BAB 2 TINJAUAN TEORITIS 2.1
Auditing
2.1.1 Pengertian Auditing “Auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya dengan tujuan untuk dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut”(Soekrisno Agoes, 2000:1). Menurut Mulyadi (2002:9) “Auditing adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi dengan tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara pernyataan-pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan serta penyampaian hasil-hasilnya kepada para pemakai yang berkepentingan”. Menurut Jusup (2001:11) mengungkapkan bahwa pengauditan adalah suatu proses sistematis untuk mendapatkan dan mengevaluasi bukti yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-tindakan dan kejadian ekonomis secara objektif untuk menentukan tingkat kesesuaian antara asersi tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan
dan
mengkomunikasikan
hasilnya
kepada
pihak-pihak
yang
berkepentingan. Sedangkan menurut Arens (2003:15) definisi dari audit adalah suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti mengenai suatu informasi untuk menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi tersebut dengan kriteria-
kriteria yang ditetapkan. Jadi Audit merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan dan audit harus dilaksanakan oleh orang yang berkompeten dan independen. 2.1.2
Jenis-Jenis auditing Audit dapat dikategorikan ke dalam tiga bidang utama, yang terdiri atas:
1. Audit manajemen, penilaian yang dilaksanakan secara sistematis dan independent, berorientasi ke masa depan terhadap : keputusan dan kebijakan yang dilakukan oleh manajemen yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas SDM melalui perbaikan pelaksanaan fungsi manjemen, pencapaian rencana yang sudah ditetapkan serta pencapaian social objektif. 2. Audit operasional, merupakan suatu kegiatan penilaian yang sistematis yang dilaksanakan secara objektif dan independent berorientasi atas masa depan untuk semua kegiatan yang ada dalam suatu perubahan yang utamanya dalam bidang SDM. 3.
Audit keuangan, yang mempunyai orientasi pengujian / penilaian secara
independent dan objectif atas tingkat kewajaran dan kecermatan serta data keuangan untuk memberikan perlindungan keamanan asset perusahaan dengan melakukan evaluasi kelayakan internal control yang di tetapkan.
Audit ini sendiri dapat dilakukan dalam beberapa situasi, antaranya : 1. Ketika dirasa perlu oleh manjemen puncak 2. Ketika suatu kekuatan ekternal yang memaksa untuk dilakukan suatu tinjauan. 3. Ketika seorang manajer baru yang merasa bertanggung jawab atas dep. SDM 4. Ketika suatu perusahaan yang signifikan dalam suatu dunia usaha yang
memaksa
untuk melakukan considerasi ulang manajemen sdm 5. Ketika suatu keinginan spesialist sdm untuk meningkatkan praktik dan sistem SDM perusahaan. Dalam pelaksanaannya suatu audit harus mengikuti norma yang ditentukan dalam suatu perusahaan masing-masing, yang intinya harus mengandung : 1. Independensi/kebebasan 2. Kemahiran jabatan 3.
Ruang linglup yang mecakup : pengujian dan evaluasi terhadap kecukupan
efektifitas sistem pengendalian internal perusahaan dan kualitas manjemen dalam melaksanakan tanggung jawab yang dibebankan kepadanya. 4. Pelaksanaanya mancakup perencanaan audit, pengujian dan evaluasi terhadap informasi, penyampaian hasil audit dan proses tindak lanjut. 5. Pengelolaan Departemen Audit harus bertanggung jawab dan layak.
2.1.3 Tipe-tipe auditing Tunggal (2001:11) mendefinisikan berbagai tipe auditing sebagai berikut : 1. Pemeriksaan manajemen dapat didefinisikan sebagai penilaian sistem manajemen perusahaan, apakah sistem tersebut beroperasi secara efektif dan resiko apa yang mungkin timbul apabila sistem tersebut tidak beroperasi secara efisien. 2. Pemeriksaan operasional dapat didefinisikan dalam rerangka yang sama seperti pemeriksaan manajemen, kecuali bahwa pemeriksaan operasional lebih berlaku terhadap sistem operasi auditee daripada sistem manajemennya. Dengan demikian, pemeriksaan manajemen akan berfokus pada bagaimana baiknya unit tersebut dikelola, sedangkan pemeriksaan operasional akan berfokus pada bagaimana agar unit tersebut benar-benar berprestasi. 3. Pemeriksaan komprehensif merupakan beberapa integrasi dari berbagai unsur manajemen, operasional, dan pemeriksaan keuangan. Pemeriksaan ini mencakup penilaian manajemen auditee, operasi, pengendalian finansial, dan sistem akuntansi untuk menentukan apakah pengendalian dan mekanisme akuntabilitas telah memadai dan dapat dipertanggungjawabkan kepada pemegang sahamnya. 2.2
Audit Manajemen
2.2.1 Pengertian Audit Manajemen Audit Manajemen merupakan suatu penilaian dari organisasi manajerial dan efisiensi dari suatu perusahaan, departemen, atau setiap entitas dan subentitas yang dapat diaudit (Tunggal 2001:10). Menurut Siagian (1997:13) audit manajemen pada hakikatnya merupakan suatu instrumen ilmiah yang diperuntukkan bagi manajemen
puncak. Sedangkan menurut Holmes dan Overmyer (1975) audit manajemen : “The management audit means the examination and evaluation of all information gathering functions and all phases of management functions and activities, in order to ascertain if operating are conducted in a effective and efficient manner”, definisi tersebut dalam terjemahannya adalah sebagai berikut: “Manajemen audit mencakup penelitian dan evaluasi atas semua fungsi dari Manajemen, untuk memastikan bahwa pelaksanaan operasi perusahaan telah dijalankan dengan cara yang efektif dan efisien”. Jadi audit manajemen berfungsi sebagai investigasi dari suatu organisasi dalam semua aspek kegiatan manajemen dari yang paling tinggi sampai dengan ke bawah dan pembuatan laporan audit mengenai efektifitasnya atau dari segi profitabilitas dan efisiensi kegiatan bisnisnya. 2.2.2 Karakteristik Audit Manajemen Audit manajemen mempunyai beberapa karakteristik penting, diantaranya: 1.
Tujuan Pemeriksaan. Tujuan pemeriksaan manajemen adalah membantu
manajemen dalam meningkatkan perencanaan dan pengendalian manajemen dengan cara mengidentifikasikan aspek-aspek sistem dan prosedur serta rekomendasi kepada manajemen untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, dan kehematan. 2.
Independensi. Agar manfaat pemeriksaan manajemen dapat dicapai, maka
pemeriksaan tersebut harus bersifat independen. 3.
Pendekatan Sistematis. Dalam perencanaan dan pelaksanaan audit manajemen
perlu digunakan pendekatan yang sistematis dan metode – metode yang konsisten. 4.
Kriteria Prestasi. Dengan kriteria prestasi pelaksanaan dapat dibandingkan dan
dievaluasi untuk menilai kinerja dari tiap-tiap pihak yang terkait.
5.
Bukti Pemeriksaan. Auditor harus dapat merencanakan dan melaksanakan
prosedur yang dirancang untuk memperoleh bukti yang cukup untuk mendukung temuan–temuan dan kesimpulan–kesimpulan serta rekomendasi yang dibuatnya. 6.
Pelaporan dan Rekomendasi. Karakteristik yang membedakan antara audit
manajemen dengan jenis audit lainnya adalah terletak pada laporan audit. Dalam audit manajemen , laporan audit menekankan pada temuan–temuan selama pemeriksaan, pembuatan kesimpulan, dan rekomendasi untuk meningkatkan sistem perencanaan dan pengendalian manajemen. Beberapa karakteristik tersebut digunakan untuk : 1.
Menilai kegiatan-kegiatan yang berlangsung di perusahaan tersebut.
2.
Mengidentifikasikan berbagai kesempatan untuk perbaikan.
3.
Mengembangkan rekomendasi bagi perbaikan atau tindakan lebih lanjut.
4.
Menjamin/memastikan pengendalian intern yang memadai.
5.
Mencegah dan mendeteksi kecurangan.
6.
Memenuhi kewajiban hukum apabila ada.
7.
Memonitor prosedur pelaporan.
8.
Memperkuat keputusan manajemen.
2.2.3 Ruang Lingkup Audit Manajemen Menurut Hamilton (1986:5), Definisi ruang lingkup pekerjaan manajemen audit bisa dilakukan dalam lingkup yang umum dan audit akan meliputi suatu penilaian terinci atas tiap-tiap aspek operasional organisasi. Manajemen
audit juga bisa
dilakukan atas suatu masalah tertentu untuk mencari bukti-bukti yang menjadi penyebabnya serta merekomendasikan tindakan koreksi tertentu seperti perencanaan,
persiapan dan organisasi. Ketika suatu lingkup pekerjaan sudah ditentukan, tim audit akan membuat suatu tindakan perencanaan atas pelaksaanaan pekerjaan. Perencanaan meliputi langkah-langkah yang harus dilakukan dan estimasi waktu yang diperlukan untuk mencapai setiap tahap pekerjaan. Tiap sumber bukti yang berkaitan dengan area yang diperiksa harus dianalisa secara mendalam dan terus diperbaharui. Ruang lingkup dari audit Manajemen terdiri dari : 1. Pengumpulan
fakta
dan
dokumentasi
informasi
terbaru
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan informasi data yang berkaitan dengan area lingkup pekerjaan yang ditentukan. Data bisa diperoleh dari surat menyurat, kebijakan dan prosedur, serta semua informasi informal lainnya yang bisa diperoleh secara langsung dari karyawan lewat wawancara. 2. Riset dan analisa Tahap ini merupakan tahap yang paling penting dalam proses management audit. Pada tahap ini dilakukan pengumpulan bukti dan fakta-fakta yang dianggap penting dalam mendukung laporan
akhir
yang akan
diserahkan
kepada top manajemen.
