Tabulkový kalkulátor MS Excel

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] 7. hodina

Tabulkový kalkulátor MS Excel 1. Ovládání programu MS Excel Obrázek č. 1 Okno MS Excel

Zadávání příkazů a nabídky příkazů (myší, klávesnicí) Použití panelů s ikonami (+ jejich přesouvání – různé umístnění) Obrázek č. 2 Standardní panel nástrojů

Obrázek č. 3 Panel nástrojů – formát

1/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] Obrázek č. 4 Aktivní buňka Přesun kurzoru – kurzorem je v pracovním sešitě označena buňka, do které můžeme zadávat údaje nebo je opravovat, tj. aktiní buňka (je orámována). Každá buňka má své označení, tj. adresu. 1. myší, 2. klávesnicí, 3. přesun kurzoru na určitou buňku: klepneme do pole názvů, napíšeme adresu buňky, na kterou chceme přemístit kurzor a dáme Enter. Klávesy Ctrl+šipka doprava Ctrl+šipka doleva Ctrl+šipka nahoru Ctrl+šipka dolů Home End, klávesa se šipkou PageUp PageDown Ctrl+Home Ctrl+End

přesunou kurzor na konec daného řádku na začátek daného řádku na začátek daného sloupce na konec daného sloupce na začátek řádku na konec souvislého úseku údajů nebo prázdných buněk o stránku nahoru o stránku dolů na buňku A1 na poslední obsazenou (nejvíce dole a nejvíce vpravo) buňku listu

Další ovládací prvky: jejich zobrazení či skrytí nastavíme v příkazu Nástroje/Možnosti, karta Zobrazení: •

řádek vzorců

•

ouška listů

•

pole názvů

•

stavový řádek

•

rolovací lišty (vodorovná a svislá)

•

místní nabídky příkazů

Ouška listů – umožňují zjistit, kolik listů se v pracovním sešitě nachází, jaké jsou jejich názvy a také lze pomocí nich přejít na jiný list. Standardně jsou v sešitě umístěny tři listy (List1-3). Slouží také k přejmenování, přesouvání a kopírování listů. Místní nabídka – zobrazí se klepnutím pravým tlačítkem myši na objekt, ke kterému chceme získat příkazy pro jeho úpravy. 2. Vytvoření pracovního sešitu Vytvoření nového pracovního sešitu – to lze provést dvěma způsoby: 1. klepneme na ikonu Nový, 2. příkaz Soubor/Nový, v pravé části se objeví podokno úloh Nový sešit, odkaz Prázdný sešit. Uložení pracovního sešitu 1. klepneme na ikonu Uložit, 2. příkaz Soubor/Uložit, napíšeme název souboru a stiskneme tlačítko Uložit. Složky a jejich použití – analogické s návodem ve Wordu Nastavení standardní složky: Nástroje/Možnosti, karta Obecné, okno Výchozí umístění souborů Otevření stávajícího pracovního sešitu: Soubor/Otevřít, najdeme soubor, tlačítko Otevřít 2/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] Import údajů – import je nejčastější z těchto typů programů: databázové programy (MS Access, zdroje dat přes rozhraní ODBC, soubory Paradox či dBase) textové soubory (txt, prn, csv, asc) SQL server soubory Lotus ad. Import údajů z databáze: příkaz Data/Importovat externí data, vybereme Importovat data, • • • •

v seznamu Soubory typu zvolíme typ údajů. Nastavíme složku a vybereme příslušný soubor, tlačítko Otevřít, spustí se průvodce importem, dále postupujeme podle jeho pokynů. Import textového souboru: Data/Importovat externí data/Importovat data, v seznamu Soubory typu zvolíme požadovaný textový soubor. Nastavíme složku a vybereme příslušný soubor, tlačítko Otevřít, spustí se průvodce importem. Vybereme, jakým znakem jsou jednotlivé sloupce odděleny (tzv. oddělovač), nebo zda mají pevnou délku. Určíme, zda chceme importovat celý soubor, nebo až od určitého řádku (v úvodu soubory totiž mohou být různé popisy, formátovací pokyny atp.). Další. Ve skupině voleb Oddělovače určíme, jakým znakem jsou oddělena jednotlivá pole. V místě, kde se tento znak vyskytuje, se provede rozdělení do sloupců tabulky. Pokud jsme zvolili pevnou délku polí, můžeme odmítnout nabídku Excelu a nastavit místa, kde se provede rozdělení, ručně. Další. V posledním dialogovém okně si můžeme nastavit formát údajů, ve kterém budou vloženy do pracovního sešitu. Klepneme postupně na jednotlivé sloupce a vybereme jeden z formátů. Dokončit. Určíme, zda se mají importované údaje umístit na stávající nebo nový list. OK. Typy údajů – celkem tři: text (textová konstanta), čísla (číselná konstanta) a vzorec Vkládání údajů do pracovního sešitu Obecný postup pro vložení údaje do buňky: přemístíme kurzor do buňky, do které chceme vložit údaj. Napíšeme text, číslo nebo vzorec. Potvrdíme vložení do buňky klávesou Enter nebo tlačítkem Zadat v řádku nebo stiskneme klávesu se šipkou, čímž se kromě vložení údaje kurzor posune ještě o jednu buňku ve směru šipky. Vložení textu: •

vložíme-li do buňky pouze text, jedná se o textový údaj;

•

skládá-li se údaj z čísel a písmen, vyhodnotí Excel tento údaj tak, že se opět jedná o text;

•

s některými čísly lze pracovat jako s textem (např. telefonní čísla, PSČ) – takovou buňku zformátujeme jako Text, s čísly ve formátu textu nelze provádět matematické operace;

•

napíšeme-li před údaj při jeho vkládání apostrof, jedná se také vždy o text;

