Az M$ Office Excel és OpenOffice.org Calc összehasonlítása Előszó Adatbiztonság Cellaformátumok Cellák összevonása Eszköztárak Érvényesség Fájlok mérete Fájlvédelem Feltételes formázás Függvények Grafikonok Makrók Megjegyzések (Commentek) Munkalap védelme Nézetek Színkezelés Szűrés Vágólap kezelés Zárszó
Előszó: Napról napra egyre többen kerülnek kapcsolatba számítógépekkel. Ki azért mert a munkája elvégzéséhez ma már nélkülözhetetlen a számítógép, ki azért mert érdeklik a számítógépek, ki pedig azért mert a gyerek addig rágja a fülét, amíg nem vesznek egyet neki, hogy játszhasson rajta. Az idő haladtával aztán biztos, hogy eleinte csak ritkábban, később egyre gyakrabban használatba vételre kerülnek a játékok mellett legalább a szövegszerkesztő programok, majd a számológép program, aztán talán még az adatok tömegét hatékonyan rendező táblázatkezelő programok. Ezek közül a legismertebb a Microsoft Office programcsomag részét képező Excel. Viszont az ára miatt a háztartásokban általában illegális másolat van feltelepítve, mert az ismerősöktől vagy a munkahelyről sikerült megszerezni és feltelepíteni. A legtöbben nem is tudják, hogy létezik egy vele teljesen egyenértékű ám mégis ingyenes irodai programcsomag, az OpenOffice.org. Az OpenOffice.org részét képezi a Calc nevű táblázatkezelő program, ami a microsoftos Excel megfelelője. A Calc szinte gond nélkül elboldogul az Excel által létrehozott fájlokkal. Ez visszafelé (természetesen) nem működik, kivéve, ha a Calc-kal .xls formátumban mentjük el táblázatainkat. Azért van néhány dolog, amit jó, ha tudunk. Szinte mindent meg lehet oldani a Calc-kal is, csak kissé másképpen. Esetenként körülményesebben, esetenként egyszerűbben. 2005 októberében megjelent az OOo 2.0 verziója, melyben a korábbi „hibák” és hiányosságok nagy részét kiküszöbölték, javították. A teljes szöveget nem javítottam át, de igyekszem jelezni, ahol már nem állnak fenn a korábbi megállapítások. Tartalom
Adatbiztonság: Többször előfordult már velem, hogy valamilyen művelet közben az Excel lefagyott és használhatatlan lett az éppen használt táblázatom. Régebbi Excellel nem bírtam megnyitni őket, mert azt mondta, hogy sérült a fájl és ő erre nem hajlandó. Ilyenkor a Calc-ot elindítottam és vele minden gond nélkül megnyitottam és helyre állítottam a sérült .xls
fájlt. Az újabb Excel (2000) már olyat csinál, hogy mielőtt lefagyna, egy véletlen generátorral előállított néven, kiterjesztés nélkül készít egy másolatot az éppen használt fájlról, amit újraindítása után a legtöbb esetben minden gond nélkül helyre állít és elmenthető a sérült fájl helyett. De így is volt már olyan fájl, amit nem lehetett rendesen megnyitni vele, Calc-kal viszont sikerült helyre hoznom azt is. Excelben be tudjuk állítani, hogy mindig készítsen egy backupot (bekapot, vagyis biztonsági másolatot). Ezt a Calc is tudja. Az Eszközök/Beállítások/Megnyitás és mentés/Általános lapon lehet választani. Nemrégiben (2005 januárban) megsérült egy .sxc fájlom. A Calc sem volt hajlandó megnyitni, folyamatosan azt jelezte, hogy a betöltés közben hibát észlelt a content.xml fájlban a 2,474888 (sor,oszlop) helyen. Kicsomagolva a tömörített .sxc fájlból a content.xml-t, majd szövegszerkesztőbe (Write) behívva el tudtam távolítani a formázó tag-eket és így megkerültek az elveszettnek hitt adataim. Excelben az automatikus (megadott időközönkénti) mentés nem „alapfelszerelés”. Magyarán, az Excel telepítésekor nem kerül automatikusan telepítésre. Ezt külön kell megtenni és utána könnyedén bekapcsolható. A Calc-nál viszont ez „szériatartozék”: Tartalom