3. Laporan. Tahap ini meliputi ringkasan atas pekerjaan yang dilakukan, gambaran mengenai ruang lingkup pekerjaan, rincian mengenai temuan-temuan utama dan diskusi mengenai alternatif-alternatif yang dapat digunakan top manajemen untuk mengurangi permasalahan yang ada.
2.2.4 Jenis-Jenis Audit Manajemen Audit merupakan suatu aktifitas independen yang diberikan oleh pihak ahli dan independen atas laporan keuangan perusahaan. Laporan keuangan adalah tanggung jawab manajemen. Peran auditor adalah menyumbangkan kredibilitas mereka dengan cara memberikan pandangan yang wajar dan benar. Auditor juga meningkatkan kredibilitas atas informasi non-keuangan yang disediakan oleh manajemen. Menurut Sayle (1988:21) manajemen audit dikelompokkan menjadi tiga jenis sesuai dengan keragaman departemen mereka dan ruang lingkupnya sebagai berikut: 1. Internal Audit Manajemen audit ini dapat dilakukan oleh perusahaan atau departemen, yang bersangkutan dengan sistem-sistem, prosedur-prosedur atau fasilitas-fasilitas. Auditor yang mengerjakan dapat dari perusahaan mereka sendiri (internal auditor) atau dengan menggaji auditor dari luar perusahaan (external auditor). Internal audit merupakan teknik dimana manajemen dapat merasakan masalah mereka sendiri dan menilai kinerja organisasi, kebutuhannya, titik kekuatan, dan kelemahannya. Disebutkan bahwa self audit merupakan bagian dari internal audit yang dilakukan oleh individual dalam sistem mereka sendiri, prosedur-prosedur, dan fasilitas-fasilitas agar dapat menilai kinerja, kebutuhan, kekuatan, dan kelemahannya. 2. Eksternal audit Manajemen audit ini dilakukan oleh perusahaan terhadap pemasok mereka atau sub pemasok. Auditor dapat dari auditor internal maupun auditor eksternal. Manajemen audit dikerjakan untuk menilai status kontrak atau perjanjian yang dibuat perusahaan
pemasok atau sub pemasok untuk menentukan keadaan perusahaan atas barang yang akan diterima sesuai dengan yang dibayarkannya. 2.2.5 Tipe-Tipe Audit Manajemen Menurut Tunggal (2000), terdapat tiga kategori audit manajemen, yaitu : 1. Audit Fungsional Suatu audit fungsional berhubungan dengan satu atau fungsi yang lebih banyak dalam suatu organisasi. Ia mungkin berhubungan dengan fungsi upah untuk suatu divisi untuk perusahaan secara keseluruhan. Suatu audit fungsional mempunyai keuntungan memungkinkan spesialisasi olehauditor. Staf auditor tertentu dalam manajemen audit dapat mengembangkan keahlian dalam area, seperti perekayasaan produki. Mereka dapat lebih efisien menghabiskan semua waktu mereka dalam memeriksa area tersebut. Kelemahan dalam audit fungsional ialah kealpaan dalam menilai fungsi yang saling behubungan. 2. Audit Organisasional Suatu unit organisasional berhubungan dengan unit organisasi secara keseluruhan, seperti departemen, cabang atau anak perusahaan. Tekanan dalam audit organisasi adalah bagaimana efisien dan efektifnya fungsi%fungsi berinteraksi. Rencana organisasi dan metode untuk mengkoordinasikan aktivitas khususnya adalah penting untuk tipe audit ini.
3. Penugasan Khusus Penugasan khusus audit manajemen timbul karena permintaan manajemen.Terdapat variasi yang luas untuk audit demikian. Sebagai contoh, audit ini termasuk menentukan sebab%sebab suatu sistem EDP yang tidak efektif, penyelidikan kemungkinan adanya kecurangan dalam divisi, dan membuat rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi suatu produk. 2.2.6 Tahap-Tahap Audit Manajemen Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan dalam audit manajemen. Secara garis besar dapat dikelompokan manjadi lima menurut IBK.Bayangkara (2008:9) yang menyebutkan lima tahapan audit manajemen, yaitu : 1. Audit Pendahuluan. Audit pendahuluan dilakukan untuk mendapatkan informasi latar belakang terhadap objek audit yang dilakukan. Di samping itu, pada audit ini juga dilakukan penelaahan terhadap berbagai peraturan, ketentuan dan kebijakan berkaitan dengan aktivitas yang diaudit, serta menganalisis berbagai informasi yang telah diperoleh untuk mengindentifikasi hal-hal yang potensial mengandung kelemahan pada perusahaan yang diaudit. Auditor mungkin menggunakan daftar pertanyaan, flowchart, tanya jawab, laporan manajemen, dan observasi dalam pelaksanaan audit pendahuluan. Daftar pertanyaan terdiri dari pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan dengan masalah yang mempengaruhi efektivitas, efisiensi dan performa operasi. Auditor kemudian akan menilai jawaban yang diperoleh, kemudian auditor mengumpulkan bukti-bukti untuk memperkuat jawaban yang diterima.
