OpenOffice-Calc:basis,tips,workshops

Dick Grooters Raadhuisstraat 296 5683 GM Best tel: 0499-392579 e-mail: [email protected]

OpenOffice-Calc:basis,tips,workshops Introductie Basisinformatie Manoeuvreren door het werkblad Invoeren van gegevens Vulgreep Kopiëren Meerdere werkbladen Het opslaan van uw werkblad Het Menu van Calc Workshops Adressenlijst maken Afdrukken van een werkblad Een kasboek maken Etiketten afdrukken van adressenlijst Een formulier maken met Calc Een lijst vullen met een formulier Tips Standaardlettertype wijzigen Aantal geopende bestanden Speciale tekens Aan elkaar plakken van tekst Springen in een werkblad Geef tabblad een kleur Decimalen

1

Introductie Calc is een onderdeel van het OpenOffice pakket. De oefeningen en voorbeelden zijn gebaseerd op OpenOffice versie 2.3. OpenOffice is gratis te downloaden van de internetsite OpenOffice.org. Tijdens het installeren kunt u aangeven of u OpenOffice wilt beschouwen als de vervanger van WORD, Excell, Powerpoint etc. Als u de Microsoft Office orogramma’s wilt blijven gebruiken moet u hier dus geen vinkjes plaatsen. Calc is een spreadsheetprogramma, ofwel een rekenbladprogramma, vergelijkbaar met Excel van Microsoft Office. . Het is dan ook primair bedoeld om rekenkundige bewerkingen uit te voeren, maar door de vele opmaakmogelijkheden is Cals ook zeer geschikt om b.v. formulieren te maken. Ook kan met Calc een database worden gemaakt, waarover later meer. Basis Als Calc wordt geopend verschijnt er een blanco rekenblad. Dat is Blad 1 van Map 1. Er wordt dus eigenlijk een Map geopend die uit 3 werkbladen bestaat.

Elk werkblad bestaat uit kolommen en rijen. De kolommen worden aangeduid met letters, beginnende met A t/m Z, vervolgens met 2

AA t/m AZ en eindigend met IV . Dat zijn dus 256 kolommen. De rijen worden aangeduid met cijfers van 1 t/m 65536. Elk werkblad bestaat dus uit 256 x 65536 cellen. Elke cel kan dus worden aangegeven door een of twee letters en een getal van 1 t/ m 65536. Op deze manier is elke cel dus uniek te adresseren. Een cel is de basis van een werkblad. In een cel kunnen gegevens worden opgenomen zijnde tekst, getallen, data of rekenkundige operatoren en formules. Excel kent automatisch het karakter van een cel toe aan de hand van de soort gegevens die u invoert. U kunt dat ook zelf bepalen via opmaak, waarover later meer. De opmaak van en werkblad kunt u per cel, of een selectie van meerdere cellen regelen. Zie hiervoor bij opmaak. Manoeuvreren door een werkblad Door op een cel te klikken met de linker muisknop gaat u naar de betreffende cel 1 cel omhoog:pijltjestoets omhoog 1 cel omlaag:pijltjestoets omlaag 1 cel naar rechts:pijltjestoets naar rechts 1 cel naar links:pijltjestoets naar links 1 blad omlaag:Pgdn 1 blad omhoog:Pgup Op dezelfde regel helemaal naar links:Home of Ctrl+pijltje naar links Op dezelfde regel helemaal naar rechts:Ctrl+pijltje naar rechts Naar begin werkblad (cel A1):Ctrl+Home Naar rechtsonder op werkblad:Ctrl+End Naar begin van aaneengesloten reeks getallen in een kolom: Ctrl+pijltje omhoog Naar laatste van reeks getallen in kolom:Ctrl+pijltje omlaag Invoeren van gegevens Gegevens worden ingevoerd in de cel die actief is en dat is de cel met de zwarte rand. De gegevens die reeds in de betreffende cel staan worden vervangen door de nieuw ingetypte gegevens. Dit kan worden voorkomen door de gegevens die reeds in de cel staan te bewerken in de zogenaamde formulebalk. Daartoe klikt u op de gewenste plaats in de formulebalk en voegt u tekens toe of verwijderd tekens met de daarvoor bestemde toetsen op het 3

toetsenbord. Als u de formulebalk niet ziet klikt u in menu Beeld op Formulebalk, of Beeld-Werkbalken-Formulebalk

← Dit is de formulebalk.

Zo kunt u ook verbeteringen aanbrengen. U kunt gegevens uit een cel verwijderen door op de cel te klikken (u selecteert dan de cel) en vervolgens op Delete te drukken Calc bepaald, afhankelijk van het soort gegeven dat u invoert, het karakter van de cel. (numeriek, tekst, datum). Bij Opmaak wordt hier verder op in gegaan. Als u een formule wilt invoeren begint u met het = teken. Er zijn veel wiskundige bewerkingen met formules mogelijk in Calc. Enkele eenvoudige voorbeelden zijn: Het optellen van de inhoud van twee of meerdere cellen gaat als volgt: U typt in de cel waar de uitkomst moet komen = (cel 1) + (cel 2) waarbij voor (cel1) en (cel 2) de celaanduiding wordt genomen zoals hierboven is uitgelegd, dus de letter(s) van de kolom en de cijfer(s) van de rijen, bijvoorbeeld in cel D3 typt u =A3+B3. Als de op te tellen getallen aaneengesloten staan in een rij of een kolom dan kunt u ook de volgende formule gebruiken: =SOM(A3:B3) Denk hierbij om de haakjes en de dubbele punt. Voor vermenigvuldigen wordt het teken * gebruikt en voor delen / Het bevestigen (invoeren) van gegevens in een cel gaat met de Enter toets, met de pijltjestoetsen of met de Tab toets. Zoals dat ook in andere OpenOffice programma’s mogelijk is kunt u ook in Calc met hulp van de Menu optie Bewerken-Ongedaan 4

maken een aantal handelingen ongedaan maken ingeval u een fout hebt gemaakt. Vulgreep Met de vulgreep (als u een cel selecteert ziet u rechtsonder aan de cel een speciaal teken; dat is de vulgreep) kunt u snel bepaalde gegevens invoeren. Als u b.v. in een cel –maandag- typt (zonder de streepjes) en u selecteert die cel en gaat met de muis op de vulgreep staan. U ziet dan de muisaanwijzer veranderen in een + teken. Vervolgens sleept u met de muis naar rechts of naar beneden. U ziet dat in de geselecteerde cellen de dagen dinsdag t/m zondag worden gezet en daarna worden herhaald. Datzelfde kunt u doen met de maanden of met getallen. Typt u maar eens de getallen 2000 en 2001 in twee onder elkaar liggende cellen. Selecteer de twee cellen en sleep de vulgreep 10 cellen naar beneden. U ziet de getallen 2002 t/m 2011 verschijnen. Kopiëren Met kopiëren kunt u veel tijd besparen. Als u b.v. twee kolommen moet optellen (kolom D, cellen D2 t/m D12 en kolom E, cellen E2 t/m E12) dan zet u in de eerste cel van de kolom waar de uitkomsten moeten komen te staan (F2) de formule: =SOM(D2:E2). Vervolgens klikt u op cel F2 en kiest BewerkenKopiëren. Daarna selecteert u de cellen F3 t/m F12 en kiest u Bewerken-Plakken. U zult nu zien dat in de cellen F3 t/m F12 de formule staat van cel F2, maar dan met aangepaste rijnummers. Meerdere werkbladen Het kan handig zijn om meerdere werkbladen in dezelfde Map te gebruiken. Als men bv meerder werkbladen heeft die bij elkaar horen b.v een Balans en een Exploitatierekening. Deze kunnen dan in één handeling worden opgeslagen en geopend. Calc maakt bij opening van een nieuw werkblad standaard drie bladen aan. Via het Menu-Invoegen-Blad kunnen meer bladen worden toegevoegd. Met Menu-Bewerken-Blad verwijderen kunnen overtollige bladen worden verwijderd. Bij het toevoegen van een nieuw blad wordt een venster geopend waarin u o.a. de plaats waar het blad moet worden ingevoegd kunt aangeven, maar elk 5

