BAB 3 ANALISIS ARSITEKTUR SISTEM YANG BERJALAN DAN PERENCANAAN MANAJEMEN. Dalam poin ini akan menjelaskan mengenai sasaran sasaran yang ingin dicapai

BAB 3 ANALISIS ARSITEKTUR SISTEM YANG BERJALAN DAN PERENCANAAN MANAJEMEN

3.1

Strategic Goal and Intiatives Level Dalam poin ini akan menjelaskan mengenai sasaran – sasaran yang ingin dicapai

perusahaan baik dalam jangka sekarang, menengah, maupun dimasa yang akan datang. Yang dijabarkan dalam bentuk perencanaan Strategik, Analisis KeKePAn (SWOT), Scenario CONOPS, dan CONOPS Diagram. 3.1.1 Strategic Plan Dalam butir ini akan dikemukakan mengenai Visi dan Misi organisasi dan pernyataan arah strategik perusahaan. 3.1.1.1 Vision And Mission Vision : “Menjadi Badan penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) berkelas dunia, terpercaya, bersahabat dan unggul dalam Operasional dan Pelayanan.” Mision : Sebagai badan penyelenggara jaminan sosial tenaga kerja yang memenuhi perlindungan dasar bagi tenaga kerja serta menjadi mitra terpercaya bagi: 1. Tenaga Kerja: Memberikan perlindungan yang layak bagi tenaga kerja dan keluarga 2.

Pengusaha: Menjadi mitra terpercaya untuk memberikan perlindungan kepada tenaga kerja dan meningkatkan produktivitas

3. Negara: Berperan serta dalam pembangunan 28

29

3.1.2 SWOT Analysis Hasil dari analisa yang telah kami dapatkan berdasarkan survey yang telah kami lakukan didapat dengan menggunakan tiga metode yakni 5 daya PORTER, analisis PEST dan Value Shop. Yang mana Values Shop digunakan untuk menganalisis dari segi internal perusahaan sedangkan 5 daya PORTER dan PEST digunakan untuk menganalisis lingkup eksternal perusahaan berikut adalah hasil yang kami peroleh yang kami bagi kedalam dua tahap yaitu internal dan eksternal identification, kemudian kami ekstrak dan kami jabarkan dalam bentuk Strengths, Weaknesses, Oportunities, dan Threats, berikut penjabarannya : a. External identification

30

Analisis 5 Daya Saing Porter Didalam pengidentifikasian dan penganalisisan yang dimana menggunakan 5 langkah PORTER.

Pendatang Baru Organisasi baru yang berjalan di bidang pelayanan asuransi seperti : Pan Pacific Insurance (Panfic)

Pesaing Industri Pemasok Perusahaan yang mau bekerja sama dengan jamsostek

Organisasi yang bergerak dibidang asuransi seperti : PT. Sinarmas , Prudential.

Produk Pengganti Saat ini jamsostek belum memiliki produk / program pengganti

Gambar 3.1 Analisis 5 Daya Saing Porter

Pelanggan -

Warga Pegawai Perusahaan Perorangan

31

Berikut ini merupakan penjelasan dari analisis lima daya saing porter pada JAMSOSTEK: a) Pelanggan Yang dimana terdiri dari masyarakat secara global, karyawan, warga, perusahaan atau perorangan serta pengusaha. b) Pesaing Walaupun JAMSOSTEK merupakan BUMN, tetapi memiliki rival dalam melakukan usaha nya. Rival tersebut memiliki proses bisnis atau usaha yang serupa dengan apa yang ada pada JAMSOSTEK. Contoh rival yang ada : PT. Sinarmas , Prudential dan masih banyak lagi perusahaan yang serupa. c) Pemasok Pemasok yang dimaksud disini adalah perusahaan yang mau bekerja sama kepada JAMSOSTEK untuk memberikan daftar karyawan yang akan di daftarkan kedalam keanggotaan JAMSOSTEK. d) Pendatang baru Untuk investor tidak ada dikarenakan JAMSOSTEK ini merupakan instansi pemerintahan sehingga dana yang ada hanya di dapat dari pemerintah saja. e) Produk atau jasa pengganti Subtitusi merupakan program atau produk pengganti yang lebih kompeten. Tapi sampai saat ini JAMSOSTEK belum ada produk atau program pengganti.

32

Analisis PEST Analisis ini mengidentifikasi segala dampak lingkungan yang ditimbulkan oleh faktor Politik, Ekonomi, Sosial, dan Teknologi pada JAMSOSTEK:

1) Politik Aspek politik dalam metode analisis PEST menjelaskan tentang hal-hal yang berkaitan dengan kebijakan pemerintah terhadap proses JAMSOSTEK. Seperti faktor legal yang dapat digolongkan kedalam aspek politik yang berkaitan dengan hukum peraturran yang telah dikeluarkan dalam perundang-undangan oleh pemerintah yang terkait dengan aktifitas dari proses bisnis jaminan asuransi pada umumnya, antara lain: a. Pengadaan surat izin dalam membangun sebuah perusahaan jaminan sosial yang ditetapkan oleh pemerintah. b. Undang-undang yang menetapkan dalam pelayanan jaminan sosial terhadap perusahaan swasta atau BUMN. c. Peraturan Pemerintah (PP) No.33 tahun 1977 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK)

2) Ekonomi Aspek ekonomi memberikan pengaruh yang besar terhadap proses bisnis JAMSOSTEK karena menyangkut pada daya beli masyarakat secara umumnya. Seperti kebijakan tanggungan yang terkait dengan masyarakat yang kurang mampu, kebijakan moneter, serta kebijakan yang berdasarkan pengaruh ekonomi global pada umumnya, seperti:

33

a. Tingkat daya beli masyarakat yang berbeda-beda, bila tingkat daya beli masyarakat kuat maka akan menguntungkan pada proses bisnis JAMSOSTEK. b. Penetapan harga dengan melihat daya beli masyarakat khususnya, dan dengan membandingkan terhadap perusahaan sejenis lain pada umumnya. 3) Sosial Aspek sosial juga dapat memberikan dampak terhadap strategi dan proses bisnis pada JAMSOTEK. Hal-hal yang berkaitan itu mencangkup kebudayaan, tenaga kerja, dan lingkungan hidup sekitar JAMSOSTEK. Yaitu seperti: a. Lokasi yang berdekatan dengan pemukiman perkantoran, juga lokasi yang strategis yang dapat diakses dengan mudah. b. Perekrutan tenaga kerja yang kompeten. c. Proses pembuangan sampah yang tidak mencemarkan lingkungan yang berdekatan dengan JAMSOSTEK.

4) Teknologi Aspek teknologi yang terus berkembang juga memberikan pengaruh terhadap strategi dalam menjalankan proses bisnis pada JAMSOSTEK. Hal-hal tersebut menyangkut lingkungan kerja internal dan inovasi yang dilakukan oleh pihak Rumah Sakit. Contohnya: a. Kebijakan

JAMSOSTEK

dalam

penggunaan

teknologi

untuk

mendukung proses bisnis yang berjalan agar dapat searah dengan strategi yang direncanakan.

34

b. Menggunakan

web-based

dalam

mendukung

peroses

bisnis

JAMSOSTEK. c. Penggunaan LAN untuk mengatur pemakaian internet setiap client dalam mebatasi hak akses.

b. Internal identification 3.1.2.2.1

Value Shop Business Services

Value shop digunakan untuk menyelesaikan masalah seperti masalah customer tertentu, dimana digunakan apa bila customer tidak dapat menyelesaikan masalahnya sendiri. Value shop juga digunakan sebagai perbandingan value chain dan value network yang lebih kearah pembahasan ekonomi.Sedangkan value shop tidak terlalu tergantung terhadap keadaaan ekonomi, walaupun ada sedikit pembahasan mengenai ekonomi. Value shop menghadapi pilihan antara menjual spesialis kompetensi dan ruang lingkup. Dimana perusahaan mengambil resiko untuk menghadapi lingkungan baru dan bertahan di dalam situasi dan yang terjamin dengan eksplorasi.Masalahnya adalah bila perusahaan terlalu fokus pada masalah yang sama dalam jangka waktu yang lama,dapat mengakibatkan mengurangi keunikan yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Seperti yang telah di jelaskan dalam bab sebelumnya, salah satu alat yang digunakan untuk menganalisis lingkungan internal perusahaan adalah dengan menggunakan value shop. Value shop dipilih karena dapat menggambarkan aktivitas perusahaan secara keseluruhanya itu memberikan pelayanan servis jasa kepada customer yang ingin melakukan servis terhadap kendaraannya, denganmenyelesaikansemua masalah yang ada pada kendaraan, sesuai dengan harapan dan keinginan customer. Berdasarkan value shop, aktivitas tersebut adalah sebagai berikut:

35

1. AktivitasUtama Aktivitas utama padaPT. Jamsostek (Persero) adalah menyediakan jasa jaminan social atau asuransi kepada masyarakat yang membutuhkan. Aktivitas utama memiliki tujuh kegiatan, yaitu : a. Business Acquisition Kebutuhan bisnis yang adameliputi: 1. Kebutuhan akan pelayanan jaminan sosial terhadap masyarakat.

b. Problem Specification Spesifikasi masalah yang ada, yaitu: 1. Kurangnya koordinasi antara pelanggan dan penyedia jasa, sehingga data yang ada menjadi tidak valid. 2. Beberapa proses dalam operasional masih dilakukan secara manual, sehingga terjadi pemborosan dalam penggunaan kertas serta kurang efektif dan efisien. 3. Proses bisnis yang terlalu panjang membuat customer mengalami aktivitas yang seharusnya bisa dibuat menjadi lebih singkat dan mudah. 4. Sistem yang belum terintegrasi.

c. Knowledge Application Untuk meyelesaikan masalah yang terjadi, dapat diselesaikan melalui fasilitas sebagai berikut : 1.

Mengembangkan teknologi informasi dalam bentuk cloud system.

2.

Melakukan pengembangan website agar menjadi lebih variatif dan interaktif dalam penyediaan informasi.

36

3.

Menambahkan jobdesk baru dibagian humas yaitu sebagai sales network service. 4.

Fokus dalam penerapan dan pemasaran pengguanaan site.

d. Allocation Resource 1. Uang. 2. Karyawan. 3. Waktu. 4. Cloud system. 5. Informasi.

e. Configure Solution Dilakukan pengintegrasian antaraPT. Jamsostek (Persero) dengan fasilitas yang diajukan sehingga sumber daya dapat dialokasikan dengan efektif dan efisien.

f. Execute Solution Menyediakan fasilitas yang disarankan yang telah disesuaikan dengan strategi–strategi yang ada agar hasil yang dicapai memenuhi target yang telah ditentukan.

g. Marketing the Capability PT. Jamsostek (Persero)adalah sebuah perusahaan yang menyediakan jasa jaminan sosial yang sesuai dengan kebutuhan masyarakat.Dimana perusahaan sangat mementingkan kepuasan masyarakat, sehingga masyarakat menggunakan jasa PT. Jamsostek (Persero) dengan hasil dan kualitas yang memuaskan.

37

2. Aktifitas Pendukung a. Procurement Kerja sama yang dilakukan oleh jamsostek dengan perusahaan partner yaitu dilakukan untuk mendukung aktivitas primer seperti pengadaan data peserta yang dibutuhkan jamsostek. jamsostek selalu melakukan pengecekan dan perkiraan dalam proses kerja sama antar perusahaan.

b. Technology Development Pengembangan teknologi yang dipakai oleh perusahaan adalah Web-based. Untuk Server menggunakan Linux & Ubuntu 10, dengan 3 server yaitu IBM 3400, IBM 3500 dan IBM 3500 M3, untuk Client menggunakan U-Buntu 10, Linux & Windows XP. Hal ini sangat mendukung kinerja jamsostek dan pendukung sistem jamsostek. Sejauh ini biaya untuk pengadaan teknologi di jamsostek saat ini sudah efisien dan ingin ditambah beberapa spek dibagian tertentu untuk lebih meningkatkan kinerja proses bisnis di jamsostek.

c. Human Resource Management Manajemen sumber daya manusia yang dilakukan PT.JAMSOSTEK adalah melakukan aktivitas perekrutan karyawan, menyekolahkan karyawan jamsostek ke universitas dan training karyawan. Selain itu, didalam management sumber daya manusia, jamsostek menerapkan prosedur yang baik dan aman,

membudayakan

kerjasama

tim

yang

baik

serta

38

memberikan asuransi kesehatan, insentif tahunan, kenaikan gaji, bonus dan penghargaan terhadap karyawan jamsostek yang berprestasi agar memiliki semangat bekerja lebih baik. Dengan adanya karyawan yang sangat ahli didalam bidangnya, sehingga jamsostek melakukan pelayanan dengan baik, cepat dan tanggap terhadap para peserta jamsostek. d. Infrastructure Infrastuktur pada PT.JAMSOSTEK meliputi aktivitasaktivitas

perencanaaan

mengimplementasikan

strategi,

administrasi,

perencanaan aktivitas, memonitor

proses bisnis, pelayanan terhadap peserta dan menjaga hubungan baik dengan perusahaan partner. Sejauh ini infrastruktur sudah terprogram sedemikian rupa di dalam jamsostek, semua perencanaan pekerjaan yang ada jamsostek sudah tersusun dengan baik, sehingga dilakukan dengan tepat dan cepat oleh setiap staff, dan karyawan jamsostek, sehingga pekerjaan tersebut efektif dan efisien didalam waktu.

