BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN
3.1
Profil dan Sejarah Perusahaan PT. Djarum merupakan sebuah perusahaan rokok yang memiliki pusat di Kudus,
Jawa Tengah. Pada saat ini, PT. Djarum termasuk dalam salah satu dari tiga besar perusahaan rokok terbesar di Indonesia. PT. Djarum memproduksi tiga jenis rokok yaitu rokok Cerutu yang terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan daun tembakau pula, rokok putih yang terbuat dari daun tembakau dan dibungkus dengan kertas sigaret dan rokok kretek yang terbuat dari tembakau ditambah daun cengkeh dan dibungkus dengan kertas sigaret. Ketiga jenis rokok ini dipasarkan di pasar dalam negeri dan luar negeri. Sekarang ini, PT. Djarum merupakan salah satu jenis perusahaan perseroan yang ada di Indonesia. Akan tetapi, pada mulanya PT. Djarum merupakan sebuah perusahaan perseorangan karena didirikan oleh Oei Wie Gwan. Pada awalnya Oei Wie Gwan memulai usahanya di bidang produksi mercon pada tahun 1929 yang bernama “Leo”. Pada saat itu industri mercon tersebut sudah cukup terkenal dan menguasai pasar Jawa. Akan tetapi terjadi ledakan di pabrik mercon tersebut pada tahun 1939 dan tahun 1942 yang menyebabkan Oei Wie Gwan mencari jalan rezeki lain. Akhirnya Oei Wie Gwan memutuskan untuk memulai produksi rokok. PT. Djarum dibuka pada tanggal 21 April 1951,dan sampai sekarang diperingati sebagai hari ulang tahun PT. Djarum, dengan nama awal Djarum Gramophone yang akhirnya berubah
44
45
menjadi Djarum. Pada saat itu, industri rokok masih menggunakan cara manual dan hanya memiliki 10 karyawan saja. Dalam perkembangannya, PT. Djarum memiliki pasang surut juga pada saat Oei Wie Gwan akhirnya digantikan oleh kedua anaknya, yaitu Budi Hartono dan Bambang Hartono. Pada era 1980 dianggap sebagai tahun “kesuksesan” bagi PT. Djarum, dekade itu PT. Djarum berkembang pesat menjadi perusahaan rokok yang besar di Indonesia. Bahkan saat ini PT. Djarum telah merambah pasar luar negeri. Hingga saat ini, PT. Djarum telah menghasilkan beragam jenis produk rokok yang beredar dipasaran antara lain: - Djarum Istimewa - Djarum 76 - Djarum Super - L.A Lights - L.A Menthol Lights - Djarum Black - Djarum Coklat - Djarum Black Slimz - Djarum Black Cappucino - Djarum Black Tea - Djarum Vanilla - Djarum Splash - Djarum Original - Djarum Cherry - Djarum Menthol
46
- Djarum Special - Djarum Super Mezzo - Djarum MILD Perkembangan pesat PT. Djarum dibuktikan dengan penggunaan mesin dalam proses pembuatan rokok dan penggunaan sistem informasi dan teknologi informatika yang baik. Dibuktikan dengan implementasi SAP R/3 untuk modul Material Management, Financial and Accounting, Sales and Distribution, Human Resource selama lebih dari dua tahun juga penggunaan sistem yang telah terkomputerisasi dalam proses bisnisnya.
3.2
Visi dan Misi Perusahaan Misi utama PT. Djarum adalah “To satisfy the globalsmoker’s needs” yaitu bahwa
PT. Djarum memberikan yang terbaik untuk kepuasan konsumen rokok. PT. Djarum menempatkan kepuasan pelanggan sebagai tujuan utama yang harus dicapai. Sedangkan visi PT. Djarumadalah “Menjadi yang terbesar dalam nilai penjualan dan profitabilitas di industri rokok Indonesia” yang artinya kepemimpinan dalam pasar dengan cara menghasilkan produk yang berkualitas secara konsisten dan inovatif dalam memuaskan konsumen, penciptaan citra positif yangkuat untuk perusahaan dan produk yang dihasilkan dan manajemen profesional yang berdedikasi serta SDM yang kompeten. Untuk mencapai visi dan misi tersebut, PT. Djarum memiliki nilai-nilai dalam proses pengembangan usahanya. Nilai-nilai tersebut adalah: 1. Fokus pada pelanggan 2. Profesionalisme
47
3. Organisasi yang terus belajar Serta penerapan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) di tahun 2000. Di tahun yang sama juga dimulai perjalanan meraih standar manajemen mutu ISO 9001 agar Quality (kualitas) lebih terjamin sehingga kepuasan konsumen juga lebih terjamin.
