BAB 3 ANALISIS ARSITEKTUR BERJALAN 3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Sejarah Perusahaan PT Silkar National didirikan pada 23 April 1971 dengan tujuan untuk
menanggapi tantangan dari program pembangunan pemerintah. Tantangannya telah bertemu di sejumlah daerah konstruksi yang berbeda terkait, termasuk telekomunikasi, pekerjaan sipil, konstruksi bangunan, mekanik dan instalasi listrik serta bidang terkait lainnya. Selama bertahun-tahun, PT Silkar National telah mengembangkan reputasi yang sangat baik dalam industri konstruksi, klien yang terkesan tidak hanya oleh pengetahuan teknis yang dihasilkan dari pengalaman yang kaya perusahaan di industri konstruksi tetapi juga oleh realisasi filosofi perusahaan integritas dan tanggung jawab. Apapun ukuran proyek, PT Silkar National menunjukkan dedikasi yang sama dalam mencapai hasil terbaik, tentu prestasi ini telah dihargai oleh ekspansi yang cepat. PT Silkar National beralamatkan di Jalan Daan Mogot No.165 Jakarta 11520 Indonesia dengan No telp. (021) 5663730, Fax. (021) 5606022, Website : www.silkar.co.id, Akte perusahaan No.477 pada tahun 1971, dengan ada perubahan Akta perusahaan pada tahun 2008 dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat dengan No.76 dengan Notaris bernama Hana Tresna Widjaja, SH., No. SIUP perusahaan 02343, Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas dengan No.09.02.1.45.00958, Sudah
44
45 bersertifikat ISO 9001:2008 dengan serial no.15998 Issue No.4, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 dan CIQS 2000:2002. Setiap perusahaan harus mempunyai sumber daya yang terbaik. Sumber daya ini datang dalam berbagai bentuk sumber daya fisik, mulai dari alat sederhana sampai yang paling canggih peralatan, sumber daya keuangan dan yang paling penting dari semua sumber daya manusia. PT. Silkar National digambarkan berdasar pada semangat yang kuat dari perusahaan di antara semua tingkat tenaga kerja kami, langsung dari rekrutan terbaru kami untuk eksekutif kami yang paling berpengalaman. Ingin rasa memiliki peningkatan efisiensi dan efektivitas dalam menangani setiap proyek yang berurutan. Tujuan adalah untuk mengembangkan setiap karyawan untuk potensi maksimalnya melalui serangkaian program intensif pelatihan praktis dirancang baik untuk memperbaiki keterampilan kerja, dengan memberikan pemahaman yang lebih besar dari kegiatan Silkar pada umumnya. Hasil program pelatihan secara jelas dinikmati oleh pelanggan. Klien sering berkomentar pada kompetensi tenaga kerja dan tekad mereka untuk melakukan pekerjaan terbaik mungkin. bangga menjadi profesional dalam setiap aspek pekerjaan kita, dari manajemen proyek untuk yang terkecil pada detail situs.
46 3.2 Tujuan dan Inisiatif 3.2.1 Rencana Strategi 3.2.1.1 Visi dan Misi Visi ( Vision ) Menjadi Perusahaan Jasa Konstruksi Nasional Terdepan dan Terpercaya dalam kualitas kerja dengan mengutamakan keselamatan kerja dan lingkungannya. .
Misi ( Mision ) Meningkatkan
pertumbuhan
perusahaan
secara
profesional
dengan ikut serta aktif dalam pengembangan sarana dan prasarana sektor Industri Jasa Konstruksi Nasional.
47 3.2.2 Analisis 5 Daya Saing Porter
Gambar 3.1 5 Daya Pesaing Porter
48 3.2.2.1 Pesaing Dalam setiap perusahaan pasti memiliki pesaing, pesaing dibedakan menjadi 2 yaitu pesaing lama dan pesaing baru. - Pesaing Lama : a. PT.Maja Perdana Utama b. PT.Indo Karya c. PT.Indo Mulya d. PT.Citra Adhi e. PT.INTI f. PT.NASIO - Pesaing Baru : a. PT.Putra Mandiri b. PT.Artelindo c. PT.MKN 3.2.2.2 Pelanggan PT.Silkar National adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang konstruksi dan telekomunikasi, perusahaan memiliki beberapa pelanggan khususnya dalam bidang telekomunikasi diantara nya adalah : •
PT.XL Axiata
49 •
PT.Indosat Tbk
•
PT.Telkom-Sel
•
PT.Bakrie Telkom
•
PT.Moratel-Smart tel. Dengan memiliki pelanggan yang selalu memakai jasa PT.Silkar National,
jasa yang diberikan harus maksimal dan memenuhi kriteria yang diminta oleh pelanggan, agar pelanggan selalu percaya dan puas atas pelayanan yang diberikan. 3.2.2.3 Supplier Supplier adalah salah satu faktor yang berperan penting dalam kegiatan bisnis dalam perusahaan, perusahaan memiliki beberapa supplier diantara nya adalah, pemasok kabel dan aksesoris nya, pipa dan HDPE, besi, peralatan listrik dan penagkal petir. -
PT. Furukawa
-
PT. CCSI
-
PT. Rusli Vinilon
-
PT. Harapan Widyatama Pertiwi
-
PT. HAMASA STEEL
-
PT. BAJA MANDIRI
-
PT. HIMANTARA PUTRA PERKASA
-
PT. KUARTA PUTRA PRATAMA
-
PT.WIJAYA KARYA BETON
-
PT. BUANA SELARAS GLOBALINDA
50 3.2.3 Analisis PEST dan teori porter pada PT. Silkar National : 1. Politik Kebijakan pemerintah sangat memepengaruhi kegiatan bisnis yang ada pada perusahaan, oleh sebab itu perusahaan memiliki surat – surat penting untuk menghadapi kebijakan pemerintah, yaitu : - Perpajakan : pasal 2 ayat (1) undang – undang nomor 6 tahun 1983 tentang ketentuan umum dan tata cara perpajakan. - Pengukuhan : pasal 2 ayat (2) undang – undang nomor 6 tahun 1983 - Tanda daftar perusahaan : undang – undang nomor 3 tahun 1982 wajib daftar. - Undang – undang nomor 1 tahun 1995 tentang perseroan terbatas. - Undang – undang nomor 18 tahun 1999 jasa konstruksi, peraturan pemerintah nomor 28 tahun 2000 tentang usaha dan peran masyarakat jasa konstruksi. Registrasi usaha jasa pelaksanaan konstrksi nomor 11 tahun 2006. 2. Ekonomi Faktor ekonomi adalah salah satu faktor yang mempengaruhi proses bisnis pada perusahaan, karena harga bahan baku yang dibutuhkan oleh perusahaan tidak menentu. Contoh nya, harga bahan baku utama yaitu besi, baja dan fiber optik terus meningkat, sehingga perusahaan harus menerapkan strategi yang tepat untuk menangani hal ini. Karena dengan makin meningkatnya harga pokok produk atau jasa yang dihasilkan maka semakin menurun permintaan dari pelanggan.
51 3.2.4 Analisis SWOT Proses penyusunan perencanaan strategis melalui 3 tahap analisis,yaitu : Tahap pengumpulan data, tahap analisis, dan tahap pengambilan keputusan. •
Tahap Pengumpulan Data Pada tahap ini data dapat dibedakan menjadi dua data, yaitu data eksternal dan data internal. a. Evaluasi faktor eksternal Peluang 1. Adanya tender/undangan untuk sebuah proyek, 2. Bank sebagai pemberi modal. 3. Mempunyai
beberapa
kenalan
pelanggan
yang
sudah
mempercayai. 4. Adanya Pelanggan Baru. Ancaman 1. Pengerjaan proyek harus melihat cuaca 2. Banyaknya persaingan dari perusahaan pendatang baru 3. Kemerosotan Ekonomi Nasional 4. Peningkatan Inflasi Kekuatan 1. Perusahaan memiliki hubungan yang erat dengan pelanggan yang sudah ada 2. Perusahaan memiliki tim yang solid 3. Perusahaan ditangani oleh para staff ahli dan professional 4. Standarisasi ISO 9001:2008
52 Kelemahan 1. Perusahaan kesulitan dalam mencari kemenangan dalam setiap tender. 2. Perusahaan sulit mendapatkan dana 100% saat melakukan kegiatan proyek. 3. Kurangnya komunikasi secara internal antar divisi. 4. Teknologi yang sudah baik tidak dimanfaatkan untuk perusahaan.
53 •
Tahap Analisis Table 3.1 EFAS Faktor Strategi Eksternal
Bobot
Rating
0,20
4
0,8
2.Mempunyai kenalan pelanggan yang sudah mempercayai.
0,10
3
0,3
3.Adanya beberapa tender/Undangan
0,15
2
0,3
4.Adanya Pelanggan Baru
0,05
4
0,2
Total Peluang Ancaman 1. Pengerjaan Proyek harus melihat cuaca
0,5
Peluang 1.Bank sebagai pemberi modal.
Bobot X Rating
Komentar
Dikarenakan sebagai modal sebuah proyek Dengan adanya beberapa pelanggan yang sudah pernah bekerja sama dapat bertahan. Kemungkinan mendapatkan proyek. Dengan adanya Pelanggan Baru bisa mendapatkan peluang proyek.
1,6
0,15
1
0,15
2.Banyaknya Persaingan dari Perusahaan Pendatang Baru 3.Kemerosotan Ekonomi Nasional
0,20
4
0.8
0,05
2
0,10
4.Peningkatan Inflasi
0,10
4
0,4
Total Ancaman Total EFAS
0.5 1,00
1,45
Cuaca buruk dapat menghambat proses kegiatan proyek Dapat mempengaruhi persaingan Dapat mempengaruhi daya beli kebutuhan Dapat mempengaruhi penghitungan biaya proyek
54
•
Tahap Analisis Table 3.2 IFAS b. Evaluasi faktor internal Faktor Strategi Internal
Bobot
Rating
0,15
4
0,6
2.Perusahaan memiliki tim yang solid
0,10
4
0,4
3.Perusahaan ditangani oleh para staff ahli dan professional
0,15
2
0,3
4.Standarisasi ISO 9001:2008
0,20
4
0,8
Total kekuatan Kelemahan 1.Perusahaan kesulitan dalam mencari kemenangan dalam setiap tender. 2.Perusahaan sulit mendapatkan dana 100%
0,6
Kekuatan 1.Perusahaan memiliki hubungan yang erat dengan pelanggan yang sudah ada
Bobot X Rating
Komentar
Karena diperlukan komunikasi dengan pelanggan dan itu diutamakan Karyawan dapat menyelesaikan pekerjaan secara tim dengan baik Harus dilakukan agar dapat memuaskan pelanggan dalam hasil proyek Dengan adanya ISO pelanggan lebih mempercayai perusahaan
2,1
0,10
3
0,3
0,10
2
0,2
Perusahaan memiliki dana terbatas untuk sebuah proyek Dana yang dimiliki
55 saat melakukan kegiatan proyek.
3.Kurangnya komunikasi secara internal antar divisi
0,05
4.Teknologi yang sudah baik tidak dimanfaatkan untuk perusahaan.
0,05
Total kelemahan Total IFAS
0,4 1,00
1
0,05
2
0,1
perusahan tidak sebanding dengan rencana proyek Karena banyak nya divisi yang ada pada perusahaan,ko munikasi antar divisi agak sulit Perusahaan memanfaatkan IT secara minimal dan tidak menyeluruh
0,65
c. Matrik Grand Strategi Berdasarkan analisis pada Tabel 3.1 dan 3.2 maka dapat digambarkan posisi PT.Silkar National dalam persaingan pasar saat ini melalui diagram analisis SWOT berikut: I.
Perhitungan Titk x =
Kekuatan (Strength) – Kelemahan (Weakness)
=
2,1 – 0,65
=
1,45
Titik y =
Peluang(Opportunity) – Ancaman (Threat)
=
1,6 – 1,45
=
0,15
56 II. Gambar :
Gambar 3.2 Diagram Penentuan Matrik Grand strategy Dari gambar 3.2 dapat ditarik kesimpulan bahwa PT. Silkar National menggunakan strategi pada kuadran I yaitu SO (Strength dan Oppurtunity). Yaitu bertipe agresif,dengan cara melakukan pendekatan pada masyarakat umum, pelanggan, dan supplier untuk lebih mengenal serta mengetahui company profile dari PT.Silkar National
57 3.2.4.1 CONOPS Scenario Skenario berikut merupakan narasi dari proses bisnis yang sedang berjalan pada PT.Silkar National. Berikut scenario konsep dari operasi : 1. Pengumuman pemenang tender oleh pelanggan. 2. Pelanggan mengirim Purchase Order (PO) kepada Presdir 3. Pelanggan mengundang untuk Kick Of Meeting dengan Manajer Operasi menghasilkan kesepakatan berupa Minute of meeting (Mom) 4. Pelanggan mengajukan draft kontrak ke Corporate sekrtaris dengan langsung mereview. 5. Corporate skretaris Draft kontrak diajukan kepada Presdir untuk disetujui. 6. Project manager mengajukan budget pelaksanaan pada direktur operasional. 7. Melakukan rapat awal proyek dengan peserta : Presdir, Direk.keuangan, Direk.logistik, Direk.telekomunikasi, Proyek manager, MR(ISO) untuk menentukan kesiapan financial, material, dan peralatan,dan sumber daya manusia. 8. General manager HRD memberikan surat pengajuan kebutuhan material dan alat yang dibutuhkan kepada logistic. 9. Departemen logistic menyediakan peralatan dan material yang dibutuhkan dengan membuat tanda penerimaan material/alat. 10. Direk.keuangan/finance mempersiapkan surat penjadwalan dana sesuai dengan Budget yang telah disetujui. 11. General manager HRD menyiapkan tenaga kerja untuk pelaksaan projek dengan mengeluarkan Surat tugas untuk masing-masing tenaga kerja serta membuat gambar perencanaan kerja.
58 12. Pelaksanaan Projek sesuai dengan KOM dan Time Line yang disepakati oleh Pelanggan dengan Projek manager. 13. Serah terima pekerjaan dengan Pelanggan melalui berita acara Serah Terima(BAST) Pekerjaan yang di tanda tangani oleh General Manager dan Pelanggan(Transfer). 14. Direktur Finance mengajukan Invoice dengan Lampiran BAST pekerjaan kepada pelanggan. 15. pelanggan membayar ke Finance setelah jatuh tempo 30 hari setelah invoice. 16. Adanya maintenance setelah 6-1 tahun setelah BAST.
59 3.2.4.2 CONOPS Diagram Berikut merupakan lanjutan dari scenario konsep dari operasi. Pada Gambar 3.2.1 ini menjelaskan alur proses bisnis pada PT.Silkar National mulai dari sampai akhir proses bisnis.
Gambar 3.3 CONOPS Diagram
60 3.2.4.3 Balance Scorecard
STRATEGI MAP Peningkatan Perolehan Proyek dan Pendapatan
Meningkatkan perolehan proyek
Meningkatkan kepuasan pelanggan
Meningkatkan pelayanan
Meningkatkan kualitas kerja yang baik dan maksimal
Meningkatkan keahlian para karyawan
Gambar 3.4 Balanced Scorecard Balance scorecard merupakan penjabaran dari misi dan strategi suatu perusahaan. Pada Tabel 3.3 ini menjelaskan strategi pengukuran kinerja yang diberikan oleh PT.Silkar National.
61 Dalam upaya mencapai visinya, perusahaan menerapkan strategi bisnisnya dengan cara Sasaran Strategi Manajemen Terpadu yang disebut juga dengan strategi initiatives, yakni : •
Zero Fatal Accident.
•
Zero Kerugian Asset > 5 Juta Rupiah.
•
Zero Hilang Hari-Kerja > 5 Hari Orang/Bulan.
•
Minimalisasi Pencemaran Lingkungan.
•
Tepat Waktu.
•
Memenuhi Kepuasan Pelanggan.
62 Table 3.3 Balance ScoreCard
LEARNING AND GROWTH
INTERNAL BISNIS PROSES
CUSTOMER
FINANCE
Perspektif
•
Strategic Object
KPI
Bobot KPI
2010
2011
2010
2011
2010
2011
Meningkatkan perolehan proyek
ROI
35%
40%
60%
45%
70%
39,3%
40,8%
Meningkatkan kepuasan pelanggan
Jumlah keluhan pelanggan Jumlah kontrak
15%
10%
5%
7%
5%
21,4%
10%
15%
10%
5%
5%
2%
30%
25%
Meningkatkan kualitas kerja
Spesifikasi kontrak
10%
15%
30%
30%
60%
20%
20%
Meningkatkan pelayanan
Siklus waktu pelayanan
15%
20%
40%
40%
80%
30%
30%
Meningkatkan keahlian dengan pelatihan pada karyawan
Indeks kompetensi karyawan
10%
15%
30%
30%
60%
20%
20%
Aktual
Rumus score learning and growth, internal bisnis proses, dan finance Actual/target x bobot KPI.
•
Target
Rumus score customer Target/actual x bobot KPI.
Score
63 3.3
Produk dan Pelayanan
3.3.1
Rencana Bisnis 3.3.1.1 Business Overview Business Overview menjelaskan mengenai secara keseluruhan bisnis yang
berkaitan dengan perusahaan mulai dari letak geografis sampai proses yang terjadi antar fungsi area dengan fungsinya, 3.3.1.1.1
Lokasi Geografis
Berikut ini merupakan gambaran yang dapat diberikan perusahaan mengenai unit organisasi dan lokasinya. Pada Tabel 3.4 ini menjelaskan letak lokasi dari setiap bagian organisasi, mengingat bahwa perusahaan tidak berdiri hanya pada suatu lokasi saja.Oleh karena setiap bagian dari organisasi harus menjelaskan posisi lokasi mereka berada.
64 Organizational Units
Locations Head Office
Presiden Direktur
*
Corporate Secretary
*
MR~Integrated Mgt.S
*
HRD&Cost Control Division
*
Safety Commites
*
Director Construction & Building
*
Director Commercial & Logistic
*
Finance Director
*
Finance Manager
*
Accounting Manager
*
General Affairs
*
Electrical Director / Telecommunication
*
General Manager
*
Road & Bridge Director
*
Logistic Manager
*
General Manager
*
Site MBO
*
Commercial Manager
*
Infrastructure Manager
*
Construtcion Manager Telecommunication
*
65 Engineering Manager
*
Telecommunication Administration Manager
*
Telecommunication Construtcion Manager
*
Road & Bride Engineering Manager
*
Road & Bride
Administration Manager
*
Road & Bride Construtcion Manager
*
Building & Construction Engineering Manager
*
Building & Construction Administration Manager Building & Construction
*
66 3.3.1.1.2 Proses Berikut adalah gambaran dimana fungsi area pergi dan berlanjut dalam sebuah fungsi. Pada Tabel 3.5 ini menjelaskan setiap fungsi area dari perusahaan dapat dibagi ke dalam beberapa fungsi. Functional Area
Function 4
bertanggung jawab atas pelaksanaan sistem
5
mengoptimalkan seluruh sumber daya yang ada
6
mempunyai kewewenangan dalam penentuan kebijakan perusahaan
Corporate sectary
7
Bertanggung jawab atas minute of meeting
Keuangan
•
menentukan kualifikasi personil di bagian nya
•
menentukan atau sistem keuangan
•
bertanggung jawab cash flow perusahaan
•
bertanggung jawab kepada GM
•
melaksanaan pekerjaan proyek di lapangan sesuai kontrak
•
membuat laporan kemajuan proyek secara berkala
•
mengawasi proses rekrutmen
•
mengawasi mutasi karyawan
•
bertanggung kadiv
Direktur Utama
Site Manager
HRD
jawab
mengatur terhadap
kepada
67 Produksi
Maintenance
Penggajian
•
pengoperasian kendaraan
•
jasa konstruksi
•
merencanakan agenda
•
pemeliharaan
•
perbaikan
•
persiapan alat-alat pendukung
•
pemberian gaji
•
pengaturan gaji karyawan
68 3.3.1.1.3 Organizational Structure PT.Silkar National
Gambar 3.5 Struktur organisasi
69 3.3.1.4.Peran dan tanggung jawab Deskripsi peran dan tanggung jawab setiap divisi perusahaan berdasarkan struktur organisasi PT.Silkar sebagai berikut : I.
Head Office 1. Direktur Utama Bertanggung jawab atas pelaksanaan sistem manajemen terpadau sesuai dengan yang dipersyaratkan oleh pelanggan dan pihak terkait baik dari aspek kuantitas maupun kualitas dengan mengoptimalkan seluruh sumber daya yang ada, sehingga mampu menciptakan kepercayaaan pelanggan atas kesiapsediaan PT.Silkar Nasional dalam melayani pelanggan. 2. Corporate Secretary Bertanggung jawab kepada direktur utama atas seluruh kegitan di bagian kesekretariatan antara lain perijinan – perijinan umum perusahaan dan tinjauan klausula kontrak. 3. MR~Integrated Mgt.S/wakil manajemen Manajemen representatif bertanggung jawab langsung kepada direktur utama, antara lain memastikan bahwa sistem manajemen terpadu memenuhi persyaratan ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 dan OHSAS 18001:2007, memastikan sistem manajemen terpadu telah di
70 dokumentasikan dan berjalan secar efektif dan memastikan efektifitas tindak lanjut hasil audit sistem manajemen terpadu. 4. HRD & Cost Control Division Bertanggung jawab kepada kepala divisi pengawasan/pengendalian biaya dan HRD dalam melakasanakan/menjalankan semua kegiatan pengembanagan sumber daya manusia perusahaan. 5. Director Construction & Building Bertugas untuk membantu direktur utama di dalam implementasi kebijakan
–
kebijakan
perusahaan,
utamanya
di
bidang
produksi/pelaksanaan proyek. Oleh karena itu, direktur proyek bertanggung jawab kepada direktur utama. 6. Director Commercial & Logistic Bertugas untuk membantu direktur utama di dalam implementasi kebijakan – kebijakan perusahaan, utamanya di bidang pengadaan dan penjualan barang. Oleh karena itu direktur tataniaga dan logistic bertanggung jawab kepada direktur utama. 7. Finance Director Bertugas untuk membantu direktur utama di dalam implementasi kebijakan – kebijakan perusahaan, utamanya di bidang keuangan dan administrasi/umum. Oleh karena itu direktur keuangan bertanggung jawab kepada direktur utama.
