BAB 11 SIKLUS PENDAPATAN
I. PENDAHULUAN Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan keuntungan yang sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut. (Lihat Gambar 11-2).
i
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat ditempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Guna mencapai tujuan tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini : 1. Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan dengan tiap kebutuhan dan keinginan pelanggan? 2.
Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki, dan di manakah persediaan tersebut ditempatkan?
3. Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim kepada pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman? 4. Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau jasa? 5. Haruskah kreditnya ditawarkan kepada pelanggan? 6. Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke tiap pelanggan? 7. Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya diberikan? 8. Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses untuk memaksimalkan arus kas?
II. PEMBAHASAN A. AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN Gambar 11-3 menunjukkan empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan. 1. Entri Pesanan Penjualan Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan penjualan. Gambar 11-4 menunjukkan bahwa proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.
i
i
a. Mengambil pesanan pelanggan Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun surat. Web site menyediakan cara lain untuk mengotomatisasikan pengentrian pesanan penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk mengurangi biaya yang berkaitan dengan pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga memeberikan peluang untuk meningkatkan penjualan dengan memungkinkan pelanggan untuk mendesain produk mereka sendiri. Sistem entri pesanan penjualan interaktif semacam ini disebut sebagai choicheboards.
i
Saat ini juga terdapat cara lain untuk meningkatkan proses entri pesanan penjualan melibatkan penggunaaan Electronic Data Interchange (EDI) untuk berhubungan secara langsung dengan pelanggan. Dengan menggunakan EDI, toko-toko ritel akan mengirim pesanan mereka langsung ke sistem pesanan penjualan AOE dalam sebuah format yang akan menghilangkan kebutuhan atas entri data. Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh: - Pemeriksaan validitas - Uji kelengkapan - Uji kewajaran Sewaktu pemeriksaan ini dilakukan, data dicatat dalam dokumen pesanan penjualan. Dokumen tersebut biasanya merupakan formulir elektronik yang ditampilkan di layar monitor komputer. Seperti yang diperlihatkan dalam Gambar 11-5 pesanan penjualan berisi informasi nomor barang, jumlah, harga, dan syarat penjualan lainnya.
i
b. Persetujuan kredit Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas. - Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan dan saldo rekening pelanggan yang ada dengan batas kredit pelanggan tersebut. (Apabila pesanan baru tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka pesanan tersebut diterima. Apabila pesanan yang diajukan akan menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka pesan e-mail akan dikirim ke manajer bagian kredit untuk memutuskan apakah pesanan tersebut disetujui atau ditolak). Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
c. Memeriksa ketersediaan persediaan Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi sejumlah barang yang dipesan.. Apabila tidak tersedia cukup banyak persediaan di perusahaan untuk memenuhi pesanan tersebut, pemesanan ulang (back order) untuk barangbarang tersebut harus dibuat. Ketika ketersediaan pesediaan telah dipastikan, sistem tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah i
setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang sering kali mendaftar barang dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.
d. Menjawab permintaan pelanggan Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. Tujuan dari CRM adalah untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara memperdalam hubungan tersebut. Akan tetapi, banyak permintaan pelanggan merupakan hal yang bersifat rutin. Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan mengenai saldo rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, web site memberikan alternatif yang efektif (frequently asked question-FAQs). Web site yang sulit digunakan dapat benar-benar mempersulit penjualan karena membuat frustasi pelanggan dan menciptakan rasa tidak senang. Sebaliknya, Web site yang di desain dengan baik dapat memberikan pandangan ke dalam yang dapat mengarah pada peningkatan penjualan.