Tabel 3.1 Aktivitas Pendukung Jenis

Aktivitas

Support System

Procurement

Pengadaan data pelanggan

Technology

Penggunaan teknologi informasi pada Microsoft Excel &

Development

jamsostek, mengembangkan teknologi Microsoft informasi jamsostek

Human Resource Meningkatkan dan menjaga kualitas Management

karyawan rumah sakit

Microsoft Excel

2003 -

Word

39

Infrastructure

Meningkatkan jamsostek

secara

kinerja

internal Struktur organisasi

sistematis

dan dan

terstruktur

infrastruktur

jamsostek

Dari beberapa analisis di atas maka terbentuklah sebuah SWOT yang telah kami rangkum dan kami jabarkan, berikut adalah penjabarannya : Opportunities (Peluang) : 1. Kemajuan teknologi semakin pesat yang memungkinkan pemilihan jenis aplikasi yang dibutuhkan. 2. Perangkat keras dan perangkat lunak semakin canggih. 3. Banyak pakar dibidang pengembangan aplikasi. 4. Memungkinkan adanya kerjasama dengan berbagai instansi-instansi. 5. Meningkatnya kebutuhan pengguna terhadap informasi iptek asuransi yang menuntut layanan berkualitas. Threats (Ancaman) : 1. Tuntutan masyarakat akan pelayanan publik yang lebih baik menjadikan kebutuhan akan aplikasi semakin besar. 2. Tuntutan masyarakat akan informasi yang cepat dan akurat. 3. Adanya instansi-instansi sejenis yang memiliki nilai layanan lebih. Strengths (Kekuatan) : 1. Adanya aplikasi khusus dibeberapa sub bidang atau bagian yang telah dijalankan. 2. Tersedianya jaringan dilingkup kantor JAMSOSTEK sehingga integrasi aplikasi dan database akan lebih mudah. 3. Memiliki beragam promosi dalam berbagai bentuk baik media cetak maupun elektronik.

40

Weaknesses (Kelemahan) : 1. Jumlah aplikasi khusus yang tersedia masih terbatas. 2. Pemanfaatan aplikasi belum optimal. 3. Data, aplikasi dan database antar instansi belum terhubung dan terintegrasi. 4. Kurangnya keterampilan SDM dalam mengelola data. 5. Infrastruktur perangkat keras dan jaringan kurang memadai dan beberapa diantaranya tidak layak pakai. 6. Belum ada pendaftaran secara online. Berikut adalah tabel SWOT Analysis yang menjelaskan hasil strategi yang didapat berdasarkan hubungan antara faktor Internal (Strengths dan Weaknesses) dengan faktor Eksternal (Opportunities dan Threats).

Tabel 3.2 Tabel SWOT Matriks.

Faktor Internal.

Kekuatan (Strengths).

Kelemahan (Weaknesses). 1. Jumlah

aplikasi

khusus

khusus dibeberapa sub

yang

tersedia

masih

bidang

terbatas.

1. Adanya

aplikasi

atau

bagian

yang telah dijalankan. 2. Tersedianya dilingkup pustaka

jaringan kantor sehingga

integrasi aplikasi dan database akan lebih mudah. 3. Memiliki

2. Pemanfaatan belum optimal.

3. Data, aplikasi dan database antar

instansi

belum

terhubung dan terintegrasi. 4. Kurangnya SDM

beragam

aplikasi

data.

dalam

ketrampilan mengelola

41

bentuk promosi baik

5. Infrastruktur

perangkat

media cetak maupun

keras dan jaringan kurang

elektronik.

memadai

dan

diantaranya

beberapa

tidak

layak

pakai. 6. Belum

ada

pendaftaran

secara online.

Peluang (Opportunities). 1. Kemajuan semakin

SO

(Strengths WO

teknologi Opportunities). pesat

yang

(Weaknesses

Opportunities).

1. Mengoptimalkan

1. Menggunakan

memungkinkan

penyediaan

pemilihan jenis aplikasi

daya

informasi

memungkinkan

yang dibutuhkan.

pelayanan

jamsostek

penyaamaan

2. Perangkat keras dan perangkat

lunak

semakin canggih. 3. Banyak pakar dibidang

sumber

database

yang

dapat

platform

nasional dan global

agar

melalui

terintegrasi

pengembangan

(W1,W2,W3,O1,O2,O3).

pangkalan

data,

data-data

2. Memberikan

dapat

pelatihan

pengembangan

pemanfaatan jaringan

dengan

aplikasi.

kerja sama informasi

dengan instansi lain serta

dan

TI

memberikan reward bagi

dalam hal memenuhi

karyawan yang memiliki

kebutuhan

kinerja

4. Memungkinkan adanya kerjasama berbagai instansi. 5. Meningkatnya

dengan instansi-

kemajuan

melalui

pengguna peningkatan

layanan prima

bekerja

yang

sama

baik

(

W4,W6,O4, O5). 3. Membuat

suatu

forum

42

kebutuhan

pengguna

(S1,S2,S3,O2,O3,O5).

diskusi,

terhadap

informasi

2. Membuat suatu relasi

Social Network, dan Milist

yang menuntut layanan

kepada instansi lain

untuk

berkualitas.

agar

promosi, serta pertukaran

program

jamsostek

dan

promosi

program

jamsostek meningkat

3. Membuat

suatu

aplikasi

yang

beorientasi

kepada

yang

dapat

menghubungkan pihak internal dan eksternal untuk

memenuhi

berbagai

kebutuhan

(S1,O1,O2,O5). 4. Menggunakan

suatu

teknologi yang mana dapat

mempermudah

para

nasabah

atau

anggota untuk mencari informasi

service,

memudahkan

informasi (W4,W5,W6,W8,O4,O5) . 4. Fokus dalam

penerapan

dan pemasaran Program

(S3,O4,O5).

layanan

online

tertentu

dengan tampilan dan bahasa yang mudah

jamsostek

Site

(W7,O4,O5). 5. Membuat Support

Decision System

(W4,W5,O1,O2,O3).

43

dimengerti

(S2,S3,

O1,O2). Ancaman (Threat). 1. Tuntutan

ST (Strengths Threats).

masyarakat

1. Membuat

WT (Weaknesses Threat).

berbagai

1. Meningkatkan

akan peranan publik

aplikasi yang memiliki

keterampilan

yang

tampilan menarik dan

pengetahuan para pegawai

menjadikan kebutuhan

sesuai

(W2,W4,W5,T1,T2).

akan aplikasi semakin

masyarakat

besar.

(S2,S3,T1,T2).

2. Tuntutan

lebih

baik

masyarakat

2. Membuat

bagi

2. Merubah

dan

sistem

lingkungan suatu

JAMSOSTEK

di agar

akan informasi yang

website yang interaktif

menjadi lebih terbuka dan

cepat dan akurat.

(S2,S3 T2,T3,).

nyaman bagi pengguna

3. Adanya

instansi-

instansi sejenis yang

( W6,W7,T3,T4). 3. Meningkatkan

hardware

memiliki nilai layanan

dan

lebih.

diperlukan(W3,W5,T1,T2,

software

yang

T3).

Dari hasil analisis SWOT yang terdapat pada table matriks SWOT 3.1, dapat disimpulkan bahwa PT. JAMSOSTEK mampu memperoleh beberapa strategi dasar yaitu : 1. SO – Mengoptimalkan penyediaan sumber daya informasi teknologi nasional dan global melalui pengembangan pangkalan data, pemanfaatan jaringan kerja sama informasi dan kemajuan TI dalam hal memenuhi kebutuhan pengguna melalui peningkatan layanan. (Strategi I)

44

2. SO - Membuat suatu relasi kepada instansi lain agar program keanggotaan / nasabah dan promosi nama JAMSOSTEK meningkat. (Strategi II) 3. SO - Membuat suatu aplikasi yang beorientasi kepada layanan yang dapat menghubungkan pihak internal dan eksternal untuk memenuhi berbagai kebutuhan. (Strategi III) 4. SO - Menggunakan suatu teknologi yang mana dapat mempermudah para anggota maupun nasabah untuk mencari informasi serta memahami tertentu dengan tampilan dan bahasa yang mudah dimengerti. (Strategi IV) 5. WO - Menggunakan database yang dapat memungkinkan penyaamaan platform agar data-data dapat terintegrasi. (Strategi V) 6. WO - Memberikan pelatihan dengan bekerja sama dengan instansi lain serta memberikan reward bagi karyawan yang memiliki kinerja yang baik. (Strategi VI) 7. WO - Membuat suatu forum diskusi, online service, Social Network, dan Milist untuk memudahkan promosi, serta pertukanaran informasi. (Strategi VII) 8. WO - Fokus dalam penerapan dan pemasaran penggunaan JAMSOSTEK Site . (Strategi VIII) 9. WO - Membuat Decision Support System . (Strategi IX) 10. ST - Membuat berbagai aplikasi yang memiliki tampilan menarik dan sesuai bagi masyarakat. (Strategi X) 11. ST - Membuat suatu website yang interaktif serta memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih variatif. (Strategi XI) 12. WT - Meningkatkan keterampilan dan pengetahuan para pegawai JAMSOSTEK (Strategi XIII). 13. WT - Merubah sistem lingkungan di JAMSOSTEK agar menjadi lebih terbuka dan nyaman bagi pengguna. (Strategi XIV) 14. WT - Meningkatkan hardware dan software yang diperlukan. (Strategi XV)

45

IFAS dan EFAS A. IFAS Dari hasil analisis SWOT yang dilakukan pada JAMSOSTEK diatas, dapat dirangkumkan menjadi analisis IFAS (Internal Factor Analysis Summary) yang digunakan dalam menganalisis faktor strategi internal yang ada pada JAMSOSTEK dengan menghitung dan menjumlahkan nilai dari kekuatan dan kelemahan yang ada pada JAMSOSTEK. Berikut adalah tabel analisis IFAS pada PT. JAMSOSTEK:

Tabel 3.3 IFAS JAMSOSTEK STRENGHT (KEKUATAN)

BOBOT

RATING

SCORE

0,17

3

0,51

0,18

4

0,72

0,20

4

0,80

Adanya aplikasi khusus dibeberapa sub bidang atau bagian yang telah dijalankan Tersedianya jaringan dilingkup kantor sehingga integrasi aplikasi dan database akan lebih mudah Memiliki beragam bentuk promosi baik media cetak maupun elektronik.

SUBTOTAL

0,55

2,03

WEAKNESS (KELEMAHAN)

BOBOT

RATING

SCORE

0,10

3

0,30

Jumlah aplikasi khusus yang tersedia masih terbatas

46

Pemanfaatan

aplikasi

belum

optimal.

0,10

2

0,20

0,08

3

0,24

0,07

3

0,21

0,10

4

0,40

Data, aplikasi dan database antar instansi belum terhubung dan terintegrasi Kurangnya ketrampilan SDM dalam mengelola data dan penggunaan bahasa Inggris Infrastruktur perangkat keras dan jaringan kurang memadai dan beberapa diantaranya tidak layak pakai SUBTOTAL

0,45

1,35

TOTAL IFAS

1,00

3,38

B.

EFAS

EFAS merupakan kebalikan dari IFAS, EFAS (External Factor Analysis Summery) merupakan analisis faktor eksternal atau faktor luar dari JAMSOSTEK, seperti faktor peluang dan ancaman. Beirkut ini merupakan analisis EFAS dari PT. JAMSOSTEK:

47

Tabel 3.4 EFAS JAMSOSTEK OPPORTUNITIES BOBOT

RATING

SCORE

0,14

3

0,42

0,14

3

0,42

0,12

2

0,24

0,12

2

0,24

0,13

3

0,39

(PELUANG) Kemajuan teknologi semakin pesat yang memungkinkan pemilihan jenis aplikasi yang dibutuhkan Perangkat keras dan perangkat lunak semakin canggih Banyak pakar dibidang pengembangan aplikasi Memungkinkan adanya kerjasama dengan berbagai instansi-instansi Meningkatnya kebutuhan pengguna terhadap informasi yang menuntut layanan berkualitas.

SUBTOTAL 0,65

THREAT (ANCAMAN)

1,71

BOBOT

RATING

SCORE

0,12

3

0,36

Tuntutan masyarakat akan peranan publik yang lebih baik menjadikan kebutuhan akan aplikasi semakin besar.