71 8. Finance Manager Mengkoordinasikan dan mengaswasi kegiatan departemen keuangan seperti billing and collection, treasury taxation dan finance administration. Menjaga relasi dengan pihak bank, asuransi, konsultan, notaris dan pihak lain yan terkait dengan kegiatan perusahaan. Mengawasi permintaan dana untuk kegiatan operasional kantor maupun kegitan proyek. Membuat cash flow projection untuk bank memberi pinjaman. 9. Accounting Manager Mengkoordinasikan dan mengawasi kegiatan departemen keuangan meliputi
bidang
general
accounting,project
accounting
dan
perpajakan. Menjaga relasi dengan pihak bank, asuransi, konsultan, notaris dan pihak lain yan terkait dengan kegiatan perusahaan. Melakukan tax planning dan pengembangan internal control perusahaan. Monitoring database backup rutin atas database accounting dan keuangan. 10. General Affairs Menjamin
terlakasana
nya
pengamanan
perusahaan
dan
lingkungannya terhadap tindakan pencurian ataupun tindakan lain yang bersifat merugikan perusahaan. Menjamin kebersihan ruang kerja dan lingkungan kantor agar memadai. Melakukan koordinasi
72 penanganan konsumsi bagi seluruh karyawan perusahaan dan tamu di kantor perusahaan. 11. Electrical Director / Telecommunication Bertugas untuk membantu direktur utama di dalam implementasi kebijakan -
kebijakan perusahaan, utama nya di bidang
produksi/pelaksanaan proyek dan oleh karena itu direktur proyek bertanggung jawab kepada direktur utama. Kegiatan utama nya adalah pekerjaan pengadaan dan pemasangan sarana telekomunikasi, kelistrikan dan saran pendukung lain nya. 12. General Manager Telecommunication Bertanggung jawab kepada direktur/kadiv jalan dan jembatan atau seluruh kegiatan divisi antara lain, operasional kantor cabang, marketing dan pelaksanaan proyek, serta mengelola sumber daya yang berada dalam pengawasannya (SDM, keuangan, asset/peralatan dan lain – lain). 13. Road & Bridge Director Bertugas untuk membantu direktur utama di dalam implementasi kebijakan – kebijakan perusahaan, utama nya di dalam bidang produksi/pelaksanaan proyek. Tugas utama nya adalah melakasankan pekerjaan – pekerjaan jalan dan jembatan serta pengairan sesuai dengan sistem manajemen terpadu (ISO 9001, ISO 14001 dan
73 OHSAS 18001) diantara nya pekerjaan jalan, jembatan dan pengairan. 14. Logistic Manager Mengendalikan jalan nya organisasi logistic agar sesuai dengan prosedur dan aturan yang telah ditetapkan. Mengusulkan pembelian material dan jasa sesuai dengan aturan dan prosedur yang ditentukan. Mengetahui dan mencatat perpindahan/mutasi peralatan dan material proyek. Memastikan bahwa semua barang dan alat tersimpan dengan baik dan aman dan di data sesuai dengan aturan sesuai prosedur yang ada. II.
Site MBO 1. Commercial Manager Mengetahui dan memelihara catatan yang lengkap dan terkini mengenai keberadaan dan kondisi semua asset perusahaan untuk dilaporkan kepada atasan. Mengetahui dan memelihara catatan mengenai
dokumen
kepemilikan
semua
asset
perusahaan.
Memastikan bahwa alat dan kendaraan bermotor milik perusahaan memiliki izin operasional yang masih berlaku. Membuat usulan untuk menjual sisa material yang tidak terpakai dan alat (scrap) dan melakukan penjualan sesuai dengan prosedur yang ada.
74 2. Infrastructure Manager Bertanggung jawab langsung kepada direktur logistik, dan dalam pelakasanaan dibantu oleh staff supervisor IT, pemeliharaan bangunan dan pemeliharaan peralatan. Menjamin kehandalan sistem jaringan IT yang ada di kantor pusat PT.Silkar National agar menunjang produktivitas perusahaan. 3. Construtcion Manager Telecommunication Memimpin dan mengkoordinasi serta bertanggung jawab atas keberhasilan pembangunan proyek di lokasi, termasuk instalasi, inspeksi, uji coba, dengan batasan waktu, biaya, dan jadwal yang telah ditetapkan. Menyerahterimakan kepada pemilik (customer) segala fasilitas yang telah dibangun beserta dokumen yang terkait sesuai kontrak. Memimpin langsung kegiatan tenaga kerja perusahaan dan
sub
kontraktor
melalui
penyelia
(superintendent)
yang
bersangkutan. 4. Construtcion Manager Telecommunication Bertanggung jawab atas integritas tekhnis untuk proyek yang sedang ditangani. Bertindak penasehat aspek tekhnis kepada pimpro. Bertanggung jawab agar kinerja produk dari proyek yang diingini pemilik (customer) dapat dipenuhi.
75 5. Administration Manager Telecommunication Mengawasi seluruh kegiatan administrasi dan keuangan proyek agar berjalan sesuai dengan aturan kelengkapan
dan
kebenaran
yang ada.(budget, procedure, dokumen/transaksi).
Mengelola
administrasi surat – menyurat baik eksternal maupun internal. Ikut mengawasi pelaksanaan prosedur keselamatan kerja, inventarisasi dan keamanan asset perusahaan. 6. Construtcion Manager Road & Bridge Memimpin dan mengkoordinasi serta bertanggung jawab atas keberhasilan pembangunan proyek di lokasi, termasuk instalasi, inspeksi, uji coba, dengan batasan waktu, biaya, dan jadwal yang telah ditetapkan. Menyerahterimakan kepada pemilik (customer) segala fasilitas yang telah dibangun beserta dokumen yang terkait sesuai kontrak. Memimpin langsung kegiatan tenaga kerja perusahaan dan
sub
kontraktor
melalui
penyelia
(superintendent)
yang
bersangkutan. 7. Construtcion Manager Building & Construction Memantau perkembangan operasi lapangan yang berkaitan dengan penyerahan barang, pekerjaan subkontraktor, daftar hasil inspeksi dan tersedia nya tenaga kerja. Menjaga keselamatan kerja dan pencegahan bahaya yang dapat menimbulkan kerugian kegiatan konstruksi.
76 8. Engineering Manager Building & Construction Bertanggung jawab atas integritas tekhnis untuk proyek yang sedang ditangani. Melakukan super visi atas pekerjaan desain engineering dari lingkup kerja proyek meliputi mulai dari menyusun spesifikasi sesuai kontrak, melakukan perhitungan dan desain engineering yang diperlukan sampai kepada menyiapkan gambar cetak biru untuk konstruksi. 9. Administration Manager Building & Construction Mengawasi seluruh kegiatan administrasi dan keuangan proyek agar berjalan sesuai dengan aturan kelengkapan
dan
kebenaran
yang ada.(budget, procedure, dokumen/transaksi).
Mengelola
administrasi surat – menyurat baik eksternal maupun internal. Ikut mengawasi pelaksanaan prosedur keselamatan kerja, inventarisasi dan keamanan asset perusahaan. Menyelidiki dan memastikan kebenaran pertanggung jawaban biaya – biaya proyek.
77 3.3.2 Swim Lane Process Diagram
Gambar 3.6 Swimlane Diagram
78 3.3.3 Business Process Diagram Business Process diagram dibangun berdasarkan proses bisnis yang berjalan pada PT.Silkar National. Terdiri dari 4 bagian, yaitu input, control, output, dan mechanisme. Dari bagian tersebut menjelaskan alur dari proses bisnis mulai data masuk sampai keluar akan menghasilkan data yang sempurna.
