Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
ISSN : 1858-3695
PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN PROYEK KONSTRUKSI Oleh 1
Ahmad Dahlan , Yan Parta Wijaya
2
1. Jurusan Teknik Sipil Universitas Bung Hatta 2. Jurusan Teknik Sipil Politeknik Negeri Padang ABSTRAK Sejalan dengan waktu, proyek konstruksi menjadi semakin kompleks dengan kendala teknologi yang semakin tinggi. Kompleksitas proyek konstruksi membutuhkan perhatian yang lebih besar dari pihak manajemen terutama dalam perencanaan dan pengendalian sumber dayanya. Dalam beberapa dekade mendatang, industri konstruksi akan banyak melakukan kegiatan rekonstruksi infrastruktur dan fasilitas produksi yang sudah rusak di negaranegara industri, sama halnya dengan pembangunan daerah komunitas baru, infrastruktur dan daerah industri di negara-negara yang sedang berkembang. Hal tersebut harus tetap dilaksanakan meskipun sumber daya alam yang tersedia semakin berkurang, adanya perubahan tenaga kerja, maupun kendala ekonomi dan lingkungan. Kata kunci : WBS, OBS
PENDAHULUAN
konstruksi ini umumnya berlangsung pada
Industri konstruksi harus mampu mengatasi
jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, suatu
kompleksitas proyek dengan mengaplikasikan
kegiatan pada proyek konstruksi mempunyai
teknik-teknik yang modern dalam perencanaan
awal dan akhir kegiatan yang jelas.
dan perjadualan waktu. Karena penyelesaian suatu proyek konstruksi dinilai berhasil atau sukses
jika
memenuhi
spesifikasi
yang
diinginkan oleh pemilik dan tepat dalam waktu dan dana atau biaya.
Dewasa ini, proyek konstruksi semakin kompleks baik dari segi biaya, jenis pekerjaan maupun disiplin ilmu yang terlibat di dalamnya. Kompleksitas ini menuntut perlunya spesialisasi dan keahlian untuk masing-masing kegiatan yang terlibat agar kegiatan tersebut dapat
Proyek konstruksi berbeda dengan industri.
dilihat dengan lebih sederhana, jelas dan logis.
Proses industri di pabrik-pabrik pada umumnya
Pembagian seperti itu sangat berguna untuk
merupakan suatu rangkaian kegiatan yang
mempermudah jalinan komunikasi antar level
berulang
dalam
atau
rutin.
Tenaga
kerja
akan
struktur
organisasi
proyek.
Hanya
melakukan kegiatan yang relatif sama dalam
dengan perencanaan yang baik, komunikasi
kondisi yang tidak jauh berbeda, sehingga
antar
suatu proses belajar menuju efisiensi dapat
dengan efektif. Sehingga, meskipun masing-
lebih mudah dilakukan sehubungan dengan
masing spesialisasi memiliki cara pandang dan
sifatnya
proyek
pemikiran yang berbeda-beda terhadap proyek
konstruksi terdiri dari kegiatan-kegiatan tidak
yang sama, namun memiliki satu tujuan yaitu
rutin, dimana setiap proses dengan kondisi
menghasilkan suatu konstruksi yang sesuai
spesifik yang persis sama hanya dilakukan
dengan mutu yang diinginkan.
yang
statis.
Sedangkan
spesialisasi
tersebut
dapat
berjalan
sekali sebagai akibat pengaruh lingkungan yang sangat luas. Kegiatan pada proyek
95
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
ISSN : 1858-3695
Untuk mencapai mutu, waktu dan biaya
yang cukup, maka pekerjaan akan menjadi
sesuai yang diharapkan, semua kegiatan yang
lebih lambat dan tidak efektif. Dengan adanya
ada harus dapat digambarkan dengan jelas,
perencanaan yang berkesinambungan, pekerja-
dan tujuan yang hendak dicapai haruslah
pekerja
didefinisikan terlebih dahulu sebagai acuan
menyesuaikan
diri
untuk membuat perencanaan proyek. Dalam
pekerjaannya,
sebab
prakteknya
mempelajari mulai dari perencanaan awal.
semua
kegiatan
yang
akan
yang
baru
masuk dan
akan
cepat
mudah
memahami
mereka
tidak
perlu
dilakukan dalam proyek konstruksi terlebih dahulu harus direncanakan di atas kertas dalam
bentuk
gambar,
perhitungan
RUANG LINGKUP PERENCANAAN
atau
Perencanaan
dibuat
untuk
mencapai
deskripsi. Langkah-langkah ini juga berguna
efektifitas dan efisiensi yang tinggi dari sumber
untuk
daya yang akan digunakan selama masa
memudahkan
pengawasan
dan
pengendalian pekerjaan, serta memperjelas
pelaksanan
kaitan antar kegiatan.
pelaksanaan yang minimum.
