9
BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Teori Umum Pada sub bab ini, penulis akan membahas tentang teori-teori dasar yang berkaitan dengan topik skripsi, seperti teori mengenai perencanaan strategi sistem informasi dan teknologi. 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem
pada
dasarnya
adalah
sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. (Mulyadi, 2001: p5), juga terdiri atas sekelompok dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan (inter-related) atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama (common purpose). (Hall, 2001: p5). Juga terdapat versi yang menyatakan bahwa sistem adalah “a collection of components that implement modeling requirements, functions, and interface”, yang berarti kumpulan komponen yang menerapkan model kebutuhan, fungsi dan tampilan. (Mathiassen, 2000: 9) Berdasarkan para ahli diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah rangkaian atau kesatuan dari elemen-elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan. 2.1.2 Pengertian Informasi Informasi adalah “processed data that is meaningful; it usually tells the user something that she or he did not already know”, yang berarti data proses biasanya memberitahukan pengguna mengenai hal yang
10
tidak diketahui sebelumnya. (McLeod, 2004: 10), juga memiliki karakter yang relevan, tepat waktu, akurat dan lengkap. Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa informasi adalah hasil pengolahan data menjadi
bentuk
yang
mempunyai
manfaat
bagi pihak yang
membutuhkan dalam mengambil keputusan yang tepat. (Hall, 200: 17). Menurut O’Brien yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary (2005: 38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Berdasarkan definisi-definisi diatas informasi adalah data yang telah mengalami proses hingga menjadi berguna bagi para pemakai. Menurut O’Brien yang diterjemahkan oleh Fitriasari dan Kwary (2005: 38), informasi adalah data yang telah diubah menjadi konteks yang berarti dan berguna bagi para pemakai akhir tertentu. Jadi informasi adalah data yang telah mengalami proses hingga menjadi berguna bagi para pemakai. 2.1.3 Pengertian Sistem Informasi Menurut Hall (2001, p.7), yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Jusuf, sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana
data
dikumpulkan,
diproses
menjadi
informasi
dan
Sistem informasi merupakan kombinasi yang terorganisasi
dari
didistribusikan kepada para pemakai.
orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber
data
yang
mengumpulkan,
mentransformasikan
dan
menyebarkan informasi didalam suatu organisasi. Jadi sitem informasi adalah penyebarluasan data yang telah diproses menjadi informasi
11
penting agar dapat digunakan oleh perusahaan. (O’Brien, 2003: 7) 2.1.4 Pengertian Analisis Sistem Analisis Sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah, yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuannya. (Whitten dan Bentley, 2007: 160) Penyelesaian analisis sistem sering menghasilkan kebutuhan untuk memperbaharui banyak produk jadi yang diproduksi sebelumnya, selama permulaan sistem. Analisis mungkin mengungkapkan kebutuhan untuk merevisi lingkup bisnis atau tujuan proyek, yang dirasakan ruang lingkupnya terlalu besar atau terlalu kecil. Akibatnya jadwal dan anggaran proyek perlu direvisi. Akhirnya, kepraktisan proyek tersebut dipertanyakan apakah akan dibatalkan atau dilanjutkan ke fase berikutnya Analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan
tujuan
untuk
merancang sistem
yang barn atau
diperbaharui. (McLeod dan Schell, 2004: 138). Pendapat lain sistem merupakan studi
mengatakan analisis
mendalam mengenai informasi yang
menghasilkan
requirement) yang
yang
sangat
yang dibutuhkan pemakai akhir
persyaratan
fungsional
digunakan sebagai
dasar
(functional untuk
desain
sistem informasi yang barn. Analisis sistem mendeskripsikan apa yang harus dilakukan oleh suatu sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi penggunanya. (O'Brien, 2005: 518),
12
Sehingga
dapat
disimpulkan
bahwa
analisis
sistem
adalah penelitian mengenai sistem yang telah ada dan juga merupakan studi yang mendalam mengenai informasi yang dibutuhkan oleh
pengguna dengan tujuan
untuk melakukan
perancangan sistem informasi yang baru atau diperbarui. 2.1.5 Pengertian Perancangan Sistem Perancangan Sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang saling melengkapi (dengan analisis sistem), untuk merangkai kembali bagian-bagian komponen menjadi sebuah sistem lengkap, yang diharapkan bisa dikembangkan lagi. Hal ini melibatkan penambahan, penghapusan, dan perubahan beberapa bagian pada sistem aslinya. (Whitten dan Bentley, 2007: 160) Fase ini mengembangkan cetak biru (blueprint) dan spesifikasi teknis yang dibutuhkan untuk mengimplementasi database, program, user-interface, dan jaringan yang dibutuhkan untuk sistem informasi. Pada suatu kasus, terdapat pilihan untuk membeli perangkat lunak daripada membangunnya, cetak biru tersebut menentukan bagaimana perangkat lunak yang dibeli akan diintegrasikan ke dalam bisnis dan sistem informasi lain. (Whitten dan Bentley, 2007: 446). Perancangan sistem juga merupakan penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru. (McLeod, 2001: 192). Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan suatu tahapan dimana kita harus menentukan bagaimana membangun dan menyusun sistem informasi yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi.
13
2.1.6 Pengertian Perencanaan Strategis sistem dan Teknologi Informasi Perencanaan Strategi Sistem dan Teknologi Informasi adalah proses kesuaian yang cocok antara sarana-sarana organisasi dan sumbersumber dayanya dan perubahan pasarnya dan peluang-peluang dan pemanfaatan teknologi. (Martin et al, 2005) Perencanaan Strategis sistem dan Teknologi Informasi merupakan suatu bentuk analisis terhadap perusahaan dalam mencapai tujuan serta membuat perencaan strategi yang ampuh untuk memberikan nilai tambah kepada perusahaan secara keseluruhan dan mampu bersaing. 2.1.7 Model Perencanaan Strategi sistem dan Teknologi Informasi Dari beberapa pengertian yang telah dikemukan sebelumnya, maka dapat ditarik kesimpulan bahwa “Perencanaan Strategis Sistem dan Teknologi Informasi” dalam suatu proses analisis yang menyeluruh dan sistematis dalam merumuskan tujuan dan sasaran perusahaan serta menentukan strategi yang memanfaatkan keunggulan sistem informasi dan dukungan teknologi informasi dalam menunjang strategi bisnis dan memberikan perusahaan suatu keunggulan jangka panjang untuk menghadapi persaingan dengan perusahaan lainnya. Model kerangka kerja dari Perencanaan Strategis sistem dan Teknologi Informasi dapat di lihat pada gambar di bawah ini :
14
Analisa SI/TI Eksternal
Analisa SI/TI Internal
Analisa Bisnis Eksternal
Analisa Bisnis Internal
Proses Strategi SI/TI Aplikasi Portofolio Masa Sekarang
Analisa Bisnis Eksternal
Analisa Bisnis Eksternal
Analisa Bisnis Eksternal
Aplikasi Portofolio Masa Mendatang
Gambar 2.1 Framework Model Perencanaan Strategi sistem dan Teknologi Informasi (Ward and Pappard, 2002)
2.2 Teori Khusus Sub bab ini berisi tentang teori-teori khusus yang berhubungan dengan
perencanaan
strategi
sistem
dan
diimplementasikan didalam perusahaan.
