PT. MEGA PERSADA INDONESIA Mechanical Electrical and HVAC Contractor
PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK
No. Dokumen
MPI-PM-11
No. Revisi
03
Tanggal Berlaku
17-03-2014
Jabatan
Nama
Disusun Oleh
Project Coordinator
Ir. Novian Akbar
Diperiksa Oleh
Wakil Manajemen
Ir. A.Haris Fauzi
Disetujui Oleh
Direktur
Ir. Novian Akbar
Tanda Tangan
Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT. Mega Persada Indonesia
PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK
ME HVAC
1. Tujuan dan Ruang Lingkup Prosedur ini bertujuan untuk memberi panduan dalam perencanaan dan pemantauan suatu proyek, mencakup proyek yang dikerjakan sendiri atau yang disubkon-kan. 2. Referensi - Standar ISO 9001:2008 klausul 7.1, 7.5, 8.2.4 - Manual Mutu bagian 7.1, 7.5, 8.2.4 - Standar OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.6 3. Definisi - Proyek adalah kegiatan pelaksanaan hingga serah terima suatu proyek berdasarkan suatu kontrak atau perjanjian lainnya dengan pemberi kerja. 4. Uraian Prosedur 4.1 Organisasi Proyek 4.1.1
Direktur Menunjuk Project Coordinator dan Project Manager Penanggung Jawab Project.
4.1.2
Project Coordinator dan Manajer proyek/Manajer Lapangan membentuk organisasi proyek berdasarkan besar kecilnya proyek dan tingkat kesulitannya, selanjutnya mengajukan persetujuan ke manajemen, dan melakukan recruitment melalui HRD.
4.2 Perencanaan Proyek 4.2.1
Manajer proyek/Manajer Lapangan di bantu oleh tim proyek menyiapkan Project Plan / perencanaan proyek, yang diantaranya berupa : - QA Plan : berupa jaminan mutu dari sisi pelaksanaan management system & prosedur mutu, termasuk didalamnya kebijakan dan sasaran. - Execution Plan: Jadwal pelaksanaan - Procurement Plan berupa jadwal material utama & peralatan, - Human Resource plan berupa jadwal man power - Engineering Plan: berupa Metode Kerja,
MPI-PM-11
No. Revisi : 03
Tanggal : 17-03-2014
Halaman : 1 dari 5
PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK
ME HVAC
- QC Plan : berupa jaminan mutu dari sisi produk dan sistim pengujiannya, yang diwujudkan dalam Form Rencana Inspeksi dan Testcomm beserta lampiran formnya. - Safety Plan : berupa jaminan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja di proyek termasuk didalamnya Job Safety Analysis proyek, Struktur Organisasi K3 Proyek, Sasaran K3, Programme K3, Nomor Telpon Penting, ERP (Emergency Response Plan) / Rencana Tanggap Darurat Proyek
4.2.2
Manajer proyek/ManajerLapangan melakukan perencanaan dan koordinasi berdasarkan Project Plan melalui pertemuan-pertemuan internal.
4.3 Pemilihan dan Evaluasi Subkon 4.3.1
Manajer proyek/ Manajer Lapangan mencari informasi tentang subkon yang dibutuhkan.
4.3.2
Manajer proyek/ Manajer Lapangan dan tim proyek memilih subkon yang memenuhi persyaratan yang mencakup : pengalaman, harga, dan jaminan atau referensi. Untuk pekerjaan yang membutuhkan teknologi tinggi ditambahkan persyaratan tentang kualifikasi personil dan peralatan yang dimiliki.
4.3.3
Subkon yang memenuhi persyaratan akan dipilih dan dicatat dalam Daftar Subkon Terseleksi.
4.3.4
Kinerja subkon akan dievaluasi selama melaksanakan pekerjaan yang diberikan. Subkon yang tidak dapat memenuhi persyaratan yang ditentukan secara fatal / major akan dicoret dari Daftar Subkon Terseleksi.
4.4 Pemantauan Proyek 4.4.1
Manajer lapangan memantau kegiatan di proyek sehari-hari mengacu kepada rencana kerja mingguan dan jadwal pelaksanaan proyek ( MPI-MP-007 & MPIMP-008 )
4.4.2
Pelaksana lapangan membuat laporan harian yang diserahkan kepada manajer lapangan.
MPI-PM-11
No. Revisi : 03
Tanggal : 17-03-2014
Halaman : 2 dari 5
PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK
ME HVAC
4.4.3
Manajer lapangan mengkoordinasikan penanganan masalah yang timbul di lapangan, termasuk melakukan komunikasi dengan pihak luar.
