BAB III. SISTEM ORGANISASI dan MANAJEMEN PROYEK

The Kencana Pondok Indah Apartement

BAB III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek

BAB III SISTEM ORGANISASI dan MANAJEMEN PROYEK

3.1 Struktur Organisasi 3.1.1

Organisasi dan Pihak yang Terkait Dalam organisasi proyek pembangunan pada umumnya banyak pihak –

pihak yang terkait satu sama lain yang mempunyai tugas dan wewenang masing – masing. Keterkaitan tersebut digambarkan dalam suatu struktur organisasi yang terdiri dari organisasi – organisasi atau pihak-pihak yang mempunyai hak dan kewajiban terhadap proyek yang sedang dilaksanakan. Pada pembangunan Proyek The Kencana Pondok Indah Apartement, organisasi – organisasi yang terlibat dari segi pembiayaan, segi pengawasan, segi perencanaan dan segi pelaksanaan adalah sebagai berikut :

1.

Pemilik ( Owner ) Yaitu perorangan atau badan hukum ( Pemerintah / swasta ) yang

mempunyai keinginan untuk mendirikan bangunan dengan dana yang dimilikinya baik dengan melaksanakan sendiri maupun dengan alasan tertentu tidak dapat mengerjakan sendiri, melainkan dengan meminta atau menyampaikan keinginan kepada perencana ahli agar dapat merencanakan dan merancang pembangunan tersebut. Pada proyek The Kencana Pondok Indah Apartement yang bertindak sebagai owner adalah PT. Menara Perkasa Margahayuland.

III - 1



Tugas dan wewenang dari pemberi tugas (owner), meliputi : a.

Menyediakan dana pembangunan proyek

b.

Mengadakan pembebasan tanah.

c.

Mengusahakan izin yang diperlukan untuk pembangunan proyek konstruksi tersebut (IMB).

d.

Mengadakan pembayaran atas pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan sesuai dengan kontrak.

e.

Melakukan pemilihan konsultan dan kontraktor dengan pelelangan maupun penunjukan langsung serta mengadakan perjanjian dengan mereka (kontrak).

f.

Menyetujui dan menolak perubahan pekerjaan (tambahan / pengurangan pekerjaan).

g.

Memberikan keputusan dan instruksi yang berkaitan pada perubahan pekerjaan, waktu dan biaya.

h.

Menghadiri rapat - rapat dengan pelaksana proyek untuk dapat memantau perkembangan proyek.

2.

Pengawas Yaitu pihak yang mengawasi pelaksanaan pembangunan proyek untuk

mengetahui apakah rencana yang direncanakan benar – benar dilaksanakan sesuai aturan dan desain yang ada. Dalam hal ini PT. Tethagra Adyatma sebagai Project Management.

III - 2


3.


Konsultan Perencana Konsultan adalah perorangan atau badan hukum yang bergerak dibidang

jasa konstruksi bangunan yang memiliki kemampuan merancang, merencanakan atau memberikan konsultasi dimana konsultasi tersebut diberikan sesuai permintaan dan keinginan atau kebutuhan owner. Pada proyek The Kencana Pondok Indah Apartement jasa konsultan pada bidang struktur ditunjuk PT. Gistama Intisemesta. Tugas dan wewenang dari konsultan perencana, meliputi : a.

Memberikan konsultasi kepada pemberi tugas (owner) saat perencanaan mengenai desain, kekuatan konstruksi, dan scheduling.

b.

Memberikan masukan dan usulan mengenai konstruksi pendukung bangunan.

c.

Membuat revisi atas perencanaan sebelumnya jika ada yang tidak sesuai dengan kondisi di lapangan.

d.

Memberikan usulan, saran dan pertimbangan kepada pemberi tugas maupun pelaksana proyek tentang pelaksanaan pekerjaan.

e.

Menghadiri rapat - rapat teknis dan koordinasi agar bila ada perubahan perubahan bisa cepat diketahui dan diantisipasi.

4.