teknologi
informasi
yang
akan
15
2.2.1 Enterprise Architecture Bagaimana membuat suatu pandangan abstrak dari organisasi (enterprise) yang dapat membantu orang –orang yang terlibat dalam enterprise untuk membuat rencana dan keputusan yang lebih baik. Enterprise Architecture memperluas rencana teknologi dengan cara menambah rencana strategis sebagai kunci utama pada enterprise, dan rencana bisnis sebagai sumber dari sebagian besar program dan kebutuhan sumber daya disebut Enterprise Architecture. (Bernard, 2005, p33) Dalam prakteknya, Enterprise Architecture dianggap sebagai program manajemen dan metode dokumentasi yang memperlihatkan pandangan yang terkoordinasi dari arah strategis dari enterprise, layanan bisnis, alur informasi dan utilisasi sumber daya. A. Enterprise Architecture Sebagai Program Manajemen Enterprise Architecture adalah suatu program manajemen yang memperlihatkan sebuah pendekatan yang strategis dan terintegrasi dari perencanaan sumber daya. Enterprise Architecture sebagai program manajemen menetapkan hal – hal sebagai berikut: 1. Resource Alignment Enterprise Architecture mendukung perencanaan strategis dan perencanaan sumber daya operasional dengan menyediakan pandangan makro dan mikro tentang bagaimana sumberdaya dapat tersusun dalam rangka mencapai tujuan dari perusahaan enterprise
16
2. Standardized Policy Enterprise
Architecture
mendukung
implementasi
dari
standarisasi kebijakan manajemen kepada pengembangan dan utilisasi dari TI dan sumber lainnya. Dokumen kebijakan termasuk semua yang dapat dikategorisasikan sebagai: a. General Guidance b. Specific Program Guidance c. Detailed Process Guidance d. Dengan menggunakan kategori hirarki dari dokumen – dokumen tersebut, maka kebijakan yang terbaik akan terbentuk. 3. Decision Support Enterprise
Architecture
memberikan
dukungan
untuk
pengambilan keputusan sumber TI dalam manajemen eksekutif dan tingkatan staff dari enterprise. Pada tingkat eksekutif, enterprise
architecture
memberikan
pengelihatan
untuk
dukungan dan inisiatif dari TI yang cukup luas dan penentuan dari strategic alignment. Pada tingkat manajemen, enterprise architecture mendukung pola dan keputusan konfigurasi manajemen.
Pada
tingkat
staffs,
enterprise
architecture
mendukung keputusan yang berkaitan dengan operasional, perawatan dan pengembangan dari sumber dan layanan IT. 4. Resource Developement Enterprise Architecture mendukung pendekatan standarisasi untuk mengembangkan IT dan sumber lainnya. Berdasarkan
17
ruang lingkup dari sumber yang terlibat dan timeframe yang tersedia untuk pengembangan, bermacam – macam sistem pengembangan metode daur hidup yang dapat digunakan untuk mengurangi resiko seperti biaya, jadwal atau parameter performa. B. Enterprise Architecture Sebagai Metode Dokumentasi Dokumentasi dari enterprise architecture akan terwujud jika melalui 6 elemen dasar, yaitu : 1. Framework Framework dari dokumentasi EA mengidentifikasikan ruang lingkup dari arsitektur untuk didokumentasikan dan membuat hubungan antara area- area arsitektur.
Gambar 2.2 EA’s cube documentation framework (Bernard, 2005, p38)
18
2. Component Enterprise Architecture
adalah tujuan, proses, standart, dan
sumber daya yang dapat diubah yang memperluas enterprisewide atau terlibat antara garis spesifik dari bisnis.
Gambar 2.3 EA Component (Bernard, 2005 p40) 3. Current Architecture Current Architecture mengandung komponen – komponen enterprise architecture yang telah ada pada enterprise pada setiap tingkatan dari framework yang ada. Perbedaan current dengan pandangan AS-IS adalah pandangan AS-IS hanya melihat dari aspek bisnis dan teknologi saja sedangkan pada current view ditambahkan dengan strategi yang mendukung pengembangan bisnis dan teknologi yang ada.
19
4. Future Architecture Future architecture adalah dokumen yang berisi tentang komponen enterprise architecture yang dibutuhkan oleh enterprise untuk mendukung strategi inisiatif baru, kebutuhan operasional atau solusi teknologi. Future architecture harus menjalankan rencana perubahan dari komponen enterprise architecture dalam jangka waktu pendek (1-3 tahun kedepan), sama baiknya dengan perubahan dari enterprise architecture yang merupakan hasil dari implementasi dari scenario jangka panjang yang direncanakan dalam jangka waktu 4-10 tahun kedepan. 5. EA Management Plans EA Management Plans mengartikulasi program enterprise architecture dan pendekatan dokumentasi. EA Management Plan juga menampilkan deskripsi dari pandangan current dan future dari suatu arsitektur, dan mengurutkan rencana untuk mengatur transisi kearah bisnis/teknologi masa depan. 6. Planning Threads Dokumentasi enterprise architecture termasuk ‘threads’ dari aktifitas yang bersangkutan yang ada pada semua tingkatan dari framework. Threads ini termasuk 3 hal, yaitu: a. IT Security Program IT security yang komperehensif mempunyai beberapa area utama, seperti : informasi, personil, operasi, dan fasilitas.
20
b. IT Standards IT standards merupakan salah satu hal yang paling penting dalam fungsi enterprise architecture yang menampilkan standart dari teknologi pada semua level dari enterprise architecture framework. c. IT Workforce Penting untuk meyakinkan bahwa proses staffing, training karyawan IT sangat penting untuk menyesuaikan skill dengan LOB dan aktifitas – aktifitas dari enterprise architecture framework. 2.3 Enterprise Architecture Artifacts EA artifacts adalah tipe dari dokumentasi yang mendeskripsikan komponen – komponen seperti laporan, diagram, charts, spreadsheets, video dan tipe lainnya yang merekam informasi. Pada high-level artifact, biasanya terdiri atas dokumen teks atau diagram – diagram yang mendeskripsikan semua strategi, program, dan outcome yang diharapkan. Mid-level artifact terdiri dari dokumen – dokumen, diagram, charts, spreadsheet yang mendeskripsikan proses dari organisasi, proyek yang sedang berjalan, supply chains, alur informasi, jaringan dan website. Low-level artifacts mendeskripsikan aplikasi yang spesifik, kamus data, standart teknikal, tampilan, komponen jaringan, dan cable plants. (Bernard, 2005: 113)
21
Gambar 2.4 EA Components & Artifacts (Bernard, 2005, p113)
2.3.1 Goals & Initiatives Level Enterprise yang kompleks terkadang membutuhkan pendekatan formal untuk merencanakan perubahan kondisi, partisipan, dan tujuan. Arahan dan tujuan dari enterprise telah didokumentasikan pada tingkatan goals & initiatives dari framework. A. Perencanaan Strategis (S-1) Perencanaan strategis adalah kebijakan high-level dan dokumen perencanaan yang digunakan enterprise untuk mendokumentasikan arah, strategi kompetitif, tujuan dan memungkinkan program dan proyek (strategic initiative) yang biasanya direncanakan untuk 3-5 tahun kedepan. Perencanaan strategis berfungsi sebagai: 1. Menampilkan pernyataan visi dan misi yang tertangkap sebagai tujuan dan arah dari enterprise.
