Maturitní téma: Tabulkové processory MS Excel (OpenOffice Calc) Charakteristika tabulkového editoru Tabulkový editor (spreMaturitníadsheet) se používá všude tam, kde je třeba zpracovávat data uspořádaná do tabulek, nad těmito daty lze provádět různé výpočty (součty, průměry), vyhledávat mezi nimi závislosti … Data lze také graficky znázornit jako různé typy grafů. Základní ovládání –sešit, list, tabulka, editace • Soubor (*.xls) se zde nazývá sešit, může obsahovat až 256 listů, na každém listu může být několik tabulek. Mezi listy jednoho sešitu se přepíná záložkami v dolní části okna nebo Ctrl+PgDown, Ctrl+PgUp. List lze z místní nabídky přejmenovat, vymazat nebo vložit nový. • Tabulka se skládá z buněk, sloupce označené písmeny, řádky čísly, každá buňka je jednoznačně určena písmenem sloupce a číslem řádku, ve kterém leží (např. B3) • Do buňky lze zapsat cokoliv (číslo, text …), editace obsahu aktivní buňky (= buňka, která je vybraná) se provádí pomocí řádku vzorců (zelené tlačítko změny uloží, červené provedené změny zruší). • Je možno mít najednou otevřeno více sešitů, mezi nimi se přepíná v menu Okno. Označování, kopírování a přesun buněk • Označení buněk: • Myší: • Buňky – kliknutím na ni (bude silně orámovaná = aktivní) • Souvislé oblasti buněk – tažením myší (označené buňky budou inverzně zvýrazněné) • Celého sloupce – kliknutí na nadpis sloupce • Více sloupců – tažením přes nadpisy sloupců • Celého řádku – kliknutí na číslo řádku • Více řádků – tažením přes čísla řádků • Nepravidelné oblasti buněk – označíme první souvislou část dané oblasti, zbylé souvislé oblasti označujeme se stisknutou klávesou Ctrl, pak se přidají k oblastem dříve označeným • Z klávesnice: Shift+kurzorové klávesy, vybrání celého řádku/sloupce: přejít na první buňky a stisk Ctrl+Shift+šipka doprava/dolů • Označenou oblast si lze pojmenovat a pak se k ní pomocí přiřazeného názvu vracet (bez nutnosti ji znovu označovat). Postup: označím oblast, menu Vložit/Název/Definovat a zadám pojmenování oblasti. K pojmenované oblasti se mohu vrátit výběrem jejího názvu z rozbalovacího seznamu vedle řádku vzorců. Definované oblasti lze i mazat. • Kopie, přesun označené oblasti buněk • pomocí schránky a to buď z klávesnice (Ctrl+C,X,V) nebo menu Úpravy nebo místní nabídka
• •
metodou Drag and Drop: pozor, označený blok je nutno uchopit za okraj (až bude kurzor šipka) Vkládání prázdných buněk • menu Vložit, možno vybrat, co se s existujícími buňkami stane (posunout existující buňky doleva, dolů, nebo vložit celý řádek, sloupec), vždy se vloží taková oblast buněk, jako je označená • Celý řádek/sloupec, opět se vloží tolik řádků/sloupců, kolik je v řádku/sloupci označeno buněk
Velikost řádku, sloupce • Zvětšování, zmenšování řádku/sloupce: • myší tažením • z menu Formát, položka Řádek/Sloupec, položka Výška/Šířka (v bodech) • menu Formát, položka Řádek/Sloupec, položka Přizpůsobit – přizpůsobí výšku/šířku podle nejvyšší/nejdelší položky v něm • menu Formát, položka Řádek/Sloupec, položka Skrýt (nebo místní nabídka) – skryje řádek/sloupec, hodnoty v něm stále ale budou, myší tažením lze řádek/sloupec znovu zviditelnit • při zmenšení šířky sloupce tak, že se do něj obsah nevejde bude v případě, že obsah je • číslo – zobrazeno znaky # • řetězec – je-li buňka napravo prázdná, pak bude text zobrazen přes ni, jinak bude oříznut (text bude v buňce stále celý, ale zobrazí se jen jeho část) Formátování obsahu buněk • Jak bude obsah buňky chápán a zobrazen • Přímo z nástrojové lišty lze pro vybranou buňku/buňky resp. pro označený text v buňce nastavovat typ a velikost písma, při výběru buňky zarovnání textu v buňce • menu Formát/Buňky nebo místní nabídka (na pravém tlačítku), týká se vybrané buňky nebo všech označených buněk, karta: • Zarovnání (vodorovně a svisle, orientace textu), možno Zalomit text tak, aby byl v buňce na několika řádcích, Přizpůsobit buňce – mění velikost písma tak, aby se celý text vždy vešel do buňky • Písmo – ala Word • Číslo – jak bude obsah buňky chápán (podle toho se liší operace, které lze s obsahem buňky provádět) a zobrazovat: • Obecný – v buňce může být cokoliv • Číslo – číselný údaj, lze zvolit různé typy zobrazení • Měna – jako číslo, ale je k němu přidán symbol měny • Datum a Čas – různé druhy formátu datumu a času • Vlastní – zde je možno si nadefinovat svůj vlastní formát Tvorba vlastních formátů Pokud požadovaný formát buňky nenalezneme v seznamu, lze si vytvořit vlastní – menu Formát/Buňky, druh formátu Vlastní a do pole Typ pomocí speciálních (zástupných) znaků popíšeme, jak má formát vypadat.
