BAB 1 KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN PROYEK A. Konsep Dasar Sistem Informasi 1. Defenisi Sistem Sistem berasal dari bahasa Latin (systema) dan bahasa Yunani (sustema) adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu entitas yang berinteraksi. Sistem juga merupakan kesatuan bagian-bagian yang saling berhubungan yang berada dalam suatu wilayah serta memiliki item-item penggerak, contoh umum misalnya seperti negara. Negara merupakan suatu kumpulan dari beberapa elemen kesatuan lain seperti provinsi yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu negara dimana yang berperan sebagai penggeraknya yaitu rakyat yang berada dinegara tersebut. Kata "sistem" banyak sekali digunakan dalam percakapan sehari-hari, dalam forum diskusi maupun dokumen ilmiah. Kata ini digunakan untuk banyak hal, dan pada banyak bidang pula, sehingga maknanya menjadi beragam. Dalam pengertian umum, Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan. Jadi yang dimaksud dengan sistem bisa berbentuk apa saja dan berada dimana saja.
Gambar 1. Sistem Dengan diketahuinya suatu sistem maka perlu diketahui pula batasan – batasan dengan terbentuknya sistem tersebut. Batasan Sistem yaitu suatu batasan / kondisi yang memisahkan antara sistem dengan sekitarnya. Sehingga terbentuk suatu wilayah yang berada di sekitar sitem itu sendiri yaitu yang dinamakan Sub-sistem dan Supra sistem.
…….. ……..
…..
…….. ……. …… ….
Supra Sistem ……… ……
……
Sub-Sitem
……. ….
…… ……. ……
……
Gb.2. Batasan Sistem Sub-Sistem, adalah bagian - bagian atau elemen - elemen yang mendukung tercapainya tujuan dari pada sistem, Sedangkan Supra Sitem yaitu suatu lingkungan yang dipengaruhi maupun mempengaruhi terhadap keberadaan sistem.
Gambar 3. Supra Sistem 2. Konsep Informasi Setiap aktivitas yang dilakukan baik secara individu maupun secara kelompok, baik organisasi formal maupun nonformal pasti memiliki dasar agar dapat melaksanakan aktivitas tersebut, begitu juga dengan perusahaan ketika mereka akan melaksanakan aktivitas mereka butuh dasar untuk melaksanakan aktivitas tersebut misalkan salah satu aktivitas disalah satu departemen / bagian dalam perusahaan, contohnya dibagian produksi, bagian produksi bisa melaksanakan aktivitas setelah ada informasi dari bagian pemasaran, mengapa demikian karena bagian pemasaran memiliki sejumlah data atau fakta dari aktivitas mereka yaitu melaksanakan aktivitas pemasaran antara lain memperkenalkan dan menjual produk.
Informasi adalah hasil proses pengolahan data yang dipergunakan didalam pengambilan suatu keputusan, adapun yang dimaksud data itu sendiri yaitu fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti bisa berupa angka, huruf, situasi maupun kondisi.
Sistem informasi mempunyai tiga kegiatan utama, yaitu menerima data sebagai masukan (input), kemudian memprosesnya dengan melakukan penghitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran dan lain-lain, akhirnya memperoleh informasi sebagai keluarannya (output). DATA
: fakta-fakta atau sesuatu yang belum mempunyai arti.
INFORMASI : data yang telah diproses atau data yang memiliki arti. Pengelola informasi menyediakan informasi dalam bentuk lisan maupun tulisan. Informasi berasal dari sumber-sumber internal maupun lingkungan yang digunakan untuk mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Perubahan data menjadi informasi
dilakukan oleh pengolah informasi. Pengolah informasi dapat meliputi elemen-elemen komputer, non-komputer atau kombinasi keduanya 3. Sistem Informasi a.
Sistem Informasi adalah sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur dan atau aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informasi yang bermanfaat guna memecahkan masalah dan pengambilan keputusan
b.
Sistem Informasi adalah satu Kesatuan data olahan yang terintegrasi dan saling melengkapi yang menghasilkan output baik dalam bentuk gambar, suara maupun tulisan.
c.
Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu; kebanyakan Sistem Informasi menggunakan komputer.
d.
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu. Dalam sistem informasi diperlukan klasifikasi alur informasi, hal ini disebabkan keanekaragaman kebutuhan akan suatu informasi oleh pengguna informasi. Kriteria dari sistem informasi antara lain, fleksibel, efektif dan efisien.
e. Sistem informasi adalah kumpulan antara sub-sub sistem yang saling berhubungan sehingga membentuk suatu komponen yang didalamnya mencakup input-prosesoutput. Suatu sistem informasi (SI) atau information system (IS) merupakan aransemen dari orang, data, proses-proses, dan antar-muka yang berinteraksi mendukung serta memperbaiki beberapa operasi sehari-hari dalam suatu bisnis termasuk mendukung memecahkan masalah dan kebutuhan pengambilan suatu keputusan manejemen dan para pengguna yang berpengalaman di bidangnya. 4. Sistem Informasi dan Software Software adalah representasi dari sistem informasi. Software dibuat untuk mempermudah pengguna dalam mencatat aktivitas yang terjadi dalam perusahaan. Contoh, jika secara manual, untuk melakukan prosedur pembelian barang, seseorang harus mencatat pesenannya dalam dokumen pesanan pembelian (purchase order). Dokumen kemudian dikirim kepemasok. Ketika barang yang dipesan diantar oleh pemasok, pembeli harus mencatatnya dalam dokumen lain yang disebut kartu stock. Pemasok akan memberikan surat jalan yang berfungsi sebagi bukti, bahwa barang telah diantar, jika telah diterima maka pembeli harus menandatanganinya. Selanjutnya, ketika pemasok melakukan penagihan, pembeli akan melakukan pencocokan dengan barang yang diterima. Jika sesuai akan dicatat kembali dalam dokumen kartu hutang, dan saat jatuh tempo pembayaran, pembeli akan memeriksa kartu hutang tersebut, dan mencocokan dengan kartu faktur yang diberikan pemasok. Kemudian meneruskan ke bagian keuangan untuk melakukan pembayaran. Setelah dibayar, ia harus mencatat ke kartu hutang terhadap pemasok tersebut. Kemudian akan membuat bukti. Dari contoh diatas dapat kita bayangkan adanya aktivitas yang berulang-ulang yang harus dilakukan, tentu akan banyak hambatan yang akan ditemui. Namum dengan adanya software semua hambatan tersebut dapat diatasi. 5. Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Teknologi adalah: Ilmu yang berkaitan dengan seni atau sains dengan pengaplikasian pengetahuan saintifik ke praktis • Aplikasi praktis dari sains dalam industri dan bisnis Teknologi Informasi : teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi
dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas – batas ruang dan waktu. Teknologi informasi merupakan pengembangan dari teknologi komputer dipadukan dengan teknologi telekomunikasi. Komputer hanyalah salah satu produk dalam domain teknologi informasi. Modem, Router, Oracle, SAP, Printer, Cabling System, VSAT dan sebagainya merupakan contoh – contoh dari produk – produk teknologi informasi. Defenisi Sistem Informasi Sistem : Kumpulan dari komponen – komponen yang memiliki unsur keterkaitan dan terintegrasi antara satu dengan lainnya dan saling bekerjasama untuk mencapai tujuan. Sistem Informasi merupakan suatu kumpulan dari komponen – komponen dalam perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran informasi. Pada masa lalu Teknologi Informasi yang digunakan berupa goresan/gambar, arsip, telegraf, dan lain – lain. Pada masa kini Teknologi Informasi yang digunakan antara lain berupa komputer, faks, telekonferensi. Informasi dapat diperoleh melalui : - Pustaka (ilmiah, semi – ilmiah, popular) - Media massa (cetak, radio, tv) - Lisan (wawancara, telepon) - Tulisan (surat, fax) Perangkat Bantu yang digunakan untuk memperoleh informasi adalah : - Manual (Pena, Pensil) - Mesin Mekanis (Mesin Tik) - Alat Elektronis (Komputer) - Alat Telekomunikasi Data sebaiknya diolah dengan cara : - Perekaman awal - Pengklasifikasian - Penyusunan/ Pengurutan - Penghitungan - Penyimpanan - Cara pengambilan kembali - Perbanyakan - Penyampaian 6. Sistem dengan Perencanaan dan Tanpa Perencanaan Sistem dengan perencanaan Membangun sistem ibarat membangun rumah Harus ada perencanaan (ruangan, ukuran rumah, material, dll)
Sistem akan stabil Sistem tanpa perencanaan Program yang dibuat tidak akan pernah selesai (tambal sulam) Pekerjaan akan sulit diteruskan, jika programer berhenti Tidak ada pengontrolan B.
