BAB 1
Teknik dan Metode Manajemen Proyek A. Jenis Metodologi Manajemen Proyek - PERT charts. - Gantt charts. - Event Chain Diagrams. - Run charts. - Project Cycle Optimisation. - Dan lain-lain. Di antara metode-metode yang ada, metode Pert Chart dan metode Gantt Chart-lah yang saling banyak digunakan. Sedangkan software untuk mengelola proyek, untuk lingkungan Indonesia, yang sering dijumpai atau banyak digunakan adalah Microsoft Project. Di dalam Software Microsoft Project, kedua metode manajemen proyek ini (Pert Chart dan Gantt Chart) sudah terdapat di dalamnya. Karena sifatnya yang cukup teoritis dan juga faktor kompleksitas tentang pembahasan teknik dan metode manajemen proyek, maka perlu kajian khusus mengenai hal ini. Pembahasan tentang materi ini tentunya perlu dibahas dalam pembahasan tersendiri (yaitu topik-topik tingkat lanjut manajemen proyek). Dalam pembahasan ini akan diterangkan
tinjauan
implementasi
secara
langsung
(praktik
di
lapangan).
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia, masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya
manajemen
proyek.
Pentingnya
faktor
manusia
dinyatakan
dalam model kematangan kemapuan Manajemen proyek manusia (a people management capability maturity model/ PM-CMM) yang berfungsi untuk meningkatkan kesiapan organisasi perangkat lunak (sistem informasi) dalam menyelesaikan masalah dengan melakukan kegiatan menerima, memilih, kinerja manajemen proyek, pelatihan, kompensasi, pengembangan karier. Dasar-Dasar Organisasional Organisasi adalah sistem yang saling mempngaruhi dan salaing bekerja sama antara orang yang satu dngan orang yang lain dalam suatu kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang telah disepakati bersama. Organisasi merupakan sistem maka terdiri dari beberapa elemen Manajemen proyek yaitu : Pendalaman Materi| 1
1. Orang, dalam organisasi harus ada sekelompok orang yang bekerja dan salah satunya ada yang memimpin organisasi tersebut. 2. Tujuan, dalam organisasi harus ada tujuan yang harus dicapai, baik dalam jangka pendek maupun jangka panjang. 3. posisi, setip orng yang ada dalam suatu organisasi akan menmpati posisi atau kedudukannya masing-masing. 4. pekerjaan, setiap orang yang ada dalam organisasi tersbut mempunyai pekerjaan (job) masing-masing sesuai dengan posisinya. 5.
Teknologi,
untuk
mencapai
tujan
orgnisasi
membutuhkan
teknologi
untuk
membantu dalam pengolahan data menjadi suatu informasi. 6. struktur, struktur organisasi merupakan pola yang mengatur pelaksanaan pekerjaan dan hubungan kerja sama antar setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut. 7. lingkungan luar, merpakan elemen yang sangat penting dan akan mempengaruhi keberhasilan suatu organisasi, misalnya adanya kebijakan pemerintah tentang organisasi. Prinsip-prinsip organisasi adalah nlai-nilai yang digunakan sebagai landasan kerja bagi setiap orang yang ada dalam organisasi tersebut untuk mencapai keberhasilan tujuan yang telah disepakati. Prinsip-prinsp yang ada dalam organisasi meliputi : 1. tujuan orgnisasi yang jelas
2. . tugas yang dilakukan harus jelas 3. pembagian tugas yang adil 4. penempatan posisi yang tepat 5. adanya koordinasi dan integrasi Manajemen proyek dalam organisasi terdiri dari tiga tingkatan pembuat keputusan manajemen yaitu : manajemen tingkat bawah (operasional), manajemen tingkat menengah (perencanaan dan kontrol manajerial) dan manajemen tingkat atas (strategik). Setiap level memiliki tanggung jawabnya sendiri-sendiri dan semuanya bekerja
sama
dalam
mencapai
tujuan
dan
sasaran.