Cellaformátumok: Legegyszerűbben a Calc-ban is az egér jobb gombjával kattintva egy cellán a felbukkanó menüben Cellák formázása... opciót választva az Excelnél megszokotthoz hasonló panelt kapunk, ahol kedvünk szerint módosíthatjuk a kijelölt cellák formátumait. Ami nekem nagyon hiányzik a Calc eszköztárából, az az Ecset, a cellaformátumok másolása. Persze azért ezt is meg lehet oldani, ha a kijelölt cellá(ka)t másoljuk, majd a kívánt cellá(ko)n kattintva az egér jobb gombjával a felbukkanó menüben az Irányított beillesztés...-t választva a felbukkanó panelen csak a formátumok mellett hagyunk pipát. A Calc nem tud átlós vonalakat rajzolni a cellákba, ha egy .xls fájl ilyen formátumokat tartalmaz, azokat nem jeleníti meg. További hiányosság, hogy amennyiben a Calc-ban egy cella tartalma hosszabb, mint a cella, az igazítások nem működnek. Hiába állítjuk az igazítást balra, középre vagy jobbra, nem történik változás a megjelenítésben. Azonban, ha bőven szélesebbre állítjuk a cella méretét, minden rendben van. A StarOffice8-ban illetve az OpenOffice.org2-ben már szerepel az Ecset, valamint képes az átlós vonalak rajzolására is, az igazítások is működnek rendesen. Tartalom
Cellák összevonása: A kijelölt cellákat a Calc is össze tudja vonni, vagy az összevontakat szét tudja választani, de a másolásukkal vannak némi gondjai. Nem tudja másolni őket „húzással”, amikor a cella jobb alsó sarkát megfogva elhúzzuk. Illetve másolja, de nem összevonva. A mennyiben egy már összevont cellához akarunk újabbat összevonni, a Calc ezt nem engedi meg, amíg az Excel igen. Úgy gondolom, ez komoly hiányosság. Az összevont cellák másolhatóak, majd beilleszthetőek. Így viszont a cellák értéke sem változik. Próbáld ki: Jelölj ki 5 cellát egymás alatt, vond őket össze, majd írj bele értéknek 1-et. Ezután fogd meg a cella jobb alsó sarkát, és húzd lefelé 2-3 cellányival. Nézd meg az eredményt. Végül oszd fel a cellákat, és ismét nézd meg az eredményt. Sok esetben nagyon hasznos lenne, ha az Ecsettel lehetne a cellaformátumokat másolni, mint az Excelben. A StarOffice8-ban illetve az OpenOffice.org2-ben már szerepel az Ecset. :) Valamint a cellák összevonására is van „gyárilag” ikon az eszköztáron. Annyiból érdekes a működése, hogy a kijelölt szóló cellákat összevonja, de ha a kijelöltek között van már korábban összevont cella, azt felosztja.
Tartalom
Eszköztárak: Az OOo-ban könnyedén alakíthatjuk tetszésünk szerintire az eszköztárakat. Az OpenOffice.org\share\config\symbol mappában találhatóak az OOo által használt ikonok bitmap (.bmp) formátumban. Ehhez a Fő menüsorban válasszuk a Nézet/Eszköztárak/Testreszabás... opciót. És máris kedvünkre garázdálkodhatunk. :) Vagy Az Eszközök/Testreszabás/Testreszabás... panelen pedig hozzárendelhetjük ikonjainkat a menüsorban elérhető funkciókhoz. A kiválasztott eszközt egyszerűen fogjuk meg az egér bal gombjával és húzzuk oda a menüsorban, ahol szeretnénk használni. Persze, azért mindent, mindenhova azért mégse lehet. Ha valamely kedvenc eszközünkhöz nem találnánk előregyártott ikont, mint például a cellák összevonása, illetve felosztása, vagy a nyomtatási kép, akkor egy bitmap szerkesztővel készítsük el a saját ikonunkat és mentsük, vagy másoljuk az alábbi helyre: Windows: C:\Program Files\OpenOffice.org\share\config\symbol Linux (UHU): /usr/lib/OpenOffice.org/share/config/symbol Itt találhatóak a „gyári” ikonok is. Ide másolva, a rendszer megtalálja és használja őket. Az 1.1.3-tól (legalábbis én itt vettem észre, az ikonok helye megváltozott. Tartalom
Érvényesség: A Calc-ban is hasonlóan működik a cellákba beírható adatok érvényességének meghatározása, mint az Excelben. Van viszont egy lényeges különbség, hogy a Calc-ban nem tudunk szabadon definiálni listát. Csak egész vagy decimális számokat, dátumot, időt, vagy szöveghosszot adhatunk meg. A StarOffice8-ban illetve az OpenOffice.org2-ben már megjelent a lista az Érvényesítésnél, de itt a megjelenő ablakban definiálhatunk saját listákat. Az Excel-nél megszokott eredményt a Cell range/Cella tartomány választásával kapjuk. Tartalom