Kódy formátů mohou mít až čtyři části. Tyto části, které jsou odděleny středníkem, definují formáty kladných a záporných čísel, nulových hodnot a textu v uvedeném
pořadí. Pokud zadáte pouze dvě části, první je použita pro kladná čísla a nuly, druhá pro čísla záporná. Jestliže zadáte pouze jednu část, u všech čísel bude použit stejný zadaný formát. Chcete-li nějakou část vynechat, použijte středník. Zástupné znaky: •
Znak # zobrazuje pouze platné číslice, nezobrazuje nadbytečné nuly.
•
Znak 0 (nula) zobrazuje nadbytečné nuly v případì, že má číslo méně desetinných míst, než je ve formátu definováno.
•
Chcete-li zobrazit: 1234,59 ve formátu 1234,6 8,9 ve formátu 8,900 ,631 ve formátu 0,6 •
Jestliže chcete oddělovat tisíce mezerou nebo zmenšit číslo tisíckrát, použijte mezeru ve formátu podle následujících příkladů. Chcete-li zobrazit: 12000 ve formátu 12 000
•
Použijte kód formátu: # ###
Pokud chcete části formátu barevně odlišit, napište do dané části název požadované barvy v hranatých závorkách. Kód barvy musí být první položkou v příslušné části kódu.
[ČERNÉ] [MODRÉ] [SVĚTLEFIALOVÉ] [ČERVENÉ] •
Použijte kód formátu: ####.# #.000 0.#
[MODROZELENÉ] [BÍLÉ]
[ZELENÉ] [ŽLUTÉ]
Znaky, které chcete zobrazit v buňce zároveň s čísly, uzavřete do uvozovek (" ") nebo před ně umístěte zpětné lomítko (\). Znaky napište do odpovídající části kódu. Zadáte-li například formát $0.00 “přebytek”;$-0.00 “nedostatek”, zobrazí se záporná částka jako řetìzec “$-125.74 nedostatek". Znak mezery a následující znaky nemusí být uzavřeny v uvozovkách: $ - + / ( ) :.
Formát tabulky, ohraničení • Buď menu Formát/Buňky, karta Ohraničení a Vzorky nebo nástrojová lišta • Menu Formát/Automatický formát – předdefinovaná formátování Mazání hodnot, formátů, buněk …. • Stisk klávesy Del (nebo menu Úpravy/Vymazat/Obsah) vymaže obsah označených buněk (tj. hodnoty do nich zapsané), nemaže formátování buněk (ohraničení, podklad, typ čísla) • Úpravy/Vymazat/Formáty smaže pouze formátování vybraných buněk (ohraničení, podklad, typ čísla), ponechá obsah buněk • Úpravy/Vymazat/Vše maže jak hodnoty, tak formáty označených buněk • Úpravy/Odstranit nebo místní nabídka, položka Odstranit odstraní označené buňky, zbylé buňky lze posunout vlevo, nahoru, případně odstranit celý řádek, sloupec Zobrazení a lupa • Menu Zobrazit/Celá obrazovka • Lupa: menu Zobrazit/Lupa nebo nástrojová lišta, volba Podle výběru – aby se označený blok přesně vešel na obrazovku • Zobrazení: • Normálně – konce stránek jsou zobrazeny jako tenké přerušované čáry v šešitě • Konce stránek – konce stránek je možno přetahovat myší a tak určit, co přesně na které stránce bude Záhlaví a zápatí stránky • Menu Zobrazit/Záhlaví a zápatí… • Je možno si buď vybrat z předdefinovaných záhlaví a zápatí nebo si definovat vlastní • Definice vlastního záhlaví a zápatí: šířka stránky je rozdělena na 3 oddíly, lze do nich vepisovat text nebo vkládat speciální znaky (datum, čas … ala Word) Tisk • Ukázka před tiskem (Preview) – menu Soubor/Náhled • Nastavení formátu stránky – menu Soubor/Vzhled stránky: • Karta Stránka: tištěný list lze vytisknout zmenšený nebo zvětšený (Upravit na % normální velikosti) nebo jeho velikost přizpůsobit tak, aby se vešel na zadaný počet stránek (Přizpůsobit na …), lze nastavit formát papíru a tisk na výšku nebo na šířku • Karta Okraje: lze nastavovat okraje papíru, lze je nastavovat interaktivně tažením myší v náhledu po kliknutí na tlačítko Okraje • Karta Záhlaví a zápatí: viz výše • Karta List: zda se bude tisknout mřížka (Mřížka), písmena sloupců a čísla řádků (Záhlaví řádků a sloupců) a pořadí stránek při tisku (aby se to lépe třídilo)
•
Lze tisknout jen určité oblasti na listu: v režimu zobrazení konců stránek lze danou oblast, kterou chci tisknout, označit a z místní nabídky vybrat Nastavit oblast tisku, chci-li tisknout více oblastí, pak označím další na opět z místní nabídky zvolím Přidat do oblasti tisku, označenou oblast lze vynechat volbou Vynechat z oblasti tisku, k původnímu nastavení se lze vrátit volbou Obnovit oblast tisku