2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen. Pada tahap ini auditor melakukan review dan pengujian terhadap pengendalian manajemen objek audit, dengan tujuan untuk menilai efektivitas pengendalian manajemen dalam mendukung pencapaian tujuan perusahaan. Dari hasil pengujian ini, auditor dapat lebih memahami pengendalian yang berlaku pada objek audit sehingga dengan lebih mudah dapat diketahui potensi-potensi terjadinya kelemahan pada berbagai aktivitas yang dilakukan. Jika dihubungkan dengan tujuan audit sementara yang telah dibuat pada audit pendahuluan, hasil pengujian pengendalian manajemen ini dapat mendukung tujuan audit sementara tersebu menjadi tujuan audit sesungguhnya, atau mungkin ada beberapa tujuan audit sementara yang gugur, karena tidak cukup bukti-bukti yang mendukung tujuan audit tersebut. 3. Audit Terinci Pada tahap ini auditor melakukan pengumpulan bukti yang cukup dan kompeten untuk mendukung tujuan audit yang telah dilakukan. Pada tahap ini juga dilakukan pengembangan temuan untuk mencari keterkaitan antara satu temuan dengan temuan yang lain dalam menguji permasalahan yang berkaitan dengan tujuan audit. Temuan yang cukup, relevan, dan kompeten dalam tahap ini disajikan dalam suatu kertas kerja audit (KKA) untuk mendukung kesimpulan audit yang dibuat dan rekomendasi yang diberikan.Kertas kerja dapat diorganisir berdasarkan sub unit dari usaha yang diaudit (seperti berdasarkan cabang, bagian), urutan prosedur audit dilaksanakan (seperti audit pendahuluan, bukti) atau setiap sistem logis yang mempertinggi pemahaman auditor
terhadap pekerjaan yang dilakukan. Tujuan mengumpulkan bukti-bukti adalah untuk mendapatkan dasar faktual dalam menilai kriteria performa yang sebelumnya diidentifikasi. 4. Pelaporan Tahapan ini bertujuan untuk mengomunikasikan hasil audit termasuk rekomendasi yang diberikan kepada berbagai pihak yang berkepentingan. Hal ini penting untuk meyakinkan pihak manajemen tentang keabsahan hasil audit dan mendorong pihakpihak yang berwenang untuk melakukan perbaikan terhadap berbagai kelemahan yang ditemukan. Laporan disajikan dalam bentuk komprehensif (menyajikan temuantemuan penting hasil audit untuk mendukung kesimpulan audit dan rekomendasi). Rekomendasi harus disajikan dalam bahasa operasional dan mudah dimengerti serta menarik untuk ditindaklanjuti. Walaupun laporan formal dapat dianggap sebagai langkah terakhir dalam manajemen audit. Laporan informal ini harus dibuat selama audit. Sebagai contoh, apabila auditor menemukan suatu inefisiensi yang serius selama survei pendahuluan, auditor harus menyelidiki, menilai dan melaporkan segera daripada menunggu audit selesai. 5. Tindak lanjut Sebagai tahap akhir dari audit manajemen, tindak lanjut bertujuan untuk mendorong pihak-pihak yang berwenang untuk melaksanakan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Auditor tidak memiliki wewenang untuk mengharuskan tindak lanjut sesuai dengan rekomendasi yang diberikan. Oleh karena itu, rekomendasi yang disajikan dalam laporan audit seharusnya sudah merupakan hasil diskusi dengan
berbagai pihak yang berkepentingan dengan tindakan perbaikan tersebut. Suatu rekomendasi yang tidak disepakati oleh objek audit akan sangat berpengaruh pada pelaksanaan tindak lanjutnya. Hasil audit menjadi kurang bermakna apabila rekomendasi yang diberikan tidak ditindaklanjuti oleh pihak yang diaudit. 2.2.7 Tujuan dan Manfaat Audit Manajemen Menurut Agoes (2004:175) tujuan dari audit manajemen adalah : 1. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai fungsi dalam perusahaan. 2. Untuk menilai apakah berbagai sumberdaya (manusia mesin dana harta lainnya) yg dimiliki perusahaan telah digunakan secara efisien dan ekonomis. 3. Untuk menilai efektifitas perusahaan dalam mencapai tujuan (objective) yg telah ditetapkan oleh top management. 4. Untuk dapat memberikan
rekomendasi
kepada top management
dalam
memperbaiki kelemahan-kelemahan yg terdapat dalam penerapan struktur pengendalian intern sistem pengendalian manajemen dan prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan efisiensi keekonomisan dan efektifitas dari kegiatan operasi perusahaan.