3.3
Visi dan Misi Divisi TI Visi divisi TI Djarum: untuk mengintegrasikan solusi bisnis serta membawa solusi
bisnis yang ada ini menjadi rekan bisnis yang strategis. Misi divisi TI berfungi sebagai penyedia untuk kesempurnaan operasi yang berjalan didalamnya serta melakukan pendekatan dengan pelanggan melalui solusi teknologi bisnis yang tepat sasaran. Strategi divisi TI Djarum: 1. Menggunakan software yang kompatibel dengan kebutuhan PT. Djarum sehingga berjalan efektif dan efisien. 2. Manajemen yang baik terhadap Proyek TI yang baru serta manajemen baik terhadap pemeliharaan dan kontrol TI. 3. Memastikan infrastruktur TI pada PT. Djarum dapat berjalan dengan baik. 4. Memastikan semua sistem yang berjalan sesuai standar yang ada.
3.4
Profil IT Sistem aplikasi yang digunakan oleh PT. Djarum adalah SAP R/3 Enterprise 4.7
yang masih menggunakan platform SAPWeb Application Server (SAP Web AS). SAP mulai diimplementasikan pada tahun 2008. Hingga saat ini telah mencapai 4 tahun pemakaian. Modul-modul yang telah diterapkan dalam PT. Djarum adalah modul MM
48
(Material Management),FI/CO (Financial Modules),HR(Human Resources),SD(Sales and
Distribution),QM(Quality
Management),PM(Plant
Maintenance)
dan
PP(Production Planning). Aplikasi SAP R/3 ini telah diimplementasikan pada kantor pusat, gudang dan kantor cabang. Akan tetapi pola yang dipakai adalah pola semi sentralisasi yang berarti bahwa inspeksi tetap berada pada tanggung jawab kantor pusat. Untuk modul Material Management, pusatnya terdapat di kantor pusat PT. Djarum di Kudus. Implementasi modul MMini sudah meliputi gudang-gudang. Pada modul MM tetap ada modul QMyang betujuan untuk melakukan inspeksi dalam tujuan pengendalian internal. Fitur-fitur dalam modul MM belum digunakan semuanya. Pada saat melakukan proses bisnisnya, PT. Djarum melakukan pemilihan terhadap best practice dari SAP seluruhnya. Kustomisasi yang dilakukan hanya pada laporan saja.
3.5
Struktur Organisasi Perusahaan Dalam tiap divisi yang ada pada PT. Djarum, terdiri dari beberapa level, antara
lainsebagai berikut: 1. Level 1: Direktur 2. Level 2: Manajer 3. Level 3: Supervisor 4. Level 4: Staf
49
Berikut adalah tugas dan wewenang dalam struktur organisasi yang ada pada PT. Djarum: 1.
Chief Executive Officer Chief Executive Officer merupakan seseorang yang bertugas untuk memimpin perusahaan dan bertanggung jawab atas kestabilan perusahaan.
2.
Strategic Affairs Bagian ini memiliki tugas dan wewenang sebagai perencanaan strategis didalam menghadapi berbagai macam tantangan baik eksternal maupun internal yang dapat menentukan maju mundurnya perusahaan PT. Djarum didalam menghadapi berbagai hambatan.
3.
Chief Operating Officer Chief Operating Officer merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas operasional harian dalam sebuah perusahaan.
4.
Public Affairs Bagian perusahaan yang bertugas untuk mengurusi hubungan perusahaan dengan pemerintah, menangani apakah perusahaan sudah sesuai dengan kebijakan pemerintah.
5.
SCM Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk merencanakan produksi serta persediaan serta melakukan distribusi ke cabang-cabang PT. Djarum.
6.
QMS Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk memeriksa kualitas barang yang diterima dari supplier apakah sesuai dengan spesifikasi untuk kemudian dimasukan sebagai kategori: unrestricted stock ataupun blocked stock.
50
7.
Corporate Communication Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam mengkoordinasikan aktivitasaktivitas berkaitan dengan komunikasi baik yang berhubungan dengan media atau publik.
8.
Business Development(BisDev) Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan perkembangan PT. Djarum didalam menghadapi berbagai tantangan yang berasal dari dalam maupun dari luar PT. Djarum.
9.
Business Technology (BisTec) Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam menyiapkan arsitektur, customizing, serta hal yang berkaitan dengan perencanaan kesiapan didalam menghadapi
perkembangan
teknologi
yang
semakin
pesat
serta
kebutuhancustomizing didalam menghasilkan aplikasi yang efektif, efisien dan user friendly. 10. Production Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam merencanakan produksi baik produk setengah jadi maupun produk jadi yang berkualitas tinggi sehingga dapat memenuhi permintaan baik dari pihak eksternal (konsumen/end user) maupun dari permintaan internal (cabang-cabang). 11. Finance Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan dan pengeluaran kas, sehingga dengan adanya divisi ini keuangan di PT. Djarum dapat terkelola secara optimal serta pencatatan dapat tersimpan dengan baik.
