Perencanaan dan Pengendalian Proyek
Pertemuan V
Pengertian Perencanaan • Perencanaan atau Planning adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh, serta merumuskan sistem perencanaan yang menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengkordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi • Perencanaan dapat dilihat dari 3 hal, yaitu proses, fungsi manajemen, dan pengambilan keputusan. Dari sisi proses, fungsi perencanaan adalah proses dasar yang digunakan untuk memilih tujuan dan menentukan bagaimana tujuan tersebut akan dicapai. Dari sisi fungsi manajemen, perencanaan adalah fungsi dimana pimpinan menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau merubah tujuan dan kegiatan organisasi. Dari sisi pengambilan keputusan, perencanaan merupakan pengambilan keputusan untuk jangka waktu yang panjang atau yang akan datang mengenai apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana dan siapa yang akan melakukannya, dimana keputusan yang diambil belum tentu sesuai hingga implementasi perencaan tersebut dibuktikan di kemudian hari.
Fungsi atau Manfaat dari Perencanaan • • • •
Pengarah Organisasi Minimalisasi Ketidakpastian Minimalisasi inefisiensi sumber daya Penetapan Standar dalam Pengawasan Kualitas
Persyaratan Perencanaan (Planning Requirements) • • • • •
Faktual dan Realistis Logis dan Rasional Fleksibel Komitmen Komprehensif atau menyeluruh
Peran Tujuan dan Rencana dalam Proses Perencanaan • Tujuan (Goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu, kelompok atau seluruh organisasi. • Rencana (Plans) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi yang menggambarkan bagaimana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadualan dari proses pencapaian tujuan, hingga segala hal yang terkait dengan pencapaian tujuan
Jenis-jenis Tujuan • Berdasarkan jumlah Tujuan tunggal (single goals) dan Tujuan yang banyak (multiple goals)
• Berdasarkan Kejelasan Tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan rujuan yang aktual atau nyata (real goals)
• Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Tujuan Strategis (strategic goals), Tujuan Taktis (tactical goals), dan Tujuan Operasional (operational goals)
Jenis-jenis Rencana • Berdasarkan Keluasan dan Waktu Pencapaian Rencana Strategis (Jangka Panjang), Rencana Taktis (jangka Menengah) dan Rencana Operasional (Jangka Pendek)
• Berdasarkan Kejelasan Rencana Spesifik (Specific Plans) Rencana Direktif (Directive Plans)
• Berdasarkan Frekuensi Penggunaan Rencana Sekali Pakai (single-use plans), dan Rencana yang dipergunakan secara terus-menerus (standing plans)
Beberapa Alat Bantu perencanaan • Bagan Gantt (Gantt Chart) • Jaringan PERT (PERT Network) • dll
Contoh PERT dan Gantt Chart
GANTT CHART
GANTT CHART Pada tahun 1917, Henry Gantt mengembangkan sebuah metode untuk
membantu penjadwalan job shops. Metode ini akhirnya terkenal dan dipakai sampai sekarang dengan nama Gantt Chart. Gantt Chart adalah suatu metode yang bernilai khususnya untuk proyekproyek dengan jumlah anggota tim yang sedikit. Gantt Chart merupakan suatu grafik dimana ditampilkan kotak-kotak yang mewakili setiap tugas dan panjang masing-masing setiap kotak menunjukkan waktu pengerjaan tugas-tugas tersebut dalam format pewaktuan tertentu seperti jam, hari, tanggal, minggu, bulan atau tahun .
Keuntungan menggunakan Gantt Chart : Sederhana, mudah dibuat dan dipahami,
sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek. Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.
Kerugian menggunakan GanttChart: Tidak
menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
Sulit
mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
Contoh Bagan Gantt Pekerjaan
Bulan 1 I
II
III
Bulan 2 IV
I
II
III
Bulan 3 IV
I
II
III
Bulan 4 IV
1. Pembelian Bahan Baku
2. Proses Produksi
3. Pergudangan
4. Pengiriman
Keterangan : Bagian yang diarsir
menunjukkan waktu pengerjaan
I
II
III
IV
GANTT CHART
DIAGRAM PERT
DIAGRAM PERT
Pada tahun 1958, Booz Allen Hamilton menemukan sebuah
metode penjadwalan yang diberi nama diagram PERT, merupakan singkatan dari Program Evaluation and Review Technique. Diagram PERT dapat digunakan untuk mempermudah proses perencanaan dan penjadwalan untuk proyek dengan kapasitas besar dan kompleks karena mampu mengatasi ketidakpastian dalam proyek tanpa perlu tahu durasi dari setiap aktifitas. Pada diagram PERT, suatu aktifitas dalam proyek diwakili dengan jaringan simpul dan tanda panah yang kemudian dievaluasi untuk menentukan kegiatan-kegiatan terpenting, meningkatkan jadwal yang diperlukan dan merevisi kemajuankemajuan saat proyek telah dijalankan. Jadi pada metode PERT ini dilakukan dengan cara pembentukan diagram anak panah.
Pengertian PERT PERT adalah teknik untuk membagi suatu proyek atau kegiatan induk menjadi kegiatan-kegiatan individual yang lebih kecil dan menyusunnya dalam suatu jaringan kerja atau jalur kerja yang logis sehingga jangka waktu dan biaya pengerjaan program dapat dikurangi serendah mungkin. Dalam PERT, peristiwa (event) biasanya dilukiskan dalam bentuk lingkaran, dan aktifitas atau kegiatan dilukiskan dalam bentuk tanda panah yang menghubungkan dua buah lingkaran.
Contoh DIAGRAM PERT
Diagram PERT dianggap lebih baik apabila dibandingkan dengan Gantt Chart, yaitu diantaranya karena hal-hal sebagai berikut : Mudah mengidentifikasi tingkat prioritas dalam sebuah proyek. Mudah mengetahui ketergantungan (dependency) antara kegiatan (activity)
yang satu dengan yang lain dalam sebuah proyek.
ANALISIS PERT Merupakan penetapan lama prakiraan waktu paling mungkin untuk menyelesaikan tugas (D) merupakan faktor dari: Optimistic Duration (OD) yaitu prakiraan waktu minimal
yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Pessimistic Duration (PD) yaitu prakiraan waktu maksimal yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas. Expected Duration (ED) yaitu prakiraan waktu harapan
yang diperlukan untuk menyelesaikan sebuah tugas.
Rumusnya yaitu: D=
(1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD) 6
PERT (Program Evaluation & Review Technique) Terdapat 2 informasi yang dibutuhkan pada PERT : 1. Urutan kegiatan masing masing pekerjaan. (Pekerjaan mana yang dikerjakan lebih dulu sebelum pekerjaan berikutnya. 2. Waktu yg dibutuhkan utk menyelesaikan masing-masing pekerjaan.
DIAGRAM JARINGAN (Network diagram / Arrow diagram) Simbol-simbol : • Panah (arrow) : mewakili suatu kegiatan (activity). • Simpul (node) : mewakili suatu kejadian ( event).
A
2
C
1 4
E 5
B D 3
Gbr . Tdpt 5 Kegiatan : A,B,C,D ,E 5 kejadian : 1,2 ,3,4,5
Beberapa aturan utk menggambarkan diagram jaringan : Aturan 1 : • Setiap kegiatan hanya dapat diwakili oleh satu & hanya satu panah di Jaringan . • Tidak ada sebuah kegiatan yg diwakili dua kali di jaringan. • Tidak ada kegiatan yg kembar. Aturan 2 : • Tidak ada dua kegiatan yg ditunjukkan oleh ekor kejadian & kepala Kejadian yang sama Aturan 3 : • Untuk meyakinkan hubungan urutan yg benar di diagram jaringan, • Pertanyaan-pertanyaan berikut harus dijawab utk tiap-tiap kegiatan yang akan ditambahkan di dalam jaringan : 1. Kegiatan apa yg harus sudah diselesaikan terlebih dulu sebelu kegiatan ini dapat dilakukan ? 2. Kegiatan apa yg harus dilakukan serentak dengan kegiatan ini ? 3. Kegiatan apa yg harus mengikuti kegiatan ini ?
Contoh : Gambar Pada contoh ini adalah salah. Karena dua kegiatan A & B ditunjukkan oleh ekor kejadian (kejadian no.1) & kepala kejadian (kejadian no.2 ) yg sama. A 1
2 B
Untuk kasus ini Gambar yg benar adalah dengan dipakainya kegiatan dummy (dummy activity) sbb: 2 A
D1
1 B
3
2 B
D2
1 A
3
Kegiatan Dummy panah bergaris terpotong-potong. Kegiatan Dummy (D2)( tidak ada), maka kegiatan A & B Dapat diartikan sebagai kepala kejadian yg berbeda.
Alternatif gambar kegiatan dummy tersebut adalah seperti gambar diatas :
Contoh Soal : Gambarlah diagram hubungan yang menunjukkan hubungan kegiatan sebagai berikut :
• Kegiatan A, B dan C merupakan kegiatan pertama & dapat dilakukan secara serentak, • kegiatan A mendahului kegiatan D, • kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G • kegiatan C mendahului kegiatan G. • Kegiatan D dan E mendahului kegiatan H dan J. • Kegiatan F mendahului kegiatan I. • Kegiatan G mendahului kegiatan J.
