LOGO
Manajemen Proyek Konstruksi
Perencanaan Proyek
Anggota Kelompok KHOIRUL ARIF ROSYADI
KHOIRUL IRFANI
AYUK FRISTANTI
Sub Bahasan Konsep Perencanaan Faktor yang mempengaruhi tahap perencanaan Komponen – komponen perencanaan Strategi perencanaan proyek Peranan pihak – pihak terkait
Konsep Perencanaan Definisi Perencanaan Menurut Ritz (1995) 1 Perencanaan adalah suatu jembatan antara pengalaman masa lampau dan tindakan yang diusulkan yang menghasilkan suatu hasil baik di masa datang
2
3
Perencanaan adalah suatu tindakan pencegahan dimana dapat dikurangi efek yang tidak diinginkan atau kejadian tak diduga sehingga dengan demikian dapat menghilangkan kebingungan, barang sisa, dan efisiensi
Perencanaan adalah langkah awal dalam menentukan dan penetapan faktor-faktor, kekuatan-kekuatan, efek-efek, dan hubungan yang diperlukan untuk mencapai tujuan yang diinginkan
Konsep Perencanaan 7 PETUNJUK
5.Deskripsikan nilai penciptaan tugas dari pada aktivitas
1.Gunakan perencanaan proyek sebagai petunjuk koordinasi dari pada pengawasan
2.Gunakan personel proyek yang berbeda dalam lingkungan proyek yang berbeda 3.Frekuensi revisi pra jadual rencana proyek
6.Definisikan milestone secara spesifik dan jelas/terukur
PROYEK
7.Gunakan daftar cek, matrik, dan alat tambahan lainnya dalam perencanaan proyek
4.Dorong para pekerja untuk memperkirakan kemampuan/produktivitas kerjanya.
Menurut Wilson (Dalam Badiru Dan Pulat, 1995)
Konsep Perencanaan iNTERNAL Infrastruktur Lingkup proyek Hubungan perburuhan Lokasi proyek Kepemimpinan proyek
EKSTERNAL Kebutuhan masyarakat umum Kebutuhan pasar Tujuan nasional
PROYEK
Tujuan organisasi Pendekatan manajemen Teknis pengadaan personel Ketersediaan sumber daya dan modal
Stabilitas industri Teknologi yang ada Kompetensi industri Peraturan-peraturan pemerintah
Konsep Perencanaan 2
3
1
Tahap inisiasi proyek (project initiation) tidak sistematis
4 Keinginan tak terkendali/liar: muncul keinginan yang macammacam (wild enthusiasm)
Kekecewaan bagi beberapa pihak yang terkait (disillusionme nt)
Kacau: dalam setiap tahap pelaksanan (chaos)
Akibat – akibat yang terjadi jika suatu kegiatan tidak direncanakan
Konsep Perencanaan 6 5
Menghukum yang tak bersalah (punishment of the innocent)
Mencari-cari kesalahan: beberapa orang (tim) sering menyalahkan tim yang lainnya (search for the guilty)
7
Definisi rincian kebutuhan (definition of the requirement) tidak dapat dilakukan secara tepat dan rinci
8 Promosi pada orang/staf yang tidak pantas (promotion of the non participant)
Akibat – akibat yang terjadi jika suatu kegiatan tidak direncanakan
Konsep Perencanaan 4 Alasan Perencanaan Proyek
Mengeliminasi/ mengurangi ketidaktentuan
[Image Info] www.wizdata.co.kr
Meningkatkan efisiensi dalam pelaksanaan
Mencari pemahaman yang lebih baik terhadap tujuan proyek
Mempersiapkan langkahlangkah untuk melakukan kegiatan monitoring dan pengawasan pekerjaan
- Note to customers : This image has been licensed to be used within this PowerPoint template only. You may not extract the image for any other use.