51
12. Marketing Bagian ini memiliki tugas dan wewenang untuk mengidentifikasi kebutuhan pangsa pasar sehingga PT. Djarum dapat memberikan kepuasan terhadap pelanggan melalui peningkatan kualitas dan kuantitas produk yang dihasilkan PT. Djarum. 13. Purchasing Bagian ini memiliki tanggung jawab untuk melakukan pembelian semua material dan barang yang dibutuhkan untuk proses produksi dan material lain yang dibutuhkan oleh perusahaan. Di dalam bagian purchasing dibagi lagi menjadi: a.
Warehousing Bagian ini memiliki tugas dan wewenang terhadap penerimaan barang yang telah dikirimkan oleh pihak supplier didalam proses penyimpanannya serta menentukan apakah barang tersebut dikategorikan sebagai barang Unrestricted Used ataupun Block Stocked.
b.
Purchaser Bagian ini memiliki tugas dan wewenang didalam memenuhi kebutuhan bahan baku yang berkualitas tinggi yang digunakan untuk keperluan produksi didalam menghasilkan rokok dengan standar yang tinggi. Dimana divisi ini juga mengatur, merencanakan serta, menetukan pembelian yang memang sesuai dengan kebutuhan/keperluan PT. Djarum.
c.
Administration Bagian yang membuat laporan data pembelian dan menganalisis data pembelian
Chief Executive Officer Strategic Affairs Chief Operating Officer Public Corporate Communication SCM Business Development
QMS
Purchasing
Warehousing
Production
Purchaser
R&D
Finance
Marketing
HRD
Business Technology
Administration Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Djarum Sumber: HRD PT. Djarum 52
53 3.6
Profil Sistem Informasi Berbasis SAP Modul Material Management (MM) pada PT. Djarum Proses yang terdapat di dalam Material Management (MM) pada SAP PT. Djarum adalah proses yang dimulai dari permintaan barang/jasa sampai dengan proses pembayaran. 3.6.1 Struktur Organisasi Material Management (MM) pada SAP PT. Djarum Sistem SAP pada PT. Djarum diatur untuk merefleksikan struktur organisasi dan proses bisnis di suatu perusahaan. Elemen Organisasi di suatu perusahaan diwakili oleh suatu objek di dalam struktur organisasi di SAP. Misalnya: CompanyCode (PT. Djarum) dan Plant (masing-masing kantor Pusat, Region, Unit). Adapun struktur organisasi pada modul MM pada sistem SAP PT. Djarum antara lain sebagai berikut: a.
Client Client adalah tingkatan tertinggi pada hierarki organisasi SAP dan mewakili contoh perangkat lunak SAP. Client di SAP mewakili lingkungan dengan kumpulan aturan umum. Client di PT. Djarum bernomor 900.
b.
CompanyCode CompanyCode
adalah
entitas
resmi
yang
mengelola
Laporan
Keuangannya sendiri. PT. Djarum hanya memiliki satu companycode yaitu 1000.
54 c.
Plant Plant merupakan unit/lokasi dalam suatu perusahaan yang biasanya terkait dengan pembelian barang dan jasa (Procurement) maupun penyimpanan stok (Inventory Management). Adapun Plant atau lokasi yang ada pada SAP PT. Djarum antara lain sebagi berikut: Tabel 3.1 Plant pada SAP PT. Djarum
d.
Plant
Search Term
1001 1003 … 1006 … 1010 …
WAREHOUSE PRIMARY
Postal Kota Nama Code KUDUS WAREHOUSE KUDUS PRIMARY
SKM
-
KUDUS SKM
SKT
-
KUDUS SKT
StorageLocation StorageLocation adalah suatu area dalam suatu plant yang menyimpan stok. StorageLocation pada PT. Djarum antara lain sebagai berikut: Tabel 3.2 StorageLocation pada SAP PT. Djarum SLoc 0100 0101 … 0600 0601 0602 0603 … 2000 2001 …
Deskripsi TOBACCO 01 TOBACCO 02 WRAPPING MAT 01 WRAPPING MAT 02 WRAPPING MAT 03 WRAPPING MAT 04 PRIMARY 01 PRIMARY 02
55 2100 2101 2102 2103 2104 … 2400 2401 ….
SKM 01 SKM 02 SKM 03 SKM 04 SKM 05 SKT 01 SKT 02
e. Purchasing Organization Purchasing Organization adalah organisasi yang bertanggung jawab terhadap pembelian (Procurement) untuk sejumlah Plant dan/atau lokasi. PT. Djarum hanya memiliki satu Purchasing Organization yaitu 1000. f. Purchasing Group Purchasing Group dapat berupa individu, suatu kelompok, atau suatu tim terkait dengan proses pengadaan yang akan disesuaikan dengan plant/lokasi. Adapun Purchasing Group yang terdapat pada sistem SAP PT. Djarum sebagai berikut: Tabel 3.3 Purchasing Group pada SAP PT. Djarum Purchasing Group 001 002 … 015 016 017 …
Deskripsi TOBACCO 01 TOBACCO 02 GEN. WRAPPING MAT PRINT. DOM. BRAND PRINT. INT.SLS BRN
56 3.6.2
Pemeliharaan Material Master Data Material Management Master data di Material Management digunakan untuk menyimpan dan
mengorganisasi data di dalam sistem untuk pemakaian yang berulang. Master data merupakan sumber informasi yang dapat digunakan oleh semua modul yang terintegrasi di dalam SAP untuk melakukan aktivitas masing-masing bagian. Yang dapat dilakukan master data di Material Management adalah: a.
