MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007 OBSAH

MICROSOFT OFFICE EXCEL 2007

OBSAH

Tabuľkový procesor Microsoft Excel ........................................................................................95 Základné pojmy a popis pracovného prostredia .....................................................................95 Vyššia rýchlosť a nové funkcie verzie 2007 ..........................................................................99 Princípy práce a možnosti programu Excel..........................................................................101 Práca so vzorcami a funkciami ............................................................................................112 Grafy ..................................................................................................................................127 Formátovanie buniek...........................................................................................................130 Tlač dokumentu ..................................................................................................................132 Príloha – pracovné listy.......................................................................................................132 Záver ......................................................................................................................................135

TM CONSULTING

Tabuľkový procesor Microsoft Excel Základné pojmy a popis pracovného prostredia

Ďalšia časť príručky je venovaná najrozšírenejšiemu a výborne fungujúcemu tabuľkovému procesoru Microsoft Excel, ktorý je rovnako ako program Word súčasťou kancelárskeho balíka programov Microsoft Office. Slúži na organizáciu údajov, tvorbu tabuliek, výpočty, vytváranie grafov, databáz, analýzu dát, ale obsahuje aj mnohé iné funkcie. Pri popise programu sa ho pokúsime prehľadne rozčleniť na jednotlivé tematické celky, ktoré však budú vysvetľované na komplexnom príklade. Sústredíme sa hlavne na verziu programu Excel 2007, aj keď miestami si neodpustíme porovnanie so staršími verziami. V čase písania príručky je totiž veľmi presadzovaná najnovšia verzia programu, no veľké percento používateľov ostáva pri starších verziách (hlavne Excel 2003). Pozrite si teraz nanovo prepracované prostredie na ktoré si určite po niekoľkých hodinách používania zvyknete. Panel s nástrojmi Rýchly prístup

Titulkový pruh

Tlačidlo Office

Pás s nástrojmi

Vzorcový panel

Základný ukazovateľ (biely kríž)

Aktívna bunka Pracovný hárok Názvy stĺpcov a riadkov Posuvníky Pracovný hárok

Stavový riadok

Je pravdepodobné, že pri čítaní tejto časti príručky ste už na školení prebrali program Word. Jedná sa síce o program úplne iného zamerania, no dizajn pracovného prostredia je navrhnutý veľmi podobne. Napriek tomu sa budeme venovať popisu prostredia Excelu, pretože výnimkou nebývajú ani kurzy, pri ktorých sa program Word nepreberá. Je teda možné, že sa

95

TM CONSULTING budeme opakovať pri vedomostiach, ktoré ste mali možnosť nadobudnúť, ale ako sa hovorí opakovanie je matkou múdrosti. Excel prešiel úpravami a jeho prostredie je teraz veľmi intuitívne, čo zvyšuje efektivitu práce. Najväčšou zmenou je pás s nástrojmi. Tu môžete vidieť jeho porovnanie s panelmi nástrojov zo starších verzií programu.

Pás s nástrojmi (vyššie) nahradil staršie pod sebou uložené panely (Štandardný a Formátovací)

Odstrániť alebo nahradiť pás s nástrojmi, panelmi alebo ponukami zo starších verzií balíka Microsoft Office nie je možné. Môžete však minimalizovať pás s nástrojmi, a tak získať na obrazovke viac priestoru. Na obrázku vľavo vidíte ako sme kliknutím na tlačidlo PRISPÔSOBENIE RÝCHLY

PRÍSTUP

PANELA

S NÁSTROJMI

rozbalili ponuku, v ktorej sa dole nachádza

možnosť MINIMALIZOVAŤ PÁS S NÁSTROJMI

. Po kliknutí na túto ponuku

môžete tento panel buď ponechať zobrazený, alebo ho skryť. Napriek tomu, že pás s nástrojmi minimalizujete, máte stále rýchly prístup k jeho tlačidlám. Ak napríklad v hárku označíte bunku, ktorá sa má upraviť a kliknete dajme tomu na kartu

sprístupnia sa všetky jej tlačidlá.

V skupine PÍSMO potom zvolíme napríklad požadovanú veľkosť písma a pás sa následne opäť zminimalizuje.

Tip! Ak chcete rýchlo minimalizovať pás s nástrojmi, dvakrát kliknite na názov aktívnej karty napríklad na kartu

. Pás s nástrojmi obnovíte opätovným dvojitým kliknutím na kartu. Na túto činnosť

existuje aj klávesová skratka CTRL + F1.

Všimnite si, že k zmene nastavení pásu s nástrojmi sme využili panel s nástrojmi RÝCHLY PRÍSTUP

. Na tom sa nachádzajú aj štandardné tlačidlá na ukladanie,

vrátenie akcie, vytvorenie nového dokumentu, alebo otvorenie existujúceho dokumentu, lupa, zoradenie údajov od A – Z, alebo opačne a iné, ktoré boli štandardom už v starších verziách,

96

TM CONSULTING a mnoho používateľov je na ne zvyknutých. Tieto tlačidlá sa na spomínaný panel dajú pridávať, alebo ich naopak môžete odoberať, čo sa vykonáva na rovnakom mieste ako minimalizácia pásu s nástrojmi, prípadne akékoľvek tlačilo pridáte po kliknutí pravým tlačidlom myši. Úlohou pásu s nástrojmi je pomáhať pri rýchlom vyhľadávaní príkazov potrebných na vykonanie úloh. Príkazy sú usporiadané v logických sekciách umiestnených na kartách. Na karte

môžete vidieť

sekcie ako SCHRÁNKA, PÍSMO, ZAROVNANIE, ČÍSLO, ŠTÝLY, BUNKY, ÚPRAVY. Jednotlivé karty sú určené na rôzne činnosti, napríklad na úpravu textu, alebo prácu so vzorcami. Z dôvodu zachovania prehľadnosti sa niektoré karty zobrazujú len podľa potreby. Napríklad karta NÁSTROJE

PRE GRAFY

sa zobrazí, len ak je graf vybratý. Tú vidíte aj obrázku vyššie v tomto

odseku. Pri pohľade na obrázok ste asi zistili, že sa jedná skôr o skupinu kariet, ktoré prepínate podľa potreby. Všetky štandardné karty si zase môžete prezrieť na obrázku nižšie.

Ďalšou zaujímavou možnosťou pri prispôsobení pracovného prostredia je lupa. Môžete ňou zväčšovať, alebo zmenšovať hárok, ktorý vidíte pred sebou na obrazovke. Jeho formát zostane pri práci s lupou zachovaný a mení sa len veľkosť zobrazenia na monitore. Čiže ten, kto vidí slabšie a chce mať väčší zrakový komfort si môže zobrazenie hárku zväčšiť. Ak naopak chcete vidieť celú stranu môžete zobrazenie zmenšiť. Na zobrazenie náhľadu na dokument sa však skôr využíva ukážka pred tlačou, o ktorej budeme písať neskôr. Existuje aj nástroj lupa ktorý sa nachádza na karte

,

. Pre rýchlejšie nastavenie veľkosti však odporúčame posúvač

veľkosti v ľavom dolnom rohu obrazovky. Tam môžete buď ťahať posuvník, alebo klikať na + alebo – pre zväčšenie, alebo zmenšenie

. Asi najlepšia možnosť je využiť

klávesovú skratku CTRL + točiť koliesko myši. Jedinou podmienkou je mať kliknuté v hárku (teda na pracovnej ploche dokumentu). Aby ste získali lepší prehľad o význame jednotlivých kariet na páse s nástrojmi, pripravili sme ich stručný, ale výstižný popis:

Karta DOMOV – táto karta sprístupňuje všetky štandardné funkcie známe aj z programu Word ako schránku, formátovanie buniek kam spadá nastavenie písma, zarovnania alebo číselného formátu. Sú tu k dispozícii štýly, alebo najčastejšie používané funkcie

a filter. Užitočná je aj pri vymazávaní obsahu hárkov.

97

TM CONSULTING

Karta VLOŽIŤ – väčšinou tu nájdete čokoľvek, čo budete potrebovať vložiť ako napríklad grafy, obrázky, či kontingenčné tabuľky. Intuitívne ovládanie umocňuje aj prehľadné usporiadanie tlačidiel do sekcií.

Karta ROZLOŽENIE STRANY – túto kartu navštívite hlavne ak budete chcieť dokument pripraviť na tlač. Nájdete na nej možnosť nastaviť okraje, orientáciu strany, pozadie, nastavenia mriežky a rôzne efekty.

Karta VZORCE – je veľmi dôležitá a často používaná karta. Obsahuje nástroje na prácu so vzorcami, možnosti definovania názvov buniek, sprievodcu vkladaním funkcií, ale aj kompletnú knižnicu funkcií.

Karta ÚDAJE – obsahuje funkcie pre získanie údajov z rôznych zdrojov, zoraďovanie a filtrovanie zoznamov, ale aj na zoskupovanie a rozdeľovanie logických skupín riadkov a stĺpcov.

Karta POSÚDIŤ – nachádzajú sa tu nástroje na korektúru textu, prácu s komentármi a je tu možné podrobne nastaviť zabezpečenie dokumentu.

Karta ZOBRAZIŤ – nájdete tu funkcie, ktoré umožňujú zmenu vzhľadu a zobrazenia údajov na hárku. Nástroje na zobrazenie viacerých dokumentov v jednom okne Excelu nájdete v sekcii OKNO.

Ak sa pozriete na samotný dokument môžete si všimnúť, že vyzerá ako obrovská tabuľka. Stĺpce sú pomenované písmenami abecedy od A – Z (neskôr pokračujú systémom AA, AB...). Riadky sú očíslované arabskými číslicami. Faktom je, že Excel 2007 bol oproti svojim predchodcom poriadne rozšírený. Obsahuje 1 048 576 riadkov a 16 384 stĺpcov. Je to teda o 1 500% viac riadkov a o 6 300% viac stĺpcov ako Excel 2003. Nechceme sa do hĺbky zaoberať technickými parametrami programu, ale podotkneme, že bola zvýšená aj jeho výkonnosť vo výpočtoch a pracuje až so 16 miliónmi farieb.

