BAB 2 MANAJEMEN PROYEK : KONTEKS DAN PROSES Siklus Hidup Produk Pengembangan sebuah produk pada dasarnya mengikuti tahapan yang disebut Siklus Hidup Produk (Product Life Cycle). Perencanaan sebuah produk yang akan dibuat merupakan fase awal yang dilakukan sebelum produk baru dibuat. Berdasarkan hasil perencanaan ini, fase berikutnya adalah membuat analisa berkaitan dengan pengembangan produk baru. Kelemahan dan kekurangan dari produk yang sekarang dan studi kelayakan pembuatan produk baru merupakan fokus dari fase analisis. Apabila hasil analisis merekomendasikan kelayakan dikembangkannya produk baru, maka fase kegiatan berikutnya adalah membuat desain produk baru tersebut dari berbagai aspek. Dengan hasil desain ini, maka produk baru pada akhirnya dibuat. Kegiatan ini dapat dilakukan dalam fase implementasi. Setelah produk jadi, fase evaluasi harus dilakukan dengan tujuan untuk melihat apakah produk baru tersebut sesuai dengan perencanaan sebelumnya ataukah tidak. Hasil evaluasi ini akan memungkinkan dilakukannya pengembangan-pengembangan produk yang baru lagi. Apabila diperhatikan, siklus hidup produk ini sebenarnya tidak terlepas dari pendekatan Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle – SDLC), dengan fase-fase kegiatan :
Perencanaan (Planning) Analisis (Analysis) Perancangan (Design) Implementasi (Implementation) Dukungan (Support)
Dalam penerapannya, beberapa model metodologi pengembangan sistem telah dikembangkan, misalnya : Model Waterfall : Model ini terdefisinikan dengan baik dimana pengembangan dan support sistem mempunyai jenjang/tahapan kegiatan secara linier. Model Spiral : Pada model ini, perangkat lunak dikembangkan menggunakan pendekatan iteratif atau spiral yang dirasakan lebih baik dibandingkan pendekatan linier. Model Incremental Release : Model RAD (Rapid Application Development) : Digunakan untuk mengembangkan sistem secara cepat tanpa mengabaikan kualitas. Model Prototyping : Digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk memperjelas dan memenuhi kebutuhan user. Pembahasan lebih lanjut dari masing-masing model metodologi pengembangan sistem ini dapat dibaca pada referensi-referensi mengenai analisis dan desain sistem. Siklus Hidup Proyek Pengembangan sebuah proyek sebenarnya juga tidak terlepas dari siklus hidup produk. Sebab dalam lingkup yang lebih khusus, suatu proyek pada dasarnya dapat juga dilakukan dalam rangka pengembangan sebuah produk. Jadi dalam hal ini, suatu proyek juga akan memiliki siklus hidup, yang selanjutnya disebut Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle).
1
Siklus Hidup Proyek merupakan kumpulan dari fase-fase kegiatan dalam pelaksanaan proyek. Fase-fase kegiatan dalam pengembangan sebuah proyek ini sangat bervariasi dan tergantung pada karakteristik dari proyek itu sendiri atau organisasi yang mengembangkan proyek tersebut. Namun secara umum, fase-fase ini kegiatan dalam siklus hidup proyek terdiri atas :
Penyusunan Konsep (Concept) Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek.
Pengembangan (Development) Kegiatan dalam fase ini bertujuan uuntuk menyusun perencanaan proyek (project plan), estimasi anggaran biaya dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek secara lebih rinci.
Pelaksanaan (Implementation) Fase ini merupakan fase dimana aktivitas kegiatan yang sudah direncakan dalam proyek dilaksanakan. Dalam fase ini juga dibuat estimasi biaya yang sebenarnya. Selain itu, laporan-laporan kinerja dari pelaksanaan berbagai aktivitas dalam proyek juga disusun dalam fase ini.
Penyerahan Proyek (Close-out) Fase ini merupakan akhir penyelesaian dari seluruh aktivitas dalam proyek. Dalam fase ini juga akan dipelajari berbagai aktivitas kegiatan yang sudah dilaksanakan, sebelum hasil proyek diserahterimakan kembali kepada stakeholder atau kustomer dan selanjutnya dibubarkan.
Project Feasibility Concept Concept
Sample deliverables for each phase
Development Development
Project Acquisition Implementation Implementation
Close-out Close-out
Manajement plan
Project plan
Last work package
Completed work
Preliminary cost estimate
Budgetary cost estimate
Delivery cost estimate
Lessons learned
3 level WBS
6+ level WBS
Performance report
Customer acceptance
2
Berkaitan dengan siklus hidup produk dan siklus hidup proyek dapat disimpulkan bahwa : Siklus hidup proyek dapat diterapkan untuk semua proyek, baik pada proyek pengembangan produk maupun bukan. Model siklus hidup produk sangat berbeda-beda tergantung pada sifat/karakteristik produk yang akan dikembangkan. Produk IT sebagian besar dikembangkan sebagai deretan proyek. Manajemen Proyek pada dasarnya digunakan pada semua fase siklus hidup produk. Memahami Kepentingan Stakeholder dan Struktur Organisasi Proyek Sebuah proyek akan mencapai keberhasilan melalui tiap fase proyek yang kemudian dilanjutkan pada fase berikutnya. Pertimbangan manajemen muncul dalam setiap fase untuk mengevaluasi kemajuan proyek dan kemudian disesuaikan dengan sasaran organisasi. Stakeholder proyek adalah orang-orang yang tergabung atau berkepentingan dalam aktivitas proyek. Manajer proyek harus menyisihkan waktunya untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan stakeholder proyek. Dalam hal ini senior eksekutif merupakan stakeholder yang sangat penting. Untuk membantu memahami kebutuhan dan harapan stakeholder, manajer proyek dapat menggunakan 4 kerangka pemahaman organisasi, yaitu : Kerangka Struktural ; Pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan kontrol. Kerangka Sumber Daya Manusia ; Pemahaman pada hubungan yang harmonis antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan sumber daya manusia. Kerangka Politis ; Pemahaman bahwa organisasi merupakan koalisi / gabungan dari orang-orang atau kelompok-kelompok. Konflik dan kekuasaan merupakan issue utama dalam kerangka ini. Kerangka Simbolik ; Pemahaman pada simbol dan arti berkaitan dengan suatu event. Kultur (budaya) merupakan hal yang sangat penting dalam kerangka ini. Sebagian besar organisasi memfokuskan pada kerangka struktural. Terdapat 3 macam bentuk struktur organisasi yaitu : Struktur Organisasi Fungsional Struktur organisasi yang berfokus pada garis tanggungjawab, koordinasi dan kontrol secara bertingkat menurut fungsi-fungsi manajemen. Fungsional
CEO CEO
VP VP Engineering Engineering
VP VP Manufacturing Manufacturing
VP VP IT IT
VP VP HR HR
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Struktur Organisasi Proyek Struktur organisasi yang memandang fungsi-fungsi manajemen sebagai sebuah proyek, dimana konsep manajemen proyek berlaku pada setiap area fungsi organisasi. Dan setiap proyek berada di bawah tanggunngjawab langsung seorang pimpinan (Chief Executive Officer).
3
Proyek
CEO CEO
Project Project AA Manager Manager
Project Project BB Manager Manager
Project Project CC Manager Manager
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Struktur Organisasi Matriks Struktur organisasi ini merupakan gabungan dari struktur organisasi fungsional dan struktur organisasi proyek. Para manajer proyek berada di bawah tanggungjawab seorang manajer program. Keterlibatan staf dalam suatu proyek tidak secara langsung di bawah tanggungjawab manajer proyek tetapi di bawah manajer bagian masing-masing.