22
2. Mengembangkan pernyataan dari arah strategis yang cocok dengan tujuan enterprise, menyakinkan ketahanan, fleksibel dan meningkatkan kesusksesan kompetitif. 3. Merangkum hasil dari analisis SWOT yang berdasarkan pernyataan dari arah strategis yang mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman dari enterprise. 4. Merangkum situasi dan asumsi perencanaan untuk CONOPS scenario yang mendukung arah strategis dari enterprise. 5. Mengembangkan CONOPS diagram yang terdiri dari satu gambaran yang menangkap semua hal yang ada pada scenario. 6. Mengembangkan strategi kompetitif umum untuk enterprise yang bekerjasama dengan current dan future
CONOPS
scenario. 7. Mengidentifikasi tujuan strategis yang dapat mewujudkan strategi kompetitif dan spesifikasi sponsor eksekutif yang bertanggung jawab atas mencapai tujuan – tujuan. 8. Mengidentifikasi strategi inisiatif dan sponsor sumber untuk inisiatif, dimana program yang sedang berjalan atau proyek pengembangan akan terwujud pada setiap tujuan strategis. 9. Merangkum outcome measure untuk setiap tujuan strategis dan inisiatif menggunakan balanced scorecard atau pendekatan yang sama lainnya.
23
B. Analisis SWOT (S-2) 1. Analisis SWOT Menurut Rangkuti (2006, p18-19), analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi perusahaan. Analisa ini dilakukan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Analisis ini terbagi atas 4 komponen dasar (seperti yang digambarkan pada Gambar 2.5) yaitu : a. S : Strength : merupakan kekuatan dari organisasi. b. W : Weakness : merupakan kelemahan dari organisasi. c. O : Opportunity : merupakan peluang dari luar organisasi dan memberikan peluang kepada organisasi untuk berkembang dimasa mendatang. d. T : Threat : merupakan ancaman dari luarbagi organisasi dan dapat mengancam eksistensi organisasi dimasa mendatang.
2. Matriks SWOT Menurut Rangkuti (2006, p31), Alat yang dipakai untuk menyusuk faktor-faktor strategis perusahaan adalah Matriks SWOT. Matriks ini menggambarkan bagaimana peluang dan ancaman
eksternal
yang
dihadapi
perusahaan
dapat
disesuaikannya dengan kekuatan dan kelemahan internal yang dimilikinya.
Matriks
ini
kemungkinan alternatif strategi.
dapat
menghasilkan
empat
24
Cara membuat matriks SWOT adalah dengan menggunakan faktor-faktor strategis eksternal maupun internal, yaitu dengan mentransfer peluang dan ancaman serta mentransfer kekuatan dan kelemahan dari kedalam sel yang sesuai dalam matriks SWOT.
Kemudian
dengan
membandingkan
faktor-faktor
strategis tersebut selalu diberikan empat kemungkinan alternatif strategi (SO, ST, WO, WT) (Rangkuti, 2006, p31-32) : a. Strategis SO : strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. b. Strategis ST : strategi dalam menggunakankekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman. c. Strategis
WO
: strategi
ini diterapkan
berdasarkan
pemanfaatan peluang yang ada dengan meminimalkan kelemahan yang ada. d. Strategis WT : strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensive dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.
25
Tabel 2.1 Matrix SWOT (Rangkuti, 2006, p31)
Strength (S)
Weakness (W)
Tentukan faktorfaktor kekuatan internal
Tentukan faktorfaktor kekuatan internal
Opportunity (O)
Strategi SO
Strategi WO
Tentukan faktor-faktor peluang eksternal
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk memanfaatkan peluang
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang
Threats (T)
Strategi ST
Strategi WT
Tentukan faktor-faktor peluang eksternal
Ciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk mengatasi ancaman
Ciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
3. Value Shop Value Shop pada dasarnya adalah "pemecahan masalah" yang memberikan nilai dengan menyediakan solusi untuk klien dengan memberikan informasi yang intens dan luas untuk dipertukarkan baik dalam mendirikan transaksi bisnis maupun pengiriman solusi.
26
Gambar 2.5 Value Shop (Ward and Pappard, 2002)
C. CONOPS Scenario (S-3) CONOPS scenario (A Concept of Operations Scenario) adalah sebuah
dokumen
naratif
yang
mendeskripsikan
bagaimana
enterprise beroperasi saat itu atau akan beroperasi beberapa tahun kedepan dengan memberikan pernyataan yang dapat dipercaya tentang faktor internal dan external yang berada pada analisis SWOT. D. CONOPS Diagram (S-4) CONOPS diagram adalah penggambaran secara grafis pada high-level tentang bagaimana fungsi dari enterprise, baik secara keseluruhan atau dalam beberapa area khusus.
27
Gambar 2.7 CONOPS Diagram (Bernard, 2005, p295) 2.3.2 Products & Service Level Kunci
dari proses dan dukungan suatu enterprise telah
terdokumentasi pada tingkatan bisnis pada enterprise architecture framework. Komponen enterprise architecture pada level ini termasuk dokumentasi proses bisnis dan portofolio IT capital planning capital planning yang menampilakan dokumentasi kasus bisnis pada setiap investasi IT yang bertemu dengan puncak kesuksesan operasional dan keuangan. A. Business Plan (B-1) Business Plan menampilkan deskripsi high-level dari kunci fungsi – fungsi alur bisnis dan strategi keuangan yang dapat membantu mencapai tujuan strategis dan inisiatif. Ada beberapa poin yang sering ditemukan pada business plan, yaitu:
28
1. Business Overview 2. Profil tim eksekutif 3. Hubungan antara aktivitas – aktivitas bisnis dengan tujuan strategis 4. Struktur organisasi 5. Pandangan terhadap pasar dan strategi kompetitif 6. Daur bisnis 7. Ringkasan kapitalisasi 8. Strategi keuangan 9. Ringkasan status keuangan sekarang 10. Aliansi dan partner bisnis B. Swim Lane Process Diagram (B-3) Diagram
dari
aktifitas
stakeholder
menunjukkan
mana
stakeholder yang terlibat dalam alur bisnis. Diagram menggunakan format dari ‘swim lanes´untuk mengatur stakeholder pada baris dan timeframe pada kolom, lalu menghubungkan aktifitas – aktifitas dengan symbol dari flowchart.