48

Tuntutan masyarakat akan 0,12

3

0,36

0,11

2

0,22

informasi yang cepat dan akurat. Adanya instansi-instansi sejenis yang memiliki nilai layanan lebih SUBTOTAL

0,35

0,94

TOTAL EFAS

1,00

2,65

Dari tabel analisis IFAS dan EFAS diatas dapat diambil kesimpulan untuk menganalisis posisi dari JAMSOSTEK terhadapa strategi internal dan eksternal yang dimiliki oleh JAMSOSTEK. Berikut ini adalah penghitungan yang dilakukan dalam analisis IFAS dan EFAS: a. Jumlah dari nilai yang ada pada kekuatan dan kelemahan diselisihkan untuk mendapatkan sumbu pada titik X. Kekuatan

:2,03

Kelemahan

:1,35

Titik X

:0,68

b. Jumlah dari nilai yang ada pada peluang dan ancaman diselisihkan untuk mendapatkan sumbu pada titik Y. Peluang

:1,71

Ancaman

:0,94

Titik Y

:0,77

49

c. Dari jumlah nilai yang diselisihkan diatas dapat dibuat sebuah diagram untuk mengetahui letak koordinat JAMSOTEK dari strategi yang dihasilkannya. Berikut merupakan diagram analisis SWOT PT. JAMSOSTEK:

Peluang Kuadran III

Kuadran I Mendukung Strategi

2. Mendukung Strategi

Turn-Arround

Agresif (0,68)

Kelemahan

Kekuatan (0,77)

Kuadran IV

Kuadran II Mendukung Strategi

Mendukung Strategi

Defensif

Devisifikasi

Ancaman

Gambar 3.2 Diagram Analisa SWOT JAMSOSTEK Berdasarkan dari titik-titik kuardinat diatas, dapat diketahui bahwa posisi perusahaan berada pada kuardan 1. Hal ini berarti perusahaan memiliki kekuatan dan peluang untuk dapat bertahan dalam persaingan bisnis yang semakin ketat sekarang ini. Selain itu, diketahui bahwa

50

strategi yang telah diterapkan oleh perusahaan membantu perusahaan dalam kebijikan untuk pertumbuhan bisnis secara agresif.

Balance Scorecard Prinsip dasar dari balanced scorecard ini adalah titik pandang penilaian sebuah rumah sakit dilihat dari segi financial dan ditambahkan dengan ukuran-ukuran dari perspektif lainnya seperti tingkat kepuasan peserta, proses bisnis internal dan kemampuan melakukan inovasi. GOAL Goal merupakan proses penetapan sasaran dan tujuan dalam bidang - bidang pekerjaan. Goal juga merupakan suatu gagasan untuk menetapkan tenaga kerja untuk melaksanakan suatu pekerjaan dimana tugas yang diberikan sudah ditetapkan target dan sasarannya. Goal juga merupakan manajemen penetapan sasaran atau tujuan untuk keberhasilan mencapai kinerja yang diinginkan (performance). GOAL terdiri dari: •

Strategic Objectives :menjadi badan penyelenggara jaminan sosial kelas dunia.

•

Keuangan : Meningkatkan laba atau keuntungan dari jamsostek

•

Pelanggan : Meningkatkan kepercayaan dengan peserta, hubungan dengan peserta dan rekanan jamsostek.

•

Bisnis internal : - Mengintegrasikan semua proses bisnis. - Mengurangi kesalahan human-error. - Selalu update dengan teknologi asuransi. - SDM yang handal dalam bidangnya masing-masing.

•

Inovasi dan pertumbuhan : - Memaksimalkan penggunaan SI/ IT.

51

- Selalu update dengan teknologi IT. - Memiliki SDM yang berkualitas.

Tabel 3.5 Balanced Scorecard jamsostek. Perspektif

Tujuan

Ukuran

Targe

Inisiatif /

Hasi

Kebutuhan Scor

strategi

strategi

t

program /

l

sistem

kebijakan

yan

informasi

e

g di capa i Keuangan

Meningkatkan

Peningkatan

laba atau

jumlah

100%

Memberikan

80%

-

80

95%

-

95

pelayanan

keuntungan dari pelayanan

terbaik dan

jamsostek

service per

kualitas

tahun

program yang di tawarkan agar dapat memuaskan pelanggan

Pelanggan

Meningkatkan

Jumlah

kepercayaan

pelanggan

kualitas

dengan

tetap atau

terhadap

bertambah

pelayanan

peserta,

100%

Menjaga

asuransi dan

hubungan Peningkatan

kualitas

komunikasi

program

dengan

asuransi

dengan peserta dan rekanan

pelanggan

52

jamsostek.

100%

Penggunaan SI

Bisnis

Mengintegrasik

Kecepatan

internal

an proses

proses bisnis

/ TI yang di

bisnis.

seluruh unit

sebar ke

&

seluruh proses

Administrati

bisnis

f jamsostek.

jamsostek.

Mengurangi kesalahan

Aliran

Human – Eror.

informasi

Mengawasi

yang baik,

jalannya

jelas dan

Operasional

lancar

oleh pengawas

90%

TPS

90

80%

80

80%

80

90%

90

Selalu update dengan Teknologi

Pelayanan

asuransi di

asuransi

Membeli

jamsostek.

terlaksana

aplikasi

dengan baik

pencatatan data

tanpa

asuransi yang

terkendala.

update untuk

SDM yang

membantu

handal dalam

proses claim

53 bidangnya

Kepuasan

cepat dan

masing-masing

pelanggan

tepat.

dengan pelayanan

Memberikan training terhadap karyawan. 100%

Menambah SI /

Inovasi

Memaksimalka

Kualitas dan

dan

n penggunaan

kuantitas

IT

pertumbuh

SI / IT

SDM

perusahaan

90%

Aplikasi

90

asuransi &

pada

Administrat if berbasis

an

web

85

Selalu update dengan

Pengupdatet

Mengembangk

teknologi IT.

an SI/TI

an dan selalu

dalam

mengupdate SI

beberapa

/

tahun

dengan

IT

85%

90

sesuai

perkembangan SDM yang

proses bisnis di

berkualitas

jamsostek.

Hasil Pekerjaan

Memberikan

yang

Training

Maksimal

kepada

90%

54 karyawan

*Score = Hasil yang dicapai x 100 Target

Adapun

strategi

perspektif

yang

digunakan

pada

PT.JAMSOSTEK di dalam Balanced Scorecard adalah sebagai berikut : 1.

Perspektif Keuangan Pengukuran

kinerja

melalui

perspektif

keuangan

akan

menunjukkan apakah perencanaan dan pelaksanaan strategi dapat memberikan perbaikan yang mendasar bagi keuntungan jamsostek. Perbaikan yang dilakukan secara khusus berhubungan dengan keuntungan yang terukur, pertumbuhan usaha dan nilai shareholder. Perspektif keuangan pada PT.JAMSOSTEK : a. Meningkatkan keuntungan laba bersih pada jamsostek. b. Meningkatkan jumlah pendapatan pada jamsostek. c. Meningkatkan biaya produktivitas dari program dan fasilitas pada jamsostek.

2.

Perspektif Pelanggan Perspektif pelanggan merupakan pengukuran yang mengukur

semua aspek yang berhubungan dengan peserta. Perspektif pelanggan pada PT.JAMSOSTEK:

55

a. Meningkatkan kepuasan pasien dengan menjaga dan meningkatkan kualitas kepuasan pelanggan,

maka

pelanggan

yang telah

berkunjung ke jamsostek dan sudah merasakan pelayanan yang baik maka akan menjadi kepuasan tersendiri bagi peserta yang telah berkunjung untuk melakukan pendaftaran atau claim. Oleh karena itu jamsostek harus serius menjaga kepercayaan yang diberikan oleh

para

pelanggan

agar

mereka

tetap

loyal

terhadap

PT.JAMSOSTEK. b. Meningkatkan kualitas pelayanan beserta sarana & fasilitas pendukung yang ada di jamsostek untuk pengunjung dan peserta agar memberikan kenyamanan kepada peserta yang melakukan claim.

3.

Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif proses bisnis internal merupakan manajemen yang

mengidentifikasi proses-proses internal bisnis yang kritis untuk mencapai peningkatan nilai

bagi

peserta dan pemegang saham.

Perspektif proses bisnis internal pada PT.JAMSOSTEK : a. Meningkatkan mutu dan kualitas pelayanan dan claim. b. Meningkatkan kualitas dalam melakukan claim di jamsostek. c. Mengembangkan jamsostek dengan menambah kantor cabang di berbagai daerah.

56

4.

Perspektif Pertumbuhan dan pembelajaran Perspektif

pertumbuhan

dan

pembelajaran

merupakan

pembelajaran dan pertumbuhan bersumber dari faktor sumber daya manusia, sistem, prosedur organisasi. Perspektif pertumbuhan dan pembelajaran pada PT.JAMSOSTEK : a.

Meningkatkan kemampuan kerja karyawan, dan staff ahli.

b.

Meningkatkan mutu, kualitas karyawan, dan staff ahli.

c.

Membangun citra jamsostek yang positif di masyarakat.

d.

Menciptakan pola kepemimpinan yang efektif dan bertanggung jawab.

Analisis CSF (Critical Success Factor) dan KPI (Key Performance Indicator) pada PT.JAMSOSTEK. Critical Success Factors (CSF) adalah faktor-faktor penting yang mempengaruhi sebuah kesuksesan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi dalam mendapatkan tujuan yang diinginkan. Key Performance Indicator (KPI) adalah indicator penghitungan atau penilaian kinerja dari seluruh fungsi yang dimiliki oleh organisasi, yaitu sampai sejauh mana fungsi tersebut dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh sebuah organisasi. Berikut adalah analisis faktor-faktor yang bersangkutan pada PT.JAMSOSTEK:

57

Table 3.6 Analisa CSF dan KPI PT.JAMSOSTEK Objectives Meningkatkan kepuasan

Critical Success Factor -

pelanggan

Key Performance Indicator

Memberikan pelayanan yang terbaik dan meningkatkan kualitas pelayanan tersebut.

-

Menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan pelanggan dan perusahaan partner.

-

Memberikan rekomendasi staff terbaik yang dibutuhkan dalam proses pendaftaran atau claim.

-

Memberikan fasilitas yang nyaman bagi peserta, seperti fasilitas ruang tunggu dan fasilitas ruang pertemuan.

Meningkatkan kinerja

-

Pengembangan teknologi

-

Pelayanan pada bagian

operasional pada

dalam membantu

pendaftaran khususnya

jamsostek.

mempercepat proses bisnis

menjadi lebih cepat.

yang dilakukan.

-

Berkurangnya kesalahan dalam menginput data

-

Melakukan pelatihan kepada sumber daya

peserta. -

Karyawan yang cekatan

58

-

organisasi agar menjadi

dan terampil pada

SDM yang berkualitas.

bidangnya.

Merekrut SDM yang sebelumnya telah dilatih selama 3 bulan.

-

Berbagi informasi peserta yang dibutuhkan.

-

Meminimalisir kesalahan dalam penginputan data dan penghitungan data.

Menghadapi persaingan

-

Melakukan pelayanan

- Peningkatan penggunaan

kepada peserta dengan

jasa oleh pelanggan pada

baik sesuai kode etik yang

jamsostek.

ada pada jamsostek. -

Menetapkan harga yang sesuai dengan harga yang ada pada asuransi lainnya.

-

Selalu menjaga dan memastikan kerjasama dengan perusahaan partner.

- Berkurangnya keluhan pelanggan.

59

3.1.3 CONOPS Scenario PT Jamsostek (Persero) mengalami proses yang panjang, dimulai dari UU No.33/1947 jo UU No.2/1951 tentang kecelakaan kerja, Peraturan Menteri Perburuhan (PMP) No.48/1952 jo PMP No.8/1956 tentang pengaturan bantuan untuk usaha penyelenggaraan kesehatan buruh, PMP No.15/1957 tentang pembentukan Yayasan Sosial Buruh, PMP No.5/1964 tentang pembentukan Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS), diberlakukannya UU No.14/1969 tentang Pokok-pokok Tenaga Kerja, secara kronologis proses lahirnya asuransi sosial

tenaga

kerja

semakin

transparan.

Setelah mengalami kemajuan dan perkembangan, baik menyangkut landasan hukum, bentuk perlindungan maupun cara penyelenggaraan, pada tahun 1977 diperoleh suatu tonggak sejarah penting dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah (PP) No.33 tahun 1977 tentang pelaksanaan program asuransi sosial tenaga kerja (ASTEK), yang mewajibkan setiap pemberi kerja/pengusaha swasta dan BUMN untuk mengikuti program ASTEK. Terbit pula PP No.34/1977 tentang pembentukan wadah penyelenggara ASTEK yaitu Perum Astek. Tonggak penting berikutnya adalah lahirnya UU No.3 tahun 1992 tentang Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK). Dan melalui PP No.36/1995 ditetapkannya PT Jamsostek sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja. Program Jamsostek memberikan perlindungan dasar untuk memenuhi kebutuhan minimal bagi tenaga kerja dan keluarganya, dengan memberikan kepastian berlangsungnya arus penerimaan penghasilan keluarga sebagai pengganti sebagian atau seluruhnya penghasilan yang hilang, akibat risiko sosial. Selanjutnya pada akhir tahun 2004, Pemerintah juga menerbitkan UU Nomor 40 Tahun 2004 tentang Sistem Jaminan Sosial Nasional, yang berhubungan dengan Amandemen UUD 1945 dengan perubahan pada pasal 34 ayat 2, dimana Majelis Permusyawaratan Rakyat (MPR)

telah

mengesahkan

Amandemen

tersebut,

yang

kini

berbunyi:

"Negara

mengembangkan sistem jaminan sosial bagi seluruh rakyat dan memberdayakan masyarakat

60

yang lemah dan tidak mampu sesuai dengan martabat kemanusiaan". Manfaat perlindungan tersebut dapat memberikan rasa aman kepada pekerja sehingga dapat lebih berkonsentrasi dalam

meningkatan

motivasi

maupun

produktivitas

kerja.

Kiprah Perseroan yang mengedepankan kepentingan dan hak normative Tenaga Kerja di Indonesia terus berlanjut. Sampai saat ini, PT Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 (empat) program, yang mencakup Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Kematian (JKM), Jaminan Hari Tua (JHT) dan Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK) bagi seluruh tenaga kerja dan keluarganya. Berikut adalah proses bisnis pada JAMSOSTEK : Pertama-tama Perusahaan Partner yang telah bekerja sama dengan perusahaan mengirimkan data-data diri dari calon nasabah tersebut kepada JAMSOSTEK. Lalu ketika ada notifikasi email masuk, Biro IT mengakses email tersebut dan melakukan cleansing data , yaitu memeriksa data-data calon nasabah yang duplikat dan menghapus data duplikatnya. Kemudian Biro TI menginformasikan hasil cleansing data kepada perusahaan partner yang bekerja sama dengan JAMSOSTEK. Setelah menginformasikan hasil cleansing data, kemudian Biro TI mengupload data calon nasabah ke dalam sistem pelayanan. Setelah data masuk ke dalam sistem pelayanan, bagian/divisi lain mengecek data melalui sistem tersebut. Setelah mengecek data, bagian/divisi lain kemudian melakukan distribusi data calon nasabah kepada divisi teknis dan pelayanan.

Setelah mendapatkan data calon nasabah, divisi teknis dan pelayanan kemudian menghubungi calon nasabah melalui telepon untuk menawarkan produk atau program JAMSOSTEK. Jika calon nasabah setuju, maka calon nasabah memberikan data diri sesuai yang diminta melalui telepon. Ketika sudah mencatat data

61

calon nasabah, divisi teknis dan pelayanan kemudian Memberikan laporan persetujuan calon nasabah kepada biro humas. biro humas kemudian melaporkan kepada perusahaan partner dengan mengirimkan laporan persetujuan calon nasabah kepada perusahaan partner, dan Biro humas mengirimkan laporan persetujuan calon nasabah kepada Divisi operasional.

Kemudian

Divisi

operasional

menerbitkan

polis

asuransi

jiwa

dan

memberitahu data-datanya kepada calon nasabah. Setelah itu Divisi operasional memberi informasi data calon nasabah yang telah setuju untuk membuat polis asuransi kepada divisi keuangan. divisi keuangan akan melakukan pendebitan premi asuransi ke kartu kredit yang dimiliki calon nasabah. Jika calon nasabah tidak memiliki kartu kredit maka calon nasabah yang akan membayarnya melalui kartu debit ke divisi keuangan. Setelah itu divisi operasional akan memberikan Polis Asuransi Jiwa nasabah kepada perusahaan kurir untuk diantarkan ke alamat yang bersangkutan.

62

3.1.4 CONOD ( Concept of Operation Diagram )

3.Menginformasikan hasil cleansing data $

data Perusahaan Partner Biro IT MIC ROSOFT COR POR ATION

2.Melakukan Cleansing 4.Mengupload data ke sistem data baru

5.Mengecek data DataBase Jamsostek

Perusahaan kurir Laporan Persetujuan calon pendaftar jaminan kesehatan

Polis Asuransi jiwa 15.Mengirimkan Polis Asuransi

data

1.Memberikan data calon Data calon pendaftar Pendaftar jaminan keshatan jaminan kesehatan

10a.Mengirimkan Laporan Persetuan Calon pendaftarDivisi Lain Jamina kesehatan

7.Menghubungi Nasabah untuk Data customer Menjual produk asuransi Calon pendaftar jaminan kesehatan

6.Melakukan distribusi data 8.Memberikan data diri Sesuai dengan yang dibutuhkan

Divisi Teknis & Pelayanan

Laporan Persetujuan calon pendaftar jaminan kesehatan

9.Memberikan Laporan Persetujuan calon pendaftar jaminan kesehatan

Data customer

MICROSOFT CORPORATION

14a.Mengirimkan data customer MIC ROSOFT CORPOR ATION

Biro Humas

Laporan Persetujuan calon pendaftar jaminan kesehatan

13.Melakukan Pengambilan Premi Asuransi Kekartu kredit Calon pendaftar Jaminan kesehatan

Polis nasabah

MICR OSOF T C OR PORAT ION

10b.Mengirimkan Laporan Persetujuan nasabah

PolisAsuransi jiwa Divisi Operasional12.Memberikan Informasi Data Customer

Data customer Divisi Keuangan

Gambar 3.3 Concept of Operation Diagram Jaminan Asuransi

11.Menerbitkan Polis Asuransi jiwa

63

3.2

Business Product and Services Level Pada level ini menjelaskan gambaran secara menyeluruh tentang fungsi dari beberapa

bidang serta produk dan layanan yang dihasilkan oleh beberapa bidang dari JAMSOSTEK. 3.2.1 Business Plan Rencana bisnis memiliki beberapa komponen yang mendukung untuk menghasilkan fungsi dan strategi bisnis serta finansial sesuai dengan tujuan JAMSOSTEK. 1)

Business Overview Secara Struktural JAMSOSTEK merupakan Penyelenggaraan program jaminan sosial

merupakan salah satu tangung jawab dan kewajiban Negara - untuk memberikan perlindungan sosial ekonomi kepada masyarakat. Sesuai dengan kondisi kemampuan keuangan Negara, Indonesia seperti halnya berbagai Negara berkembang lainnya, mengembangkan program jaminan sosial berdasarkan funded social security, yaitu jaminan sosial yang didanai oleh peserta dan masih terbatas pada masyarakat pekerja di sektor formal Kiprah Perseroan yang mengedepankan kepentingan dan hak normative Tenaga Kerja di Indonesia terus berlanjut. Sampai saat ini, PT Jamsostek (Persero) memberikan perlindungan 4 (empat) program, yang mencakup :

a) Program Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK) b) Jaminan Kematian (JKM) c) Jaminan Hari Tua (JHT) d) Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK)

64

2)

Hubungan Aktivitas Bisnis dengan Strategic Goals. JAMSOSTEK memiliki fungsi dan tugas untuk mendukung berhasilnya empat

program dalam pembangunan jaminan sosial. Untuk mencapai hal tersebut JAMSOSTEK terus mengembangkan programnya salah satunya seperti publikasi pengetahuan yang meluas ke arah “digitalisasi” agar pendistribusian pengetahuan jaminan sosial dapat dilakukan dengan cepat hingga ke daerah pelosok Indonesia. 3)

Organization Structure

Gambar 3.4 Struktur organisasi PT. Jamsostek (persero)

Berikut ini merupakan penjelasan mengenai fungsi dari bagian-bagian yang ada di dalam bagan struktur organisasinya.

65

1. Direktur Utama Membawahi langsung seluruh divisi yang ada di Jamsostek, berikut ini uraian dari setiap divisi dibawah direktur utama. -

Biro Pengawasan Internal Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pengawasan dan pemeriksaan terhadap seluruh unit kerja di lingkungan perusahaan guna mencapai kepatuhan atas ketentuan yang berlaku.

-

Biro Humas Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan komunikasi ekstern dan intern guna membentuk citra positif perusahaan dan keselarasan kerja internal.

-

Biro PKP & KBL Mempunyai fungsi perencanaan, pengarahan, pengoordinasian, dan pengendalian program Peningkatan Kesejahteraan Peserta (PKP), program Kemitraan dan Bina Lingkungan (KBL) guna meningkatkan kesejahteraan peserta, membantu masyarakat sekitar perusahaan dan menciptakan citra positif perusahaan.

-

Biro Kepatuhan & Hukum Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian penyusunan dan pengkajian produk hokum perusahaan, pelaksanaan GCG dalam proses bisnis perusahaan guna mengurangi masalah hokum yang dapat membawa dampak negative bagi perusahaan.

-

Biro Sekretariat Perusahaan Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian, serta memfasilitasi hubungan korespondensi antar unit kerja guna mencapai keteraturan tata naskah dalam menunjang kelancaran hubungan kerja di lingkungan internal perusahaan.

66

2. Direktur Kepesertaan Terdiri atas Divisi Operasi,berikut penjelasan nya : -

Divisi Operasi Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan perluasan, pembinaan, administrasi kepesertaan, kepesertaan program khusus dan hubungan kemitraan guna meningkatkan cakupan perlindungan bagi tenaga kerja.

3. Direktur Keuangan Terdiri atas Biro Keuangan, Biro Akuntansi, dan Biro pengendalian keuangan, berikut penjelasan nya : -

Biro Keuangan Mempunyai fungsi perencanaan, pengarhan dan pengoordinasian kegiatan pengelolaan kondisi keuangan perusahaan gna optimalisasi penggunaan aset/harta perusahaan dalam memenuhi kewajiban perusahaan.

-

Biro Akuntansi Mempunyai

fungsi

perencanaan,

pengarahan

dan

pengoordinasian

kegiatan

pembukuan transaksi keuangan dan penyusunan laporan yang diperlukan guna menjelaskan kondisi keuangan perusahaan. -

Biro Pengendalian Keuangan Mempunyai

fungsi

perencanaan,

pengoordinasian

dan

pengarahan

kegiatan

penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) serta pengendalian realisasi rencana kerja atau pencapaian target kinerja dan biaya (cost effective) setiap unit kerja.

67

4. Direktur Investasi Terdiri atas Divisi Pasar Uang & Pasar Modal, Divisi Analisa Portofolio, dan Divisi Investasi Langsung, berikut penjelasan nya : -

Divisi Pasar Uang & Pasar Modal Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian transaksi investasi pada pasar uang dan pasar modal berdasarkan rekomendasi dari Divisi Analisa Portofolio dengan memperhatikan kelayakan investasi dan peraturan yang berlaku guna mencapai sasaran perusahaan.

-

Divisi Analisa Portofolio Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan analisa investasi keuangan khususnya dalam penentuan alokasi aset taktis dan pilihan investasi dengan memperhatikan alternative investasi yang tersedia dan mempedomani peraturan yang berlaku guna mencapai sasaran investasi dalam batasan risiko yang telah ditentukan.

-

Divisi Investasi Langsung Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan transaksi investasi langsung berdasarkan rekomendasi Divisi Analisa Port folio dengan memperhatikan kelayakan investasi dan peraturan yang berlaku guna mencapai sasaran perusahaan.

5. Direktur Perencanaan Pengembangan & Informasi Terdiri atas Biro Perencanaan & Pengembangan, Biro Teknologi & Informasi, dan Biro Manajemen Resiko, berikut penjelasan nya : -

Biro Perencanaan & Pengembangan Mempunyai fungsi

pengendalian kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha

perusahaan melalui pengidentifikasian dan pemilihan opsi-opsi pemanfaatan sumber

68

daya, bisnis proses, organisasi perusahaan, sistem dan prosedur usaha yang tersedia guna mendukung pencapaian tujuan usaha. -

Biro Teknologi & Informasi Mempunyai fungsi untuk perencanaan, pengoordinasian, pengarahan, pengendalian dan evaluasi kegiatan teknologi informasi guna menunjang proses usaha agar efisien, cepat, tepat, dan handal.

-

Biro Manajemen Resiko Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan-kegiatan untuk mengidentifikasi dan mengukurresiko-resiko yang dihadapi perusahaan untuk selanjutnya mengembangkan, memilih dan mengelola opsi-opsi guna mengatasi resiko-resiko tersebut.

6. Direktur Umum & SDM Terdiri atas Biro SDM, Biro Pendidikan & Pelatihan, Biro Pengadaan, dan Biro sarana & Prasarana, berikut penjelasan nya : -

Biro SDM Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pengelolaan SDM berdasar pada manajemen SDM berbasis kompetensi guna mendapatkan SDM yang memiliki motivasi tinggi dan produktivitas tinggi dalam menunjang pencapaian sasaran usaha perusahaan.