Menurut Siagian (2001:13) mengatakan bahwa kalangan manajemen menunjukkan sambutan terhadap perkembangan manajemen audit krn jika digunakan dgn tepat maka manajemen audit bisa memberi manfaat yg besar yaitu:
1. Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan kegiatan operasional dalam perusahaan yg tak memberikan kontribusi dalam perolehan keuntungan.
2. Membantu manajemen dalam peningkatan produktifitas kerja dari berbagai komponen organisasi. 3. Memungkinkan manajemen mengidentifikasikan hambatan dan kendala yg dihadapi dalam mengkoordinasikan berbagai kegiatan dan mengambil langkah strategik untuk mengatasi dan menghilangkannya. 4. Memantapkan penerapan pendekatan kesisteman dalam menjalankan roda organisasi. 5. Memungkinkan manajemen pada berbagai tingkat menentukan strategi yang tepat. 6. Membantu manajemen merumuskan pedoman teknis operasional bagi para pelaksana berbagai kegiatan dalam perusahaan yang akan membantu para tenaga kerja operasional melakukan kegiatan masing-masing dengan tingkat efisiensi dan efektifitas yang lebih tinggi. 7. Mengidentifikasikan dengan tepat berbagai masalah dan tantangan yang dihadapi dalam manajemen sumber daya manusia.
Sedangkan menurut Tunggal (2003:14), manfaat dari audit manajemen yaitu :
1. Memberi informasi operasi yang relevan dan tepat waktu untuk pengambilan keputusan. 2. Membantu manajemen dalam mengevaluasi catatan laporan-laporan dan pengendalian. 3. Memastikan ketaatan terhadap kebijakan manajerial yang ditetapkan rencanarencana prosedur serta persyaratan peraturan pemerintah.
4. Mengidentifikasi area masalah potensial pada tahap dini utk menentukan tindakan preventif yang akan diambil. 5. Menilai
ekonomisasi
dan
efisiensi
penggunaan
sumber
daya
termasuk
memperkecil pemborosan. 6. Menilai efektivitas dalam mencapai tujuan dan sasaran perusahaan yang telah ditetapkan. 7. Menyediakan tempat pelatihan untuk karyawan dalam seluruh fase operasi perusahaan.
Apabila manajemen audit dilakukan secara berkala maka bisa menunjukkan masalah ketika masalah tersebut masih berskala kecil. Dengan demikian manajemen audit merupakan alat yg membantu manajemen dalam mencapai tujuan karena tindakan perbaikan dapat dilakukan untuk pemecahan masalah apabila ditemukan inefisiensi dan inefektifitas.
2.3
Audit Sumber Daya Manusia
2.3.1 Pengertian Audit Sumber Daya Manusia Audit SDM adalah pemeriksaan kualitas kegiatan Sumber Daya Manusia secara menyeluruh dalam suatu departemen, divisi atau perusahaan, dalam arti mengevaluasi kegiatan-kegiatan SDM dalam suatu perusahaan dengan menitikberatkan pada peningkatan atau perbaikan (Rivai, 2004 : 548). Audit SDM merupakan tinjauan berkala yang dilakukan oleh departemen sumber daya manusia untuk mengukur efektifitas penggunaan sumber daya manusia
yang terdapat di dalam suatu perusahaan, audit memberikan suatu perspektif yang komprehensif terhadap praktik yang berlaku sekarang, sumber daya, dan kebijakan manajemen mengenai pengelolaan SDM serta menemukan peluang dan strategi untuk mengarahkan ulang peluang dan strategi tersebut. Intinya, melalui audit dapat menemukan permasalahan dan memastikan kepatuhan terhadap berbagai peraturan perundangan-undangan dan rencana-rencana strategis perusahaan. Menurut Handoko (2001:4) manajemen sumber daya diperlukan untuk meningkatkan efektifitas sumber daya manusia dalam organisasi. Jadi, pada kesimpulannya audit sumber daya manusia adalah proses pemeriksaan
dan
penilaian
secara
sistematis,
obyektif,
komprehensif,
dan
terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen sumber daya manusia semisal proyeksi masa depan kebutuhan SDM organisasi, dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaransasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang, sesuai dengan standar yang sudah ditentukan oleh perusahaan. 2.3.2 Ruang Lingkup Audit Manajemen Sumber Daya Manusia Menurut Siagian (1997:68) titik tolak yang tepat digunakan dalam membahas lingkup audit manajemen sumber daya manusia ialah pemahaman yang benar tentang paling sedikit empat postulat manajemen sumber daya manusia, yaitu :
1. Seluruh kegiatan manajemen sumber daya manusia dalam suatu perusahaan diarahkan untuk meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi perusahaan secara keseluruhan. 2. Manajemen puncak sebagai pihak yang menentukan cakupan audit harus menentukan dari awal apakah audit manajemen fungsi sumber daya manusia mencakup seluruh perusahaan atau hanya komponen-komponen tertentu di dalamnya, misalnya komponen yang dianggap sedang bermasalah atau yang memerlukan perbaikan kinerja. 3. Setiap manajer dalam semua bidang sebenarnya adalah manajemen sumber daya manusia karena setiap manajemen memimpin orang-orang, maka sangat penting untuk melibatkan manajer sebagai sasaran audit. Hal ini diperlukan, antara lain untuk meneliti sampai sejauh mana manajer mampu menerapkan berbagai kebijakan yang ditetapkan oleh manajemen sumber daya manusia dalam bidang yang dipimpinnya. 4. Hasil dari audit manajemen fungsi sumber daya manusia akan dimanfaatkan oleh banyak pihak seperti manajemen puncak, manejemen bidang fungsional, manajemen bidang sumber daya manusia, para supervisor, dan bahkan dapat dimanfaaatkan oleh semua pelaksana kegiatan teknis dan operasional di perusahaaan.