•

text se standardně zarovnává v buňkách (na rozdíl od čísel) doleva;

•

nevejde-li se text do buňky, zobrazí se i v buňce vpravo od této buňky (je-li však sousední buňka obsazena, nebude vidět celý, nicméně je celý vložen v aktuální buňce a není rozdělen do 2 a více buněk). 3/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] Vložení čísla: •

při vkládání čísel je třeba brát ohled na jejich formát, jiný vzhled budou mít kladná a záporná čísla (záporná čísla nemusí být jen označena znaménkem minus, někdy se pro ně používá červená barva nebo kulaté závorky), čísla mohou mít desetinná místa, tisíce a milióny mohou být odděleny mezerou, číslo může být vloženo jako procenta, s měnovým symbolem, lze je zaokrouhlovat a ořezávat, mezi čísla patří i datum a čas v různých formátech a tvarech;

•

čísla se neroztahují jako text do jiných buněk, nevejde-li se číslo do buňky, pokusí se Excel změnit formát čísla tak, aby se do buňky vešlo (např. ho zobrazí na menší počet desetinných míst), neexistuje-li vhodná úprava čísla, zobrazí se místo něj v buňce znaky

.

Vložení symbolu: Vložit/Symbol, karta Symboly Vložení symbolu Euro: na české klávesnici AltGr+E

€

Opravy a rušení údajů: •

zjistíme-li během psaní údaje, že je špatně, můžeme vkládání zrušit, aby se údaj v buňce neobjevil, tlačítko Esc nebo Storno v řádku vzorců;

•

nebo kompletní přepsání údaje novým údajem, v případě, kdy je údaj v buňce dlouhý a chceme změnit pouze jednu malou část (např. překlep v jednom písmenu) nebo kdy je zápis složitý (např. složitější vzorec se spoustou operátorů), použijeme opravu buď přímo v buňce nebo v řádku vzorců /označíme si aktivní buňku, klávesa F2 (oprava proběhne v buňce) nebo klepneme do řádku vzorců, opravíme údaj a dáme Enter;

•

rušení klávesou Delete buňku nebo úsek;

•

rušení údajů s výběrem: označíme buňky, z nichž chceme vymazat údaj, formát nebo komentář, příkaz Úpravy/Vymazat a zvolíme, co potřebujeme smazat: 1. Vše – vymaže obsah buňky, odstraní dodatečně definovaný formát a nastaví její standardní formát, 2. Formáty – ponechá obsah buňky, zruší dodatečně definovaný formát, 3. Obsah – vymaže pouze obsah buňky, ale ponechá změněný formát, 4. Komentáře – vymaže pouze komentář připojený k označeným buňkám.

Přesouvání a kopírování údajů (pomocí myši – blízko zdrojových údajů či schránky – vzdálená cílová pozice) •

důležité je především to, že odkazují-li se některé vzorce na buňky, které přesouváme, upraví Excel relativní adresy ve vzorcích tak, aby stále odkazovaly na příslušné údaje.

•

myš: označíme buňky, které chceme přesouvat/kopírovat, přesuneme ukazatel myši na okraj označení, aby byl ve tvaru šipky a táhneme údaje do nové pozice; budeme-li přitom držet klávesu Ctrl, údaje se zkopírují.

•

schránka: přemístíme kurzor do buňky, kterou chceme přesunout/kopírovat, nebo označíme úsek buněk, příkaz Úpravy/Vyjmout (Ctrl+X) nebo Úpravy/Kopírovat (Ctrl+C) a pak je vložíme nalibovolné místo, kam přemístíme kurzor, příkaz Úpravy/Vložit (Ctrl+V). 4/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] Komentáře – objeví se při přesunu kurzoru myši na buňku, která jej má vložen Připojení komentáře k buňce: označíme si buňku, příkaz Vložit/Komentář, objeví se textové pole obsahující jméno uživatele, doplníme text komentáře, příkazem Formát/Komentář můžeme změnit vlastnosti písma komentáře, pomocí ikon v panelu Kreslení můžeme změnit barvu rámečku kolem komentáře, dokončíme-li vkládání a úpravy komentáře, klepneme mimo komentář. Úprava komentáře: příkaz Vložit/Upravit komentář Odstranění komentáře: příkaz Úpravy/Vymazat/Komentáře Náhled tabulky před tiskem: •

v náhledu je důležité, že vidíme nejen rozložení údajů na stránce, ale můžeme si zkontrolovat, zda jsou správně nastavené okraje, záhlaví a zápatí, zda správně funguje číslování stránek atd.; tiskneme-li spolu s údaji i graf, opět je vhodné zjistit rozložení textu i grafiky a zajistit jejich vhodný poměr; z náhledu je možné se dostat do dialogových oken Vzhled obrazovky a Tisk.

•

máme-li vložené a uspořádané údaje a chceme-li je vytisknout – příkaz Soubor/Náhled, je možné nastavení Další (přechod na další stránku), Předchozí (přechod na předchozí stránku), Lupa (zvětšení a zmenšení zobrazení), Tisk (zobrazí dialogové okno Tisk), Vzhled (zobrazí dialogové okno Vzhled stránky), Okraje (zobrazí okraje), Zobrazit konce stránek, Zavřít (náhled) a Nápověda.