Gambar 3.7 Business Process Diagram
79 3.3.4 Activity/Product Matrix
Evaluasi
Pembayaran
Operasional
Pengecekkan Lokasi
S
Konstruksi - sipil
Mengelola Proyek
D
Pelaksanaan Proyek
Perencanaan Operasional
Perjanjian kontrak
Tabel 3.6 Activity product diagram
Remarks
Business product Konstruksi
M
R
R
D
W
F
W
bangunan, Telekomunikasi dan pekerjaan sipil R = Research & Develop
W = Warehouse
S = Service
D = Distribute
F = Financial
Legal M = Manufacture
L=
80 3.3.5 Usecase Narative dan Diagram Usecase Diagram menggambarkan alur cerita dari sebuah objek pada PT.Silkar National dari awal proses hingga akhir proses bisnis.Pada Gambar 3.6 ini menjelaskan setiap aktor atau objek melakukan proses bisnisnya secara berurutan
Gambar 3.8 Usecase Diagram
81 Dari gambar 3.8 dapat di berikan penjelasan sebagai berikut : 1. Presiden Direktur menerima Purchase Order dari pelanggan. 2. Corporate sekretaris menerima draft kontrak dari pelanggan. 3. Presiden Direktur menerima draft kontrak untuk persetujuan proyek 4. Project manager membuat budget pelaksanaan yang diberikan kepada direktur operasional 5. GM.HRD membuat surat pengajuan kebutuhan material dan alat yang diberikan kepada logistik. 6. Departemen logistik membuat tanda penerimaan material dan alat yang diberikan ke manager operasional 7. Direktur finance/keuangan membuat surat penjadwalan dana yang diberikan kepada direktur operasional 8. General manager HRD membuat surat tugas yang diberikan ke tenaga kerja. 9. Direktur finance/keuangan menyerahkan BAST kepada pelanggan. 10. Direktur finance/keuangan menyerahkan invoice kepada pelanggan. 11. Direktur finance/keuangan menerima pembayaran dari pelanggan.
82 No
Use Case narative Current
1
Menerima purchase order
2
Usecase
: Presiden Direktur menerima purchase Order dari pelanggan
Object
: Direktur utama, pelanggan, Purchase order
Menerima draft kontrak Usecase : Corporate sekretaris menerima draft kontrak dari pelanggan dan akan di kirim ke Presiden Direktur Object
3
: corp. Sekretaris, pelanggan, draft kontrak, presiden direktur
Membuat budget pelaksanaan Usecase : project manager membuat budget pelaksanaan dan di berikan kepada direktur operasional Object
4
: project manager, direktur operasional, surat budget pelaksanaan
Membuat surat pengajuan kebutuhan material dan alat Usecase : GM.HRD membuat surat pengajuan kebutuhan material dan alat yang diberikan kepada logistik Object
5
: GM. HRD, surat pengajuan alat material, bag. Logistik
Membuat surat penjadwalan dana Usecase : Direktur finance/keuangan membuat surat penjadwalan dana yang diberikan kepada direktur operasional Object
6
: dir. Keuangan, surat penjadwalan dana, dir. Operasional
Membuat surat tugas dan perencanaan kerja Usecase : GM HRD membuat surat tugas dan perencanaan kerja yang di berikan kepada tenaga kerja Object
7
: GM HRD, surat tugas perencanaan kerja, tenaga kerja
Membuat BAST Usecase : manager operasional membuat BAST yang akan di serahkan kepada pelanggan
83 Object 8
: Manager Operasional, BAST, Pelanggan
Membuat invoice Usecase pelanggan
: bag. Keuangan membuat invoice yang akan di serahkan kepada
Object
: bag. Keuangan, invoice, pelanggan
84 3.4 Data dan Informasi 3.4.1 Object State Diagram Object State Transition Diagram ini menggambarkan daur hidup dari PT.Silkar National dari awal proses bisnis hingga akhir. Pada Gambar 3.9 menjelaskan rangkaian objek yang terjadi selama proses bisnis berjalan
Gambar 3.9 Object State Transition Diagram
85 3.4.2 Logical Data Model
Gambar 3.10 Logical Data Model
86 3.4.3 Activity/Entity Matrix
Membuat budget pelaksanaan
Dana
Stok material dan alat
Invoice
BAST
R
Surat tugas dan perencanaan kerja
Membuat draft kontrak
Surat penjadwalan dana
U
Surat tanda penerimaan material dan alat
Melakukan kesepakatan berupa MOM
Surat pengajuan material dan alat
C
Budget pelaksanaan
R
Kontrak
Purchase order
Melakukan purchase order
MOM
pelanggan
Table 3.7 Activity / Entity Matrix
C
C
C
Membuat surat pengajuan material dan alat
C
Membuat surat tanda penerimaan material dan alat
U
C
Membuat surat penjadwalan dana
U
C
Membuat surat tugas dan gambar perencanaan kerja
C
Menyerahkan BAST
R
Menyerahkan invoice
R
Menerima pembayaran
U
C
C
U
87 3.5 Sistem dan Aplikasi 3.5.1 System Data Flow Diagram
Gambar 3.11 System Data Flow Diagram
88 3.5.2 Web Application Diagram Web Application Diagram pada PT.Silkar National yang dibuat sesuai dengan website yang dimiliki ialah www.silkar.co.id. Pada Gambar 4.2 menjelaskan alur data yang terjadi dalam website tersebut dan juga menjelaskan user konten yang dapat dimanfaatkan oleh user.
Gambar 3.12 Diagram Aplikasi Web 3.5.3 Portfolio Aplikasi yang berjalan Setelah pemaparan sebelumnya, dapat memberikan gambaran aplikasi yang berjalan pada PT. Silkar National. Kami mendapatkan hasil portfolio berikut berdasarkan
89 hasil wawancara yang dilakukan kepada perusahaan.Pada Gambar berikut merupakan hasil dari wawancara mengenai posisi aplikasi pada portfolio.
Gambar 3.13 Portofolio Aplikasi Berjalan Menurut Gambar diatas dapat dikategorikan sebagai High Potential karena dapat dikatakan aplikasi keuangan untuk laporan keuangan tiap bulannya dan aplikasi website digunakan perusahaan sebagai profile perusahaan kepada masyarakat.
90 3.6 Jaringan dan Infrastruktur 3.6.1 Network Connectivity Diagram Jaringan Internet pada PT.Silkar National ini berguna untuk keperluan informasi dan komunikasi dengan jaringan computer, agar setiap pekerjaan dapat diharapkan selesai dengan mudah dan cepat. Jaringan computer ini mampu menghubungkan komputer satu dengan lainnya, bahkan bisa dilalui secara mobile dimana pun berada. Pada Gambar 3.11 ini menjelaskan alur hubungan koneksi yang ada di PT.Silkar National
Gambar 3.14 Network Connectivity Diagram
91 3.7 Security 3.7.1 Security and Privacy Plan Berikut merupakan gambaran mengenai keamanan data dan informasi yang mendukung perusahaan. Pada Tabel 3.11 ini memberikan penjelasannya dari keadaan yang ada di perusahaan saat ini. Tabel 3.8 Security Plan Komponen Instension Detection Sysem
Keterangan Komponen
Policy
Antivirus
Kaspersky,
Firewall
Smadav 8.5
PIC IT
Data Encryption Acces Control
Identification, Autentication,
-Adanya Login untuk mengaksess
Authorization
-Validasi sistem otorisasi per divisi
Phsycal Control
Saluran Pengamanan
-Adanya Petugas keamanan dalam gedung
Formal Control
-Kode Etik
-Kehadiran tepat waktu
-Monitoring Perilaku karyawan
-Memiliki moral yang baik
Industry Standard
Standard manajemen mutu
ISO 9001-2008
Professional Sertification
Sertifikasi Keahlian
-Keahlian bidang masingmasing bagian proyek
Sertifikasi Software
IT
Dirut
-Memakai pakaian formal
-keahlian teknik -keahlian bidang keuangan
-
92 -keahlian bidang manajemen -keahlian bidang IT Government Registration
Kebijakan Pemerintah
-Akta perusahaan No.477 pada tahun 1971, dengan ada perubahan Akta perusahaan pada tahun 2008 dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat dengan No.76 dengan Notaris bernama Hana Tresna Widjaja, SH., - No. SIUP perusahaan 02343, -Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas dengan No.09.02.1.45.00958, -Sertifikat ISO 9001:2008 dengan serial no.15998 Issue No.4, ISO 14001:2004, -OHSAS 18001:2007 -CIQS 2000:2002
93 3.8 Standards 3.8.1 Technology Forecast Tabel 3.9 Technology Forecast Technology Forecast Forecast Area
Short Term (next 12 Months)
Mid-Term (12-24 Months)
Long Term (2-3 years Away)
Operating Systems
PC LINUX 2008 kernel 2.4, LINUX RL24
-
-
System Manufacture
Acer
-
-
System Model
Acer Travelmate 6292
-
-
Processor
Intel(r) Core 2 Duo T7300
-
-
Memory
2GB RAM
-
-
94 3.9 Workforce 3.9.1
Workforce Plan 3.9.1.1 Peran dan tanggung jawab
Deskripsi peran dan tanggung jawab setiap divisi perusahaan berdasarkan struktur organisasi PT.Silkar sebagai berikut : I.