blad kan door middel van slepen in die werkbalk worden verplaatst. Het opslaan van uw werkblad Als u de gegevens in het werkblad wilt bewaren kunt u het werkblad opslaan door in het Menu te klikken op Bestand-Opslaan als en vervolgens in het verschenen venster twee dingen te doen n.l. het werkblad een naam te geven die u in staat stelt dit werkblad later te herkennen en de plaats(map) te kiezen waarin u het werkblad wilt opslaan. Het verdient aanbeveling om een speciale map aan te maken voor uw werkbladen bv Mijn werkbladen, als sub-map van Mijn Documenten. Deze map kunt u voordat u met Calc begint aanmaken met de Verkenner. Zie hiervoor het boekje Basiskennis Computer. Het menu van Calc Menu-Bestand. Het menu Bestand vertoont veel gelijkenis met het menu Bestand van Writer. De functies die hierin voorkomen zijn: Het openen van een Nieuw werkblad (eigenlijk een nieuwe Map met standaard 3 werkbladen) Het Openen van een reeds eerder gemaakt werkblad Het Opslaan van het werkblad. Als men op deze knop klikt dan wordt het bestaande werkblad met dezelfde naam overschreven. Als u de eerdere versie wilt bewaren moet u kiezen voor Opslaan als: Dan kunt u het werkblad een nieuwe naam geven. U kunt in Calc een werkblad ook opslaan als een .pdf bestand. Verder vindt u in dit menu de knoppen voor de Printerinstelling en voor het afdrukken van het gehele of een geselecteerd deel van het werkblad. Dat laatste kan op twee manieren. U kunt een selectie maken en die met afdrukbereik instellen en daarna afdrukken, of u kunt een selectie maken en vervolgens bij afdrukken kiezen voor het afdrukken van de selectie i.p.v. alles. U kunt vanuit dit menu het werkblad verzenden via e-mail. Met de knop Verzenden wordt dan uw e-mail programma gestart. Ook vindt u hier de knop Sluiten, waarmee u het werkblad kunt sluiten, evenals u dat kunt doen met de rode knop rechtsboven in de titelbalk. 6

Menu Bewerken Ook het menu bewerken vertoont een grote overeenkomst met het gelijknamige menu van Writer. Naast de bekende knoppen voor Knippen, Kopiëren en Plakken vindt u ook hier de zeer belangrijke knop voor Ongedaan maken,.waarmee u een aantal recent verrichte handelingen kunt ongedaan maken. Deze knop is zeer waardevol als u ongewilde veranderingen heeft aangebracht. Met functie Plakken Speciaal kunt u een aantal speciale kopieerfuncties uitvoeren, b.v. kopiëren met of zonder opmaak, kopiëren als WORD document of als .rtf of als html pagina. De functie cellen verwijderen geeft de mogelijkheid om zowel cellen als gehele rijen of kolommen te verwijderen. Met inhoud verwijderen krijgt u de keuze wat uit een aantal opties. Als u in plaats van een cel een gehele rij of kolom selecteert en kiest voor verwijderen worden alle formules in het werkblad automatisch aangepast. U kunt een gehele rij of kolom selecteren door te klikken op de rij of kolomaanduiding (letter of cijfer voor of boven de rij of kolom). Een erg gemakkelijke menuoptie is zoeken en vervangen. U kunt met deze optie in een cel of een selectie van cellen, of zelfs het gehele werkblad gegevens vervangen door andere gegevens. Let echter goed op, want als u b.v. aangeeft dat u een 2 wilt vervangen door een 3, dan worden alle 2-en vervangen door een 3 in het geselecteerde gebied. In het menu Beeld kunt u vele zaken instellen. Om te beginnen is het wenselijk dat u de werkbalken standaard , opmaak en formulebalk (als deze nog niet eerder is aangevinkt) aanvinkt. In het menu Invoegen zult u het meest gebruik maken van de opties rijen, kolommen en misschien werkblad als u aan de drie werkbladen die standaard beschikbaar zijn niet genoeg hebt.. Als u plaatjes wilt opnemen in uw werkblad dan kan dat met de optie afbeelding. Vervolgens krijgen we de menuoptie Opmaak. Deze is zeer belangrijk omdat die van Calc een stuk gereedschap maakt om b.v. mooi opgemaakte formulieren te ontwerpen. We gaan de opties stuk voor stuk bekijken. De optie Cellen biedt de mogelijkheid om een of een selectie van meerdere cellen op te maken. In het sub-menu staan een aantal 7

mogelijkheden die u kunt kiezen door op de betreffende tab te klikken. De eerste is Getal en geeft het volgende venster:

Hier kunt u kiezen voor welk soort gegevens de cel bestemd is. b.v. getallen, financiële bedragen met valutateken, tekst, datum etc. De volgende tab geeft lettertype, letterbeeld en grootte aan.

8

De volgende tab geeft de teksteffecten zoals onderstrepen, doorhalen en tekstkleur:

Vervolgens geeft de tab uitlijnen onderstaand venster weer:

Hierin is b.v. de mogelijkheid aanwezig om tekst in cellen vertikaal te plaatsen hetgeen soms handig is voor kolomkoppen.. 9

De volgende tab biedt de mogelijkheid om randen om een cel, of een selectie van cellen te maken.

Bij stijl kiest u de soort en de dikte van de rand. Bij lijnschikking kiest u het lijnenpatroon van de selectie. Verder kunt u de kleur en een schaduwpatroon kiezen. Met de tab achtergrond kiest u de achtergrondkleur van een cel of selectie van cellen.

10

De tab Beveiliging zult u waarschijnlijk voor uw privé spreadsheets niet gebruiken.

Met de opmaakopties voor rij, kolom en blad kunt u de rijhoogte, kolombreedte instellen en de rijen, kolommen of een blad verbergen en weer zichtbaar maken. Om b.v. een of meerdere kolommen te verbergen selecteert u deze door de cursor in de kop van de eerste kolom te zetten en deze met ingedrukte linker muisknop te verslepen naar de laatste te verbergen kolom. Vervolgens kiest u de menuoptie Opmaakkolom-verbergen. Om deze kolommen weer zichtbaar te maken selecteert u de kolom voor de verborgen kolommen t/m de kolom achter de verborgen kolommen en kies de menuoptie Opmaak-kolomweergeven. De breedte van een kolom kunt u ook aanpassen door de rechterkant van de kolomkop te verslepen. Een derde mogelijkheid is dubbelklikken op de rechterkant van de kolomkop. De breedte wordt dan aangepast aan de langste tekst die in de kolom voor komt. Hetzelfde geldt voor de hoogte van de rijen. Het menu Extra zult u als beginnend gebruiker van Calc nog niet nodig hebben.

11

Voor het gebruik van Calc als database is de menuoptie Data van belang. Een database in Calc gebruikt de rijen voor de records en de kolommen voor de velden. De kolomkoppen zijn de veldnamen. Een belangrijke menuoptie waarvan u veel gebruik zult maken is de optie sorteren. Om een adressenbestand te sorteren op volgorde van naam , klikt u ergens in het werkblad en kiest vervolgens Gegevens-sorteren. U ziet dan onderstaand venster:

U kiest dan op welke kolommen u wilt sorteren en of dat oplopend of aflopend moet zijn.

12

Onder Opties geeft u aan of er veldnamenrijen zijn of niet; anders wordt de kolomkop gewoon meegesorteerd en komt die ergens midden in de tabel te staan. Zoals u ziet kunt u op meerdere kolommen tegelijk sorteren. Als u b.v. veel etiketten maakt en deze wilt sorteren op Postcode en huisnummer gebruikt u twee velden voor de sortering. Als u slechts een deel van de gegevens uit de tabel nodig hebt kunt u een filter toepassen. Als u b.v. uit een adressenbestand alleen de familieleden wilt selecteren moet u er voor zorgen dat in uw tabel een kolom met een kenteken is opgenomen waarin u de soort adresgegevens door middel van een kenteken aangeeft. U kunt dan vervolgens een filter toepassen op de kolom waarin dat kenmerk staat b.v. de kolom selectie. Selecteer de hele tabel. Klik in menu Gegevens op Filterstandaardfilter.