Gambar 2.8 Swim Lane Diagram (Bernard, 2005, p299)
29
C. Activity / Product Matrix (B-5) Aktifitas bisnis dan metriks produk menempatkan daur hidup dari revenue-producing product untuk bermacam – macam alur bisnis melalui enterprise. Matriks ini menjelaskan siapa yang memiliki proses bisnis dan produk. Matriks ini mengijinkan enterprise untuk melihat dimana vertical dan horizontal (crosscutting) dari aktifitas produk bisnis ditempatkan. Tabel 2.2 Activity & Products Matrix (Bernard, 2005, p301) LOB A
LOB B
LOB C
LOB D
LOB E
LOB F
LOB G
F
L
Remarks
Business Products Products 1
R
Products 2
M
W
D
S
F
L
Products 3
M
W
D
S
F
L
F
L
F
L
Products 4
R
Products 5
M
Products 6
M
W
D
S
F
R = Research & Develop
W = Warehouse
S = Service
L = Legal
M = Manufacture
D = Distribute
F = Finance
D. Use Case Narrative & Diagram (B-6) Usecase
narrative
mengikuti
format
UML
untuk
mengidentifikasi kebutuhan bisnis, konteks, stakeholder dan aturan bisnis untuk interaksinya dengan sistem, layanan dan aplikasi yang teridentifikasi sebagai solusi teknologi yang dibutuhkan untuk pengembangan.
30
Gambar 2.9 Use Case Narrative & Diagram (Bernard, 2005, p302) 2.3.3 Data & Information Level Komponen enterprise architecture pada tingkat ini termasuk dokumentasi dari rancangan, fungsi dan manajemen dari suatu sistem informasi, database, knowledge warehouse dan data marts serta dokumentasi pada struktur dan proses logical dari data yang berhubungan dengan enterprise. A. Object State Transition Diagram (D-3) State Transistion Diagram menggunakan notasi dari UML untuk menampilkan bagaimana daur hidup dari objek data yang spesifik. Diagram ini menunjukan perubahan pada atribut – atribut, links, dan perilaku pada objek ”on-line order”yang merupakan hasil dari sistem internal atau eksternal dimana trigger berubah pada state.
31
Gambar 2.10 Object State Transition Diagram (Bernard, 2005, p306) B. Logical Data Model (D-5) Semantic data model dapat dikembangkan menggunakan metode struktur tradisional dan symbol (Entity Relationship Diagram), atau dapat menggunakan metode object-oriented dan UML yang menghasilkan class diagram dan object diagram.
Gambar 2.11 Class Diagram & ERD (Bernard, 2005, p308)
32
C. Activity / Entity Matrix (D-7) Activity / entity matrix dikembangkan dengan mengatur entiti data mana yang terpengaruh oleh jalur yang berhubungan dari sebuah aktifitas bisnis. Lebih dikenal dengan ‘CRUD’ metrics karena
mengidentifikasi
tipe
dasar dari transformasi yang
ditampilkan pada data (Read, Update, Delete) melalui proses bisnis.
Gambar 2.12 Entity Matrix (Bernard 2005, p310) D. Data Dictionary (D-8) Data Dictionary adalah sebuah kamus data yang menyediakan daftar komprehensif dari entitas data yang dikumpulkan dan dirawat oleh perusahaan, termasuk atribut standar, kunci, dan hubungan dari setiap data.
33
Tabel 2.13 Data Dictionary 2.3.4 System & Application Level Pandangan yang sedang berjalan dari sistem dan aplikasi informasi teknologi, seharusmya mempunyai fungsi untung menampilkan gambaran yang akurat dari sebuaf aplikasi perangkat lunak, layanan front/back office, dan sistem operasi yang aktif pada sebuah perusahaan enterprise.
Dengan
banyaknya
sumberdaya
IT
yang
telah
dikembangkan, pandangan yang lengkap dari dukungan level aplikasi pada framework mungkin akan menampilkan suatu kejanggalan integrasi pada area dengan kebutuhan untuk bertukar informasi, adanya duplikasi fungsi, adanya diversity vendor dan kebutuhan bisnis tidak bertemu. A. System Communication Description(SA-2) Artifek ini mendukung System Interface Diagram dengan menyediakan
sebuah
deskripsi
tentang
bagaimana
data
34
berkomunikasi satu sama lain antara sistem dengan enterprise, termasuk spesifikasi tentang hubungan, paths, jaringan dan media.
Gambar 2.14 System Communication Diagram (Bernard 2005, p313)
B. System Data Flow Diagram (SA-4) System Data Flow Diagram lebih diketahui sebagai Data Flow Diagram dan diharapkan untuk menampilkan proses- proses antara sistem yang bertukar data dan bagaimana pertukaran itu berjalan. Tujuan dari Data Flow Diagram : 1. Mengembangkan deskripsi yang jelas mengenai aliran data sistem yang diperlukan yang berupa input (digunakan) dan output (yang dihasilkan) oleh setiap sistem. 2. Memastikan konektivitas fungsional selesai.
35
3. Mendukung tingkat fungsional yang benar dari dekomposisi untuk detail tambahan.
Gambar 2.15 System Data Flow Diagram (Bernard 2005, p315) 2.3.5 Networks & Infrastructure Pada level infrastruktur dari EA, jaringan, backbone, router, ruangan peralatan, lemari kabel, dan penanaman kabel harus terdeskripsikan dengan detail menggunakan dokumen berbentuk teks dan diagram yang menampilkan desain secara phisycal dan logical. A. Network Connectivity Diagram( NI-1) Diagram Konektivitas Jaringan menunjukkan hubungan secara fisik antara jaringan suara, data, dan video enterprise, mencakup Wide Area Network (WAN) dan Local Area Network (LAN) eksternal, yang disebut juga sebagai ekstranet dan intranet.
36
Gambar 2.16 Network Connectivity Diagram (Bernard 2005, p321) B. Network Inventory (NI-2) Network Inventory mencatat semua perangkat keras dan perangkat lunak pada jaringan suara, data, dan video enterprise dalam enterprise. Daftar ini mungkin mencakup nomor barcode atau pengenal unik lainnya.
37
Gambar 2.17 Network Inventory (Bernard 2005, p322)
C. Capital Equipment Inventory (NI-3) Capital Equipment Inventory mencatat semua peralatan modal teknologi non-informasi (dapat didepresiasi) disetiap lini bisnis dalam enterprise. Daftar ini mungkin mencakup nomor barcode atau pengenal unik lainnya.
38
Gambar 2.18 Capital Equipment Inventory (Bernard 2005, p323)
D. Building Blueprints (NI-4) Artifak NI-4 adalah sekumpulan cetak biru elektronik yang lengkap untuk semua bangunan dan ruangan secara fisik dalam enterprise. Cetak biru membantu dalam perencanaan dan pembuatan keputusan yang memperhatikan penempatan tempat kerja, fasilitas produksi, gudang, jaringan dan fungsi bisnis lainnya.
