BAB 2 LANDASAN TEORI
2.1 Audit Sistem Informasi 2.1.1 Pengertian Audit Menurut Arens dan Loebbecke diterjemahkan oleh Jusuf, A. A (1997, p. 1), auditing adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti tentang informasi yang dapat diukur mengenai suatu entitas ekonomi yang dilakukan seorang yang kompeten dan independen untuk dapat menentukan dan melaporkan kesesuaian informasi dimaksud dengan kriteria-kriteria yang telah ditetapkan. Menurut Agoes, S. (1996, p. 1),auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh manajemen, beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan dapat memberikan pendapat mengenai kewajaran laporan keuangan tersebut. Menurut Mulyadi dan Kanaka
(1998,
p. 7), audit adalah suatu proses
sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kejadian ekonomi dengan tujuan-tujuan untuk menetapkan tingkat kesesuaian antara penyampaian hasil-hasilnya kepada pemakai yang berkepentingan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa auditng adalah proses sistematik untuk mengumpulkan dan mengevaluasi informasi mengenai kejadian dan kegiatan ekonomi yang dilakukan oleh seorang yang kompeten dan independen untuk dapat
9 menentukan dan melaporkan tingkat kesesuaian informasi tersebut dengan kriteriakriteria yang telah ditetapkan.
2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Menurut Alter (1999, p.42), sistem informasi adalah tipe khusus dari sistem kerja yang menggunakan teknologi informasi untuk memperoleh, mengirim, menyimpan, mengambil, memanipulasi, dan menampilkan informasi sehingga dapat mendukung satu atau lebih sistem kerja yang lain. Menurut Mukhtar (1999, p.3), sistem informasi diartikan sebagai suatu pengorganisasian peralatan untuk mengumpulkan, memasukkan, memproses, mengatur, mengontrol, dan melaporkan informasi untuk pencapaian tujuan perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan suatu kesatuan komponen yang saling berinteraksi untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan melaporkan informasi kepada pengguna untuk pencapaian tujuan perusahaan.
2.1.3 Pengertian Audit Sistem Informasi Menurut Weber (1999, p.10), audit sistem informasi adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti untuk menentukan apakah sistem komputer dapat melindungi aset, memelihara integritas data, memungkinkan tujuan organisasi untuk dicapai secara efektif dan menggunakan sumber daya secara efisien. Menurut Gondodiyoto (2003, p.151), audit sistem informasi merupakan suatu pengevaluasian untuk mengetahui bagaimana tingkat kesesuaian antara aplikasi
10 sistem informasi dengan prosedur yang telah ditetapkan dan mengetahui apakah suatu sistem informasi telah didesain dan diimplementasikan secara efektif, efisien, dan ekonomis, memiliki mekanisme pengamanan aset yang memadai, serta menjamin integritas data yang memadai. Sehingga dapat disimpulkan bahwa audit sistem informasi adalah proses pengumpulan dan pengevaluasian bahan bukti audit untuk mengetahui apakah sistem informasi yang berbasis komputer dapat melindungi aset perusahaan, menjaga integritas data dan mendukung tercapainya tujuan perusahaan secara efektif dan efisien.
2.1.4 Metode Audit Menurut Weber (1999, p.55-57), metode audit meliputi: 1. Auditing around the computer Merupakan suatu pendekatan audit dengan memperlakukan komputer sebagai black box, maksudnya metode ini tidak menguji langkah-langkah proses secara langsung, tetapi hanya berfokus pada masukan dan keluaran dari sistem komputer. Diasumsikan bahwa, jika masukan benar akan diwujudkan pada keluaran, sehingga pemrosesan juga dianggap benar tetapi tidak dilakukan pengecekan terhadap pemrosesan komputer secara langsung. Kelemahan dari pendekatan ini jika lingkungan berubah, maka kemungkinan sistem itu berubah dan perlu penyesuaian sistem, sehingga auditor tidak dapat menilai apakah sistem masih berjalan dengan baik. Keunggulan dari pendekatan ini adalah pelaksanaan audit lebih sederhana, dan bagi auditor yang memiliki pengetahuan
11 yang minim di bidang komputer dapat dilatih dengan mudah untuk melaksanakan audit.