Kontraktor Yaitu perseroan atau badan hukum (pemerintah / swasta ) atau pihak – pihak

yang menerima tugas untuk mewujudkan secara fisik bangunan berdasarkan gambar kerja. Dalam pelaksanaannya kontraktor dibantu oleh pelaksana lain ( sub

III - 3



kontraktor ). Pada proyek The Kencana Pondok Indah Apartement yang bertindak sebagai kontraktor Utama adalah PT. PP (PERSERO). Tugas dan wewenang dari kontraktor meliputi : a.

Menyiapkan sumber daya manusia dari tenaga ahli sampai dengan mandor mandor dan pekerja - pekerja dalam berbagai bidang pekerjaan.

b.

Mempelajari gambar kerja dengan seksama dan melaporkan kepada pengawas setiap ada perubahan.

c.

Menyediakan alat - alat yang dipergunakan, memperbaikinya apabila rusak dan jika pekerjaan telah selesai wajib menyingkirkan alat - alat tersebut dan membersihkan bekas - bekasnya.

d.

Menyusun dan memperhitungkan keperluan dana untuk membiayai pelaksanaan pekerjaan - pekerjaan.

e.

Memperhitungkan syarat dan ketentuan dalam kontrak tentang bentuk, volume, mutu, dimensi dan lain - lainya dari bagian -bagian pekerjaan.

f.

Memilih dan menetapkan Metode Pelaksanaan Konstruksi yang akan dipakai.

g.

Menyiapkan cash flow untuk pembiayaan pelaksanaan pekerjaan dan rencana - rencana pendanaan (funding plan) serta sistem pengendalian internal, baik bagi aspek keuangan maupun bagi operasional pengendalian waktu dan mutu.

h.

Membuat laporan harian, mingguan dan bulanan.

III - 4



Struktur organisasi yang terlibat pda aktivitas diatas disusun dalam bagan struktur organisasi dengan hubungan kerja organisasi di atas digambarkan secara umum dalam sekema pada gambar 3.1 :

Pemilik Proyek

Kontraktor

Konsultan

Pengawas Proyek

Gambar 3.1 Hubungan Kerja Organisasi

III - 5



Struktur organisasi pada proyek ini bisa dilihat pada gambar 3.2 :

Pemilik Proyek PT. MenaraPerkasaMargahayuland

Konsultan Perencana PT. Gistama Intisemesta.

Kontraktor Utama

Konsultan Pengawas MK

Konsultan Arsitektur

PT. PP (PERSERO)

PT. Tethagra Adyatma

Planning and Development Workshop Konsultan M & E PT.Metakom Pranata Subkontraktor Galian Tanah : PT. Indra Mandiri Sejahtera Pondasi : PT. Indopora Beton : PT. Adhimix Lift : Jaya Kencana

Gambar 3.2. struktur organisasi proyek

III - 6



3.1.2 Tinjauan Proyek Dalam pelaksanaan proyek pembangunan The Kencana Pondok Indah Apartement, owner terlebih dahulu melakukan pemilihan terhadap pihak -pihak yang terlibat dan saling bekerjasama satu dengan yang lainnya dalam rangka pelaksanaan pembangunan proyek. Sistem pemilihan tersebut dilakukan dengan cara pelelangan. Pada umumnya, proses pelelangan dapat dilakukan dengan beberapa cara, antara lain : 1.

Pelelangan Umum Pelelangan umum merupakan jenis pelelangan yang sifatnya terbuka untuk

seluruh pihak dalam mengakukan panawaran sesuai ketentuan yang berlaku. Sistem pelelangan ini bisanya diumumkan melalui media cetak atau media elektronika.

2.

Pelelangan Terbatas Pelelangan terbatas merupakan jenis pelelangan yang hanya memberikan

kesempatan pada pihak - pihak tertentu yang berkualitas dan bonafit, dalam arti telah terpilih untuk memasukkan penawaran.

3.

