AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN
Siklus adalah rangkaian dua komponen atau lebih yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.Siklus pendapatan (revenue cycle) adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut (Romney & Steinbert, 2005). Ada empat aktivitas dasar dasar bisnis dalam siklus pendapatan: 1. ENTRI PESANAN PENJUALAN Siklus pendapatan dimulai dari penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan, melakukan proses memasukkan pesanan penjualan. Dokumen yang dibuat dalam proses memasukkan pesanan penjualan (sales order). Proses memasukkan pesanan penjualan mencakup tiga tahap : •
Mengambil pesanan dari pelanggan
•
Memeriksa dan menyetujui kredit dari pelanggan
•
Serta memeriksa ketersediaan persediaan
2. PENGIRIMAN Pengambilandan Pengepakan pesananan Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengmbilan dan pengepakan. Pengiriman pesanan Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. 3. PENAGIHAN DAN PIUTANG USAHA •
Penagihan
Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran. •
Pemeliharaan data piutang usaha
Fungsi piutang usaha yaitumenggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk mendebit rekening pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima. 4. PENAGIHAN KAS Langkah terakhir dari siklus pendapatan adalah menerima pembayaran. Yang melakukan aktivitas ini adlah kasir.
PROSEDUR PEMROSESAN INFORMASI
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
•
Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
•
Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
•
Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
•
Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
•
Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
•
Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
•
Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
•
Keefektifan iklan dan promosi
•
Kinerja staf penjualan
•
Pengeluaran piutang ragu – ragu dan kebijakan kredit
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan2 tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN DAN PROSEDUR
Di dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai: •
Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar,
•
Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi),
•
Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat,
•
Semua transaksi dicatat dengan akurat,
•
Aset (kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian,
•
Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Ancaman dan pengendalian Ada beberapa ancaman dan pengendaliannya pada siklus pendapatan ini, umumnya seperti : a. Kehilangan Data, Pengendalian untuk hal ini adalah pengendalian akses (secara fisik dan logis). b. Kinerja yang buruk, Pengendalian untuk hal ini adalah melakukan persiapan dan tinjauan laporan kinerja.
1. Penerimaan pesanan penjualan •
Pada aktivitas entri pesanan penjualan ada beberapa ancaman antara lain:
•
Pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat.
•
Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.
•
Terjadi legitimasi pesanan.
•
Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.
Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : •
Pemeriksaan edit entri data.
•
Persetujuan kredit oleh manajer bagian kredit, bukan oleh fungsi penjualan; catatan yang akurat atas saldo rekening pelanggan.
•
Tanda tangan di atas dokumen kertas, tanda tangan digital dan sertifikat digital untuk ebusiness.
•
Sistem pengendalian persediaan.
2. Pengiriman barang Pada aktivitas pengiriman barang ada beberapa ancaman antara lain : •
Kesalahan jumlah barang, alamat ataupun jenis barang yang dikirim.
•
Pencurian persediaan.
Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : •
Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan, pemindai kode garis, pengendalian aplikasi entri data.
•
Batasi akses fisik ke persediaan. Dokumentasi semua transfer internal persediaan. Perhitungan fisik persediaan secara periodik persediaan dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah yang dicatat.
3. Penagihan dan piutang usaha Pada aktivitas penagihan dan piutang usaha ada beberapa ancaman antaralain: •
Kegagalan untuk menagih pelanggan.
•
Kesalahan dalam penagihan.
•
Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha.
Pengendalian yang bisa dilakukan, yaitu : •
Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan. Pemberian nomor terlebih dahulu ke semua dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik. Rekonsiliasi kartu pengambilan dan dokumen pengiriman dengan pesanan penjualan.
•
Pengendalian edit entri data dan daftar harga.
•
Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar; laporan bulanan ke pelanggan
4. Penagihan kas Pada aktivitas penagihan kas ancaman yang biasa terjadi adalah : •
Pencurian Kas.
Hal ini dapat diatasi dengan beberapa cara, yaitu : Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan; Rekonsiliasi periodik laporan bank dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.
KEBUTUHAN INFORMASU SIKLUS PENDAPATAN DAN MODEL DATA
SIA didesain untuk mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data kegiatan bisnis agar manajemen mendapatkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan.
Kebutuhan Informasi Siklus Pendapatan
1. Data Operasional Data operasional dibutuhkan untuk mengawasi kinerja dan untuk melakukan tugas-tugas rutin berikut ini : •
Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan
•
Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak
•
Menentukan ketersediaan persediaan
•
Memilih metode untuk mengirim barang
2. Informasi Sekarang dan Masa Lalu Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini : •
Menentukan harga produk dan jasa
•
Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
•
Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
•
Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
•
Merencanakan kampanye pemasaran yang baru
3.Penilaian Kinerja SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini : •
Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
•
Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
•
Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
•
Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
•
Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
•
Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
•
Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
•
Keefektifan iklan dan promosi
•
Kinerja staf penjualan
•
Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit
