaingan pada The Sultan Hotel karena hotel-hotel tersebut sudah memiliki nama di luar negeri, dan memungkinkannya memberi dampak berkurangnya turis-turis asing yang datang ke The Sultan Hotel. Meskipun begitu, masuknya pendatang baru diperkirakan akan memperoleh berbagai halangan, seperti halnya harga tanah yang naik, keadaan krisis global yang mempengaruhi harga yang menyebabkan butuhnya modal yang lebih besar dalam membangun hotel tersebut. The Sultan Hotel sebagai hotel yang sudah lama berdiri memiliki berbagai unggulan dalam hal persaingan dari pendatang baru yang akan datang, hotel ini berada di tempat yang sangat strategis dengan tanah yang sangat luas dan sudah memiliki infrastruktur yang kuat. Maksud dari infrastruktur yang kuat adalah hotel ini telah memiliki berbagai pengalaman mengenai manajemen, strategi dan sudah berkerja sama dengan beberapa
63 perusahaan. Hotel ini juga sudah mempunyai banyak pengalaman serta mempunyai sumber daya manusia yang berpengalaman. • Adanya produk pengganti Produk pengganti seperti halnya Motel, Service Apartement dan losmen merupakan alternatif yang dapat dipilih oleh perusahaan atau pun turis, karena biasanya memiliki harga yang lebih murah dari hotel-hotel biasanya. Meskipun fasilitas serta pelayanan yang ditawarkan sangat berbeda dari hotel, namun ini dapat dijadikan alternatif karena harganya lebih murah dari hotel. • Kemampuan tawar - menawar Pelanggan Tamu pada The Sultan Hotel sebagian besar adalah pebisnis asing maupun pebisnis lokal, yang kedua adalah individual tanpa instansi, yang ingin liburan ataupun yang melakukan perkawinan di hotel dan menyewa ballroom dalam melaksanakan perkawinannya ataupun orang-orang dari luar kota yang ingin menghadiri acara yang berada di Jakarta Convention Center. Pebisnis yang datang biasanya datang dari instansi-instansi menengah ke atas serta datang dari perusahaan penerbangan luar negeri, yang menginap selama mereka melakukan kegiatan bisnis ataupun menunggu jadwal terbang berikutnya. Kekuatan pembeli sangat kuat, karena Jakarta merupakan pusat dari kegiatan bisnis di Indonesia yang menyebabkan banyaknya investor yang datang, karena banyaknya hotel yang terletak di Jakarta maka para pelanggan dapat memilih hotel sesuai dengan lokasi dan fasilitas yang diinginkan selama menghuni di hotel tersebut.
64 • Kemampuan tawar – menawar Supplier The Sultan Hotel mempunyai suplier dalam berbagai bidang, diantaranya adalah makanan dan IT. Maka dari itu supplier dari The Sultan Hotel adalah : - PT Realta Chakradama - PT Indoguna - PT Datacom Dengan adanya supplier dari berbagai bidang maka The Sultan Hotel tidak memiliki permasalahan karena supplier – supplier tersebut telah lama berkerja sama dengan hotel ini. Tekanan tawar – menawar yang dimiliki oleh hotel ini tidak terlalu besar dalam bidang, karena banyak supplier yang dapat menggantikannya. Namun dalam hal pengadaan barang komputer serta melakukan penambahan modul pada sistem yang telah dipakai dapat dihitung cukup besar, karena perusahaan yang membuat sistem tersebut juga menyediakan peralatan komputer yang dipakai. Beda dengan barang, sistem yang dipakai lebih mudah bagi perusahaan yang membuatnya untuk mengubahnya sesuai dengan perubahaan yang diinginkan oleh hotel. Apabila pada suatu saat hotel memutuskan untuk mengganti supplier, maka akan memakan waktu lagi bagi supplier baru dalam bidang tersebut untuk mengubahnya. 4.2.2 Analisis PEST • Politik Kondisi politik Indonesia yang tidak stabil saat ini dijadikan pedoman bagi hotel-hotel untuk meningkatkan keamanan. Begitu pula dengan peraturan hukum mengenai berbagai masalah yang marak terjadi di hotel-hotel.
65 Keamanan tiap hotel harus ditingkatkan, mungkin bagi para tamu diperiksa sebelum masuk merupakan hal yang tidak perlu, tetapi sangat di butuhkan untuk meningkatkan keamanan hotel. Pihak hotel juga harus sudah mulai waspada apabila terjadi kegiatan yang mencurigakan tanpa mengurangi tingkatan pelayanan, hal ini dapat dijadikan acuan bagi hotel untuk meningkatkan keamanan namun tidak mengurangi pelayanan yang ditawarkan oleh hotel. • Ekonomi Krisis global yanng melanda dunia sangat mempengaruhi segala kegiatan bisnis di dunia ini. Nilai tukar rupiah terhadap dolar juga telah menurun yang mempengaruhi harga untuk menginap di hotel serta juga meningkatkan biaya-biaya yang dibutuhkan untuk melakukan pemeliharaan terhadap segala fasilitas yang ada di hotel. Untuk mengimbangi kondisi ekonomi yang seperti ini maka The Sultan Hotel membutuhkan kerjasama dengan instansi-instansi bisnis dari luar kota maupun dari luar negeri yang sering melakukan kegiatan di Jakarta untuk menginap di hotel ini ketika melakukan kegiatan bisnisnya. • Sosial Daya beli masyarakat indonesia di tengah-tengah krisis global yang melanda dunia ini dinilai lebih baik dari beberapa negara-negara lainnya. Dengan dekatnya lokasi hotel dengan Jakarta Convention Center diharapkan dapat menarik orang dari luar kota yang ingin menghadiri acara di Jakarta Convention Center untuk menginap di hotel The Sultan karena sangat dekatnya hotel dengan lokasi terjadinya acara. Meningkatnya tingkat pendidikan juga dapat meningkatkan jumlah tamu yang menghadiri hotel,
66 karena dengan meningkatnya tingkat pendidikan maka semakin banyak orang yang membuka bisnis dan meningkatnya karyawan, terutama di luar kota, dan dengan Jakarta sebagai pusat bisnis di Indonesia, maka akan semakan banyak orang yang melakukan kegiatan bisnis di kota ini. • Teknologi Pesatnya kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi di Indonesia menyebabkan meningkatnya pelayanan bagi hotel untuk para tamunya, dengan adanya kemajuan teknologi, maka akan dapat mengurangi margin of error bagi hotel. Dengan meningkatnya ilmu pengetahuan dan teknologi, maka para calon pelanggan akan lebih mudah dalam melakukan reservasi dan pembayaran dengan menggunakan sistim pemesanan kamar serta pembayaran kamar secara online. The Sultan Hotel juga menggunakan teknologi iptek dalam bagian HRD yang memiliki ratusan karyawan dengan melakukan absensi karyawan dengan sidik jari, sehingga mengurangi adanya karyawan yang membolos. 4.3 Analisis Rantai Nilai (Value Chain) Merupakan analisis yang mengidentifikasi aktifitas bisnis yang dilakukan oleh The Sultan Hotel. Analisis Value Chain dibagi menjadi 2, yaitu aktifitas utama dan aktifitas pendukung. Aktifitas utama merupakan logistik dalam, logistik keluar, pemasaran dan pelayanan sedangkan aktifitas
pendukung
meliputi pembelian,
pengembangan teknologi,
manajemen sumber daya manusia serta infrastruktur perusahaan.