98

TM CONSULTING Priesečník riadka a stĺpca tvorí bunku. Aktívne zvolená bunka je označená rámikom, aký vidíte aj na tomto obrázku

. Každá bunka je jednoznačne definovaná adresou, ktorú

tvorí písmeno príslušného stĺpca a číslo príslušného riadka napr. bunka A1 je teda prienikom stĺpca A a prvého riadku. Ďalším dôležitým výrazom, ktorý by ste mali poznať je oblasť. Je to vlastne rozsah buniek, ktorý označíte ukazovateľom myši podobne ako pri označení textu do bloku v programe Word. Zápis oblasti môže vyzerať napríklad takto A1:C5, kde A1 je bunka v ľavom hornom rohu a C5 pravom dolnom rohu oblasti a sú oddelené dvojbodkou. Je možné označiť súvislú, alebo nesúvislú oblasť. Viac sa však dozviete až v ďalšej kapitole. Jasno by ste mali mať aj v pojmoch ako zošit, alebo hárok. Zošitom rozumieme dokument programu Excel. Ten štandardne obsahuje 3 hárky, ktoré môžete odoberať alebo pridávať, čo je obmedzené len výkonom počítača.

Vyššia rýchlosť a nové funkcie verzie 2007

V tejto kapitole načrtneme rozdiely medzi novou a staršími verziami. Predvedieme vám praktickú ukážku práce v novom prostredí programu, ktorá však bude zameraná skôr na tých z vás, ktorí už s Excelom pracovali, a preto činnosti nebudeme podrobne rozoberať. Ak by bola pre vás táto kapitola príliš rýchla kľudne ju môžete vynechať a pokračovať kapitolou „Princípy práce a možnosti programu Excel“, kde sa podrobne zaoberáme základmi práce s tabuľkovým procesorom. Ak ste sa rozhodli v čítaní tejto kapitoly pokračovať, bolo by vhodné uvádzané činnosti prakticky precvičovať. Otvorte teda program Excel vložte nasledovné údaje: Ak sú stĺpce úzke, ukážte medzi ich názvy takýmto tlačidlom

. Potom ich roztiahnite metódou ťahaj a pusť

(ťahaním myši, pri stlačenom ľavom tlačidle). Potom kliknite na kartu tlačidlo

ROZLOŽENIE STRANY.

, kde v sekcii ZOBRAZENIA ZOŠITOV kliknete na

Jedná sa o nový typ

rozloženia, v ktorom vidíte strany prehľadne zobrazené aj s ich okrajmi (podobne ako v programe Word). Prepnite sa späť na kartu

, kde môžete vykonávať väčšinu bežných činností. Teraz skúste

označiť oblasť A1:B1 bielym krížom

. Pre vylepšenie tabuľky využijeme ŠTÝL BUNIEK, ktorý

nájdete v sekcii ŠTÝLY. Ukazovaním na jednotlivé štýly sa vybraná hlavička tabuľky

99

TM CONSULTING automaticky mení. Môžete si pozrieť ponuku všetkých štýlov, pre ďalšiu ukážku však bude ideálne ak zvolíte štýl NADPIS 1. Takto sme tabuľku rýchlo a pekne upravili. Aj keď štýly a automatické formátovanie buniek existovalo aj v starších verziách Excelu, treba skonštatovať, že práca v novej verzii je oveľa pohodlnejšia. Ukážku výberu štýlu vidíte na obrázku vpravo. Zmenou štýlu sme si okrem iného v hlavičke zväčšili písmo. Teraz text presahuje až do susedných buniek, alebo sa celkom schoval. Mohli by sme zväčšiť šírku stĺpcov, ale keby ich bolo viac nemuseli by sa zmestiť na jednu stranu. Preto využijeme možnosť, ktorú Excel ponúka a nastavíme zalamovanie textu v bunkách. Označte teda oblasť A1:B1 a kliknite na tlačidlo ZALAMOVAŤ

TEXT

. V starších verziách sa toto

nastavovalo nemotorne cez dialógové okno FORMÁT BUNIEK. Ak by ste sa chceli vyskúšať dostať k tomuto „starému“ dialógovému oknu kliknite na tlačidlo

v pravom dolnom rohu sekcie

ZAROVNANIE (tlačidlo sa vyvolanie rôznych dialógových okien, sa vyskytuje aj pri mnohých iných sekciách). Teraz si dokument pripravíme na tlač. V špeciálnom rozložení dokumentu, ktoré sme si nastavili je ľahké pridávať hlavičku a pätu. V mieste horného okraju sa zobrazuje výzva „Kliknutím pridajte hlavičku“. Po kliknutí do tejto oblasti môžete vložiť nový text hlavičky – „Tržby v pobočkách“. Pri príprave na tlač určite oceníte aj predpripravené možnosti nastavenia okrajov.

Prepnite sa na kartu

a kliknite na tlačidlo OKRAJE. V ponuke môžete vidieť NORMÁLNY, ŠIROKÝ a ÚZKY okraj, prípadne tam môžete nastavovať VLASTNÉ OKRAJE. Nových postupov a funkcií, ktoré by sa dali popisovať je mnoho, no na záver kapitoly spomenieme už len jednu. Ak vo vytvorenej tabuľke označíte oblasť B2:B4 všimnite si, že v pravom dolnom rohu okna programu sa nachádza riadok so základnými výpočtami ako

. Takéto rýchle výpočty

fungovali aj v starších verziách, ale vždy sa zobrazoval naraz len jeden typ výpočtu. Typ výpočtu, ktorý sa má zobrazovať môžete zmeniť po kliknutí pravým tlačidlom myši na tento panel.

100

TM CONSULTING

Princípy práce a možnosti programu Excel

Už sme uviedli, že Excel vyzerá ako veľká tabuľka. Tam, kde je tabuľka sa obvykle nachádza aj veľké množstvo ukazovateľov, ktorými môžete vykonávať potrebné činnosti. Tu si môžete pozrieť celý zoznam najbežnejších ukazovateľov:

tento chronicky známy ukazovateľ slúži na výber tlačidiel z pásu s nástrojmi alebo na výber z rôznych ponúk štandardný ukazovateľ, ktorý môžete vidieť v „tele“ dokumentu. Slúži na výber buniek, alebo oblastí buniek rozširovanie stĺpcov zmena výšky riadkov označovanie (výber) celých stĺpcov označovanie (výber) celých riadkov presun obsahu buniek kopírovanie obsahu buniek inteligentné kopírovanie (automatická výplň)

Možno je pre vás na začiatok také množstvo ukazovateľov mätúce, ale ak máte skutočný záujem naučiť sa pracovať s týmto programom budete sa ich musieť naučiť využívať. Z ukazovateľov vyššie, tie ktoré sú v rámiku nehľadajte priamo v hárku, pretože fungujú len medzi názvami stĺpcov a riadkov napr.

. V ďalšom texte sa môžete stretnúť

s praktickými ukážkami využitia všetkých spomenutých ukazovateľov.

Vkladanie hodnôt do buniek

Predpokladáme, že keď študujete príručku Excelu určite vám nebude robiť problém pohyb v dokumente. Pre istotu spomenieme, že sa môžete štandardne pohybovať myšou

, smerovými

klávesmi, vodorovne kombináciou TAB a SHIFT + TAB, ale aj rôznymi skratkami CTRL + smerové šípky (posun na prvý, alebo posledný riadok či stĺpec). Do každej bunky Excelu môžete vkladať akúkoľvek hodnotu (max. 32 767 znakov), ktorá spadá do jednej z nasledujúcich kategórií: 

Číslo – akákoľvek hodnota vyjadrená číslom



Text – textový reťazec, slovo, veta



Vzorec – syntax, ktorá odkazuje na bunky a s ich hodnotami vykonáva rôzne operácie

101

TM CONSULTING 

Hypertextový odkaz – aktívny odkaz, ktorý odkazuje napr. na umiestnenie v sieti Internet

Pozrime sa teraz lepšie na vkladanie textu, čo obohatíme o sľúbenú prácu s rôznymi ukazovateľmi. Bolo by vhodné, ak by ste postup, ktorý tu uvedieme popri čítaní prakticky precvičovali a postupovali s nami krok za krokom. Skúste teda kliknúť štandardným ukazovateľom

do bunky A1, kam vpíšete text „Excel“.