Head Office Tabel 3.10 Head Office
NO
Fungsi Area
1.
Direktur utama
Fungsi bisnis -
-
Strategi bisnis
Perjanjian kontrak
Proses bisnis
Subject data
Direktur utama menentukan strategi bisnis yang akan diterapkan oleh perusahaan untuk memaksimalkan proses bisnis
-karyawan
Melakukan perjanjian kontrak dengan pelanggan dengan membuat draft kontrak
-surat perjanjian
Pelanggan menerima draft kontrak yang di buat oleh Direktur Utama
-draft kontrak
-rencana keuangan -rencana produksi -pelanggan
-pelanggan
-pelanggan
95 -
-
2.
Bagian keuangan
-
Pengambilan keputusan
Evaluasi
Perencanaan keuangan
Direktur utama akan mengambil keputusan setelah mengamati data – data yang di berikan oleh karyawan. Selanjutnya, akan di jadikan sebagai strategi untuk kedepan nya.
-laporan jam kerja
Direktur utama akan melakukan evaluasi setelah proyek selesai. Hal-hal yang akan di evaluasi di antaranya adalah laporan jam kerja, laporan keuangan, dan pembelian peralatan.
-pelanggan
Bagian keuangan harus membuat perencanaan keuangan antara pemasukan dan pengeluaran pada perusahaan
-karyawan
-laporan operasional -laporan keuangan -laporan pembelian peralatan
-laporan jam kerja -laporan keuangan -laporan pembelian peralatan
-rencana keuangan - keuangan masuk -keuangan keluar -laporan keuangan
-
mengelola keuangan
Bagian keuangan melakukan pengawasan terhadap biaya
-karyawan -rencana keuangan -keuangan
96
-
3.
bag. operasional
-
keuangan
pengoperasian
yang masuk dan biaya yang keluar. Selanjutnya, bagian keuangan dapat membuat perhitungan kotor atas laba yang akan didapat.
masuk
Membuat laporan keuangan dari data yang masuk dan keluar yang akan di berikan ke perencanaan keuangan.
-rencana keuangan
Alat-alat operasi yang dijalankan setelah adanya surat perintah proyek.
-karyawan
-keuangan keluar -laporan keuangan
-keuangan masuk -keuangan keluar -laporan keuangan
-surat perintah proyek -road map -agenda proyek -alat operasional
-
Mengelola proyek
Bagian operasional mengawasi kegiatan selama proyek berjalan dari produksi sampai fasilitas dan menerima laporan jam kerja karyawan.
-karyawan -peralatan -agenda proyek -alat operasional -laporan jam kerja
97 -
pelaksanaan proyek
Semua proses pengerjaan proyek dari arsitekur telekomunikasi, jalan dan jembatan, dan gedung.
-karyawan -surat perintah proyek -road map -surat survey -agenda proyek -alat operasional
4.
HRD
-
Pelatihan
Memberikan -karyawan training kepada -laporan seluruh jam kerja karyawan sebelum mereka mendapatkan jobdesk masingmasing.
-
Perekrutan
Membuka lowongan pekerjaan apabila perusahaan memerlukan tenaga kerja.
-karyawan
Membuat beberapa peraturan yang akan di berikan karyawan untuk di taati sesuai peraturah perusahaan.
-karyawan
Memberikan gaji karyawan sesuai dengan prosedur yang ada di dalam
-karyawan
-
-
Pemberian peraturan
Penggajian
-Surat lamaran
-rencana keuangan -rencana fasilitas
-rencana keuangan
98
-
Mengelola penggajian
perjanjian. Pemberian gaji harus sesuai dengan absensi dan laporan kerja karyawan.
-bukti absensi
Bagian HRD membuat perhitungan gaji karyawan dari data-data keuangan yang ada pada perusahaan.
-karyawan
-laporan jam kerja
perencanaan keuangan -data keuangan masuk dan keluar -bukti absensi
5.
Maintenance
Perencanaan perawatan
perawatan asset
Perbaikan asset
Bagian maintenance membuat perencanaan untuk alat operasional dan dapat menghasilkan jadwal untuk melakukan perawatan
-Jadwal peratwatan
Setelah mgengerjakan proyek, bagian maintenance akan mengecek alat operasional yang telah digunakan pada proyek tersebut
-karyawan
Melakukan perbaikan kendaraan proyek
-peralatan
-Alat operasiona l
-jadwal perawatan -alat operasional -catatan pengecekan
-catatan pengecekan
99 3.9.2 Organization Chart
Gambar 3.15 Struktur Organisasi PT. Silkar National
100 3.9.3 Permasalahan Berdasarkan analisis yang kami lakukan dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT.Silkar National, maka dapat kami simpulkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan, yakni : 1.Masih menggunakan Paper work 2.Kondisi SI/TI yang tidak berintegrasi satu sama lain 3.Sulitnya dalam pengambilan keputusan untuk Stakeholder 4.Adanya ketidaklarasan antara Strategi+Proses Bisnis+Teknologi
101 3.9.4 Enterprise Architecture Management Plan 3.9.4.1 Part 1.EA Prgoram Management 3.9.4.1.1 Governance and Principles
Gambar 3.16 Flow Chart EA Program Management Dengan di rencanakannya EA maka dapat dilakukannya : 1.Komunikasi yang baik antar divisi 2.Stakeholder Terlibat 3.IT hanya sebagai alat bantu dalam proses bisnis perusahaan 4.Semua yang dikembangkan dari EA Current ke EA Future terbuka 5.Kegiatan analisis EA membawa nilai lebih akan meningkatkan kualitas perencanaan dan pengambilan keputusan.
102 3.9.4.1.2 Support for Strategy and Business Dukungan EA program didalam strategi dan bisnis pada PT. Silkar National adalah untuk membantu strategi bisnis pada perusahaan agar lebih menuju kepada visi dan misi yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan menggunakan teknologi informasi diharapkan dapat membantu jalan nya proses bisnis pada perusahaan. Selain itu, diharapkan dapat merubah kegiatan perusahaan yang selama ini kurang maksimal menjadi lebih efektif dan efisien. 3.9.4.1.3 EA Roles and Responsibilities Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA program pada PT. Silkar National telah menunjuk direktur utama sebagai pengambil keputusan dalam EA program. Dalam pengidentifikasian kebutuhan sistem dan proses bisnis yang akan di terapkan yang bertanggung jawab adalah para manajer di masing-masing bagian. Tabel 3.11 EA roles And Responsibilities EA Team Position
EA Team Role
EA Responsibilities
Direktur Utama
Chief Information Officier (CIO)
Sebagai pimpinan eksekutif dan pengambil keputusan Sebagai penyedia fasilitas proyek EA
Chief Architecture
Program managemen
Line of Business Managers (Kepala Divisi) Solutions Architect
Pengambilan keputusan
System Architect
Analisis dan Desain
Memberikan sponsor dalam pensuksesan program EA Memfasilitasi pengerjaan proyek EA (Sebagai Pendukung) Mengatur program EA dan proses dokumentasi Berpartisipasi dalam program EA dalam pengambilan keputusan. Membantu dalam memecahkan suatu masalah di EA Yang melakukan Analisis dan Desain dalam EA
Pemecahan masalah
103 Data Architect
Analisis dan Desain
EA Tool Expert
Pendukung Aplikasi dan database
End-User Representative
Pengguna Applikasi
Webmaster
Pembuat Website
Khusus untuk database specialist Pembuat Software aplikasi dan database dalam EA Untuk melakukan identifikasi pengguna aplikasi Pelaku dalam pembuatan website.