Manajemen proyek tingkat bawah (operasional) Pendalaman Materi| 2
- Manajer operasional membuat keputusan berdasarkan aturan-aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan menghasilkan hal-hal yang dapat diprediksikan bila diterapkan dengan benar. - Manajemen proyek tingkat menengah Manajer tingkat menengah membuat perencanaan jangka pendek dan mengontrol keputusan-keputusan tentang bagaimana sumberdaya bisa -
dialokasikan
Manajer
dengan
strategik
baik
membuat
Manajemen
proyek
keputusan-keputusan
tingkat yang
atas
akan
(strategik)
membimbing
manajer operasional dan manajer tingkat menengah. Ada tiga garis besar yang dibahas dalam manajemen proyek untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu : 1. Perencanaan Untuk mencapai tujuan, sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang. Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan
segala
program
teknis
dan
administrasi
agar
dapat
diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, mutu, biaya dan keselamatan kerja. Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan, rekayasa nilai, perencanaan area manajemen proyek (biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi. 2. Penjadwalan Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya, tenaga kerja, peralatan, material), durasi Penjadwalan
proyek
permasalahannya.
dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek.
mengikuti
Proses
perkembangan
monitoring
dan
proyek
updating
selalu
dengan
berbagai
dilakukan
untuk
mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek. Ada beberapa
metode
untuk
(hanummCurve), Barchart,
mengelola
penjadwalan
proyek,
Penjadwalan Linear (diagram
yaitu
Kurva
S
Vektor), Network
Planning dan waktu dan durasi kegiatan. Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula, maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan.
Pendalaman Materi| 3
3. Pengendalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek. Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek. Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya, waktu , mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur. Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan, pemeriksaan, koreksi yang dilakukan selama proses implementasi. B. Metodologi Manajemen Proyek Sistem Informasi RUP (Rational Unified Process Rational Unified Process (RUP) merupakan suatu metode rekayasa perangkat lunak yang dikembangkan dengan mengumpulkan berbagai best practises yang terdapat dalam industri pengembangan perangkat lunak. Ciri utama metode ini adalah menggunakan use-case driven dan pendekatan iteratif untuk siklus pengembangan perankat lunak. Gambar dibawah menunjukkan secara keseluruhan arsitektur yang dimiliki RUP. RUP menggunakan konsep object oriented, dengan aktifitas yang berfokus pada pengembangan model dengan menggunakan Unified Model Language (UML). Melalui gambar dibawah dapat dilihat bahwa RUP memiliki, yaitu: Dimensi pertama digambarkan secara horizontal. Dimensi ini mewakili aspek-aspek dinamis dari pengembangan perangkat lunak. Aspek ini dijabarkan dalam tahapan pengembangan atau fase. Setiap fase akan memiliki suatu major milestone yang menandakan akhir dari awal dari phase selanjutnya. Setiap phase dapat berdiri dari satu beberapa iterasi. Dimensi ini terdiri atas Inception, Elaboration, Construction, dan Transition. Dimensi kedua digambarkan secara vertikal. Dimensi ini mewakili aspek-aspek statis dari proses pengembangan perangkat lunak yang dikelompokkan ke dalam beberapa disiplin. Proses pengembangan perangkat lunak yang dijelaskan kedalam beberapa disiplin terdiri dari empat elemen penting, yakni who is doing, what, how dan when. Pendalaman Materi| 4
1. Dimensi ini terdiri atas Business Modeling, Requirement, Analysis and Design, Implementation, Test, Deployment, Configuration dan Change Manegement, Project Management, Environtment.
Gambar Arsitektur Rational Unified Process
Pada penggunaan kedua standard tersebut diatas yang berorientasi obyek (object orinted) memiliki manfaat yakni: • Improve productivity Standard
ini
dapat
memanfaatkan
kembali
komponen-komponen
yang
telah
tersedia/dibuat sehingga dapat meningkatkan produktifitas • Deliver high quality system Kualitas sistem informasi dapat ditingkatkan sebagai sistem yang dibuat pada komponenkomponen yang telah teruji (well-tested dan well-proven) sehingga dapat mempercepat delivery sistem informasi yang dibuat dengan kualitas yang tinggi.