2.3.3 Tujuan dan Manfaat Audit Sumber Daya Manusia Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut. Sumber Daya Manusia bertanggung jawab untuk menarik, mengembangkan, dan memelihara satuan kerja perusahaan (Simamora,1987). Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain, menurut Rivai (2004 : 567) , Audit SDM bertujuan untuk: 1. Menilai efektifitas SDM 2. Aspek-aspek yang masih dapat diperbaiki 3. Mempelajari aspek-aspek tersebut secara mendalam, dan 4. Menunjukkan kemungkinan perbaikan, serta membuat rekomendasi untuk pelaksanaan perbaikan tersebut. Sedangkan manfaat dari audit SDM ini antara lain yaitu: 1. Mengidentifikasi kontribusi-kontribusi departemen SDM terhadap perusahaan; 2.Meningkatkan citra profesional departemen SDM; 3.Mendorong tanggung jawab dan profesionalisme diantara karyawan departemen SDM; 4.Memperjelas tugas-tugas dan tanggungjawab departemen SDM; 5.Menemukan masalah-masalah SDM yang kritis; 6. Menyelesaikan keluhan-keluhan dengan berpedoman pada aturan yang berlaku;
7. Mengurangi biaya-biaya SDM melalui prosedur yang efektif; 8. Meningkatkan kesediaan untuk mau menerima perubahan yang diperlukan. Audit
sumber
daya
manusia
dapat
memberikan
kontribusi
terhadap
profesionalisasi dari fungsi sumber daya manusia dalam banyak cara. Apabila organisasi ingin tetap kompetitif, maka organisasi harus mengalami perubahan yang terus menerus. Suatu audit atas program sumber daya organisasi dapat membantu manajer mengidentifikasi penyimpangan atau varian antara kondisi actual dengan kondisi yang diharapkan atau yang diinginkan. Dengan demikian audit menjadi suatu dorongan yang berbasis data untuk perubahan. 2.3.4 Objek Audit Sumber Daya Manusia Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut : a.
Fungsi Perencanaan Siagian (1997 : 75) mengungkapkan fungsi ini merupakan fungsi yang sangat
penting dan mendasar dan digunakan untuk tercapainya peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas dari suatu perusahaan. Beberapa manfaat dari fungsi ini antara lain : 1.
Peningkatan penggunaan sumber daya manusia;
2.
Menyelaraskan dengan tepat kegiatan para karyawan dengan berbagai sasaran organisasi;
3.
Menghemat biaya dalam pengadaan tenaga kerja baru;
4.
Peningkatan koordinasi pelaksanaan berbagai kebijaksanaan perusahaan dalam bidang sumber daya manusia.
Sebagai salah satu fungsi manajemen sumber daya manusia, perencanaan pada dasarnya mencakup 2 hal pokok, yaitu : 1.
Pemahaman tentang permintaan akan sumber daya sumber daya manusia;
2.
Pengenalan yang tepat tentang suplai sumber daya manusia.
b. Fungsi Rekrutmen Rencana yang telah disusun dan ditetapkan segera diikuti penyelenggaraan fungsi berikutnya, yaitu fungsi rekrutmen. Menurut Henry Simamora (2004:212) proses rekrutmen adalah serangkaian aktivitas mencari dan memperoleh pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan untuk menutupi kekurangan yang diidentifikasikan dalam perencanaan kepegawaian. Siagian (1997:83) mengungkapkan bahwa terdapat beberapa alasan mengapa penyelenggaraan fungsi rekrutmen dijadikan sebagai obyek audit, diantaranya : 1.
Adanya berbagai faktor pembatas yang dihadapi oleh para pencari tenaga kerja baru;
2.
Biaya yang dikeluarkan untuk kegiatan rekrutmen tidak sedikit;
3.
Terdapat berbagai sumber tenaga kerja yang dapat digarap;
4.