2. Pengiriman Aktivitas dasar kedua dalam siklus pendapatan (lingkaran 2.0 dalam Gambar 11-3) adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut.
i
Gambar 11-6, proses ini terdiri dari dua tahap: 1. Mengambil dan mengepak pesanan 2. Mengirim pesanan tersebut Departemen bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.
a. Ambil dan pak pesanan Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman. Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih responsif ke pelanggan.
b. Kirim pesanan Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. i
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka. Keputusan penting lainnya berkaitan dengan pusat-pusat distribusi. Semakin banyak perusahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk mengirimkan berbagai produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, para pemasok dan pabrik harus menggunakan software sistem logistik untuk mengidentifikasi lokasi optimal menyimpan persediaan agar dapat meminimalkan jumlah total persediaan yang dimiliki serta memenuhi setiap permintaan pengiriman pelanggan. Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas metode distribusi yang berbeda, seperti menggunakan truk atau kereta, berbeda di seluruh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai negara dapat juga mempengaruhi pilihan atas distribusi. Sistem komunikasi canggih dapat memberikan informasi secara real-time mengenai status pengiriman, dan oleh karenanya memberikan nilai tambah bagi para pelanggan. Contohnya, apabila penjual mengetahui bahwa suatu pengiriman akan terlambat, pemberitahuan awal dapat membantu pelanggan merevisi rencana-rencana mereka sesuai kondisi tersebut.
i
3. Penagihan dan Piutang Usaha
Pesanan Penjualan Entri Pesanan Penjualan
Slip Pengepakan Dokumen Pengiriman
Penagihan
Faktur Penjualan
Penjualan Sistem Buku Besar dan Pelaporan
Pelanggan
Penjualan
Pengiriman
Pelanggan Laporan Bulanan
Daftar Pengiriman Uang
Memelihara Data Piutang Usaha
Ruang Penyortiran Surat
a. Penagihan Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasikan barang dan jumlah yang dikirimkan, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan, yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan ke mana harus mengirimkan pembayaran. Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke perusahaan melalui EDI ( electronic data interchange ) lebih cepat dan lebih murah daripada mengirimkan dokumen kertas. Bisnis yang menjual langsung ke pemakai bisa memperoleh keuntungan yang serupa dengan meyakinkan para pelanggan mereka untuk menandatangani penagihan dan pembayaran on – line dengan i
menggunakan internet. Faktur EDI dan pembayaran on – line juga menguntungkan pelanggan dengan mengurangi waktu dan biaya yang berhubungan dengan pemrosesan dokumen kertas.
b. Pemeliharaan data piutang usaha Fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab kepada controller, melakukan dua tugas dasar : Menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima. Dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah sebagai berikut : 1) Metode faktur terbuka Para pelanggan biasanya membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali ( turnaround document ) dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang ( remittance advice ). Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait. Keuntungan :
Metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya.
Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam di sepanjang bulan.
Kelemahan : Metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk mrmelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap pelanggan. 2) Metode pembayaran gabungan Para pelanggan biasanya membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayran, yang terjadi selama bulan terakhir dan juga informasi tentang saldo piutang terakhir pelanggan. Keuntungan :
Metode ini lebih efisien dan mengurangi biaya dengan menghindari kebutuhan untuk memproses penagihan kas untuk setiap penjualan terpisah i
Pelanggan akan merasa lebih nyaman karena melakukan pengiriman uang hanya satu kali dalam sebulan.
c. Pengecualian : penyesuaian rekening dan penghapusan Penyesuaian rekening pelanggan kadang kala diperlukan. Contohnya, rekening pelanggang dapat dikreditkan untuk mencerminkan baik pengembalian barang atau potongan yang diberikan atas barang yang rusak. Guna mengkredit rekening pelanggan karena pengembalian barang, manajer bagian kredit harus mendapatkan informasi dari bagian penerimaan barang bahwa barang tersebut benar – benar dikembalikan, serta telah disimpan kembali di gudang. Dengan adanya pemberitahuan dari departemen penerimaan bahwa barang tersebut telah dikembaliakn, maka manajer kredit akan mengeluarkan nota kredit. Apabila kerusakan barang tersebut sedikit, pelanggan mungkin setuju untuk menerimanya dengan pengurangan harga. Setelah beberapa kali usaha untuk menagih pembayaran telah gagal, mungkin perlu dilakukan penghapusan rekening pelanggan.
4.