-

Biro Pendidikan & Pelatihan Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pengembangan pengetahuan, keterampilan, sikap dan kemampuan karyawan guna meningkatkan kualitas SDM perusahaan.

-

Biro Pengadaan

69

Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pengadaan brang/jasa guna memenuhi kebutuhan perusahaan secara tepat guna, tepat sasaran dengan harga yang wajar menurut ketentuan dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan -

Biro Sarana & Prasarana Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian penggunaan, pemeliharaan dan administrasi sarana dan prasarana inventaris perusahaan guna menunjang kelancaran dan optimalisasi kegiatan perusahaan.

7. Direktur Pelayanan Terdiri atas Divisi Teknis & Pelayanan, dan Divisi Pelayanan JPK, berikut penjelasan nya : -

Divisi Teknis & Pelayanan Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pelayanan Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kematian (JK), serta mengembangkan layanan yan berorientasi pada kepentingan pelanggan (Customer Orientation) guna tercapainya kepuasan peserta.

-

Divisi Pelayanan JPK Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pelayanan kesehatan guna tercapainya kepuasan peserta dalam hal pelayanan kesehatan.

4)

Market Outlook and Competitive Strategy

JAMSOSTEK memiliki market outlook yang terdiri atas para nasabah atau anggota yang mengakses ke dalam JAMSOSTEK baik secara langsung (datang ketempat) maupun tidak langsung (website). Para nasabah yakni mahasiswa, karyawan, dsb. Sekarang ini nama

70

JAMSOSTEK sangat terkemuka, karena merupakan badan usaha milik Negara yang memiliki reputasi baik di kalangan masyarakat.

71

3.2.2 Swim Lane Process Diagram

Partner

Biro IT

Divisi Lain

Divisi Teknis & Pelayanan

Calon Nasabah

Biro Humas

Divisi Operasional

Divisi Keuangan

Start

Memberi data calon pendaftar

Menerima data cleansing

Melakuka n Cleansing data

Menginfor masikan hasil cleansing data

Hasil Data

Mengupload data

Hasil Cleansing

Mengecek data

Tidak Melakuka n deklarasi data

Menghubu ngi nasabah

Ya

Memberi data diri

Data Nasabah

Memberi Laporan Persetujua n Mengirim Laporan Persetujua n

Laporan Persetujuan Menerbitk an Polis Asuransi jiwa

Dokumen Persetujuan

Polis Asuransi Memberi Info data Customer A

Perusahaan Kurir

72

Gambar 3.5 Swim Lane JAMSOSTEK.

73

Berdasarkan model diagram Swim Lane di atas, menjelaskan mengenai alur proses bisnis yang terjadi didalam JAMSOSTEK, yang diawali dengan partner yang memberikan data calon pendaftar kepada Biro IT untuk pengajuan keanggotaan. Kemudian Biro IT melakukan cleansing data, lalu menginformasikan hasil cleansing data kepada perusahaan partner dan mengupload data yang nantinya akan di cek oleh bagian/divisi lain. Setelah mengecek hasil cleansing data, bagian/divisi lain akan melakukan deklarasi data dan diberikan kepada divisi teknis dan pelayanan. Kemudian divisi teknis dan pelayanan akan menghubungi si calon nasabah. Jika calon nasabah setuju untuk mendaftar, maka akan diberikan data diri calon nasabah. Jika tidak setuju, divisi teknis dan pelayanan akan menghubungi calon nasabah lain. Lalu akan dibuat laporan persetujuan yang dikirim kepada tim admin, yang nantinya akan memberikan hasil laporan persetujuan tersebut kepada perusahaan partner dan kepada divisi operasional untuk menerbitkan polis asuransi jiwa, lalu memberikan info data customer kepda divisi keuangan, dilanjutkan pengambilan premi asuransi ke calon nasabah melalui kartu kredit nasabah. Kemudian divisi keuangan akan mengirim polis nasabah kepada perusahaan kurir, yang nantinya kan dikirim langsung kepada nasabah yang sudah terdaftar menjadi anggota.

74

3.2.3 Process Model/ Service Model 1)

IDEF Sistem pengajuan asuransi

Gambar 3.6 IDEF Sistem pengajuan asuransi

Maksud dari ke dua gambar IDEF diatas menjelaskan tentang proses-proses apa saja yang terjadi dalam Sistem pengajuan asuransi. Yang mana proses tersebut dilakukan dengan melibatkan seluruh pihak yang bertanggung jawab di JAMSOSTEK

75

3.2.4 Business Process/Product Service Tabel 3.7 Tabel Matriks Layanan Bisnis. Biro IT

Divisi

teknis Biro humas

dan pelayanan

Bagian

Divisi

keuangan

operasional

F

D

Produk bisnis Asuransi

D

S

R= Research & develop

W= Warehouse

M= Manufacture

D= Distribute

D

S = Service

L= Legal

F = Financials

3.2.5 Use Case Diagram and Narative Use Case Terdiri atas diagram dan juga narrasi penjelasan masing-masing dari Use Case Diagram yang ada. Dan Diagram Use Case digunakan untuk menceritakan interaksi pengguna dengan sistem dan juga mengenai tahapan-tahapan yang dilakukan oleh pengguna terhadap sistem terdiri atas aktor sebagai pengguna dan state yang menggabarkan kejadian yang dilakukan.

76

3.2.5.1 Use Case Diagram 1)

Use Case Diagram Sistem pengajuan asuransi.

Gambar 3.7 Use Case Diagram Sistem pengajuan asuransi

77

3.2.5.2 Naratif Use Case Pada prosesnya Jamsostek bekerja sama oleh instansi-instansi lain untuk mendapatkan nasabah dan memberikan pelayanan jaminan sosial, yang di lakukan pada bagian operasional dan bagian teknis dan pelayanan. Kemudian data operasional, serta yang lainnya akan diberikan oleh bagian humas terlebih dahulu untuk diolah, setelah itu bagian humas akan mengirimkan laporan persetujuan. 1. Dari data yang telah diberikan biro humas, divisi operasional dapat memberikan Data Dokumen yang sekiranya dapat digunakan. 2. Kemudian divisi keuangan akan membuat catatan tagihan asuransi kepada calon nasabah. 3. Setelah tagihan di terima oleh calon nasabah,maka divisi keuangan melakukan pengambilan premi asuransi melalui kartu kredit calon nasabah. 4. Kemudian barulah di buat laporan keuangan yang akan di simpan dalam pengarsipan. 5. Kemudian divisi operasional, akan mengirimkan polis asuransi yang sudah di buat kepada nasabah melalui perusahaan kurir.

78

3.3 Data and Information Terdiri atas diagram Object State – Transition Diagram, Logical Data Model, dan Activity/Entity Matrix.

Gambar 3.9 Object State Diagram Object State Diagram menggambarkan tentang semua state (kondisi) yang dimiliki oleh suatu object dari suatu class dan keadaan yang menyebabkan state berubah. Dan kejadiannya dapat juga terjadi ketika terdapat objek lain yang mengirimkan sebuah pesan.

79




Logical Data Model

Gambar 3.10 Logical Data Model Model Data Logical atau Class Diagram merupakan suatu gambaran sistem secara statis dan relasi antar mereka. Terdiri atas nama kelas, atribut, dan operasi yang menjelaskan keterkaitan antar data yang diberikan, serta isi dari objek-objek yang ada..

80

3.3.3 Activity/Entity Matrix

Laporan Polis Asuransi

Polis Asuransi

Laporan Pembayaran

Catatan Pembayaran

Laporan Persetujuan

Catatan Data Nasabah

Laporan Basis Data

Catatan Pengarsipan

No

Catatan Perusahaan Partner

Tabel 3.8 Tabel Activity/Entity Matrix

Data Perusahaan 1

C

R

C

R

partner Daftar nama karyawan perusahaan 2

U

partner (calon nasabah) 3

Informasi dan tugas

C

4

Data diri nasabah

R

C

Catatan hasil C

5

U

R

persetujuan 6

Data pembayaran

C

Laporan hasil 7

C pembayaran Mengeluarkan polis

8

R

C

asuransi Laporan polis 9

C asuransi nasabah

Keterangan : C : Create

R : Read

R

81

U : Update

D : Delete

Tabel ini menjelaskan mengenai setiap proses yang dilakukan serta kaitannya antara objek-objek yang ada, seperti pembuatan “laporan media elektronik” dan pembuatan “laporan media cetak” masing-masing akan di buat dengan simbol “C” dan disimpan dalam objek atau database “laporan”.

82

3.4

System and Applications Level Terdiri atas Deskripsi Sistem Komunikasi dan Diagram Aliran Sistem Data yang

menjelaskan mengenai alur perpindahan data antara pihak internal JAMSOSTEK maupun dengan pihak eksternal JAMSOSTEK. 3.4.1 System Communication Description Divisi Operasional

Sub bagian lain Pengelola Operasional Data base kolaborasi dan koordinasi

eksekutif

switch Divisi Teknis dan Pelayanan Pengelola Operasional

Printer

Biro Teknologi dan Informasi

switch Pengelolaan teknis & pelayanan printer

Database 8de Pengelolaan dokumen Pengklasifikasian dokumen

switch Database laporan Pengklasifikasian laporan

switch

Database surel

Pengelolaan dokumen publik Printer Pengeloalaan surel Internet

switch

modem

Instansi lain

Gambar 3.11 System Communication Description Pada gambar ini menjelaskan keterkaitan dan interaksi antara sistem-sistem yang berjalan pada bidang penyebaran teknologi khususnya Divisi Operasional, Biro Teknologi dan Informasi dan Divisi Teknis dan Pelayanan dengan Sub.bagian Lain serta pihak eksternal yaitu publik yang mengakses dan menggunakan website Jamsostek.

83

3.4.2 System Data Flow Diagram 1)

Sistem Aplikasi Jamsostek

Gambar 3.12 DFD Konteks - Sistem Aplikasi Jamsostek Pada Diagram kali ini menjelaskan tentang gambaran Aliran data secara keseluruhan yang digunakan oleh masing-masing divisi di dalam Jamsostek tetapi hal ini hanya terbatas pada ruang lingkup kami yakni Biro TI , Divisi Operasional, dan Divisi keuangan. Serta adanya divisi lain juga memberikan data ke dalam Jamsostek.

84

2)

Sistem pengajuan asuransi

Gambar 3.13 DFD lvl 0 - Sistem pengajuan asuransi

85

Pada DFD level 0 ini menjelaskan tentang alur perpindahan data pada Sistem pengajuan asuransi yang terdiri atas 5 proses yakni, mengupload data ke sistem, mengecek data, mendistribusi data,menerbitkan polis asuransi, dan mengambil premi asuransi ke kartu kredit nasabah. 3.5 Network and Infrastructure Level Menjelaskan tentang kondisi jaringan, hubungannya, rancangan gedungnya, serta perangkat yang digunakan. 3.5.1 Network Connectivity Diagram

Gambar 3.14 Network Connectivity Diagram Pada diagram ini menjelaskan tentang hubungan jaringan antara tiap divisi yang terdapat di lingkup Jaminan sosial, yang tidak lain terdiri atas, beberapa jumlah unit komputer, hub, router, Server, dan juga menara antena yang digunakan untuk menyebarkan informasi melalui media Internet.

86

3.6

Security / Standard / Workforce Terdapat tiga bagian penting guna mendukung dan menjalankan sistem di dalam

JAMSOSTEK, yaitu : 3.6.1 Security Terdiri atas tiga bagian yaitu kebijakan ,deskripsi keamanan, dan perencanaan penyelamatan bencana. Yang akan dijelaskan pada masing-masing bagian. 3.6.1.1 Policy Untuk saat ini didalam pengamanan data ataupun pengamanan infrastruktur yang ada pada Jamsostek belumlah memadai. Seperti pengamanan data yang masih kurang baik terhadap ancaman dari virus, serta dari perentas. Dan juga pengamanan infrastruktur seperti, alat pemadam kebakaran otomatis, yang dimana alat pemadam kebakaran yang ada sekarang hanyalah alat pemadam kebakaran yang masih menggunakan pipa akan tetapi untuk sensor asap cukup banyak dan berfungsi baik.

3.6.1.2 Security Solution Description Tabel 3.9 Security Solution Description Operational Security

Data Security

Operational secuirity yang

Data security yang digunakan

diterapakan dalam Jamsostek

yaitu pengamanan dari Linksys

dalam proses operasional

yang disediakan.

Jamsostek yaitu menggunakan rak server.

87

Personnel Security

Physical Security

Terdapat penjagaan khusus pada

Physical security yaitu berupa

ruang server oleh staff keamanan.

kunci pada ruang server sehingga rawan akan penyusupan.