4.4.4
Manajer lapangan membuat laporan kemajuan proyek yang diserahkan kepada manajer proyek.
4.4.5
Manajer proyek melaporkan kemajuan proyek dan hasil-hasilnya kepada manajemen dan pemberi tugas.
4.5 Pemeriksaan dan Perbaikan 4.5.1
Tim pemeriksa melakukan pemeriksaan dari pekerjaan konstruksi yang telah dilaksanakan dengan mengacu kepada persyaratan yang telah disepakati dengan pemberi tugas.
4.5.2
Hasil konstruksi yang tidak memenuhi persyaratan (tidak sesuai atau cacat) di tangani sesuai prosedur pengendalian produk tidak sesuai (MPI-PM-03).
4.5.3
Manajer lapangan mengkoordinasikan perbaikan terhadap hasil konstruksi yang tidak memenuhi persyaratan.
4.6 Umpan Balik Pelanggan 4.6.1
Manajer proyek atau manajer lapangan berkewajiban untuk menerima dan menanggapi umpan balik customer atau wakil customer,
seperti keluhan,
permintaan pekerjaan tambah kurang, dsb. 4.6.2
Selama proyek berlangsung, setidaknya dilakukan pemantauan kepuasan customer 1 (satu kali) yang dilakukan dengan pengajuan pertanyaan (quisoner) kepada customer atau yang mewakilinya.
4.6.3
Manajer proyek mempelajari atau manganalisa data dari umpan balik pelanggan untuk mengetahui tingkat kepuasan pelanggan dari tiap-tiap proyek. Selanjutnya manajer proyek melaporkannya kepada manajemen untuk tindakan lebih lanjut.
5. Ketentuan Khusus 5.1. Dokumen perencanaan proyek dan catatan pemantauan proyek disesuaikan dengan kondisi proyek atau mengikuti customer bila diminta.
MPI-PM-11
No. Revisi : 03
Tanggal : 17-03-2014
Halaman : 3 dari 5
PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK
ME HVAC
5.2.
Proses proses lain yang berkaitan dengan mekanisme proyek dijelaskan dalam flowchart terlampir.
6. Rekaman 6.1. Jadwal Pelaksanaan Proyek (Format bebas) 6.2. Minutes Meeting (MPI-MTG-01) 6.3. List Shop Drawing (MPI-ENG-001). 6.4. List Material Approval (MPI-ENG-002) 6.5. Material Approval Request (MPI-ENG-003) 6.6. Laporan Harian (MPI-ENG-004) 6.7. Variation Price Request (MPI-ENG-005) 6.8. Form Seleksi Subkon (MPI-MP-001) 6.9. Daftar Subkon Terseleksi (MPI-MP-002) 6.10. Seleksi Ulang Subkon (MPI-MP-003) 6.11. Laporan Mingguan Proyek (MPI-MP-004) 6.12. Laporan Bulanan Proyek (MPI-MP-005) 6.13. Progress Bulanan (Format Bebas) 6.14. Daftar Periksa Mutu (MPI-QC-001) 6.15. Kuisoner Kepuasan Pelanggan (MPI-CSQ-01) 6.16. Form Action plan & Manpower ( MPI-MP-007) 6.17. Evaluasi terhadap Subkontraktor (MPI-MP-008)
7. Dokumen Terkait Instruksi Kerja Pembuatan QC Plan (MPI-IK-QC-001)
8. Lampiran. A. Riwayat Perubahan Dokumen B. FlowChart
MPI-PM-11
No. Revisi : 03
Tanggal : 17-03-2014
Halaman : 4 dari 5
PROSEDUR PERENCANAAN DAN PEMANTAUAN PROYEK
ME HVAC
Lampiran A. Riwayat Perubahan Dokumen
No. Revisi
Tanggal
01
13 12 2010
Bagian 2. 4.1 4.2 7 8
02
18-04-
17-03-
Disetujui Oleh
Penambahan referensi standar OHSAS Penetapan Struktur Organisasi Lebih detil tentang Perencaan Proyek dan pembuatan Quality / Safety Plan Rujukan Intruksi Kerja QC plan Lampiran A. Riwayat Perubahan
4.3
Penambahan Bab 4.3 mengenai Pemilihan dan evaluasi subkon
4.4.1
Penambahan kata MPI-MP-007 & MPIMP-008
6
Penambahan point 6.16 ”form Action Plan & Manpower” & point 6.17 ”Evaluasi terhadap Subkontraktor”
6
Perubahan point 6.2 ”nomor form” & 6.15 ”nomor form”
2013
03
Uraian Revisi
2014
MPI-PM-11
No. Revisi : 03
Tanggal : 17-03-2014
Halaman : 5 dari 5
