Calc OpenOffice základní popis
Obr.1 Tabulka v OpenOffice
Úvod Většina uživatelů umí obstojně ovládat kancelářský balík firmy Microsoft, Word, Excel i PowerPoint. OpenOffice je velice zajímavá alternativa pro uživatele, kteří si nemohou z finančních důvodů dovolit produkty od Microsoftu. Kancelářský balík OpenOffice si můžete zcela zdarma stáhnout z http://cs.openoffice.org. Komplet tvoří programy Textový dokument, Tabulka, Prezentace, Kresba. Prostředí má mono společných rysů. My se zaměříme pouze na popis programu Tabulka. Česky je napsána celá nápověda a samozřejmostí je česká kontrola pravopisu. Problémy můžeme najít pouze v anglických názvech funkcí. Výsledné soubory můžeme ukládat i ve formátech kompatibilních s Microsoft Office. Pozn. Celý tento návod je napsán v OpenOffice.
Základní menu Obr.2 Menu Rozdělení funkcí menu je velmi podobná uspořádání v programu Excel. V menu Soubor najdeme všechny běžné funkce pro manipulaci se soubory. Velice příjemná je možnost přímého exportu do formátu pdf bez nutnosti mít nainstalovány další doplňky. Je tu však jedna změna. Formát stránky zde nenajdete. Je umístěn mnohem logičtěji v menu Formát. Naopak zde třeba máme položku Šablony, která je společná celému prostředí OpenOffice. Menu Úpravy obsahuje všechny volby na které jsme zvyklí. Položkou „navíc“ je tu volba Navigátor (F5). Je to dialogové okno, které nám pomáhá v pohybu po jednotlivých objektech dokumentů. Od Excelu zde také najdeme volbu Záhlaví a Zápatí. Dělení je obdobné jako u některých verzí Excelu. Dále zde máme možnosti pracovat v listem, nejsou tu však stejné položky, jenž se zobrazí v menu Formát/List. Menu Zobrazit umožňuje zobrazit zdroj dat (F4), kde můžete sešit propojit s databází např. MySQL, či dBase. Přes pravé tlačítko myši a výběru Správa zdrojů dat přidáváme další databáze. Definovat můžeme i vlastní dotazy SQL. 1
Menu Vložit nám nabídne všechny položky jako ostatní tabulkové programy. Funkce mají vlastní klávesovou zkratku Ctrl+F2. Můžeme si nechat zobrazit i Seznam funkcí, ten se nám ukáže v pravé části pracovního okna. Tím máme funkce neustále k dispozici. Další změna na nás čeká při vkládání listů. V dialogovém okně ihned definujeme jméno listu, můžeme vložit i více listů najednou a dokonce načíst data, která se mají zobrazit.
Obr.3 Správa zdrojů dat Menu Formát nabízí vše, co potřebujeme pro práci s buňkami, či listem. První položka nastavuje standardní vzhled buňky. Na kartě Atributy buňky můžeme upravovat vzhled buněk a jejich zarovnání. Upravovat lze směr textu i jeho rotace. Rotovat můžeme dokonce o 360°. Na záložce Ochrana buňky můžeme ovlivnit i oblast tisku, tzn. některé buňky vyloučit. (Příjemná legrace). Můžeme si upravit Styl stránky, vypnout/zapnout záhlaví a zápatí, nastavit okraje a orámování, definovat směr tisku listu, … U podmíněného formátování ihned vidíme možnost všechny tří definic formátování. Vybíráme si styl, který se použije. Styly musíme mít předem připraveny. Menu Nástroje, zde si můžeme zapnout automatickou kontrolu pravopisu, dělení slov, definovat automatické opravy, upravovat zdroje dat, zaznamenávat makra,... Makra jsou zaznamenávána v jazyku BASIC, který je velmi podobný jazyku Visual Basic 6. Velice příjemné je možnost upravit si celé prostředí v dialogovém okně Konfigurace. Upravit lze prakticky vše. Od klávesových zkratek, až po možnosti jednotlivých menu. Některé volby budou lokální, tzn. pouze pro Tabulku, jiné budou mít dopad na celé OpenOffice. Proto je velice důležité uvážit všechny změny. Menu Data, můžeme definovat a vybírat oblasti, řadit položky, dle kritérií, používat tři typy filtrů. Automatický filtr, Standardní filtr, kde lze kombinovat až tři položky, filtraci můžeme upřesnit, tj. odstranit duplikáty, rozlišovat velká/malá písmena. Smíme definovat mezisoučty pro naše data a list se nám automaticky upraví na příslušné souhrny. Dále lze definovat i kontrolu dat při zadávání. Další „vylepšeníčko“ je možnost spouštět makro po zadání hodnoty. Máme tu možnost vytvářet a rušit Souhrny (F12, Ctrl+F12), vytvářet Automatické souhrny. Zajímavá možnost je využít Průvodce daty Průvodce daty umožňuje analyzovat a vyhodnocovat zadané údaje. Umožňuje také z jedné a téže hodnoty generovat zprávy podle nejdůležitějšího hlediska. Tabulka vytvořená pomocí Průvodce daty je interaktivní tabulka, v níž lze uspořádat a sumarizovat data podle různých hledisek. S její pomocí lze získat např. přehled o velikosti obratu v pravidelných intervalech či analyzovat velikost prodeje v regionálním měřítku. Menu Okno nám umožní pracovat s jednotlivými soubory. Můžeme ukotvovat a rozdělovat jednotlivé listy. Menu Nápověda hovoří samo za sebe. Nápověda je česky a je docela dobře zpracována.
2
Vkládání údajů do buňky Buňka je nejmenší stavební jednotkou tabulky. Je určena naprosto jednoznačně jménem sloupce a jménem řádku (např. C12). Pokud nám dojde abeceda pro názvy sloupců, začnou se jména zdvojovat, tak můžeme zaplnit až sloupec jménem IV. Pro řádky se používají čísla. Maximální počet řádků může být 32 000. Pokud nám nestačí tento počet, měli bychom se zamyslet nad návrhem tabulky. Můžeme navíc využít další listy, implicitně máme k dispozici tři. Listy však lze libovolně přidávat a odebírat. I listy jsou pojmenovány jednoznačně. Máme-li pocit, že pojmenování buněk není pro naše účely vhodné, můžeme je libovolně přejmenovat. Pojmenovat lze i celou oblast. Toto jméno nám může zjednodušit práci ve vzorcích a funkcích a vtisknout jim naši logiku. Vložit údaje do buňky není žádný problém. Po listu se pohybujeme pomocí šipek, klávesami Home, End, PageUp, PageDown, nebo pomocí myši. Vybereme si buňku, kam chceme hodnotu vložit a napíšeme ji. Pokud je nutné hodnoty změnit, stačí pouze kliknout na buňku a hodnotu přepsat. Pokud budeme chtít do buňky dopisovat další údaje a nechceme, aby nám předešlý údaj zmizel, zmáčkneme F2 a do buňky text doplníme. Chceme-li označit celý sloupec/řádek klikneme do záhlaví sloupce/řádku. Potřebujeme-li označit celý list, klepneme do levého horního rohu listu. Pokud se potřebujeme rychle pohybovat v listu, stačí do oblasti jména buňky zadat adresu a kurzor se přesune do zadané buňky.
Obr.4 Adresa buňky Do tabulky můžeme vkládat tyto typy dat: Text. Textem je libovolná kombinace písmen, číslic a jiných znaků. Za text je považována každá
posloupnost znaků zadaných do buňky, kterou program nepochopí jako číslo, vzorec, datum, čas, logickou hodnotu nebo chybovou hodnotu. Při zadání textu se znaky zarovnají k levému okraji buňky. Text může být delší než samotná šířka buňky. Číslo. Čísla můžeme zapisovat v běžném tvaru (např. 15; 123,14; -18,26) nebo v tzv.
semilogaritmickém tvaru (např. 14,26E+08, -15,002E-23 atd.). Při zadávání čísel se vyhýbáme oddělování řádů mezerami (tedy místo 1 000 000 zapisovat 1000000), v některých tabulkových procesorech je takto mezerami dělené číslo považováno za text! Konečná podoba čísla může být určena formátem, který je součástí stylu buňky. Standardně mají buňky všeobecný číselný formát, v němž se čísla zobrazují co nejpřesněji. Zadáme-li za číslo symbol měny (např. Kč) nebo znak pro procenta (%), program buňce automaticky přiřadí formát "měna" nebo "procenta". Čísla se při zadávání zarovnávají k pravému okraji buňky. Přesahuje-li číslo šířku buňky, program místo něj zobrazí řetězec znaků "#" (např. ########). V tomto případě je potřeba buňku rozšířit. Datum a čas. Datum a čas lze zobrazit v několika standardních formátech, ale program ukládá
datum vždy jako pořadové číslo dne a čas jako desetinné číslo menší než 1. Datum a čas jsou chápány jako čísla, takže je lze sčítat, odčítat a používat ve výpočtech. Datum nebo čas lze zobrazit jako pořadové číslo nebo desetinný zlomek změnou číselného formátu buňky na "všeobecný". Při zápisu data oddělujeme jednotlivé části tečkou (např. 20.6.1996), při zápisu času používáme dvojtečky (např. 15:48:32). Datum i čas můžeme zapsat do jedné buňky, ale musíme je oddělit mezerou (např. 20.6.1996 15:48:32). Logické a chybové hodnoty. Logické hodnoty jsou obvykle výsledkem vzorců obsahujících
logickou funkci nebo rovnici. Platné logické hodnoty jsou PRAVDA(TRUE) a NEPRAVDA (FALSE). Chybová hodnota se zobrazí v případě, že zadaný vzorec nelze vypočítat.
3
Oblastí nazveme souvislý výběr v tabulce. Označuje se levým horním okrajem a pravým dolním, nebo levým dolním a pravým horním okrajem. Označení v Calc je provedeno :. Př. A1:C10 (oblast od A1 do C10, tzn. 30 buněk). Oblasti využijeme při úpravě vzhledu, či definici vzorců a funkcí.
Formátování buňky Formátovat můžeme jednotlivé buňky, nebo celé oblasti. Výhodné je formátovat tabulky po oblastech, protože si ušetříme spoustu námahy. Základní ovlivňování vzhledu buňky můžeme dosáhnout stejně jako v textovém dokumentu, tj, měnit font a velikost písma, řezy písma, barvu textu i podkladu a zarovnání. Další často používané formátování máme k dispozici na panelu objektů. Patří sem zformátování na měnu, procenta, přidání, či odebrání desetinných míst.
Obr.5 Panel objektů Pokud požadujeme složitější formátování, musíme použít dialogové okno Formát buňky. Na sedmi záložkách si upravíme celý vzhled buňky. Za pozornost stojí zvláště možnost definovat si vlastní formát buňky. Úpravy provedeme na záložce čísla-> definované uživatelem. Pokud budeme chtít zobrazovat nuly, použijeme 0, pokud nebudeme trvat na zobrazení nul, použijeme #. tzn. pokud budeme chtít např. definovat stupně Celsia (°C), zadefinujeme tuto sekvenci 0,##°C. V tabulce budou vidět °C, přesto můžeme používat všechny matematické operace, protože vlastní hodnoty jsou čísla. Obsah a formát buňky se neovlivňují!!! Za zmínku stojí záložka Ochrana buňky, kde ošetříme např. co se má vytisknout. Mezi samozřejmosti patří orámování tabulky a rotace hodnot v jednotlivých buňkách. Vlastní styly
Každý uživatel má možnost definovat si vlastní styly. Ty se nám budou hodit při podmíněném formátování, kde vybíráme vzhled z definovaných stylů. Postup: Zapneme si Styly buněk (ikonka prstu nad tlačítky). Pravým tlačítkem myši vybereme Nový. V dialogovém okně na první záložce pojmenujeme náš nový styl a definujeme vše potřebné jako při formátu buňky.
Podmíněné formátování Pokud máme definovaný nějaký styl, můžeme využít podmíněného formátování. V dialogovém okně můžeme definovat až tři podmínky. Je to jediná možnost, jak ovlivnit hodnotou vzhled buňky. Podmínka se definuje pro hodnotu buňky, nebo vzorec. Dále musíme zapracovat logickou podmínku, která se bude vyhodnocovat. Dle zvolené nerovnosti, nebo intervalu, zadáme hodnoty, které se budou porovnávat. Můžeme použít i odkaz na některou buňku v sešitu, tak dále ovlivňujeme podmíněné formátování. Pozn. Podmíněné formátování má větší váhu než formát buňky !
Ověřování dat Někdy vytvoříme tabulku, ale vlastní hodnoty bude zadávat již někdo jiný. Abychom ošetřili případné chyby, můžeme nechat vstupní data ověřit. Vybereme oblast na kterou se kontrola bude vztahovat. Vybereme z menu Data->Kontrola vstupních dat. Na třech záložnách vše upravíme. Vybereme hodnoty, které jsou povoleny. Vybereme-li celá čísla, můžeme zvolit i interval přípustných hodnot, např. pro klasifikaci interval 1-5. Na druhé záložce zapíšeme informaci, která se uživateli zobrazí v buňce upravované oblasti. Nejdůležitější pro nás bude třetí záložka. Tady nastavíme jak se má program zachovat, pokud bude zapsána nepřípustná hodnota. „Nejtvrdší“ postup je volba Zastavit. Když buňku opustíme hodnota se neuloží. 4
Při výběru Upozornění a Informace nás program upozorní na chybu, ale dovolí nám ji uložit. Poslední možnost je využít Makro. Ověřování dat je opravdu vhodné používat. Dá se tak předejít mnoha nepříjemnostem.
Obr.6 Ověřování dat, definice podmínky
Souhrny Pro přehlednost je dobré u složitějších tabulek používat souhrny. Je to vizuální možnost zpřehlednit naše data a v případě obohatit dalšími výpočty. Zvláště pro statistické účely. Označíme si oblast, jenž chceme zahrnout do výběru. Z nabídky Data->Souhrny vybereme Seskupit (F12). Můžeme si vybrat, zda budeme seskupovat řádky, sloupce, či oboje. List se vizuálně změní. Po stranách se objeví „linky“ se znaménky „+“ a „-“. Pomocí těchto symbolů můžeme oblast skrýt, či rozvinout a zpřehlednit si tak pracovní prostor. Nemusíme mít strach, že se nám změní vzorce. Všechna data zůstanou, pouze nebudou vidět. :-)
Seznamy Nejčastěji potřebujeme „vyrobit“ nějakou číselnou řadu, např. čísla studentů dle klasifikačního listu. Calc nám tuto práci velice usnadní. Stačí pouze napsat počáteční hodnotu, kurzorem myši najet do pravého dolního rohu, kde se nám kurzor změní na nitkový, a držíme levé tlačítko a „táhneme“ v požadovaném směru. Řada nám směrem dolů, či doprava roste (nahoru/doleva klesá). Stejným způsobem můžeme vytvořit i posloupnost z data a času. Pozor! Pokud přecházíte z MS Excel, víte, že seznamy se vytvářejí myš+Ctrl, jinak se hodnoty pouze kopírují. Zde je to přesně naopak !!! Tip! Můžeme si zjistit kolik dní uplynulo od našeho narození. Do buňky A1 vložte datum svého narození a vytvořte řadu do dnešního dne. Číslo posledního řádku je počet dnů života od narození. Potřebujeme-li řadu s jiným krokem než 1, zapíšeme dva po sobě jdoucí členy posloupnosti. Oba označíme a postupujeme stejně jako při vytváření jednoduché řady. Calc nám dále nabízí několik přednastavených seznamů pro použití. Jedná se o dny, jejich zkraty a měsíce. V praxi ale najdeme jistě mnoho dalších příležitostí jak seznamy využít (seznam studentů, kamarádů, značek automobilů,...).