Penagihan Kas Langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang
melapor pada bendahara, menagani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya di bank. Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah, adalah hal yang penting untuk mengambil langkah – langkah memadai agar menurunkan resiko pencurian. Hal ini berarti fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi, fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur penjualan terkait harus di kredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu salinan tersebut bersama dengan pembayarannya. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pembayran yang sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi bagian untukn pelanggan yang menunjukan jumlah yang dikirim, mesin OCR ( optical character recognition ) dapat memindai data kiriman tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. i
Solusi alternatifnya adalh dengan meminta petugas bagian surat – menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang ( remittance list ), yaitu dengan dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha. Cara lainnya untuk menjaga kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian lockbox dengan sebuah bank. Lockbox adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannnya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektonis semua kiriman uang, dan foto kopi semua cek ke perusahaan. Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang dari pelanggan oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas. Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan penggunaan locbox. Di bawah kesepakatan electronic locbox, bank secara elektronis mengirimkan informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirim begitu bank menerima dan memindai cek – cek tersebut. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengakui kiriman uang rekening pelanggan sebelum foto kopui cek diterima perusahaan.
B. PROSEDUR PEMROSESAN INFORMASI Sistem pemrosesan pesanan penjualan on – line menangani pesanan pelanggan, melalui internet, dan juga pesanan melalui tenaga penjual. Dengan menggunakan laptop mereka, tenaga penjual dapat memasukan pesanan secara langsung dalam field, atau departemen penjualan dapat memasukan pesanan pelanggan yang diterima melalui telepon atau surat. Bagaimana pun cara pesanan pada awalnya diterima, system tersebut dengan cepat akian memverifikasi dapat tidaknya pelanggan diberikan kredit, memeriksa ketersediaan persediaan, dan memberitahukan departemen penggudangan dan pengiriman mengenai penjualan yang telah disetujui tersebut. Perbaikan utama mengenai siklus pendapatan pada AOE : 1) Entri pesanan secara real – time mendeteksi kesalahan 2) Keputusan persetujuan kredit dapat dibuat pada waktu pelanggan menyerahkan pesanannya. 3) Catatan persediaan lebih akurat dan tepat waktu i
4) Departemen penggudangan dan pengiriman dapat merencanakan berbagai aktivitas dengan lebih baik untuk meminimalkan waktu yang dibutuhkan dalam memenuhi peasanan pelanggan. 5) Sistem tersebut membandingkan data yang dimasukkan oleh bagian pengiriman dengan yang berada di file pesanan penjualan. 6) Penerimaan kas diproses dengan lebih cepat, hingga meningkatkan arus kas. 7) Laporan dan ukuran kinerja lebih tepat waktu, hingga meningkatkan kemampuan pihak manajemen untuk mengawasi dan memperbaiki efisiensi dan efektivitas. Untuk mewujudkan manfaat – manfaat ini dibutuhkan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa informasi dalam system tersedian, akurat, aman, dan dapat dipelihara.
C. PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR Dalam siklus pendapatan, sistem informasi yang baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk untuk memastikan tujuan-tujuan telah tercapai, antara lain : 1. Semua transaksi telah diotorisasi dengan benar 2. Semua transaksi yang dicatat valid/benar terjadi 3. Semua transaski telah dicatat dengan akurat 4. Aset perusahaan dijaga dari kehilangan atau pencurian 5. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
Dalam pembahasan ini, siklus pendapatan terbagi menjadi empat tahap, antara lain : 1. Entri pesanan penjualan 2. Pengiriman 3. Penagihan dan piutang usaha 4. Penagihan kas
TAHAP 1 : ENTRI PESANAN PENJUALAN Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah : 1. Memproses pesanan pelanggan secara akurat dan efisien. 2. Memastikan perusahaan akan dibayar untuk semua penjualan secara kredit. 3. Memastikan semua penjualan sah, serta meminimalkan kerugian atau hilangnya pendapatan. i
Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap entri pesanan penjualan, antara lain : 1. Pesanan pelanggan tidak lengkap/akurat Akibat :
Menimbulkan inefisiensi dalam hal waktu dan biaya, karena harus menghubungi kembali pelanggan.
Selain itu dapat mempengaruhi persepsi pelanggan dan berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang.
Pengendalian :
Pemeriksaan kelengkapan data dengan lebih teliti.