Mengorganisasi data sedemikian rupa sehingga sistem selalu dapat mengakses data perusahaan yang terbaru dang paling akurat.
b.
Menyimpan informasi secara terpusat, menghindari data yang berlebihan dan dapat digunakan oleh berbagai fungsi bisnis. Master data yang dimiliki oleh PT. Djarum di modul Material
Management adalah material master data. Material master data adalah data di sistem SAP yang terkait dengan informasi material baik stock maupun nonstock misalnya deskripsi, satuan, harga, dan lain-lain. Informasi ini akan dipakai pada saat transaksi. Di PT. Djarum material master data disebut dengan Material Code. Material master data mengandung informasi yang berkaitan tentang material yang dapat digunakan dalam kegiatan pembelian, produksi, atau penjualan. Pada PT. Djarum, Material Master Data akan dipelihara terpusat oleh bagian Logistik kantor pusat dengan tujuan untuk menghindari duplikasi data.
Tabel 3.4 Material Type pada SAP PT. Djarum Material Type ROH HALB
Deskripsi Raw materials Semifinished products
Number Range 00000001- 99999999 00000001- 99999999
57 FERT UNBW DIEN
3.6.3 1.
Finished products Nonvaluated materials Services
00000001- 99999999 00000001- 99999999 00000001- 99999999
Pemeliharaan Dokumen Pembelian Purchase Requisition Purchase Requisition merupakan permintaan pembelian kepada Bagian Pengadaan. Keuntungan yang didapat setelah membuat Purchase Requisition pada sistem SAP adalah: a. Purchase Requisition tidak bisa dibuat bila melebihi budget yang telah disepakati. b. Bisa mengontrol status suatu Purchase Requisition secara online. Beberapa hal yang penting dalam membuat Purchase Requisition: 1. Tipe dokumen Purchase Requisition Tipe dokumen yang dimiliki Purchase Requisition pada SAP PT. Djarum antara lain sebagai berikut: Tabel 3.5 Tipe Dokumen Purchase Requisition pada SAP PT. Djarum Transaksi ME51N ME51N ME55
Tipe Deskripsi Dokumen ZMNB Manual purchase req. NB Purchase requisition Collective Release
Number Range 1000000000 - 1099999999 1100000000 - 1199999999
2. Account Assignment AccountAssignment digunakan untuk menentukan jenis pembebanan apa yang akan digunakan untuk pembelian barang atau jasa.
58 AccountAssignment terkait erat dengan sumber anggaran. Adapun kategori AccountAssignment yang digunakan pada SAP PT. Djarum antara lain sebagai berikut: Tabel 3.6 Kategori AccountAssignment pada SAP PT. Djarum Kode Account Assign. Blank
Blank
A
Asset
F
Order
K
2.
Kategori Account Assign.
Cost center
Deskripsi
Anggaran
Untuk pembelian yang di stock Untuk pembelian Asset Untuk pembelian yang langsung dibebankan ke Order Untuk pembelian yang langsung dibebankan ke Cost Center
Yang harus diisi di Purchase Requisition
Asset No
Order No
Cost Center & GL Account
Purchase Order Purchase Order merupakan dokumen yang berisi kesepakatan pembelian barang/jasa dengan vendor dimana jumlah, harga, dan tanggal pengiriman/pekerjaan sudah selesai ditentukan. Keuntungan yang didapat setelah membuat Purchase Order pada sistem SAP adalah: a. Purchase Order bertindak sebagai IntegrationPoint antara proses pengadaan, Warehouse/EndUser dan Finance. b. Mengecek status PurchaseOrder secara online. c. PriceHistory akan disimpan di dalam sistem SAP untuk analisis atau informasi yang dapat digunakan di masa yang akan datang.
59 Tabel 3.7 Tipe Dokumen PurchaseOrder pada SAP PT. Djarum Transaksi ME21N ME21N
Tipe Dokumen ZDNB ZDUB
ME28
3.
Deskripsi
Number Range
Standard PO Stock Transport Order Collective Release
4100000000 - 4109999999 4100000000 – 4109999999
Goods Receipt Penerimaan Barang (Goods Receipt) merupakan penerimaan barang stock/nonstock. Dalam proses penerimaan baran akan dilakukan pemeriksaaan apakah jumlah dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan Purchase Order. Keuntungan yang didapat setelah membuat Goods Receipt pada sistem SAP adalah: a. User bisa memonitor Purchase Order mana saja yang ditunda untuk penerimaan. b. Status tiap Purchse Order bisa dilihat melalui Purchase Order History. c. Setiap ada penerimaan akan disimpan sebagai satu dokumen sehingga semua bukti pencatatan disimpan secara online.