5
Vytváření vlastních seznamů Můžeme si vytvořit vlastní seznam, importovat jej do Calc a dále využívat. Postup: 1. Vytvoříme si seznam, který budeme importovat, každou hodnotu do jedné buňky. 2. Celou oblast označíme 3. Z nabídky Nástroje->Volby vybereme položku Sešit->Seznamy řazení. 4. V položce „Kopírovat seznam z“ zkontrolujeme, zda máme označenou celou oblast. 5. Stiskneme tlačítko kopírovat Pozn. Kroky 2. a 3. lze zaměnit. Oprava dat v seznamu
Do našich seznamů můžeme libovolně položky přidávat a odebírat. Zobrazíme si dialogové okno se seznamy a v levém okně můžeme jednotlivé položky přímo mazat (Del, BackSpace), nebo přidávat pouhým psaním položek. Mazat a přidávat lze i celé seznamy. Při mazání celého seznamu nás Calc upozorní.
Tisk tabulky Pokud budeme chtít vytisknout jednoduchou tabulku, poslouží nám ikonka tiskárny na panelu funkcí. Stejnou volbu můžeme provést přes menu Soubor->Tisk. V menu soubor, v položce Nastavení tiskárny upravíme zařízení na které chceme tisknout. Máme-li vyšší nároky na nastavení tisku, můžeme před vlastním vytištěním dokumentu využít náhled stránky. Tam najdeme možnost upravit přes tlačítko formát stránky Styl stránky (její název, tisk na výšku/šířku, okraje, ohraničení, pozadí a tok tisku listu). Vše na sedmi záložkách. Náhled stránky před vlastním tiskem nelze než doporučit. Samozřejmostí je také pouze tisk vybrané oblasti a potlačení tisku prázdných stránek nebo buněk. Tip! Některé volby tisku lze ovlivnit pro celou sadu OpenOffice. Nastavení najdeme v menu Nástroje->Volby.
Používání vzorců Každý vzorec začíná = . Tak Calc pozná, že má provést nějakou operaci, nejčastěji s čísly, ale můžeme pracovat třeba i s textem. Pro práci s čísly máme klasické matematické operace (+,-, *,/,^). Vzorce mají syntaxi: =Operand1 Operátor Operand2 Operátor Operand3...
Operandem může být: číslo, text, datum, čas, adresa buňky, název buňky, pojmenování sloupce a řádku, tzv. popisek, funkce, logická hodnota, chybová hodnota, matice buněk, též zvaná pole, vektor (řada nebo sloupec buněk). Vzorec může mít nejvýše 1024 znaků.
6
Operátory jsou:
Aritmetické: + , – , / , * , ^ . Včetně unární negace. Textové: & (spojení, zřetězení). Relační: =, <, >, <=, >= (porovnání dvou hodnot). Speciální (odkazovací): : (operátor oblasti), ; (sjednocení, výčet), _ mezera (operátor průniku oblastí). Do této skupiny lze přidat i % (procenta, převod na procenta). Logické: A (and) a NEBO (or).
Při stejných prioritách operátorů se tyto vyhodnocují zleva doprava. Pokud potřebujeme zajistit jinou prioritu operátorů, použijeme „(„ a „)“ závorky, lze je samozřejmě vnořovat. Nejdříve si musíme říci něco málo o absolutní a relativní adresaci buněk. Toto rozdělení se nám bude hodit především při psaní složitějších vzorců, které budeme potřebovat kopírovat. Relativní adresa buňky se zadává jménem sloupce a číslem řádku (např. B5), absolutní adresa má před jménem sloupce a řádku $ (dolar). Pokud použijeme absolutní adresu buňky, při kopírování bude vzorec vždy ukazovat na definovanou buňku, při adresaci relativní se adresa upraví dle pozice vzorce. Použití relativní a absolutní adresace Rohlík Chleba Mléko Káva Čaj
0,9 12 9 50 20
1,1 0 0 0 0
Vzorec B3*H2 B4*H3 B5*H4 B6*H5 B7*H6
1,1 14,64 10,98 61 24,4
Vzorec B3*$H$2 B4*$H$2 B5*$H$2 B6*$H$2 B7*$H$2
Daň
1,22
Je vidět, jak se upraví výpočty při využití jednotlivých adresací. Vašim zákazníkům by se zajisté líbila cena s DPH ve III. sloupci :-) Další možnost je pojmenovat jednotlivé buňky, či oblasti jedinečným jménem, menu Vložit->Názvy->Definovat, či klávesová zkratka Ctrl+F3. Postup: Napíšeme =, nebo klepneme na rovnítko v řádku vzorců. Můžeme psát jednotlivé adresy buněk, nebo pomocí myši jednotlivé buňky vybírat tak, že na vybranou buňku klepneme. Zadávaný vzorec ukončíme klávesou Enter. Zobrazí se nám výsledek operace. Při používání matematických operací platí distributivní zákony. Pokud chceme mít jistotu využijeme závorky. Používáme pouze kulaté závorky! Pro práci s textem můžeme využít symbol &, který nám zřetězí hodnoty v zadaných buňkách. Př. 1 2
A P
B D
C P.D. A1&"."&B1&"."
Používání funkcí Práce s funkcemi v OpenOffice je velice jednoduchá. Každá funkce je zapsána ve tvaru =FUNKCE(Argument1;Argument2;Číslo1:ČísloN;...) Pro používání funkcí je výhodné použít průvodce funkcí, nebo využijeme možnosti mít stále zapnutý panel funkcí.