Komponen Perencanaan Menurut Kerzner (1995) terdapat sembilan komponen tahapan perencanaan, yaitu: 1. Tujuan ● a. Menentukan tujuan. ● b. Menentukan sasaran. ● c. Mengkaji posisi awal terhadap tujuan. ● d. Memilih alternatif. ● e. Menyusun rangkaian langkah untuk mencapai tujuan 2. Program 3. Jadwal 4. Anggaran 5. Peramalan 6. Organisasi 7. Kebijakan 8. Prosedur 9. Standar
Komponen Perencanaan menurut Badiru & Pulat (1995) pada umumnya perencanaan proyek terdiri dari beberapa komponen seperti : ● Ringkasan rencana proyek (summary of project plan) ● Tujuan (objectives) Pendekatan (approach) ● Kebijakan dan prosedur (policies and procedures ● Kebutuhan sesuai kontrak (contractual requirement ● Jadual Proyek (project schedule) ● Kebutuhan sumberdaya (resource requirement ● Ukuran/kriterai unjuk kerja (performance measures ● Rencana kontingensi ● Analisis lintasan proyek, auditing dan pelaporan (Tracking, reporting and auditing
IDENTIFIKASI VARIABEL PROYEK ● Strategi Perencanaan proyek adalah pekerjaan yang harus dilakukan oleh manajer ● Adalah sangat penting bagi manajemen level atas harus memelihara kedekatan dengan tim proyekk, khususnya selama tahap perencanaan ● Keberhasilan strategi perancanaan harus mampu menggambarkan otoritas, tanggung jawab dan peran personel.
IDENTIFIKASI VARIABEL PROYEK ● variabel-variabel proyek dapat mempengaruhi keberhasilan-kegagalan suatu rencana, seperti :
1. Lingkungan Internal 2. Lingkungan Eksternal 3. Lingkungan Pesaing
EKSTERNAL Masalah hukum Politik Sosial Ekonomi Teknologi
iNTERNAL Keterampilan manajemen Sumber daya Tingkat pengupahan
Penghentian pekerjaan oleh pemerintah Kelompok minoritas
PROYEK
Karakteristik industri Tujuan dan kebutuhan perusahaan Sejarah persaingan
Kegiatan persaingan saat ini
Pemberhentian sementara
Rencana persaingan Perkiraan penjualan
Sumber daya kompetitif
PERAN MASING-MASING PIHAK DALAM TAHAP PERENCANAAN ●
Tahap perencanaan proyek melibatkan berbagai individu atau kelompok. Agar pekerjaan perencanaan dapat berjalan secara baik dan sistematis maka masingmasing pihak yang terlibat harus jelas peran dan tangung jawabnya.
Pihak-pihak yang terlibat dalam proyek ●Manajer proyek ●Manajer lini ●Manajemen senior
Manajer proyek berperan dalam hal mendefinisikan : ● Tujuan umum dan tujuan khusus proyek ● Milestone utama ● Kebutuhan ● Aturan dasar dan asumsi-asumsi ● Waktu, biaya, dan batasan-batasan pencapain (performance constraint) ● Prosedur pengoperasian ● Kebijakan administratif ● Kebutuhan-kebutuhan pelaporan
Manajer lini memiliki peran dalam hal mendefinisikan : ● Menyiapkan rincian tugas-tugas untuk mencapai tujuan, kebutuhan dan milestone. ● Menyiapkan rincian jadual dan alokasi sumber daya untuk mendukung anggaran dan jadual ● Melakukan identifikasi risiko-risiko, ketidak tentuan dan konflik
Manajemen senior akan berperan dalam hal: ● Sebagai negoisator jika ada ketidak sepaham antara proyek dan manajemen lini ● Memberi klarifikasi atas isu-isu krusial/kritis yang muncul ● Menyediakan saluran komunikasi dengan manajemen senior
PERENCANAAN PROYEK Langkah penting dalam perencanaan proyek adalah menentukan tujuan proyek. Perencanaan proyek membahas berbagai tindakan atau pekerjaan yang perlu dilakukan oleh semua yang terlibat di dalam proyek, termasuk dokumendokumen yang sebaiknya dibuat agar pelaksanaan proyek dapat berjalan dengan lancar.