Tabel 3.8 Tipe Dokumen Goods Receipt pada SAP PT. Djarum Transaksi MIGO
Tipe Dokumen WE
Deskripsi Material documents for goods receipts
Number Range 2011 2012
7011000000 - 7011999999 7012000000 - 7012999999
60 4.
Service Entry Sheet Penerimaan Jasa (Service Acceptance) merupakan penerimaan yang dilakukan untuk barang jasa. Terdapat dua macam hasil service (jasa) yang mungkin diterima dari vendor, antara lain sebagai berikut: a. Semua (Full) Jika vendor sudah melakukan semua aktivitas service (jasa) seperti yang tertera pada Release Order (DO/WO) atau Purchase Order (PO). b. Sebagian (Partial) Jika vendor melakukan aktivitas service (jasa) secara partial seperti yang tertera dalam Release Order (DO/WO) atau Purchase Order (PO).
Tabel 3.9 Tipe Dokumen Service Entry Sheet pada SAP PT. Djarum Transaksi
Tipe Dokumen
ML81N
3.7
Deskripsi
Number Range
Service Entry Sheet 2000000000 - 2099999999
Proses Bisnis Procurement PT. Djarum 3.7.1 Standard Operational Perusahaan Judul:
STANDARD
OPERATING
PROCEDURE
PADA
SIKLUS
PEMBELIAN BAHAN BAKU PADA PT. DJARUM 1.
Definisi Siklus pembelian adalah suatu perputaran rantai dalam perusahaan yang dimulai dari timbulnya permintaan, baik dari sistem MRP maupun secara
61 manual dari user, dan berakhir kepada proses pembayaran atas barang yang telah dibeli. 2.
Tujuan Adapun tujuan dari siklus pembelian ini adalah untuk memenuhi kebutuhan user yang berkaitan dengan kebutuhan konsumen. Di dalam satu siklus pembelian diharapkan terjadi suatu rantai yang saling berkesinambungan sehingga data dan informasi yang diperoleh adalah akurat dan dapat dipercaya.
3.
Pelaksana Pelaksana disini adalah orang yang lebih bertanggung jawab kepada keseluruhan siklus pembelian, yaitu Manajer Pembelian PT. Djarum. Bagian yang terkait dalam proses bisnis khususnya dalam proses pebelian adalah bagian gudang, akuntansi dan keuangan, dan SCM.
Tabel 3.10 Pelaksana Proses No. Personil 1 Manajer Pembelian
2
Staf Pembelian
3 4
Bagian Gudang Akuntansi & Keuangan
5
SCM
Tanggung Jawab Mengotorisasi Request For Quotation, Quotation dan Purchase Order Membuat Request For Quotation, Quotation dan Purchase Order Menerima barang dari pemasok ‐ Melakukan pengecekan terhadap invoice ‐ Melakukan pembayaran terhadap pembelian yang telah dilakukan Membuat Purchase Requisition berdasarkan MRP atau manual
62 3.7.2 Prosedur Pembelian 3.7.2.1 Proses Pembelian Eksternal Uraian proses bisnis perusahaan PT. Djarum dalam melakukan pembelian bahan baku harus melalui beberapa prosedur yang telah ditetapkan di dalam perusahaan. Proses pembelian dilakukan dengan 1.
Siklus pembelian dimulai dari adanya permintaan kebutuhan yang dipicu dari MRP yaitu berdasarkan SOP (Standard Order Planned) dan juga bisa juga dari permintaan manual yang urgent. Dalam hal ini PT. Djarum mengelompokkan menjadi dua jenis yaitu produksi yang akan dilakukan secara internal (tidak termasuk dalam lingkup Material Management) dan pembelian eksternal yang berasal dari pemasok. Kemudian memproses dari permintaan kebutuhan yang ada maka dibuatlah Purchase Requisition yang dibuat oleh staf pembelian dari PT.Djarum.
Gambar 3.2Activity Diagram Create Purchase Requisition
63 2.
Dari PurchaseRequisition yang ada akan dikondisikan menjadi dua hal yaitu: Ketika sudah ada perjanjian dan kontrak dengan vendor yang ada maka dari pembuatan PR dapat langsung dilanjutkan ke PO langsung. Namun jika ada permintaan material baru yang belum pernah ada kesepakatan sebelumnya, maka dari staf pembelian akan membuat Request For Quotation (RFQ) yang dikirimkan ke berbagai vendor. Setelah itu akan mendapat respon dari berbagai vendor dimana setiap vendor yang ada memberikan balasan berupa Quotation yang berisi tentang penawaran harga dari masing–masing vendor. Kemudian quotation yang diberikan oleh pemasok diinput ke dalam sistem. Setelah itu dilakukan seleksi pemasok oleh manager pembelian yang dinilai berdasarkan kriteria kriteria tertentu (price and quality). Setelah menemukan satuvendor yang cocok dengan kriteria yang ada, maka bagian pembelian akan meneruskan ke kesepakatan yang ada dan menghasilkan PurchaseOrder yang akan di proses selanjutnya. Untuk quotation yang tidak sesuai dengan kriteria, maka akan diberikan Rejection Letter oleh PT.Djarum.