Tisk pracovního sešitu a nastavení před tiskem – musíme si předem nastavit: 1. tiskárnu (příkaz Soubor/Tisk, Název tiskárny) 2. nastavení tiskové stránky: příkaz Soubor/Vzhled stránky, karta Stránka, orientace Na šířku/Na výšku, karta Okraje (okénka Horní, Dolní, Levý a Pravý), volby Záhlaví a zápatí – určení velikosti oblasti, volby Vodorovně a Svisle – zda a v jakém směru mají být údaje při tisku vycentrovány. Ruční ukončení stránky (když Excel automaticky rozloží údaje jinak, než potřebujeme): Vložit/Odstranit konec stránky, a pak příkaz Vložit/Konec stránky. 3. doplnění údajů záhlaví a zápatí, většinou jsou to: datum, čas, název souboru, název listu, číslo stránky, název pracovního sešitu; celá oblast je rozdělena na tři části: levý oddíl (zarovnán doleva), prostřední oddíl (centrovaný text) a pravý oddíl (zarovnán doprava); příkaz Soubor/Vzhled stránky, karta Záhlaví a zápatí, kde si můžeme vybrat z předvolených nastavení, ale můžeme si definovat i Vlastní zápatí. 4. určení způsobu tisku: ne vždy chceme vytisknout veškeré údaje, které jsou uloženy na listech pracovního sešitu; Excel dovoluje vybrat, jaké stránky se budou tisknout a umožňuje vytisknout některé pomocné informace. Příkaz Soubor/Vzhled stránky, karta List, okno Oblast tisku (nastavíme úsek buněk pro tisk), volba Nahoře opakovat řádky (napíšeme číslo řádku, ve kterém jsou vloženy názvy sloupců, mají-li se opakovat na každé stránce), podobně volba Vlevo opakovat sloupce, volba Mřížka (slabou čárou se vytiskne rastr), volba 5/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] Komentáře (kromě údajů se vytisknou i komentáře vztahující se k jednotlivým buňkám), Koncept (tisk s nižší kvalitou, je rychlejší), volba Černobíle, volba Záhlaví řádků a sloupců (vytiskne rám listu, na kterém jsou písmena sloupců a čísla řádek), volba Pořadí tisku stránek (Dolů, pak příčně nebo Příčně, pak dolů). OK. 5. určení rozsahu tisku: příkaz Soubor/Tisk, volba Rozsah tisku, vybereme, zda chceme tisknout vše, nebo jen vybrané stránky, volba Tisknout: Výběr (pouze označené údaje), Aktivní listy (všechny údaje na označených listech), Celý sešit (všechny údaje). 6. vlastní spuštění tisku: ikona Tisk (pouze v případě, že známe a nechceme měnit žádné nastavení tisku), příkaz Soubor/Tisk nebo Ctrl+P a nebo příkaz Soubor/Náhled, prohlédneme si nastavení a pak dialogové okno Tisk. Zavření pracovního sešitu: Soubor/Zavřít Zavření Excelu: Soubor/Konec 3. Úseky a listy Adresa úseku: např. máme označeny buňky B3, B4, C3, C4, D3, D4, ty můžeme označit adresou, aniž bychom museli vyjmenovat všechny buňky (využití např. ve vzorcích), lze je zadat adresou protilehlých buněk v rozích úseku: B3:D4 nebo D4:B3 nebo D3:B4 nebo B4:D3. Obrázek č. 5 Aktivní oblast Název úseku: budeme-li se odkazovat na určitý úsek častěji, můžeme si jej pojmenovat a místo adresy úseku používat jeho název (lépe si je pamatujeme, usnadňujeme si práci s nimi ve vzorcích). Označíme úsek, který chceme pojmenovat, příkaz Vložit/Název/Definovat, do textového okna Názvy v sešitu napíšeme, jak se má jmenovat označený úsek, zkontrolujeme, zda je v okně Odkaz na správně uvedena adresa úseku. V případě, že budeme chtít pojmenovat ještě další úsek, stiskneme Přidat. OK. Označení úseku: 1. myší: přemístíme ukazatel myši na libovolnou buňku, která se nachází v rohu označovaného úseku, táhneme myší tak, abychom pokryli požadovaný úsek, pak uvolníme tlačítko myši; 2. klávesnicí: stiskneme a podržíme klávesu Shift, přesuneme kurzor, kterým se roztahuje označení. Klávesa Shift+klávesy se šipkou

Shift+PageUp Shift+PageDown Shift+Home Shift+Ctrl+Home

Označení

roztáhne označení o jednu buňku nahoru, dolů, doleva nebo doprava roztáhne označení o jedno okno (jeden výřez zobrazený na obrazovce) nahoru roztáhne označení o jedno okno (jeden výřez zobrazený na obrazovce) dolů

roztáhne označení na začátek řádku roztáhne označení na buňku A1 6/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] Klávesa

Označení

Shift+Ctrl+End Shift+mezerník Ctrl+mezerník Ctrl+A

roztáhne označení na poslední obsazenou (nejvíce dole a nejvíce vpravo) buňku listu

označí aktuální řádek označí aktuální sloupec označí celý list Označení více úseků současně: pokud při označování oblastí neustále držíme Ctrl, můžeme vyznačit i nepravidelnou oblast. Obrázek č. 6 Nepravidelná aktivní oblast

Aktivní oblast můžeme celou naráz editovat. V naší oblasti z obrázku č. 6 změníme pozadí buněk v oblasti na žlutou: Obrázek č. 7 Editovaná nepravidelná oblast