67 Infrastruktur Perusahaan : Manajemen perusahaan, Lokasi yang strategis, Fasilitas yang lengkap Manajemen Sumber Daya Manusia : Perekrutan dan pelatihan Pengembangan Teknologi: Mengembangkan Sistem informasi pada hotel Pembelian:
Margin
Pembelian peralatan kamar, pembelian bahan-bahan makanan dan minuman Logistik
Operasi
Logistik Keluar
Pemasaran
Pelayanan
• Penyimpanan
• Pendaftaran
• Makanan
• Iklan pada
• Pelayanan yang
data pelanggan
pelanggan
maupun
media
bersifat ala jawa
• Penyimpanan
• memeliahara
minuman.
maupun
yang
media
menggambarkan
elektronik
ciri khas Indonesia
dalam
kondisi hotel
• Sabun
makanan
dan • pembayaran
shampoo
minuman
• Pembersihan
persediaan
serta
cetak
• Sendal hotel
kamar • Pemesanan room service
Gambar 4.6 Value Chain 1.
Aktivitas Pendukung:
•
Infrastruktur Perusahaan
Infrastrukur perusahaan berhubungan dengan yang dilakukan oleh pihak manajemen hotel. Mengenai bagaimana pengembangan hotel yang dapat dilakukan serta bagaimana pihak manajemen berkerja dalam hal mendukung aktifitas utama hotel. Lokasi yang strategis dan fasilitas yang lengkap juga merupakan bagian dari infrastrukur perusahaan yang mendukung aktivitas utama.
68 •
Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen seumber daya manusia yang ada di The Sultah Hotel dikelola pada bagian HRD, apabila pada bagian di struktur organisasi yang membutuhkan pegawai baru maka melaporkannya kepada bagian HRD, kemudian bagian HRD akan melaporkan kepada Resident Manager mengenai perlu atau tidaknya melakukan pencarian pegawai baru, apabila disetujui maka bagian HRD akan mulai merekrut pegawai serta melakukan wawancara dan pelatihan. Gaji dan absensi para pegawai dihitung pada bagian HRD.
•
Pengembangan Teknologi
Pemanfaatan
teknologi
yang
dilakukan
oleh
hotel
adalah
mengimplementasikan Sistem informasi hotel yang mengintegrasikan bagian-bagian pada hotel dengan menggunakan Software Rhapsody. Teknologi sistem informasi HRD juga di implementasikan pada bagian HRD, teknologi ini meliputi melakukan absensi menggunakan sidik jari, perhitungan gaji serta perhitungan cuti. •
Pembelian
Pembelian yang dilakukan oleh hotel The Sultan meliputi pembelian makanan dan minuman untuk restoran serta minibar dan juga pembelian perlengkapan kamar seperti lampu, kaca, tempat tidur dan bed cover. 2. Aktifitas Utama •
Logistik dalam
Logistik dalam merupakan penerimaan tamu hotel The Sultan mencatat tamu yang pernah menginap di hotel serta juga mencatat reservasi yang dilakukan oleh calon tamu. Persediaan makanan dan minuman juga termasuk dalam logistik dalam.
69 •
Operasi
Operasi pada hotel The Sultan adalah tamu menginap melalui reservasi dan datang langsung, kemudian apabila tamu ingin memesan makanan untuk kamar hotel dapat dilakukan melalui room service, minibar juga tersedia bagi para tamu yang ingin menggunakannya. Setelah tamu melakukan check-out maka total akan dihitung kemudian setelah tamu itu melakukan proses pembayaran. •
Logistik keluar
Hotel sebagai perusahaan jasa memiliki logistik keluar yang cukup sedikit, yang dapat diperhitungkan sebagai logistik keluar adalah makanan dan minuman yang disediakan untuk tamu atau makanan dan minuman yang dipesan oleh tamu. •
Pemasaran
Pemasaran yang dilakukan oleh hotel The Sultan melalui media massa, yaitu koran serta majalah. The Sultan juga berkerja sama dengan beberapa travel agent dalam hal menaruh brosur hotel pada beberapa travel agent di Indonesia. •
Pelayanan
Pelayanan hotel adalah pelayanan yang bersifat kejawaan yang merupakan ciri khas Indonesia. Aktifitas pelayanan juga diperlukan untuk menjalin hubungan yang baik dengan para tamunya agar tamu yang menginap dapat merasakan ciri khas Indonesia yang unik.
70 4.4 Analisis SWOT Analisis SWOT merupakan analisis yang digunakan untuk mencari tahu Strength (kekuatan), Weakness(kelemahan), Oportunities(peluang) dan Threats(ancaman) perusahaan. Berikut ini adalah SWOT analisis perusahaan, analisis ini dibagi 2 yaitu analisis SWOT internal dan eksternal: 1. Analisis Faktor Internal A. Kekuatan - Hotel The Sultan merupakan hotel yang sudah lama berdiri dan
memiliki
nama yang sudah besar di Indonesia. - Bentuk gedung yang megah serta memiliki fasilitas yang banyak. - Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center. - Memiliki area parkir yang luas. - Memiliki kamar yang besar dan bervariasi. - Variasi makanan dan minuman yang tersedia. B. Kelemahan - Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel. - Fasilitas meeting yang terbatas. - Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel. - Tingkat servis yang minimal. - Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk menghindari 3 in 1. Faktor-faktor strategi internal Kekuatan : • Merupakan hotel yang sudah
Bobot
Rating
Bobot x Rating
0,05
2
0,10
71 berdiri lama dan sudah memiliki nama. • Gedung megah serta fasilitas yang lengkap • Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center. • Memiliki area parkir yang luas. • Memiliki kamar yang besar dan bervariasi. • Variasi makanan dan minuman yang tersedia. Kelemahan : • Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel. • Fasilitas meeting yang terbatas. • Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel. • Tingkat servis yang minimal. • Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk menghindari 3 in 1.
0,05
3
0,15
0,20
4
0,80
0,05
1
0,05
0,20
3
0,60
0,10
1
0,10
0,05
2
0,10
0,10
3
0,30
2
0,10
0,10
3
0,30
0,05
2
0,10
0,05
Total 1,00 Total Kekuatan 1,80 Total Kelemahan 0,80 Tabel 4.2 Tabel IFAS
72 2. Analisis Faktor Eksternal A. Peluang - Strategic Alliance - Jakarta Convention Center. - Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang. - Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan. - Selebritis internasional yang melakukan konser di tenis indoor, Jakarta Convention Center. - Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan anggota pemerintah di luar Jakarta menginap di hotel. B. Ancaman - Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum. - Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen yang memberikan harga lebih murah. - Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta - Kemanan nasional yang tidak stabil. Tabel 4.3 Tabel EFAS Faktor-faktor strategi eksternal Peluang : • Strategic Alliance - Jakarta Convention Center. • Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang. • Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan.
Bobot
Rating
Bobot x Rating
0,10
1
0,10
0,20
3
0,60
0,20
3
0,60
73 • Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan anggota pemerintah di luar Jakarta menginap di hotel. Ancaman : • Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum. • Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen yang memberikan harga lebih murah. • Kemanan nasional yang tidak stabil. • Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta.
0,10
2
0,20
0,10
2
0,20
0,10
2
0,20
0,10
2
0,20
1
0,10
0,10
Total Total Peluang Total Ancaman Melalui analisis IFAS dan EFAS,
1,00 1,50 0,70 maka dapat digambarkan bahwa The Sultan
Hotel berada pada diagram SWOT sebagai berikut: • Titik X : Kekuatan – kelemahan Menurut Diagram IFAS adalah sebagai berikut : Total bobot rating kekuatan : 1,80 Total bobot rating Kelemahan : 0,80 Titik X : 1,80 – 0,80 = 1,00 • Titik Y : Peluang – Ancaman Menurut diagram EFAS adalah sebagai berikut :
74 Total bobot rating Peluang : 1,50 Total bobot rating Ancaman : 0,70 Titik Y : 1,50 – 0,70 = 0,80 Maka diagram analisis SWOT adalah sebagai berikut : BERBAGAI PELUANG
X(0,80, 0,80) 0,80
KELEMAHAN INTERNAL
KEKUATAN INTERNAL 0,80
BERBAGAI ANCAMAN
Gambar 4.5 Diagram SWOT Dengan diagram SWOT diatas, maka dapat disimpulkan bahwa The Sultan Hotel berada pada Kuadran I, dimana The Sultan Hotel akan menggunakan strategi SO ( Strength – Opportunity), yaitu dengan memanfaatkan segala kekuatan yang dimiliki untuk memanfaatkan peluang – peluang yang ada. Berikut ini adalah matrik Swot hotel The Sultan Tabel 4.4 Matriks SWOT
IFAS
STRENGTHS(S) • Hotel The Sultan merupakan hotel yang sudah lama berdiri dan memiliki nama yang sudah besar di
WEAKNESS(W) • Daya tarik yang rendah terhadap furnitur lama yang digunakan oleh hotel. • Fasilitas meeting
75
EFAS OPPORTUNITIES (O) • Strategic Alliance - Jakarta Convention Center. • Proyek bisnis yang berkembang pesat di Jakarta dalam berbagai bidang. • Event international olah raga yang berada pada kompleks Senayan. • Selebritis internasional yang melakukan konser di tenis indoor, Jakarta Convention Center. • Posisi hotel yang dekat dengan pusat pemerintahan yang menyebabkan anggota pemerintah di luar Jakarta menginap
Indonesia. • Bentuk gedung yang megah serta memiliki fasilitas yang banyak. • Memiliki hubungan dengan Jakarta Convention Center. • Memiliki area parkir yang luas. • Memiliki kamar yang besar dan bervariasi. • Variasi makanan dan minuman yang tersedia.
yang terbatas. • Dalam hal keamaan, memiliki banyak akses untuk masuk kedalam hotel. • Tingkat servis yang minimal. • Akses masuk kedalam Lagoon Tower dari Gelora tertutup, yang menyebabkan tamu harus bayar apabila masuk melalui Gelora untuk menghindari 3 in 1.
STRATEGI SO • Meningkatkan kerja sama dengan perusahaan perusahaan ataupun dengan instansi pemerintah. • Memasarkan fasilitas yang dimiliki oleh hotel . • Berkerja sama dengan event organiser konser agar para selebritis yang diundang dapat menginap di hotel ini.
STRATEGI WO • Menggunakan teknologi yang modern. • Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan pelayanan hotel. • Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu. • Memaksimalkan kegunaan sistem informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja karyawan.
76 di hotel. THREATS (T) • Banyaknya hotel yang memilki nama ataupun hotel baru seperti Mandarin Oriental, Hotel Indonesia Kempinski, Episentrum. • Adanya produk subtitusi, seperti halnya Service Apartment atau losmen yang memberikan harga lebih murah. • Kemanan nasional yang tidak stabil. • Bencana alam yang dapat terjadi di Jakarta.
STRATEGI ST • Memberikan harga yang kompetitif. • Mengadakan acara-acara khusus pada hotel ini dalam rangka merayakan sesuatu, misalnya tahun baru ataupun hari raya lainnya.
STRATEGI WT • Meningkatkan keamanan hotel.
4.5 Analisis Critical Success Factor (CSF) Analisis Critical Success Factor merupakan faktor-faktor yang dianggap kritis dalam mencapai tujuan bisnis dari organisasi. Berdasarkan analisis PEST, SWOT dan lima daya persaingan Porter, maka faktor CSF The Sultan Hotel adalah sebagai berikut: • Pelayanan yang berkualitas Hotel itu selalu identik dengan pelayanan, begitu pula para tamu yang menginap di sebuah hotel, oleh sebab itu pelayanan merupakan faktor penting. Dengan adanya pelayanan yang baik maka para tamu merasa spesial dan ingin untuk menginap di hotel itu lagi. Pelayanan yang ada di The Sultan hotel
77 dengan ala Jawa harus dijaga untuk menimbulkan kesan yang positif bagi para pengunjung yang datang. • Kepuasan tamu harus dijaga Kepuasan
tamu
yang
memberikan
komentar
mengenai
hotel
berdasarkan questioner yang diberikan pada setiap kamar harus dijaga dan di analisa, apabila terdapat komentar yang kurang enak, maka hal tersebut harus di perbaiki sehingga membuktikan kepedulian hotel The Sultan terhadap pengunjung yang menginap di hotel ini. Oleh sebab itu dibutuhkan aplikasi Customer Relationship Management yang berfungsi untuk meningkatkan kepuasan tamu yang menghuni di hotel The Sultan. • Kualitas SDM yang memadai The Sultan Hotel, sebagai hotel yang menciri khas kan budaya Indonesia, terutama pada budaya jawa, perlu dijaga, dengan melakukan training ataupun dengan menggunakan sumber daya manusia yang berpengalaman dalam bidangnya. Karena sumber daya yang berkualitas secara langsung akan meningkatkan pula mutu pelayanan dari hotel The Sultan. Untuk meningkatkan pelayanan maka dibutuhkan sebuah aplikasi Knowledge management untuk mendukung karyawan dalam melakukan aktifitas pekerjaannya. • Promosi yang baik Faktor promosi merupakan faktor yang penting dalam segala bidang, tak terkecuali dalam bidang perhotelan, dengan adanya promosi dapat dilihat dengan meningkatnya jumlah tamu yang datang ke hotel tersebut. Promosipromosi yang efisien dapat dilakukan melalui travel agent ataupun melalui internet.
78 • Fasilitas yang baik dan lengkap Fasilitas juga merupakan faktor penting yang dijadikan acuan oleh tamu untuk menginap di hotel. Baik itu tamu yang berlibur ataupun melakukan kegiatan bisnis, fasilitas itu akan memberi nilai tambah dalam tamu untuk menginap di sebuah hotel. Karena fasilitas dapat digunakan untuk refreshing, oleh karena itu hotel The Sultan memiliki fasilitas yang lengkap. 4.6 Analisis lingkungan eksternal IT/IS perusahaan Secara tradisional, bisnis perhotelan mengandalkan kartu dan formulir untuk tetap berhubungan dengan pelanggan lama ataupun pelanggan baru. Hal ini menyebabkan banyaknya tempat yang terpakai serta proses yang melelahkan bagi pekerja, tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi, hal ini sudah bukan masalah lagi. Area awal yang menggunakan teknologi informasi adalah masalah billing dan pembayaran, hal itu memakan banyak waktu dan memakan waktu yang lebih lama dalam pemberitahuan pendapatan ataupun melakukan pembukuan. Tetapi sekarang seiring dengan perkembangan teknologi informasi, segala pembayaran serta informasi pendapatan dapat diperoleh dengan cepat. Kebanyakan hotel sudah sangat terbiasa dengan pemesanan kamar melalui telepon, tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi hotel dapat berkerja sama dengan perusahaan travel secara online, maupun pelanggan sekarang dapat memesan kamar menggunakan fasilitas online. The Sultan Hotel menyadari pentingnya penggunaan IT dalam perusahaannya, karena TI memberikan dukungan bagi hotel dalam proses bisnis di perusahaan. Perkembangan teknologi informasi dapat mempengaruhi suatu
79 industri usaha. Hotel merupakan salah satunya karena dengan menggunakan IT maka akan menghemat tempat serta mempermudah proses pekerjaan. 4.7 Analisis lingkungan internal IT/IS perusahaan Sampai saat ini, The Sultan Hotel sudah menerapkan Sistem Informasi untuk beberapa bagian. Bagian-bagian tersebut adalah bagian HRD, Finance dan akuntansi, food and beverages, Front Office dan logistik. 4.7.1 Aplikasi 1. Sistem Informasi Manajemen Hotel Sistem informasi manajemen hotel menggunakkan sistem dari PT Realta Chakradama menggunakan software yang dinamakan Rhapsody. Software tersebut mengintegrasikan aktifitas key operational pada hotel, yaitu pada bagian Front Desk, Banquet, Food and Beverages, Housekeeping, logistik, Finance dan akutansi. Modul-modul pada Rhapsody adalah sebagai berikut 1. Bagian Front Desk - Billing - pendaftaran pelanggan - Informasi pelanggan - Status kamar - Laporan tagihan 2. Banquet - Ketersediaan tempat - Status pemesanan banquet - Informasi ruangan - Harga banquet
80 3. Food and Beverages - Status pemesanan makanan - Menu yang ditawarkan - Total jumlah biaya 4. Housekeeping - Informasi kamar - Status penyucian baju - Status kamar 5, Logistik - Status kesediaan barang - Status barang yang keluar - Status barang yang masuk - Total barang masuk secara bulanan - Total barang keluar secara tahunan - Laporan mengenai ketersediaan - Stok inventory 6. Finance dan akutansi - Laporan keuangan skala harian - Laporan keuangan skala bulanan - Laporan keuangan skala tahunan - Laporan arus kas Sistem informasi hotel memang mempermudah perkerjaan, namun masih belum terintegrasi dengan baik, masih ada beberapa hal yang dilakukan secara manual, oleh sebab itu kami menyarankan penambahan dan perubahan modul pada hotel The Sultan.