64 Activity Diagram Create RFQ Supplier
Purchaser
Manager Purchasing
Create Purchase Requisition
Purchase Requistion:
[ada Vendor Aggreement] Create PO [tidak ada Vendor Agreement]
Create RFQ
RFQ:
Quotation:
Create Quotation
Input Quotation
Vendor Selection
Continuing Aggreement
[Sesuai]
PO: [Tidak Sesuai]
Rejection Letter:
Create Rejection Letter
Gambar 3.3Activity Diagram Create Request for Quotation
3.
Pembuatan PurchaseOrder dilakukan oleh staf dari bagian pembelian dimana pembuatan PO ini diambil berdasarkan PR yang ada dan juga bisa jugadari RFQ dan Quotation yang ada. Purchase Order yang ada juga merefer ke sourcelist,info record, vendor master record dan juga material master record. PO disini akan dikirimkan ke vendor yang sudah dipilih tadi. Kemudian PO yang ada akan diproses lebih lanjut lagi.
65 Activity Diagram Create Purchase Order
Purchaser
Supplier
Create Purchase Requisition
Quotation:
Create Quotation
Purchase Request:
Create PO
PO:
Order Processing
Gambar 3.4 Activity Diagram Create Purchase Order
4.
Setelah PO disampaikan kepada vendor, maka setelah vendor memproses pesanan yang ada dan setelah semua pesanan tercukupi maka vendor akan mengirimkan barang ke PT. Djarum. Dalam proses ini disebut dengan Good Receipt. Good receipt dilakukan oleh orang gudang sebagai yang berwenang untuk menerima barang. Dalam proses GR ini dihasilkan material document dan accountingdocument. Setelah bagian gudang menerima barang maka divisi qualitymanagementmemasukkan semua barang yang ada kedalam kotak QualityInspection. Setelah dilakukan pengecekan,barang hanya dikategorikan dalam 2 kondisi yaitu Unrestricted Stock(apabila barang yang masuk telah sesuai dengan spesifikasi yang ada),
66 dan Blocked Stock (apabila barang yang masuk tidak sesuai dengan spesifikasi yang diminta).
Gambar 3.5 Activity Diagram Create Goods Receipt
5.
Untuk perlakuan barang yang berada di blockedstock maka ada 2 kondisi, yaitu: Reversal (suatu kondisi dimana transaksi yang dilakukan salah penempatannya; contohnya material tembakau yang harusnyadiletakkan pada storagelocation 1100 pada kenyataannya dikirim ke storagelocation 1200. Sehingga harus ada pengembalian barang dimana kondisi reversalini tidak wajib disertai dengan alasan (optional)dan juga tanpa GR/Issue slip, Return (suatu kondisi dimana barang yang dikirimkan oleh vendor tidak sesuai dengan spesifikasi yang ada,dalam hal ini alasan yang diberikan harus wajib ada, kemudian barang yang dikembalikan bersamaan dengan return delivery slip).
67 Activity Diagram Create Reversal & Return
Quality Management
Warehouse
Purchaser
Quality Inspection
Supplier
Processing Goods Condition
[transaksi salah penempatan]
[spesifikasi tidak sesuai]
Blocked Stock: Reversal
Return
Create Return Delivery Slip
Return Processing
Return Delivery Slip:
Receive New Goods
Create Goods Receipt
Goods Receipt:
Gambar 3.6 Activity Diagram Create Reversal and Return
6.
Setelah melakukan goods receipt,dalam kurun waktu yang telah disepakati, supplier akan mengirimkan invoiceverification ke PT.Djarum, kemudian PT.Djarum akan melakukan threewaymatching yaitu mencocokkan antara invoice yang diberikan oleh vendor, PurchaseOrder yang ada dalam PT.Djarum dan juga materialdocument dari Goodreceipt yang telah dilakukan. Setelah semuanya cocok maka akan diproses pembayaran oleh baian akuntansi dan keuangan. Namun jika invoice tidak dikirimkan dari pemasok maka PT. Djarum tidak akan melakukan pembayaran.
68
Gambar 3.7Activity Diagram Create Invoice Verification
7.
Setelah proses pembayaran selesai, maka divisi pembelian akan membuat laporan rutin secara bulanan. Dalam pembuatan laporan ini dibutuhkan data–data yang berasal dari documententry (PR,PO,GR,Invoice) yang selanjutnya akan dibentuk sebagai dokumen database dan juga membutuhkan data dari masterdata (Materialmaster record, Vendor master record, Purchasing info record dan Source list). Setelah diolah maka akan dihasilkan sebuah laporan pembelian.