Fájlok mérete: Az OpenOffice.org a saját fájljait tömörítve menti el és megnyitáskor bontja ki őket. Így a fájlok lényegesen kevesebb lemezterületet foglalnak el. Kb. ötöd méretre tudja betömöríteni őket. Persze ez mindig az adott dokumentumtól függ. Tartalom
Fájlvédelem: Az Excel által jelszóval levédett .xls fájlt a Calc nem tudja megnyitni. Tehát ha olyan fájlt akarunk készíteni, amit hol az Excellel, hol a Calc-kal szeretnénk használni, nem célszerű a fájl védelmét bekapcsolni. Természetesen az ilyen fájlok csak .xls kiterjesztésű Excel formátumú fájlok lehetnek. Pontosítás: a StarOffice8 és az OOo 2.0 már tudja kezelni az Excel jelszavait Tartalom
Feltételes formázás: Hasonlóan működik Calc-ban is, mint az Excelben, azzal a különbséggel, hogy az Excelben a feltételekkel együtt határozzuk meg a formaelemeket. Calc-ban viszont előre kell definiálnunk ezeket a Formátum\Stíluskatalógusban, majd a kijelölt celláknál a Formátum\Feltételes formázás... menüpontra kattintva a felbukkanó panelen az Excelnél megszokott módon meghatározzuk a feltételeket, majd kiválasztjuk a korábban létrehozott stílust. Tartalom
Függvények: Igaz, nem végeztem tételes összehasonlítást, de úgy tűnik, hogy minden függvény, amit az Excel használ, megtalálható a Calc-ban is. Viszont pluszként szerepel a Calc-ban az
EASTERSUNDAY(év) függvény, amelynek eredménye az év argumentumként megadott év húsvét vasárnapjának dátuma. Tartalom
Grafikonok: Sajnos grafikonokkal mindez idáig nem sok dolgom akadt, így nem sokat tudok róluk mesélni. Egyelőre. Igyekszem pótolni eme hiányosságomat. Tartalom
Makrók: Ezeket még nem teszteltem eleget. De úgy tűnik az Excel makróinak minden sorába a Calc beír egy Rem utasítást. Ezáltal a makrók nem futtathatóak egy az egyben. Ami talán nem is baj. Legalábbis biztonsági szempontból. Tartalom
Megjegyzések (Commentek): A cellákhoz Excelben a jobb egérgomb megnyomásakor felbukkanó menüben tudunk megjegyzéseket (commenteket) írni, szerkeszteni, törölni, megjeleníteni vagy éppen elrejteni. Calc-ban ez egy kissé másképpen működik. A felső menüsorban a Beszúrás\Megjegyzés pontra kattintva tudunk megjegyzést írni. Ha már írtunk egy cellához megjegyzést, akkor a cellán az egér jobb gombjával kattintva a felbukkanó menüben megjelenik a Megjegyzés megjelenítése menüpont. Ezt kiválasztva szerkeszthetjük a megjegyzést. Amennyiben töröljük a megjegyzés tartalmát, az egész megjegyzés törlődik. Tehát a megjegyzés törlésére nincs külön opció. A Calc-ban (1.1.4 előtti verziókban) tudomásom szerint nincs lehetőség arra, hogy a megjegyzések állandóan láthatóak legyenek, mint az Excelben. Továbbá a megjegyzések oldal irányban nem állíthatóak. Az Excelben definiált megjegyzések megjelennek rendesen, ha Calc-kal nyitunk meg egy .xls fájlt. Viszont szöveg formázást nem tudunk végezni bennük. StarOffice8-ban és az OOo 2.0-ban már akár állandóan is láthatóak a megjegyzések, méretük szabadon módosítható, és a formázásra is van mód. Tartalom
Munkalap védelme: Amíg az Excelben jól látható, amennyiben egy munkalap le van védve (menüsor ikonjai nem elérhetőek), addig a Calc-ban semmiféle jelzés nincs erről. Csak akkor jelez, ha módosítani akarunk egy védett cellát. Excel-ben nem működik a szűrés, ha bekapcsoljuk a munkalap védelmét. Calc-ban nincs ilyen hiba. Egy .xls fájl lapvédelmét a Calc alapban elismeri, tehát nem engedi módosítani a cellát. Viszont a lapvédelmet minden további nélkül ki tudja kapcsolni. tehát nem kéri hozzá a jelszót. Az Eszközök\Dokumentumvédelem\Munkalap menüpontra kattintva eltűnik a védelem a lapról a jelszó ismerete nélkül is. Az így feltört lap minden további nélkül módosítható. Tartalom
Nézetek: A szűrésekhez hasonlóan a nézeteket sem állíthatjuk a Calc-ban munkalaponként más és más értékre. Ha az egyik lapon átállítjuk például 80 %-ra, azt tapasztaljuk, hogy bármely munkalapra kapcsolunk is át, mindenhol az előbbi értékkel nagyítva, vagy kicsinyítve tekinthetjük meg táblázatunkat. Tartalom