Po dopísaní odporúčame stlačiť ENTER (aktívna zostane bunka nižšie), TAB (aktívna zostane bunka vpravo), smerové šípky, alebo jednoducho kliknúť na ľubovoľnú inú bunku v hárku. Ak by ste nechali text rozpísaný a neodišli z bunky jedným z popísaných spôsobov mnohé voľby na páse s nástrojmi by boli neaktívne, čo by vás mohlo pomýliť. Ak by ste na bunku klikli priamo a začali v nej písať pôvodný text by sa premazal. Tu vidíte rozdiel oproti úprave textu v programe Word. Škoda však dlho písať vyskúšajte to sami. Kliknite späť na bunku A1 a napíšte slovo „Program“, ktoré nahradí pôvodné slovo (myslite na to, že písanie potvrdím ako bolo uvedené vyššie najlepšie klávesom ENTER). Úpravu textu môžete vykonať cez vzorcový panel po kliknutí na bunku. Ak teda nechcete text vymazať, ale ho len doplniť kliknite na bunku A1, v ktorej je teraz slovo Program a vo vzorcovom paneli dopíšte slovo Excel tak, ako na obrázku vpravo. Na záver činnosť opäť potvrdíte. Úpravu textu môžete vykonávať aj dvojklikom na bunku, prípadne stlačením klávesu F2. Zaujímavé je aj automatické dokončovanie, ktoré si môžete sami vyskúšať, ak začnete písať tento krát do bunky A2 opäť slovo Program. Excel rozpozná, že text začínajúci týmto slovom už bol zadaný a ponúkne vám inverzne označený reťazec slov z bunky A1. Ak vám to vyhovuje môžete ponúknutú možnosť potvrdiť klávesom ENTER. Skúste teraz do bunky A3 vpísať text „Program Word“. Excel sa bude snažiť text automaticky dokončiť, čo tento krát nie je správne a preto ho dopíšte ručne. Skúste, čo sa stane ak vložíte text „Program Word“ do bunky A4. Pri písaní slova vám program automatické dokončenie neponúka, lebo nevie rozoznať, o ktorý „program“ sa jedná. Až pri zadaní prvého písmena názvu programu teda W doplní jeho celý názov. Ak sa chystáte vyplniť viacero buniek rovnakým textom je lepšie používať bežné, alebo inteligentné kopírovanie! Excel sa v niektorých prípadoch chová rozdielne pri zadávaní čísiel a textu. Už na prvý pohľad vidieť, že text štandardne zarovnáva vľavo a čísla vpravo. Ak by ste sa pomýlili a namiesto 0 by ste zadali O počítač by bunku zarovnal vľavo, pretože by ju považoval za text. Rozdiel je aj v automatickom dokončovaní, ktoré vám pri číslach fungovať nebude. 102

TM CONSULTING Bunka, do ktorej vpíšete dlhšie číslo sa automaticky roztiahne. Ak by bolo príliš dlhé, zobrazí sa vo vedeckej forme zápisu čísla. Ak sa napríklad do užšej bunky snažíte vpísať číslo 1000000 zobrazí sa hodnota 1E+06 (1 krát 10 na šiestu). Pri práci môže nastať aj situácia pri ktorej ak sa číslo nezmestí do bunky zobrazia sa znaky ###. Text, ktorý je pre bunku príliš dlhý sa zachová ako na obrázku vpravo. Toto sa deje kvôli sprehľadneniu údajov hárku. Pokiaľ sú susedné bunky voľné na rozdiel od čísiel, nie je dôvod text skrývať. Text sa schová až po obsadení bunky, v ktorej bol roztiahnutý. Pre lepšiu predstavu vyskúšajte do bunky B1 vložiť text „Január“. Teraz naozaj vidíte, že sa časť textu, ktorá sa do bunky nezmestí schová. Po kliknutí na bunku A1 si môžete pozrieť celý jej obsah vo vzorcovom paneli. Ak chcete zobraziť celý text natrvalo, budete musieť rozšíriť stĺpce. To si môžete hneď vyskúšať a takto zapojíme do činnosti aj viaceré vyššie popisované ukazovatele.

Nastavenia stĺpcov a riadkov

Pri nastavovaní šírky a výšky využijete ukazovatele z rámika vyššie. Riešenie situácie vidieť aj na nasledovných obrázkoch. Tento ukazovateľ

sa zobrazí ak

sa nastavíte medzi názvy stĺpcov (obrázok vpravo). Na samotné rozšírenie môžete využiť metódu ťahaj a pusť. Ak však chcete prispôsobiť šírku stĺpca tak, aby v ňom bol vidieť všetok text, použite dvojklik, po ktorom sa upraví šírka stĺpcov tak ako na obrázku vľavo. Pri zväčšovaní výšky riadkov by ste postupovali rovnako, len s využitím ukazovateľa

, ktorý

sa zobrazuje medzi názvami riadkov. Popísaný spôsob úpravy však nie je jediný. Ak by ste potrebovali nastaviť úplne presné šírky stĺpcov určite vás poteší možnosť formátovania cez kontextovú ponuku (miestnu ponuku). Stačí ukázať na názov stĺpca prípadne riadka a kliknúť pravým tlačidlom myši. Z ponuky vyberiete možnosť ŠÍRKA

STĹPCA

tak, ako je to zachytené aj na obrázku.

V dialógovom okne, ktoré sa zobrazí zadáte požadovanú šírku stĺpca, prípadne výšku riadka. To zobrazuje obrázok vpravo, na ktorom je vidieť šírka stĺpca A, ktorý ste aj vy počas skúšania rozširovali. Štandardná šírka stĺpca je 8,43. Ak nastane situácia, že potrebujete rozšíriť viac riadkov alebo stĺpcov naraz využijete aj tieto ukazovatele

103

, ktoré dokážu

TM CONSULTING potrebné riadky, alebo stĺpce označiť. Po takomto výbere potom postupujete jedným z uvedených postupov. Situácia je naznačená aj na poslednom obrázku v tejto kapitole, kde boli ukazovateľom

vysvietené stĺpce A, B, C. Po uvoľnení myši sa stačí nastaviť medzi názvy

dvoch z vysvietených stĺpcov a rozširovacím ukazovateľom

nastaviť požadovanú šírku, ktorá

sa uplatní na všetky stĺpce v označenom rozsahu.

Výber buniek a oblastí

Ako už bolo viac krát naznačené výberom označujeme jednu, alebo viac označených buniek. Najčastejšie sa to robí priamo na hárku štandardným ukazovateľom Excelu bielym krížom

, ale označovať môžete aj pomocou klávesnice (SHIFT a smerové šípky). Môžete

označiť: 

1 bunku – tá sa orámuje

, čím dá najavo, že je aktivovaná



Súvislú oblasť – napr. kliknete do A1 a pri stlačenom ľavom tlačidle ťahám až po C5. Napriek tomu, že bunka, v ktorej označovanie začalo nezmení farbu ako iné bunky vo výbere je tiež jeho súčasťou. Takto vyzerá zápis súvislej oblasti A1:C5



Nesúvislú oblasť – označíte jednu oblasť a pridržíte kláves CTRL, čím počítaču „poviete“, že to čo už je vo výbere sa má zachovať a potom označujete zvyšné oblasti, ktoré sa k výberu pripoja. Zápis takejto oblasti vyzerá napríklad takto B5:B10;E5:E10

Postup označovania riadkov a stĺpcov už bol v príručke spomínaný. Doplníme teda, že pomocou ukazovateľov

môžete robiť nielen súvislý výber metódou ťahaj a pusť, ale taktiež

nesúvislý pomocou CTRL. Odkaz na takto vybraný stĺpec je A:A, alebo riadok 1:1. Samozrejme je možné vybrať (označiť) celý dokument, čo dosiahnete použitím klávesovej skratky CTRL + A, alebo kliknutím na priesečník názvov riadkov a stĺpcov.

104

TM CONSULTING

Kopírovanie a presun

Na vykonanie činností z nadpisu existuje mnoho možností. Spomenieme tu aspoň niektoré z nich, pričom na niektoré sa zameriame viac na iné menej. 1.

Kopírovanie a presun pravým tlačidlom myši: Vráťme sa k nášmu príkladu, kde kliknete na bunku B1 pravým tlačidlom myši. Z ponuky potom vyberiete možnosť KOPÍROVAŤ. Celá situácia je zachytená aj na obrázku vľavo. Okolo

zdrojovej bunky sa zobrazí animované prerušované orámovanie, ktoré kým je aktívne, môžete bunku vkladať na rôzne miesta. Teraz kliknite pravým tlačidlom myši do cieľovej bunky (v našom prípade to bude B2) a vyberte možnosť PRILEPIŤ. Túto situáciu sme vám naznačili na obrázku vpravo. Ak viac neplánujete vkladať obsah zdrojovej bunky môžete orámovanie zdroja zrušiť stlačením klávesu ENTER, alebo klávesom ESC. Presun by sa vykonával rovnako, len by ste vybrali možnosť vystrihnúť. Popisovať ho nebudeme, keďže je predpoklad, že ste sa s týmito činnosťami stretli už aj pri programe Word. 

Možnosti automatického vyplnenia

– ak premiestňujete, alebo kopírujete

bunku, program Excel premiestni, alebo skopíruje celú bunku, vrátane

vzorcov

a ich

výsledných

hodnôt,

formátov

a poznámok. Po skopírovaním údajov si však môžete všimnúť malú ikonu

vedľa prilepenej oblasti. Ak kliknete na jej

rozbaľovací trojuholník tak, ako na obrázku vľavo, budú vám ponúknuté rozšírené možnosti prilepenia. Tu si môžete vybrať jednu z možností napr. ZACHOVAŤ FORMÁTOVANIE ZDROJA (ponechá sa formátovanie pôvodnej oblasti vrátane farby, rezu a veľkosti písma a pod.), PRISPÔSOBIŤ

FORMÁTOVANIU CIEĽA

(oblasť sa naformátuje tak, ako okolité bunky v cieľovej oblasti), IBA FORMÁTOVANIE (prilepíte iba formáty z kopírovanej oblasti – tu sa dá využiť aj tlačidlo KOPÍROVAŤ FORMÁT



zo sekcie SCHRÁNKA) a pod.

Prilepiť špeciálne – Dialógové okno z obrázka vpravo vyvoláte, ak budete kopírovať vyššie opísaným postupom cez pravé tlačidlo myši, ale namiesto PRILEPIŤ, vyberiete možnosť PRILEPIŤ ŠPECIÁLNE.

Ide o funkciu podobnú možnostiam

105

TM CONSULTING automatického vyplnenia, ale obohatenú o nové voľby. Navyše tu nájdete napríklad voľbu TRANSPONOVAŤ, ktorá kopírovaný stĺpec vloží do riadkov, alebo naopak. Skúste preskúmať aj ostatné voľby v tejto ponuke. V prípade nejasností sa poraďte s lektorom. 2.