Obrázek č. 8 Označení řádku

Obrázek č. 9 Označení sloupce

Přesouvání kurzoru na jiný list: na následující list přemístíme kurzor kombinací kláves Ctrl+PageDown, na předcházející list pak Ctrl+PageUp. Označení úseků na více listech: klepneme na ouško prvního listu, který chceme označit, vybereme úsek, který chceme mít označen na všech listech, podržíme klávesu Shift a současně klepneme na poslední list. Vložení a zrušení listu: při spuštění Excelu jsou v pracovním sešitě připraveny tři listy. Můžeme k nim přidávat další listy (max. počet listů v sešitě je 255) a libovolné listy můžeme také zrušit. Na listě nemusí být jen buňky s údaji, ale speciální typ listu je vyhrazen i pro grafy a další. Vložení nového listu pracovního sešitu: klepneme na ouško listu, před který chceme vložit nový list, příkaz Vložit/List. Vložení listu určitého typu: klepneme pravým tlačítkem myši na ouško listu, před který chceme vložit nový list, příkaz Vložit a označíme požadovaný typ listu. OK. Zrušení listu: klepneme pravým tlačítkem myši na list, který chceme odstranit, příkaz Odstranit (objeví se varování, že zrušíte i data, která jsou na listu umístěna), potvrdíme Odstranit. Úpravy listů •

v rámci jednoho pracovního sešitu můžeme pomocí oušek upravovat pořadí listů a využít také kopírování listů: táhneme ouško listu myší na nové místo, cílové místo je během akce 7/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] signalizováno malým obdélníčkem, který vypadá jako list; budeme-li současně držet Ctrl, list se zkopíruje (v tomto případě je v obdélníčku znaménko +), na místě, kam chcem list zařadit, uvolníme tlačítko myši. •

přesun a kopírování do jiného pracovního sešitu: označíme list/y, které chceme přesunout/ zkopírovat tak, že na ně klepneme myší (v případě více listů přidržíme Ctrl), příkaz Úpravy/ Přesunout nebo zkopírovat list, vybereme pracovní sešit, označíme list, před který se má přesouvaný/kopírovaný list/y zařadit. V případě, že chceme listy místo přesouvání kopírovat, zaškrtneme volbu Vytvořit kopii. OK.

Přejmenování listu: poklepeme na ouško listu, který chceme přejmenovat, přepíšeme název listu. Enter. 4. Vzorce a funkce Vzorec – má stanovený tvar, aby Excel věděl, že se jedná o vzorec a tudíž má provést jeho výpočet. Po vložení vzorce se v buňce objeví výsledek vzorce, přemístíme-li kurzor do buňky se vzorcem, uvidíme vzorec v řádku vzorců. Tvar vzorce – musí začínat znakem = (rovná se) nebo znaménkem + (plus) či – (minus) Vkládání vzorců: přejdeme do buňky, do které chceme vložit vzorec, napíšeme = (nebo znaménko + či -), dokončíme vzorec, Enter nebo klávesa se šipkou, v buňce se objeví výsledek. Chyby při vkládání vzorců – seznam chybových zpráv: Text v buňce #DIV/0! #N/A #NAME? #NULL! #NUM! #REF! #VALUE! #######

Význam Ve výpočtu je pokus o dělení nulou. Výsledkem vzorce je nepřípustná hodnota. Součástí vzorce je chybný název. Neplatný průnik dvou úseků. Nesprávný tvar čísla. Neplatný odkaz na buňku. Nesprávný argument nebo operand ve vzorci. Výsledek výpočtu je příliš velký a nevejde se do buňky.

Adresování v pracovním sešitě: každý list obsahuje 65536 řádků a 256 sloupců Adresa buňky: př. buňka D5 se nachází v řádku číslo 5 a čtvrtém sloupci označeném D, v případě, že se odkazujeme mimo rámec jednoho listu musí se uvést název listu před adresou buňky a od adresy se odděluje vykřičníkem: List1!D5 Relativní a absolutní adresování: při kopírování a přesouvání vzorců (i při dalších akcích se vzorci) se adresy ve vzorci mohou přizpůsobovat, problém však nastává v případě, kdy se nemá odkaz měnit. Relativní adresování – adresa se bere jako relativní umístění vzhledem k buňce se vzorcem. Absolutní adresa – nesmí se měnit, tvoří se pomocí znaku $ (dolar), např. $C$4 (tzn. nebude se měnit ani sloupec, ani řádek) x C$4 (bude se měnit pouze sloupec) x $C4 (bude se

8/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] měnit jen řádek). Absolutní odkazy vytvoříme pomocí klávesy F4 (opakovaným stiskem postupně získáme kombinace smíšeného adresování, kdy se sloupec může měnit a řádek ne a naopak). Vytváření funkcí – funkce se používají jako předdefinované výpočty ve vzorcích (např. místo výrazu =B5+B6 použijeme funkci =SUMA(B5:B6)); napíšeme-li do buňky správně název funkce, objeví se jako nápověda ve žlutém obdélníku její argumenty. Tvar funkce: =NÁZEV_FUNKCE(argument1;argument2;…;argumentn) Vložení funkce pomocí průvodce: začneme vytvářet vzorec nebo přejdeme do buňky, do které chceme vložit funkci, klepneme v řádku na tlačítko Vložit funkci fx V seznamu Vybrat kategorii zvolíme skupinu funkcí a označíme funkci, kterou chceme. OK. Zadáme argumenty funkce. OK. Finanční funkce – zjednodušuje výpočty různých fínančních analýz (půjčky, odpisy, investice atd.) Př. 1: Kolik budeme splácet, půjčíme-li si Kč 2.000.000,-- [B3] na 15 let, tj. 180 měsíců [B5] s úrokem 7,5 % [B4]? Fce PLATBA má tři argumenty: úrokovou sazbu, dobu splácení a výši půjčky, výsledek je záporné číslo (jt. dluh) Î =PLATBA(B4/12;B5;B3), tj. -18 540,25 Kč 1 2 3 4 5 6 7

A Zjištění splátek hypotéky

B

Výše hypotéky: Úroková sazba: Doba splácení:

2000000 7,50% 180 ´=15*12

Výše měsíční splátky:

C

-18 540,25 Kč =PLATBA(B4/12;B5;B3)

Př. 2: Kolik budou činit odpisy zařízení v jednotlivých letech, použije-li se zrychlená metoda odepisování? Zrychlené odepisování vypočítá fce ODPIS.ZRYCH a má 4 parametry: počáteční a zůstatkovou hodnotu, dobu odepisování a rok, ve kterém se má vypočítat aktuální hodnota. Funkce data a času: Excel si datum a čas uchovává ve formě pořadového čísla, dnem č. 1 je datum 1. 1. 1900 a od tohoto dne má každý následující den o jedno vyšší pořadové číslo. Skutečný tvar data a času je dán formátem (vložíme-li do buňky pořad. číslo a zformátujeme-li buňku jako datum, uvidíme místo čísla datum/čas). Podívejte se do seznamu fcí Datum a čas, např. ČAS, DATUM, DEN, DENTÝDNE, DNES, ROK360, NYNÍ atd. Matematické a statistické funkce, např. LOG, ODMOCNINA, ROMAN, SUMA, SOUČIN, ZAOKROUHLIT, USEKNOUT, SIN, COS, PI, ABS atd.; PRŮMĚR, ČETNOSTI, FISHER, MAX, MIN, MEDIAN, PERCENTIL, POČET, atd. Vnořené funkce – fce můžeme ve vzorci kombinovat (např. výši splátky vyšla jako záporné číslo, ale mi potřebujeme, aby se zobrazilo jako kladné, a to zajistíme pomocí fce ABS: příkaz Vložit/ Funkce, v seznamu Vybrat kategorii – matematická, fce ABS, OK. Vybereme Další funkce, vybereme fci PLATBA, OK, zadáme argumenty, OK, OK), záleží na pořadí (vnitřní/vnější fce)! 9/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] 5. Úpravy pracovního sešitu Mřížka a její nastavení (zobrazení a skrytí, barva, ouška listů): příkaz Nástroje/Možnosti, karta Zobrazení, chceme-li mřížku skrýt, zrušíme zaškrtnutí volby Mřížky, je-li mřížka zobrazená, můžeme určit její barvu v seznamu Barva mřížky. Rám pracovního sešitu lze zobrazit/skrýt volbou Záhlaví řádků a sloupců. Ouška listů lze skrýt volbou Ouška listů. Tisk mřížky: příkaz Soubor/Vzhled stránky, karta List, volba Mřížka v okně Tisk, OK. Vložení jednoho sloupce/řádku: přemístíme kurzor do buňky, před kterou chceme vložit nový sloupec/řádek, příkaz Vložit, vybereme Řádek/Sloupec. Vložení více sloupců/řádků najednou: označíme tolik sloupců/řádků, kolik jich chceme vložit, nové sloupce/řádky budou vloženy před označené sloupce/řádky, příkaz Vložit, vybereme Řádek/Sloupec. Zrušení sloupců a řádků: označíme sloupec/sloupce nebo řádek/řádky, které chceme zrušit, příkaz Úpravy, vybereme Odstranit. Vložení buněk: označíme údaje v té struktuře, kterou chceme vložit, příkaz Vložit/Buňky a vybereme, zda se mají původní buňky posunout doprava nebo dolů. Zrušení buněk: označíme buňky, které chceme smazat, příkaz Úpravy/Odstranit, zvolíme, zda se mají následující buňky posunout zdola nahoru nebo zprava doleva. Skrytí sloupců a řádků: umístíme kurzor do sloupce/řádku (i více), který/é chceme skrýt, příkaz Formát/Sloupec nebo Řádek/Skrýt. Zobrazení sloupců a řádků: označíme sloupce a řádky tak, aby v rámci označení byly i skryté sloupce/řádky, příkaz Formát/Sloupec nebo Řádek/Zobrazit. Změna šířky sloupců přes dialogové okno: příkaz Formát/Sloupec, vybereme Šířka (v bodech) Změna šířky sloupce myší: přesuneme ukazatel myši na rám na rozhraní sloupců, ukazatel se změní na dvoustrannou šipku, táhneme myší tak, aby tenká čára, která se objeví, označovala požadovanou šířku sloupce, uvolníme tlačítko. Přizpůsobení šířky sloupce podle nejširšího údaje ve sloupci: poklepáním myší na rozhraní sloupců. Změna výšky řádku: příkaz Formát/Řádek, vybereme Výška (v bodech) Nastavení standardní šířky sloupců: příkaz Formát/Sloupec, zvolíme Standardní, do dialog. okna napíšeme šířku sloupce. Zakotvení sloupců a řádků na obrazovce: přemístíme kurzor do buňky, která bude jako první volná (buňku pod posledním zakotveným řádkem a vpravo od posledního zakotveného sloupce), příkaz Okno/Ukotvit příčky. Uvolnění zakotvených řádků a sloupců: přemístíme kurzor přesně do té buňky, ve které jsme zakotvovali nadpisy, příkaz Okno/Uvolnit příčky. 10/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] Zakotvení nadpisů při tisku: příkaz Soubor/Vzhled stránky, karta List, v okně Nahoře opakovat řádky klikneme na ikonu vpravo

, označíme řádky, které chceme zakotvit, pak v okně Vlevo

opakovat sloupce klikneme na ikonu vpravo

, označíme sloupce, které chceme zakotvit

a pokračujeme v tisku. 6. Základy formátování pracovního sešitu Obrázek č. 10 Formát buňky – číslo Formátování čísel: Formát/Buňky, karta Číslo, v seznamu