81 2. Sistem informasi HRD Sistem informasi HRD juga menggunakan software dari PT Realta Chakradama yaitu SIAP +. Sistem menggunakan ini mencatat dan memonitor absensi pegawai berdasarkan jadwal kerja, termasuk lembur, cuti, serta apabila pegawai memundurkan diri. Software ini juga dapat menghitung gaji karyawan seseuai dengan regulasi yang dikeluarkan oleh pemerintah. SIAP + juga dapat secara otomatisasi menghitung gaji karyawan sesuai dengan pajak, THR, Asuransi serta Jamsostek. 3. Website The Sultan hotel sudah memiliki situs tersendiri, yang dapat digunakan untuk memesan kamar, menyediakan informasi mengenai event yang ada di hotel serta memberi informasi mengenai The Sultan Hotel. 4.7.2 Spesifikasi Hardware dan Software The Sultan hotel menggunakan komputer Hewlett Packard jenis Dx 2550 dengan spesifikasi sebagai berikut : JENIS
KETERANGAN
HARDWARE
PC DESKTOP HP DX2550 • ADM Athlon 64 3800+ processor 2.40 GHz 512 KB L2 cache 200MHZ FSB • ATI RADEON X300 • 512 MB 667 MHz DDR2 SDRAM • 80 GB 7200 rpm SATA 3.0Gb/s • PSU 250 watt Monitor, Printer, Speakers Mouse, Keyboard LAN CARD
OUTPUT DEVICE INPUT DEVICE TELECOMMUNICATION DEVICE SECURITY SYSTEM APPLICATION
Windows Firewall • Microsoft Office
82 •
SYSTEM
SIAP + digunakan pada bagian HRD • Rhapsody digunakan pada bagian Banquet F&B Reservation Accounting Laundry Front Office Windows XP Tabel 4.5 Spesifikasi Komputer The Sultan Hotel
4.7.3 Jumlah Hardware yang digunakan pada The Sultan Hotel No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19.
Bagian Jumlah Komputer HRD 13 5 PR 16 Sales 7 Banquet 5 F & B Lagoon tower 7 Bussiness Center 8 Reservation 3 Credit 14 Accounting 2 Laundry 3 Security Gardening 2 8 House keeping 5 Purchasing 7 Engineering 4 Operator 6 Research 11 Front Office 4 IT Tabel 4.6 Jumlah hardware pada setiap bagian
4.7.4 Arsitektur Jaringan
83 The Sultan Hotel Local Area Network
Lobby
IT Department
Aplikasi Server Internet
Office
Page 1
Gambar 4.7 Arsitektur Jaringan 4.7.5 Portfolio Aplikasi saat ini Portfolio aplikasi adalah sebuah analisis yang digunakan untuk menilai aplikasi yang digunakan saat ini. Aplikasi tersebut dibagi berdasarkan empat bagian, yaitu high potential, strategic, key operational atau support, sesuai dengan kegunaan aplikasi yang dalam mendukung kegiatan The Sultan hotel.
Tabel 4.8 Aplikasi Portfolio STRATEGIC •
HIGH POTENTIAL Website
84 •
Sistem Informasi Manajemen Hotel KEY OPERATIONAL
•
Sistem Informasi HRD SUPPORT
4.8 Usulan Perencanaan Strategis Sistem Informasi Strategi bisnis merupakan sebuah strategi yang digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis. Strategi bisnis yang kami usulkan didasari oleh 2 aspek yaitu keunggulan operasional serta keintiman dengan pelanggan serta didasari oleh analisis CSF serta matriks SWOT. Tabel 4.7 Strategi Bisnis, TI dan SI Strategi Bisnis Memberikan pelayanan yang berkualitas dan bermutu.
Melengkapi sistem informasi yang dipakai untuk meningkatkan pelayanan hotel.
Memaksimalkan kegunaan sistem informasi yang ada untuk meningkatkan kinerja karyawan
Strategi TI/SI 1. Mengembangkan sistem informasi yang ada di hotel. 2. Pengembangan sistem informasi CRM yang digunakan untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan. 3. Memasangkan sistem wi-fi pada kamar hotel. 4. Memasangkan GoBoard pada lobby hotel untuk meningkatkan perasaan nyaman bagi para tamu yang checkin. 5. Mengembangkan sistem informasi knowledge management yang berguna bagi karyawan baru. 1. Mengembangkan sistem informasi HRD dengan meningkatkan follow up pencarian kerja pada sistem yang sekarang sedang dipakai. 2. Penambahan modul pada sistem informasi manajemen hotel yang digunakan. 1. Membangun knowledge karyawan.
4.9 Pengembangan Sistem informasi yang diusulkan
sistem informasi management untuk
85 Dalam era globalisasi ini, hotel sudah berkembang pesat dalam hal teknologi. Teknologi juga digunakan sebagai keunggulan kompetitif yang dimiliki oleh hotel serta merupakan alat bantu bagi hotel untuk dapat memberikan yang terbaik bagi para pengunjung yang menginap. Sistem informasi juga dapat menghemat waktu serta mempermudah karyawan untuk berkerja, sehingga dapat meningkatkan kinerja karyawan. Berdasarkan hasil analisis dari rantai nilai sebelumnya, Sistem informasi yang dimiliki oleh hotel The Sultan masih membutuhkan perkembangan yang lebih lanjut. Meskipun hotel sudah menggunakan sistem informasi manajemen, namun masih kurang lengkap dan masih dapat dikembangkan. Oleh karena itu kami mengusulkan untuk penambahan modul pada sistem informasi manajemen hotel yang sekarang sedang digunakan. Kami juga mengusulkan untuk menggunakan CRM serta menggunakan Knowledge Management pada hotel The Sultan. 4.10 Strategi SI Strategi SI ini akan menjelaskan bagaimana sebuah sistem informasi yang kami usulkan berguna bagi hotel dalam meningkatkan performa dan kinerja yang dimiliki oleh hotel sesuai dengan visi dan misi yang digunakan oleh perusahaan juga dengan menyesuaikannya dengan strategi bisnis yang dimiliki perusahaan. Dibawah ini merupakan strategi SI yang kami usulkan.