7
Obr.7 Průvodce funkcí Ve dvou krocích jsme schopni definovat jakoukoliv dostupnou funkci. Dialogové okno je členěno na výběr funkce, celkem z 11 kategorií, a zadávání argumentů jednotlivých funkcí. Jména funkcí jsou sice anglicky, ale nápověda je již opět v češtině. To nám může z počátku trochu komplikovat život, ale brzy nám nejčastěji používané funkce přejdou do „krve“, např. SUM – SOUČET, AVERAGE – PRŮMĚR, IF – KDYŽ a další.
Obr.8 Průvodce funkce průměr V položce vzorec přímo vidíme, jak bude zápis vztahu vypadat. Argumenty funkce můžeme vybírat přímo kurzorem na listu, a to jak jednotlivé buňky, tak celé oblasti. Pozor! Budeme-li využívat adres z jiného listu používá se jméno list.adresa. V Excelu je místo tečky ! (vykřičník) Pokud upravujete funkci v řádku funkce, vidíme barevně zvýrazněné oblasti, které funkce používá pro výpočet. Chyby:
Chyby jsou označovány čísly a v nápovědě můžeme najít jejich přesný význam. Uvedeme si pouze nejčastější chyby, kterých se dopouštíme při psaní funkcí a vzorců. Kód chyby Nezašifrovaný text
Vysvětlení
Neplatný znak
Chybou je znak, který je v kontextu neplatný, např. =1Eq namísto =1E2.
Neplatný argument
Argument funkce obsahuje neplatnou hodnotu, např. záporné číslo v případě odmocniny.
501 502 Neplatná operace s plovoucí desetinnou 503 čárkou
Dělení nulou nebo jiný výpočet, jehož výsledkem bude překročení definovaného rozsahu hodnot.
Chyba v seznamu 504 parametrů
Parametr funkce je neplatného typu, např. text místo čísla nebo odkaz k doméně místo odkazu k buňce.
Neplatný odkaz (v buňce se zobrazí #REF namísto 524 Chyba:524)
Kompilátor: nelze rozpoznat popisný název sloupce nebo řádku. Překladač: ve vzorci je odkaz na buňku, jejíž řádek nebo sloupec byl vymazán.
8
Kód chyby Nezašifrovaný text Cyklický odkaz
Vysvětlení Vzorec odkazuje přímo nebo nepřímo zpět k sobě a nejsou aktivovány iterační odkazy na kartě vyvolané klepnutím na příkaz Volby v nabídce Nástroje a klepnutím na položky Sešit a Spočítat.
522
Pokud se objeví ve funkci chyba, můžeme se ji před vymazáním celého vzorce pokusit odstranit. Klepneme do buňky a potom do řádku vzorců. Odkazy na všechny buňky se barevně zvýrazní a my můžeme vidět na které části tabulky se odkazujeme. V řádku vzorců můžeme vztah přímo opravit. Přehled funkcí
Všechny funkce jsou řazeny abecedně. Pokud si nejsme jisti do které kategorie funkce patří, vybereme volbu Všechny. Stačí pouze zmáčknout na klávesnici počáteční písmeno funkce a kurzor se přesune na první funkci začínající tímto písmenem. Nezapomeňte, že OpenOffice používá anglické názvy funkcí. Uvedeme si pouze nejčastěji používané funkce, nejsou uvedeny abecedně. Matematické ➢
Součet
=SUM(argumenty)
➢
Mezisoučet
=SUBTOTAL(argumenty)
➢
Absolutní hodnota
=ABS(argumenty)
➢
Mocnina při základu e
=EXP(argumenty)
➢
Faktoriál
=FACT(argumenty)
➢
největší společný dělitel =GCD(argumenty)
➢
Zaokrouhlení dolů
=INT(argumenty)
➢
Logaritmus
=LOG(argumenty)
➢
Mocnina
=POWER(argumenty)
➢
Náhodné číslo
=RAND()
➢
Odmocnina
=SQRT(argumenty)
(v intervalu 0-1)
Statistické ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Průměr Maximální hodnota Minimální hodnota Počet čísel v seznamu Geometrický průměr Harmonický průměr Medián Pořadí hodnoty
=AVERAGE(argumenty) =MAX(argumenty) =MIN(argumenty) =COUNT(argumenty) =GEOMEAN(argumenty) =HARMEAN(argumenty) =MEDIAN(argumenty) =RANK(argumenty)
Datum a čas ➢
Pořadové číslo data
=DATE(argumenty)
➢
Nyní (aktuální čas počítače)
=NOW() nebo =TODAY()
➢
Pořadové číslo dne v měsíci
=DAY(argumenty) 9
➢
Počet dní mezi daty
=DAYS(argumenty)
➢
Hodina
=HOUR(argumenty)
Logické ➢
Když
=IF(argumenty)
➢
A (a zároveň)
=AND(argumenty)
➢
nebo
=OR(argumenty)
➢
negace
=NOT(argumenty)
➢
pravda/nepravda
=TRUE()/=FALSE()
Informační
Informují nás o hodnotách v buňkách. Většina jmen začíná IS, tzn. je /není něco splněno. ➢
Je prázdný
=ISBLANK(argument)
➢
je číslo
=ISNUMBER(argument)
➢
je text
=ISTEXT(argument)
➢
je chyba
=ISERR(argument)
Databázové
