6/5/2010
SESI 2. MK. Manajemen Program Kesehatan “Prinsip-Prinsip Manajemen Program & Manajemen Proyek
Manajemen Program dan Manajemen Proyek Kesehatan Yodi Mahendradhata Bagian IKM, Fakultas Kedokteran, Universitas Gadjah Mada
1
Struktur sesi
Mengapa kita memerlukan manajemen proyek/program? Prinsip2x manajemen program kesehatan Prinsip2x manajemen proyek kesehatan Review RPKPS dan penugasan 2
1
6/5/2010
Bagian 1 1. Mengapa kita memerlukan manajemen j p program/proyek? g p y
3
Mengapa sektor kesehatan memerlukan kompetensi manajemen proyek?
Proporsi pembelanjaan proyek dlm pembelanjaan sektor kesehatan Jumlah proyek dlm sektor kesehatan Dinamika lingkungan/perubahan sektor kesehatan Proyek kesehatan -> tujuan stratejik pembangunan global 4
2
6/5/2010
Millennium development goals 1 1. 2. 3. 4. 5. 6.
7. 8.
Eradikasi kemiskinan dan kelaparan ekstrim Pencapaian pendidikan dasar universal Kesetaraan jender dan pemberdayaan wanita Menurunkan kematian anak Meningkatkan kesehatan maternal Memerangi g HIV/AIDS,, malaria,, dan penyakit2x p y lain Menjamin sustainabilitas lingkungan Mengembangkan kemitraan gobal untuk pembangunan 5
Target2x kesehatan MDG 2015
Menurunkan kelaparan ekstrim – 1/2 Menurunkan angka kematian balita -> 2/3 Menurunkan angka kematian Ibu -> 2/3 Menghentikan penyebaran HIV/AIDS
Menghentikan g penyebaran y TB dan Malaria
6
3
6/5/2010
Kesenjangan strategi-kinerja (Mankins dan Steele, 2005)
37% Realized performance Performance loss
63%
7
Faktor2x kesenjangan strategi-kinerja (Mankins dan Steele, 2005) 2%2% 12%
Penganggaran pengadaan Perencanaan
21%
Monitoring
10%
Manajemen kinerja Komunikasi Birokrasi o as
23%
14%
Kepemimpinan Komitmen
8%
8%
Lain2x 8
4
6/5/2010
Mengapa sektor kesehatan memerlukan kompetensi manajemen proyek?
Jumlah proyek dlm sektor kesehatan Proporsi pembelanjaan proyek dlm pembelanjaan sektor kesehatan Dinamika lingkungan sektor kesehatan Manajemen proyek kesehatan -> tujuan stratejik pembangunan global
9
Bagian 2. 2
Prinsip2x manajemen program p g kesehatan
10
5
6/5/2010
Aplikasi ilmu manajemen dlm sektor kesehatan
LEMBAGA PROGRAM PROYEK
11
Definisi program kesehatan
Serangkaian tugas dan aktifitas yang dikelola berdasar beberapa tujuan khusus yang bermuara pada pengendalian suatu (atau beberapa) masalah kesehatan. Ex. Program pemberantasan tuberkulosis, program kesehatan Ibu 12
6
6/5/2010
Ruang lingkup manajemen program kesehatan
Pengembangan program Implementasi program
13
1. Pengembangan program
Tujuan : mengembangkan strategi program yang berbasis pada kebijakan lembaga. Produk utama: strategi program Pengelola program dapat mempengaruhi perumusan kebijakan kelembagaan melalui: { {
Advokasi Perumusan program.
14
7
6/5/2010
1.1. Komponen strategi program
Strategi teknis { { {
Deteksi Kriteria diagnostik Tata laksana pasien
Petunjuk j teknis Petunjuk administratif
15
1.2. Efektifitas pengembangan program
Visi yang jelas akan strategi yang optimal Kapasitas interpretasi operasional kebijakan stratejik Kemampuan untuk merujuk pada bukti-bukti { {
analisis situasi literatur ilmiah
Kemampuan untuk menulis strategi program secara sistematis 16
8
6/5/2010
2. Implementasi program
Fungsi utama {
Bantuan teknis
{ {
Pelatihan Coaching dan supervisi
Monitoring Evaluasi
Fungsi penunjang: manajemen sumber daya 17
2.1. Manajemen sumber daya program
Team building Upaya jaminan mutu Rencana kerja dan anggaran Manajemen logistik
18
9
6/5/2010
Tipologi proyek Penelitian Multicenter
Penelitian dasar
K Ketidakpastian
Tinggi
GFATM
Perayaan Rendah
17 Agustus Rendah
Pernikahan
Kompleksitas
Tinggi
19
Implikasi ketidakpastian bagi perencanaan proyek Aspek perencanaan
Ketidakpastian Tinggi
Rendah
Tujuan
Berkembang
Fixed
Batasan
Kabur
Jelas
Rencana kerja Garis besar
Detail 20
10
6/5/2010
Kendala2x utama manajemen proyek
SDM Penganggaran Birokrasi Estimasi Komunikasi
21
Kesuksesan proyek? Kualitas Pesawat ulang alik
GFATM Konser musik
Biaya
Waktu On time, on budget, high quality!
22
11
6/5/2010
Bagian 2 2. Prinsip2x manajemen proyek kesehatan
23
Standard2x manajemen proyek PMBOK Guide (The A temporary endeavour Project Management undertaken to create a unique Institute) product service or result product,
PRINCE2
A set of coordinated activities, with specific start and finish, pursuing specific goal with constraints on time, cost and resources
ISO
A management environment that is created for the purpose of delivering one or more business products according to a specific business case
APM (Association of Project Managers)
An endeavour in which human, material and financial resources are organized in a novel way to deliver a unique scope of work of given specification, often within constraints of costs and time, and to achieve beneficial change defined by quantitative and qualitative objectives 24
12
6/5/2010
Kebutuhan kompetensi manajemen proyek?