Pendalaman Materi| 5
• Lower maintenance cost Standard ini dapat membantu untuk menyakinkan dampak perubahan yang terlokalisasi dan masalah dapat dengan mudah terdeteksi sehingga hasilnya biaya pemeliharaan dapat dioptimalkan atau lebih rendah dengan pengembangan informasi tanpa standard yang jelas. • Facilitate reuse Standard ini memiliki kemampuan yang mengembangkan komponen-komponen yang dapat digunakan kembali untuk pengembangan aplikasi yang lainnya. • Manage complexity Standard ini mudah untuk mengatur dan memonitor semua proses dari semua tahapan yang ada sehingga suatu pengembangan sistem informasi yang amat kompleks dapat dilakukan dengan aman dan sesuai dengan harapan semua manajer proyek IT/IS yakni deliver good quality software within cost and schedule time and the users accepted. Fase RUP
Inception/insepsi
Elaboration/elaborasi
Construction/konstruksi
Transition/transisi
•
Inception –
Menentukan Ruang lingkup proyek
–
Membuat ‘Business Case’
–
Menjawab pertanyaan “apakah yang dikerjakan dapat menciptakan ‘good business sense’ sehingga proyek dapat dilanjutkan
•
Elaboration –
Menganalisa berbagai persyaratan dan resiko
–
Menetapkan ‘base line’
–
Merencanakan fase berikutnya yaitu construction
Pendalaman Materi| 6
•
Construction –
Melakukan sederetan iterasi
–
Pada setiap iterasi akan melibatkan proses berikut: analisa desain, implementasi dan testing
•
Transistion –
Membuat apa yang sudah dimodelkan menjadi suatu produk jadi
–
Dalam fase ini dilakukan: •
Beta dan performance testing
•
Membuat dokumentasi tambahan seperti; training, user guides dan sales kit
•
Membuat rencana peluncuran produk ke komunitas pengguna
Peran Use Case Pada Setiap Fase •
•
•
Inception –
Menolong mengembangkan scope proyek
–
Menolong menetapkan penjadwalan dan anggaran
Elaboration –
Menolong dalam melakukan analisa resiko
–
Menolong mempersiapkan fase berikutnya yaitu konstruksi
Construction –
Melakukan sederetan iterasi
–
Pada setiap iterasi akan akan melibatkan proses berikut: analisa desain, implementasi dan testing
•
Transistion –
Membuat apa yang sudah dimodelkan menjadi suatu produk jadi
–
Dalam fase ini dilakukan: •
Beta dan performance testing
•
Membuat dokumentasi tambahan seperti; training, user guides dan sales kit
•
Membuat rencana peluncuran produk ke komunitas pengguna
Pendalaman Materi| 7
Penerapan Tahapan Metodologi Pengembagan Perangkat Lunak dengan Menggunakan RUP (Contoh Kasus) Metodologi
Rational
Unified
Process
(RUP).
Metode
RUP
merupakan
metode
pengembangan kegiatan yang berorientasi pada proses. Dalam metode ini, terdapat empat tahap pengembangan perangkat lunak yaitu: Inception Pada tahap ini pengembang mendefinisikan batasan kegiatan, melakukan analisis kebutuhan user, dan melakukan
perancangan awal perangkat lunak (perancangan
arsitektural dan use case). Pada akhir fase ini, prototipe perangkat lunak versi Alpha harus sudah dirilis Elaboration : Pada tahap ini dilakukan perancangan perangkat lunak mulai dari menspesifikasikan fitur perangkat lunak hingga perilisan prototipe versi Betha dari perangkat lunak. Construction Pengimplementasian rancangan perangkat lunak yang telah dibuat dilakukan pada tahap ini. Pada akhir tahap ini, perangkat lunak versi akhir yang sudah disetujui administrator dirilis beserta dokumentasi perangkat lunak. Transition Instalasi , deployment dan sosialisasi perangkat lunak dilakukan pada tahap ini.
Pendalaman Materi| 8
