A. Manajemen Proyek dan Manajer Proyek 1. Manajemen Proyek Profesional MP adalah orang yang bisa berorganisasi, mempunyai perhatian akan asumsi org. dalam hal ini peran/ tugas. Teknisi manajemen proyek perlu memastikan bahwa proyek EHR berkaitan erat dengan banyak pihak, membutuhkan waktu dan budget.
a. Standar manajemen Proyek MP mengaplikasikan pengetahuan, ketrampilam, alat dan teknik untuk melaksanakan aktivitas proyek untuk memenuhi syarat proyek. MP formal sering diperlukan jika : proyek berkompetisi dengan proyek-proyek lain atau untuk menangani aktifitas sehari-hari, waktu, biaya, resiko dan kualitas. Membantu pertemuan berbagai pihak dengan tingkat keperluan dan harapan yang berbeda MP merupakan ”batang tubuh”yang disetujui oleh ANSI Adanya institut MP di Newton Square, Pennsylvania yang mempunyai 100.000 anggota yang mengembangkan dan mengelola standar . Mengeluarkan sertifikat untk Profesional MP (PMP) dan sertifikat untuk asosiasi MP (CAPM) b. Tahapan Projek dan Life cycle Secara alamiah suatu proyek itu akan berubah dari hari perhari sebab proyek itu adalah unik , biasanya adalah suatu yang spesifik pada awal dan akhir. Aspek awal dan akhir dikualifikasi dengan kata “generally” sebab beberapa proyek telah mulai sebelum MP secara resmi dibuka. Hal ini sering terjadi dengan EHR dimana bermacam-macam proyek IT yang telah mengenalkan migration path pada tahap awal. Eventually.. bagaimanapun , dikatakan bahwa rintangan yang besar adalah Proyek yang signifikan. Bahkan kemudian Teknik MP yang formal mungkin tidak digunakan hingga didapat proyek dalam kondisi trouble. Kemajuan yang adekuat tidak ada. Persaingan kepentingan sulit dipecahkan. Proyek dengan waktu dan biaya yang meningkat. Tujuan proyek tidak dicapai. Table 3.2 Project management knowledge areas
Project Integration Management (Integrasi) Project Scope Management (Ruang Lingkup) Project Time Management (Jadwal/ Waktu) Project Cost Management
Summary of key tasks Project planning Change control Project authorization Scope Planning Activity definition, sequencing, and duration estimating Schedule development and control Resource planning
(Biaya) Project Quality Management (QA) Project Human Resources Management (SDM) Project Communication Management Komunikasi)
Project Risk Management (Resiko) Project Procurement Management (Perbekalan)
Project cost estimating, budgeting and control Evaluating overall project performance and monitoring specific project results Summary of key tasks Organizational planning Staff acquisition and team development Communication planning and distribution channel Project performance reporting Administrative closure on key phases or project completion Managing adverse events that may stall or derail project/ memperlambat atau keluar jalur Planning solicitations/ permintaan Source selection Contract management
Proyek juga mempunyai akhir yang spesifik. Sulit dicapai proyek EHR sebab perjalanannya yang panjang dan bergelombang, dan komponen baru secara berkesinambungan diidentifikasi. Proyek mempunyai titik akhir, dan baru dievaluasi hasilnya. Mungkin proyek perlu dibagi dalam beberapa tahap agar tidak terlalu panjang dan lama, wlaupun dibagi dlam beberapa tahap namun tetap dilakukan monitoring dan evaluasi terus menerus. Perbaiakan mungkin memerlukan protek yang baru samasekali. Untuk mendapatkan EHR yang tepat perlu dilakukan batasan dan bagian dari phase proyek. (Figure 3.1 hal 50)
1) Initiating processes Pada awal proses meliputi: formulasi proyek, studi kelayakan, disain dan persetujuan strategic. Pada tahap ini visi EHR u. org. disusun dan dijelaskan
seluruh migration path u.mencapai visi tersebut . Studi kelayakan meliputi penilaian kesiapan, analisis ROI secara umum, penilaian secara teknis dari bermacam-macam bagian dari infrastruktur EHR Tujuan tahap ini adalah untuk melihat ruang lingkup dari proyek, mengestimasi biaya, dan persetujuan dari manajemen senior. Pada tahap ini dilakukan oleh kelompok kecil yang terdiri dari perwakilan dari sebagian besar stakeholders. Penyusunan EHR di bawah IT atau dept.klinik tidak akan mencapai tujuan terbesar untuk mengadopsinya. 2) Planning Processes Pada proses ini focus pada hal spesifik Sesudah proyek EHR disetujui, migration path dikembangkan, dengan parameter biaya dan batas waktu. Beberapa proyek EHR istilah “migration path” digunakan “Rencana Proyek “atau “Rencana Strategik “. Konsep migration path akan dibicarakan pada bab 5. Fungsi , teknologi dan pengguna EHR sudah dijelaskan pada bab I Pada tahap ini termasuk menetapkan MP formal, Tim komite, dan tim yang bertugas, memilih vendor, dan negosiasi kontrak, mengembangkan rencana implementasi yang lebih detail. 3) Executing Processes Pada tahap ini adalah tahap implementasi yang aktual Jika tidak dilakukan pada tahap2 tahap ini harus ada ukuran realisasi keuntungan untuk memastikan sudah sesuai dengan tujuan jika EHR siap saat berjalan. Walaupun pengukuran penting , definisi awal memastikan bahwa nilai betul–betul dipertimbangkan . Pada tahap ini juga mendatangkan software dan hardware, menfisain screen, membuat kebijakan dan table, merevisi workflow, menginstall hardware dan software, melakukan test, mengimplementasi prosedur baru, dan pelatihan. Seluruh komponen harus didayagunakan sebelum diimplementasikan. Sponsor perlu melakukan monitoring dan analisa . 4) Closing Processes Pada tahap ini perlu ada feedback untuk mengkoreksi ata menyiapkan tahap berikutnya dari migration path EHR. Juga memastikan bahwa anggota tim sebagai tenaga oprasional dan pendukung produksi telah menggunakan EHR. 5) Controlling Processes Tahap ini adalah meliputi dari awal sampai akhir: dari proyek lifecycle: tim identifikasi fungsi MP, teamwork pendukung dan fasilitas, tahap –tahap yang berkelanjutan berjalan denga tepat, tiap tahap telah mencapai alokasi SD yang disediakan, pendidikan dan memberikan feedback, menglola perubahan, menyatakan dan merayakan sukses dan melaporkan perkembangan.
2. Manajer Proyek Leadership Communication Negotiation Problem Solving Influence
3. Teknik Manajemen Proyek Selain dari pengetahuan dan ketrampilan yang harus dipunyai oleh MP, perlu ada alat dan teknik berupa software yang membantu perencanaan dan pilihan fasilitas. Biasanya dipakai Microsoft Proyect. Komponen dasar: Gantt chart memberi ilustrasi tentang tugas, tahaptahap, kejadian penting, awal dan akhir serta tanggal. PERT Chart membantu mengevaluasi jadwal, membuat keputusan berdasarkan keterkaitan, mengkritisi tugas , min, max, dan AVG waktu dari tugas. Mengkalkulasi dan menelusuri biaya proyekdan memberi scenario untuk mengurangi biaya dalam ruang lingkup proyek dan sumber daya yang ada. Terakhir software juga memberi peluang untuk bertukar informasi dan file proyek diantara anggota tim melalui email, hyperlink dan berbagai software lainnnya seperti “Lotus Note” , intranet designer juga bisa mengcreate file untuk di sharing. Selain itu juga sering digunakan” Balance scorecards, key performance indicators (KPI), dashboard. Balance scorecards adalah suatu system untuk mengukur dan mengelola metrics yang telah ditetapkan yang berasal dari SD dan meluruskan metrics dengan tujuan strategic dari org. KPI adalah pengukuran secara kuantitatif , yang sebelumnya telah disepakati, yang mencerminkan factor-faktor keberhasilan dari org. Dashboard ialah alat untuk mengumpulkan data dari berbagai sumber yang disatukan dari berbagai ukuran menjadi satu. Ahli Q Improvement biasanya menggunakan metrics untuk memonitor produktivitas dan performance. (Figure 3.6)
B. Struktur organisasi dan Peran dari partisipan Struktur org. disusun berdasarkan:fungsi, unit bisnis atau keduanya. Bila proyek sedang berjalan, terjadi tunjuk silang seperti Proyek EHR, anggotanya tdd. Bermacam-macam bagian, laporan sementara diberikan kepada MO berupa lap.matrix. Anggota tim membuat laporan aktifitas sehari-hari M.senior menjali persahabatan dengan Mpdengan membuat laporan matrix mengenai alokasi SD untuk anggota staf untuk medapat kompensasi bila bekerja melebihi jam kerja. MP secara terus menerus melakukan pendekatan pada anggota tim agar dapat melakukan tugas untuk mencapai keberhasilan. Situasi yang ideal MS dan anggota tim membuat laporan ke MP dan kemudian MP memberikan feedback terhadap kinerja secara keseluruhan. Composition of EHR Steering Committee Members Purpose EHR Project Manger Memberikan arahan dan dukungan bagi proyek EHR User representative (dari fungsi Utama Mengerti akan data yang diminta dan arus dan unit bisnis termasuk: ahli kerja, mengevaluasi secara fungsional informatika, staf medis, Bag.Penelitian, system yang baru dan kemampuasn untuk QI, pengguna dan pengirim data klinis mengimplementasikan proses dan arus lainnya kerja, dapat menerima EHR adoption Members Purpose IT Professionals: application, operations, Mengerti dan mengevaluasi kemampuan
network, telecommunications HIM Proffesionals
teknis dari system dan tingkat yang”fit” Mlakukan analisis data, memastikan kualitas data, mendukung arus kerja dan data, mengawasi data sets, beraksi sebagai perantara data Internal consultants ( bila diperlukan: Memberikanestimasi probabilitas dan analis keuangan, Manejer yang dikontrak, kritikalitas, memberikan cara untuk SDM, Terkait dg buruh , Hukum) mengontrol, mewakili kepentingan pelanggan Members Purpose Memberi pandangan untuk membuat Trainers pelatiahan dan program pelatihan Corporate Compliance Official Mengkoordinasikan aktifitas Information Privacy Official Information Security Official Executive Sponsor Mewakili Manajemen.Senior : mengintepretasikan pesan untuk Manajemen Senior
C. Team Building Membangun Tim Memastikan adanya kerjasama Tim Asuhan Kesehatan Memfasilitasi pertemuan
D. Change Management Perubahan MIK: Standar JCAHO untuk akreditasi memasuki standar Informasi Manajemen yang didisain bias digunakan untuk system paper based, system elektronik, atau system hybrid. Batasan Departemen IT dan HIM tidak tegas , tapi baik fungsi, proses dan elemen kinerja akan memperhatikan tujuan dalam mendukung keputusan untuk : • meningkatkan hasil pelayanan pada pasien, • meningkatkan dokumentasi asuhan kesehatan, • memastikan keselamatan pasien, • meningkatkan kinerja asuhan pasien, pengobatan, pelayanan, peraturan , manajemen dan proses pendukung. (JCAHO 2004) EHR tidak hanya mengubah dokumen dokter dan menggunakan HI tapi akan mengubah secara signifikan dep. IT dan HIM
Perubahan Departemen IT Perubahan IT dep pada pencapaian yang lebih signifikan, keterlibatan user, dan focus pada data & informasi lebih dari teknologi. Mengimplementasi dan memelihara teknologi merupakan fungsi pokok yang mnyisakan bagian penting dari fungsi Ittapi mungkin dibentuk