Penunjukan Langsung Merupakan pelelangan dengan sistem penunjukan langsung oleh rekanan

owner, dimana penunjukan ini hanya berlaku pada satu pihak yang memenuhi klasifikasi dan prestasi sebagai pihak yang akan melaksanakan suatu proyek yang ditawarkan. III - 7



Pada pelaksanaan proyek pembangunan The Kencana

Pondok Indah

Apartement, pelelangan dilakukan dengan cara pelelangan umum. Hal ini ditandai dengan banyak pihak yang terlibat didalam pelaksanaan pembangunan proyek tersebut, yang dimana masing - masing pihak memiliki tugas, tanggung jawab dan wewenangnya masing - masing.

3.1.3 Tahap Kontrak Kontrak adalah perjanjian pemborongan pekerjaan antara pihak pemberi tugas (owner) dengan kontraktor. Kontrak ini dibuat setelah pemberi tugas (owner) menetapkan / menunjuk pemenang pelelangan. Penetapan pemenang pelelangan dilaksanakan dengan cara mengeluarkan surat pelulusan pekerjaan / surat perintah kerja (gunning). Tahap ini merupakan tahap kesepakatan antara owner dengan kontraktor. Kesepakatan tersebut diikat oleh surat perjanjian yang diatur dalam dokumen kontrak beserta dan bersifat menyeluruh / lumpsump. Perjanjian yang terdapat dalam dokumen kontrak beserta dengan lampirannya merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan satu dengan yang lainnya. Adapun dokumen kontrak tersebut terdiri atas : a.

Surat perjanjian (kontrak)

b.

Surat keputusan penunjukan pemenang lelang

c.

Surat keputusan penetapan pemenang lelang

d.

Surat penawaran

e.

Daftar kuantitas RAB harga penawaran yang disetujui Spesifikasi teknis dan gambar-gambar III - 8



f.

Berita acara hasil lelang

g.

Berita acara pembukaan penawaran

h.

Berita acara penjelasan

i.

Syarat - syarat umum kontrak

j.

Syarat - syarat khusus kontrak

k.

Jaminan pelaksanaan dan lain - lain yang dipersyaratkan

Ada beberapa jenis sistem kontrak yang di kenal selama ini, antara lain : 1.

Kontrak Unit Price Yaitu semua jenis kontrak yang harga satuan pekerjaannya sudah

ditentukan. Pembayaran dilakukan berdasarkan kuantitas pekerjaan yang telah dikerjakan. 2.

Kontrak Lump Sum Fixed Semua pekerjaan tercantum dalam dokumen kontrak dan dilaksanakan oleh

Kontraktor dengan jumlah imbalan tetap. Tetapi jika pemilih yang menyebabkan perubahan maka dipertimbangkan dalam pekerjaan tambah kurang. 3.

Kontrak Biaya Tambah Upah yang Dinegosiasikan (Negotiated Cost Plus and Fee Contract) Kontraktor menyetujui untuk melaksanakan pekerjaan dengan mendapatkan

upah yang tetap ataupun bervariasi yang telah mengandung laba dan biaya - biaya umum perkantorannya dengan mendapatkan penggantian terhadap semua biaya lapangan sesuai dengan biaya nyata. 4.

Kontrak Owner Builder III - 9



Merupakan jenis kontrak yang pemiliknya sekaligus sebagai Kontraktor, sehingga dapat mengerjakan proyeknya dengan kekuatan sendiri atau dengan mensubkan pekerjaan tertentu pada subkontraktor. 5.

Kontrak Design and Build Pada kontrak jenis ini owner hanya menyampaikan gagasan spesifikasi dan

luas lahan. Setelah itu Kontraktor merancang dan mengerjakannya. Pada sistem ini perusahaan bertanggung jawab penuh baik desain ataupun konstruksinya. Pembayarannya dilakukan pada saat proyek sudah selesai dan owner hanya tinggal menggunakannya. Pada pelaksanaan proyek pembangunan The Kencana Pondok Indah Apartement sistem kontrak yang digunakan ialah sistem Lum Sump Fixed Price. Yaitu dimana sistem kontrak diawal sudah diketahui tentang apa-apa saja yang akan dikerjakan sehingga diketahui berapa besar anggaran yang akan digunakan untuk biaya pembangunan proyek tersebut. Bisa saja di tengah-tengah perjalanan proyek terjadi perubahan pekerjaan tetapi harus disetujui antara owner dengan kontraktor tersebut.