3.9.4.1.4 EA Program Budget Dalam beberapa tahun kedepan, perusahaan membutuhkan teknologi untuk dapat
mengembangkan
bisnis
di
perusahaan
nya.
Perusahaan
mengembangkan sebagian dari teknologi nya yang di rasa perlu untuk memajukan bisnis pada perusahaan, seperti: Tabel 3.12 EA Program Budget Tahun pertama Project EA 2013
1.System application Integration 2.Knowledge Management 3.CRM & EBusiness Website 4.Executive Support System
1. Sistem
Estimasi pengerjaan
1 tahun 8 bulan
Total
2013 (dalam 1.000.000)
Cost(Rp) 45.000.000
Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 23 5 5 5 7
1 tahun
15.000.000
1 tahun 4 bulan
25.000.000
1 tahun 8 bulan
10.000.000
informasi
harus
terintegrasi
10
2014 (dalam 1.000.000)
6
5
4
6
5
4
6
2
(sistem
informasi
menghubungkan seluruh bagian yang ada pada perusahaan)
1
1
dapat
104 2. Meningkatkan daya saing yang kompetitif dengan cara mengembangkan knowledge management system pada karyawan, yang berfungsi untuk membagi dan menambah pengetahuan pada seluruh bagian yang terkait. Tabel 3.13 EA Program Budget tahun pertama Project EA 2013
1.System application Integration 2.Knowledge Management Total
Estimasi pengerjaan
1 tahun 8 bulan 1 tahun
Total
2013 (dalam 1.000.000)
Cost(Rp) 45.000.000
Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 23 5 5 5 7
15.000.000
6
5
2014 (dalam 1.000.000)
4
60.000.000
Tahun kedua Mengembangkan CRM (Customer Relationship Management) berbasis Website yang berfungsi sebagai media yang dapat menyimpan data yang masuk ataupun keluar secara terperinci dan dapat melakukan promosi untuk mendapatkan pelanggan melalui website. Tabel 3.14 EA Program Budget Tahun kedua Project EA 2014
1.CRM & EBusiness Website Total Tahun Ketiga
Estimasi pengerjaan
1 tahun 4 bulan
Total
2013 (dalam 1.000.000)
2014 (dalam 1.000.000)
Cost(Rp) 25.000.000
Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 10 6 5 4
25.000.000
Mengembangkan Sistem Executive Support System untuk mendukung para pemegang kepentingan dalam pengambilan keputusan.
105 Tabel 3.15 EA Program Budget Tahun ketiga
Project EA 2015
Estimasi Total pengerjaan
1.Executive 1 tahun 8 Support bulan System
2013 (dalam 1.000.000)
2014 (dalam 1.000.000)
2015 (dalam 1.000.000)
Cost(Rp) Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 Q1 Q2 Q3 10.000.000 6 2 1 1
3.9.4.1.5 EA Program Performance Measures Pengukuran performa dari EA program dapat dilakukan dengan cara melihat dan megukur apakah hasil dari program tersebut telah efektif dan efisien, selain itu juga konsistensi dari EA program serta tujuan yang ingin dicapai dalam penggunaan EA program.
3.9.4.2 Part 2. EA Current Architecture Summary 3.9.4.2.1 Strategic Goals and Initiatives Tabel 3.16 Mapping EA Components to Strategic Goals/Initiatives
Strategi Goal
Menjadi perusahaan yang menguasai pasar jasa konstruksi di Indonesia
Strategi Inisiatif
Perusahaan menghasilkan Innovasi yang brilian dan menguasai pasar konstruksi di Indonesia
Supporting EA Component(s) New Service Website, Service Database, Customer Database, Stok Material database
3.9.4.2.2 Business services and Information Flows Di dalam proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan dengan yang akan diusulkan tidak jauh berbeda, dikarenakan proses bisnis di perusahaan yang sebelumnya
106 sudah baik, hanya saja cara pengiriman data dan informasi sangat memakan waktu lama karena belum terintegrasi dengan sistem dan terlalu banyak sistem papperwork. Dalam pengusulan yang diajukan
di proses bisnis perusahaan tersebut, perusahaan dapat
terhubung langsung dengan LAN agar mencapai kinerja maksimal dalam bekerja. Tabel 3.17 mapping EA Components, LOB, and Information Flows Line of Business Management
Manufacturing
Key Processes
Information Flows
Supporting EA Component(s)
Merencanakan budget
manager Web, form budget operasional pelaksanaan, membuat ringkasan database, email. budget pelaksanaan dengan waktu yang telah ditentukan.
Perencanaan material dan alat
Manager operasional merencanakan kebutuhan material dan alat untuk melaksanakan proyek.
Web, form Pengajuan Kebutuhan Material/Alat, email, database.
Invoicing
Manager operasional membuat invoice dan BAST setelah proyek telah selesai.
Web, form Invoice & BAST (Berita Acara
Pemesanan material dan alat.
Bag. Logistik melakukan pemesanan material dan alat kepada supplier.
Web, form Tanda Pemesanan Material/Alat, database, email
Menerima material dan alat
Supplier menyerahkan material dan alat. Kemudian bag. Logistik menerima tanda penerimaan
Web, form Tanda Penerimaan Material/Alat. Database, email.
Serah Terima), database, email.
107 material dan alat sebagai bukti. Administrasi
Accounting
Bag. Keuangan membuat penjadwalan dana untuk detil pengeluaran dana proyek
Web, form Penjadwalan Dana, database, email.
Human Resources
Bag. HRD membuat Web, form Surat surat tugas untuk Tugas, database, pekerja dalam email. pengerjaan proyek
3.9.4.2.3 System and application Jaringan yang ada di PT. Silkar National telah terhubung dengan sistem yang terintegrasi antara head office dengan site MBO. 3.9.4.2.4 Technology Infrastucture Setiap divisi yang berbeda telah terkoneksi satu sama lain dengan jaringan LAN yang sudah di pasang. Dan juga, setiap divisi dapat mencetak dokumen yang di butuhkan ke beberapa printer di setiap divisi yang membutuhkan. 3.9.4.2.5 IT Security Jenis security yang di jalankan di perusahaan PT. Silkar National masih secara fisik seperti satpam. Dalam perencanaan yang diusulkan pengamanan perusahaan
108 beserta data perusahaan, telah memilih bebrapa jenis IT security seperti : antivirus, password, dan standar manajemen. Tabel 3.17 IT security Komponen Acces Control
Keterangan Komponen
Policy
Identification,
-Adanya Login untuk mengaksess
Autentication,
-Validasi sistem otorisasi per divisi
Authorization Phsycal Control
Saluran Pengamanan
-Adanya Petugas keamanan dalam gedung -Adanya CCTV untuk memantau aktivitas perusahaan dan mencegah pencurian.
Formal Control
-kode etik
-Kehadiran tepat waktu
-Sistem monitoring karyawan.
-Memiliki moral yang baik
Informal Control
-Training kebakaran
-Pelatihan Kebakaran
-Membudayakan perilaku yang menjaga informasi
-Melatih menjaga perilaku dan nama baik.
Industry Standard
Standard manajemen mutu
Sertifikat ISO 9001:2008 dengan serial no.15998 Issue No.4, ISO 14001:2004,
-Memakai pakaian formal
-OHSAS 18001:2007 -CIQS 2000:2002 Professional Sertification
Sertifikasi Keahlian
Government
Kebijakan
-Keahlian bidang masing-masing bagian proyek -keahlian teknik -keahlian bidang keuangan -keahlian bidang manajemen -keahlian bidang IT -Akta perusahaan No.477 pada tahun 1971, dengan ada perubahan Akta
109 Registration
Pemerintah
perusahaan pada tahun 2008 dengan Akta Pernyataan Keputusan Rapat dengan No.76 dengan Notaris bernama Hana Tresna Widjaja, SH., - No. SIUP perusahaan 02343, -Tanda Daftar Perusahaan Perseroan Terbatas dengan No.09.02.1.45.00958, -Undang-undang ITE (Informasi dan Transaksi elektronik)
Business Continiuty Management
-Perencanaan terhadap kejadian yang bersifat darurat.