Kopírovanie a presun pomocou ľavého tlačidla myši:

Jedná sa o veľmi jednoduchú a rýchlu metódu. Ak chcete premiestniť bunku, alebo rozsah buniek, ukážte na orámovanie výberu (len nie na štvorec v pravom dolnom rohu bunky). Keď sa ukazovateľ zmení na ukazovateľ premiestnenia

, presuňte bunku alebo rozsah buniek

na požadované miesto. Ak chcete kopírovať bunku, alebo rozsah buniek, podržte stlačený kláves CTRL a zároveň ukážte na orámovanie výberu. Keď sa ukazovateľ zmení na ukazovateľ kopírovania

,

presuňte bunku alebo rozsah buniek na požadované miesto. Na precvičenie sa vráťte ku krátkemu cvičeniu, ktoré postupne rozvíjame pri prechode cez jednotlivé témy. Ak cvičenie nevyzerá ako na prvom obrázku zľava, upravte si ho! Potom s ním vyskúšajte pracovať tak, ako je uvedené pod obrázkami.

Kliknite na bunku B2 a ukážte na jej

Pri stlačenom klávese CTRL ukážte na orámovanie bunky B3 (v

hranu

premiestnenia.

predchádzajúcom kroku ste ju sem presunuli) a ukazovateľom

Metódou ťahaj a pusť ju posuňte o bunku

kopírovania ju metódou ťahaj a pusť odtiahnite späť do bunky B2.

nižšie teda do bunky B3.

Výsledok činnosti vidieť na obrázku úplne vpravo.

ukazovateľom

3.

Kopírovanie a presun klávesovými skratkami:



Označte bunku, alebo oblasť buniek, ktoré chcete kopírovať alebo premiestniť



Pre kopírovanie stlačte CTRL + C, alebo pre presun CTRL + X



Nastavte sa do novej bunky, ktorá bude po vložení ľavou hornou bunkou oblasti a stačte skratku CTRL + V

Inteligentné kopírovanie

Inteligentným kopírovaním budeme nazývať automatické dopĺňanie údajov. Nemýľte si ho s bežným kopírovaním a presunom. Vyššie sme totiž uvádzali spôsob kopírovania a presúvania, pri ktorom bolo potrebné ťahať daným ukazovateľom orámovanie bunky, ktoré sa mohlo

106

TM CONSULTING uchopiť na ktoromkoľvek mieste okrem pravého dolného rohu. Je to preto, lebo v pravom dolnom rohu aktívnej bunky sa nachádza malý štvorec, ktorý sa využíva práve na inteligentné kopírovanie. Ten budeme označovať ako rukoväť inteligentného kopírovania

.

Túto funkciu si opäť precvičíte na pokusnom príklade. Najprv vyskúšate inteligentne kopírovať bežný text podľa postupu na fotomontáži, ktorú môžete vidieť vyššie. 

Kliknete na bunku, ktorú plánujete kopírovať (skúšate s bunkou A4)



Uchopíte rukoväť inteligentného kopírovania čierny kríž



, pričom sa ukazovateľ zmení na

a metódou ťahaj a pusť potiahnite v zvislom smere až po bunku A6

Po uvoľnení ľavého tlačidla myši sa vybraná oblasť vyplní obsahom pôvodnej bunky

Rovnaký postup vyskúšajte aj s bunkou B3 a uvidíte, že Excel ovláda aj prácu s dátumom a časom. Ťahajte až po bunku B6, čím sa do označovaných buniek doplnia jednotlivé mesiace až po apríl. Ak by bol tento efekt neželaný a chceli by ste kopírovať rovnaký mesiac, použite inú metódu kopírovania, alebo počas inteligentného kopírovania pridržte kláves CTRL, ktorý v tomto prípade odstaví inteligentné kopírovanie. Ďalej môžete experimentovať v prázdnych bunkách s dátumom aj časom. Do odľahlejších prázdnych buniek skúste vpísať čas napr. 13:30, deň v týždni alebo dátum 27. 2. 2009. Pri dátume upozorníme ešte na jednu zaujímavosť. Ak v Exceli inteligentne skopírujete dátum, objaví sa ikona možnosti automatického vyplnenia

, ktorú sme už popisovali. Po kliknutí na ňu sa zobrazia rôzne

voľby, no v niektorých situáciách môže byť veľmi užitočné vybrať možnosť VYPLNIŤ NÁZVY PRACOVNÝCH DNÍ, ktorá z oblasti odstráni víkendové dni voľna. Aj keď ste zatiaľ skúšali len inteligentné kopírovanie v zvislom smere, je ho možné využiť na všetky strany. Pri ťahaní zvislo, alebo doprava sa hodnoty zodpovedajúcim spôsobom zväčšujú. Ťahaním hore, alebo vľavo by sa zase rovnakým spôsobom zmenšovali. Doplníme aj informáciu, že inteligentné kopírovanie sa môže vykonávať aj pravým tlačidlom

107

TM CONSULTING myši, čo ponúka rozšírené možnosti kopírovania, ktorými sa však zaoberať nebudeme a vyskúšať si ich môžete podľa záujmu sami. Teraz sa viac zameriame na inteligentné kopírovanie čísiel, ktoré vám na tomto mieste rozdelíme na kopírovanie bez predlohy a s predlohou. Napíšte do hárku, ak pokračujete v cvičnom príklade tak do bunky C1 – číslo 1. Teraz naň kliknite, uchopte rukovať kopírovania čiernym krížom a stiahnite až po bunku C6. Takto vyplníte celú oblasť rovnakým číslom. Toto bol príklad na inteligentné kopírovanie bez predlohy. Ak však Excelu zadáte ako predlohu viacero čísiel bude ich pri vypĺňaní zväčšovať o konštantu meniacich sa hodnôt. Zadajte do bunky D1 – číslo 1 a do bunky D2 – číslo 2. Tak ako na obrázku vľavo označte oblasť D1:D2 a ťahaním za rukoväť inteligentného kopírovania vyplníte oblasť až po bunku D6. Vidíte, že Excel tento krát našiel „kľuč“, podľa ktorého má pokračovať a doplnil celú postupnosť čísiel (vždy pridal prírastok +1 – teda 1, 2, 3, 4, 5, 6). Aby ste pri tejto štandardnej činnosti získali lepšiu zručnosť zadajte do bunky E1 číslo 1 a do bunky E2 číslo 3. Označíte oblasť E1:E2, uchopíte čiernym krížom

rukoväť inteligentného kopírovania

a opäť ťaháte až do šiesteho

riadku, teda do bunky E6. Tento krát bude Excel počítať s prírastkom +2. Na záver ešte skúsite vyplniť väčšiu oblasť skupinou údajov. Vpíšte do buniek F1, G1 a H1 čísla 3, 7 a 11 tak, ako vidíte na obrázku vľavo. Označte oblasť F1:H1, pričom celá oblasť má v pravom dolnom rohu spoločnú rukoväť, ktorú čiernym krížom ťaháte až do šiesteho riadku (ťahať

môžete samozrejme

podľa potreby aj ďalej). Keďže nebola zadaná predloha podľa ktorej by v stĺpcoch pokračoval vyplní Excel označenú oblasť rovnakými číslami. Na inteligentné kopírovanie, alebo teda vypĺňanie susedných buniek textom, dátumami, číslami s predlohou alebo bez predlohy môžete využívať aj tlačidlo VYPLNIŤ

zo sekcie ÚPRAVY, ktorú nájdete na páse s nástrojmi (karta DOMOV).

Po

preštudovaní všetkých uvedených faktov už asi máte dosť vedomostí na to, aby ste sami preskúmali možnosti tohto tlačidla, a tak ho bližšie nepopisujeme.

108

TM CONSULTING

Vymazávanie buniek a výberov

Bunku, alebo výber buniek môžete vymazať ich označením a stlačením klávesu DELETE. Takto vymažete obsah buniek, ale nie ich formátovanie ako podfarbenie, orámovanie alebo nastavené formáty písma. Ak potrebujete vymazať v bunke, alebo označenej oblasti všetko je asi najlepšie využiť tlačidlo VYMAZAŤ

, ktoré na karte DOMOV nájdete v sekcii ÚPRAVY. Po kliknutí na tlačidlo sa

rozbalí ponuka akú vidíte aj na obrázku, kde môžete vybrať z nasledovných možností: 

Vymazať všetko – vymaže bunku vrátanie všetkého formátovania



Vymazať formáty – vymaže len formátovanie (podfarbenie, orámovanie, formát písma, komentáre...)



Vymazať obsah – vymaže len hodnoty vložené v bunkách a ponechá formátovanie



Vymazať komentáre – vymaže len komentáre (komentár vložíte po kliknutí pravým tlačidlom myši na bunku a výberom voľby VLOŽIŤ KOMENTÁR) Na precvičenie vymazávania sa vráťte k pokusnému cvičeniu, ktoré by malo vyzerať ako

na obrázku nižšie. Označte oblasť H1:H6 a na karte DOMOV z pásu s nástrojmi vyberiete PÍSMO

a FARBU

VÝPLNE

TUČNÉ

(zvoľte ľubovoľnú farbu). Túto oblasť nechajte označenú a kliknite na tlačidlo VYMAZAŤ, kde vyberiete možnosť VYMAZAŤ FORMÁTY. Takto

sa

z celej

oblasti

odstráni

formátovanie, ale hodnoty v bunkách zostanú nedotknuté. Bunky uvediete do pôvodného stavu tlačidlom SPÄŤ

z panela rýchly

prístup. Tento krát skúsite zmazať iba hodnoty vložené v bunkách. Pri označenej oblasti H1:H6 opäť kliknite na tlačidlo VYMAZAŤ a vyberte voľbu VYMAZAŤ

OBSAH.