69
Gambar 3.8 Activity Diagram Create Laporan Pembelian
70 Berikut ini merupakan tabel prosedur pembelian yang dilakukan di PT. Djarum: Tabel 3.11 Pembelian Material dengan Metode Manual No.
Workflow
Output
1
Membuat PurchaseRequisition (PR) secara manual
FormPR
2
Melakukan persetujuan PurchaseRequisition
Mengubah status menjadi approve
3.
Data/ Transaction Referensi code Kebutuhan ME51N yang urgent
FormPR
ME55
Membuat Form RFQ RequestForQuotation
Form PR
ME41
4.
Membuat Quotation
Form Quotation
Form RFQ
5
Melakukan PriceComparison
View Price Comparison
Form Quotation
ME49
Data Entry ‐ Material Number ‐ Quantity ‐ Delivery Date ‐ Plant ‐ Document Type ‐ Release code ‐ Release group ‐ Plant ‐ Purchasing group ‐ ‐ ‐ ‐
RFQ Type RFQ Date PR Number Purchase Organization ‐ “Klik Adopt” ‐ “Search Vendor Address” ‐ “Klik CollectiveNum ber *Agar dapat dicompare ‐ RFQ Number ‐ Net Price ‐ “Klik Save” ‐ Collective RFQ ‐ “Klik Execute” ‐ *sistem akanmemberik
71
‐
6.
Membuat PurchaseOrder
Form PO
Form PR
ME21N
‐ ‐
7.
Melakukan persetujuan PO
Mengubah status menjadi approve
Form PO
ME28
‐ ‐ ‐ ‐ ‐
8
Membuat GoodReceipt
‐ Material Document Good Receipt ‐ Accounting Document
Form PO
MIGO
‐
9.
Membuat Invoice
Form Invoice
Form Invoice
MIRO
10
Membuat Report
Report
‐ ‐ ‐ ‐
‐ ‐ ‐ ‐
‐
PO PR Invoice Material Document
ME2N ME5A MIR6 MB51
‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐
an purposeVendo r “Klik rejection” vendor yang tidak dipilih. Purchase Organization Purchasing number “Klik adopt” Release Code Release Group Purchasing Group “Klik PO yang akan di appove” PO Document Number Storage Location Delivery Note Item Text Good Receipt “Klik item ok” Invoice Date Posting date PO Number Baseline date Amount Nomor transaksi
72 Tabel 3.12 Pembelian Material dengan Metode MRP
1
Membuat PurchaseReq uisition (PR) secara MRP
Form PR
Data/ Referensi Form Planned Order
2.
Membuat PurchaseOrd er from PR yang ada Melakukan persetujuan PO
Form PO
Form PR
ME21N
Mengubah status menjadi approve
Form PO
ME28
4
Membuat Goods Receipt
‐ Material Document ‐ Good Receipt ‐ Accounting Document
Form PO
MIGO
5
Membuat Invoice
Form Invoice
Form Invoice
MIRO
6
Membuat Report
Report
‐ PO ‐ PR ‐ Invoice ‐ MaterialD ocument
‐ ‐ ‐ ‐
No
3
Workflow
Output
Transactio n code MD15
ME2N ME5A MIR6 MB51
Data Entry ‐ ‐ ‐ ‐
Plant MRP Controller Fixed Indicator From Operning Date ‐ “Klik convertonline” ‐ Document Type ‐ Purchasing Organization ‐ Vendor ‐ Release Code ‐ Release Group ‐ Purchasing Group ‐ “Klik PO yang akan di appove” ‐ PO Document Number ‐ Storage Location ‐ Delivery Note ‐ Item Text ‐ Good Receipt ‐ “Klik item ok” ‐ Invoice Date ‐ Posting date ‐ PO Number ‐ Baseline date ‐ Amount Nomor transaksi
73 3.7.2.2 Proses Pembelian Internal Proses pemindahan bahan baku secara internal (pembelian internal) dijelaskan sebagai berikut: 1. Siklus pembelian internal atau lebih jelasnya disebutkan sebagai “pemindahan” material antar plant ataupun antar storage location di internal PT. Djarum dimulai dari adanya permintaan kebutuhan yang dipicu dari MRP yaitu berdasarkan SOP(Standard Order Planned)dan juga bisa juga dari permintaan manual yang urgent dimana material yang diinginkan tersebut terdapat di plant ataupun storagelocation yang lain tetapi masih berada dalam lingkungan PT. Djarum. Activity Diagram Internal PO - Stock Transport Order
SCM
Purchaser
[by manual processing] [by MRP processing] Manual Request
Planning Standard Order
Standard Order Planned:
Create Stock Transport Order
Stock Transport Order:
Ga mbar 3.9 Activity Diagram Internal PO - Create Internal Stock Transport Orde
74 2. Setelah munculnya permintaan barang ke plant ataupun storage location lain, maka purchaser akan membuat PO. PO yang dibuat untuk plant atau storagelocation lain dinamakan Stock Transport Order (STO) yang hanya digunakan
di
bagian
internal
perusahaan.Contohnya:
Plant
produksi
membutuhkan suatu barang dari plant warehouse, sehingga akan dibuat STO untuk dikirimkan kepada bagian warehouse yang bersangkutan. STO tidak menyangkut kepada pembayaran dan juga invoice.