3.6.1.3 Disaster Recovery Plan Untuk saat ini lembaga Litbang Pustaka belum memiliki rencana penanggulangan perlindungan data dari bencana yang akan terjadi. Yang dimana untuk saat ini server itu sendiri berada di lantai 5 pada gedung JAMSOSTEK sehingga dapat tercegah dari ancaman banjir. 3.6.2 Standard Menjelaskan mengenai standar apa saja yang di miliki Jamsostek. 3.6.2.1 Technology Forecast Tabel 3.10 Technology Forecast pada JAMSOSTEK

Technology Forecast pada JAMSOSTEK Forecast Area

Current Term

Operating System

Microsoft Windows XP

Office Automatic Suite

Microsoft Office 2000

Desktop Pc

Merk dan spesifikasi yang beragam dan belum ada standarisasi spesifikasi.

Desktop Monitor

Merk dan spesifikasi yang beragam dan belum ada standarisasi spesifikasi.

Persistent Storage

Merk dan spesifikasi yang beragam dan belum ada standarisasi spesifikasi yang rata-rata storage sebesar

88

80GB Scanner

Merk dan spesifikasi yang beragam dan belum ada standarisasi spesifikasi.

Technology Forecast yang ada pada bab ini hanya sekedar rekomendasi untuk keadaan future, untuk lebih lengkapnya dapat dilihat di bab 4. 3.6.3 Workforce Terdiri atas Perencanaan Angkatan Kerja dan bagan Organisasi. 3.6.3.1 Workforce Plan Terdiri atas Kebutuhan Lini Bisnis, Perencanaan Pengembangan Kompetensi dan Profesional tingkat eksekutif, kompetensi tingkat manager, Proses Peninjajuan Kerja, Program Manfaat, dan Program Asistensi Pelatihan dan Biaya Pendidikan. a. Line of Business Didalam pengerjaan penulisan ini dapat dijabarkan bahwa penulis akan membuat karya tulis yang menyangkut hubungannya atau ruang lingkup yang ada pada JAMSOSTEK khususnya pada bagian teknologi dan informasi dan juga Bagian teknis dan pelayanan. Dan oleh karena itu penulis akan membahas lebih rinci pada kedua bagaian tersebut yang mana berhubungan dengan tugas dan wewenang dari para pemegang jabatan. b. Executive Level Competencies and Professional Development Plans Rencana kerja dan level kompetensi pada level Kepala Pusat yaitu pengembangan

Jamsostek

yang

mengembangkan

jaminan

sosial

melalui

pengembangan teknologi, pelayanan asuransi, penerbitan publikasi program asuransi

89

dan petunjuk teknis, Digitalisasi informasi, peningkatan kompentensi, dan kerjasama dengan instansi lain dalam pertukaran informasi. Selanjutnya perencanaan pengembangan kompetensi untuk tingkat eksekutif dengan memberikan pelatihan pendidikan lanjutan untuk memperoleh gelar doktor (S3) bagi para eksekutif Jamsostek.

c. Management Level Competencies Pada

level

pejabat

yang

lebih

memiliki

wewenang

pengembangan

perpustakaan diketahui memiliki level kompetensi didalam lembaga pemerintahan tersebut yang diantaranya yaitu : • Para pejabat mampu meningkatkan kualitas pelayanan sesuai dengan kebutuhan pengguna. • Meningkatkan layanan informasi jaminan sosial melalui berbagai media • Mengembangkan pelayanan asuransi. • Memperluas jaringan kerjasama pertukaran dan penyediaan nformasi jaminan sosial dengan lembaga nasional dan international. • Mendorong promosi dan komersialisasi produk dan jasa. d. Performance Review Pengukuran tingkat capaian kinerja Jamsostek pada tahun 2011 dilakukan dengan cara membandingkan antara target indikator kinerja sasaran dengan ralisasinya. Rincian tingkatan capaian kinerja masing-masing indikator sasaran tersebut antar lain :

90 Tabel 3.11Performance Review pada JAMSOSTEK

Indikator Kinerja No.

Sasaran

1

Tersebarnya publikasi Jaminan sosial

2

Tersedianya informasi dari program yang

Target

Capaian

%

9.045

9.054

105,91

1.218

1.026

82,33

7

7

100

19

19

100

6

6

100

2

2

100

24

24

100

dimiliki JAMSOSTEK 3

Terselenggaranya perencanaan dan kegiatan dengan lebih baik

4

Terselenggaranya kegiataan monitoring,evaluasi dan sistem pengendalian intern

5

Terselenggaranya kegiatan penguatan dan pengolahan Satker

6

Terselenggaranya pengembangan sarana prasarana

7

Terselenggaranya layanan perkantoran

a.

Benefit Walaupun

ini

merupakan

lembaga

pemerintahan,

Jamsostek

tetap

mengharapakan adanya keuntungan secara financial dari proses bisnis yang ada pada didalam JAMSOSTEK itu sendiri. b.

Training And Tuition Assistance Program Program Asistensi pelatihan yang ditarapkan

terdiri atas pelatihan untuk

jangka panjang yaitu, Program S3, S2, S1, dan D3. Dan untuk program pelatihan jangka pendek yaitu dengan melibatkan kursus seperti Linux Complete, English for

91

Liasion Officer, Penulisan Efektif, Pelatihan Teknis Komputer Terapan, Personal home Page (PHP) and My Structure Query Language (SQL), Diklat Teknis Pemberkasan Kearsipan Tingkat Ahli, Placement Test Bahasa Inggris, dan Internet Based TOEFL(IBT). Tabel 3.12 Training and Tuition Assistance Program pada JAMSOSTEK Tahun No.

Jenis Diklat 2010 2011 2012 2013 2014 Jumlah

1

Web site

1

1

1

1

1

5

2

Penulis laporan/ Penulis ilmiah

2

1

1

1

1

6

3

Bahasa Inggris

3

3

3

3

3

15

4

Jaringan

2

2

2

2

2

10

5

Pemberdayaan Perempuan

2

2

2

2

2

10

6

Administrasi

2

2

2

2

2

10

7

Pranata Komputer

-

1

1

1

1

4

8

Kepegawaian

-

1

1

1

1

4

13

17

16

16

17

79

Jumlah

92

3.6.3.2 Organizaion Chart Bagan Organisasi pada Jamsostek terdiri atas Direktur Utama dan beberapa bagian lainnya yang terdiri atas Direktur Kepesertaan, Direktur Keuangan, Direktur Investasi, Direktur Perencanaan Pengembangan Informasi,Direktur Umum & SDM, dan Direktur Pelayanan. Berikut kami jelaskan mengenai fungsi dari masing-masing Bidang dan fungsinya dari masing-masing bidang.

Gambar 3.15 Struktur organisasi PT. Jamsostek (persero)

Berikut ini merupakan penjelasan mengenai fungsi dari bagian-bagian yang ada di dalam bagan struktur organisasinya.

93

1. Direktur Utama Membawahi langsung seluruh divisi yang ada di Jamsostek, berikut ini uraian dari setiap divisi dibawah direktur utama. -

Biro Pengawasan Internal Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pengawasan dan pemeriksaan terhadap seluruh unit kerja di lingkungan perusahaan guna mencapai kepatuhan atas ketentuan yang berlaku.

-

Biro Humas Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan komunikasi ekstern dan intern guna membentuk citra positif perusahaan dan keselarasan kerja internal.

-

Biro PKP & KBL Mempunyai fungsi perencanaan, pengarahan, pengoordinasian, dan pengendalian program Peningkatan Kesejahteraan Peserta (PKP), program Kemitraan dan Bina Lingkungan (KBL) guna meningkatkan kesejahteraan peserta, membantu masyarakat sekitar perusahaan dan menciptakan citra positif perusahaan.

-

Biro Kepatuhan & Hukum Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian penyusunan dan pengkajian produk hokum perusahaan, pelaksanaan GCG dalam proses bisnis perusahaan guna mengurangi masalah hokum yang dapat membawa dampak negative bagi perusahaan.

-

Biro Sekretariat Perusahaan Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian, serta memfasilitasi hubungan korespondensi antar unit kerja guna mencapai keteraturan tata naskah dalam menunjang kelancaran hubungan kerja di lingkungan internal perusahaan.

94

2. Direktur Kepesertaan Terdiri atas Divisi Operasi,berikut penjelasan nya : -

Divisi Operasi Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan perluasan, pembinaan, administrasi kepesertaan, kepesertaan program khusus dan hubungan kemitraan guna meningkatkan cakupan perlindungan bagi tenaga kerja.

3. Direktur Keuangan Terdiri atas Biro Keuangan, Biro Akuntansi, dan Biro pengendalian keuangan, berikut penjelasan nya : -

Biro Keuangan Mempunyai fungsi perencanaan, pengarhan dan pengoordinasian kegiatan pengelolaan kondisi keuangan perusahaan gna optimalisasi penggunaan aset/harta perusahaan dalam memenuhi kewajiban perusahaan.

-

Biro Akuntansi Mempunyai

fungsi

perencanaan,

pengarahan

dan

pengoordinasian

kegiatan

pembukuan transaksi keuangan dan penyusunan laporan yang diperlukan guna menjelaskan kondisi keuangan perusahaan. -

Biro Pengendalian Keuangan Mempunyai

fungsi

perencanaan,

pengoordinasian

dan

pengarahan

kegiatan

penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) serta pengendalian realisasi rencana kerja atau pencapaian target kinerja dan biaya (cost effective) setiap unit kerja.

95

4. Direktur Investasi Terdiri atas Divisi Pasar Uang & Pasar Modal, Divisi Analisa Portofolio, dan Divisi Investasi Langsung, berikut penjelasan nya : -

Divisi Pasar Uang & Pasar Modal Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian transaksi investasi pada pasar uang dan pasar modal berdasarkan rekomendasi dari Divisi Analisa Portofolio dengan memperhatikan kelayakan investasi dan peraturan yang berlaku guna mencapai sasaran perusahaan.

-

Divisi Analisa Portofolio Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan analisa investasi keuangan khususnya dalam penentuan alokasi aset taktis dan pilihan investasi dengan memperhatikan alternative investasi yang tersedia dan mempedomani peraturan yang berlaku guna mencapai sasaran investasi dalam batasan risiko yang telah ditentukan.

-

Divisi Investasi Langsung Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan transaksi investasi langsung berdasarkan rekomendasi Divisi Analisa Port folio dengan memperhatikan kelayakan investasi dan peraturan yang berlaku guna mencapai sasaran perusahaan.

5. Direktur Perencanaan Pengembangan & Informasi Terdiri atas Biro Perencanaan & Pengembangan, Biro Teknologi & Informasi, dan Biro Manajemen Resiko, berikut penjelasan nya : -

Biro Perencanaan & Pengembangan Mempunyai fungsi

pengendalian kegiatan perencanaan dan pengembangan usaha

perusahaan melalui pengidentifikasian dan pemilihan opsi-opsi pemanfaatan sumber

96

daya, bisnis proses, organisasi perusahaan, sistem dan prosedur usaha yang tersedia guna mendukung pencapaian tujuan usaha. -

Biro Teknologi & Informasi Mempunyai fungsi untuk perencanaan, pengoordinasian, pengarahan, pengendalian dan evaluasi kegiatan teknologi informasi guna menunjang proses usaha agar efisien, cepat, tepat, dan handal.

-

Biro Manajemen Resiko Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan-kegiatan untuk mengidentifikasi dan mengukurresiko-resiko yang dihadapi perusahaan untuk selanjutnya mengembangkan, memilih dan mengelola opsi-opsi guna mengatasi resiko-resiko tersebut.

6. Direktur Umum & SDM Terdiri atas Biro SDM, Biro Pendidikan & Pelatihan, Biro Pengadaan, dan Biro sarana & Prasarana, berikut penjelasan nya : -

Biro SDM Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pengelolaan SDM berdasar pada manajemen SDM berbasis kompetensi guna mendapatkan SDM yang memiliki motivasi tinggi dan produktivitas tinggi dalam menunjang pencapaian sasaran usaha perusahaan.

-

Biro Pendidikan & Pelatihan Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pengembangan pengetahuan, keterampilan, sikap dan kemampuan karyawan guna meningkatkan kualitas SDM perusahaan.

-

Biro Pengadaan

97

Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pengadaan brang/jasa guna memenuhi kebutuhan perusahaan secara tepat guna, tepat sasaran dengan harga yang wajar menurut ketentuan dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan -

Biro Sarana & Prasarana Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian penggunaan, pemeliharaan dan administrasi sarana dan prasarana inventaris perusahaan guna menunjang kelancaran dan optimalisasi kegiatan perusahaan.

7. Direktur Pelayanan Terdiri atas Divisi Teknis & Pelayanan, dan Divisi Pelayanan JPK, berikut penjelasan nya : -

Divisi Teknis & Pelayanan Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pelayanan Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK), Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kematian (JK), serta mengembangkan layanan yan berorientasi pada kepentingan pelanggan (Customer Orientation) guna tercapainya kepuasan peserta.