Databázové funkce mají před jménem D, jinak se jejich jména většinou neliší od jmen funkcí matematických, např. MIN se jmenuje DMIN. Databázím je věnován zvláštní oddíl. Vnořené funkce
Někdy vyvstane problém na který není možné aplikovat pouze jednu funkci, ale funkcí více, které se navzájem ovlivňují. Některé problémy lze rozložit na dílčí výpočty do jednotlivých buněk, někdy bohužel toto řešení není vhodné, nebo je dokonce nemožné. Proto je možné v Calc funkce do sebe vnořovat, tzn. jako argument jedné funkce vystupuje funkce další. =FUNKCE1(FUNKCE2();argumenty) Nejlépe je ukázat nějaký jednodušší příklad. Mějme zadáno číslo a vypočítejme jeho druhou odmocninu pouze v případě, že zadané číslo je kladné. Postup: Budeme potřebovat funkci podmínky a druhé odmocniny, tzn. IF a SQRT. 1. Pustíme si průvodce funkcí a vybereme logickou funkci IF. 2. Do políčka test zadáme adresu testované buňky s podmínkou >=0 3. hodnota then se provede v případě, je-li podmínka splněna. V tomto případě budeme počítat druhou odmocninu. Stiskneme tlačítko fx a můžeme vybrat další funkci, v našem případě matematickou funkci SQRT. 4. Znovu se dostaneme do rozhraní této funkce a zde zadáme jméno buňky 5. Vyplníme u funkce IF políčko jinak. Sem zadáme pouze text zadej kladné číslo 6. Stiskneme tlačítko dokončit
=IF(A1>=0;SQRT(A1);"zadej kladné číslo") Pozn. MS Excel doplňuje do textu automaticky uvozovky, zde musíme uvozovky doplnit sami. Pokud tak neučiníme způsobíme chybu. 10
Pozn. Při vytváření vnořených funkcí je výhodné přepnout na záložku Struktura, kde vidíme všechny závislosti jednotlivých členů funkce. Můžeme vytvářet i mnohem složitější funkce. Uveďme funkci na převod z klasifikace číslo na klasifikace slovo. Výsledek: =IF(A1=1;"výborně";IF(A1=2;"chvalitebně";IF(A1=3;"dobře";IF(A1=4;"dostatečně";"nedostatečně"))))
Pozn.
Další příklady jsou uvedeny na www.drahos.info.
U složených funkcí musíme dávat zvláště veliký pozor na chyby !
Používání grafů Pro prezentaci dat, hlavně však pro jejich rozbory, jsou většinou pro svoji malou názornost tabulky nedostačující, a proto je vhodné je doplnit grafem. Graf je vytvářen na základě zvolených zdrojových dat a automaticky reaguje na jejich změny. Můžeme volit mezi dvojrozměrnými nebo trojrozměrnými typy grafů (třetí rozměr, hloubku, tvoří počet datových řad) podle charakteru dat. Do grafu můžeme nechat doplnit trendy, klouzavý průměr a chybové úsečky. V Calc se graf vytváří pomocí Průvodce grafem. Z nabídky Vložit->Graf vyvoláme právě průvodce grafem. Nejdříve zvolíme oblast kam se bude graf zobrazovat. 1. Kurzor se nám změnil na nitkový a my tažením určíme jeho velikost. Zobrazí se nám dialogové okno a provede nás nastavením grafu. 2. Nejprve volíme oblast dat pro graf, pokud ještě nebyla vybrána. Upřesnit, zda v prvním řádku a sloupci jsou popisky dat. 3. Další krok je volba typu grafu. Pro různé potřeby se hodí jiné typy grafů. Tabulka vhodných typů je uvedena dále. 4. Pak ještě více upřesníme typ zvoleného grafu. 5. Upravíme legendu 6. Vytvoříme graf
Obr. 9 Průvodce grafem
11
VÝBĚR TYPU GRAFU Při výběru vhodného typu grafu se řídíme především charakterem dat a požadovaným znázorněním.
Používané grafy Co se požaduje znázornit průběh změny hodnot v čase stav (hodnoty) v daném bodě relativní podíly na celku relativní vzájemné podíly vztahy mezi proměnnými toleranční pole symetrie údajů symetrie kolem počátku efektní pro prezentaci
Vhodný typ grafu Spojnicový, sloupcový, plošný, pruhový Sloupcový, pruhový výsečový, prstencový, procentní plošný, procentní sloupcový, procentní pruhový skládaný plošný, skládaný sloupcový, skládaný pruhový, paprskový, bublinový XY bodový, sloupcový Burzovní Paprskový sloupcový, pruhový válcové, kuželové, jehlanové, další 3D grafy
V grafech, které zobrazují některou hodnotu v čase jsou kategoriemi vždy časové intervaly: dny, týdny, apod. Nemůžete-li rozlišit datové řady od kategorií, zkuste si jedním slovem odpovědět na otázku "Co data zobrazují?". Vaše odpověď bude téměř jistě popisovat datovou řadu.