4.10.1 Customer Relationship Manajemen
86 Customer Relationship Management (CRM) merupakan sebuah pendekatan terintegrasi antara manusia, proses dan teknologi untuk memahami pelanggan organisasi/perusahaan dengan berfokus pada retensi pelanggan dan pengembangan hubungan. Pada dasarnya, tujuan organisasi/perusahaan mengadopsi CRM adalah untuk meningkatkan ketahanan dan kepuasan pelanggan. Oleh karena itu, dalam rangka memenangkan dan mempertahankan pelanggan, hotel ini perlu menerapkan CRM. Konsep CRM sangat populer saat ini lebih menarik dan terintegrasi dengan alat-alat yang tersedia seperti sistem informasi hotel. Dengan implementasi CRM ini ke sistem Hotel, diharapkan dapat mendukung hotel khususnya untuk mendapatkan pelanggan lebih sering dikunjungi dan menungkatkan pelayanan dan kenyamanan terhadap pelanggan. Aplikasi teknologi CRM di hotel secara umum banyak memperhitungkan faktor-faktor stratejik element yang meliputi: • Guest Recognition. Guest recognition adalah upaya untuk mengumpulkan informasi mengenai pelanggan hotel yang menginap, kemudian data profil pelanggan tersebut didistribusikan kepada karyawan yang ada pada front line employee. Tujuannya adalah supaya karyawan hotel yang berasal dari front line menjadi lebih familiar terhadap profil-profil dari pelanggan yang datang secara berkala. • Data capture dan maintenance. Sebuah hotel harus mampu meng-capture data secara tepat dan efektif serta harus dapat pula me-maintain-nya. Data captrue ini adalah untuk keperluan memperoleh guest preferences. Tentu saja ia harus dapat menggunakan piranti yang tepat, karena profil dari tamu atau pelanggan dan
87 preferencess-nya akan terus berubah sepanjang waktu. Untuk itu, maka strategi CRM yang komplit memerlukan suatu piranti untuk melakukan updating terhadap data data tersebut. • Channel integration and consistency. Kunci utama dari konsep channel integration and consistency ini adalah bahwa setiap tamu akan menerima perlakuan yangs sama terkait dengan masalah guest recognition, dengan tidak melihat channel apa yang mereka pergunakan dalam melakukan intraksi dengan perusahaan. • Ranking and discrimination Beberapa pelanggan akan memiliki nilai yang lebih dibandingkan pelanggan lainnya, jadi sebuah hotel perlu untuk memperhatikan pelanggan tertentu yang kiranya memberikan benefit yang lebih besar dibandingkan dengan pelanggan lainnya. Sebaliknya pelanggan yang berpotensial untuk merugikan perusahaan sebaiknya harus remove. • Two-way personalized dialog Pada element ini berorientasi kepada bentuk komunikasi personal antara hotel dengan pelanggan dan berusaha untuk mengupayakan peluang yang lebih terhadap informasi.mengenai preferensi dan karakteristik pelanggan. Konsep dari CRM di hotel ini adalah berusaha untuk melayani konsumen yang berbeda dengan perlakuan yang berbeda pula. Selama ini banyak fungsi dari sistem perhotelan hanyalah sebatas merekam database saja dan belum pernah diberdayakan untuk menjadi suatu sarana piranti CRM. Ada beberapa aktivitas yang dapat dilakukan oleh hotel untuk melakukan aktivitas pelayanan terhadapa pelanggan:
88 1. Tamu hotel melakukan reservasi melalui travel agent, internet maupun dengan datang langsung ke hotel. 2. Front Office (FO) menerima reservasi, kemudian melakukan input terhadap nama pelanggan untuk menemukan record pelanggan yang sesuai. 3. Server melakukan pengecekan terhadap profil pelanggan pada database yang dibangun sistem informasi perhotelan, kemudian akan didapatkan informasi tentang status pelanggan apakah pernah menginap di hotel apa belum, apabila belum maka karyawan FO akan melakukan input lagi, sedangkan apabila pelanggan pernah menginap sebelumnya maka akan didapat data lengkap mengenai profil dan preferensi pelanggan. 4. FO mengirim notifikasi kepada departemen Food & Beverage (F&B), Housekeeping, engineering dan point of sales (POS) untuk segera mempersiapkan kamar sesuai dengan informasi yang terdapat di dalam database mengenai profil dan preferensi pelanggan pada kamar hotel tempat pelanggan yang bersangkutan menginap sebelumnya. Adapun setiap terminal pada tiap-tiap departemen diatas tekoneksi langsung dengan server sehingga memungkinkan untuk melihat informasi secara seketika (real-time). 5. Setelah kamar disiapkan, maka bagian FO harus melakukan input untuk setiap feedback atau order yang dilakukan oleh pelanggan, pada umumnya order dapat bersifat ketidakpuasan atau komplain ataupun permintaan tambahan terhadap layanan yang sudah ada. Pelanggan menyampaikan order melalui phone call kemudian FO harus dengan cermat menyimpan tipikal order yang bersangkutan ke dalam komputer sebagai antisipasi terhadap perubahan pattern pelanggan. Pada tahapan ini merupakan posisi yang krusial bagi pihak hotel karena loyalitas dari pelanggan ditentukan oleh kemampuan
89 pihak hotel untuk menyelesaikan setiap incident yang terjadi secara cepat dan memuaskan. 6. Ketika tamu hendak check out maka tamu yang bersangkutan ditawari untuk mengisi checklist yang berisikan mengenai komentar tamu terhadap pelayanan yang dilakukan oleh pihak hotel apakah sudah sampai mencapai taraf memuaskan apa belum atau masih terdapat kekurangan yang perlu untuk diperbaiki lagi. Ujung tombak dari CRM adalah terletak pada database, pada kebanyakan sistem
informasi
perhotelan,
terdapat
beberapa
kelemahan
yang
mengakibatkan kurang efektifnya pengambilan keputusan oleh bagian marketing untuk melayani pelanggan secara cepat dan akurat. Format dari data pelanggan atau guest card meliputi: 1. Daftar Daftar Pelanggan berisikan tamu tamu yang pernah menginap di Hotel. 2. Profil Pelanggan Database pelanggan yang ada harus komprehensif sehingga dapat dipergunakan untuk menginisiasikan keperluan CRM. Dengan form yang memadai maka pihak hotel akan dapat mengidentifikasikan profil dari pelanggan yang sedang menginap, dengan demikian divisi pemasaran dapat memprediksi perilaku konsumen dalam menginap. Sebaiknya form guest card file yang ada seharusnya mampu menampilkan semua informasi yang berkaitan langsung dengan perilaku pelanggan sehari-hari: • Field Check In dan Check Out.