2.3.6 Securtiy / Standards / Workforce A. Security Plan (SP-1) Perencanaan keamanan menyediakan deskripsi tingkat tinggi dan detail mengenai program keamanan yang berdampak dalam enterprise. Hal ini mencakup secara fisik, data, personel, dan elemen – elemen dan prosedur keamanan operasional. Pada Buku
39
Enterprise Architecture didalam Bab 11 menyediakan detail tambahan pada Perencanaan Keamanan. Kerangka Security Plan : 1. Pengenalan Tujuan dari Program Keamanan TI Prinsip – prinsip dalam Keamanan TI Faktor – faktor kesuksesan kritis Hasil yang diinginkan Pengukuran Kinerja 2. Kebijakan Panduan Eksekutif Panduan secara Teknis Hukum dan Regulasi yang dapat diterapkan Standar – standar 3. Kebutuhan Pelaporan Peran dan Tanggungjawab Program Keamanan TI Penjadwalan dan Tolak Ukur Program Keamanan TI Pelaporan kejadian Keamanan TI 4. Konsep dari Operasi Rangkuman Ancaman terhadap Keamanan TI Penanggulangan Resiko Keamanan TI Integrasi dengan Arsitektur Enterprise Perencanaan Komponen/ Sistem Keamanan 5. Elemen – elemen Program Keamanan Keamanan Informasi
40
Keamanan Personel Keamanan Operasional Keamanan secara Fisik 6. Standar Prosedur Operasi Tes dan Evaluasi Penilaian Resiko Sertifikasi dan Akreditasi Pemulihan Bencana/ Keberlangsungan Operasi Proteksi dan Pengarsipan Catatan Privasi Data
B. Security Solutions Description (SP-2) Deskripsi Solusi Keamanan menyediakan sudut pandang tingkat tinggi mengenai bagaimana keamanan disediakan untuk sumber daya yang terpilih dalam enterprise. Solusi – solusi ini mencakup 4 dimensi dari keamanan : secara fisik, data, personel, dan operasi, dan mungkin mencakup diagram – diagram dan metriks – metriks. Tabel 2.4 Security Solutions Description (Bernard 2005, p329)
41
C. Disaster Recovery Plan (SP-5) Perencanaan Pemulihan Bencana adalah matriks penilaian dan serangkaian prosedur untuk menangani berhentinya kemampuan berbagai bisnis dan atau teknologi yang tidak membutuhkan relokasi operasi dari enterprise. Hal ini mungkin dapat disebabkan oleh kejadian alam atau buatan manusia (misalnya kebakaran, banjir, atau padamnya listrik). Aktivasi Perencanaan Pemulihan Bencana mungkin harus dapat dicapai di tengah kekacauan bencana lokal atau nasional yang membuat kejelasan, keringkasan, kelengkapan, dan fleksibilitas (back up) kunci untuk kesuksesan. Beberapa elemen yang direkomendasikan dalam Perencanaan Pemulihan Bencana : 1. Aktivasi COOP Kondisi untuk mengaktifkan COOP. 2. Peran dan Tanggung jawab COOP Matriks peran dan tanggung jawab (dengan posisi) dari semua personal dalam enterprise yang terlibat dalam pengaktifan COOP. Alternatif disediakan untuk setiap posisi. 3. Penilaian Dampak Bencana dan Pemulihan Standar matriks untuk menilai tipe dan durasi dari pemadaman, sama seperti sistem dan fungsi dalam enterprise yang terpengaruh. Bergantung kepada tipe dari pemadaman dan periode pemadaman yang diperkirakan (menit, jam, dan hari), prosedur pemulihan mungkin berbeda.
42
4. Prosedur Pemulihan Prosedur – prosedur yang digunakan untuk memperbaiki fungsi bisnis dan sistem yang telah dikacaukan. Contohnya mencakup : a. Pemadaman listrik b. Pemadaman pendingin/ pemanas udara c. Kerusakan bangunan (kebakaran, banjir, gempa bumi) d. Kerusakan ruangan (kebakaran, banjir, gempa bumi) e. Infeksi virus pada sistem informasi f. Hilangnya komunikasi data internal atau eksternal g. Hilangnya komunikasi telepon internal atau eksternal
D. Technology Forecast (ST-2) Peramalan Teknologi mendukung dan berhubungan dengan Profil
Standar
Teknologi
ST-1.
Peramalan
Teknologi
mendokumentasikan perubahan yang telah diperkirakan dalam berbagai standar yang dicatat dalam artifak ST-1, dimana perubahan masa depan mulai terjadi atau akan terjadi . Tujuan : 1. Menangkap perubahan yang telah diperkirakan dalam teknologi berhubungan dengan standar dan konvensi. 2. Mengidentifikasikan
standar
teknologi
kritis,
kerapuhan
mereka, dan dampak perubahan terhadap aristektur. 3. Berisi prediksi spesifik mengenai ketersediaan standar yang penting, dan menghubungkan kepada elemen kerangka kerja Sistem/ Aplikasi (SA) yang spesifik .
43
Tabel 2.5 Technology Forecast (Bernard 2005, p334)
E. Workforce Plan (W-1) Perencanaan Angkatan Kerja menyediakan deskripsi tingkat tinggi mengenai bagaimana modal manusia diatur dalam enterprise. Perencanaan
Tenaga
Kerja
mencakup
strategi
untuk
mempekerjakan, mempertahankan, dan pengembangan profesional pada tingkat eksekutif, manajemen, dan staffs dari enterprise. Kerangka Perencanaan Angkatan Kerja 1. Ringkasan Strategi Manajemen Modal Manusia 2. Kebutuhan Lini Bisnis 3. Perencanaan
Pengembangan
Tingkat Eksekutif
Kompetensi
dan Profesional
44
4. Perencanaan
Pengembangan
Kompetensi
dan Profesional
Kompetensi
dan Profesional
Tingkat Manajemen a. Lini Bisnis A b. Lini Bisnis B c. Lini Bisnis C d. Lini Bisnis D 5. Perencanaan
Pengembangan
Tingkat Staff a. Lini Bisnis A b. Lini Bisnis B c. Lini Bisnis C d. Lini Bisnis D 6. Proses Peninjauan Kinerja 7. Program Manfaat 8. Program Asistensi Pelatihan dan Biaya Pendidikan
F. Organization Chart (W-2) Bagan Organisasi menunjukkan bagaimana posisi dan personel diatur dalam diagram secara hierarki atau format matriks. Bagan Organisasi membantu untuk menunjukkan garis otorisasi, hubungan pekerjaan, sama seperti kepemilikan terhadap sumber daya, produk, dan proses.
45
Gambar 2.18 Organization Chart (Bernard 2005, p 336) G. Knowledge & Skills Profile Profil Pengetahuan dan Keterampilan menyediakan pendataan detail mengenai orang seperti apa yang harus mengetahui dan dapat lakukan dalam posisi khusus dalam enterprise. Contoh yang disediakan
adalah
Daftar
Pengetahuan,
Keterampilan,
dan
Kemampuan untuk Enterprise Architecture yang dikembangkan oleh Universitas Carnegie Mellon pada tahun 2004
46
Tabel 2.6 Knowledge & Skills Profile (Bernard 2005, p337)
2.3.7 EA Management Plan EA Program Management Menurut Bernard (2005, p83), EA Management Plan mendukung kebijakan
dalam
pengembangan
pengambilan
keputusan
dan
menggunakan sumber daya yang efektif dan efisien. EA Program Management dibagi menjadi beberapa aktivitas, yaitu : a. Kebijakan dan Aturan b. Mendukung Strategi dan Bisnis c. Peran dan tanggung jawab EA d. Anggaran program EA e. Mengukur kinerja program EA
47
2.4 UML (Unified Modeling Language) Menurut Whitten dan Bentley (2007, p371), UML adalah satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem software yang terkait dengan objek. Menurut Bruegge dan Dutoit (2010, p30) UML merupakan suatu notasi yang bertujuan untuk dapat dipakai oleh semua object-oriented methods dan untuk memilih dan mengintegrasi ke elemen terbaik dari notasi-notasi terdahulu. UML terdiri dari beberapa diagram, antara lain: 2.4.1 Use Case Use Case diagram menggambarkan interaksi antara sistem dan sistem eksternal, serta user, dengan demikian Use Case diagram menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dan dengan jalan apa yang diinginkan user untuk berinteraksi dengan sistem. Use Case juga digunakan untuk secara tekstual menggambarkan urutan langkah setiap interaksi tersebut. (Whitten dan Bentley, 2007: 382) Use Case juga merupakan suatu diagram yang dipakai dalam analisis kebutuhan, pada sistem yang sedang berjalan. Fokus Use Case adalah pada tugas sistem yang berasal dari pandangan secara eksternal. Use Case menjabarkan suatu entity yang berhubungan dengan sistem. Identifikasi dari aktor dan Use Case menghasilkan definisi dari batasan sistem, yang membedakan tugas yang sistem oleh sistem dan tugas yang diselesaikan oleh aktor. (Bruegge dan Dutoit, 2010: 31)
48
Gambar 2.19 Use Case Diagram (Whitten, 2004, p444)
2.4.2 Class Diagram Class diagram menggambarkan struktur dari sistem. Serta menampilkan Class Object yang berada didalam sistem serta hubungan antara objek tersebut dan objek lainnya. (Whitten dan Bentley, 2007: 382), juga merupakan diagram yang dipakai untuk menjabarkan struktur dari suatu sistem. Class yang ada tersebut, menjelaskan mengenai struktur dan kegiatan secara umum yang dilakukan oleh serangkaian objek. Objek terdiri dari kumpulan class yang telah dibuat dan dimodifikasi selama sistem diimplementasi. Suatu objek juga memiliki state, yang terdapat nilai dari atribut dan hubungannya dengan objek lainnya. (Bruegge dan Dutoit, 2010: p32). Selain itu Class diagram juga mendeskripsikan tipe dari objek dalam sistem dan variasi jenis hubungan tetap yang ada diantara objek
49
tersebut. Class diagram juga menunjukkan properti dan operasi dari sebuah class dan kendala yang mempengaruhi bagaimana objek terhubung (Fowler, 2003). Berikut adalah contoh dari class diagram:
Gambar 2.20 Class Diagram (Fowler, 2003, P36) 2.5 Definisi Pustaka Perpustakaan merupakan salah satu sarana pelestarian bahan pustaka sebagai produk budaya manusia. Perpustakaan juga merupakan sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan di berbagai bidang.
2.6 Definisi e-Journal e-Journal secara sederhana dapat diartikan sebagai penyampaian informasi dan komunikasi atau jurnal secara online. e-Journal menyediakan seperangkat alat yang dapat memperkaya nilai suatu jurnal konvensional (terbitan dan kajian secara mendalam) sehingga dapat menjawab tantangan globalisasi.
50
E-journal tidak berarti menggantikan model jurnal konvensional, tetapi memperkuat jurnal tersebut melalui pengelolaan penulis, karya tulis dan tanggapan atas karya tersebut, bahkan sampai pada tingkat mendiskusikan secara tak terbatas. Karakteristik e-Journal adalah pertama, memanfaatkan teknologi elektronik dimana antara penerbit, penulis dan pembaca dapat saling berkomunikasi dengan relatif mudah dengan tanpa dibatasi oleh hal-hal yang bersifat protokoler. Kedua, memanfaatkan keunggulan TIK (komputer dan jaringan komputer). Ketiga, data karya tulis disimpan secara mandiri sehingga dapat diakses kapan saja dan dimana saja bila penerbit, penulis dan pembaca memerlukannya. 2.6.1 Kelebihan e-Journal 1. Kompresi Data Jika dalam sebuah server jurnal online mempunyai kapasitas HardDisk sebesar 40 GB maka server jurnal tersebut dapat memuat setara 228 ribu halaman buku dalam format pdf atau sama dengan 345 jilid kamus bahasa Inggris-Indonesia. 2. Lebih ringan Data yang telah dikompresi akan jauh lebih ringan dan akan lebih mudah membawa sekeping CD daripada membawa 6 kamus bahasa Inggris-Indonesia yang mempunyai berat 6 kg. 3. Mudah untuk untuk publikasi, diakses dan disalin Dengan kelebihan E-Journal tidak perlu harus mencetaknya terlebih dahulu cukup diketik dan disimpan dalam bentuk file, akses internet yang hanya keluar uang Rp. 3.500 per jam, tinggal buka e-
51
Journal, upload file karya ilmiah dan selanjutnya jika karya tulis yang dikirim dimuat sudah pasti jutaan orang diseluruh dunia mempunyai kesempatan membaca karya ilmiah tersebut tanpa terbatasi. 2.6.2 Kelemahan e-Journal 1. Keamanan Data Serangan virus, spamming mail merupakan ancaman pertama begitu kita online di internet. Virus dapat menghapus data diharddisk, merusak file dan mencuri informasi pribadi. 2. Hak cipta Karya ilmiah yang dibuat online seringkali dijiplak oleh pihak lain tanpa seijin pemiliknya. Hal-hal ini dapat dikategorikan kejahatan intelektual, dan merugikan penulis asli tulisan tersebut. 3. Kendala teknis untuk artikel yang hanya tersedia versi cetak Tidak semua jurnal tersedia dalam bentuk elektronik. Terutama untuk artikel yang diterbitkan sebelum tahun 1990, seringkali hanya tersedia versi cetak. Artikel-artikel yang sudah tua juga masih tersedia dalam wujud kertas. Namun dewasa ini, sudah ditemukan teknologi scanner yang mampu men-scan satu halaman dokumen dalam waktu kurang dari 1 detik, dan langsung dikonversikan ke format PDF. 2.7 Definisi Digilib Digilib (Digital Library) adalah sistem digitalisasi perpustakaan dilengkapi dengan sistem pencatatan dan database buku dan anggota yang lengkap dan
52
terstruktur sehingga memudahkan pengunjung untuk mengakses baik secara online maupun offline. 2.8 Definisi Antiquariat Antiquariat atau rare books adalah koleksi yang dipertimbangkan sebagai koleksi yang sudah berumur lebih dari 50 tahun dan mempunyai nilai tertentu. Kepala Badan Litbang Pertanian sangat memperhatikan keberadaan koleksi antik ini, karena merupakan warisan peradaban bangsa Indonesia.
2.9 Mobile Application Mobile Application atau dalam bahasa Indonesianya : Aplikasi Bergerak adalah suatu aplikasi yang dibuat secara khusus untuk berjalan pada mobile device. Mobile device ini pada umumnya dikelompokkan berdasarkan platformnya, bebarapa kategori platform ini adalah : 1. Blackberry 2. Symbian 3. Windows Mobile 4. Android 5. iPhone 6. dll.