Menyimpan data referensi pelanggan seperti alamat, no.telepon, kontak person, dll.
2. Penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan/kriteria kredit buruk Akibat :
Kurangnya pengawasan terhadap penjualan kredit menyebabkan saldo piutang pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui.
Hal diatas bisa menyebabkan melakukan penjualan kredit yang kemudian menjadi tidak tertagih.
Pengendalian :
Menetapkan batas kredit kepada setiap pelanggan
Persetujuan kredit diberikan oleh seseorang yang memiliki otorisasi yang bukan merupakan sales representatif.
Memelihara catatan yang akurat dan terbaru mengenai saldo rekening pelanggan dan batas kredit.
3. Keabsahan pesanan Keabsahan pesanan pelanggan biasanya didapat melalui penerimaan pesanan yang telah ditandatangani oleh pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara elektronis, penggunaan tanda tangan elektronis disyaratkan untuk memverifikasi indentitas setiap pihak.
i
4. Kehabisan persediaan, biaya gudang dan pengurangan harga Akibat :
Penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan.
Sedangkan persediaan berlebih akan meningkatkan biaya gudang, bahkan memerlukan pengurangan harga yang signifikan.
Pengendalian :
Perusahaan membuat sistem pengendalian yang akurat.
Memfasilitasi penggunaan metode persediaan perpetual.
Perhitungan fisik persediaan secara periodik
Mengawasi kinerja pemasok seperti tingkat pengiriman yang tepat waktu.
TAHAP II : PENGIRIMAN Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk memenuhi pesanan pelanggan secara efisien dan akurat serta untuk menjaga persediaan yang baik guna mendukung penjualan. Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap pengiriman, antara lain : 1. Kesalahan pengiriman Akibat :
Kesalahan pengiriman dapat mengurangi kepuasan pelanggan dan juga penjualan selanjutnya di masa mendatang.
Selain itu juga menyebabkan hilangnya aset apabila pelanggan tidak membayar atas barang yang salah kirim.
Pengendalian :
Kesalahan tersebut dapat dicegah dengan mendeteksi yaitu membandingkan data pengiriman dengan pesanan penjualan.
Selain itu penggunaan pengendalian aplikasi seperti pemeriksaan lapangan dan uji kelengkapan.
Memverifikasi antara slip pengepakan dengan dokumen pengiriman yang telah dicetak.
i
2. Pencurian persediaan Akibat :
Hilangnya persediaan karena pencurian merupakan suatu kerugian yang besar bagi perusahaan.
Selain itu catatan persediaan menjadi tidak akurat, yang menyebabkan masalah dalam memenuhi pesanan pelanggan.
Pengendalian :
Persediaan disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan akses secara fisik.
Transfer persediaan harus didokumentasikan dengan akurat, selain itu persediaan harus direkonsiliasi secara periodik.
Pegawa bagian persediaan juga harus diberikan tanggung jawab atas penyimpanan persediaan terhadap kekurangan apapun.
TAHAP III : PENAGIHAN DAN PIUTANG USAHA Tujuan utama fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, faktur telah akurat dan catatan piutang pelanggan dicatat secara akurat. Ancaman/kendala dan pengendalian dalam tahap penagihan dan piutang usaha, antara lain : 1. Kegagalan untuk menagih pelanggan Akibat : 1. Kegagalan menagih pelanggan mengakibatkan kerugian aset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan, piutang usaha. 2. Selain itu perkiraan piutang tidak tertagih menjadi besar. Pengendalian : 1. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. 2. Dokumen penjualan hendaknya diberi nomor secara berurutan.
2. Kesalahan dalam penagihan Akibat : 1. Kelebihan penagihan menyebabkan ketidakpuasan pelanggan. 2. Kekurangan penagihan mengakibatkan kerugian perusahaan. i
Pengendalian : 1. Menyimpan data penjualan dan data piutang dengan benar dan tepat serta aman. 2. Rekonsiliasi antara pesanan penjualan dengan slip pengiriman sebelum penagihan ke pelanggan.