U ziet dan bovenstaand venster. Kies de veldnaam Selectie, de voorwaarde = en de waarde van het selectiekenmerk dat u wilt hebben, b.v. k. Klik op Meer en geef aan dat er kolomkoppen zijn. Klik daarna op OK en alle niet geselecteerde records zijn verborgen. U kunt nu met de selectie doen wat u wilde, b.v. afdrukken of etiketten maken etc. Gegevens-Filter-Filter verwijderen geeft u weer de oorspronkelijke lijst terug. Vastzetten van titels in een werkblad. Als u een werkblad hebt gemaakt, dat groter is dan uw scherm kan het gemakkelijk zijn om de bovenste rij, of meerdere rijen en de linker kolom, of meerdere kolommen steeds in beeld te houden. Dat kan op meerdere manieren worden geregeld. 13

Als b.v. de bovenste twee rijen en de meest linker kolom in beeld wilt houden bij het scrollen door het werkblad klikt u op cel B3 (net onder de twee rijen en rechts van de eerste kolom). Vervolgens kiest u in het menu Venster-Venster fixeren. Hetzelfde kan gerealiseerd worden door het verslepen van de twee zogenaamde splitsvak handlers. De twee splitsvak handlers bevinden zich boven, respectievelijk rechts van het pijltje op de scrollbars in het werkblad. Als u op de splitsvak handler gaat staan met de muis ziet u twee kleine pijltjes met daartussen twee streepjes verschijnen. U kunt nu de dikke donkere lijn verslepen naar de scheidingslijn tussen de eerste en de tweede kolom, respectievelijk tussen de tweede en derde rij. Daarmee zet u de gewenste rijen of kolommen vast. Veel van de bovenvermeldde menuopties zijn ook bereikbaar met behulp van de iconen in de werkbalken. Als u die hebt ontdekt werkt dat sneller dan via het menu.

Workshops Adressenlijst maken Bepaal eerst wat u met het adressenbestand wilt gaan doen en welke gegevens u dus in het adressenbestand daarvoor nodig hebt. Hier maken we de volgende keuze: Kenmerk (soort relatie) Voornaam Voorletters Tussenvoegsel Achternaam Straat Huisnummer Postcode Woonplaats Geboortedatum Telefoonnummer 1 Telefoonnummer 2 e-mailadres 14

Om bovenstaand werkblad te maken zijn de volgende handelingen nodig: Open een nieuw werkblad Zet een eventuele kop voor het werkblad in de koptekst en niet in het werkblad zelf. Type de kolomkoppen met lettergrootte 11 Pas de kolombreedte ruwweg aan aan de verwachte noodzakelijke afmetingen. Dit kan later nauwkeuriger gebeuren. U kunt ook met menu-Opmaak-Kolom-Optimale kolombreedte de kolombreedte automatisch aanpassen., of .pas de kolombreedtes aan door te dubbelklikken op de rechterkant van de kolomkoppen. Vul een aantal adresgegevens in met meerdere kenmerken Sorteer het werkblad op postcode en huisnummer Selecteer een bepaald kenmerk. Sla het werkblad op in de map Mijn Documenten met de naam Adressenbestand. We gaan dit later weer gebruiken voor het maken van etiketten. Afdrukken van een werkblad Het eenvoudigste is: Ga naar Bestand-Afdrukken Als het een kleine spreadsheet betreft is dat de goede oplossing 15

Beter is eerst een voorbeeld te bekijken met Bestandafdrukvoorbeeld Kies de knop Pagina opmaken Dan kan met het tabblad Pagina worden bepaald of liggend of staand moet worden afgedrukt Op dezelfde pagina kunnen de marges worden ingesteld. Als er meerdere bladen zijn kunt u bladeren met de knoppen volgende en vorige Met de knop sluiten gaat u terug naar het werkblad De stippellijnen geven de pagina's aan. Als u niet alles dat op de pagina staat wilt afdrukken selecteert u datgene dat u wilt afdrukken en gaat u naar bestand-afdrukkenselectie. Verkleind afdrukken Als het werkblad niet op een pagina past kunt u deze verkleind afdrukken Ga naar bestand-afdrukvoorbeeld-pagina opmaken en kies het tabblad Blad U kunt hier kiezen uit een aantal mogelijkheden van verkleinen, aanpassen aan blad etc. Denk ook aan de mogelijkheden om liggend af te drukken of de marges te verkleinen. Ook kunt u de kolombreedte waar mogelijk aanpassen. Kop boven elke pagina Ga naar Beeld-Kop en voettekst U ziet dan onderstaand venster Bij aangepast kunt u kiezen uit een aantal standaard teksten. U kunt ook een eigen kop en voettekst maken. Door deze te typen in de vakken Linkerbereik, Middenbereik en/of Rechterbereik in onderstaand venster.

16

17

Een kasboek maken

KASBOEK Datum

Omschrijving

1-11-2003 Koffie computerclub 2-11-2003 faktuur mobest koffie

Totaal

Ontvangsten

Uitgaven

16,00 15,80

16,00

In kas 51,63 67,63 51,83

15,80

Om bovenstaand kasboekje te maken zijn de volgende handelingen nodig: Open een nieuw werkblad in Calc Kies lettergrootte 14-vet Typ de kop KASBOEK Ga naar regel 3 Typ de kolomkoppen Datum-Omschrijving-Ontvangsten-UitgavenIn kas Selecteer de kolomkoppen Kies Opmaak-Cellen-Uitlijning-gecentreerd Typ een beginsaldo in cel E4 Typ in regel 5 een datum-omschrijving en een bedrag in Ontvangsten Typ in E5 de formule =E4+C5-D5 Kopieer de formule van E5 naar E6 t/m E7 Typ in regel 6 een datum-omschrijving en een bedrag in Uitgaven Kijk wat er is gebeurt in E6 Typ in cel C9 de formule =som(C5:C8) Kopieer de formule van C9 naar D9 Opmaak ga naar cel C3 ga naar werkbalk randopmaak en click op het pijltje kies voor vette rand rondom 18

click op opmaak kopiëren/plakken (de grote kwast) selecteer de cellen B3 t/m E3 click opnieuw op opmaak kopieren/plakken Met Bewerken-ongedaan maken kunt u ongewenste handelingen corrigeren (herhaald) Een selectie heft u op met Esc Etiketten afdrukken van adressenlijst Als u een adressenlijst heeft gemaakt zoals boven vermeld kunt u van deze adressenlijst of een selectie daaruit adresetiketten maken met Writer. Dat gaat als volgt: Start Writer Kies menu Bestand-Nieuw-Etiketten

U ziet nu het bovenstaande venster: Kies eerst het soort etiket dat u gebruikt, b.v. A4 bladen met 16 etiketten (2 kolommen van 8 etiketten) met een bovenmarge van 1,3 cm. De etiketten zijn 3,39 mm x 9,91 mm, gelijk aan Averylabel J8162. U kunt de details bekijken als u klikt op tabblad 19

Grootte. Vervolgens kiest u in het tabblad Opties voor Inhoud synchroniseren. Kies in het veld Database de database waaruit u de adressen wilt halen. Als die database daar nog niet voorkomt gaat u naar menu Beeld-Database wisselen en bladert u naar de database van uw keuze. U kunt nu de database kiezen. Daarna kiest u in veld Tabel de tabel waarin de adressen staan. In Databaseveld selecteert u de velden die op het etiket moeten komen. U zet deze velden op de goede regel, met een spatie tussen de velden. Naar een nieuwe regel gaat u met Enter. Zet de bovenste regel niet helemaal bovenin het veld, doch begin op de derde regel. Vervolgens klikt u op Nieuw Document. en daarna op BeeldGegevensbronnen. Nadat u daar de juiste tabel hebt gekozen in het linker veld ziet u het volgende venster:

Selecteer nu in het venster waarin de gegevens staan waarvan u etiketten wilt maken de gewenste records. Dat kan door te klikken op het veld voor het eerste record en met ingedrukte Shift toets te klikken op het laatste record dat u wilt. Met ingedrukte Ctrl toets kunt u meerdere records selecteren. die niet direct aaneensluiten 20