90 Field ini digunakan untuk mendata informasi mengenai berapa lama seorang pelanggan akan menginap di hotel. Dari informasi mengenai pola menginap tamu tersebut maka pihak hotel akan dapat mengklasifikasikan tipikal tamu yang berpotensi dan yang tidak. • Field Jam Field ini dapat dimanfaatkan oleh pihak hotel untuk mempelajari pola kedatangan dari pelanggan, sehingga pihak hotel dapat mempersiapkan diri untuk menyambut pelanggan tersebut terlebih lagi bila pelanggan yang bersangkutan tergolong VIP guest. • E-mail, no telepon. E-mail dan telepon dapat dimanfaatkan sebagai media untuk menotifikasi pelanggan sebagai sarana untuk membangun loyalitas. 3. Preferensi Dengan preferensi pihak hotel akan dapat menghimpun informasi mengenai item-item kesukaan pelanggan ketika pelanggan hendak menginap atau sedang menginap. Pihak hotel dapat segera menyiapkan kebutuhan pelanggan tanpa perlu menanti pelanggan untuk melakukan pesanan atau order terlebih dahulu, sehingga pada praktiknya pelanggan akan merasa untuk diperhatikan. 4. Aktivitas Bagian aktivitas dapat membantu pihak hotel untuk melakukan evaluasi dan analisis terhadap permintaan mendadak dari konsumen yang diluar pattern. Dimana permintaan itu dilakukan oleh pelanggan ketika menginap di masa lalu atau ketika sedang dalam masa menginap. Dari informasi ini beberapa diantaranya akan dapat ditambahkan kedalam data dari preferensi pelanggan.
91 Kelebihan CRM • Menjaga pelanggan yang sudah ada. • Menarik pelanggan baru. • Mengurangi resiko operasional karena data pelanggan tersimpan dalam satu sistem. • Respon yang lebih cepat ke pelanggan. Sistem informasi CRM
Beli
Membuat
Kelebihan • Sistem langsung dapat diimplementasik an • Menghemat waktu • Sistem yang digunakan sudah teruji
Sendiri
Harga
Kelebihan Kekurangan • Lebih murah • Memakan dari waktu yang membeli cukup lama • Dapat • memerlukan dimodifikasi sdm yang sesuai cukup untuk dengan mengerjakan keinginan sistem tersebut • Dapat dikembangk an pada kemudian hari Tabel 4.8 Tabel perbandingan aplikasi CRM
Melalui
hasil
Kekurangan • Harganya cukup mahal • Tidak dapat dimodifikas i
perbandingan
penggunaan
CRM
diatas
ini
kami
mengusulkan untuk membuat sistem sendiri, karena dapat di modifikasi sesuai keinginaan serta dapat dikembangkan untuk di kemudian hari. Meskipun membuat sendiri memakan waktu yang cukup lama, tetapi hasilnya diperkirakan lebih memuaskan daripada membeli sistem tersebut. Spesifikasi hardware yang disarankan : •
Minimal Intel Pentium Dual Core
•
Memory RAM minimal 1GB
•
Internal Hard disk 500 GB
•
Network Card
Total biaya yang dibutuhkan apabila membeli adalah $1244.
92 •
Eksternal Hard disk 500 GB untuk backup
Spesifikasi software yang disarankan : •
Database server : MySQL
•
Operating System : Windows XP
Personil TI yang dibutuhkan : •
2 staf programmer
•
1 sistem analist
•
1 Database administrator
•
1 Network administrator
4.10.2 Knowledge Management Knowledge management (KM) merupakan sebuah sistem yang digunakan untuk mentransferkan pengetahuan seseorang kepada orang yang lain. Untuk menghasilkan kinerja yang baik, maka perusahaan membutuhkan sistem yang baik juga. Sistem KM ini bukan hanya peraturan atau sistem standar, tetapi juga melibatkan pihak-pihak yang terkait langung, yaitu sumber daya manusianya. Salah satu sistem manajemen yang memperlakukan suatu intelektual sebagai aset yang dikelola adalah knowledge management, yang diukur dengan 3 variabel yaitu personal knowledge, job procedure dan technology. Dalam prateknya knowledge management dapat menjadi petunjuk tentang pengelolaan intangible asset yang menjadi pilar perusahaan dalam menciptakan nilai. Dengan menggunakan sebuah KM, maka hotel dapat mengetahui pemecahan masalah mengenai permasalahan-permasalahan yang pernah dihadapinya. KM berfokus pada merencanakan, mengumpulkan dan mengorganisir, memimpin dan mengendalikan data dan informasi yang telah
93 digabung dengan berbagai bentuk pemikiran dan analisis dari macam-macam sumber yang kompeten. Manfaat Knowledge Management • Memperoleh keunggulan bersaing • Mempercepat pemecahan masalah • Mempermudah karyawan baru untuk melakukan perkerjaan
Sistem informasi CRM
Beli
Membuat
Kelebihan • Sistem langsung dapat diimplementasik an • Menghemat waktu • Sistem yang digunakan sudah teruji • sudah memiliki standard
Kekurangan • Harganya cukup mahal • Tidak dapat dimodifikasi • membutuhkan training bagi para karyawan untuk dapat menggunakann ya
Sendiri
Kelebihan • Lebih murah dari membeli • Dapat dimodifikasi sesuai dengan keinginan • Dapat dikembangk an pada kemudian hari
Kekurangan • Memakan waktu yang cukup lama • memerlukan sdm yang cukup untuk mengerjakan sistem tersebut • membutuhkan training bagi para karyawan untuk dapat menggunakann ya Tabel 4.9 Tabel perbandingan aplikasi KM
Dari perbandingan diatas ini kami menyarankan untuk membuat sistem knowledge manajemen, karena dapat disesuaikan dengan kebutuhan yang ada serta lebih murah daripada membeli produk jadi. Spesifikasi hardware yang disarankan : • Minimal Intel Pentium Dual Core • Memory RAM minimal 1GB • Internal Hard disk 500 GB • Network Card
Harga
Total biaya yang dibutuhkan apabila membeli adalah $12774.
94 • A VGA compatible or better display (800 x 600 resolution)
Spesifikasi software yang disarankan : • Database server : MySQL via OBDC • Operating System : Windows XP Personil TI yang dibutuhkan : • 2 staf programmer • 1 sistem analist • 1 Database administrator • 1 Network administrator 4.10.3 Penambahan modul pada Sistem Informasi Manajemen Hotel Sistem manajemen Hotel merupakan sistem manajemen yang mengintegrasikan proses bisnis dalam berbagai bagian mulai dari pemberian laporan, pencatatan serta prosedur-prosedur yang diperlukan dalam melakukan perkerjaan. Hotel The Sultan sudah menggunakan Sistem Informasi Manajemen Hotel, namun masih ada beberapa modul yang dapat ditambahkan. Dibawah ini merupakan modul yang dapat ditambahkan pada Sistem Informasi Manajemen yang digunakan hotel The Sultan: 1. Modul Engineering Modul ini mencatat segala kerusakan dan perlunya pergantian pada kamar, misalnya lampu yang rusak, listrik mati dan peralatan yang rusak pada hotel. Modul ini menggunakan integrasi dengan pihak purchasing dan Residence Manager yang fungsinya adalah melaporkan kerusakan kebagian purchasing, kemudian bagian purchasing akan melaporkan ke Residence Manager yang nantinya akan menolak atau memberi persetujuan atas pergantian yang diperlukan oleh bagian Engineering.