Pada umumnya Mobile Application spesifik dikembangkan berdasarkan masing-masing platform. Mobile Application biasanya diinstall ke mobile device dengan cara yang mudah, cukup dengan : 1. OTA atau Over The Air 2. Bluetooth 3. Send File via ( Email, Direct Download by URL, send file BBM or Chat )
53
2.10 Kataloging Kataloging adalah sebuah mekanisme dalam system supply chain yang melibatkan disiplin identifikasi dan deskripsi material yang digunakan didalam operasi perusahaan sehingga dapat dialokasikan, disortir dan direview oleh pengguna dan management. Disiplin identifikasi dan deskripsi membutuhkan pengaplikasian sejumlah aturan dan prosedur yang mana harus diseragamkan dan diaplikasikan secara konsisten. Adapun tujuan dari Kataloging adalah untuk mencapai keseragaman sistem dalam pola pembinaan suatu institusi.
2.11 Cloud Computing Cloud Computing adalah penggunaan sumber daya komputasi (hardware dan software) yang diwujudkan dalam bentuk layanan yang bisa diakses melalui jaringan (biasanya internet). Asal kata “cloud” diambil dari penggunaan simbol berbentuk awan yang sering digunakan sebagai abstraksi penggambaran infrastruktur kompleks yang dikandungnya dalam sebuah sistem.
2.12 Surat elektronik
Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.
54
2.13 e-library
e-library atau perpustakaan digital adalah perpustakaan yang mempunyai koleksi buku sebagian besar dalam bentuk format digital dan yang bisa diakses dengan komputer. Jenis perpustakaan ini berbeda dengan jenis perpustakaan konvensional yang berupa kumpulan buku tercetak, film mikro (microform dan microfiche), ataupun kumpulan kaset audio, video, dll. Isi dari perpustakaan digital berada dalam suatu komputer server yang bisa ditempatkan secara lokal, maupun di lokasi yang jauh, namun dapat diakses dengan cepat dan mudah lewat jaringan komputer.
2.14 Sirkulasi Sirkulasi adalah salah satu layanan yang diberikan di perpustakaan yang berupa layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka. Layanan Sirkulasi di Perpustakaan Kabupaten Kulon Progo antara lain Berupa: 1. Layanan Pendaftaran Kartu Anggota 2. Layanan Peminjaman 3. Layanan Pengembalian 4. Layanan Pinjam Kolektif (Book Loan) 5. Layanan Bebas Pustaka 6. Layanan Pesan Koleksi dan Usulan Koleksi
2.15 Enterprise Service Bus and Data Access Frameworks Menurut Todd Gardner (2008), Proyek TI untuk membangun aplikasi Inventarisasi Ketersediaan untuk query masing-masing persediaan lain untuk model tertentu atau bagian. Upaya ini relatif sederhana telah berkembang
55
menjadi beberapa pertanyaan tentang peran layanan web, komunikasi b2b, dan layanan bis perusahaan. Komunikasi dengan mitra yang saat ini ditangani oleh alat Integrasi B2B dengan memperkirakan migrasi fungsi ini untuk ESB saat yang dikerahkan. Ini akan melibatkan termasuk di ESB pengetahuan (melalui konektor) untuk memahami dan menggunakan format XML yang disediakan oleh mitra kami melalui FTP. Selain itu juga memiliki database lokal di mana untuk menyimpan sejarah persediaan. Kami ingin menggunakan layanan data untuk menarik informasi dari itu.
Gambar 2.25 Enterprise Service Bus (Todd Gardner, 2008)
56
2.16 Government of IT Governance Menurut Todd Gardner (2008), Efektif IT Governance sangat penting bagi keberhasilan
Program Arsitektur Enterprise.
Governance menyediakan
mekanisme untuk menyelaraskan pengiriman proyek TI dengan strategi perusahaan ditentukan melalui EA. Dalam pemodelan proses tata kelola TI pada organisasi saat ini, kami mencari inspirasi dari PKn SMP, Model Pemerintah AS. Kami memisahkan tugas IT Governance dalam Legislatif, Eksekutif, dan Peradilan. Bagian Legislatif dari IT Governance meliputi perwakilan kami dengan unit bisnis untuk menentukan kebutuhan bisnis dan prioritas. "lower house" adalah Dewan Standar untuk mengatur standar teknologi yang digunakan untuk pengiriman rinci. Ini telah sangat baik bagi kita dalam menempatkan tubuh standar persetujuan luar Enterprise Architecture, ia bisa menghilangkan " Ivory Tower" persepsi yang sering datang dengan tim EA. Cabang Eksekutif bertanggung jawab untuk pengiriman solusi yang memenuhi prioritas bisnis dan standar teknologi. Ini terdiri dari badan persetujuan Perubahan dan Manajemen Proyek. Hal ini menempatkan beban penegakan jauh dari Enterprise Architecture ke dalam tubuh pemerintahan yang ada dan mapan. Cabang Yudisial dalam model ini adalah Dewan Enterprise Architecture sendiri yang melakukan review atas arsitektur semua solusi untuk menjamin keselarasan dengan strategi dan standar organisasi. Ini bertindak sebagai "conscience" dari organisasi untuk melakukan hal yang benar pertama kalinya.
57
2.17 The Scope of Enterprise Architecture Menurut Todd Gardner (2008), EA diharapkan untuk menyelaraskan TI dengan upaya strategi bisnis sehingga TI memberikan hal-hal yang menambah nilai. Dalam mencoba untuk melakukan yang lebih baik, saya telah menghabiskan banyak waktu mendefinisikan TI Portofolio dan struktur manajemen di sekitar mereka. Saya melakukan ini dalam rangka untuk menentukan kepemilikan, fungsi, dan strategi untuk semua "barang" yang kita miliki, dan sejauh ini telah berhasil dalam memberikan diri saya dan orang lain lebih baik menangani apa yang kita miliki dan di mana kita akan pergi. Perusahaan arsitek fokus pada aspek yang berbeda dari TI, hal-hal seperti Sistem Pelaporan, Manajemen Konfigurasi, atau IT Governance. Tetapi melalui semua ini untuk memahami lingkungan di mana sekarang sehingga kita dapat memutuskan dan menyelaraskannya.
2.18 Partnering, Procurement and Persuasion Menurut James Hooper (2008), Pada Saint Louis University, kami telah bermitra dengan Kantor Bisnis ITS dalam mendukung proses pengadaan TI. Kami telah membantu memperjelas standar dan kami telah membantu menganalisis keluar dari permintaan pengadaan biasa. Kami memupuk proses RFI dan RFP yang telah menyebabkan perubahan dalam praktek pengadaan untuk server dan penyimpanan. Hasil dari upaya ini telah memasukkan implementasi lingkungan Unified Core Computing dan sekitar $ 2 Juta di tabungan untuk Saint Louis University. Kami telah memutuskan pada isu-isu arsitektur dan berbagai standar, membantu membujuk para pembuat keputusan
58
dan pengembang untuk mendukung menjadi arsitektur yang disarankan oleh strategi. Dukungan manajemen pemerintahan arsitektur dan akses terhadap peluang perencanaan strategis terus menjadi tantangan. Masalah pertama memiliki banyak hubungannya dengan jatuh tempo organisasi. TOGAF memiliki banyak berbicara tentang kematangan arsitektur, dimana saya pikir kita mungkin ada di Level 1. Level 1: Awal Proses Informal arsitektur TI. 1. Beberapa proses arsitektur TI didefinisikan. Tidak ada proses arsitektur terpadu di seluruh teknologi atau proses bisnis. Kesuksesan tergantung pada upaya individu. 2. Proses arsitektur TI, dokumentasi, dan standar yang ditetapkan oleh berbagai cara lokal atau informal 3. Minimal, atau implisit hubungan ke strategi bisnis atau driver bisnis. 4. Terbatasnya kesadaran tim manajemen atau keterlibatannya dalam proses arsitektur. 5. Terbatasnya unit operasi penerimaan proses arsitektur TI. 6. Versi terbaru dari unit operasi arsitektur TI dokumentasi adalah di web. Ada sedikit komunikasi tentang proses arsitektur TI dan proses perbaikan mungkin. 7. Pertimbangan keamanan IT lokal. 8. Tidak ada pemerintahan yang eksplisit dari standar arsitektur.