Masalah keterbatasan sumber daya dan pemakaiannya yang tidak terkendali merupakan masalah besar dalam suatu proyek. Oleh
proyek
agar
diperoleh
biaya
Sumber daya yang harus direncanakan meliputi: a. Waktu b. Biaya c. Tenaga kerja d. Peralatan.
karena itu diperlukan perencanaan terhadap sumber daya yang ada agar pemakaiannya menjadi ekonomis dan efisien. Alokasi biaya yang tersedia juga harus direncanakan dengan
Perencanaan dapat dijabarkan secara detail, sebagai berikut : a
baik agar pelaksanaan pekerjaan dapat sesuai dengan
jadual
rencana.
Di
samping
itu
mampu
mengantisipasi
perubahan-
b
yang terus menerus akan diperlukan apabila
c
Faktor
lain
yang
tengah-tengah
berlangsungnya
kegiatan
proyek. Jika personil pengganti tidak ahli dibidangnya atau kurang memiliki pengalaman
Memperkirakan jumlah sumber daya yang
Mengalokasikan tanggung jawab pelaksana proyek.
f
Mempermudah komunikasi antar unsurunsur yang terlibat.
g
Mengkoordinasi
seluruh
aktifitas
dan
tenaga kerja yang terlibat. h
diperlukan adalah apabila pergantian personil di
waktu,
e
menyebabkan
perencanaan yang berkesinambungan mutlak
tugas,
Mengalokasikan sumber daya yang ada.
sebagai landasan atau bahan acuan bagi langkah-langkah selanjutnya.
pembagian
d
dimodifikasi dan disesuaikan sedemikian rupa dengan kondisi yang terjadi agar selalu sesuai
Menentukan
dibutuhkan.
terjadi keterlambatan pada salah satu jenis pekerjaan. Untuk itu, perencanaan awal perlu
yang
kapasitas dan cara pelaksanaan
perubahan kondisi selama kegiatan proyek berlangsung. Sebagai contoh, perencanaan
kegiatan-kegiatan
terlibat dalam proyek.
perencanaan juga harus memiliki sifat dinamis agar
Mengorganisir
Memudahkan
dalam
pengendalian
kemajuan proyek. i
Mengestimasi waktu pelaksanaan proyek.
j
Mengantisipasi kondisi-kondisi yang tidak diharapkan dan perubahan rencana yang mungkin
terjadi
selama
proyek
berlangsung.
96
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
ISSN : 1858-3695
FUNGSI PERENCANAAN
(MBE). Teknik yang diterapkan MBE adalah
Perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu :
dengan membandingkan antara perencanaan
a
Fungsi
pengorganisasian
(tahap
terhadap parameter proyek yang dapat diukur setiap saat. Laporan (exception report) hanya
permulaan)
dilakukan pada saat-saat tertentu jika terdapat
Pada tahap permulaan proyek, perencanaan berfungsi untuk pengambilan keputusan mengenai hal-hal yang harus dilakukan dan pengalokasian sumber daya. Perencanaan organisasi proyek, alokasi
kejanggalan
performa
yang
tidak
proyek
dan
memenuhi standard. PROSEDUR PERENCANAAN
tenaga kerja, penjadualan dan
atau
Definisi
ruang
lingkup
identifikasi kegiatan
penganggaran juga dikerjakan pada tahap
o
ini. Perencanaan pada tahap ini selanjutnya
Gambaran dan batasan ruang lingkup proyek secara umum.
akan menjadi landasan atau bahan acuan
o
untuk tahap pengendalian proyek.
Identifikasi awal volume, kompleksitas pekerjaan, organisasi yang terlibat, dan
b
Fungsi Pengendalian (tahap pelaksanaan)
kemungkinan adanya inerface antar
Fungsi kedua ini berjalan bersama-sama
organisasi/kegiatan.
dengan kegiatan pengendalian. Perencanaan dalam hal ini dilakukan untuk
Struktur perincian pekerjaan (Work
mengalokasikan ulang sumber daya,
Breakdown Structure, WBS)
mengambil keputusan lebih lanjut atau
o
Pemecahan suatu proyek atas unsur-
merubah keputusan yang telah dibuat bila
unsur kegiatannya dalam bentuk hirarki
selama proyek berlangsung bilaman terjadi
struktur kegiatan.
kondisi-kondisi yang tidak diharapkan atau
o
tidak sesuai dengan rencana semula.
Pedoman dalam menyusun WBS :
Susunan WBS dibuat bertingkat
Harus dipahami bahwa fungsi pengendalian
(level) menurut ketelitian spesifikasi
yang dimkasud disini bukanlah kegiatan
pekerjaan.
pengendalian itu sendiri (seperti
pemantauan dan inspeksi). Karena sifatnya
Susunan WBS dibuat atas dasar penguraian yang diskrit dan logis.
yang dinamis mengikuti kondisi yang
Jumlah level dan elemen pekerjaan
terjadi, dalam operasionalnya fungsi ini
tiap level WBS sesuai dengan
mendapatkan data dan informasi melalui
kebutuhan tingkat pengelolaan.
devisi pengendalian.
Tiap elemen WBS diberi nomor sesuai dengan tingkat hirarki.
Untuk mengantisipasi terjadinya perubahan kondisi
lapangan
yang
tidak
pasti
Elemen
pekerjaan
dalam WBS
merupakan pekerjaan yang terukur
dan
terbatasnya waktu untuk manajemen seluruh unsur pekerjaan proyek, maka diperlukan suatu
Identifikasi
organisasi
pelaksana
konsep pengendalian yang efektif yang dikenal
(Organization Breakdown Structure, OBS
dengan nama Management
atau Organization Analysis Table, OAT).
By Exception
97
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
Memuat nama-nama departemen
suatu pekerjaan, dan dapat melibatkan
dari
pihak atau individu dari luar.
perusahaan atau badan lain yang
Level
tanggung
orang/badan
jawab
yang
dari
terlibat
nama
satu
atau
beberapa
terlibat pada suatu proyek.
sesuai
Struktur organisasi perusahaan
dengan level manajemennya harus
Memuat nama-nama departemen
ditentukan lebih dahulu.
atau
Secara konseptual berbeda dengan
jawab untuk menjalankan suatu
struktur organisasi perusahaan
perusahaan.
yang
bertanggung
HIDROPOWER PROJECT
RESIDENTIAL
LEVEL IV
TYPE A
RECREATRIONAL
TYPE B
TYPE C
EDUCATIONAL
SPILL WAYS
RESERVOIR
CONTROL STURCTURE
SWITCHARD
LEVEL III
POWER
TRANSMISSION
ACCESS ROAD
CAMPS
TOWN SITE
SUPORT
TRANSMISSION LINES
LEVEL II
DIKES
LEVEL I
divisi
SHAFTS AND TUNNELS
o
Organization Breakdown Structure
individu yang bertanggung jawab atas
INTAKE
o
Bagan yang menunjukkan pihak atau
POWERMOUSE COMPLEX
o
ISSN : 1858-3695
DEVELOPMEN T
TRAILE R
LEVEL V CIVIL
MECH
ELEC
LEVEL VI
Gambar 1 Work Breakdown Structure (WBS)
98
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
ISSN : 1858-3695
Alokasi tanggung jawab melalui integrasi
Titik kontrol dasar perencanaan
WBS - OBS
dan pengendalian biaya dan jadwal
o
pekerjaan.
Integrasi dalam bentuk matriks alokasi tanggung jawab, menunjukkan setiap bagian pekerjaan ditangani (di bawah tanggung
jawab)
suatu
organisasi
Matriks
Alasan cost center perlu dibuat untuk pengendalian:
pelaksana. o
o
perpotongan
disebut
dan melibatkan kegiatan-kegiatan
cost
dalam jumlah besar.
account (cost center) o
Cost account :
Pusat
manajemen
mengintegrasikan
Ketidakpastian
karena
dalam proyek konstruksi banyak
organisasi,
sekali faktor-faktor yang tidak dapat
pengendalian dan sistem informasi.
dipastikan.
Kemungkinan
Pusat pengendalian manajemen,
anggaran
dimana
berlangsung
biaya-biaya
prediksi,
yang
pekerjaan, tenaga kerja, anggaran,
Ruang lingkup proyek yang luas
aktual
terjadi
perubahan
selama
proyek
diakumulasikan dan dibandingkan dengan
biaya-biaya
anggaran
untuk kinerja pekerjaan.
Gambar 2 Stuktur Organisasi Perusahaan
99
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
ISSN : 1858-3695
Gambar 3 Organization Breakdown Structure
Gambar 4 Integrasi WBS – OBS
PENGENDALIAN PROYEK KONSTRUKSI
Terdapat berbagai metoda untuk melakukan
Pengendalian adalah Proses membandingkan
pengendalian, tergantung dari kemampuan dan
apa yang terjadi dengan apa yang seharusnya
kebijaksanaan pihak-pihak yang terlibat dalam
terjadi (rencana). Pengendalaian Tidak akan
proyek tersebut. Metoda pengendalian proyek
dapat dilakukan jika kegiatan/pekerjaan belum
adalah ;
dimulai.
100
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
ISSN : 1858-3695
Cost/Schedule Control System Criteria (C/S
Anggaran
biaya
dari
CSC).
pekerjaan
yang
sudah
sepanjang
periode
Konsep
C/S
CSC
Dikhususkan
pada
penerapan teknik earned value (nilai yang sudah didapat). 3 (tiga) sasaran penting dalam Metode C/S CSC ;
seluruh
aktual
dilaksanakan
konstruksi
.
BCWP
dihitung pada masing-masing periode atau pada
jumlah
kumulatifnya,
dari
level
terendah atau diakumulasikan untuk level yang lebih tinggi. Kesulitan dalam BCWP
1 Menggabungkan aktivitas-aktivitas rencana,
adalah mengestimasi kemajuan pekerjaan
definisi tugas, wewenang kerja, anggaran,
yang telah dimulai tetapi belum selesai pada
pelaporan dan penjadwalan ke dalam satu
saat suatu periode laporan.
sistem pengendalian. 2 Memerlukan
c. ACWP (Actual Cost for Work Performance)
perencanaan
detil
dan
Biaya
aktual
yang
dikeluarkan
untuk
menyeluruh yang dapat dijumlahkan dan
penyelesaian pekerjaan pada periode waktu
diukur.
yang bersangkutan.
3 Memfokuskan pada earned value dari kerja yang sudah diselesaikan.
Pengkodean Pengkoden Untuk kebutuhan pengendalian
Earned Value menggunakan 3 parameter
dan
utama:
mengidentifikasi dengan jelas seluruh aktivitas
a. BCWS (Budgeted Cost For Work Schedule
pekerjaan.
sistem
informasi
proyek
Pengkodeaan
agar
mengacu
dapat
pada
Anggaran biaya yang telah direncanakan
integrasi WBS dan OBS, dan mencakup 3 hal,
berdasarkan jadwal proyek
yaitu
b. BCWP (Budgeted Cost For Work Performance)
WBS,
OBS
dan
cost
account.
Pengkodean dilakukan didasarkan pada fungsi masing-masing WBS dan OBS, dan kode identifikasi aktivitas cost account.
Gambar 5 Konsep C/S CSC
101
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
ISSN : 1858-3695
Tabel 1 Konsep C/S CSC No. 1. 2. 3. 4.
Description
Equation BCWP – ACWP BCWP – BCWS BCWP/ACWP BCWP/BCWS
Cost Variance Schedule Variance Cost Performance Index (CPI) Schedule Performance Index (SPI) COST Budget Estimate to Complete (BETC) Budget Estimate at Completion (BEAC) CPI to go SCHEDULE Schedule Estimate to Completion (SETC) Schedule Estimate at Completion (SEAC) SPI to go
5. 6. 7. 8. 9. 10.
(BAC – BCWP)/CPI ACWP + BETC (BAC – BCWP)/(BAC-ACWP) (SAC – tBCWS) / SPI tBCWS + SETC (BAC – BCWP)/(BAC-BCWS)
Tabel 2 Nilai Parameter Konsep C/S CSC Cost
Schedule
Variance
Variance
4
0
0
on schedule - on cost
4
3
+
0
on schedule - under cost
4
4
5
-
0
on schedule - over cost
3
4
4
0
+
ahead of schedule - on cost
3
4
3
+
+
ahead of schedule - under cost
3
4
5
-
+
ahead of schedule - over cost
5
4
4
0
-
behind schedule - on cost
5
4
3
+
-
behind schedule - under cost
5
4
5
-
-
behind schedule - over cost
BCWS
BCWP
ACWP
4
4
4
Monitoring dan Pelaporan Proyek Monitoring
merupakan
Analysis
PENJADWALAN PROYEK (SCHEDULING)
pemantauan
Penjadwalan adalah salah satu hal yang
pelaksanaan proyek yang telah direncanakan,
direncanakan
dalam
dimana perencanaan digunakan sebagai alat
Terutama
pengendalian.
konstruksi yang berskala besar dan kompleks.