2. Auditing through the computer Merupakan suatu pendekatan audit yang berorientasi pada komputer dengan membuka black-box, dan secara langsung berfokus pada operasi pemrosesan dalam sistem komputer. Dengan asumsi bahwa apabila sistem pemrosesan mempunyai pengendalian yang memadai, maka kesalahan dan penyalahgunaan tidak akan terlewat untuk dideteksi. Sebagai akibatnya keluaran dapat diterima. Keuntungan utama dari pendekatan ini adalah dapat meningkatkan kekuatan terhadap pengujian sistem aplikasi secara efektif, dimana ruang lingkup dan kemampuan pengujian yang dilakukan dapat diperluas sehingga tingkat kepercayaan terhadap kehandalan dari pengumpulan dan pengevaluasian bukti dapat ditingkatkan. Selain itu, dengan memeriksa secara langsung logika pemrosesan dari sistem aplikasi, dan diperkirakan kemampuan sistem dapat menangani perubahan dan kemungkinan kehilangan yang terjadi di masa yang akan datang. Kelemahan pendekatan audit ini adalah sebagai berikut: a. Biaya yang dibutuhkan relatif tinggi yang disebabkan jumlah jam kerja yang banyak untuk dapat lebih memahami struktur pengendalian intern dari pelaksanaan sistem aplikasi. b. Membutuhkan keahlian teknik yang lebih mendalam untuk memahami cara kerja sistem.
12 3. Auditing with the computer Merupakan suatu pendekatan audit dengan menggunakan komputer sendiri (audit software) untuk membantu melaksanakan langkah-langkah audit. Auditing sistem informasi berdasarkan komputer terdiri dari penggunaan komputer itu sendiri, teknik auditing dengan metode ini sangat berguna selama pengujian substantif atas file dan record suatu perusahaan. Sebaliknya, teknik auditing melalui komputer adalah teknik yang membantu dalam pengujian ketaatan.
2.1.5 Tipe Prosedur Audit Menurut Weber, tipe prosedur audit meliputi: 1. Prosedur untuk mendapatkan pemahaman dari pengendalian Penyelidikan, inspeksi dan pengamatan dapat digunakan untuk memperoleh pengertian apakah pengendalian telah tersedia, seberapa baik pengendalian tersebut dirancang apakah pengendalian tersebut digunakan. 2. Tes pada pengendalian Dengan cara yang dilakukan sebelumnya maka dapat diketahui apakah prosedur berjalan secara efektif. 3. Tes subtantif pada rincian transaksi Tes ini digunakan untuk mengetahui apakah transaksi telah dibukukan dengan benar. 4. Tes subtantif pada rincian dari neraca akuntansi Tes ini memusatkan perhatian pada saldo akhir buku besar pada neraca dan rugi laba.
13 5. Prosedur analisis untuk pengecekan kembali Tes ini memusatkan perhatian pada hubungan antara data dengan tujuan audit.
Menurut Weber, ruang lingkup audit sistem informasi terdiri dari : 1. Pengendalian Umum Pengendalian yang berlaku umum ini artinya ketentuan-ketentuan yang berlaku dalam pengendalian tersebut, berlaku untuk seluruh kegiatan komputerisasi di perusahaan tersebut. Apabila pengendalian ini tidak dilakukan, ataupun pengendaliannya lemah, maka dapat berakibat negatif terhadap aplikasi. Pengendalian umum terdiri dari: 1. Pengendalian top manajemen (Top management control). Pengendalian top management berfungsi untuk mengontrol peranan manajemen dalam perencanaan kepemimpinan dan pengawasan fungsi sistem. Top management bertanggung jawab terutama pada keputusan jangka panjang. 2. Pengendalian manajemen pengembangan sistem (System development management control). Pengendalian
manajemen
pengembangan
sistem
berfungsi
untuk
mengontrol alternatif dari model proses pengembangan sistem informasi sehingga dapat digunakan sebagai dasar pengumpulan dan pengevaluasian bukti.
Manajemen
pengembang
sistem bertanggung
jawab
perancangan, pengimplementasian dan pemeliharaan sistem aplikasi.