Matriks Program Program Manager Manager
CEO CEO
VP VP Engineering Engineering
Staff Staff
VP VP Manufacturing Manufacturing
VP VP IT IT
VP VP HR HR
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Staff Staff
Project Project Manager Manager A A
22 Engineering Engineering
11 Manufacturing Manufacturing
3.5 3.5 IT IT
0.5 0.5 HR HR
Project Project Manager Manager BB
55 Engineering Engineering
33 Manufacturing Manufacturing
10 10 IT IT
11 HR HR
Project Project Manager Manager C C
11 Engineering Engineering
00 manufacturing manufacturing
44 IT IT
0.1 0.1 HR HR
Perbedaan bentuk struktur organisasi tentunya akan mempunyai pengaruh pada pelaksanaan proyek, khususnya penerapan manajemen proyek. Berikut ini tabel ringkasan bagaimana pengaruh dari macam-macam bentuk struktur organisasi pada pelaksanaan sebuah proyek. Organization Type Project Characteristics Project Manager’s Authority Percent of Performing Organization’s Personnel Assigned Full Time to Project Work Project Manager Role Common Title for Project Manager’s Role Project Management Administrative Staff
Functio nal
Work Matrix
Little or Limited none
Matrix Balance d Matrix Low to Moderat e
Virtually None
0 – 29%
15 60%
Part Time Project Coordin ator/ Project Leader Part Time
Part Time Project Coordin ator/ Project Leader Part Time
Part Time Project Manager / Project Officer Part Time
Strong Matrix
Project
Moderat e to High
High to Almost Total
– 50 99%
– 85 – 100%
Full Time Project Manager / Program Manager Full Time
Full Time Project Manager / Program Manager Full Time 4
Kunci Keberhasilan Proyek IT Menurut laporan Standish Group’s tahun 2001, item berikut akan sangat membantu keberhasilan proyek IT :
Dukungan eksekutif Keterlibatan user Pengalaman manajer proyek Sasaran bisnis yang jelas Scope yang minimal (bidang proyek tidak terlalu luas) Infrastruktur software Kebutuhan dasar perusahaan Metodologi formal Perkiraan yang baik (akurat)
Kebutuhan akan Komitmen Top Manajemen Beberapa studi menyebutkan bahwa komitmen top manajemen merupakan salah satu faktor kunci yang akan menentukan keberhasilan proyek. Top manajemen dapat membantu manajer proyek dalam menjamin dipenuhinya kebutuhan sumberdaya, menggalang kerjasama dari berbagai bagian dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang baik. Kebutuhan akan Komitmen Organisasi pada IT Komitmen organisasi terhadap IT sangat penting dan menentukan keberhasilan proyek IT. Sebab jika organisasi mempunyai pandangan yang negatif dengan IT, maka akan berakibat pelaksanaan proyek menjadi tidak terfokus dan motivasi pelaksana juga rendah. Organisasi yang memiliki CIO (Chief Information Officer) sangat membantu kelancaran pelaksanaan proyek IT. Memperbantukan tenaga non-IT pada proyek IT juga akan memperjelas seberapa jauh komitmen organisasi terhadap IT. Kebutuhan akan Standar Organisasional Organisasi yang sudah memiliki standar dan petunjuk (guidelines) kegiatan dalam organisasi akan sangat membantu manajer proyek dalam mencapai efektifitas pekerjaan. Sebab berbagai aktifitas pekerjaan akan dapat dilakukan secara sistematis dan menurut prosedur kegiatan yang berlaku. Namun dalam kenyataannya, belum banyak organisasi yang menerapkan standar dan prosedur ini, kecuali organisasi-organisasi atau perusahaanperusahaan yang sudah besar dan mapan. Standar organisasi ini dapat bersifat universal (berlaku untuk setiap organisasi)) maupun lokal (hanya berlaku di dalam organisasi). Sertifikasi-sertifikasi manajemen, seperti SII, SNI, ISO dll, saat ini sudah banyak dikeluarkan oleh asosiasi-asosiasi baik tingkat nasional maupun internasional. Untuk membantu memudahkan pertanggungjawaban setiap aktifitas pekerjaan dalam proyek maka Senior Manajemen dapat menggunakan software dan format standar organisasi untuk aktivitas manajemen proyek, mengembangkan dan menggunakan petunjuk untuk menulis perencanaan proyek atau menyediakan informasi, serta membuat kantor manajemen proyek supaya berbagai pekerjaan koordinasi dan kontrol mudah dilakukan. Pekerjaan Fungsional Manajemen Proyek Pada dasarnya banyak sekali cakupan pekerjaan-pekerjaan fungsional manajemen proyek. Pekerjaan-pekerjaan tersebut tentunya akan menyesuaikan karakteristik proyek dan sasaran 5