Řady • Na základě hodnot několika buněk umožní vyplnit ostatní buňky hodnotami podle zadaného postupu (řady). • Je-li vybrané jediná buňka, pak tažením za čtvereček v pravém dolním rohu buňky se mi hodnota v této buňce zkopíruje do označených buněk (pouze v řádku nebo sloupci). Totéž z menu Úpravy/Vyplnit/Dolů nebo Doprava • Je-li označeno více buněk, pak se tažením dovyplní označené buňky podle příslušné řady, mnohem více lze nastavovat z menu Úpravy/Řady – vybírat typ řady a hodnot v ní … Sloučit a zarovnat na střed Označené buňky vedle sebe v řádku/sloupci se sloučí (udělá z nich buňky jednu) a umístí se do ní to, co bylo v buňce vlevo nahoře, obsah sloučených buněk bude vycentrován. Vhodné např. pro tvorbu nadpisů tabulek. Sloučené buňky lze opět rozdělit odznačením políčka Sloučit buňky na kartě Zarovnání v okně Formát buněk (místní nabídka, položka Formát buněk). Styly • Podobně jako v MS Word • Menu Formát/Styl • Tlačítkem Upravit… lze vybraný styl upravit, zaškrtnutím lze nastavit, jaké informace styl obsahuje (číslo, písmo …), poté napíšeme jméno nového stylu a stiskneme tlačítko Přidat Komentáře • Ke každé buňce lze připsat komentář (poznámka), který se nebude tisknout • Vložení komentáře k aktivní buňce – menu Vložit/Komentář nebo místní nabídka • Odstranění komentáře – menu Úpravy/Vymazat/Komentáře nebo místní nabídka • Změna formátu komentáře – při zobrazeném komentáři kliknout na jeho okraj pravým tl. myši a volba Formát komentáře • V menu Zobrazit/Komentáře se přepíná mezi zobrazením všech komentářů nebo jen komentáře u aktivní buňky Vzorce • Umožňují vypočítat obsah buňky na základě obsahů buněk jiných, změní li se obsah těchto buněk, obsah buňky obsahující vzorec bude automaticky aktualizován s ohledem na provedené změny. • Vzorec začíná vždy znakem = a pak následuje daný výraz • Odkazy na buňky mohou být buď • relativní (B3, ty se při kopii a přesunu přepočítají, určují pozici buňky relativně vzhledem k buňce, ve které ten odkaz je) • absolutní ($B$3, ukazují vždy na stejnou buňku i po přesunu) • smíšené (B$3, $B3 v jedné souřadnici jsou relativné, v druhé absolutní)
•
Funkce – s danými argumenty provedou daný úkon a vrátí hodnotu (výsledek funkce), např. =SUMA(B10:B13) sečte všechny čísla v daném intervalu buněk
Odkaz na více buněk najednou Buňku ve sloupci A a řádku 10 Oblast buněk ve sloupci A a řádcích 10 až 20 Oblast buněk v řádku 15 a sloupcích B až E Všechny buňky v řádku 5 Všechny buňky v řádcích 5 až 10 Všechny buňky ve sloupci H Všechny buňky ve sloupcích H až J
A10 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J
Funkce • Funkce je možno vkládat buďto ručně (=+název funkce a argumenty) nebo použít průvodce: před řádkem vzorců kliknu na znak =, z rozbalovacího seznamu vyberu požadovanou funkci a pomocí myši označím ty buňky (nebo oblasti buněk), které mají být argumenty té funkce. • Např. =SUMA(E4:E6) sečte buňky E4, E5 a E6 =SUMA(E4:E6;A1) sečte buňky E4, E5, E6 a A1 Matematické funkce (pro práci s číselnými hodnotami) ABS(číslo) Absolutní hodnota ODMOCNINA(číslo) Druhá odmocnina POWER(číslo;mocnina) Umocní číslo na zadanou mocninu MAX(číslo1;číslo2;…) Maximální číslo ze zadaných MIN(číslo1;číslo2;…) Minimální číslo ze zadaných SUMA(číslo1;číslo2;…) Sečte zadané čísla nebo oblasti Řetězcové funkce (pro práci s textem) CONCATENATE(text1;text2;…) Sloučí zadané textové řetězce do jednoho ČÁST(text;start;délka) Vrátí zadaný počet znaků od dané pozice DÉLKA(text) Vrátí počet znaků textu ZLEVA(text;poč.znaků) Vrátí daný počet znaků z textu zleva ZPRAVA(text;poč.znaků) Vrátí daný počet znaků z textu zprava POZOR: pokud do buňky napíšu číslo+jednotku (12 litrů), pak už je obsah buňky text a nelze použít matematické funkce, tuto situaci je nutno řešit definicí vlastního formátu (#" litrů").