Druh

vybereme

skupinu

formátů,

konkrétní formát zvolíme v pravé části dialogového okna, která se upraví podle vybrané skupiny formátů. Formáty: Obecný, Číslo, Měna, Účetnický, Datum, Čas, Procenta, Zlomky, Matematický, Speciální, Text, Vlastní. Zvýraznění písma: tučné písmo, kurzíva nebo zřídka podtržení Formátování písma: příkaz Formát/Buňky, karta Písmo x odstranění formátu: volba Normální. Zarovnání údajů v buňkách: panel Formát, ikony Zarovnání (vlevo, na střed, do bloku, vpravo) Odsazení údaje v buňce: příkaz Formát/Buňky, karta Zarovnání, seznam Vodorovně, Vlevo (Odsazení) nebo Vpravo (Odsazení), určíme velikost Odsazení. Rozdělení údaje v buňce do řádků: příkaz Formát/Buňky, karta Zarovnání, volba Zalomit text. Otočení údaje v buňce: příkaz Formát/Buňky, karta Zarovnání, volba Orientace. Sloučení buněk: označíme úsek buněk, které chceme sloučit, příkaz Formát/Buňky, karta Zarovnání, volba Sloučit buňky. Rozdělení sloučených buněk: přemístíme kurzor do buňky, kterou chceme opět rozdělit, příkaz Formát/Buňky, karta Zarovnání, zrušíme výběr Sloučit buňky. Orámování buněk: příkaz Formát/Buňky, karta Ohraničení, volba Předvolené, Styl, Barva Vybarvení buněk: příkaz Formát/Buňky, karta Vzorky, volba Barva, Vzorek Automatické formátování pracovního sešitu: příkaz Formát/Automatický formát, tlačítko Možnosti. 7. Grafy Typy grafů •

Sloupcový a pruhový graf: údaje jsou znázorněny sloupci, jejichž výška odpovídá velikosti hodnoty daných údajů; osa X většinou tvoří časovou osu, na ose Y se vynášejí jednotlivé hodnoty; ve skládaném sloupcovém grafu jsou jednotlivé sloupce poskládány na sebe, takže 11/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] celková výška sloupce pak představuje součet hodnot; variantou je 100% skládáný sloupcový graf – všechny sloupce mají stejnou výšku, neboť ta je vyjádřena jako podíl hodnot; lze mít i trojrozměrný; používá se v případech, kdy chceme zaznamenat vývoj hodnot určitého ukazatele v čase nebo kdy chceme postihnout rozdíly v údajích; obdobou jsou válcové, kuželové a jehlanové grafy. •

Spojnicový graf: je tvořen body, jejichž vzdálenost od osy odpovídá velikosti hodnoty, body jsou pak spojeny čárou; použití v případě zobrazení trendů a změn v údajích ve větším počtu časových okamžiků, které jsou v pravidelných intervalech.

•

Plošný graf: má barevně vyplněnou oblast mezi osou a čárou, důsledkem je trochu jiná vypovídací schopnost; vhodný pro zdůraznění velikosti hodnot (než jejich poměru či vývoje)

•

Výsečový a prstencový graf: velikost kruhové výseče odpovídá hodnotě údaje, přičemž celý kruh představuje součet hodnot; chceme-li zachytit podobným způsobem více sad údajů, použijeme prstencový graf; použití v případech, kdy chceme zjistit podíl jednotlivých hodnot na celku, zdůraznit vysunutím jedné výseče z kruhu určitou hodnotu jako významnou nebo zjistit proporce hodnot.

•

Burzovní graf (nebo také HLCO high-low-close-open): zachycuje výchozí, konečnou, maximální a minimální hodnotu určitého ukazatele v daném časovém období; použití např. znázornění ceny akcií v rámci obchodního dne, sledování stavu zásob ve skladu atp.

•

XY bodový graf: hodnoty jsou vynášeny na ose X i ose Y, graf zjišťuje závislost sad údajů (dají-li se vynesené body proložit čárou, jsou tyto sady hodnot závislé); variantou je bublinový graf (třetí sada hodnot je znázorněna velikostí bublin).

•

Paprskový graf: zachycuje pravidelnost rozložení jednotlivých hodnot (je-li pavučina rovnoměrná, svědčí to o pravidelnosti rozložení údajů).

•

Povrchový graf: zachycuje pomocí povrchů závislost většího množství údajů a zjišťuje počet hodnot patřících do určitého intervalu.

•

Kombinované grafy: při znázornění více sad údajů můžeme některou z nich zachytit jiným typem grafu než ostatní; nejčastěji se používá kombinace sloupcového a spojnicového nebo plošného grafu.

Součásti grafu 1. osy: ty dělíme na osu hodnot, na které jsou vynášeny údaje, a osu kategorií tvořící popis hodnot; jednotlivé typy grafů se liší počtem os. 2. značky na osách: jsou umístěny v pravidelných intervalech, na hodnotové ose představují body měřítka, na ose kategorií např. časové okamžiky. 3. měřítko: bývá na hodnotové ose, čísly popisuje velikost údajů, Excel je automaticky vytvoří podle nejmenší a největší hodnoty v sadě údajů (lze jej přizpůsobit a opravit ručně). 12/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] 4. popis os: každá osa může mít svůj popis (např. v tisících Kč, atp.) 5. mřížka (též rastr): tvoří ji porovnávací části, které vycházejí z hlavních nebo vedlejších značek na osách a jsou k nim kolmé, takže umožňují například porovnávat výšku sloupců, nejsou-li rozdíly v jejich výšce patrné (lze nastavit jen hlavní nebo vedlejší nebo žádné). 6. nadpis grafu: bývá umístěn zpravidla v horní části grafu. 7. legenda: je to popis řady hodnot zobrazené grafem, používá se zpravidla ve výsečovém grafu nebo u sloupcových grafů při znázornění více sad údajů, kde popisují jednotlivé sady, které jsou znázorněny sloupci stejné barvy. 8. popisky dat: sloupce, body, výseče či plochy grafu můžeme doplnit popisky dat (mohou být hodnoty údaje nebo jejich procentní znázornění). Vytvoření grafu pomocí Průvodce grafem (ikona nebo označíme údaje pro vytvoření grafu a F11): tj. 4 dialogová okna, v nichž definujeme všechny základní parametry grafu: 1. typ grafu a jeho variantu, 2. údaje, ze kterých se graf vytváří, 3. součásti grafu, popisky, legendy, měřítka ad., 4. umístění grafu (na listě s údaji nebo na samostatném listě) Označíme údaje, z nichž se má vytvořit graf (včetně nadpisů sloupců a řádků), příkaz Vložit/Graf, otevře se Průvodce grafem, vybereme Typ grafu, dále Podtyp grafu, Další, karta Oblast dat – zkontrolujeme správný výběr dat, lze změnit v okně Oblast dat, orientaci údajů můžeme změnit pomocí voleb Řady tvoří (Řádky/Sloupce), na kartě Řada lze stanovit, které řady údajů (ne)chceme do grafu zahrnout, příp. změnit, které buňky tvoří nadpis a hodnoty jednotlivých řad. Další, 3. dialogové okno – v kartách upravíme parametry grafu, Další, zvolíme, zda chceme graf umístit na samostatné listě (Jako nový list) nebo zda má být součástí listu s údaji (Jako objekt do). Dokončit. Změny typu grafu: příkaz Graf/Typ grafu, nový Typ grafu, pak Podtyp grafu, OK. Změna vstupních údajů: příkaz Graf/Zdrojová data, karta Oblast dat, vybereme nový úsek, OK. Přidání a úpravy textu v grafu – můžeme se setkat s těmito textovými údaji: 1. nadpis grafu: příkaz Graf/Možnosti grafu, karta Názvy 2. legenda: příkaz Graf/Možnosti grafu, karta Legenda, volba Zobrazit legendu nebo volba Umístění 3. popisky dat: příkaz Graf/Možnosti grafu, karta Popisky dat (často se používá Hodnota, Procenta), volba pro zobrazení Klíč legendy 4. názvy a popisky os 5. libovolný další text 13/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] Změna barev a výplní – můžeme vybarvit libovolnou součást grafu, k dispozici je: jednoduchá barva; přechodová barva; vzorek výplně; textura; obrázek. •

označíme objekt, jehož barvu pozadí chceme změnit, příkaz Formát a vybereme příkaz v nabídce odpovídající zvolenému objektu, karta Vzorky, nastavíme styl, barvu, šířku čáry; chceme-li použít jinou výplň než jednoduchou barvu, tlačítko Vzhled výplně a nastavíme si ji na kartách Přechod, Textura, Vzorek nebo Obrázek. OK, OK.

Úprava měřítka na osách: označíme si osu, na které chceme upravit měřítko, příkaz Formát/ Vybraná osa, karta Měřítko, ve volbě Maximum a Minimum nastavíme hodnoty, pomocí voleb dále nastavíme vzdálenost hlavních a vedlejších značek Hlavní jednotka a Vedlejší jednotka, volba Osa X protíná osu Y v bodě (resp. Podstata (rovina XY) protíná osu v hodnotě) je důležitá při použití záporných hodnot, měřítko nemusí být jen lineární ale i Logaritmické měřítko, volba Hodnoty v obráceném pořadí převrátí hodnotovou osu, takže nižší hodnoty budou nahoře a vyšší dole. OK. Úpravy trojrozměrných grafů: příkaz Graf/Prostorové zobrazení, nastavíme úhel elevace (výška pohledu na graf), také otočení grafu ve volbě Rotace, dále Perspektiva (její úroveň), volba Výška x % základny (poměr výšky a šířky grafu), zaškrtneme-li volbu Bez perspektivy, nebude graf zobrazen v perspektivě. OK. 8. Obrázky a další součásti pracovního sešitu Obdobné jako ve Wordu, proto uvádím pouze to, co ve Wordu není.

Formátování plných objektů – barevná výplň (jednoduchou nebo vzorkovanou čárou, texturou, přechodovou barvou): označíme objekt/y, u kterých chceme nastavit barevné pozadí, klepneme na ně pravým tlačítkem myši, příkaz Formát automatického tvaru, karta Barvy a čáry, ve volbě Barva vybereme barvu, má-li být objekt průhledný, nastavíme pomocí táhla nebo v procentech jeho průhlednost. •

Plná barva: v seznamu Barva vybereme jednu z palety barev nebo Bez výplně.

•

Přechodová barva: v seznamu Barva vybereme Vzhled výplně, karta Přechod.

•

Vzorek výplně: v seznamu Barva vybereme Vzhled výplně, karta Vzorek.

•

Textura: v seznamu Barva vybereme Vzhled výplně, karta Textura.

•

Obrázek: v seznamu Barva vybereme Vzhled výplně, karta Obrázek.

Umístění objektů a svázání s buňkami: označíme objekt/y, příkaz Formát/Obrázek nebo Formát/ Automatický tvar, karta Vlastnosti, volba Přesun a změna velikosti nebo Přesun a zachování velikosti či Přesun buněk bez objektu, volba Tisk objektu. Rozmístění a zarovnání objektů na stránce: označíme objekt/y (myší, držíme Shift), tlačítko Kreslení, výběr Zarovnat či rozmístit, Rozmístit vodorovně nebo Zarovnat…