dari proyek itu sendiri. Northwest Center for Engineering Technologies memberikan gambaran tentang garis besar pekerjaan fungsional manajemen proyek, meliputi :
Mendefinisikan scope/lingkup proyek Identifikasi stakeholder, pembuat keputusan dan prosedur eskalasi (peningkatan) Mengembangkan detil daftar tugas (Work Breakdown Structures – WBS) Estimasi kebutuhan waktu Mengembangkan flow chart manajemen proyek Identifikasi kebutuhan sumber daya dan anggaran biaya Evaluasi kebutuhan/persyaratan proyek Identifikasi dan evaluasi resiko Identifikasi ketergantungan antar aktivitas Identifikasi dan menelusuri kegiatan kritis Berpartisipasi dalam menggambarkan fase proyek/mengkaji fase proyek Menjamin ketersediaan kebutuhan sumber daya Mengelola proses kontrol perubahan Membuat laporan kemajuan 9status) proyek
Keahlian yang Disarankan Bagi Manajer Proyek Keahlian Berkomunikasi : Kemampuan listening dan melakukan pendekatan (lobi). Keahlian Berorganisasi : Kemampuan membuat perencanaan (planning), merumuskan sasaran (goal setting) dan melakukan analisis (analyzing). Keahlian Bekerja Tim : Memiliki empati/ketegasan, motivasi, semangat yang tinggi. Keahlian Memimpin : Energik, mempunyai visi, bersikap positif dan memiliki kemampuan pendelegasian. Keahlian Menghadapi Masalah : Fleksibel, kreatif, sabar dan tekun. Keahlian Teknologi : Memiliki pengalaman dan pengetahuan proyek Ciri-ciri Manajer Proyek Manajer Proyek Yang Efektif Manajer Proyek Yang Tidak Efektif Memberikan contoh-contoh yang baik Memberikan contoh-contoh yang jelek dalam kepemimpinan dalam kepemimpinan Berpijak pada visi Kurang mampu secara teknis Bekerja dengan keyakinan dan kepastian Tidak percaya diri Mampu secara teknis Tidak komunikatif Mampu berkomunikasi dengan baik Tidak mampu menjadi motivator Mampu menjadi motivator yang baik Koordinasi dengan manajemen tingkat atas hanya bila dibutuhkan Selalu memberikan dukungan kepada anggota tim Berani dan penuh dengan ide-ide baru Gugus Proses Manajemen Proyek Gugus proses manajemen proyek adalah kumpulan kegiatan yang merupakan penjabaran dari siklus hidup proyek (project life cycle), meliputi : Proses inisialisasi (initiating) 6
Proses perencanaan (planning) Proses pelaksanaan (executing) Proses pengawasan (controlling) Proses penyelesaian/penyerahan (closing)
7
Hubungan antara Gugus Proses dan Area Pengetahuan Knowledge Area Integration Scope
Initiati Planning ng Project development Initiati on
Project Process Groups Executing Controlling plan Project plan executing
Scope planning Scope definition
Time
Cost Quality Human resources Communicati ons Risk
Procurement
Activity definition Activity sequencing Activity duration estimating Schedule development Resourcec planning Cost estimating Cost budgeting Quality planning Quality assurance Organizational Team planning development Staff acquisition Communications Information planning distribution Risk management planning Risk identification Qualitative risk analysis Quantitative risk analysis Risk response planning Procurement planning Solicitation planning
Closing
Integrated change control Scope verification Scope change contrrol Schedule control
Cost control Quality control
Performance reporting
Administr ative closure
Risk monitoring and control
Solicitation
Contract close-out
Source selection
8