Ak zároveň prakticky

skúšate vidíte, že formáty zostali zachované a zmazal sa len obsah buniek. Opäť sa vráťte tlačidlom SPÄŤ

(prípadne skratkou CTRL + Z) a skúste zmazať kompletný obsah buniek tým

spôsobom, že po kliknutí na tlačidlo VYMAZAŤ zvolíte možnosť VYMAZAŤ VŠETKO. V prípade, že potrebujete rýchlo vymazať celé bunky môžete využiť tlačidlo ODSTRÁNIŤ. Jedná sa o rýchle a „tvrdšie“ riešenie, kde môžete vybrať aj odstránenie riadkov, stĺpcov alebo odstrániť celý hárok. Aj keď na vymazávanie existuje veľké množstvo spôsobov (nakoniec ako takmer pri každej téme), neodpustíme si ešte jeden spôsob. Pre naše potreby ho nazveme

109

TM CONSULTING vymazávaním pomocou inteligentného kopírovania do vnútra výberu. Kliknite na bunku G6 a inteligentným kopírovaním vyplňte ľubovoľný počet buniek nižšie. Tento výber nechajte označený a skúste sa vrátiť rovnakým spôsobom – uchopením čiernym krížom

za rukoväť späť hore až po bunku G6. Celá situácia je zachytená

aj na obrázku vpravo.

Premenovanie pridávanie a odstraňovanie hárkov

Ako už bolo uvedené zošit Excelu štandardne obsahuje 3 hárky. V prípade, že potrebujete pridať nový hárok najľahšie to urobíte klávesovou skratkou SHIFT + F11. Môžete využiť aj tlačidlo VLOŽIŤ

, ktoré sa nachádza vedľa názvov

PRACOVNÝ HÁROK

existujúcich hárkov. Počet pridaných hárkov je obmedzený len výkonom počítača, a tak ak pridáte veľké množstvo hárkov môžete sa pohybovať tlačidlami, ktoré sa nachádzajú naľavo od názvov hárkov

(popis zľava – doprava: prejsť na prvý hárok, pohyb dozadu, pohyb

dopredu, prejsť na posledný hárok). Pridané hárky sa pomenovávajú názvom „Hárok“, ku ktorému je pridané poradové číslo vloženia napr. ak vložíte nový hárok nazve sa „Hárok 4“, ďalší „Hárok 5“ atď. Ich uloženie môžete meniť metódou ťahaj a pusť tak, ako to znázorňuje obrázok vpravo, kde ťaháme pri stlačenom ľavom tlačidle myši práve pridaný „Hárok 4“ na nové miesto. Hárok sa vloží tam, kam ukazuje pri jeho pustení malá čierna šípka . Podrobnejšie možnosti na prácu s hárkami vyvoláte, ak na jeden z hárkov kliknete pravým tlačidlom myši. To zachytáva obrázok nižšie. Stačí mať len oči otvorené a čítať. Možnosť VLOŽIŤ dokáže vložiť nový hárok. Na túto činnosť sme však uvádzali iné výhodnejšie metódy. Možnosť ODSTRÁNIŤ dokáže odstrániť hárok, na ktorý ste klikli pravým tlačidlom myši. Prázdny hárok bude takto odstránený okamžite, ak ale obsahuje údaje pre istotu si Excel vypýta potvrdiť prevádzanú akciu v tabuľke, ktorú vidieť na obrázku nižšie. Výberom

možnosti

PREMENOVAŤ

môžete

premenovať hárok, na ktorom je kliknuté pravým tlačidlom myši. Skúste teda premenovať „Hárok 1“ na „Cvičenie“. Nové pomenovanie potvrdíte stlačením klávesu ENTER. Ďalej môžete vyskúšať voľbu FARBA KARTY, kde môžete prefarbiť názov nastavovaného hárku, alebo ZABEZPEČIŤ ochránite údaje v hárku proti úpravám, alebo vymazaniu).

110

HÁROK

(zadaním hesla

TM CONSULTING

Ukladanie dokumentu (zošitov)

Viac krát sme sa odvolávali na to, že ak čítate časť príručky venovanú tabuľkovému procesoru Excel pravdepodobne už máte za sebou prácu s textovým editorom Word. Je teda predpoklad, že ovládate štandardné činnosti ako uloženie, alebo ukončenie práce s programom. Napriek tomu sa nimi na tomto mieste budeme krátko zaoberať, nakoľko medzi týmito programami existujú drobné rozdiely. Napísaný text si môžete uložiť tlačidlom prístup, alebo pomocou tlačidla OFFICE

, ktoré nájdete na paneli s nástrojmi Rýchly

, kde vyberiete z ponuky možnosť ULOŽIŤ. Presný

postup ukladania dokumentu bol popisovaný už v časti príručky venovanej operačnému systému Windows. Ak rozmýšľate nad možnosťou ULOŽIŤ AKO, mali by ste vedieť, že pri neuloženom dokumente funguje táto voľba úplne rovnako. Rozdiel nastáva až vtedy, ak už bol dokument raz uložený. Potom ak použijete príkaz ULOŽIŤ, počítač sa viac nepýta kam so súborom, ani na jeho meno, len uloží všetky zmeny vykonané v dokumente. Ak by ste využili príkaz ULOŽIŤ

AKO,

pôvodný dokument, v ktorom pracujete zostane bez zmien a vy máte možnosť vyberať kam a pod akým názvom sa nanovo dokument uloží aj so všetkými vykonanými zmenami, teda v úplne aktuálnej verzii. Trochu zamotané, však? V princípe sa ale jedná o jednoduchú vec, ktorú treba raz prakticky vyskúšať a viac nebude robiť problém. Excel 2007 štandardne ukladá dokumenty v novom formáte s príponou xlsx. Tento formát obsahuje nové možnosti formátovania dokumentu. Bohužiaľ, však nemôže byť bez zvláštneho filtra (prídavného programu) otvorený programom Excel 2003 a nižším. Ak teda potrebujete komunikovať s ľuďmi, ktorí využívajú tieto staršie verzie programov (v čase písania materiálu, je toto úplne bežná situácia), pri ukladaní dokumentu okrem názvu súboru zmeňte aj možnosť ULOŽIŤ VO FORMÁTE, kde treba vybrať „Zošit programu Excel 97 – 2003“. Ak by ste potrebovali nastaviť takýto formát ako štandard pri ukladaní kliknite na tlačidlo OFFICE

a vyberte

a po kliknutí na ULOŽIŤ v ľavej časti okna môžete nastaviť nielen v akom formáte sa majú ukladať súbory, ale napríklad aj ako často sa má dokument automaticky ukladať pre prípad, že by sa počítač vypol, alebo „zamrzol“.

111

TM CONSULTING

Práca so vzorcami a funkciami

Obrazne povedané vzorce a funkcie sú srdcom tabuliek a Excel ponúka ideálne prostredie pre ich tvorbu. Odteraz sa teda nebudeme zaoberať len vkladaním konkrétnych „pevných“ hodnôt, ale ukážeme vám ako môže Excel pracovať za vás. Aj keď doterajšie vysvetľovanie bolo podložené cvičením, ktoré sme rozvíjali cez jednotlivé témy, budete mať teraz šancu vyskúšať preberané učivo vo väčšom rozsahu a hlavne v praktickejších situáciách. Aby sme boli trochu konkrétnejší vzorce sú rovnice, ktoré vykonávajú výpočty s hodnotami v pracovných hárkoch. Myslite na to, že vzorec vždy začína znamienkom rovnosti (=)! Znamienko rovnosti hovorí Excelu, že nasledujúce znaky tvoria vzorec, a ak by ste ho vynechali vyhodnotil by tento vstup ako text. Príklad: nasledovný vzorec násobí čísla 2 a 3 a pripočítava k výsledku číslo 5. Po dopísaní vzorca stlačte kláves ENTER. =5+2*3

Použitie výpočtových operátorov vo vzorcoch

Operátory sú symboly, ktoré reprezentujú určité matematické operácie a patrí medzi ne: 

+ (znamienko plus): slúži na sčítanie napr. 3+3



- (znamienko mínus): slúži na odčítanie napr. 3-1 alebo zápis záporných čísiel -1



* (hviezdička): násobenie napr. 3*3



/ (lomka): delenie napr. 3/3



% (znamienko percento): percentá napr. 20%



^ (znamienko vsuvka): umocňovanie napr. 3^2. Znamienko ^ ľahko napíšete napríklad klávesovou skratkou Ľavý ATL + 94 z numerickej klávesnice. To funguje aj na väčšine notebookov, kde si kombináciou Fn + NumLK (modré klávesy) zapnete numerickú klávesnicu. K notebookom ešte dodáme, že ak potrebujete písať vyššie uvádzané znamienka, môžete tak urobiť aj bez prepnutia na numerickú klávesnicu. Jednoducho podržíte kláves Fn (vľavo dole) a stlačíte znamienko (modrej farby).

Excel pozná matematické priority a pri vyhodnocovaní spomenutých operácií vo vzorcoch sa riadi určitými pravidlami prednosti: 

Výrazy vo vnútri zátvoriek sú spracované ako prvé



Násobenie a delenie má prednosť pred sčítaním a odčítaním



Operátory s rovnakou prioritou sú vypočítané zľava doprava 112

TM CONSULTING Ak si nie ste istý poradím, v ktorom bude Excel operátory spracovávať, použite zátvorky. Použite ich aj v prípade, že by neboli nevyhnutné, pretože tým zvýšite čitateľnosť vzorcov hlavne pri ich neskoršej úprave.