Színkezelés: A Calc által .xls ként elmentett fájlok Excellel történő megnyitása után a cellák más
színekben tündökölnek. Az Excel 40-féle színt tud beállítani egy cella hátterének illetve a cellaértékének megjelenítésére. A Calc viszont 99 színnel tud gazdálkodni. Ebből adódóan érdekes effektusokat érhetünk el a két program használatával. Az Excelben kiszínezett cellákat kimásolva azok beilleszthetők az Calc-ban megnyitott táblázatba. Visszafelé ez nem működik. Tartalom
Szűrés: Amíg Excelben egy munkafüzet minden lapján meghatározhatunk szűréseket, Calc-ban ezt egyszerre csak egy munkalapon tehetjük meg. Viszont érdekesség, hogy amennyiben egy munkafüzetben az Excel által létrehozott szűrések vannak több munkalapon is A Calc probléma mentesen kezeli őket. De ha a Calc-kal valamely munkalapon új szűrést határozunk meg, az is működik mindaddig, amíg újabbat nem állítunk be. Az Excelben nem működik a szűrés, ha bekapcsoljuk a munkalap védelmét. A Calc-ban viszont ekkor is tudunk szűrni. Az Excelben könnyedén tudunk üres cellaértékre is szűrni, ez a Calc-ban is lehetséges, csak kissé másképpen. A szűrő gombra kattintva válasszuk a -Szabályos- opciót és az ekkor felbukkanó panelen állítsuk be a feltételnek az egyenlőt (=), értéknek pedig írjunk “”-t (egymás után két idézőjelet) vagy válasszuk az -üres- opciót.. Ekkor az üres cellákat kapjuk eredményül. Ha be van kapcsolva a szűrés, akkor Excelben nem tudunk sem sorokat, sem oszlopokat beszúrni táblázatunkba vagy törölni onnan. Calc-ban ezt minden további nélkül megtehetjük. Excelben csak az első ezer elem jelenik meg a legördülő listában, ha szűrni szeretnénk egy értékre. A Calc-ban nincs ilyen korlát. Amennyiben több oszlopban is meghatároztunk szűréseket, az Excelben az elsőként kiválasztott szűrés szűkíti a többi oszlopban a lehetőségeket. Calc sajnos ezt nem teszi. Egyelőre. :) Mindenképpen legyünk nagyon óvatosak és körültekintőek, amennyiben egy adattáblázatból csak bizonyos cellákat leszűrve jelenítünk meg. Ugyanis mind az Excel, mind a Calc képes megtréfálni bennünket, ha törölni, másolni vagy színezni akarunk szűrt cellákat. Tartalom
Vágólap kezelés: Nagyon lényeges különbség a vágólap kezelésében, hogy a Calc nem törli a vágólap tartalmát akkor sem, ha egy cellába manuálisan írunk be adatot, vagy függvényt. Sőt! Ha mentést készítünk munka közben, a vágólap tartalma akkor is megmarad. Megmarad továbbá a visszavonás lehetősége is. Excelben mentéskor ezek mind resetálódnak (de szép magyar szó!). Tartalom
Zárszó: Kedves Olvasóm! Irományom javarészt az OpenOffice.org 1.1.3 valamint az Excel 2000 verziójával szerzett tapasztalataimon alapszik. Természetesen mind két programnál előfordulhat, hogy későbbi verziókban némely hiányosságot kijavítanak és akár újabb hibák is belekerülnek. Remélem, jelen művemet elolvasván Te is hatékonyabban tudod majd használni a legálisan a gépedre telepített OpenOffice.org Calc programot az összes gyerekbetegségével együtt illetve az egész programcsomagot. Netán még akár el is távolítod az Excel illegális példányát a gépedről, hacsak nem vagy hajlandó az olcsónak semmiképpen nem mondható árát kifizetni érte. Ha eddig nem tetted volna meg, töltsd le és telepítsd fel a gépedre most az OpenOffice.org programcsomagot a http://www.openoffice.org vagy a
http://www.openoffice.hu webcímről. Ha bármi észrevételed van a témában, kérlek, írj pár sort: a
[email protected] címre. Ne várj gyors választ, mert hetente csak egyszer ellenőrzöm. Minden észrevételt, ötletet szívesen fogadok. Még az is lehet, hogy válaszolok. :) Ha már az észrevételeknél tartunk. Irományom nem szakemberek, hanem a nagyközönség számára készült, ezért elképzelhető, hogy helyenként kissé pongyola, szakmailag nem eléggé szabatos a megfogalmazás. Azért nem kizárt, hogy néhányan a szakértők közül is találtak benne nekik új dolgokat. Legalábbis remélem. :)
Pécs, 2005.11.16
Németh Gábor
Tartalom