dalam mode “ Dept without walls”. Staf IT diharapkan bekerja lebih dekat secara fisik dan logic dengan pengguna IS. Teknisi menjadi suatu tim dengan ahli informatika yang mungkin beranggotakan dokter, perawat, atau profesi lainnya. Teknisi mungin perlu lebih mengetahui dibidang data dan informasi dalam proses tidak hanya machinery untuk mengumpulkan data, menyimpan, dan medisain screen dan mencetak laporan. Dept. IT lebih aktif tapi tidak hanya sendirm berpartisipasi dalam pengambilan keputusan IT. Staf IT mungkin perlu untuk melatij kreatifitas dan inovasi mereka melalui adopsi expanded dari IS. Juga staf IT mungkin diharapkan mempunyai ketrampilam dalam berkomunikasi dan operasional asuhan kesehetan Outsourcing IT IT sering dilakukan baik untuk sebagian atau seluruh proses IT. HIMSS ( Healthcare Information System Society) mengembangkan pendidikan dan sertifikasi untuk membantu staf IT dalam IT asuhan kesehatan. Dan perannya dalam proses data dan informasi.. Profesional yang bersertifikat dalam HIMS menjamin professional yang mempunyai kualifikasi yang baik di bidangnya. Perubahan Departemen MIK Dept. HIM juga diharap sebagai” “ Dept without walls”. Secara lebih luas, HER yang menyeluruh yang dicitacitakan oleh IOM akan berarti tidak menangani paper charts, tidak ada lembaran yang hilang, tidak ada fotocopy RM. Koding diagnosa dan prosedur sudah dibuat secara online. Dengan menggunakan standard medical vocab., koding akan otomatis terjadi jika professional koding memonitor kualitas data, mengelola standard vocab dan membuka sumber data. . Dengan teknologi yang tinggi dan mutakhir transkripsi/ pencatatan juga telah dipengaruhi dengan cara suara dan tulisan tangan, dimana professional traskripsi . AHIMA secara terus meerus memonitor peran dan fungsi professional HIM. Profesional HIM harus mengambil keuntungan dari peran yang lebih luas dan baru ini, dan kesempatan kerja dengan ahli informatika dan menggaji ahli informatika. Mereka merupakan anggota inti dari tim Proyek EHR . Sebagai penghubung antara dokter yang menggunakan dan staf IT, mereka harus memastikan privacy dan security (termasuk kerahasiaan, integritas, dan ketersediaan dari IK dan penggunaan data. Banyak dari proesional HIM mencari panduan sejak awal di tim proyek EHR
Perubahan Ahli Informatika Beberapa referensi telah dibuat untuk bidang informatika, perawatan dan yang bergabung dengan ahli informatika AMIA (The American Medical Informatics Association) menyatakan Medical Informatics merupakan suatu disiplin “ to do with all aspects of understanding and promoting the effective organization, analysis, management and use of information in health care” (AMIA 2004). Setiap dokter, perawat dan disiplin kesehatandapat mengembangkan khusus diareanya masing-masing untuk memastikan bahwa penggunaan teknologi sebagai alat integral dalam membantu mengorganisasi, menganalisa dan menggunakan informasi. Sejumlah universitas membuka program master dibidang disiplin Informatika.
E. Conclusion
Dapat dijelaskan bahwa banyak individu berkontribusi untuk mencapai visi, mengembangan dan mengadopsi EHR . Sebagai suatu proyek yang berproses untuk mencapai suatu EHR yang meliputi komitmen dari M Senior, melalui PM pada setiap individu dari anggota tim dan terakhir pengguna EHR. Sebagai away of life in the future kebutuhan EHR mengubah peningkatan dari semua aspek asuhan kesehatan, dari produktifitas professional melalui kualitas asuhan pasien/ kepuasan pelanggan.