-Backup Data
-Backup Plan Risk Management
-Pengamanan pada aset-aset perusahaan
-Pendataan Aset-aset. -Pendataan inventory
-Identifikasi resiko -Menganalisa kerentanan sistem informasi di perusahaan Instension Detection Sysem
Antivirus
Kapersky,
Anti Spyware
Smadav 8.5
Firewall Data Encryption Network Detection System
110 3.9.4.2.6 EA Standards Teknologi di perusahaan sudah cukup baik dalam menjalankan bisnis perusahaan untuk mencapai tujuan / strategi perusahaan. Oleh karena itu, di perlukan pemeriksaan spesifikasi hardware software yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan dan perencanaan teknologi yang akan digunakan dalam beberapa tahun kedepan dalam menunjang bisnis perusahaan agar mencapai tujuan / strategi perusahaan. 3.9.4.2.7 Workforce requirement Perekrutan pekerja di PT. Silkar National telah mengikuti peraturan perusahaan seperti, penempatan karyawan sesuai keahlian agar meningkatkan rasa loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Peruhaan juga memberikan training kepada karyawan agar keahlian para karyawan semakin baik. Hal tersebut dapat menghasilkan hasil kerja yang baik dan pencapaian strategi perusahaan itu sendiri.
111 3.9.4.3 Part 3. EA Future Architecture Summary 3.9.4.3.1 Future operating scenario Skenario operasi yang diusulkan untuk masa depan tidak lah banyak perubahan. Sebagian komponen – komponen yang digunakan untuk proses operasi bisnis sangat lah baik. Hal ini dapat menjalani bisnis dalam satu hingga tiga tahun kedepan. Selain itu juga, penggunanaan teknologi di perusahaan mendukung operasional bisnis perusahaan yang di gunakan dalam mempercepat pekerjaan, mengurangi human error dan dapat mendisiplinkan kinerja para pekerja. 3.9.4.3.2 Planning assumptions Planning assumptions untuk mengusulkan yang sebelumnya menjadi masalah dan kendala dalam bisnis perusahaan PT Silkar National untuk menghadapi tantangan yang ada dimasa depan yaitu sebagai berikut : PT Silkar National melakukan regenerasi pekerja dengan melakukan perekrutan karyawan berumur lebih muda tetapi tetap mempertahankan beberapa pegawai yang berpengalaman agar sebagai penasihat bagi pegawai junior.maka usulan tersebut harus menggunakan Knowledge Management System agar ada panduan pekerjaan dengan tujuan agar kualitas yang dihasilkan tidak akan berubah-ubah. Dengan itu dapat dikatakan sejalan dengan visi perusahaan yang telah ditetapkan sebagai arah perusahaan satu sampai tiga tahun kedepan sesuai dengan peningkatan kualitas service yang harus terus meningkat pada PT Silkar National.
112 Penambahan sumber daya manusia harus dilakukan agar tidak jadi penumpukan pekerjaan dan karyawan lebih fokus dengan kewajiban dan tanggung jawabnya. 3.9.4.3.3 Updating Current and Future Views of the EA •
Goal & Initiative Strategi yang bisa digunakan untuk pencapaian tujuan perusahaan pada satu sampai tiga tahun kedepan. Dari analisis SWOT yang di ambil dari PT. Silkar National, melakukan strategi – strategi si setiap tahun di perusahaan agar dapat memanfaatkan peluang dan ancaman yang muncul dari perusahaan lain.
•
Product & servis Adanya perubahan dari proses aktifitas perusahaan dari dampak penggunaan
teknologi
informasi
dalam
membantu
operasional
perusahaan menjadi efektif •
Data & Information Penyimpanan data dan informasi PT. Silkar National yang masih berbentuk fisik kertas yang dapat memunculkan resiko yang besar seperti lama dalam pencarian data tersebut jika di cari, hilang, rusak, dll. Maka itu seperti yang diusulkan kedepan nya akan di rubah menjadi data digital dari output sistem informasi yang diusulkan untuk perusahaan.
113 •
System & application Pada sistem aplikasi terjadi perubahan yang dilakukan untuk membantu fungsi – fungsi dalam perusahaan dalam melakukan pekerjaan. Adanya sistem yang belum seluruhnya terhubung dengan bagian atau proses yang saling berkaitan. Jadi, penambahan yang disulkan pada sistem aplikasi bertujuan untuk melakukan integrasi dan pengurangan jumlah sistem yang ada pada PT. Silkar National tetapi tidak mengurangi fungsi – fungsi dari sistem yang ada.
•
Network & Infrastructure Terjadi penambahan yang harus dilakukan untuk mendukung sistem informasi yang diusulkan untuk tiga tahun kedepan. Seperti pembelian server untuk penyimpanan data yang diperlukan.
•
Security Pada bagian kemanan telah diusulkan penambahan. Penambahan
tersebut terdiri dari keamanan fisik operasional perusahaan maupun keamanan dalam penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan.
114 3.9.4.3.4 EA Sequencing Plan
Gambar 3.17 Sequencing diagram
115 Penjelasan : Q2 – Q3 Tahun 1 (2013) Usulan yang diberikan pertama adalah Mengembangkan system informasi terintegrasi untuk ke seluruh bagian. Meningkatkan karyawan kompetitif dengan mengembangkan Knowledge management system yang berfungsi untuk membagi pengetahuan antar seluruh bagian yang terkait. Q3 – Q4 Tahun 2 ( 2014) Mengembangkan system CRM berbasis website yang sebagai media promosi perusahaan dan mendapatkan pelanggan melalui website. Q4- Q5 Tahun 3 (2015) Mengembangkan system Executive Support System untuk mendukung para pemegang kepentingan alam mengambil sebuah keputusan.
116 3.9.4.3.5 EA Configuration Management
Gambar 3.16 Configuration management
117 3.9.4.4 EA Glossary and References Enterprise Suatu area tempat segala aktifitas dan tujuan-tujuannya dalam suatu organisasi atau antara beberapa organisasi dimana informasi dan sumber daya lainnya saling bertukar data dan berinteraksi. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Enterprise Architecture Suatu profesi dan praktek manajemen yang didedikasikan untuk meningkatkan kinerja suatu enterprise dengan cara membuat perusahaan tersebut secara keseluruhan mengintegrasikan strategi, praktek - praktek bisnis alur - alur informasinya dan sumber daya teknologi. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Current View Sebuah artifak EA yang mewakili komponen EA atau proses yang saat ini ada dalam perusahaan. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture EA Management Plan Merupakan EA transisi dan sebuah managemen yang membuat dokumentasi dalam merencanakan EA. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Future View Sebuah artifak EA yang mewakili komponen EA atau proses yang belum ada dalam perusahaan untuk masa mendatang. Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture
118 Sistem Sekelompok elemen – elemen yang terorganisir dengan maksud sama untuk mencapai suatu tujuan Sumber : An Introduction to Enterprise Architecture Sistem Informasi Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Sumber : Management Information Systems. Data Fakta atau observasi mentah yang biasanya mengenai transaksi bisnis. Sumber : Introduction to Information System. Informasi Data yang telah di proses atau data yang telah memiliki arti. Sumber : Sistem Informasi Manajemen. Teknologi Informasi Perangkat keras dan piranti lunak yang dikemas sebagai sebuah alat untuk menangkap, menyimpan, memproses dan menghasilkan data digital.