Rekrutmen merupakan kegiatan yang tidak sederhana sehingga perlu dilakukan penanganan yang cermat.
c.
Fungsi Seleksi Fungsi ini merupakan tahap kelanjutan dari fungsi rekrutmen, dimana fungsi ini
digunakan perusahaan memperoleh tenaga kerja baru sesuai dengan yang diinginkan. Ada beberapa sasaran utama yang ingin dicapai dari proses seleksi ini, diantaranya : 1.
Terpenuhinya persyaratan kualifikasi oleh para pelamar;
2.
Perolehan gambaran tentang kemampuan dan kemauan calon pegawai untuk melakukan berbagai penyesuain perilakunya sehingga sesuai dengan kultur organisasi;
3.
Tersedianya informasi tentang ketangguhan calon pegawai dalam menghadapi stres dalam menjalankan tugas yang akan dipercayakan kepadanya.
d. Fungsi Penempatan Fungsi ini digunakan untuk lebih mempersiapkan para karyawan baru melaksanakan tugasnya dan sebagai sosialisai untuk memperkenalkan perusahaan. Ada beberapa materi yang disajikan pada fungsi ini yang biasanya mencakup : 1.
Perihal organisasi secara keseluruhan;
2.
Berbagai bentuk imbalan yang akan diterima karyawan;
3.
Perkenalan pada berbagai pihak;
4.
Uraian mengenai tugas pekerjaan seseorang.
Melalui program orientasi ini, diharapkan para karyawan baru menjadi betah secepat mungkin bekerja di perusahaan. Siagian (1997 : 90) mengungkapkan beberapa hal yang perlu diketahui para karyawan baru tentang perusahaan dimana dia akan bekerja, diantaranya :
1.
Sejarah perusahaan;
2.
Susunan organisasi perusahaan;
3.
Nama dan kedudukan para pejabat penting dalam perusahaan;
4.
Jabatan dan status yang bersangkutan dalam perusahaan;
5.
Tata ruang di perusahaan;
6.
Produk perusahaan, baik dalam bentuk barang maupun jasa;
7.
Proses produksi yang digunakan;
8.
Ketentuan-ketentuan formal yang harus ditaati;
9.
Tugas pekerjaan karyawan yang bersangkutan.
e.
Fungsi Pelatihan dan Pengembangan Fungsi ini dilakukan untuk beberapa alasan dilakukan,diantaranya :
1.
Alasan mengapa pelatihan perlu diselenggarakan;
2.
Berbagai manfaat yang dapat dipetik dari pelatihan yang dilakukan;
3.
Berbagai pendekatan terhadap pelatihan dan pengembangan;
4.
Evaluasi hasil pelatihan;
5.
Ingin diperolehnya umpan balik dari hasil pelatihan.
Pelatihan ini digunakan untuk menghadapi berbagai tantangan yang harus diatasi seefektif mungkin, peluang yang harus dimanfaatkan, dan masalah yang harus dipecahkan. f.
Fungsi Penilaian Kinerja Hasil dari penilain kinerja sangat bermanfaat bukan hanya untuk mengetahui
prestasi karyawan di masa lalu, melainkan sekaligus untuk mengidentifikasi potensi
mereka untuk melakukan tugas lain atau tugas baru, Siagian (1997 : 98) untuk mencapai hal tersebut diperlukan 3 elemen, yaitu: 1.
Kriteria penilaian kinerja yang mengukur kinerja yang bukan menonjol pada suatu saat tertentu , praktis, baku, dan dapat dipercaya;
2.
Tolak ukur kinerja yang obyektif, mudah digunakan, handal;
3.
Standar yang berkaitan dengan kinerja yang dasarnya ialah uraian pekerjaan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Penilaian kinerja ini berguna untuk peningkatan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas kerja para karyawan secara individual, kelompok, semua satuan kerjaan, dan perusahaan sebagai keseluruhan. g. Fungsi Pengembangan Karier Siagian (1997 : 99) mengungkapkan dalam meniti karier, para karyawan mengharapkan adanya pola yang jelas karena mereka dapat merencanakan kariernya dan mengambil langkah-langkah dalam pengembangan dirinya. Hal tersebut dapat membuat karyawan semakin mampu dan mau membuat komitmen kepada perusahaan dan sekaligus dapat memikul tanggung jawab yang lebih besar di kemudian hari. Manfaat yang dipetik oleh perusahaan apabila fungsi ini terselenggara dengan baik, diantaranya : 1.
Membantu para karyawan dalam menganalisis kemampuan dan minatnya;
2.
Penyelarasan kebutuhan individual dan organisasional;
3.
Peningkatan produktivitas kerja;
4.
Meredam keinginan untuk pindah ke perusahaan lain;
5.
Mengembangkan karyawan yang memiliki potensi untuk dipromosikan;
6.
Mendorong pertumbuhan prestasi individual para karyawan;
7.