Cvičenie: Otvorte nový zošit a vyskúšajte si precvičiť nadobudnuté vedomosti. Kliknite do bunky A1 a zadajte =4+12/6. Po dopísaní vzorca nezabudnite stlačiť ENTER! V bunke sa objaví hodnota 6. Excel najprv vydelí číslo 12 číslom 6 a výsledok potom pripočíta k číslu 4. Uvedomte si, že keby Excel pracoval podľa iných pravidiel, výsledok by bol odlišný. To vyskúšate v bunke A2, do ktorej zadáte =(4+12)/6. Po stlačení ENTERu sa zobrazí výsledok 2,666666667. Toto krátke cvičenie demonštruje ako môžete pomocou zátvoriek zmeniť postup výpočtu. Aby sme dodržali to, čo sme sľúbili a to veľa praktických príkladov na precvičenie vzorcov a funkcií vyskúšajte vkladať nasledovné vzorce do buniek A3, A4 atď. V každom prípade sa bude jednať o rovnaké hodnoty a rovnaké operátory, ale všimnite si rôzne výsledky spôsobené zátvorkami! Vzorec

Výsledok

=3*6+12/4-2

19

=(3*6)+12/(4-2)

24

=3*(6+12)/4-2

11,5

=(3*6+12)/4-2

5,5

=3*(6+12/(4-2))

36

Pre pochopenie vzorcov skúste do Excelu opísať tabuľku, ktorú vidíte nižšie. Budú sa v nej sčítavať pomocou vzorcov hodnoty v stĺpcoch A a B. Riaďte sa pokynmi pod obrázkami!

1

2

Opíšte tabuľku akú vidíte na obrázku. Pri jej vypĺňaní si

Vyskúšajte zadať vzorec, ktorý môžete písať buď priamo

môžete pomáhať inteligentným kopírovaním. Označíte

do bunky, alebo ak je na bunke, v ktorej má byť vzorec

predlohu teda bunky A1:A2 a uchopením rukoväti

zadaný kliknuté, môžete prekliknúť do vzorcového panelu

doplníte zvyšné čísla. Rovnako postupujte v susednom

a zadávať vzorec tam. Najprv skúsite zadávať konkrétne

stĺpci. Potom sa nastavíte do bunky C1.

čísla (konštanty). Pri takomto vzorci musíte byť opatrný.

113

TM CONSULTING 3

4

Po zadaní vzorca a stlačení klávesu ENTER sa zobrazil

Aj napriek tomu, že Excel zobrazuje výsledky, to čo si

správny výsledok. Ak potom chcete vypočítať aj hodnoty

skutočne „pamätá“ vidíte po kliknutí na bunku vo

v ostatných bunkách, môžete postupovať rovnako. Teda

vzorcovom paneli. Prípadne môžete na bunku urobiť

do bunky C2 zadáte vzorec =A2+B2 atď. Toto by však

dvojklik. Uvedomte si, že počítač je stroj a robí len to, čo

bolo príliš prácne! Skúste si teda spomenúť na

mu poviete. Keďže ste odkazovali na konštanty (konkrétne

inteligentné kopírovanie a potiahnuť rukoväť po koniec

hodnoty) Excel nemá ako zistiť, že súvisia s bunkami

oblasti. Excel však doplní pre niekoho možno prekvapivé

v stĺpcoch A a B. Pamätajte si, že ak vo vzorci použijete

výsledky, ale logické výsledky.

konštanty výsledok sa zmení iba ak upravíte vzorec!

5

6

Samozrejme konštanty vo vzorcoch využívať môžete, ale

Ak vo vzorci použijete adresy buniek, bude vzorec s týmito

už si pravdepodobne uvedomíte, že ich použitie treba

bunkami prepojený. To je vidieť aj na obrázku v piatom

dobre zvážiť. Pre správne vyriešenie stanovenej úlohy

kroku, kde už pri zápise vzorca Excel farebne označuje

budete musieť zadať vzorec, ktorý operuje s adresami

bunky, na ktoré odkazujete. Po vypočítaní prvého

buniek. Zapíšte teda vzorec tak, ako vidíte na obrázku

výsledku naň kliknite a skúste ťahať čiernym krížom

vyššie =A1+B1 (adresy buniek nemusíte vypisovať

rukoväť

ručne, ale môžete na požadované bunky klikať ).

oblasti, sa automaticky doplnia správne výsledky.

7

Jednoducho povedané Excel „pochopil“, že operáciu,

inteligentného

kopírovania.

Do označenej

ktorú vykonal s bunkami A1+B1 má do označenej oblasti vykonať aj so zvyšnými bunkami A2+B2, A3+B3 atď. Ak odkazujete na adresy buniek má to aj tú výhodu, že ak sa zmení hodnota v jednej bunke, tak sa zmenia aj hodnoty vo všetkých bunkách, ktoré ňu odkazujú. Situáciu pochopíte lepšie ak prepíšete hodnotu v bunke A1 na 30.

Rekapitulácia: Pri vytváraní vzorcov vždy najprv kliknite do bunky, v ktorej má byť výsledok. Vzorec musí začínať znamienkom rovnosti (=), inak by bol reťazec považovaný za text. Vo vzorcoch môžete používať operátory ako +-*/..., ktoré reprezentujú matematické

114

TM CONSULTING operácie a ich prehľadný zoznam nájdete vyššie v tejto kapitole. Ak namiesto odkazov na bunky použijete vo vzorci konštantné hodnoty (napríklad: =30+70+110), výsledok sa zmení iba ak zmeníte vzorec. Konštanta je hodnota, ktorá sa nevypočítava. Napríklad dátum 9. 10. 2008, číslo 210 alebo text „Štvrťročné výnosy“ sú všetko konštanty. Pri samotnom vytváraní vzorca myslite na to, že Excel podporuje matematické priority a teda čísla najprv násobí a delí, až potom sčíta, alebo odčíta. Prioritu výpočtov môžete meniť zátvorkami. Ak vo vzorci použijete adresy buniek, bude vzorec s danými bunkami prepojený. Ak sa pri takomto odkazovaní zmení hodnota v jednej bunke, zmenia sa aj hodnoty vo všetkých bunkách, ktoré na ňu odkazujú. V prípade, že počas zadávania vzorca sa ho rozhodnete zrušiť, môžete tak urobiť pomocou klávesu ESC. Je možné použiť aj kláves ENTER, ale najprv musíte obsah bunky vymazať, inak môže Excel hlásiť chybu. Pre úplnosť treba dodať, že doteraz sme sa vo vzorcoch zaoberali len aritmetickými operátormi a vyššie sme si ich podrobne rozobrali a precvičili. V skutočnosti existujú ďalšie tri rôzne typy výpočtových operátorov: textové reťazce, porovnávacie a odkazové. Tie nebudeme rozoberať celkom podrobne, ale nájdete tu aspoň ich stručný popis. Ešte raz poprosíme, aby hlavne užívatelia, ktorí s programom Excel nemajú skúsenosti uvedené ukážky prakticky skúšali aj napriek tomu, že sa nejedná o väčšie ucelené cvičenia.

Operátory reťazenia textu: Použitím ampersandu (&) môžete zlučovať alebo spájať jeden alebo viac textových reťazcov do jedného reťazca. Ampersand znamená významové „zlúčenie“. V slovenčine ho možno nahradiť spojkou a, v angličtine and, v rôznych schémach aj znamienkom +. Môžete ho vkladať aj klávesovou skratkou CTRL + ALT + C (alebo ALT + 38). Skúste zadať do bunky C5 meno Peter. Potom zadajte do bunky D5 priezvisko Novák. Po kliknutí do bunky, v ktorej má byť výsledok napr. E5 zadajte vzorec =C5&D5 a stlačte ENTER. Ako výsledok sa zobrazí spojené meno aj s priezviskom PeterNovák. Ak by ste potrebovali medzi spojené výrazy medzeru bude treba do vzorca vložiť znak, ktorý medzeru reprezentuje teda : " " (úvodzovky – medzera - úvodzovky). Existujúci vzorec nemusíte vymazávať, ale môžete ho upraviť kliknutím na bunku a doplnením potrebných hodnôt vo vzorcovom paneli tak, ako vidíte aj na obrázku

. Po zadaní takéhoto vzorca by sa zobrazilo meno

a priezvisko takto: Peter Novák. Operátor & môžete použiť aj na spájanie reťazcov číselných hodnôt. Vyskúšajte do bunky C6 vložiť číslo 10 a do bunky D6 číslo 5. Potom do bunky E6 zadajte vzorec =C6&D6. Ako výsledok sa vám vráti hodnota 105, ale zarovná sa netradične vľavo, pretože je považovaná za textovú hodnotu. Ak však takýto výsledok obsahuje len čísla môžete ho použiť v ďalších výpočtoch na vykonanie akejkoľvek matematickej operácie. 115

TM CONSULTING Operátory porovnávania: Nebudeme sa nimi zaoberať tak podrobne. Slúžia na porovnávanie rôznych hodnôt. Patria sem: = rovná sa, > väčšie než, < menšie než, >= väčšie alebo rovné, <= menšie alebo rovné, <> nerovná sa. Výsledkom porovnávania je vždy logická hodnota TRUE alebo FALSE.