untuk
14 3. Pengendalian manajemen sumber data (Data resource management control). Pengendalian manajemen sumber data berfungsi untuk mengontrol peranan dan fungsi dari data administrator atau database administrator. Manajemen sumber data bertanggung jawab untuk perancangan, perencanaan dan persoalan pengendalian dalam hubungannya dengan pengguna data organisasi. Menurut Weber (1999,p206), pengendalian sumber data yang baik adalah: - User harus dapat membagi data - Data harus tersedia untuk digunakan kapan saja, dimanapun, dan dalam bentuk apapun. - Data harus dapat dimodifikasi dengan mudah oleh yang berwewenang sesuai dengan kebutuhan user. 4. Pengendalian manajemen keamanan (Security administration management control). Pengendalian manajemen keamanan mempunyai tugas untuk mengontrol fungsi utama dari security administrator dalam mengidentifikasi ancaman utama terhadap fungsi sistem informasi dan perancangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan terhadap pengontrolan yang dapat mengurangi kemungkinan kehilangan dari ancaman ini sampai tingkat yang dapat diterima. 5. Pengendalian manajemen operasi (Operation management control). Pengendalian manajemen operasi berfungsi untuk meyakinkan bahwa pengoperasian sehari-hari dari fungsi sistem informasi diawasi dengan
15 baik. Menurut Weber (1999, p288), pengendalian manajemen operasi bertanggung jawab terhadap pengoperasian komputer, pengoperasian jaringan, persiapan dan pengentrian data, serta pengendalian produksi. 6. Pengendalian manajemen jaminan kualitas (Quality assurance management control). Pengendalian manajemen jaminan kualitas bertugas untuk meyakinkan bahwa pengembangan, pelaksanaan, pengoperasian dan pemeliharaan dari sistem informasi sesuai standar kualitas. 2. Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi dilakukan dengan tujuan untuk menentukan apakah pengendalian intern dalam sistem yang terkomputerisasi pada aplikasi komputer tertentu sudah memadai untuk memberikan jaminan bahwa data dicatat, diolah, dan dilaporkan secara akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan manajemen. Pengendalian aplikasi dapat berupa: a. Boundary Controls Pengendalian batas-batas sistem aplikasi (boundary Controls) ialah bahwa dalam suatu sistem aplikasi komputer perlu jelas desainnya, mencakup hal-hal: Ruang lingkup sistem Suatu sistem komputerisasi harus jelas ruang-lingkupnya: apa dokumen inputnya, dari mana sumbernya, tujuan pengolahan data, dan siapa para penggunanya (user), siapa sponsornya (pemegang kewenangan).
16 Subsistem dan keterkaitan Sistem terdiri dari subsistem, modul, program, dan perlu kejelasan ruang lingkupnya (boundary controls), dan keterkaitan (interfaces) antar subsistemsubsistem atau modul-modul. b. Pengendalian Input Menurut Weber (1999, p.417-456), komponen dalam subsistem input bertanggung jawab dalam membawa baik data maupun instruksi ke dalam sistem aplikasi. Kedua tipe input harus disahkan, dan kesalahan-kesalahan yang terdeteksi harus dikontrol supaya input akurat, lengkap, unik, dan tepat waktu. 1) Metode input data Metode input data meliputi: Keyboarding, contoh: Personal Computer (PC). Direct reading, contoh: Optical Character Recognition (OCR), Automatic Teller Machine (ATM). Direct entry, contoh: touch screen, joystick, mouse. 2) Perancangan dokumen sumber Tujuan dari pengendalian terhadap perancangan dokumen sumber antara lain mengurangi kemungkinan kesalahan data, meningkatkan kesempatan pencatatan data, mengendalikan alur kerja, menghubungkan pemasukan data ke sistem komputer, meningkatkan kecepatan dan ketepatan pembacaan data, dan sebagai alat referensi untuk mengecek urutan-urutan pengisian. Dasar-dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari perancangan dokumen sumber yang baik adalah:
17
Karakteristik dari medium kertas yang akan digunakan untuk dokumen sumber, meliputi: pemilihan panjang dan lebar kertas, kualitas kertas, banyaknya rangkap yang dibuatkan untuk setiap transaksi.
Layout dan style dari dokumen sumber.
3) Perancangan layar masukan (entry) data. Dasar-dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari perancangan layar masukan data adalah:
Apakah data digunakan untuk pemasukan data secara langsung atau digunakan untuk memasukan data dari dokumen sumber.
Layar masukan harus mencerminkan bagaimana cara pemasukan field data.
Layar masukan harus mencerminkan dokumen sumber.
4) Pengkodean data Tipe-tipe sistem pengkodean adalah:
Serial codes Memberikan urutan nomor atau alphabet sebagai suatu objek, terlepas
dari kelompok objek tersebut. Hal ini dapat dikatakan bahwa serial codes secara unik mengidentifikasi suatu objek. Keuntungan utama dari pengkodean ini adalah kemudahan untuk menambahkan item baru dan juga pengkodean ini ringkas dan padat. Block sequence codes Pengkodean dengan block sequence memberikan satu blok dari nomornomor sebagai suatu kategori khusus suatu objek. Kelompok utama dari objek dalam suatu kategori harus ditentukan dan disertai dengan suatu blok
18 dari nomor-nomor untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Keuntungan dari pengkodean ini adalah memberikan nilai mudah diingat (mnemonic). Kesulitan yang dihadapi adalah dalam menentukan ukuran atau panjang dari kode.