Databáze Tabulky v Calc můžeme používat i jako jednoduché databázové tabulky. Pokud ale budeme potřebovat robustnější aplikaci je lepší využít specializovaných nástrojů. Zavedeme si novou terminologii, která se standardně používá u databází. Jednotlivé sloupce budeme nazývat pole a řádky záznamy. V každém poli musí být pouze jeden datový typ. U běžných databázových aplikací nám integritu dat bude hlídat sama databáze, my hodnoty v polích můžeme ovlivnit v nastavení ověření dat. Calc jako databázi využijeme v případě většího množství dat, které potřebujeme nějakým způsobem třídit, procházet, či filtrovat, např. seznam výrobků, seznam studentů školy, sbírka CD. Ze všech těchto tabulek lze jednoduše získávat data jako počet prodaných kusů, studenty, jenž propadli z IVT, či všechna česká CD. Záhlaví tabulky nám bude tvořit názvy jednotlivých polí. Pokud budeme používat české znaky, musíme si později dávat velký pozor hlavně v databázových funkcí a v rozšířených filtrech. Pozn. Tabulka nemusí začínat v první buňce, tzn. A1. Pozn. Další výhoda je pojmenovat si celou databázi jedním jménem, tzn. definovat jméno databáze. Toto jméno využijeme při zadávání v databázových funkcí a při použití filtrů. Řazení dat
Mezi nejjednodušší operace patří právě řazení dat. Data nejčastěji řadíme vzestupně, či sestupně, např. seznam studentů uspořádáme dle abecedy. Velmi důležité je označit celou oblast, která se má přerovnat. Jestliže zapomeneme některé pole, nebo označíme pouze jedno pole, seřadí se pouze označené pole, či část. Ostatní data zůstanou nezměněna. Tímto postupem se můžeme dostat do problémů. Máme-li označenou celou tabulku, zvolíme z nabídky Data-> Řadit. Můžeme databázi uspořádat až dle tří pravidel. Vybereme sloupec, dle kterého řadit a možnost vzestupně/sestupně. Pokud při řazení narazí na duplicitní položky, uplatní se řazení dle dalšího sloupce. Řazení lze dále 12
ovlivnit na záložce Volby. Můžeme prověřit velikost písmen, či řadit dle vlastních seznamů. Pokud nám tabulka nezačíná v buňce A1 je velice příjemná volba Oblast obsahuje záhlaví sloupců a místo názvů polí jako sloupců, dostaneme již námi definovaná jména. Můžeme řadit nejenom řádky, ale i sloupce. My však využijeme řazení řádků. Databáze se nám seřadí, ale stále vidíme všechny záznamy, což může být nevýhodné, zvláště ve velkých tabulkách. Filtrace dat
Právě v případech velkých tabulek můžeme velice rychle ztratit přehled a většinou ani všechna data vidět nepotřebujeme. Tabulku nám velice příjemně zpřehlední filtry. Nabídku filtrů najdeme opět přes Data->Filtr. Máme možnost využít Automatický, Standardní a Pokročilý filtr. Pozn. Skrytá data se samozřejmě při tisku neobjeví. Automatický filtr
Patří mezi nejjednodušší použití filtru. Vybereme oblast filtrování a vybereme příslušnou nabídku. U názvů jmen polí se objeví „zobáčky“ roletového menu. Můžeme použít postupně kroky zobrazování po 10 položkách, či vybrat konkrétní hodnotu. Výběrem z jednotlivých polí se dostaneme až ke konkrétní hledané položce. Postup tvorby je velice jednoduchý, ale hledání stále ještě není optimální. Standardní filtr
Najdeme jej samozřejmě v menu Data, ale i u automatického filtr, hned jako druhou položku v menu. Standardní filtr je již velice slušný nástroj. Pomocí logických spojek AND a OR, můžeme nakombinovat až tři podmínky filtrace. Vybereme název pole, podmínku a napíšeme podmínku, která má být splněna. V rozšířené volbě můžeme opět navolit identifikaci velikosti písma a použití regulárních výrazů. Regulární výrazy nám slouží k rozšíření možnosti hledání, zvláště dle textových řetězců. Používají se jako zástupné znaky. Znak . ^Petr Petr$ *
+
\t () \> \<
Výsledek/použití Použijete-li položku „h.lky“, budou nalezeny výrazy „holky“ a „hulky“. Slovo bude nalezeno pouze tehdy, bude-li umístěno na začátku odstavce. Slovo bude nalezeno pouze tehdy, bude-li umístěno na konci odstavce. Tento znak představuje jeden znak nebo více znaků s žádným nebo vícenásobným výskytem. Zadáte -li „Petr .*doma“, bude nalezeno „Petr je doma“ a „Petr ještě není doma“. Předchozí znak se musí vyskytnout nejméně jednou; horní hranice výskytu není omezena: zadáte-li „AX.+4“, bude nalezeno „AX 4“, nebude nalezeno „AX4“. Bude nalezen tabulátor. Budou vytvořeny náhradní skupiny hledání: zadáte-li „(Petr má) | (Petr ví)“, budou nalezeny oba výrazy „Petr má“ a „Petr ví“. Hledaný text se musí vyskytovat na konci slova: zadáte-li „plyn\> “, bude nalezeno „svítiplyn“, nebude nalezeno „plynárna“. Hledaný text se musí vyskytovat na začátku slova: "\
13
Další velice šikovnou volbou je možnost nechat si vyfiltrovaná data nakopírovat jinam, kde s nimi můžeme provádět další operace.