Mencegah terjadinya salah penempatan pada posisi yang tidak sesuai dengan keahliannya.
h. Fungsi Sistem Imbalan Sasaran-sasaran yang akan tercapai apabila sistem imbalan digunakan sebagaimana mestinya, antara lain : 1.
Tersedianya tenaga kerja yang memenuhi persyaratan;
2.
Dipertahankannya tenaga-tenaga itu dalam arti tingkat perpindahan karyawan rendah;
3.
Terwujudnya rasa keadilan dan kewajaran dalam imbalan;
4.
Pemahaman para karyawan tentang imbalan yang diperolehnya sudah sesuai dengan kemampuan perushaan;
5.
Tumbuh suburnya saling pengertian antara manajemen dengan para pekerja.
Fungsi ini berguna untuk melihat berhasil atau tidaknya manajemen dalam menarik, mempertahankan, dan mempekerjakan para karyawan yang produktif karena merasa bahagia berkarya dalam organisasi. i.
Fungsi Pemeliharaan Hubungan dengan Karyawan Pihak perusahaan dan karyawan wajib memelihara hubungan yang baik, ada 2
faktor yang perlu dilakukan oleh kedua pihak tersebut, yaitu : 1.
Memelihara komunikasi yang terbuka;
2.
Menyediakan jasa konseling melalui unit yang sudah ditentukan yaitu pada bagian HRD.
Jika kedua cara ini ditempuh dengan cermat dan efektif, maka pemeliharaan hubungan dengan karyawan tidak terlalu sulit untuk dilakukan. j.
Fungsi Pemutusan Hubungan Kerja dan Pemensiunan Pemutusan hubungan kerja dapat disebabkan beberapa faktor, diantaranya :
1.
Ada karyawan yang mengundurkan diri atas kemauan sendiri;
2.
Terjadinya perubahan dalam kehidupan perusahaan;
3.
Pemutusan hubungan kerja sebagai akibat dari pengenaan sanksi disiplin organisasi.
Sementara pemensiunan digunakan perusahaan untuk membantu para karyawan yang akan memasuki masa pensiun. k.
Ketaatan Manajerial Taat tidaknya manajemen pada berbagai keputusan yang sudah dibuatnya sendiri
pasti berdampak pada sangat kuat pada kehidupan organisasional dengan berbagai seginya. Pihak manajemen pasti menyadari bahwa berbagai kebijaksanaan internal dirumuskan dan ditetapkan dengan memperhitungkan berbagai peraturan perundangundangan yang berlaku. Apabila pihak manajemen mentaati peraturan yang sudah dibuatnya akan sangat bermanfaat dalam proses pengambilan keputusan di masa depan dan dapat mengelola perusahaan menjadi lebih efisiensi, efektivitas, dan produktivitas. Sebaliknya
jika
terjadi
ketidaktaatan
dapat
menjadi
jalan
pintas
kearah
ketidakberhasilan perusahaan dalam mencapai tujuan dan berbagai sasarannya (Siagian 1997 : 113).
2.3.5 Instrumen-Instrumen Audit Sumber Daya Manusia Dalam pengumpulan informasi tentang aktifitas-aktifitas SDM, ada beberapa instrumen yang dapat membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya: 1. Wawancara Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Pandangan dan komentar mereka yang bersifat kritik sekalipun, akan sangat bermanfaat dalam menyusun saran perbaikan atau penyempurnaan yang layak dan harus ditempuh di masa yang akan datang (Siagian 1997 : 116). Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik. 2. Informasi Eksternal Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai. 3. Analisis Historikal Salah satu kegiatan penting dari satuan kerja yang menangani sumber daya manusia ialah pembuatan, klasifikasi, tabulasi, dan penyimpanan seluruh dokumen yang menyangkut semua orang dalam perusahaan, mulai dari perencanaan, rekrutmen,
seleksi, penempatan, pelatihan dan pengembangan, penilaian kinerja, pengembangan karier, sistem imbalan, pemeliharaan hubungan karyawan, pemutusan hubungan kerja dan pemensiunan, dan ketaatan manjerial.
2.4 Rerangka Pemikiran Audit Manajemen Sumber Daya Manusia
Ruang Lingkup meliputi: 1. Perencanaan Tenaga Kerja 2. Penerimaan (Rekrutmen) Tenaga Kerja 3. Seleksi Tenaga Kerja 4. Penempatan Tenaga Kerja 5. Pelatihan dan Pengembangan Tenaga
Kerja
6. Penilaian Kinerja 7. Pengembangan Karier 8. Sistem Imbalan 9. Pemeliharaan Hubungan dengan Karyawan 10.Pemutusan Hubungan Kerja dan Pemensiunan 11.Ketaatan Manajerial
Pengendalian pada efektivitas dan efisiensi Temuan Audit Evaluasi Audit Rekomendasi Audit Kesimpulan Tujuan Perusahaan : Penilaian kinerja