Project Management Body of Knowledge Interpersonal p skill
Area knowledge, g , standards & regulations
25
Project Management Body of Knowledge
Siklus kehidupan proyek Lima proses manajemen proyek Sembilan area pengetahuan
26
13
6/5/2010
Siklus kehidupan proyek? Fase intermediate
Fase final
Biaya, SDM dan n sumber daya lain
Fase inisial
27
Waktu
5 proses manajemen proyek
Inisiasi
Perencanaan
Implementasi
Monitoring & Control
Penutupan
28
14
6/5/2010
1. Proses inisiasi
Otorisasi dan definisi proyek Output { {
Project charter Preliminary project scope statement
29
1.1. Seleksi • Diskusi kepentingan proyek • Sinkronisasi tujuan proyek dengan rencana stratejik organisasi • Penetapan prioritas proyek (vs. proyek lain/kegiatan rutin)
30
15
6/5/2010
1.2. Teknik seleksi proyek • Non-numeric Non numeric – – – – –
The sacred cow The operating necessity The competitive necessity The product line extension Comparative benefit model
• Numeric 31
2. Proses perencanaan
Project j management g p plan Scope planning Scope definition Work Breakdown Structure Activity definition Activity sequencing Activity resource estimating Activity duration estimating Scheduling Cost estimating Cost budgeting
Qualityy planning p g HR planning Communication planning Risk management planning Risk identification Qualitative risk analysis Quantitative risk analysis Risk response planning Purchasing planning Contracting planning
32
16
6/5/2010
2.1. Perencanaan proyek • • • • •
Work breakdown structure Task sequencing Schedule calculation Resource assignment Budgeting
Supported by project management softwares, e.g. Microsoft Project 33
2.2. Manajemen risiko • Semua proyek mengandung unsur ketidakpastian/risiko • Manajemen risiko: identifikasi dan antisipasi risiko – Prediksi skenario masa depan p – Sistim kewaspadaan dini – Penguatan komunikasi 34
17
6/5/2010
3. Proses implementasi
Manajemen implementasi Manajemen mutu Pembentukan & pengembangan tim proyek Diseminasi informasi Bidding 35
4. Monitoring & Control
Pemantauan & pengendalian aktifitas proyek Pengendalian perubahan terpadu Verifikasi ruang lingkup Pengendalian ruang lingkup Pengendalian jadual Pengendalian biaya
Pengendalian mutu Pengendalian kinerja tim Pelaporan kinerja Mengelola stakeholders Pengendalian e ge da a da dan pemantauan risiko Administrasi kontrak
36
18
6/5/2010
5. Penutupan
Pembubaran infrastruktur proyek { {
SDM Asset
Pembelajaran proyek
37
Area pengetahuan
Project integration management Project scope management Project time management Project cost management Project quality management Project human resource management Project communication management Project risk management Project procurement management 38
19
6/5/2010
Kebutuhan kompetensi manajemen proyek
Project Management Body of Knowledge Interpersonal p skill
Area knowledge, g , standards & regulations
39
Understanding project environment
Lingkungan sosio-budaya sosio budaya Lingkungan politis lokal, nasional dan internasional Lingkungan fisik
40
20
6/5/2010
Kebutuhan kompetensi manajemen proyek
Project Management Body of Knowledge Interpersonal p skill
Area knowledge, g , standards & regulations
41
General management
Manajemen j p pembiayaan y dan akuntansi Pembelian dan pengadaan Pemasaran dan penjualan Hukum kontrak Distribusi Logistik Perencanaan stratejik, taktis dan operasional Struktur dan perilaku organisasi Manajemen SDM Keselamatan dan kesehatan kerja Teknologi informasi 42
21
6/5/2010
Kebutuhan kompetensi manajemen proyek
Project Management Body of Knowledge Interpersonal p skill
Area knowledge, g , standards & regulations
43
Interpersonal skill
Komunikasi efektif Mempengaruhi Kepemimpinan Motivasi Pemecahan masalah Negosiasi dan manajemen konflik 44
22
6/5/2010
Catatan2x akhir
45
Manajemen proyek vs program
Persamaan { { {
Berbasis SDM Keterbatasan sumber daya Perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian
Perbedaan { {
Program: berkelanjutan dan repetitif Proyek: temporer dan unik 46
23
6/5/2010
Manajemen proyek vs program Proyek
Program
Baru, belum pernah dilakukan sebelumnya
Rutin, repetitif, berkesinambungan
Dapat dikelola lintas divisi/bidang/seksi
Dikelola dlm satu divisi/bidang/seksi
Risiko tinggi
Risiko rendah
Manfaat berupa produk/hasil/layanan yg jadi tepat waktu sesuai anggaran
Nilai tambah berupa perbaikan inkremental berkesinambungan 47
‘Hukum’ manajemen proyek
Tidak ada proyek besar yang mencapai target tepat waktu sesuai anggaran Perencanaan yg buruk membuat proyek memerlukan waktu 3x lebih lama Perencanaan yg baik membuat proyek memerlukan waktu 2x lebih lama 48
24
6/5/2010
Review RPKPS dan penugasan
49
Penugasan kelompok • • • • •
Pohon masalah Pohon tujuan LogFrame Rencana Kerja Anggaran
50
25
6/5/2010
Batas pengumpulan: Jumat, 27 November 2009 Cover dg daftar nama dan nomor mahasiswa (hard + soft copy)
51
26