14/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] 9. Analýza údajů Řazení údajů – úseky s údaji je možné setřídit, řadit můžeme podle jednoho nebo více kritérií. Třídění může být vzestupné nebo sestupné. Nejrychlejší třídění pomocí jednoho sloupce je pomocí ikon. Rychlé seřazení údajů: přejdeme do toho sloupce, podle kterého chceme třídit a klepneme na ikonu Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně. Základní postup třídění údajů: příkaz Data/Seřadit, označí se celá tabulka, používáme-li záhlaví sloupců, zkontrolujeme, zda se do označené části nezahrnuly i tyto názvy (jinak by také došlo k zatřídění do údajů), v seznamu Seřadit podle vybereme ten sloupec, který se má použít jako prvotní třídící kritérium, zvolíme způsob třídění Vzestupně nebo Sestupně. Chceme-li použít v rámci prvotního třídícího kritéria ještě další sloupce, nastavíme podobně volby Dále podle, Pak podle, tlačítko Možnosti (mají-li se při třídění brát v úvahu malá a velká písmena, zaškrtneme volbu Rozlišovat malá a velká), databázová tabulka je zpravidla orientována ve sloupcích, je-li organizována po řádcích, vybereme volbu Seřadit zleva doprava. OK. Filtrování údajů: jt. akce, při které zobrazíme pouze ty údaje, které vyhovují určitým podmínkám. Automatický filtr: přidá k záhlavím sloupců v seznamu stahovací šipky umožňující určení záznamů, jež se mají zobrazit. Tímto postupem můžeme zobrazit všechny řádky, které v určitém sloupci obsahují zvolenou hodnotu. Označíme libovolnou buňku v seznamu, který chceme filtrovat, příkaz Data/Filtr, příkaz Automatický filtr (vedle každého názvu sloupce v seznamu se objeví stahovací šipka), označíme hodnotu, kterou musí obsahovat všechny záznamy, které chceme zobrazit. Automatický filtr 10 nej: označíme libovolnou buňku v seznamu, který chceme filtrovat, příkaz Data/Filtr, příkaz Automatický filtr, klepneme na šipku u názvu sloupce, jehož data chceme zobrazit a vybereme (Prvních 10…), v okně Zobrazit nastavíme, zda chceme zobrazit nejvyšší/ nejnižší hodnoty, kolik jich má být a zda se má jednat o hodnoty nebo skupiny podle procent. OK. Vlastní automatický filtr: přejdeme do libovolné buňky v seznamu, který chceme filtrovat, příkaz Data/Filtr/Automatický filtr, stiskneme šipku u názvu sloupce, u kterého chceme nastavit podmínku. Vybereme (Vlastní…), roztáhneme první seznam a vybereme podmínku, do druhého okna napíšeme hodnotu, kterou chceme použít s danou podmínkou, chceme-li použít ještě další podmínku vybereme A nebo Nebo, opakujeme poslední dva kroky a zadáme druhé kritérium. OK.

Použitá literatura: Šimek, Tomáš. Microsoft Excel 2002. Na první pokus. Praha: Computer Press, 2001. ISBN 807226-597-0. 15/16

IT pro čínská studia, LS 2009 www.kas.upol.cz/itcin [email protected] 10. Úkoly v Excelu Vypracujte následující úkoly. Výsledky mi zašlete e-mailem v souboru .xls, který pojmenujte svým příjmením bez diakritiky. Každý úkol bude vypracován v jednom listě (listy pojmenujte podle úkolů), grafy uložte na listy k úkolům, ke kterým patří (není-li uvedeno jinak), nezapomeňte na popisky a legendy. Využijte formátování (buněk i tabulky). Využijte vhodné funkce pro výpočet příkladů. V příloze e-mailu mi také zašlete druhý soubor označený vaším příjmením_bez_diakritiky_ xls.pdf. Do jediného souboru pdf vytiskněte všechny listy pracovního sešitu, nezapomeňte si nastavit příslušné parametry tisku. Úkol z Excelu zašlete nejpozději do čtvrtka 11. prosince 2008. Úkol 1 Na webové stránce http://www.finance.cz/ekonomika/prace/nezamestnanost/ stáhněte údaje o míře nezaměstnanosti v ČR v procentech v letech 1993 – 2007. V Excelu z těchto dat vytvořte přehlednou tabulku včetně popisků (roky, procenta), využijte možnosti grafiky tabulky. K této tabulce vytvořte vhodný graf v dalším listu excelového souboru. Nezapomeňte na popisky a legendu. Úkol 2 Vypočtěte kolik budeme splácet, půjčíme-li si Kč 3.000.000,-- na 25 let, s úrokem 5 % p. a.? Vyberte vhodnou funkci pro výpočet splátky (viz handout). Úkol 3 Vypočtěte konečnou částku spoření na ING kontu po 10 letech, kde úroková sazba činí 3,25 % p. a. (neuvažujeme zdanění!), když na začátku vložíte: varianta a) Kč 100.000,--

b) Kč 150.000,--

c) Kč 200.000,--

d) Kč 250.000,--

Spočtěte celkovou výši vkladu u všech čtyř variant v každém roce spoření, čísla zaokrouhlete na celé koruny a vyneste závislost výše vkladu na době spoření u všech čtyř variant do jednoho vhodného grafu. Úkol 4 Převeďte textový soubor tezba.rtf, který si stáhnete na http://www.kas.upol.cz/itcin/pdf/, do tabulky v Excelu. Vypočtěte celkovou a průměrnou těžbu jednotlivých položek, průměrné hodnoty zaokrouhlete na celá čísla. Využijte grafické zformátování tabulky. Vytvořte graf závislosti velikosti těžby černého a hnědého uhlí na čase. Úkol 5 Obor čínština studuje celkem 200 studentů. Sedmdesát studentů má kombinaci s angličtinou, čtyřicet s češtinou, třicet s němčinou, patnáct s japonštinou, pět s historií, dvanáct s portugalštinou, osm s francouzštinou, posledních dvacet s ostatními kombinacemi. Vytvořte výsečový graf znázorňující procentní zastoupení studentů dle druhého oboru.

16/16