Hierarchical codes Hierarchical codes membutuhkan pemeliharaan serangkaian nilai
kelompok dari suatu
objek yang akan dikodekan dan diurutkan
berdasarkan tingkat kepentingannya. Hierarchical codes lebih berarti dibanding
Serial
atau
Block
sequence
karena
pengkodean
ini
mendeskripsikan lebih banyak kelompok dari objek.
Association codes Dengan Association codes, kelompok dari objek akan diberi kode
dipilih, dan kode yang unik diberikan untuk masing-masing nilai dari kelompok tersebut. Kode tersebut dapat berupa numerik, alfabet, atau alfanumerik. Pengkodean ini lebih cenderung salah jika tidak ringkas, atau terdiri dari banyak campuran alfabet atau karakter numerik. Dasar-dasar yang perlu diperhatikan untuk penilaian dari pengkodean data adalah: a) Panjang dari kode Kode yang lebih panjang lebih mudah salah, maka pengkodean tersebut dikelompokkan dalam bagian-bagian kecil dengan memberikan hypen (-), slash (/), atau spasi untuk mengurangi kesalahan. b) Penggabungan alfabet dan numerik Pengkodean dengan menggunakan penggabungan alfabet dan numerik dilakukan dengan mengelompokkan ke dalam bagiannya masing-masing untuk
19 mengurangi tingkat kesalahan. Selain itu juga membantu dalam pemasukan kode. c) Pilihan dan karakter Pilihan dalam penggunaan karakter juga harus diperhatikan terutama karakter yang memiliki kemiripan dengan huruf atau angka. d) Penggunaan huruf besar dan huruf kecil Pemakaian huruf besar dan kecil secara bersamaan akan memperlambat pemasukan dan meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Demikian juga dengan penggunaan karakter spesial serta bantuan tombol shift sebaiknya dihindarkan. e) Urutan karakter yang dapat diperkirakan Penggunaan urutan karakter yang sudah umum lebih baik dibandingkan dengan penggunaan urutan yang tidak umum. 5) Pengecekan digit (check digit) Pengecekan yang dilakukan dengan menggunakan check digit hanya dilakukan pada field
yang bersifat kritis. Pengecekan ini hanya dapat
dilakukan dengan menggunakan mesin pada saat memasukan atau dengan program input. 6) Pengendalian batch Pada sistem pengolahan data secara batch processing system, tiap transaksi dibundel dalam jumlah lembar tertentu untuk direkam. Pengendalian input dalam sistem batch dilakukan pada tahap:
20
Data capturing Termasuk pengendalian yang bersifat preventif (mengurangi kesalahan),
caranya misalnya dengan desain formulir/dokumen yang baik, jelas, dan mudah pengisiannya.
Batch data preparation Dilaksanakannya editing kode atau isian nomor tertentu dan pembundelan
(batching). Pada waktu batching dibuat total controls untuk jumlah lembar dokumen, jumlah uang, dan sebagainya.
Batch data entry Pada tahap data entry, biasanya dicek terprogram oleh mesin data entry
sistem.
Validation Pengecekan terprogram (validation) terhadap data input berdasarkan
kriteria tertentu, misalnya jumlah lembar dokumen menurut jumlah record yang dihitung komputer sesuai dengan yang tertulis pada record batch. 7) On-line realtime processing system Cara pemrosesan data input yang lazim pada saat ini adalah dengan online transaction processing system.Pada sistem tersebut data masukan dientry dengan terminal atau jenis input device seperti Automatic Teller Machine (ATM). Meskipun on-line dapat digunakan dengan pola batch, tetapi on-line dikaitkan dengan real time system, yang berarti update data di komputer bersamaan dengan terjadinya transaksi. Contoh sistem pengelolaan data semacam ini adalah front office hotel, kegiatan oleh teller di bank.
21 Pengendalian input dalam sistem on-line real time dilakukan pada tahap:
Entry data and validation Pada sistem on-line real time seringkali sudah tidak dengan dokumen lagi
(paperless). Data lazimnya langsung dientry ke sistem komputer, misalnya dengan Workstation, Automatic Teller Machine, atau Point of Sales. Mesinmesin tersebut sudah dilengkapi dengan software yang antara lain berisi fungsi validasi terprogram.
Entry data lazimnya oleh pemakai langsung (misalnya customer) maupun para petugas operasional.
Masalah audit trail antara lain dalam bentuk existence controls harus benar-benar diperhatikan.