III - 10



3.2 Manajemen Proyek Manajemen proyek adalah salah satu cabang dalam manajemen yang secara umum bertujuan untuk mengelola sumber daya yang ada (tenaga kerja, dana, material, metode dan alat) pada suatu proyek pembangunan sedemikian rupa secara efisien dan efektif sehingga diperoleh hasil yang sesuai dengan persyaratan (specification) biaya dan waktu yang direncanakan. Manajemen proyek mempunyai ruang lingkup yang cukup luas, karena mencakup tahapan kegiatan awal pelaksanaan pekerjaan sampai dengan akhir pelaksanaan yang berupa hasil pembangunan. Pada pelaksanaan proyek pembangunan The Kencana Pondok Indah Apartement, tahapan kegiatan tersebut dibagi menjadi empat bagian yaitu perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling).

1.

Perencanaan (Planning) Kegiatan perencanaan meliputi perumusan persyaratan dari bangunan yang

akan dibangun, termasuk pembuatan gambar-gambar perencanaan lengkap dengan persyaratan teknis yang diperlukan. Kegiatan

perencanaan

diaplikasikan

dengan

menentukan

metoda

pelaksanaan yang tepat sehingga pekerjaan yang sudah direncanakan dapat diselesaikan sesuai dengan rencana yang sudah dijadwalkan dan dianggarkan.

III - 11


2.


Pengorganisasian (organizing) Kegiatan pengorganisasian berupa kegiatan mengatur dan menyusun

organisasi yang akan melaksanakan pembangunan, termasuk mengatur hubungan kerja diantara unsur-unsur organisasi. Penyusunan organisasi akan melibatkan unsur-unsur pelaksana pembangunan yang terdiri dari : pemberi tugas (owner), konsultan (designer, supervisor) dan pelaksana (contractor), yang masing-masing mempunyai tugas kewajiban, tanggung jawab dan wewenang sesuai dengan peraturan/ketentuan yang telah ditetapkan.

3.

Pelaksana (Actuating) Kegiatan pelaksanaan meliputi kegiatan pelaksanaan pekerjaan di lapangan

dalam rangka mewujudkan bangunan yang akan dibangun. Dalam kegiatan pelaksanaan ini hubungan kerja antara unsur-unsur pelaksana pekerjaan pembangunan perlu diatur sehingga masing-masing unsur dapat bekerja sesuai dengan bidangnya dan selalu tunduk serta taat kepada peraturan dan ketentuan yang telah disepakati bersama. Penyimpangan yang terjadi akibat tindakan dari salah satu unsur akan menimbulkan hambatan dalam pelaksanaan.

4.

Pengendalian (Controlling) Kegiatan pengendalian dilaksanakan dengan tujuan agar hasil pelaksanaan

pekerjaan sesuai dengan persyaratan biaya dan waktu yang telah ditetapkan. Untuk keperluan ini tugas unsur pengawas sangat penting, terutama dalam

III - 12



membimbing dan mengarahkan pelaksanaan pekerjaan. Hasil akhir dari pelaksanaan pembangunan, pada umumnya ditentukan oleh hasil kegiatan pengawasan. Kegiatan pengendalian dilakukan dari bahan dasar dan proses olah data output yang dipalikasikan dalam bentuk antara lain : pelaksanaan tes/uji terhadap material untuk menjaga kualitas dari material yang akan digunakan tersebut, pembuatan master schedule (daily/weekly/monthly report). ‘S’ curve actual dan sebagainya untuk pengendalian waktu serta cost control untuk pengendalian biaya.

III - 13

BAB III. SISTEM ORGANISASI dan MANAJEMEN PROYEK

Recommend Documents