Gambar 3.10 Activity Diagram Create Internal Transfer Posting
3. Setelah PO dibuat, maka akan diotorisasi terlebih dahulu oleh manajer pembelian yang
ada,
dan
setelah
itu
barulah
dilakukan
transferposting
ke
plant/storagelocation yang dituju. Transferposting disini bertujuan untuk memindahkan barang ke plant atau storagelocation yang lain. Data masukan
75 yang penting dalam membuat transferposting ini adalah nomor PO yang telah dibuat, pencocokan movementtype yang sesuai dan juga plant/storagelocation baik yang berasal dari maupun ke yang ingin dituju.Kemudian dilakukan penerimaan barang (goodreceipt) oleh plant / storagelocation yang dituju. Data masukan yang perlu diperhatikan dalam penerimaan barang ini adalah tipe nya harus diubah dahulu yang sesuai, nomor PO internal harus dicantumkan dan tempat nya harus jelas (plant/storagelocation yang mana).
Gambar 3.11 Activity Diagram Create Internal Goods Receipt
4.
Setelah selesai menerima barang, dalam kurun waktu tertentu, bagian pembelian akan membuat laporan rutin secara bulanan. Dalam pembuatan laporan ini dibutuhkan data–data yang berasal dari document entry (PR,PO,GR,Invoice) yang selanjutnya akan dibentuk sebagai dokumen database dan juga membutuhkan data dari masterdata (Material master record, Vendor master record, Purchasing info record,dan Source list). Setelah diolah maka akan dihasilkan sebuah laporan pembelian.
76
Gambar3.12Activity Diagram Laporan Pembelian Internal
Tabel 3.13 Pemindahan Bahan Baku Secara Internal (Pembelian Internal) No.
Workflow
Output
Data/ Referensi Form Planned Order
1
Membuat Form PO/STO PurchaseOrder
2.
Melakukan Mengubah persetujuan PO status menjadi approve
Form PO
3.
Membuat Goods Receipt
‐ Material Document Good Receipt ‐ Accounting Document
Form PO
Transaction Data Entry code ME21N ‐ Document Type ‐ Purchasing Organization ‐ Vendor ME28 ‐ Release Code ‐ Release Group ‐ Purchasing Group ‐ “Klik PO yang akan di appove” MIGO ‐ PO Document Number ‐ Storage Location ‐ Delivery Note ‐ Item Text ‐ Good Receipt ‐ “Klik item ok”
77 3.8
Orientasi Bisnis pada PT.Djarum berdasarkan Basic COBIT Principle 3.8.1
Business Requirement PT. Djarum ingin pemrosesan semua dokumen internal maupun eksternal
perusahaan dalam seluruh proses bisnisnya itu efektif, efisien, dan tidak redudansi.Semua
proses
pembeliantercatatdandapatdilakukan
monitoring
dananalisis.
3.8.2
IT Resource Dalam memenuhi kebutuhan bisnisnya, PT. Djarum memerlukan sumber
daya TI yang mendukung proses-proses bisnisnya, yaitu: 1. Perangkat keras (Hardware) Server, PC, Laptop, LAN, Printer, etc. 2. Perangkat lunak (Software) SAP, SQL 2008. 3. Sumber daya manusia (People) SAP Consultant, SAP Internal Team, Network&Infrastructure team, Developer team.
3.8.3
IT Process Processing data melalui SAP, dalam modul Material Management:
1. Purchasing Activities: Create Purchase Requisition, Create Request for Quotation, Create Purchase Order, Goods Receipt Process, Invoice Verification Process.
78
2. Warehouse Activities: Goods Receipt, Goods Issue, Transfer Posting
3. Master Data Maintenance: Material Master, Vendor Master, Purchasing Info Record, Source List, etc.
3.8.4
Enterprise Information Hasil (output) dari processing sebelumnya, berupa dokumen, masterdata,
printout laporan, yaitu: 1. Purchasing Activities: Purchase Requisition – Request for Quotation – Purchase Order – Good Receipt – Invoice Verification.
2. Warehouse Activities: Transfer Posting, Goods Issue Slip.
3. Master Data Maintenance: Report Purchase Requisition List, Purchasing Document List, Display Warehouse Stock, Stock on Posting Date, Vendor Evaluation, etc.