59
9. Ada atau tidak ada keterlibatan perencanaan strategis dan personil akuisisi dalam proses arsitektur enterprise. Ada atau tidak ada kepatuhan terhadap standar yang ada.
Kunci untuk Sukses : Tidak diragukan lagi, individu dalam posisi arsitek perusahaan sangat termotivasi diri, dan dalam pikiran mereka, keberhasilan tidak pernah dalam pertanyaan. Namun, ada hal CIO dapat lakukan untuk memastikan arsitek perusahaan mereka (dan arsitektur) mencapai kesuksesan. Berikut adalah tujuh tindakan yang dapat Anda lakukan:
1. Make Room at the Table for Architecture Leadership. Pemimpin arsitektur harus memiliki kursi di meja CIO pada IT kepemimpinan dan pengaturan bisnis kepemimpinan. Tetapkan Tujuan Dibagi untuk, Proyek Arsitektur Anda dan Portofolio Pemimpin. 2. Set Shared Goals for Your Architecture, Project and Portfolio Leaders. Mengurangi ketegangan antara arsitektur alami, proyek, dan portofolio, dengan menetapkan beberapa tujuan bersama yang berkaitan dengan produktivitas awal, pemanfaatan aset , dan peningkatan produktivitas. 3. Fund and Resource the Architecture Team, Early. Untuk mewujudkan arsitektur, tim arsitektur harus memiliki sumber daya pengembangan dan rekayasa. 4. Transition the Architecture Assets to Operations. Sebagai portofolio arsitektur yang dibangun dan dimasukkan ke dalam proyek, transisi operasi sehari-hari dari alat yang dihasilkan dan
60
infrastruktur untuk tim operasi. Jangan kehilangan tim arsitektur anda untuk tugas-tugas operasional. 5. Integrate Enterprise Architects and Project Teams Mengurangi ketegangan alami antara arsitek perusahaan dan tim proyek dengan meminta mereka berkolaborasi dalam proyek. 6. Sponsor an Architect’s Forum Bawa semua arsitektur TI anda (perusahaan, domain, teknologi) bersamasama secara berkala untuk saling bertukar ide, mendiskusikan tantangan, dan mengatasi masalah Anda terberat. Memanfaatkan kekuatan otak kolektif mereka. 7. Encourage Enterprise Architects to “Feed Their Brains.” Arsitek perusahaan untuk tetap di mengawasi pekerjaan mereka, mereka perlu untuk terus mengeksplorasi, meregangkan batas-batas mereka, dan kadang-kadang, hanya duduk dan berpikir. Mempercayai naluri mereka.
2.19 Business Analysis and Enterprise Architecture Menurut James Hooper (2008), Business Analysis adalah kehadiran yang kuat di lingkungan bisnis dan bahkan memiliki Body Of Knowledge (BABOK) seperti Project Management PMBOK (tidak bisa mendapatkannya secara gratis lagi) dan menawarkan sertifikasi melalui IIBA tersebut. Dalam banyak aspek, sudah ada lebih lama dan memiliki eksposur lebih banyak daripada EA. Sementara Business Analysis dan Enterprise Architecture
keduanya
mengklaim sebagai "bridge" antara "Business" dan "IT" dan jangan bergantung pada iteratif persyaratan pengumpulan dan validasi, raison d'être mendasar dari disiplin masing-masing sangat berbeda. Business analysis tampaknya
61
berhubungan karena proyek atau inisiatif atau gagasan, EA bergerak meskipun proyek, inisiatif, atau ide. Sementara Perusahaan fase Analisis BA jelas terlihat pada konteks strategis, snapshot dalam waktu relatif terhadap proyek di tangani, pendekatan perusahaan EA adalah untuk memberikan konteks hidup di seluruh proyek dan sepanjang waktu. Jika EA terlibat dalam pengumpulan persyaratan dalam sebuah proyek, Anda bisa bersaing pada proyek yang merupakan pembeda strategis bagi organisasi. Pemerintahan arsitektur melalui kerangka formal (seperti TOGAF, atau E2AF juga merupakan aspek unik dari EA. Sepertinya salah satu tantangan untuk Enterprise Architecture - terutama dalam organisasi belum dewasa - akan mengintai klaim atas bagian dari pengumpulan persyaratan dan hubungan yang milik kita, agar tidak merusak hubungan dengan teman-teman dalam Manajemen Proyek dan analisis bisnis. Analisis bisnis dapat menjadi mitra yang berharga dengan program EA, jika hubungan tersebut didirikan dari awal.
2.20 Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM)
Menurut Fred R. David (2001), QSPM adalah alat yang memungkinkan para penyusun strategi mengevaluasi berbagai strategi alternatif secara objektif, berdasarkan faktor-faktor keberhasilan penting eksternal dan internal yang diidentifikasi sebelumnya. QSPM menentukan daya tarik relatif dari berbagai strategi yang dibangun pada tahap pencocokan. Berikut ini adalah tiga tahapan perumusan strategi :
1. Tahap Masukan (Input Stage)
62
Tahap ini terdiri dari dua macam matriks, External Factor Evaluation Matrix (Matriks EFE) dan Internal Factor Matrix (matriks IFE). Kedua Matriks digunakan untuk mengumpulkan informasi dasar yang diperlukan untuk merumuskan strategi-strategi. 2. Tahap Penyesuaian (Matching Stage) Matriks ini berfokus pada pembangkitan strategi-strategi alternatif yang dapat dilaksanakan melalui penggabungan faktor eksternal dan internal yang utama. Teknik-teknik pada tahap ini adalah Matriks SPACE dan Matriks Internal-External (IE). 3. Tahap Keputusan (Decision Stage) Tahap ini menggunakan input informasi dari tahap 1 untuk mengevaluasi secara objektif strategi-strategi alternatif hasil dari tahap 2 yang di implementasikan, sehingga memberikan suatu basis objektif bagi pemilihan strategi-strategi yang paling tepat. Dalam tahap ini matriks yang digunakan adalah Quantitative Strategic Planning Matrix (QSPM). Tabel 2.7 Quantitative Strategic Planning Matrix
63
2.21 Strategic Demand/Supply Planning Menurut Peter W.G Morris (2004), Proses Strategic Demand/Supply Planning akan mengungkapkan isi dan melaporkannya dengan menggunakan template. Penyebab keduanya dan koneksinya berpengaruh antara perusahaan dan IT. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa strategi dan rencana TI yang konsisten dengan strategi bisnis dan perencanaan.
64
2.22 Kerangka Berpikir
Gambar 2.26 Kerangka Berpikir