Konsep Manajemen Proyek 1. Defenisi Proyek
a. Defenisi proyek menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) adalah is a temporary endeavor to create a unique product service or result. Proyek adalah upaya temporer untuk menghasilkan produk, jasa atau hasil yang tertentu/unik. b. Apa itu proyek Proyek merupakan suatu tugas yang perlu di teliti dan di pikirkan untuk mencapai sasaran yang dinyatakan secara lengkap serta harus diselesaikan dalam suatu periode atau waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia dan alat-alat yang terbatas dan begitu kompleks sehingga dibutuhkan pengelolaan dan kerjasama yang berbeda dari yang biasa digunakan. c. Manajemen sebuah proyek harus dipandang sebagai sebuah pekerjaan sekali waktu, kata proyek bermakna sebuah pekerjaan besar, besar kemungkinan tidak terulang pada jangka waktu tertentu, Proses-proses manajemen proyek dapat dikelompokkan dalam lima kelompok :initiating process, planning process, executing process, controlling process, dan closing process. d. Ciri suatu proyek mempunyai tujuan dan sasaran kerja yang kuat, finansial, tenaga manusia serta alat-alat yang digunakan terbatas, sehingga membutuhkan pengelolaan yang berbeda dari yang sudah pernah dilakukan. e. Proyek ialah suatu tugas yang perlu didefenisikan dan terarah ke suatu sasaran yang dituturkan secara konkret yang harus diselesaikan dalan kurun waktu tertentu dengan menggunakan tenaga manusia terbatas dan dengan alat yang terbatas pula. f. Suatu aktivitas ekonomi yang terencana secara matang dalam skala kegiatan yang sistematis agar sasaran yang ditetapkan dapat dicapai secara maksimum, usaha dalam bentuk apapun yang mempunyai tujuan apalagi yang berorientasi pada aktivitas ekonomi yang mempunyai tujuan yang jelas. 2. Manajemen Proyek a. Definisi dari manajemen proyek yaitu penerapan ilmu pengetahuan,keahlian dan ketrampilan,cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja,waktu,mutu dan keselamatan kerja.Dalam manajemen proyek,perlunya pengelolaan yang baik dan terarah karena suatu proyek memiliki keterbatasan sehingga tujuan akhir dari suatu proyek bisa tercapai.Yang perlu dikelola dalam area
manajemen proyek yaitu biaya, mutu, waktu, kesehatan dan keselamatan kerja, sumberdaya, lingkungan, resiko dan sistem informasi. b.
Ada tiga garis besar untuk menciptakan berlangsungnya sebuah proyek, yaitu : 1.Perencanaan Untuk mencapai tujuan,sebuah proyek perlu suatu perencanaan yang matang.Yaitu dengan meletakkan dasar tujuan dan sasaran dari suatu proyek sekaligus menyiapkan segala program teknis dan administrasi agar dapat diimplementasikan.Tujuannya agar memenuhi persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu,mutu,biaya dan keselamatan kerja.Perencanaan proyek dilakukan dengan cara studi kelayakan,rekayasa nilai,perencanaan area manajemen proyek (biaya,mutu,waktu,kesehatan dan keselamatan kerja,sumberdaya,lingkungan,resiko dan sistem informasi). 2.Penjadwalan Merupakan implementasi dari perencanaan yang dapat memberikan informasi tentang jadwal rencana dan kemajuan proyek yang meliputi sumber daya (biaya,tenaga kerja,peralatan,material),durasi dan progres waktu untuk menyelesaikan proyek.Penjadwalan proyek mengikuti perkembangan proyek dengan berbagai permasalahannya.Proses monitoring dan updating selalu dilakukan untuk mendapatkan penjadwalan yang realistis agar sesuai dengan tujuan proyek.Ada beberapa metode untuk mengelola penjadwalan proyek,yaitu Kurva S (hanumm Curve), Barchart,Penjadwalan Linear (diagram Vektor),Network Planning dan waktu dan durasi kegiatan.Bila terjadi penyimpangan terhadap rencana semula,maka dilakukan evaluasi dan tindakan koreksi agar proyek tetap berada dijalur yang diinginkan. 3.Pengendalian Proyek Pengendalian mempengaruhi hasil akhir suatu proyek.Tujuan utama dari utamanya yaitu meminimalisasi segala penyimpangan yang dapat terjadi selama berlangsungnya proyek.Tujuan dari pengendalian proyek yaitu optimasi kinerja biaya,waktu,mutu dan keselamatan kerja harus memiliki kriteria sebagai tolak ukur.Kegiatan yang dilakukan dalam proses pengendalian yaitu berupa pengawasan,pemeriksaan,koreksi yang dilakukan selama proses implementasi.
C. Siklus Pengembangan Software Siklus pengembangan software disebut juga dengan Software development life cycle (SDLC) yang mengambarkan proses pengembangan software sebagai mengikuti skema “air terjun” atau yang dikenal dengan the waterfall model, seperti berikut ini:
Gambar 4. The Waterfall Model D. Pemograman dan Database Pemograman a. Pemrograman adalah proses menulis, menguji dan memperbaiki (debug), dan memelihara kode yang membangun sebuah program komputer. Kode ini ditulis dalam berbagai bahasa pemrograman. Tujuan dari pemrograman adalah untuk memuat suatu program yang dapat melakukan suatu perhitungan atau 'pekerjaan' sesuai dengan keinginan si pemrogram. Untuk dapat melakukan pemrograman, diperlukan keterampilan dalam algoritma, logika, bahasa pemrograman, dan di banyak kasus, pengetahuan-pengetahuan lain seperti matematika. b. Pemrograman adalah sebuah seni dalam menggunakan satu atau lebih algoritma yang saling berhubungan dengan menggunakan sebuah bahasa pemrograman tertentu sehingga menjadi sebuah program komputer. Bahasa pemrograman yang berbeda mendukung gaya pemrograman yang berbeda pula. Gaya pemrograman ini biasa disebut paradigma pemrograman. Apakah memprogram perangkat lunak lebih merupakan seni, ilmu, atau teknik telah lama diperdebatkan. Pemrogram yang baik biasanya mengkombinasikan tiga hal tersebut, agar dapat menciptakan program yang efisien, baik dari sisi waktu berjalan (running time), atau memori.
Defenisi Database 1. Database adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. 2. Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara bersamaan sedemikian rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tidak perlu, untuk memenuhi berbagai kebutuhan. 3. Database adalah kumpulan file/tabel/arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. Akan tetapi, tidak semua penyimpanan secara elektronis dapat dikatakan database. Itu dikarenakan belum tentu data di penyimpanan elektronis tersebut diatur/dipilah/dikelompokan sesuai fungsi atau jenisnya. Karena yang sangat ditonjolkan dalam database adalah pengaturan/pemilahan/pengelompokan data yang akan disimpan sesuai fungsi atau jenisnya. Tujuan utama dari adanya database atau basis data adalah kemudahan dan kecepatan. Jadi, dapat disimpulkan bahwa fungsi database adalah untuk memudahkan kita untuk memanfaatkan data yang kita simpan dan mempercepat untuk menemukan data tersebut karena sudah diatur sedemikian rupa.