8) Validasi data input Tipe-tipe validasi data input:
Field checks Validasi yang dilakukan tidak tergantung pada nilai dari field yang lain
pada record input.
Record checks Validasi yang dilakukan tergantung dari pada nilai dari field yang lain
pada record input.
Batch checks Validasi yang dilakukan dengan memeriksa kesamaan karakteristik batch
dari record yang akan dimasukan dengan record batch yang sudah tercatat.
22
File checks Validasi yang digunakan dengan memeriksa kesamaan karakteristik file
yang sudah terekam. 9) Instruksi input Dalam memasukan instruksi ke dalam sistem aplikasi sering terjadi kesalahan karena adanya instruksi yang bervariasi dan kompleks, sehingga perlu menampilkan pesan kesalahan. Pesan kesalahan yang ditampilkan harus dikomunikasikan pada user dengan jelas. Enam cara untuk memasukkan instruksi ke dalam sistem informasi:
Menu driven languages Sistem menyajikan serangkaian pilihan kepada user dan user dapat memilih
dengan beberapa cara, yaitu dengan mengetikkan angka atau huruf yang mengidentifikasikan pilihan mereka, meletakkan kursor pada pilihan kemudian menekan tombol enter atau dengan mengklik mouse, menggunakan light pen atau touch screen.
Question-answer dialog Sistem aplikasi menyajikan pertanyaan tentang nilai dari beberapa item
data dan user menanggapinya.
Command languages Membutuhkan user untuk memberikan perintah tertentu dalam meminta
beberapa
proses
dan
sekumpulan
argumen
yang
secara
memberitahukan bagaimana proses tersebut seharusnya dijalankan.
spesifik
23
Form based languages Membutuhkan user untuk memberikan perintah dan data tertentu yang
terdapat dalam form input dan output.
Natural languages User memasukkan instruksi dalam sistem aplikasi melalui recognition
device.
Direct manipulation interface User memasukkan instruksi dalam sistem aplikasi melalui manipulasi
langsung objek pada layar. c. Pengendalian proses Pengandalian proses adalah pengendalian intern untuk mendeteksi jangan sampai data (khususnya data yang sudah valid) menjadi error karena adanya kesalahan proses. Hal-hal yang memungkinkan terjadinya error antara lain: kesalahan rumus, kesalahan logika program, dan kesalahan teknis lainnya. d. Pengendalian output Pengendalian output menurut Weber (1999, p.612-645) adalah pengendalian yang menyediakan fungsi-fungsi yang dikelompokkan dalam isi dari data yang akan disediakan, alur data yang akan diperbaiki dan disajikan untuk user. Sehingga pada kesimpulannya pengendalian ini digunakan untuk memastikan bahwa data yang diproses tidak mengalami perubahan yang tidak sah oleh personil operasi komputer dan memastikan bahwa hanya pihak yang berwenang saja yang menerima output yang dihasilkan.
24 Pengendalian output yang dilakukan berupa: 1) Mencocokkan data output (khususnya total pengendalian) dengan total pengendalian yang sebelumnya telah ditetapkan yang diperoleh dalam tahap input dari siklus pemrosesan. 2) Mereview data output untuk melihat format yang tepat, yang terdiri dari:
Judul laporan.
Tanggal dan waktu pencetakan.
Banyaknya copy laporan untuk masing-masing pihak yang berwenang.
Periode laporan.
Nama program (termasuk versinya) yang menghasilkan laporan.
Nama personil yang bertanggung jawab atas dikeluarkannya laporan tersebut.
Masa berlakunya laporan.
Nomor halaman.
Tanda akhir halaman.
3) Mengendalikan data input yang ditolak oleh komputer selama pemrosesan dan mendistribusikan data yang ditolak itu ke personil yang tepat. 4) Mendistribusikan laporan-laporan output ke departemen pemakai tepat pada waktunya. e. Communication control Mengontrol pendistribusian pembukaan komunikasi subsistem, komponen fisik, kesalahan jalur komunikasi, aliran dan hubungan, pengendalian topologi, pengendalian akses hubungan,
pengendalian atas ancaman
pengendalian jaringan, pengendalian arsitektur komunikasi.
subversive,
25 Local Area Network (LAN) dibuat dengan menggunakan empat topologi, yaitu: 1. BUS topologi Pada BUS topologi, nodes pada jaringan dihubungkan secara paralel ke sebuah jaringan komunikasi tunggal. Node
Node 1
Node 3
Node
terminal
Node 5
Node 6
Node 7
2. Tree topologi Pada tree topologi, nodes pada jaring dihubungkan ke cabang line komunikasi yang tidak memiliki loops tertutup. Node 3 Node 5 Node 2
Node 6 Node 1 Node 7
Node 4 Node 8
26 3. Ring topologi Pada ring topologi, nodes pada jaringan dihubungkan melalui repeater ke line komunikasi yang dibentuk seperti loop yang tertutup.