Obr. 10 Standardní filtr Rozšířený filtr
Nestačí-li nám tři podmínky, použijeme filtr rozšířený, který nám dovolí použít až osm kritérií. Ukotvení tabulky
Ukotvení jednotlivých částí tabulky příliš nesouvisí s databázemi, ale můžeme si zafixováním řádků a sloupců zpříjemnit procházení tabulky. Většinou budeme potřebovat vidět jména polí. Postup při vytváření ukotvení je následující: Buňkový kurzor přesuneme pod názvy polí a vybereme menu Okno->Ukotvit. Calc nám rozdělí sešit na část, která bude stále vidět na obrazovce a část, kterou můžeme rolovat. Souhrny
Souhrny jsou další velmi zajímavou, ale často opomíjenou pomůckou při práci s tabulkou, databází. Dovolí nám logicky uspořádaná data seskupovat. Označíme si oblast, kterou budeme chtít seskupit a z nabídky Data->Souhrny vybereme Seskupit. Calc se nás dále zeptá, zda chceme seskupovat řádky, či sloupce. Jako příklad si můžeme uvést databázi zboží, které budeme prodávat. Máme ceník, dle kategorií (procesory, HDD, paměti, monitory,...) . Seskupíme položky, které k sobě logicky patří a uživatele nebudeme obtěžovat informacemi o které nemá zájem. Další možnost je seskupování známe z našeho přehledu studentů, kde můžeme skrýt např. Jednotlivé známky a nechat si zobrazit pouze průměr (viz. sešit na webu). Při použití souhrnů se nám vizuálně změní list, dostaneme zvýraznění spojů pomocí čar a znaménka „+“ a „-“ pro rozevírání a stahování našich logických celků. Pro seskupování existují i klávesové zkratky F12 (vytvoření) a Ctrl+F12 (zrušení) souhrnu. Můžeme ještě využít Automatický souhrn, který vybere za nás nejlepší uspořádání. Mezisoučty
Nabídka Mezisoučty nám pomůže vytvořit souhrny dle námi definovaných podmínek. Můžeme seskupovat a provádět výpočty až dle tří skupin, navíc máme možnost upravit i další vlastnosti. Zadáme požadované volby pro výpočet mezisoučtů a kritérium, dle kterého budeme řadit. Uvedeme si opět příklad. Máme naši tabulku studentů a budeme chtít provést výpočet průměrné známky z angličtiny a seskupit, dle známek z českého jazyka a zachovat abecední pořádek.
14
•
Vybereme celou naši tabulku
•
zvolíme Data->Mezisoučty
•
seskupit podle příjmení, spočítat pro angličtinu průměr (AVERAGE)
•
druhá skupina – seskupit podle příjmení
•
OK Teď máme databázi uspořádanou dle našich představ. Pro počítání můžeme využít 11
funkcí.
Obr. 11 Mezisoučty Kontrola vstupních dat
Stejný postup jsme již probírali u ověřování vstupních dat. Databázové funkce
Máma k dispozici 12 databázových funkcí. Všechny začínají písmenem D, aby bylo hned zřejmé, že se jedná o funkce databázové. Jsou to: ➢
=DAVERAGE(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – vrátí průměrnou hodnotu z těch položek, které odpovídají kritériu vyhledávání.
➢
=DCOUNT(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) - Spočítá počet řádků (záznamů) v databázi, které splňují zadané kritérium vyhledávání a obsahují numerické hodnoty.
➢
=DCOUNTA(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání)- zjišťuje počet neprázdných buněk oblasti dat, které odpovídají kritériu vyhledávání.
➢
=DGET(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – určuje obsah buňky oblasti dat, která je shodná s vyhledávacím kritériem.
➢
=DMAX(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – vrátí maximální hodnotu ze všech buněk v datové oblasti, které odpovídají vyhledávacímu kritériu.
➢
=DMIN(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – vrátí minimální hodnotu ze všech buněk v datové oblasti, které odpovídají vyhledávacímu kritériu.
➢
=DPRODUCT(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – násobí obsah všech buněk datové oblasti, jejichž obsah odpovídá vyhledávacímu kritériu.
➢
=DSTDEV(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – počítá standardní odchylku ze všech buněk v datové oblasti, jejichž obsah odpovídá vyhledávacímu kritériu.
➢
=DSTDEVP(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – vrátí směrodatnou odchylku pro množinu dat, která sestává z buněk odpovídajících vyhledávacímu kritériu. 15
➢
=DSUM(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – sečte obsah všech buněk v datové oblasti, jejichž obsah odpovídá vyhledávacímu kritériu.
➢
=DVAR(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – vypočte rozptyl z buněk v datové oblasti, jejichž obsah odpovídá vyhledávacímu kritériu.
➢
=DVARP(Databáze, Pole databáze,Kritéria vyhledávání) – vrátí rozptyl pro množinu dat, která sestává z buněk odpovídajících vyhledávacímu kritériu.
Je velmi výhodné pojmenovat si celou databázi jedním logickým jménem, odpadnou nám starosti s neustálým výběrem oblasti dat. Pomocí těchto funkcí můžeme počítat např. kolik má jakou známku, jakou máme průměrné známky ve třídě. Výhodné je mít označeno více řádků pro případné další dodávání dat do databáze, tyto funkce si totiž umí dobře poradit i s prázdnými řádky.
Závěr Tato „příručka“ slouží jako pomocný text , ekvivalent k MS Excel. Není to zcela vyčerpávající popis produktu, ale doufám, že poslouží alespoň jako motivace pro vyzkoušení sady OpenOffice. Zatím tu chybí část o složitějších partiích např. Makrech.
© Mgr. Petr Drahoš
16