Vyhledávání (nahrazování) • Menu Úpravy/Najít (Nahradit) nebo případně Ctrl+F (Ctrl+H) • Lze vybrat směr hledání (po sloupcích nebo po řádcích) •
v jaké oblasti se bude vyhledávat (vzorce – hledá se pouze v hodnotách buněk, hodnoty – hledá se i ve výsledcích vzorců)
Obrázky a Automatické tvary • menu Vložit/Obrázek/Klipart (předpřipravený) nebo Ze souboru (na disku) • nastavení formátu obrázku – menu Formát/Obrázek nebo místní nabídky, karty Barvy a čáry, Velikost, Obrázek jsou jako ve Wordu, karta Vlastnosti: Umístění objektu – určuje, zda se bude obrázek přesouvat při přesunu většiny buněk, do kterých zasahuje (Přesun a zachování velikosti), zda bude při přesunu navíc měnit velikost podle velikosti buněk (Přesun a změna velikosti) nebo zda bude stále na daném místě stránky (Přesun buněk bez objektu), navíc lze nastavit, zda se má tisknout • Automatické tvary jsou předdefinované tvary umožňující kreslení na list, pracuje se s nimi pomocí nástrojové lišty kreslení Grafické objekty se mohou na listu překrývat (leží ve vrstvách nad sebou), jejich pořadí (a tím i viditelnost) lze měnit z místní nabídky, položka Pořadí/ • •
Přenést dopředu (dozadu) – přenese vybraný objekt před (za) všechny ostatní objekty Přenést dál (blíž) – přenese vybraný objekt o jednu vrstvu dozadu (dopředu)
Grafické objekty lze spojovat dohromady (seskupovat), pak se chovají jako jeden objekt (společně se přesouvají, mění velikost) – seskupení označených objektů (pozn. více objektů se označí se stisknutou klávesou Ctrl) se provede z místní nabídky Seskupování/Seskupit. Seskupené objekty se opět rozdělí z místní nabídky Seskupování/Oddělit. Grafy • Menu Vložit/Graf, spustí se průvodce grafem • 1.krok: vybereme typ grafu a jeho podtyp • 2.krok: označíme oblast dat, tj. která data budou v grafu znázorněna • 3.krok: doplníme Název grafu, popis os X a Y • 4.krok: graf lze umístit do aktivního listu nebo na nový list • ad krok 2: • karta Oblast dat • řada je oblast buněk, jejíž hodnoty budou v grafu zobrazeny stejnými značkami (a případně pospojovány), lze vybrat, zda řady tvoří řádky nebo sloupce tabulky
•
jsou-li řady řádky, pak se v oblasti dat automaticky hodnoty v prvním sloupci chápou jako názvy jednotlivých řad, hodnoty v prvním řádku se chápou jako názvy jednotlivých "značek" na ose X • karta Řada • zde lze pro každou řadu určit, ve kterém poli je její název (Název), ve kterých polích jsou příslušné hodnoty na ose X (Hodnoty X) a ve kterých polích jsou odpovídající hodnoty Y (Hodnoty Y) • řady lze přidávat i rušit • ad krok 3: • karta Názvy – určuje se Název grafu, popis osy X (Osa X hodnoty) a popis osy Y (Osa Y hodnoty) • karta Osy – zda se bude zobrazovat osy X a Y • karta Mřížky – určuje se, které pomocné čáry se budou v grafu zobrazovat • karta Legenda – zda a kde se bude zobrazovat legenda ke grafu (legenda=která značka odpovídá které řadě) • karta Popisky dat – zda se u každé vynesené hodnoty na grafu bude tato hodnota číselně zobrazovat)