4. Star topologi Pada star topologi, nodes pada jaringan dihubungkan pada bentuk point-to-point ke sebuah central hub.
27 Ada 3 macam arah transmisi data: 1. Simplex Sistem komunikasi data yang hanya mampu mengirim data kesatu arah. Dalam sistem ini data mengalir melalui saluran dari komputer pengirim ke komputer penerima secara permanen. 2. Half duplex Sistem komunikasi dua arah secara bergantian. Pada waktu kirim data, yang lain menerima. Masing-masing tidak boleh mengirim dalam waktu bersamaan karena saluran hanya satu sehingga data akan rusak karena berbenturan. 3. Full duplex Sistem komunikasi dua arah secara serentak. Satu saluran pengirim, satu saluran penerima. Sistem full duplex cocok untuk aplikasi on line dimana setiap entry yang akan dikirim akan segera diproses dan ada dialog antara dua buah komputer.
2.2 Piutang 2.2.1 Pengertian Piutang Mulyadi (2001,p. 85) mendefinisikan, “ Piutang merupakan klaim kepada pihak lain atau uang, barang atau jasa yang dapat diterima dalam jangka waktu satu tahun atau dalam satu siklus kegiatan perusahaan” Sedangkan Fress dan Warren yang diterjemahkan oleh Ris Winarto H. dan Wibowo, H. (1999, p. 352) mendefinisikan, “ Piutang adalah semua klaim dalam bentuk uang terhadap perorangan, organisasi atau debitur lainnya”
28 Sehingga dapat disimpulkan bahwa Piutang adalah klaim kepada pihak lain atau uang, barang atau jasa pada perusahaan maupun individu, dan klaim tersebut umumnya didapatkan dari penjualan barang secara kredit atau peminjaman uang.
2.2.2 Klasifikasi Piutang Mulyadi (2001, p. 352) menggolongkan piutang menjadi 2 kelompok, yaitu: 1. Piutang Usaha Adalah piutang yang timbul dari transaksi penjualan barang atau jasa dalam kegiatan normal perusahaan, piutang usaha biasanya jumlahnya material didalam neraca bila dibandingkan dengan piutang non usaha. 2. Piutang non usaha Adalah piutang yang timbul dari transaksi selain penjualan barang atau jasa kepada pihak luar, seperti misalnya piutang kepada karyawan, piutang penjualan saham, piutang klaim asuransi, piutang pengembalian pajak, piutang dividen dan bunga.
2.2.3 Catatan Akuntansi Catatan akuntansi yang digunakan berdasarkan Mulyadi (2001,p. 260) untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah: 1. Jurnal penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Jurnal Retur Penjualan. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
29 3. Jurnal Umum. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penghapusan piutang yang tidak lagi dapat ditagih. 4. Jurnal Penerimaan Kas. Dalam prosedur pencatatan piutang, catatan akuntansi digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur. 5. Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.
2.2.4 Dokumen Dokumen pokok yang digunakan berdasarkan Mulyadi (2001,p. 258) sebagai dasar pencatatan ke dalam kartu piutang adalah: 1. Faktur penjualan. Dokuman ini digunakan sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit. 2. Bukti Kas Masuk. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur. 3. Memo Kredit. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. 4. Bukti Memorial. Dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi ke dalam jurnal umum.
2.2.5 Metode Pencatatan Piutang Menurut Mulyadi (2001,p 261), “Pencatatan Piutang dapat dilakukan dengan salah satu dari metode berikut ini : Metode Konvensional, Metode posting langsung
30 kedalam kartu piutang atau pernyataan piutang, Metode pencatatan tanpa buku pembantu, Metode pencatatan dengan menggunakan komputer.”
2.2.5.1 Fungsi Akuntansi Dalam Kaitannya dengan Pencatatan Piutang Tugas fungsi akuntansi berdasarkan Mulyadi (2001,p. 260) dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah : 1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur, yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, yang digunakan untuk merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka (open invoice file), yang berfungsi sebagai buku pembantu piutang. 2. Menghasilkan pernyataan piutang (account receivable statement) secara periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur. 3. Menyelenggarakan catatan riwayat kredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data guna memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan dari setiap debitur.