Odkazové operátory: Použitím týchto operátorov vo výpočtoch je možné spájať rozsahy buniek. Netreba tu hľadať nič nové, ani zložité. Patrí sem napríklad aj dvojbodka, ktorú využívame pri zápise oblasti. Ani tu si nebudeme rozoberať podrobnejšie príklady. Zoznam odkazových operátorov nájdete tu: 

: (dvojbodka): operátor rozsahu, ktorý vytvára odkaz na všetky bunky medzi dvoma odkazmi vrátane týchto dvoch odkazov napr. B5:B15



; (bodkočiarka): operátor zjednotenia, ktorý spája viac odkazov do jedného odkazu napr. SUM(B5:B15;D5:D15)



(medzera): operátor prieniku – vytvára odkaz na spoločné bunky dvoch odkazov napr. B7:D7 C6:C8

Príklad 1

Odteraz sa budete stretávať aj s takýmito komplexnejšími príkladmi. V prvom z nich si navrhneme jednoduchú tabuľku, v ktorej budeme počítať účty za telefón. Vyplňte do hlavičky údaje: Mesiac, cena za minútu hovoru, počet prevolaných minút a zaplatím. Stĺpce budú pre takto dlhé texty príliš úzke a tak ich môžete ukázaním na názov stĺpca týmto ukazovateľom

označiť (využite metódu ťahaj

a pusť). Potom tak, ako je naznačené na obrázku vľavo, sa nastavíte medzi názvy dvoch stĺpcov napr. A a B rozširovacím ukazovateľom

a spravíte dvojklik. Ak sa vám popisovaná akcia nevydarí môžete stĺpce

rozširovať aj jednotlivo. Teraz vyplníte údajmi aj zvyšok tabuľky. V stĺpci A budete dopĺňať všetky mesiace. Aby ste si prácu uľahčili napíšte len „Január“ a inteligentným kopírovaním ťahajte až po „December“. Cena za minútu hovoru bude fixná (0,2) a tak si pomôžte pri vypĺňaní rovnakým spôsobom. Počet prevolaných minút sa mení, čiže ten budete musieť vypísať ručne. Ďalej označte bielym krížom ZLÚČIŤ

oblasť A14:C14, na ktorú použite z karty DOMOV a skupiny ODSEK príkaz

A CENTROVAŤ

. Týmto spôsobom môžete kedykoľvek zlúčiť viacero

116

TM CONSULTING buniek do jednej a text vo vnútri sa zároveň vycentruje. Bunky sa dajú rozdeliť rovnakým tlačidlom, alebo skúste experimentovať s voľbami, ktoré sa zobrazia kliknutím na rozbaľovací trojuholník tohto tlačidla. Do zlúčenej bunky A14 teraz vložte text „SPOLU“, pretože sme sa rozhodli mať v poslednom riadku celkový súčet za všetky mesiace. V tomto okamihu, ak nie skôr by bolo vhodné uložiť si rozpracovaný projekt kliknutím na tlačidlo ULOŽIŤ na panely Rýchly prístup alebo iným spôsobom napr. skratkou CTRL + S. Ďalej označte oblasť A1:D14 (celú tabuľku vrátane buniek, v ktorých budú výpočty). Aby sme vylepšili dizajn tabuľky využijeme jeden z prednastavených štýlov. Zo štýlmi ste sa už mali možnosť stretnúť, ale pripomenieme, že je po nich pomenovaná celá sekcia na karte DOMOV. Kliknite teda na tlačidlo ŠTÝLY BUNIEK a vyberte štýl

. Tabuľka sa zmení, no stále je

označená, a tak výsledný efekt uvidíte až po kliknutí myšou na prázdne miesto v tabuľke. Z časti v tabuľke využijete aj ručné formátovanie buniek. Chceme totiž, aby sa bunka D14 s celkovým súčtom

farebne

odlišovala

od

vyberte, kliknite na tlačidlo FARBA

ostatných VÝPLNE

v oblasti

a tak

túto

bunku

z odseku PÍSMO a zvoľte ľubovoľnú

farbu. Situáciu zachytáva aj obrázok vpravo. Teraz je na čase pristúpiť k výpočtom. Označte bunku D2, v ktorej má byť výsledok a začneme so zápisom vzorca. Pravidlá pre jeho korektné vkladanie už boli viackrát popisované. Začnite teda znamienkom rovnosti, a ďalej vo vzorci odkazujte nie na konkrétne čísla (konštanty), ale na adresy buniek. Ak neviete prečo, skúste si ešte raz pozorne prečítať celú kapitolu o vzorcoch. Adresy buniek ale nevpisujte ručne, aj keď je to samozrejme možné. Vkladajte ich radšej klikaním na bunky, na ktoré odkazujete. Samotný vzorec bude vyzerať takto: =B2*C2. Po dopísaní vzorca nezabudnite stlačiť ENTER. Budete teda násobiť cenu za minútu hovoru krát počet prevolaných minút. S výpočtom účtov za zvyšné mesiace sa dlho nezdržíte. Tak ako ukazuje obrázok vľavo, vyplníte požadovanú oblasť pomocou inteligentného kopírovania výsledku z bunky D2. Účty za jednotlivé mesiace sú vypočítané. Teraz ešte skúsite vypočítať, koľko by vás stálo takéto telefonovanie za celý rok. Podľa toho, čo sme doteraz uviedli by vás možno napadlo použiť vzorec. No predstavte si, ako by takýto vzorec vyzeral. Museli by ste odkazovať na 12 buniek a dopadlo by to takto

. Zápis vzorca

je samozrejme v poriadku, ale cesta k dosiahnutiu výsledku je moc zdĺhavá. Ak by ste chceli 117

TM CONSULTING takto počítať nebolo by vhodnejšie využiť kalkulačku? Excel samozrejme ponúka riešenie, a tým sú funkcie. Funkcie sú prednastavené vzorce a tou najčastejšie využívanou je SUMA (automatický súčet). Funkciami sa budeme podrobne zaoberať trochu neskôr, ale nebude na škodu, ak si nimi pomôžeme hneď teraz. Označte bunku D14 a kliknite na tlačidlo

zo sekcie

ÚPRAVY (rovnaké tlačidlo sa nachádza aj na karte VZORCE). Klikajte priamo na tlačidlo, pretože ak by ste klikli na jeho rozbaľovací trojuholník zobrazil by sa vám krátky zoznam najbežnejších funkcií. To však nie je žiadna chyba, pretože túto funkciu môžete vybrať aj vo vnútri tohto zoznamu (je označená ako Sum). Tak ako na obrázku vľavo sa vo vybranej bunke zobrazí zápis funkcie, ktorá rozpoznala, že do výpočtu má zahrnúť oblasť buniek nad aktuálnou bunkou =SUM(D2:D13). Aj zadávanie funkcie je nutné potvrdiť stlačením klávesu ENTER. Ak by ste zápis týmto klávesom nepotvrdili a klikli na inú bunku tabuľky, zrušila by sa pôvodná oblasť zahrnutá do výpočtu a nahradila by sa vybranou bunkou. Spomeňte si, že pri odkazovaní na adresy buniek (ktoré sme tu použili) je výhodou to, že ak sa zmení hodnota v jednej bunke (napríklad ak ste sa pomýlili v prevolaných minútach), tak sa zmenia hodnoty v bunkách, ktoré na ňu odkazovali (ceny za mesiac a aj celková cena). Na sprehľadnenie údajov z tabuľky môžeme použiť graf. Vytváranie grafu je téma, ktorou podobne ako pri vyššie použitej funkcii trochu predbiehame, pretože sa nimi budeme zaoberať neskôr. Preto vytvoríme len úplne jednoduchý graf, ktorý vám určite nespôsobí väčšie problémy. Na začiatok kliknite do tabuľky, čím vyberiete zdrojovú oblasť pre vytvorenie grafu, alebo jednoducho povedané dáte najavo s čím chcete pracovať. Potom stlačte kláves F11. Excel vytvorí nový hárok s grafom, ktorý nazve „Graf 1“ a na tento hárok vás automaticky prepne. Aj napriek tomu, že vytvorenie grafu týmto spôsobom je veľmi jednoduché, takýto graf celkom nespĺňa náš cieľ, ktorým bolo sprehľadniť vypočítané výsledky. Je to spôsobené tým, že do grafu sme zahrnuli hodnoty z celej tabuľky. Vráťte sa teda do hárku s tabuľkou, kde označíte nesúvislú oblasť A1:A13 a D1:D13, teda len tie hodnoty, ktoré chceme do grafu naozaj zahrnúť. Ak teraz stlačíte kláves F11 zobrazí sa na hárku nazvanom „Graf 2“ nový graf, ktorý spĺňa stanovený cieľ. 118

TM CONSULTING

Kopírovanie vzorcov – relatívny, absolútny a zmiešaný odkaz

Aby ste pri práci so vzorcami dosahovali požadované výsledky musíte pochopiť, čo sa stane so vzorcami pri ich kopírovaní. Aj keď už máte nejaké to skúšanie za sebou, teraz si túto tému zoberieme pod drobnohľad. Excel je inteligentný program a pri kopírovaní vzorcov v nich automaticky aktualizuje odkazy na bunky a oblasti pokiaľ to sami neurčíte inak. Takto to funguje len pri bežnom kopírovaní a pri vypĺňaní pomocou automatického kopírovania. Pri premiestňovaní buniek sa odkazy neaktualizujú!

Doteraz ste sa zaoberali iba relatívnym odkazovaním. Relatívny odkaz na bunku A1 vyzerá takto: =A1. Takýto odkaz je založený na relatívnej pozícii bunky obsahujúcej vzorec a bunky, na ktorú odkaz odkazuje. Ak sa zmení pozícia bunky obsahujúcej vzorec, zmení sa aj príslušný odkaz. V prípade skopírovania, alebo vyplnenia vzorca do viacerých riadkov alebo stĺpcov sa odkaz automaticky upraví. Podľa predvoleného nastavenia sa v nových vzorcoch používajú relatívne odkazy. Najjednoduchšie to môžete pochopiť na krátkom príklade:

Vložte do bunky A1 číslo 5. Do bunky B1 potom vložte vzorec =A1. Vyššie bolo napísané, že ak sa pri relatívnom odkazovaní vzorec skopíruje na iné miesto odkazy na bunky, ktoré obsahuje sa automaticky upravia.

Môžete využiť buď bežné kopírovanie (CTRL + C a CTRL + V), ale radšej vyskúšajte vyplnenie pomocou automatického kopírovania. Potiahnite teda rukoväť z bunky B1 až do bunky B2. Výsledok bude 0.