-

Divisi Pelayanan JPK Mempunyai fungsi perencanaan, pengoordinasian, pengarahan dan pengendalian kegiatan pelayanan kesehatan guna tercapainya kepuasan peserta dalam hal pelayanan kesehatan.

3.7 EA Management Plan 3.7.1 EA Program Management EA adalah Program manajemen yang menyediakan strategi serta pendekatan yang terintegrasi kepada perencanaan sumber daya. Program EA merupakan bagian dari keseluruhan proses yang berhubungan dengan pemerintahan

yang

menentukan

resource

alignment,

mengembangkan

98

standarized policy, meningkatkan dukungan terhadap pengambilan keputusan, dan mengawasi aktifitas pengembangan sumber daya perusahaan. 3.7.1.1 Governance & Principle Penerapan enterprise architecture di dalam perusahaan akan sangat menguntungkan bagi perusahaan itu sendiri. Hal tersebut dikarenakan enterprise architecture dapat menunjang proses bisnis perusahaan agar lebih maksimal dan juga meningkatan efektifitas dan efisiensi dari proses bisnis perusahaan. Dengan diterapkannya enterprise architecture di perusahaan, maka akan terjadi suatu perubahan atau penambahan divisi atau bagian di dalam perusahaan. Terdapat juga suatu perubahan pada struktur organisasi serta pola proses bisnis perusahaan yang menjadikan data perusahaan lebih terintegrasi. Adanya suatu perubahan seperti yang telah disebutkan diatas merupakan hasil dari analisis yang ada pada PT. Jamsostek. Setelah dilakukan analisis maka akan diimplementasikan teori dari enterprise architecture pada proses bisnis yang berjalan pada PT. Jamsostek. Melakukan suatu peningkatan pada teknologi informasi yang dimiliki oleh perusahaan merupakan salah satu usulan agar proses bisnis perusahaan dapat berjalan lebih efektif. Karena setelah dilakukan analisis, perusahaan PT. Jamsostek ini masih belum totalitas di dalam menggunakan teknologi informasi. Selain itu, governance & principle juga menjelaskan kebijakan dan prinsip di dalam pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh PT. Jamsostek. Pengambilan keputusan tersebut akan didasari oleh prinsip program enterprise architecture seperti adanya pembatasan hak akses atas informasi perusahaan dan memastikan peran staf eksekutif di

99

dalam pengambilan keputusan dan di dalam mendukung penerapan teori enterprise architecture di perusahaan.

3.7.1.2 Support For Strategic & Businness Dalam mendukung dan meningkatkan strategi dan perencanaan bisnis perusahaan, strategi perusahaan harus diiringi dengan dukungandukungan strategi yang dapat membantu proses bisnis perusahaan. Berikut ini adalah dukungan strategi bisnis PT. Jamsostek yang berdasarkan strategi bisnis perusahaan:

Tabel 3.13 Tabel Support For Strategic & Businness Strategi bisnis Menjaga kepuasan pelanggan dengan

Dukungan strategi bisnis -

Menyediakan aplikasi terbaru

menyediakan pelayanan yang berkualitas,

berbasis mobile agar pencarian

dan menyediakan infomasi yang beragam

informasi dapat dilakukan dimana

tentang pelayanan jamsostek

saja dan kapan saja sehingga proses binis berjalan dengan lebih baik. -

Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan maka perusahaan harus memilki website yang interaktif dengan fitur forum agar dapat bertukar informasi dengan baik agar dapat mendukung kebutuhan pelanggan serta dapat memperluas

100

pangsa pasar perusahaan. Memiliki karyawan yang kompeten dan

-

mendukung kemajuan perusahaan.

Meningkatkan cara kerja karyawan dengan menggunakan sistem yang terkomputerisasi dalam pelaksanaan proses bisnis perusahaan.

-

Mengadakan pelatihan karyawan dalam menggunakan aplikasi komputer yang terintegrasi dengan baik dan mengevaluasi atas kinerja mengenai penggunaan aplikasi baru tersebut.

3.7.1.3 EA Roles & Responsibilities EA Roles & Responsibilites ini membahas tentang peranan manager dalam tugas dan tanggung jawab dalam mengimplementasikan metode EA (enterprise architecture) pada PT. Jamsostek. Direktur utama memegang wewenang dalam pengambilan keputusan dalam metode EA yang akan dibantu oleh eksekutif dibawah nya. Tabel 3.14 EA Roles & Responsibility EA Team

EA Team Role

EA Responsibility

Direktur

Membantu dalam penetapan

Memotivasi para karyawan dan

Utama

strategi dan pengawasan pada tiap-

me-manage operasional

tiap bagian divisi.

perusahaan. Menerima dan memahami laporan yang masuk

101

dari setiap divisi.

Direktur

Membantu pengoordinasian,

Membuat dan merencanakan

Kepesertaan

pengendalian program kepesertaan

kegiatan program kepesertaan. Menerima dan memahami laporan dari divisi operasi

Direktur

Membantu pengoordinasian,

Membuat dan merencanakan

Keuangan

pengendalian, pengelolaan keuangan

kegiatan keuangan perusahaan.

perusahaan.

Menerima dan memahami laporan keuangan perusahaan.

Direktur

Membantu perencanaan,

Membuat dan merencanakan

Investasi

pengoordinasian, pengaharahan

kegiatan transaksi investasi.

transaksi investasi.

Menerima laporan transaksi investasi.

Direktur

Membantu perencanaan,

Membuat dan merencanakan

Perencanaan

pengoordinasian, pengarahan

kegiatan pengembangan usaha dan

Pengembangan

pengembangan usaha dan kegiatan

teknologi informasi perusahaan.

& Informasi

teknologi informasi perusahaan.

Menerima laporan pengembangan usaha dan teknologi informasi.

Direktur Umum

Membamtu perencanaan,

Membuat dan merencanakan

& SDM

pengoordinasian, pengarahan SDM

kegiatan pengembangan SDM.

dan pelatihan karyawan.

Menerima laporan SDM perusahaan.

Direktur

Membantu perencanaan,

Membuat dan merencanakan

Pelayanan

pengoordinasian, pengarahan kegiatan

kegiatan pelayanan. Menerima

pelayanan terhadap pelanggan.

laporan pelayanan.

102

3.7.1.4 EA Product Budget Tabel 4.12 dibawah ini adalah perencanaan biaya untuk penambahan fasilitas pada perusahaan untuk kedepannya. Tabel 3.15 EA Product Budget Nama Barang/Produk

Jumlah

Harga

Software Microsoft Windows 8 Professional

17

Rp. 34.000.000;

Kaspersky Anti-Virus 2012

17

Rp. 1.700.000;

Toshiba LCD Monitor 14”

17

Rp. 22.950.000;

Printer

5

Rp. 4.000.000;

Scanner

2

Rp. 3.000.000;

CPU Intel Core i3

17

Rp. 21.000.000

Hardware

Brainware Programmer

Rp. 14.000.000

Web Designer & Developer

Rp. 8.000.000

Analyst System

Rp. 18.000.000

Trainer

Rp. 4.000.000

Total Biaya

Rp. 130.650.000

3.7.1.5 EA Program Performance Measure Program pengukuran kinerja kerja

dan performa enterprise

architecture dapat diukur setelah enterprise architecture dilaksanakan atau diimplementasikan pada perusahaan. Pengukuran kinerja dan performa EA dapt dilakukan dengan cara mengidentifikasikan apakah EA program membuat hasil aktifitas binis menjadi efektif dan efisien.

103

Apabila EA sangat mendukung proses bisnis di PT. Jamsostek, maka program EA yang telah diterapkan sudah berjalan dengan baik. Tetapi, apabila program EA yang telah diterapkan kurang membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya, maka akan dilakukan analisis ulang dan hal-hal apa saja yang dapat dilakukan untuk mengoptimalkan program EA yang akan digunakan oleh perusahaan nantinya. 3.7.2 EA Current Architecture Summary 3.7.2.1 Strategy Goals & Initiatives Dalam rangka untuk mencapai tujuan perusahaan, maka PT. Jamsostek memiliki strategi bisnis yaitu dengan cara: •

Membuat suatu relasi kepada instansi lain agar program keanggotaan / nasabah dan promosi nama JAMSOSTEK meningkat.

•

Membuat suatu aplikasi yang beorientasi kepada layanan yang dapat menghubungkan pihak internal dan eksternal untuk memenuhi berbagai kebutuhan.

•

Membuat suatu forum diskusi, online service, Social Network, dan Milist untuk memudahkan promosi, serta pertukanaran informasi.

•

Memberikan pelatihan dengan bekerja sama dengan instansi lain serta memberikan reward bagi karyawan yang memiliki kinerja yang baik.

•

Membuat suatu website yang interaktif serta memberikan informasi yang lebih banyak dan lebih variatif.

104

•

Membuat berbagai aplikasi yang memiliki tampilan menarik dan sesuai bagi masyarakat.

•

Meningkatkan hardware dan software yang diperlukan.

•

Merubah sistem lingkungan di JAMSOSTEK agar menjadi lebih terbuka dan nyaman bagi pengguna.

3.7.2.2 Business Service & Information Flow PT.

Jamsostek

mempunyai

fungsi-fungsi

bisnis

untuk

mendukung adanya suatu perubahan di dalam kegiatan proses bisnis perusahaan. Oleh karena itu pelayanan sales network service merupakan suatu hal yang perlu untuk dilakukan. Dengan

adanya

program

enterprise

architecture,

maka

pelayanan proses bisnis dapat ditingkatkan dalam menganalisis proses bisnisnya. Selain itu, alur informasi yang berada pada proses-proses bisnis perusahaan juga dapat dioptimalkan. Tabel 4.13 berikut ini merupakan Line of Business (LOB) pada PT. Jamsostek : Tabel 4.16 Usulan Line of Business Line of

Key Process

Information Flows

Business

Supporting EA Component

Informasi

Melihat informasi yang

Publik

kebutuhan

dibutuhkan perusahaan yang Nasabah ada pada website, forum,

Instansi lain

dan social media yang

Biro IT

disampaikan oleh publik,

Biro Humas

Sales network service

nasabah, atau instansi lain.

105

Catatan kebutuhan

Setelah mendapat informasi kebutuhan perusahaan, maka akan di buat catatan kebutuhan.

Distribusi data

Setelah catatan dibuat, maka catatan tersebut akan di distribusikan melalui database kebutuhan.

3.7.2.3 System & Application Sistem dan aplikasi yang dimiliki oleh PT. Jamsostek menggunakan aplikasi sistem berbasis web dengan menggunakan jaringan LAN di perusahaan dan terhubung dengan database perusahaan. Website yang telah digunakan perusahaan saat ini sudah baik dan telah terhubung dengan baik hanya saja belum dapat mengintegrasikan antar bagian di dalam perusahaan. Selain itu, website perusahaan juga diperlukan penambahan fitur forum agar dapat bertukar informasi dengan baik dan penambahan informasi mengenai pelayanan yang dimiliki perusahaan di dalam website perusahaan. Oleh karena itu, sistem yang diusulkan nantinya diharapkan dapat membantu proses bisnis menjadi lebih efektif dan mempermudah jalannya proses bisnis dalam pelayanan asuransi. 3.7.2.4 Technology Infrastructure Data dan informasi yang dimiliki oleh PT. Jamsostek akan lebih terintegrasi dengan dibangunnya Mobile Application yang dapat memudahkan pengaksesan informasi melalui mobile. Jaringan LAN

106

(local area network) yang ada pada perusahaan akan dilakukan suatu peningkatan agar pertukaran data antar divisi/bagian di dalam perusahaan dapat berjalan dengan lebih lancar. Sedangkan komputer yang ada pada setiap bagian pada perusahaan akan dihubungkan oleh Hub dengan modem internet yang lebih baik agar dapat ter integrasi dengan baik. 3.7.2.5 IT Security Dalam menjaga keamanan informasi dan teknologi di perusahaan PT. Jamsostek, teknologi yang digunakan menggunakan password agar hanya orang – orang berkepentingan saja yang bisa mengakses data yang ada diperusahaan. Perusahaan juga menggunakan firewall dan anti-virus pada sistem website perusahaan agar terhindar dari ancaman bahaya yang ada pada dunia internet seperti virus atau kecurangan oleh pihak-pihak tertentu yang ingin merusak sistem perusahaan (hacking). PT. Jamsostek juga harus melakukan backup data-data yang dimiliki untuk berjaga-jaga jika ada hal yang tidak diinginkan. Oleh karena itu perusahaan memberikan kepercayaan kepada bagian SI/IT perusahaan agar seluruh sistem dan data yang perusahaan miliki mempunyai sistem keamanan yang baik. Selain itu juga PT. Jamsostek memberikan pengamanan dengan pegawai yang bertindak sebagai security. 3.7.2.6 EA Standard Pada

PT. Jamsostek tidak hanya menggunakan aplikasi

berbasis web untuk menunjang keseluruhan proses bisnis

yang

berlangsung di perusahaan. Saat ini, perusahaan PT. Jamsostek juga memaksimalkan hardware dan software yang mereka miliki. Oleh karena itu, untuk menunjang kinerja proses bisnis perusahaan

107

dibutuhahkan hardware dan software yang harus terus di update agar memaksimalkan proses bisnis yang ada di perusahaan untuk jangka waktu yang panjang sehingga dapat mencapai strategi maupun tujuan perusahaan. 3.7.2.7 Workforce Requirement Dalam manajemen sumber daya manusia di perusahaan terdapat aktivitas dalam memperoleh karyawan yang memiliki kualifikasi sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan adanya pengadaan karyawan yang berkualitas merupakan hal yang sangat penting untuk perusahaan. Adanya karyawan yang berkualitas di perusahaan hal tersebut akan menjadi kunci utama dalam mencapai strategi dan tujuan perusahaan. Untuk setiap bagian yang ada pada PT. Jamsostek juga harus memiliki kualifikasi khusus pada setiap bagiannya, harus diisi dengan karyawan yang benar-benar memiliki kualitas dan memenuhi kualifikasi yang diberikan oleh perusahaan. 3.7.3 EA Future Architecture Summary 3.7.3.1 Future Architecture Summary Pengadaan sistem informasi dan teknologi yang saling terintegrasi yang ada di perusahaan akan membantu menjalankan proses bisnis perusahaan menjadi lebih efektif dan efisien. Dengan adanya pengadaan sistem informasi yang saling terintegrasi diharapkan dapat memperlancar hubungan komunikasi di setiap bagian dan penyebaran data secara baik dan akurat dan sesuai kebutuhan yang ada di Perusahaan PT. Jamsostek. Dengan adanya pengembangan teknologi dan operasi sistem untuk perusahaan ini, maka alur dari kegiatannya sebagai berikut :

108

Pertama-tama Perusahaan Partner yang telah bekerja sama dengan perusahaan mengirimkan data-data diri dari calon nasabah tersebut kepada JAMSOSTEK. Lalu ketika ada notifikasi email masuk, Biro IT mengakses email tersebut dan melakukan cleansing data , yaitu memeriksa data-data calon nasabah yang duplikat

dan

menghapus

data

duplikatnya.

Kemudian

Biro

TI

menginformasikan hasil cleansing data kepada perusahaan partner yang bekerja sama dengan JAMSOSTEK. Setelah menginformasikan hasil cleansing data, kemudian Biro TI mengupload data calon nasabah ke dalam database nasabah. Setelah data masuk ke dalam database nasabah, bagian/divisi lain mengecek data melalui sistem tersebut. Setelah mengecek data, bagian/divisi lain kemudian melakukan distribusi data calon nasabah kepada divisi teknis dan pelayanan. Setelah mendapatkan data calon nasabah, divisi teknis dan pelayanan kemudian menghubungi calon nasabah melalui telepon untuk menawarkan produk atau program JAMSOSTEK. Jika calon nasabah setuju, maka calon nasabah memberikan data diri sesuai yang diminta melalui telepon. Ketika sudah mencatat data calon nasabah, divisi teknis dan pelayanan kemudian Memasukan laporan persetujuan calon nasabah ke database nasabah lalu memberikan laporan kepada biro humas. biro humas kemudian melaporkan kepada perusahaan partner dengan mengirimkan laporan persetujuan calon nasabah kepada perusahaan partner, dan Biro humas mengirimkan laporan persetujuan calon nasabah kepada Divisi operasional. Kemudian Divisi operasional menerbitkan polis asuransi jiwa dan memberitahu data-datanya kepada calon nasabah. Setelah itu Divisi operasional memasukan informasi data calon nasabah yang telah setuju kedalam database nasabah untuk membuat polis asuransi kepada divisi

109

keuangan. divisi keuangan akan melakukan pendebitan premi asuransi ke kartu kredit yang dimiliki calon nasabah, dan memasukan laporan keuangan kedalam database laporan. Jika calon nasabah tidak memiliki kartu kredit maka calon nasabah yang akan membayarnya melalui kartu debit ke divisi keuangan. Setelah Itu divisi operasional akan mengirimkan akan memberikan Polis Asuransi Jiwa nasabah kepada nasabah melalui surel atau bisa di cek melalui website jamsostek. Nasabah dapat mengakses informasi jamsostek melalui website atau mobile application yang ada, serta dapat mengakses forum untuk pencarian informasi atau membagi informasi melalui forum. Lalu bagian social network service dapat melakukan distribusi informasi melalui website dan mendapatkan informasi kebutuhan yang ada pada forum. Lalu dibuat catatan kebutuhan dan yang nantinya akan dimasukan kedalam database kebutuhan. Semua data yang ada pada database akan di backup terlebih dahulu demi keamanan data kedalam database backup. Ketika sudah di backup, eksekutif dapat melihat laporan yang sudah ada dengan cara mengakses database laporan. 3.7.3.2 Planning Assumption Asumsi perencaaan sistem informasi yang saling terintegrasi di masa mendatang, maka akan terjadi dampak pada perubahan sedikit pada alur proses bisnis yang ada diperusahaan, lalu dengan adanya pengembangan dan penambahan teknologi untuk mempermudah jalannya proses bisnis yang baru karena saling terintegrasi datanya dan dapat menjadikan oprasional proses bisnis menjadi efesien dalam biaya dengan menghindari pemborosan kertas. Meningkatkan pengetahuan karyawan dengan melakukan training karena adanya proses bisnis baru yang akan dikembangkan dalam bidang SI/TI.

110

Mengembangkan mobile application untuk mempermudah jalannya proses bisnis antara perusahaan dengan pelanggan dan penambahan unit computer untuk mempermudah melakukan pekerjaan karena data yang saling terintegrasi 3.7.3.3 Updating Current & Future View Skenario pandangan untuk masa depan

proses bisnis yang akan

berjalan mulai berubah dari adanya penyediaan aplikasi baru yaitu aplikasi berbasis mobile. untuk penyaluran informasi yang lebih baik antara pihak perusahaan dengan pihak luar, maka dibuat forum pada website perusahaan yang akan di kelola oleh divisi baru yaitu sales network service yang bertujuan untuk menyempurnakan proses bisnis. Penggunaan sistem informasi dan teknologi menjadi suatu perbedaaan pandangan di masa depan dan juga saat ini dalam pengerjaan aktifitas bisnis dan menyebarkan informasi dan data di dalam perusahaan.

Oleh karena itu, sangat dibutuhkan waktu dalam

perencanaanya untuk menyesuaikan dalam melakukan perubahan ini agar tercapai tujuan/strategi perusahaan. •

Goal & Initiative Dalam melakukan pencapaian strategi – strategi di PT.Jamsostek kedepannya akan membutuhkan suatu tujuan/insiatif baru yang dapat membantu perusahaan dalam dunia persaingan bisnis jaminan sosial saat ini. Dalam pencapaian ini digunakan analisis SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threat). Oleh karena itu, perusahaan harus melakukan strategi–strategi di setiap tahun agar dapat memanfaatkan ancaman dan peluang yang muncul pada bisnis jaminan sosial saat ini.

•

Product & Service

111

Perubahan aktifitas bisnis yang dilakukkan pada PT. Jamsostek meningkat dengan penggunaan teknologi informasi dalam hal seperti adanya aplikasi berbasis mobile dan dikembangkannya forum diskusi pada website perusahaan agar pengelolaan informasi menjadi lebih efektif. •

Data & Information Pada bagian data dan informasi juga terdapat perubahan untuk perencanan di masa depan, maka ada beberapa penyimpanan data dan informasi PT. Jamsostek yang masih berupa fisik kertas/form yang dapat memunculkan masalah besar seperti pemborosan kertas dan data bisa hilang dan lain-lain sehingga itu tidak efsien. Oleh karena itu, diusulkan kedepannya akan berubah menjadi data yang langsung terdistribusi ke bagian lainnya dengan menggunakan webbased sudah dikembangkan sehingga data terdistribusi dan tidak memerlukan banyak kertas.

•

System & Application Perusahaan PT. Jamsostek banyak terjadi perubahan untuk membantu fungsi-fungsi yang ada di perusahaan dalam melakukan pekerjaannya. Sistem yang telah digunakaan saat ini di perusahaan datanya belum terintegrasi dengan baik. Oleh karena itu, akan dilakukan penambahan sistem dan aplikasi baru yang diusulkan untuk perusahaan. Maka tujuan dari penambahan sistem dan aplikasi baru adalah untuk menjadikan proses bisnis yang efektif tetapi tidak mengurangi fungsi-fungsi melainkan manambahkan fungsi di sistem.

•

Network & Infrastructure

112

Penambahan teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan.

Melakukan

pengembangan

terhadap

spesifikasi

komputer yang ada pada PT. Jamsostek serta pengembangan terhadap jaringan LAN yang dapat menunjang kinerja sistem yang dikembangkan. 3.7.3.4 Sequencing Plan

Gambar 3.16 Usulan Sequencing Plan Pada Q1, pengembangan sistem yang terintegrasi dimulai dengan pengembangan website khusunya pada penambahan fitur forum yang akan dikelola oleh bagian sales network service dan di integrasikan ke semua bagian yang ada di perusahaan. Pada Q2, akan dilakukan suatu pengembangan dengan melakukan maintenance secara periodik, memperbaiki berbagai permasalahan dan bugs, dan akan dikembangkan sistem knowledge management. Pada Q3, sistem mobile application akan dikembangkan dan akan diimplementasikan ke dalam perusahaan. Sistem asuransi akan dilakukan

113

pengupdatean dan akan diintegrasikan dengan sistem mobile application tersebut. Pada Q4, sistem terintegrasi akan dilaksanakan seiring dengan update yang dilakukan pada sistem eksekutif. Pada tahap ini keseluruhan sistem pada PT. Jamsostek telah terkoneksi dan terintegrasi antara sistem satu sama lainnya. Pada Q5, server merupakan bagian yang sangat penting pada perusahaan karena server dapat meningkatkan memori yang diperlukan untuk keperluan transformasi dan pertukaran data yang ada dan yang tersimpan di dalam perusahaan. Sever akan terintegrasi dengan bagian-bagian yang ada di dalam PT. Jamsostek. 3.7.3.5 Configuration Management

Gambar 3.17 Configuration Management Dimulai dengan pembuatan proposal pengajuan peningkatan Perusahaan dengan EA, lalu dilakukan penganalisaan perusahaan dengan menggunakan metode EA, jika perusahaan tidak memerlukan EA maka akan ditolak, jika perlu maka dilakukan implementasi EA untuk perusahaan secara bertahap. Setelah itu dilakukan implementasi EA maka akan dilakukan evaluasi terhadap hasil yang

114

ada, jika implementasi memerlukan perbaikan maka akan dilakukan analisis ulang kembali, jika tidak akan dilakukan pengembangan EA. EA yang disetujui oleh perusahaan, maka akan selalu dilakukan pengembangan secara berkala, jika tidak maka akan kembali pada pembuatan proposal untuk pengajuan pengembangan analisis menggunakan metode EA. 3.7.4 EA Glosary & Reference •

Enterprise Suatu area dari aktifitas-aktifitas dan tujuan-tujuan di dalam suatu organisasi atau di antara beberapa organisasi, dimana informasi dan sumber daya lainnya ditukar. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

•

Enterprise Architecture Suatu metode dan praktek manajemen yang memperlihatkan bagaimana cara membuat sebuah organisasi atau perusahaan memiliki penglihatan abstrak untuk membuat perencanaan dan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan cara mengintergrasikan

strategi

perusahaan,

praktek-praktek

bisnis,

alur-alur

informasinya dan sumber daya teknologinya. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture •

Current View Terdiri atas strategi apa yang digunakan oleh perusahaan saat ini, proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan saat ini, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan saat ini. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture

•

Future View Terdiri atas strategi apa yang digunakan oleh perusahaan pada masa depan, proses bisnis perusahaan yang akan berjalan pada masa depan, dan sumber daya apa saja yang digunakan oleh perusahaan pada masa depan.

115

Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture •

Management Plan EA

Management

Plan

mengartikulasikan

pendekatan

EA

program

dan

dokumentasi. EA Management Plan juga menyediakan deskripsi dari current dan future view dari arsitektur, dan mengurutkan rencana untuk mengatur transisi ke lingkungan operasi bisnis teknologi masa depan. EA Management Plan adalah dokumen yang dapat memberikan informasi mengenai keuntungan dari EA sebagai program manajemen. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture •

Sistem Informasi Merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sumber : Intrduction to Information System

•

Teknologi Informasi Konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yaitu meliputi hardware, software, jaringan, manajemen data, dan teknologi berbasis internet. Sumber : Introduction to Information System