1 BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah Sistem informasi sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu kegiatannya sehari-hari seperti melakukan transaksi penjualan, pembelian, dan sebagainya. Selain itu, sistem informasi dapat membantu perusahaan dalam mengambil sebuah keputusan atas informasi yang diperoleh dari sistem informasi tersebut. Hal tersebut membuat perusahaan mampu bersaing dengan perusahaan lain dan memiliki keunggulan yang kompetitif dalam berbagai hal seperti kinerja perusahaan, pelayanan, produksi, dan sebagainya. Salah satu penerapan sistem informasi yang berperan penting dalam kegiatan operasional perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi. Sistem
Informasi
Akuntansi
berguna
untuk
mengumpulkan,
mencatat,
menyimpan, memelihara, dan mengolah data-data dalam proses transaksi akuntansi yang rutin sehingga menghasilkan informasi akuntansi dan keuangan. Informasi yang dihasilkan tersebut dibutuhkan oleh manajemen dalam pengambilan keputusan, membuat laporan internal dan eksternal, merencanakan strategi untuk dapat bersaing dengan perusahaan lain, dan membuat pengendalian internal. Jika tidak ada sistem informasi akuntansi maka perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengendalikan aktivitas-aktivitas yang terjadi sehingga mempengaruhi kondisi perusahaan. Salah satu siklus pada sistem informasi akuntansi adalah siklus pendapatan yang terdiri dari penjualan, piutang dagang, dan penerimaan kas yang akan memberikan pendapatan bagi perusahaan atas penjualannya. Penjualan merupakan salah satu kegiatan
2 utama yang dilakukan perusahaan sehari-hari untuk memperoleh laba yang akan digunakan untuk pembiayaan aktifitas perusahaan dan mengembangkan perusahaan. Penjualan yang dilakukan oleh perusahaan akan berkaitan dengan jumlah persediaan di gudang karena ketika melakukan penjualan maka jumlah persediaan di gudang pun akan berkurang. Oleh karena itu perusahaan harus memesan kembali barang yang dijual sebelum kehabisan stock. Kegiatan penjualan dapat terjadi dengan dua cara yaitu tunai dan kredit. Penjualan tunai secara umum dilakukan melalui cara yang lebih mudah dibandingkan penjualan kredit karena pembayaran pada penjualan tunai dapat diterima langsung oleh perusahaan. Penjualan kredit secara umum menimbulkan piutang usaha perusahaan sehingga memerlukan proses penagihan untuk mendapatkan kas. Oleh karena itu sistem informasi akuntansi sangat diperlukan dalam mengendalikan siklus pendapatan dan persediaan agar berjalan dengan lancar dan semestinya. PT Fujitec Indonesia (Jakarta) berdiri pada tahun 1996, perusahaan ini merupakan perusahaan dagang yang menjual produk seperti lift, escalator, dan autowalks. Kegiatan PT Fujitec Indonesia (Jakarta) meliputi penjualan barang dan jasa, pemasaran, instalasi, serta pemeliharaan lift dan eskalator. Penjualan barangnya terdiri dari penjualan lift dan escalator yang sudah jadi dan penjualan suku cadang (sparepart) sedangkan penjualan jasanya berupa pemeliharaan atau perbaikan (maintenance) yang berkaitan dengan penjualan suku cadang (sparepart). Masalah yang terkait dengan siklus pendapatan dan persediaan pada PT Fujitec Indonesia (Jakarta) adalah tidak adanya penilaian khusus terhadap keuangan customer dan terjadinya keterlambatan dalam penagihan piutang kepada customer. Masalah tersebut mengakibatkan 7,81% customer yang tidak mampu membayar utangnya. Selain itu, kedua hal tersebut dapat mengakibatkan arus kas masuk perusahaan menjadi kurang
3 lancar dan membuat perusahaan menjadi sulit untuk membeli persediaan kembali sehingga tingkat kepuasan customer ketika ingin membeli sparepart menjadi berkurang. Masalah lainnya adalah terjadinya penggandaan terhadap nomor Surat Penawaran Harga yang mengakibatkan kesalahan terhadap jumlah tagihan atas pembelian sparepart oleh customer. Pada proses persediaan pun ditemukan masalah bahwa perusahaan sering mengalami kehabisan persediaan sparepart yang berpengaruh terhadap proses penjualan. Hal tersebut menyebabkan customer harus menunggu sekitar 3-5 bulan untuk mendapatkan sparepart tersebut, bahkan ada beberapa customer yang tidak jadi membeli dan beralih ke perusahaan lain. Dalam hal ini dipilih topik yang sesuai dengan masalah yang dihadapi PT Fujitec Indonesia (Jakarta) yaitu sistem informasi akuntansi revenue cycle and inventory dengan judul “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN PADA PT FUJITEC INDONESIA (JAKARTA)”. Penelitian skripsi ini diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang
ada
dan
meningkatkan
kinerja
perusahaan
dengan
menganalisis
dan
mengembangkan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan pada PT Fujitec Indonesia (Jakarta).