TAHAP IV : PENAGIHAN KAS Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan dan juga terhadap pencurian kas. Prosedur pengendalian yang efektif adalah pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus pasangan tugas berikut harus dipisahkan : 1. Menangani kas atau cek serta memasukkan data pembayaran Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang/lapping. 2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit Seseorang yang melakukan tugas ini dapat menutupi pencurian kas dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang telah dicuri. 3. Membuat nota kredit dan memelihara rekening pelanggan Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan hutang dari teman-temannya.
Pengendalian lain untuk tahap penagihan kas adalah : 1. Semua kiriman uang pelanggan harus harus disimpan secara utuh dan disetor ke bank setiap hari. 2. Penyetoran kas dan cek ke bank setiap hari mengurangi resiko untuk dicuri atau digelapkan. 3. Pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan penerimaan kas. MASALAH UMUM PENGENDALIAN Tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif. i
1. Kehilangan data Akibat :
Kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan hidup perusahaan.
Selain itu membocorkan rahasia pelanggan ke pesaing dapat menurunkan penjualan dan bahkan membuat perusahaan menghadapi tanggung jawab hukum.
Pengendalian :
File induk piutang usaha, penjualan, penerimaan kas dibuat cadangan secara teratur.
Disk dan Tape diberi label file agar tidak terhapus secara tidak sengaja
Sistem harus diberi password dan ID pemakai untuk melindungi file yang penting.
2. Kinerja yang kurang baik Akibat :
Pelaksanaan tugas menjadi tidak efisien dan tidak efektif.
Hal yang lain adalah dapat mempengaruhi kepuasan pelanggan.
Pengendalian :
Menetapkan dasar / standar penilaian terhadap efisiensi dan efektifitas.
Membuat laporan secara periodik untuk penilaian dan analisis terhadap sistem kerja dan kinerja karyawan.
D. KASUS INTEGRATIF : ALPHA OMEGA ELECTRONICS Alpha Omega Electronics (AOE) memproduksi berbagai produk elektronik sehari-hari, termasuk kalkulator, jam digital, radio, pager, mainan, game, dan peralatan dapur kecil. Linda Spurgeon, direktur utama AOE, mengadakan rapat dengan para eksekutif perusahaan untuk mendiskusikan dua masalah penting. Pertama, AOE telah mengalami penyusutan pangsa pasar selama tiga tahun terakhir. Kedua, masalah arus kas telah meningkatkan desakan untuk melakukan pinjaman jangka pendek. Daftar umur piutang usaha yang terbaru menunjukan peningkatan yang signifikan atas jumlah piutang pelanggan yang jatuh tempo. Akibatnya, AOE harus menambah pinjaman jangka pendeknya karena penundaan dalam penagihan pembayaran pelanggan. Selain itu, Best Value Company, jaringan ritel yang selama ini menjadi salah satu pelanggan utama AOE, baru-baru ini bangkrut. Elizabeth mengakui bahwa ia tidak yakin apakah AOE akan dapat menagih dari Best i
Value sejumlah piutang yang telah jatuh tempo. Linda merasa frustasi dengan kurangnya informasi rinci mengenai kedua masalah tersebut. Secara khusus, Linda meminta Elizabeth, Trevor, dan Ann untuk menangani masalahmasalah berikut ini : 1. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan? Informasi apakah yang dibutuhkan bagian pemasaran untuk melaksanakan tugasnya dengan lebih baik? 2. Bagaimana AOE dapat mengidentifikasi para pelanggan dan pasarnya yang paling menguntungkan? 3. Bagaimana AOE dapat meningkatkan pengawasan atas rekening kreditnya? Bagaimana suatu perubahan dalam kebijakan kredit mempengaruhi baik penjualan maupun piutang tidak tertagih? 4. Bagaimana AOE dapat meningkatkan prosedur penagihan kasnya?
III.
KESIMPULAN Keempat aktivitas dasar dalam siklus pendapatan adalah entri pesanan penjualan,
pengiriman, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas. memaksimalkan efisiensi dimana setiap fungsi ini dilakukan.
SIA harus didesain untuk SIA juga harus memsukkan
prosedur pengendalian internal yang memadai untuk menurunkan ancaman seperti penjualan yang tidak tertagih, kesalahan dalam penagihan, serta hilangnya atau penyalahgunaan persediaan dan kas. Pada rapat tingkat
eksekutif
berikutnya,
Elizabeth meringkas proposal yang
dikembangkan oleh dirinya, Trevor, dan Ann untuk memberikan informasi yang dibutuhkan agar dapat mengelola secara lebih baik hubungan dengan pelanggan dan arus kas. Beberapa dari rekomendasi tersebut adalah sebagai berikut : 1.
Melengkapi tenaga penjualan dengan komputer laptop sentuh. Trevor Whitman, wakil direktur utama bagian pemasaran, yakin bahwa AOE masih akan membutuhkan pegawai bagian penjualannya untuk mengunjungi para pelanggan, agar dapat mengidentifikasi produk tambahan mana yang dapat menguntungkan jika dipertahankan.
2.
Meningkatkan efisiensi proses penagihan dengan meningkatkan jumlah pelanggan yang setuju untuk berpartisipasi dalam hubungan penjualan tanpa faktur, jika memungkinkan,
i
melalui EDI (Electronic Data Interchange) untuk mengirimkan faktur-faktur ke para pelanggan tersebut yang masih membutuhkannya. 3.
Dalam usaha untuk memperbaiki layanan pelanggan, bekerja sama dengan para pelanggan utama untuk mendapatkan akses ke data POS (Point of Sale) mereka agar AOE dapat membantu mereka untuk mengelola dengan lebih baik persediaan produk mereka.
4.
Secara periodik survei para pelanggan mengenai kepuasan mereka dengan produk-produk dan kinerja AOE.
5.
Perbaiki efisiensi penagihan kas dengan mendorong para pelanggan yang memiliki kemampuan EDI untuk berpindah ke FEDI (Financial Electronic Data Interchange) agar AOE menerima baik dana maupun data kiriman uangnya secara bersamaan.
6.
Melakukan follow up ke konsumen mengenai tagihan yang akan jatuh tempo, data tagihan ini di dukung oleh sistem akuntansi.
7.
Melakukan konfirmasi piutang.
i
DAFTAR PUSTAKA
Marshall B. Romney dan Paul John Steinbart, 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kesembilan. Jakarta : Salemba Empat.
i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR
………………………………………………
i
I.
PENDAHULUAN
………………………………………………
1
II.
PEMBAHASAN A. AktivitasBisnis Siklus Pendapatan ……..….…………………
2
1. Entri Pesanan Penjualan …….……………………….
2
2. Pengiriman …………………………………………….
7
3. Penagihan dan Piutang Usaha …………………………
10
4. Penagihan Kas ………………………………………….
12
…….………………………..
13
C. Pengendalian : Tujuan, Ancaman, dan Prosedur ………………
14
………………………………………………………
19
B. Prosedur Pemrosesan Informasi
D. Kasus
III. KESIMPULAN
……………………………………………..
20
DAFTAR PUSTAKA
………………………………………………
22
i
universitas trisakti
MAKALAH BAB XI SIKLUS PENDAPATAN
Disusun oleh :
FRANSISKUS HADIANTO ( 123041018 ) HENNY ( 123041020 ) HERRI RAKHMAT ( 123041021 ) LIA NURLIA NINGSIH ( 123041023 )
i
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan kekuatan sehingga penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Penyusunan makalah ini dimaksudkan untuk memenuhi sebagian dari tugas sistem informasi akuntansi. Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna terutama karena keterbatasan kemampuan penulis. Segenap kemampuan telah penulis curahkan untuk dapat menyelesaikan makalah ini. Namun demikian penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penyusunan makalah ini. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran dari para pembaca agar pada masa yang akan datang penulis dapat memperbaikinya. Penulis berharap bantuan yang telah diberikan kepada penulis mendapat imbalan yang setimpal dari Tuhan Yang Maha Esa, dan akhirnya penulis mengharapkan mudah-mudahan skripsi ini bermanfaat bagi para pembaca.
Jakarta, Juli 2005
Penulis
i