• Kegiatan H,I, dan J merupakan kegiatan terakhir di proyek
D
5
2
H
A E D2
B
1
F
3 C
I
6
J
D1
4
8
G
7
JALUR KRITIS PERT = menghitung waktu penyelesaian dari suatu proyek. Waktu penyelesaian dihitung dari masing-masing jalur (path) dari Kegiatan-kegiatan di jaringan. Suatu jalur (path) didefinisikan sebagai suatu urutan dari kegiatan yang berhubungan pada proyek.
Pada soal diagram jaringan sebelumnya terdapat 7 buah jalur kegiatan : • • • • • • •
Jalur kegiatan Jalur kegiatan Jalur kegiatan Jalur kegiatan Jalur kegiatan Jalur kegiatan Jalur kegiatan
A, D, H. A, D, J. B, E , H. B, E, J. B, F, I. B, G, J. C,G,J .
Critical Path • Merupakan Jalur yang menunjukkan kegiatan kritis dari awal kegiatan sampai dengan akhir kegiatan di diagram jaringan. • Jalur yg menunjukkan kegiatan-kegiatan kritis di dalam proyek. • Kegiatan kritis = suatu kegiatan yang mengalami penundaan waktu dan mempengaruhi waktu penyelesaian keseluruhan dari proyek. • Kegiatan tidak kritis = kegiatan tersebut mempunyai waktu yg dapat ditunda. • Slack atau Float = waktu yg dapat ditunda pada kegiatan tidak kritis • Jalur kritis menunjukkan waktu paling lama dari penyelesaian proyek. • Apabila ada satu saja kegiatan di jalur kritis yg tertunda, maka waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan juga akan tertunda
Jalur kritis memiliki 2 point penting : •
•
Waktu penyelesaian proyek tidak dapat dikurangi kecuali bila satu atau lebih kegiatan di jalur kritis dapat dipercepat penyelesaiannya. Apabila waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan akan dipercepat, maka kegiatan-kegiatan yg harus dipercepat adalah kegiatan-kegiatan dijalur kritis. Penundaan kegiatan di jalur kritis menyebabkan penundaan waktu penyelesaian dari proyek, sedangkan penundaan di jalur tidak kritis mungkin tidak akan menunda waktu penyelesaian proyek sejauh penundaan ini tidak melebihi waktu dari Slack untuk masing masing kegiatan tidak kritis.
Contoh : Untuk diagram jaringan pada soal tsb. Waktu penyelesaian untuk masingmasing Kegiatan adalah sbb :
Kegiatan A B C D E F G H I J
Waktu Estimasi 10 8 12 22 27 7 15 8 20 15
D 2
22
H
5
10
A
8
E 27 B
1
D2
I
F
3
6
7
8
20
J
D1 12
C
7 G 4
15
Waktu penyelesaian tiap-tiap jalur :
Jalur kegiatan A, D, H A, D, J B, E, H B, E, J B,F, I B, G, J C,G,J
adl 10+22+8 = 40 adl 10+22+15 = 47 adl 8+27+8 = 43 adl 8+27+15 = 50 ( jalur kritis ) adl 8+ 7+ 20 = 35 adl 8+15+15 = 38 adl 12+15+15 = 42
Jalur kritis = Jalur penyelesaian yg terlama = jalur kegiatan B,E, dan J
15
8
ALGORITMA PADA JALUR KRITIS Algoritma pd penentuan jalur kritis dilakukan dgn menghitung waktu mulai tercepat (Earliest start time) & waktu selesai terlama (Latest finish time) utk masing-masing kegiatan. Earliest start time (ES) & Latest finish time dapat Dituliskan dengan simpul :
Waktu mulai tercepat
ES LF
Waktu selesai terlama No. Identifikasi kejadian ES menunjukkan kapan suatu kegiatan tercepat dpt dilakukan. LF menunjukkan kapan suatu kegiatan paling lama dapat diselesaikan.
Cont : Penggunaan simbol simpul yg menunjukkan ES & LF pada GBR berikut : B
A
2
14 24
C
Gbr tsb menunjukkan bahwa : ES ( waktu mulai tercepat) untuk kegiatan B & C paling cepat dapat dilakukan setelah hari ke 14. LF (waktu selesai terlama) untuk kegiatan A adl sampai dgn hari ke 24. Perhitungan ES & LS dapat dilakukan dgn melalui 2 tahap yaitu : Tahap 1 disebut dgn Forward pass yg digunakan utk menghitung waktu mulai tercepat ( ES). Tahap 2 disebut dgn Backward pass yg digunakan utk menghitung waktu selesai terlama (LF).
D 2
A 1
0
22
10
B
5
35
H 8
E 3
8
12
10
27
8
F 7
6
15
D2
I 20 J
D1
C
8
15
G 4
12 15
7
35
50
Go to the Next Lesson 5%
