MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES
Kelompok 1: Cicih Nur Eish (H1L014006) Rifqi Fadhila A (H1L014016) Fajar Muzaky (H1L014019) Ade Laksmi H (H1L014020) Malvin Yosef S (H1L014021) Dinar Nur Baeti (H1L014023)
Siklus Hidup Produk Tahapan Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). 1. Perencanaan sebuah produk 2. membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru. 3. membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek.
4. fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak.
Fase Kegiatan Siklus Hidup Produk • Perencanaan (Planning) • Analisis (Analysis) • Perancangan (Design) • Implementasi (Implementation) • Dukungan (Support)
Model Metodologi Pengembangan Sistem • Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan secara linier. • Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik dibandingkan pendekatan linier. • Model Incremental Release
• Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas. • Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk memperjelas dan memenuhi kebutuhan user.
Siklus Hidup Proyek Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut.
Fase – Fase Hidup Proyek • Penyusunan Konsep (Concept) Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek. • Pengembangan (Development) Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan), estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci. • Pelaksanaan (Implementation) Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase ini.
• Penyerahan Proyek (Close-out) Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase ini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya dibubarkan.
4 Kerangka Pemahaman Organisasi • Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan kontrol. • Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia. • Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini. • Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event. Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini.
Bentuk Struktur Organisasi • Struktur Organisasi Fungsional Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen. • Struktur Organisasi Proyek Struktur organisasi yang memandang fungsifungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan • Struktur Organisasi Matriks Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.
Kunci Keberhasilan Proyek IT • Dukungan eksekutif • Keterlibatan user • Pengalaman manajer proyek
• Sasaran bisnis yang jelas • Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas) • Infrastruktur software • Kebutuhan dasar perusahaan • Metodologi formal • Perkiraan yang baik (akurat)
Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen komitmen top manajemen merupakan salah satu faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik.
Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek IT. Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibat pelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan proyek IT. Memperbantukan tenaga non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas seberapa jauh komitmen organisasi terhadap IT.
Kebutuhan akan Standar Organisasional Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasi akan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur kegiatan yang berlaku.
Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek. Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran dari proyek itu sendiri.
Garis Besar Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek •
Mendefinisikan scope/lingkup proyek
•
Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan)
•
Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS)
•
Mengembangkan flow chart manajemen proyek
•
Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya
•
Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek
•
Identifikasi dan evaluasi resiko
•
Identifikasi ketergantungan antar aktivitas
•
Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis
•
Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek
•
Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya
•
Mengelola proses kontrol perubahan
•
Membuat laporan kemajuan proyek
Estimasi kebutuhan waktu
Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek •
Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi).
• Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing). •
Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi.
• Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki kemampuan pendelegasian. • Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun.
•
Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek
Ciri-ciri Manajer Proyek
Gugus Proses Manajemen Proyek Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi :