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dipaparkan di atas, maka terdapat identifikasi masalah sebagai berikut : 1. Bagaimanakah siklus pendapatan dan persediaan PT Fujitec Indonesia?
4 2. Bagaimanakah pengendalian internal pada siklus pendapatan dan persediaan PT Fujitec Indonesia? 3. Bagaimanakah sistem yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan persediaan saling terhubung? 4. Bagaimanakah sistem informasi pada siklus pendapatan dan persediaan PT. Fujitec Indonesia dapat memberikan informasi yang relevan, lengkap, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan kebutuhan pengguna informasi tersebut?
1.3 Ruang Lingkup Dalam penulisan dan pengerjaan skripsi ini, terdapat beberapa cakupan pembahasan yang dibatasi oleh ruang lingkup dalam melakukan penelitian dan pembahasannya yaitu sebagai berikut : 1. Prosedur yang berhubungan dengan penjualan sparepart mulai dari penerimaan pesanan, penagihan, dan penerimaan kas. 2. Tidak membahas penjualan sparepart dengan sistem penjualan callback. 3. Tidak membahas mengenai penjualan unit lift/escalator/autowalks dan maintenance. 4. Prosedur pengendalian persediaan dalam aliran keluar dan masuk dari gudang. 5. Sistem pengendalian internal yang berhubungan dengan siklus pendapatan dan persediaan. 6. Dokumen dan formulir yang digunakan oleh perusahaan dalam siklus pendapatan dan persediaan. 7. Tidak membahas pajak yang berkaitan dengan siklus pendapatan, yaitu PPN (Pajak Pertambahan Nilai) dan PPnBM (Pajak Pertambahan Nilai Barang Mewah) yang dibayar oleh customer ketika terjadi penjualan.
5 1.4 Tujuan dan Manfaat Penelitian 1.4.1 Tujuan Tujuan dari penelitian ini adalah : 1. Mengidentifikasi masalah yang terjadi di dalam siklus pendapatan dan persediaan pada perusahaan yang sedang berjalan. 2. Mengidentifikasi kelemahan sistem pengendalian internal dalam prosedur siklus pendapatan dan persediaan yang sedang berjalan. 3. Menganalisis dan mengidentifikasi kebutuhan informasi serta memperbaiki kelemahan dari sistem yang sedang berjalan. 4. Merancang sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. 5. Mengusulkan rekomendasi solusi yang terkait dengan sistem pengendalian internal perusahaan. 1.4.2 Manfaat Manfaat dari penelitian ini adalah : 1. Mengatasi masalah yang dihadapi oleh PT Fujitec Indonesia dengan memberikan solusi yang tepat sehingga dapat membantu perusahaan untuk meminimalisasi masalah-masalah yang dihadapi. 2. Memperbaiki pengendalian internal perusahaan sehingga proses bisnis perusahaan berjalan menjadi lebih baik untuk dapat mencapai strategi yang telah ditetapkan perusahaan. 3. Menghasilkan suatu rancangan sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan yang telah mengintegrasikan bagian-bagian yang terkait dalam siklus pendapatan dan persediaan.
6 1.5 Metodologi Penelitian Metode yang digunakan untuk mengevaluasi dan membangun sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan bagi perusahaan adalah : 1. Metode penelitian Dalam menyusun skripsi digunakan beberapa metode pengumpulan data sebagai berikut : a. Penelitian kepustakaan (Library Research) Penelitian ini dilakukan dengan mencari dan mengumpulkan referensi dan teoriteori yang terkait dengan masalah pokok dalam skripsi dari berbagai buku, hasil penelitian ilmiah, teori-teori yang telah ada, dan referensi lain secara pustaka maupun informasi dari internet. b
Penelitian lapangan (Field Research), dilakukan beberapa cara yaitu: 1. Pengamatan (Observation), yaitu melakukan pengamatan langsung di perusahaan. 2. Wawancara (Interview), yaitu tanya jawab dengan pihak-pihak terkait untuk mendapatkan keterangan yang diperlukan. 3. Dokumentasi (Documentation), yaitu penelusuran bukti-bukti dan dokumendokumen yang terkait dengan kegiatan yang diteliti yaitu transaksi-transaksi yang terjadi di dalam siklus pendapatan dan persediaan. 4. Analytical procedures, yaitu menganalisis prosedur perusahaan untuk memperoleh data dalam penelitian.
7 2. Metode Analisis dan Perancangan Metode perancangan yang digunakan dalam skripsi ini adalah pendekatan Object Oriented Analysis and Design dengan menggunakan notasi Unified Modelling Language, dimana tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut : 1. Metode Analisis : a. Problem domain analysis Mengidentifikasikan dan menggambarkan informasi-informasi yang harus diadministrasi, dipantau atau dikendalikan oleh sistem, dengan : -
Membuat rich picture
-
Membuat class diagram
-
Membuat statechart diagram
b. Application domain analysis Menganalisis bagaimana sistem akan digunakan serta menentukan kebutuhan dan fungsi dari sistem sehingga sistem dapat memantau dan mengendalikan informasi-informasi, dengan : -
Membuat usecase diagram
-
Membuat sequence diagram
-
Membuat navigation diagram
2. Metode Perancangan a. Architectural design Pada tahap ini dilakukan perancangan pola arsitektur dari sistem informasi yang diusulkan sehingga sesuai dengan hasil analisis dan perancangan yang telah dilakukan. Dimulai dengan menentukan prioritas dari masing-masing
8 kriteria sistem, kemudian merancang pola komponen arsitektural dan pola distribusi yang paling tepat untuk sistem informasi tersebut, dengan : -
Membuat component diagram
-
Membuat deployment diagram
b. Component design Tahap
ini
menentukan
dan
merancang
kebutuhan
untuk
mengimplementasikan komponen-komponen dan fungsi-fungsi ke dalam sistem sesuai dengan pola arsitektur yang telah dirancang, dengan : -
Membuat model, function, dan connecting component
-
Membuat user interface component
1.6 Sistematika Penelitian Penulisan skripsi ini terdiri dari lima bab di mana masing-masing bab terbagi menjadi beberapa subbab. Sistematikanya adalah sebagai berikut: BAB 1
PENDAHULUAN Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, identifikasi masalah, ruang lingkup, tujuan dan manfaat, dan metodologi penelitian.
BAB 2
LANDASAN TEORI Bab ini akan membahas mengenai teori-teori yang digunakan sebagai dasar untuk membahas permasalahan dalam skripsi ini.
BAB 3
ANALISIS
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
SIKLUS
PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN PT FUJITEC INDONESIA YANG BERJALAN
9 Bab ini akan memaparkan profile perusahaan (sejarah, visi, dan misi), struktur organisasi, dan tugas masing-masing bagian. Selain itu juga berisi tentang sistem yang sedang berjalan di dalam perusahaan ini berkaitan dengan siklus pendapatan dan persediaan, serta mengevaluasi kelemahan dan dampaknya terhadap perusahaan sesuai dengan apa yang sedang berjalan pada PT Fujitec Indonesia. BAB 4
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENDAPATAN DAN PERSEDIAAN PT FUJITEC INDONESIA Bab ini akan membahas mengenai sistem informasi akuntansi siklus pendapatan dan persediaan PT Fujitec Indonesia yang direkomendasikan dalam dokumen analisis dan dokumen desain. Dokumen analisis sendiri mencakup the task,
problem domain, application domain dan
recommendation, sedangkan dokumentasi desain mencakup the task, technical platform, architecture, model component, user interface component dan recommendation. BAB 5
SIMPULAN DAN SARAN Bab ini akan berisi simpulan mengenai kegunaan dan manfaat yang diperoleh dengan adanya sistem yang dirancang dan bagaimana perubahan ini akan membantu perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya sehari-hari, khususnya dalam siklus pendapatan dan persediaan.