95 Modul ini mencakup •
Laporan kerusakan
•
Laporan pengadaan peralatan yang rusak
•
Laporan kerusakan secara berskala
2. Modul HRD Modul HRD yang dipakai hotel The Sultan sudah cukup canggih dan bagus, namun masih ada bagian yang masih manual. Bagian yang manual tersebut terletak pada bagian perekrutan. Dengan perubahan pada modul maka keperluan untuk merekrut orang dapat dilakukan melalui sistem. Dengan perubahan modul maka perekrutan dapat dilakukan dengan lebih mudah. Misalnya pada bagian IT membutuhkan orang baru, maka dia dapat melakukannya dengan memasukkan data-data yang dibutuhkan mengenai kualifikasi orang yang dibutuhkan kemudian dikirim kebagian HRD menggunakan sistem, kemudian bagian HRD akan melaporkan kepada Residence Manager mengenai keperluan perekrutan oleh pihak IT, kemudian apabila disetujui maka pihak HRD akan mencari orang yang sesuai dengan kebutuhan oleh pihak IT. Penambahan modul ini disarankan dilakukan dengan Perusahaan yang menyediakan Sistem Informasi Manajemen Hotel atau dapat dilakukan dengan membuat sebuah sistem informasi manajemen hotel yang baru dengan patokan sistem informasi manajemen hotel yang sedang dipakai dan ditambahkan modul baru. 4.11 Strategi manajemen SI/TI Strategi manajemen SI/TI merupakan langkah-langkah yang diambil oleh pihak manajemen berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi yang akan
96 digunakan oleh perusahaan. Kebijakan tersebut merupakan perubahan struktur organisasi dengan membangun divisi yang baru, yaitu divisi IT. yang digunakan untuk mendukung sistem informasi yang akan digunakan. Dengan penambahan struktur organisasi, maka diperlukan adanya tambahan sumber daya manusia yang berhubungan dengan sistem yang akan dibuat dan diimplementasikan. 4.11.1 Rekomendasi struktur organisasi The Sultan Hotel perlu melakukan perubahan struktur organisasi agar dapat meningkatkan kinerja agar dapat lebih efektif dalam mengembangkan perusahaan dalam bidang IT. Dengan begitu kami menganjurkan untuk membuat divisi IT pada hotel The Sultan yang berfungsi untuk mendukung dan membangun serta melakukan maintainance pada sistem IT yang akan dibangun. Dibawah ini merupakan gambar rekomendasi yang kami buat pada The Sultan Hotel.
97
Gambar 4.8 Rekomendasi struktur organisasi
97
98
Gambar 4.9 Divisi IT Dalam divisi IT yang baru IT Manager dan IT Manager Assistant tetap ada seperti dalam struktur organisasi yang lama. IT Manager bertugas memimpin proyek IT pada hotel The Sultan dan juga mengawasi jalannya proyek serta bertanggung jawab langsung kepada Resident Manager. 4.11.2 Rekomendasi kualifikasi pegawai IT yang baru Dengan adanya perubahan pada divisi di The Sultan maka dibutuhkan pegawai baru yang dapat diandalkan dalam mengerjakan serta mengawasi sistem yang baru. Berikut ini adalah kualifikasi yang diperlukan pada divisi IT The Sultan Hotel. 1.Programmer Programmer tugasnya adalah membuat program yang sesuai dengan keinginan perusahaan. Hasil dari pekerjaan dari seorang programmer adalah aplikasi yang dapat digunakan oleh hotel. • Pria atau wanita maksimal 27 tahun • Lulusan ilmu komputer dengan IPK minimal : 2,75 • Mengerti Algoritma dengan baik • Menguasai bahasa pemrograman Java, VB, PHP dan SQL
99 Persyaratan umum • Kreatif dan inovatif, komunikatif serta mau untuk belajar • Mampu berkerja keras • Berdedikasi dan disiplin tinggi serta memiliki kemampuan kerjasama tim yang baik • mampu berkerja dalam lingkungan yang kompetitif dan target based oriented • Mampu memenuhi target-target yang ditetapkan perusahaan • Lebih disukai dan mampu menggunakan bahasa Inggris aktif tertulis dan lisan 2. System Analyst System Analyst bertugas untuk menganalisis hal-hal yang dibutuhkan oleh perusahaan kemudian mendesain sistem dan merancang prosesnya dari input sampai ke output dan menyampaikannya kepada programmer untuk dikerjakan. • Pria atau wanita dengan usia maksimal 27 tahun • Setidaknya memiliki gelar sarjana ilmu komputer • Setidaknya memiliki pengalaman kerja selama 3 tahun pada bidangnya • Memiliki pemikiran analisis yang baik • Mengerti mengenai jaringan • Mengerti bahasa pemrograman Java, VB, SQL dan PHP Persyaratan umum • Memiliki integritas yang baik dan setia • Memiliki kemampuan berbahasa Inggris yang baik
100 • Memiliki pengetahuan dalam bidang bisnis, teknologi serta ekonomi dengan baik. 3. Database Administrator Database
Administrator
bertugas
untuk
mendesain,
menimplementasikan,menjaga serta memperbaiki database pada organisasi. • Pria atau wanita dengan usia maksikam 30 tahun • Minimal pendidikan D3 bidang teknologi informasi / ilmu komputer • Menguasai Microsoft Windows Server 2000/2003 • Menguasai Database Microsoft SQL Server 2005/2008 • Memiliki sertifikasi Microsoft Windows Server akan menjadi nilai tambah • Memiliki sertifikasi Microsoft SQL Server akan menjadi nilai tambah Persyaratan umum • Mampu berkerja sama dalam sebuah tim • Memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi kebutuhan user serta analisis data • Memiliki kemampuan untuk menggunakan bahasa Inggris baik lisan maupun
tertulis
4. Network administrator Network administrator bertugas untuk melakukan konfigurasi network pada hotel serta menjaga hardware dan software komputer yang berhubungan dengan network. • Pria atau wanita dengan umur maksimal 35 tahun • Minimal pendidikan D3 bidang teknologi informasi / ilmu komputer • Menguasai konsep kerja LAN dan WAN
101 • Memiliki pengetahuan tentang teknologi wireless dan bersedia membantu jika sewaktu-waktu dibutuhkan • Memiliki pengalaman dalam pekerjaan sebagai Network Administrator minimal 2 tahun Persyaratan umum • Mampu berkerja sama dalam sebuah tim • Mampu menggunakan bahasa Inggris baik lisan maupun tulisan 4.12 Strategi IT Strategi IT berhubungan dengan bagaimana sebuah Teknologi informasi digunakan untuk mendukung kegiatan bisnis pada hotel. Dalam hal ini adalah penggunaan teknologi baru pada hotel yang dapat meningkatkan kepuasan pelanggan serta mempermudah karyawan dalam melakukan perkerjaan. Berikut ini adalah teknoogi yang kami usulkan. 4.12.1 Bartech Minibar Bartech minibar merupakan sistem yang melakukan otomatisasi pada minibar disetiap kamar hotel. Dengan menggunakan PDA maka seorang dapat menghitung dan mengetahui apabila sebuah makanan dan minuman pada minibar diambil maka dapat terdeteksi dan langsung ketahuan untuk kemudian dimasukkan kedalam Billing. Dengan menggunakan minibar ini, maka akan menghemat biaya di masa mendatang karena dengan menggunakan ini maka hanya memerlukan 2 orang yang mengoperasikan PDA tersebut dan memberitahukan kepada bagian room untuk mengisi minibarnya ketika saatnya tiba untuk kamar dibersihkan. PDA yang digunakan bisa dengan merk apa saja asal menggunakan sistem operasi Windows.