2.2.6 Piutang Tak Tertagih Menurut Niswonger (1999,p 327), “Terdapat 2 metode akuntansi untuk mencatat piutang yang diperkirakan tidak akan tertagih. Metode Penyisihan (Allowance method) membuat akun beban piutang tak tertagih dimuka sebelum piutang tersebut dihapus. Prosedur lain, yang dinamakan dengan metode penghapusan langsung (direct write-off method), mengakui beban hanya pada saat piutang dianggap benar-benar tidak dapat ditagih lagi.
31 Menurut Niswonger (1999,p 329), estimasi piutang tak tertagih biasanya didasarkan pada (1) jumlah penjualan, seperti diperlihatkan dalam laporan laba-rugi periode tertentu, atau (2) jumlah piutang seperti diperlihatkan dalam neraca akhir periode, dan umur piutang usaha.”
2.3 Retur Penjualan Menurut Mulyadi (2001, p.226) transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.
2.3.1 Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, p.231-232) dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah: 1. Memo Kredit. Dalam pencatatan transaksi retur penjualan,memo kredit merupakan dokumen sumber (source document) sebagai dasar pencatatan transaksi tersebut dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. 2. Laporan Penerimaan Barang. Dalam transaksi retur penjualan laporan penerimaan barang merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit.Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima dari pembeli.
32 2.3.2 Catatan Akuntansi yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001, p.232-233) catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah: 1. Jurnal Umum atau Jurnal Retur Penjualan. Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat dari transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum, atau jika perusahaan menggunakan jurnal khusus, dicatat dalam retur penjualan.Berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan produk jadi akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum. 2. Kartu Piutang. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu akibat dari transaksi tersebut. 3. Kartu Persediaan. Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu piutang persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi tersebut. 4. Kartu Gudang. Catatan
ini
diselenggarakan
oleh
bagian
gudang
untuk
mencatat
bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.
33 2.4 Sistem Penerimaan Kas Sumber penerimaaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari piutang dari debitur, karena sebagian produk perusahaan tersebut dijual melalui penjualan kredit. Dalam perusahaan tersebut penerimaan kas dari penjualan tunai biasanya merupakan sumber penerimaan kas yang relatif kecil. Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari piutang harus menjamin diterimanya kas dari debitur oleh perusahaan, bukan oleh karyawan yan tidak berhak menerimanya. 2.4.1. Fungsi yang Terkait Menurut Mulyadi (2001,p.487), fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah : 1. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertangggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remmittance advice) melalui pos dari para debitur perusahaan. Fungsi ini juga bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan atas dasar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur. 2. Fungsi Penagihan Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung kepada debitur melalui penagih perusahaan, maka fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang akan ditagih dan dibuat oleh fungsi akuntansi. 3. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat (jika penerimaan kas dari piutag dilaksanakan melalui pos) atau dari fungsi penagihan
34 (jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalui penagih perusahaan). Fungsi kas ini bertanggungjawab untuk menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh. 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang. 5. Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi ini bertanggungjawab dalam melaksanakan perhitungan kas secara periodik. Disamping itu, juga bertanggungjawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi.
2.4.2 Dokumen yang Digunakan Menurut Mulyadi (2001,p.488), dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah: 1. Surat Pemberitahuan Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirimkan oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. 2. Daftar Surat Pemberitahuan Daftar ini merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Daftar ini dikirimkan ke fungsi kas untuk kepentingan pembuatan bukti setor bank dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai
35 dokumen pendukung bukti setor bank dalam pencatatan penerimaan kas ke dalam jurnal penerimaan kas. 3. Bukti Setor Bank Dokumen ini dibuat oleh fungsi kas sebagai bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencatatan transaksi penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas.
4. Kwitansi Dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang telah melakukan pembayaran utang mereka.
2.4.3 Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas Menurut
Mulyadi
(2001,p490-491),
untuk
merancang
unsur-unsur
pengendalian intern yang diterapkan dalam sistem penerimaan kas atas piutang, unsur pengendalian intern yang terdiri dari organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan praktik yang sehat akan diuraikan dibawah ini: a. Organisasi 1.
Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.
2.
Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 1.
Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah-bukuan (giro bilyet).
36 2.
Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.
3.
Pengkreditan rekening pembantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berrasal dari debitur.
c. Praktik yang sehat 1.
Hasil penghitungan kas harus direkam dalam berita cara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.
2.
Para penagih dan kasir harus diasuransikan (fidelity bond insurance).
3.