Beberapa permasalahan pada pengembangan tujuan proyek ● Tujuan umum (goal) atau tujuan khusus (objective) tidak disetujui oleh kelompok-kelompok yang terkait dengan proyek ● Tujuan proyek terlalu kaku dalam mengakomodasi perubahan-perubahan ● Tidak cukup waktu yang disediakan dalam mendefinisikan tujuan secara baik ● Tujuan proyek tidak bersifat kuantitatif/terukur ● Tujuan proyek tidak didokumentasikan dengan baik ● Koordinasi aktivitas personel proyek ● Terlalu sering dilakukan perputaran/perpindahan personel
KEGAGALAN PERENCANAAN kegiatan perencanaan proyek dapat mengalami kegagalan, karena berbagai alasan antara lain: ● ● ● ● ● ● ● ● ●
● ●
Tujuan perusahaan tidak dipahami oleh organisasi tingkat bawah Item perencanaan terlalu banyak, tetapi waktu yang disediakan sedikit Gagal/lemah dalam memperkirakan keuangan Perencanaan didasari atas data yang tidak cukup/kurang Tidak ada usaha untuk membuat proses perencanaan secara sistematis Perencanaan dilakukan oleh sebuah kelompok perencana (tidak melibatkan semua personel) Tidak seorangpun yang tahu apa tujuan akhir proyek Tidak seorangpun yang tahu kebutuhan staf Tidak seorangpun tahu tanggal milestone utama, termasuk penulisan laporan Proyek tidak didasari atas standar yang jelas Pekerja dalam bekerja tidak mengarah pada spesifikasi yang sama
Tahap proses perencanaan suatu proyek terdapat tiga hasil yang terdiri dari : ● definisi proyek (project definition) ● rencana kerja (work plan) ● prosedur manajemen proyek (project management procedures)
DEFINISI PROYEK ● Sebuah Proyek Adalah : Komplek, tidak rutin, usahanya dibatasi oleh waktu, anggaran, sumber daya dan spesifikasi k inerja yang disign untuk memenuhi kebutuhan pelanggan
● Tujuan manajemen Proyek : tidak hanya untuk mendapatkan keuntungan (Proyek-proyek yang berorientasi keuntungan terkait dengan perusahaan, jasa dan properti) bersifat sosial benefit. (Proyek-proyek yang bergerak pada sektor publik atau pemerintahan) berdasarkan tujuan di atas dapat disimpulkan bahwa manajer proyek harus mempertimbangkan kapan proyek dimulai dan kapan proyek dapat diakhiri dalam penjadwalan waktu yang tepat, sehingga proyek akan mempunyai nilai tambah (value added) dan nilai guna (value in use)
RENCANA KERJA PROYEK Penjadwalan dan rencana kerja yang berupa uraian rincian tentang spesifikasi keahlian tenaga kerja yang dibutuhkan serta rencana kerja rinci dari tahap ke tahap dalam operasional proyek ● Tujuan : Untuk menjamin proyek dapat terlaksana dengan efektif Sebagai alat ukur kemajuan oparionalisasi proyek Untuk mengetahui unsur kelayakan secara teknis maupun ekonomis
PROSEDUR MANAJEMEN PROYEK Untuk merealisasikan agar komponen tujuan proyek dapat tercapai maka pelaksanaan proyek membutuhkan tahapan-tahapan yang terintegrasi. tahapan tersebut dilakukan dengan membagi beberapa fase: ● Menjelaskan tentang latar belakang yang memicu dilaksanakan sebuah proyek, mendefinisikan sasaran, tujuan dan faktor-faktor kesuksesan dari proyek. ● Segala sesuatu yang diperlukan untuk merencanakan (setting) proyek sebelum rangkaian pekerjaan dimulai. ● Proses mengkoordiknasikan sumberdaya yang ada untuk menjalankan sejumlah pekerjaan di dalam proyek agar menhhasilkan produk sesuai yang ditargetkan. ● roses pengawasan setiap aktivitas proyek untuk memantau agar setiap aktivitas tidak menyimpang dari yang telah direncanakan. ● proses persetujuan secara formal antara pelaksana dan pemberi proyek bahwa proyek telah selesai dan menghasilkan produk sesuai dengan kesepakatan.
LOGO
Thank You!