Klik daarna op het pictogram Gegevens naar velden op de werkbalk Tabelgegevens U kunt nu de etiketten opslaan en/of afdrukken Tip: Als u een Calc werkblad gebruikt voor het maken van etiketten zorg er dan voor dat de eerste regel bestaat uit de veldnamen en er dus geen kop boven staat. Deze kop kunt u beter in de koptekst plaatsen. Een formulier maken met Calc Met Calc kunnen formulieren worden gemaakt, waarbij kaders kunnen worden gemaakt van elke gewenste afmeting, omdat cellen en selecties van cellen elke gewenste afmeting kunnen krijgen. Een voorbeeld van een eenvoudig formulier is onderstaand declaratieformulier van PVGE. De belangrijkste kenmerken van dit formulier zijn: Kolombreedte At/m D standaard 9,29 Kolombreedte kolom E 19,29 Teksten allemaal Arial 10 PVGE tekst= vet Declaratie tekst=Italic D13:E14 kader vette rand E25:E26 idem Het formulier ziet er dan als volgt uit:

21

22

Tips 1. Om het standaard ingestelde lettertype te wijzigen gaat u als volgt te werk: Kies Extra-Opties-OpenOffice.org-Lettertypen. Haal zonodig het vinkje weg bij: Alleen-niet-proportionele lettertypen, koes daarna het gewenste lettertype b.v. Arial en de gewenste lettergrootte b.v. 11 en klik op OK. Na opnieuw opstarten van Calc is het standaardlettertype aangepast. 2. Standaard laten de OpenOffice programma’s de laatste 3 geopende bestanden zien in het menu Bestand-Recent geopende documenten.. 3. Speciale tekens Speciale tekens kunt u halen met Invoegen-Speciale tekens en vervolgens het juiste teken kiezen. Het kan ook sneller door het indrukken van de Alt toets en met ingedrukte toets op het numerieke toetsenbord de cijfers intoetsen van het betreffende teken. Dit getal vindt u in de tabel op de laatste pagina. Voor het euroteken is dat b.v. 0128 en voor een e met trema (ë) 137.Pas op dat een getal met of zonder voorafgaande 0 verschillende tekens zijn. Deze methode is ook toepasbaar in Writer. 4. Aan elkaar plakken van tekst. Als u in een adressenbestand twee velden hebt gemaakt voor b.v. voorletters en achternaam in cel B21 en C2 dan kunt u automatisch deze samenvoegen in cel D2 met als veldnaam b.v. hele naam, door in deze cel de formule =B2&” “&C2 op te nemen. Er wordt dan tevens een spatie tussen de voorletters en de achternaam gezet. 5. Springen in een werkblad. Als u een groot werkblad hebt gemaakt kan het soms even zoeken zijn om een gewenste cel of groep cellen te vinden. U kunt dit gemakkelijker maken door deze groep cellen een naam te geven door deze te selecteren en te kiezen voor Invoegen23

Namen-Definiëren. U geeft deze selectie een naam en klikt op OK-Sluiten. Als u nu ergens vanuit het werkblad naar deze selectie wilt drukt u op CTRL-F3 en u kiest de naam van het gebied waar u naar toe wilt. 6. Decimalen. U kunt in de celopmaak het aantal decimalen opgeven dat zichtbaar moet zijn. Als u echter cellen optelt, of andere berekeningen doet rekent Calc met de volledige inhoud van de cel, dus niet slechts met het aantal decimalen dat u zichtbaar hebt gemaakt. Als u dat niet wilt, moet u de functie AFRONDEN gebruiken waarmee u voor elke cel aangeeft hoe u wilt afronden. De functie =AFRONDEN(SOM(E3:E12);1) geeft het totaal van de cellen E3 t/m E12 weer met 1 decimaal. Als u in dit totaal de op 1 decimaal afgeronde getallen van de cellen E3 t/m E12 wilt opnemen moet u in elk van deze cellen de functie AFRONDEN zetten, dus in E3 =AFRONDEN(getal;1) in E4 =AFRONDEN(getal;1) enz waarbij getal natuurlijk een echt getal moet zijn.

24