Kas dalam perjalanan (baik yang ada di tanagn Bagian Kasa maupun di tangan penagih perusahaan) harus diasuransikan (cash-in-safe dan cash-intransit insurance).
2.5 Pengendalian Intern 2.5.1 Pengertian Pengendalian Intern Menurut Mulyadi dan Kanaka(1998, p.172) pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personel lainnya untuk memberikan keyakinan memadai tentang pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, efektivitas dan efisiensi operasi. Menurut Arens dan Loebbecke yang diterjemahkan oleh Jusuf, A.A (1997, p.257) pengendalian intern adalah suatu sistem yang terdiri dari kebijakankebijakan dan prosedur-prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen keyakinan memadai bahwa tujuan dan sasaran yang penting bagi satuan usaha
37 dapat dicapai. Kebijakan dan prosedur ini seringkali disebut pengendalian, dan secara bersama-sama membentuk struktur pengendalian intern suatu satuan usaha. Menurut Bodnar dan Hopwood (2001,p.182) pengendalian intern adalah proses yang dipengaruhi oleh entity : board directors, manajemen, dan personel lain yang dirancang untuk memberikan jaminan dalam keobjektifan : (a) laporan keuangan terpercaya, (b) kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien, dan (c) sesuai dengan hukum dan peraturan yang diterapkan. Menurut Ray Whittington dan Kurt Pany (2001,p. 241) definisi dari pengendalin intern adalah keseluruhan dalam mencapai keobjektifan dalam laporan keuangan, operasional, dan sesuai dengan hokum dan peraturan. Meliputi metode dimana top management memberikan tanggungjawab dan wewenang kepada fungsi penjualan, pembelian, akuntansi, dan produksi. Menurut serta peraturan yang sederajat, yang digunakan di dalam perusahaan untuk menjaga kekayaannya, memeriksa kecermatan dan keandalan data akuntansinya, meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong dipatuhinya kebijakan-kebijakan yang sudah digantikan manajemen. Sehingga dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal merupakan suatu proses yang dijalankan oleh orang yang diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan mutlak, bagi manajemen dan dewan komisaris entitas untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan keuangan, kepatuhan, dan operasi.
38 2.5.2 Tujuan Sistem Pengendalian Intern Menurut definisi diatas ada empat tujuan sistem pengendalian intern, yaitu : 1. Untuk menjaga kekayaan organisasi. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi, dan 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua : a. Pengendalian Intern Akuntansi Yang merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran–ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. b. Pengendalian Intern Adminstratif Meliputi
struktur
organisasi,
metode
dan
ukuran–ukuran
yang
dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
2.5.3 Unsur Sistem Pengendalian Intern Unsur pokok sistem pengendalian intern adalah: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. 2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendpatan dan biaya. 3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. 4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
39 2.6
Data Flow Diagram (DFD) Menurut Mulyadi (2001, p.57 ),”Bagan alir data adalah suatu model yang
menggambarkan aliran data dan proses untuk mengolah data dalam suatu sistem.” Menurut Hall (2001, p.69),”Diagram arus data menggunakan simbol-simbol untuk mencerminkan proses, sumber-sumber data, arus data dan entitas dalam sebuah sistem.” Jadi dapat disimpulkan data flow diagram adalah diagram arus data yang menggambarkan aliran data dan proses dalam sebuah sistem. Dalam aliran data terdapat tingkatan-tingkatan dimana masing-masing tingkatan menggambarkan isi dari sistem, yaitu : •
Diagram hubungan / Diagram konteks Diagram konteks merupakan proses tunggal. Diagram ini menggambarkan hubungan sistem data flow dan external entity.
•
Diagram nol Menggambarkan subsistem dari diagram hubungan yang diperoleh dengan memecahkan proses pada diagram hubungan atau konteks.
•
Diagram rinci Merupakan uraian dari diagram nol yang berisi proses-proses yang menggambarkan bab dari subsistem pada diagram nol. Berikut ini adalah contoh simbol-simbol standar yang digunakan dalam bagan alir
data (DFD) yaitu :
40 •
External Entity
Entitas yang berada diluar sistem. External entity ini dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang akan memberi input atau menerima output dari sistem.
•
Proses
Berfungsi mengubah satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki beberapa data masukkan serta menghasilkan satu atau beberapa keluaran.
•
Data store Suatu alat penyimpanan bagi file transaksi, file induk atau file referensi.
•
Aliran data Arah arus data dari suatu entity ke entity yang lainnya. Arah aliran data berupa : o
Antara 2 proses yang berurutan
o
Dari data store ke proses
o
Dari source ke proses