Untuk memonitor kemajuan tiap-tiap pekerjaan
Metoda penjadwalan yang dapat digunakan :
perlu diketahui data dan informasi dari laporan
o
Bar Chart (Gantt Chart)
kontraktor yang masuk berdasarkan periode
o
Network Planning (jaringan kerja)
dilakukan
proyek pada
suatu
konstruksi yang ditentukan.
Critical Path Method (CPM)
Data dan informasi diolah menjadi kemajuan
Precedence
aktual
pekerjaan
rencana.
dan
dievaluasi
terhadap
konstruksi,
Diagramming
proyek
Method
(PDM) Program
Evaluation
and
Review
Technique (PERT)
102
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009 Graphical
Evaluation
and
Review
Technique (GERT) o
ISSN : 1858-3695 KESIMPULAN 1
Linear Scheduling Method (LSM)
Bahwa
pelaksanaan
proyek
konstruksi
merupakan kegiatan yang beraneka ragam dalam waktu yang ditetapkan dengan biaya
PENJADWALAN ULANG (RESCHEDULING)
yang dibatasi serta mutu/kwalitas yang
Suatu proses penyesuaian jadwal rencana
menjadi sasaran utama, sehingga perlu
proyek dengan kondisi-kondisi actual yang
perhatian
khusus
dalam
terjadi di lapangan. Penjadwalan ulang biasa
proyek
dilakukan apabila :
pengendalian yang benar.
seperti
pengelolaan
perencanaan
dan
o Terjadi keterlambatan pada pelaksanaan proyek o Pemberi
2 Tugas
menginginkan
proyek
Pendetailan
aktivitas
dan
pemakaian
struktur organisasi yang tertuang dalam
tersebut selesai lebih cepat dari waktu yang
work
break
telah ditentukan.
organization break dwon structure adalah sangat
penting
Penjadwalan ulang dilakukan untuk pekerjaan-
aktivitas
pekerjaan
penyelesaian
yang
belum
dilaksanakan.
Penjawalan ulang akan berkaitan erat dengan
dwon
structuture
untuk
maupun
dan
mengorganisasi
manusia
pekerjaan
dalam
dalam proyek
konstruksi
kenaikan biaya konstruksi, yaitu : o Biaya langsung (direct cost) masing-masing pekerjaan
3
Dalam
pengendalian proyek konstruksi
adalah merupakan proses membandingkan
o Overhead cost proyek
kondisi actual dengan kondisi yang harus semestinya
terjadi,
penilaian
suatu
hasil/prestasi belum dapat dilakukan bila
Identifikasi Kegiatan Proyek
kegiatan atau aktivitas tersebut belum dimulai, salah satu metode pengendalian
Estimasi Durasi Kegiatan
dengan menerapkan teknik earned value atau konsep C / S CSC ( Cost / Schedule
Menyusun Rencana Proyek
Control System Creteia. Tidak Menyusun Jadwal Proyek
Review & Analisa Jadwal Proyek
DAFTAR PUSTAKA Donald S. Barrie, Boyd C. Poulson, 1985 Manajemen Konstruksi Profesional, Penerbit Air
OK ?
Ya Implementasi Jadwal Proyek
Langga, Jakarta Imam Suharto, 1995, Manajemen Proyek Dari Konseptual
Gambar 6. Proses Penjadwalan
Sampai Dengan Operasional,
Penerbit Air Langga, Jakarta.
103
Rekayasa Sipil Volume V, Nomor 2, Oktober 2009
ISSN : 1858-3695
Modul Perencanaan dan Pengendalian Proyek Konstruksi PT Pembangunan Perumahan, 2003, Buku Referensi
Untuk
Kontraktor,
Penerbit
PT
Gramedia, Jakarta Ahuja,
Hira,
Management
SP
Dozzi,
Tecniques
in
1994,
Project
Panning
and
Controlling Construction Project. Edisi 2, Jhon weley & Son, Inc.,New York D.Praherdian Pengendalian Laqboratorium
Putra.,
Perencanaan
Proyek Manajemen
&
Konstruksi, Rekayasa
Konstruksi Jurusan Teknik Sipil ITB Syafriandi, 2000, Untuk Penjadwalan Kerja Proyek Sipil. Penerbit Andi.Jogyakarta
104