102 Fungsi Bartech Minibar : • Menghitung secara otomatis pengambilan makanan dan minuman pada minibar • Melaporkan pengambilan makanan dan minuman secara otomatis Kelebihan Bartech minibar : • Menghemat biaya dengan mengurangi jumlah perkerja yang memeriksa minibar • Dapat mengatur temperatur minibar secara wireless • Dapat mengunci minibar ketika tamu melakukan check-out Kekurangan Bartech minibar • Harga yang relatif mahal 4.12.2 Microsoft GoBoard
Gambar 4.10 Microsoft GoBoard Microsoft GoBoard merupakan sebuah hardware yang dikembangkan oleh Microsoft yang digunakan pertama kali di hotel Courtyard yang dikelola oleh hotel Marriott pada tahun 2007. Fungsi dari Microsoft GoBoard ini adalah untuk mengetahui laporan cuaca yang dalam jangka waktu 3 hari
103 kedepan, dapat juga untuk melihat berita, mencari alamat serta tempattempat hiburan serta informasi mengenai restoran yang dapat dikunjungi. Microsoft GoBoard ini menggunakan layar LCD sebesar 52-inch menggunakan teknologi touch screen yang ditaruh di dekat lobby. GoBoard menggunakan teknologi internet dalam hal mengetahui laporan-laporan yang dibutuhkan oleh tamu. Tamu yang menggunakan teknologi ini juga dapat melakukan printing peta terhadap alamat yang akan dituju, hasil print tersebut dapat diambil pada bagian Front office. Dengan menggunakan teknologi ini maka akan meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap hotel. Fungsi Microsoft GoBoard • Mencari tahu mengenai alamat yang akan dituju tamu • Mengetahui laporan cuaca dalam 3 hari kedepan agar tamu dapat merencanakan kegiatan dengan baik • Tamu hotel dapat melihat berita dengan menggunakan teknologi ini • Tamu dapat mencari tahu mengenai tempat yang akan dituju atau dapat melihat tempat-tempat apa saja yang dapat dikunjungi di Jakarta Kelebihan Microsoft GoBoard • Memberikan kesan teknologi yang canggih dan elegan pada hotel • Memudahkan tugas pegawai karena apabila tamu ingin mencari tahu mengenai Jakarta dapat menggunakan GoBoard • Memberikan kenyamanan pada tamu yang check-in maupun check-out • Instalasi serta pemasangan hardware dilakukan oleh Microsoft Kekurangan Microsoft GoBoard • Harga relatif mahal • Baru dapat diimplementasikan secara internasional 2-3 tahun kedepan
104 4.12.3 Wi-Fi Pemasangan Wi-Fi pada hotel digunakan untuk mendukung tamu yang melakukan bisnis dan menginap di hotel dan membawa laptop agar dapat melakukan
kegiatan
bisnis
maupun
untuk
keperluan
lain
dalam
menggunakan teknologi internet. Wi-Fi ini akan menggunakan access point yang di berikan password, sehingga para pelanggan yang akan menggunakan internet akan di berikan charge pemakaian internet secara harian. Access point ini hanya akan di pasang pada setiap lantai, karena struktur hotel The Sultan menggunakan beton, jadi membutuhkan 1 Access Point setiap lantai. Access Point ini juga akan digunakan untuk teknologi PDA yang dipakai oleh pegawai untuk mengetahui status dari minibar pada setiap kamar. 4.12.4 Penambahan jumlah hardware Berdasarkan analisis lingkungan internal perusahaan pada bab 4 dan dengan penambahan divisi pada hotel The Sultan maka perlu dilakukan penambahan jumlah hardware dengan spesifikasi sebagai berikut: 4.12.4.1 Rekomendasi penambahan komputer pada bagian IT Tabel 4.10 Rekomendasi spesifikasi komputer Jenis Hardware
Input Device Output Device
Keterangan • PC Desktop • Minimal Intel Pentium Dual Core E5200 • RAM 512 Mb • Hardisk 80 Gb • VGA Card 256 MB • DVD Rw • Keyboard • Mouse • Monitor • Speaker
105 Dengan adanya divisi baru maka diperkirakan diperlukannya 5 komputer tambahan dengan spesifikasi minimal seperti spesifikasi komputer diatas. 4.12.4.2 Rekomendasi penambahan server Tabel 4.11 Rekomendasi spesifikasi Server Keterangan Jumlah 1 IBM System X3400M2-22A • Xeon E5504 • 2GB DDR3 PC 8500 • 250 GB HDD SATA • DVD-ROM • VGA Matrox G200e 16MB • 2x GbE NIC • Tower Case 4.12.4.3 Rekomendasi Access Point Access point digunakan untuk menjalankan WAN yang berfungsi untuk mengakses jaringan yang ada di daerah internal sebuah jaringan LAN. Berikut ini adalah rekomendasi spesifikasi Access Point. Tabel 4.12 Rekomendasi akses point Form Factor Connectivity Technology Network Cable Type Data Transfer Rate Data Link Protocol Transport Protocol
Bandwidth Status Indicator Encryption Algoritm
Authentication Method Networking Standard
Eksternal Wireless Ethernet 100Base-TX cable 54 Mbps • IEEE 802.11b • IEEE 802.11g • TCP/IP • IPX/SPX, • NetBeui/NetBIOS 2,4 GHz Power, Link OK, Link Activity • 64-Bit WEP • 129-Bit WEP • 256 Bit WPA Radio Service Set ID • IEEE 802.3 • IEEE 802.3u • IEEE 802.11b
106 • IEEE 802.11g 4.12.5 Perencanaan Biaya Perencanaan
biaya
yang
dibutuhkan
dalam
mengimplementasikan serta dalam hal penambahan infrastruktur adalah perkiraan biaya yang dibutuhkan dalam melakukan penambahan komputer serta penggunaan Microsoft GoBoard serta pengadaan teknologi Wi-Fi dan PDA pada bagian minibar Tabel 4.13 Perkiraan Biaya Spesifikasi Jumlah 4 • PC desktop dengan spesifikasi yang sesuai dengan yang diajukan 1 • Server tambahan yang digunakan untuk Knowledge Management 14 • Penambahan teknologi WiFi 2 • Penggunaan Teknologi Microsoft GoBoard 472 • Penggunaan Technology Bartech 4 • PDA
Harga / unit Rp.5.400.000
Total Harga Rp.21.600.000
Rp. 16.000.000
Rp.16.000.000
Rp. 700.000
Rp.9.800.000
Rp. 140.000.000
Rp. 280.000.000
Rp. 12.000.000
Rp. 5.6640.00.000
Rp.3.500.000
Rp.14.000.000
107
4.10.6 Rekomendasi Arsitektur Jaringan
Gambar 4.11 Arsitektur Jaringan yang direkomendasikan
109
108 4.12.7 Rencana Implementasi Dalam perencanaan implementasi sistem yang kami ajukan, akan diperlukan waktu sekitar 3 tahun untuk membangun sistem tersebut secara menyeluruh. Penggunaan dana yang diperlukan pun cukup besar, dibawah ini merupakan gambar yang menjelaskan tahapan-tahapan serta waktu yang diperlukan sampai pada tahap implementasi secara menyeluruh. Akan digambarkan pada rencana implementasi dibawah ini.
109
Gambar 4.12 Rencana Implementasi
Activity Planing Strategi SI Penambahan modul Implementasi KM Implementasi CRM Strategi Manajemen SI/TI Pembenahan Struktur org Perekrutatn Staff divisi TI Strategi TI Pembelian desktop dan server Penerapan GoBoard Penerapan Bartech minibar
Tahun Pertama Q1 Q2
Q3
Q4
Tahun Kedua Q1 Q2
Q3
Q4
Tahun Ketiga Q1 Q2
Q3
Q4
109
110 4.12.8 Usulan Arsitektur Sistem Aplikasi 4.12.9 Aplikasi portfolio masa depan Aplikasi portfolio masa depan adalah penjabaran aplikasi yang akan digunakan di masa depan. Aplikasi portfolio masa depan digunakan untuk mengetahui tingkatan kebutuhan perusahaan terhadap teknologi di masa mendatang. Table 4.14 Aplikasi Portfolio Masa depan STRATEGIC
HIGH POTENTIAL • Website • GoBoard • Bartech Minibar Sistem informasi manajemen • KM hotel : • CRM 1. Bagian Front Desk 2. Banquet 3. Food and Beverages 4. Housekeeping 5. logistik 6. Finance dan akutansi 7. Engineering
KEY OPERATIONAL
SUPPORT