Čo sa vlastne stalo zistíte, ak kliknete na bunku a pozriete sa do vzorcového panela, ktorý zobrazí jej skutočný obsah. Ešte lepšie bude, ak na bunku B2 spravíte dvojklik, čím ju sprístupníte pre úpravy. Vidíte že pri kopírovaní vzorcov s relatívnymi odkazmi sa tieto naozaj menia.

Absolútne odkazy odkazujú na bunky podľa pevného umiestnenia v hárku (napr. bunka ležiaca na priesečníku 2 riadku a stĺpca A). Absolútny odkaz na bunku A1 vyzerá takto: =$A$1. V prípade skopírovania, alebo vyplnenia vzorca do viacerých riadkov alebo stĺpcov sa absolútny odkaz neupraví. Opäť si môžete vyskúšať krátky príklad:

119

TM CONSULTING Na začiatok postupujte rovnako ako v ukážke vyššie. Ak však budete mať napísaný relatívny odkaz =A1 nestláčajte ENTER, ale stlačte kláves F4, čím vytvoríte absolútny odkaz v tvare $A$1. Až teraz potvrdíte zadaný vzorec ENTERom.

Ak kliknete na výsledok a potiahnete rukoväť inteligentného kopírovania do bunky B2 uvidíte, že výsledok zostane rovnaký teda 5. Po dvojkliknutí na bunku B2 vidíte, že kopírovaním sa absolútne odkazy neupravia.

K zmiešaným odkazom povieme len toľko, že takýto odkaz má buď absolútny stĺpec a relatívny riadok, alebo absolútny riadok a relatívny stĺpec napr. $A1, alebo A$1. Pri písaní zmiešaných odkazov do vzorca si rovnako ako pri absolútnom odkaze pomáhajte klávesom F4, ktorý ak stláčate opakovane mení sa pozícia znaku $. Ak by ste mali ešte stále problém s pochopením možností odkazovania vo vzorcoch, skúste vypracovať nasledovný príklad, ktorý vám určite napomôže k pochopeniu tejto problematiky.

Príklad 2

Tento príklad bude síce technicky zložitejší ako predchádzajúci, ale bude vám vysvetľovaný jednoduchším spôsobom. Dúfame, že nám zdatnejší používatelia odpustia občasné ľudovejšie vyjadrovanie. Navyše si treba uvedomiť, že materiál je venovaný skôr začínajúcemu používateľovi. V prvom rade si opíšte do Excelu hodnoty z obrázku vpravo. Ešte pred samotným písaním si môžete tlačidlom

, zlúčiť oblasti:

A1:B1 a C1:D1. Ak je tabuľka opísaná, môžete pristúpiť k samotným výpočtom. V tabuľke vidieť mená a priezviská zamestnancov a ich odpracované počty hodín. Napríklad Jano odpracoval 72 hodín, Štefan 64 hodín atď. Poznáte aj ich hodinovú mzdu, ktorá je uvedená v zlúčenej bunke C1. Ak chcete zistiť výšku výplaty týchto zamestnancov je jasné, že budete násobiť počet odrobených hodín krát mzda za jednu hodinu. Zadajte teda do bunky D3, kde má

120

TM CONSULTING byť výplata prvého zamestnanca vzorec =C3*C1. Kto pozorne čítal predchádzajúcu kapitolu o kopírovaní vzorcov vie, že takýto vzorec síce správne vypočíta výplatu v riadku, do ktorého ho zadávate, ale pri jeho ďalšom kopírovaní nebudú vychádzať správne výsledky. Zadáme teda najprv schválne takéto chybné riešenie, pretože práve pri chybách a ich rozbore môžete získať mnohé cenné skúsenosti. Po potvrdení vzorca klávesom ENTER a automatickom vyplnení ostatných hodnôt pomocou inteligentného kopírovania bude vaša tabuľka vyzerať ako na obrázku vľavo. V bunke D4 sa zobrazuje znak ###, ktorý značí, že sa hodnota nevošla do stĺpca. Ak by ste aj stĺpec rozšírili zobrazilo by sa iba chybové hlásenie #HODNOTA! (Popis chybových hlásení môžete nájsť na konci príručky). Zvyšné výsledky sú taktiež už na prvý pohľad nesprávne. Všetko to bolo spôsobené využitím relatívneho odkazovania vo vzorci. Pozrite sa ešte raz na obrázok, kde vidíte, že vzorec =C3*C1 fungoval tam, kde ste ho zadali teda v bunke D4 správne a vynásobil 72*10=720. Pri vytváraní tohto obrázku sme však mali schválne kliknuté v bunke D5 kam bol vzorec skopírovaný a tak, keď pozriete na obrázka do vzorcového panelu vidíte, čo Excel násobil teda bunky C4*C2. Presne sa potvrdzuje to, čo bolo povedané v tejto a vysvetľované v predchádzajúcej kapitole, že pri kopírovaní vzorcov obsahujúcich relatívne odkazy sa budú tieto odkazy meniť (aktualizovať). Ľudovo povedané výpočet nám „ušiel“ a v bunke D4 už počíta síce správne hodiny, ktoré odrobil Štefan, ale násobí ich bunkou C2! Nečudo teda, že sa zobrazilo chybové hlásenie veď vzorec =64*Počet hodín (teda číslo * text) nedáva zmysel. Ak ste doteraz skúšali s nami vymažte teraz oblasť výsledkov teda D3:D7 označením bielym krížom a stlačením klávesu DELETE a vyskúšajte si správne riešenie príkladu. Kliknite do bunky D3 a zadajte vzorec z obrázku. Pripomenieme, že absolútny odkaz sa zadáva tak, ako relatívny, len pri odkaze, ktorý chcete spraviť absolútnym stlačíte kláves F4. Popíšme si teraz aktuálny vzorec =C3*$C$1 jednoduchou rečou. Hovorí, že budeme násobiť relatívnu hodnotu v bunke C3 (tá sa bude pri kopírovaní aktualizovať na C4, C5 atď. – teda na počty hodín ostatných zamestnancov) s absolútnou hodnotou v bunke C1 (aj napriek tomu, že sa vzorec bude kopírovať, vždy bude odkazovať na túto jednu bunku). Pod znakom $ si teda môžete predstaviť text „pri kopírovaní musíš zostať!“. Zápis $C$1 by sme potom mohli prečítať pri kopírovaní musíš zostať v stĺpci C 121

TM CONSULTING a musíš zostať v prvom riadku. V tejto situácii by sme kľudne mohli využiť aj zmiešaný odkaz v tvare =C3*C$1 (po zápise relatívneho odkazu C1 stlačte kláves F4 dva krát). Stačí, keď mu teda povieme, že pri kopírovaní nesmie „utiecť“ z prvého riadka. Stĺpec C uzamknúť nemusíme, pretože kopírujeme v zvislom smere, takže z neho nemôžeme „vybočiť“. Po

potvrdení

vzorca

klávesom ENTER

vyplňte zvyšné bunky inteligentným kopírovaním, čím príklad úspešne dokončíte. Toto je zachytené aj na obrázku vľavo, kde je kliknuté na bunke D4, a tak sa môžete vo vzorcovom paneli presvedčiť, čo bolo násobené. Samozrejme, že už výpočet funguje a relatívna časť vzorca sa pri kopírovaní posúva (menia sa počty hodín) a násobí sa stále s rovnakou hodnotou v bunke C1. Aby ste upravili vzhľad tabuľky, skúste si ju naformátovať. Nevyužite štýl tak ako v prvom príklade, ale vyskúšajte si iba ručné formátovanie buniek, s ktorým ste sa tiež už mali možnosť stretnúť. Kliknite na zlúčenú bunku C1 a tlačidlom FARBA VÝPLNE ju vyplňte ľubovoľnou farbou. Potom označte oblasť D3:D7 a použitím rovnakého tlačidla zvoľte inú farbu. Ešte si tabuľku orámujte kliknutím na rozbaľovací trojuholník tlačidla

ORÁMOVANIE,

kde vyberiete možnosť

VŠETKY ORÁMOVANIA. K dokonalosti chýba nastaviť pri finančných hodnotách znak €, čo zabezpečíme pomocou tlačidla ÚČTOVNÍCKY

FORMÁT

, zo sekcie PÍSMO. Týka sa to oblasti

D3:D7 a bunky C1, ktoré stačí označiť a kliknúť na rozbaľovací trojuholník tohto tlačidla, tak ako vidíte na obrázku vpravo. Tento krát sme naformátovali tabuľku správne, až keď bola hotová a to aj vrátane výpočtov. Ak tabuľku formátujete hneď na začiatku môže sa napríklad pri kopírovaní buniek porušiť orámovanie, ktoré potom musíte opravovať. Obrázok vpravo zachytáva výslednú podobu tabuľky. Možno vás počas riešenia príkladu napadlo, použiť vo vzorci konštantu, teda zapísať vzorec vo forme =C3*10. Takéto riešenie by síce fungovalo, ale ak by sa do bunky C1 neskôr napísala vyššia mzda napr. 12€, vzorec by sa neprepočítal a výplaty by zostali rovnaké. To môže spôsobiť problémy, hlavne ak by sa jednalo o veľkú komplexnú tabuľku, v ktorej človek nemusí takúto chybu postrehnúť. 122

TM CONSULTING

Čo by ste ešte mali vedieť o vzorcoch?

Pri písaní vzorcov môžete využívať tlačidlá VSTUP

a ZRUŠIŤ

. V príklade vyššie ste

písali vzorec =C3*C$1 a po dopísaní ste stlačili ENTER. Práve namiesto tohto klávesu by ste mohli využiť tlačidlo VSTUP

. Vzorec, ktorý ste do

bunky zapísali by sa vykonal a bunka by sa zavrela. Ak si ale počas písania vzorca rozmyslíte, že v ňom nechcete pokračovať, môžete použiť tlačidlo ZRUŠIŤ

.

Takto sa bunka uzavrie bez vykonania vzorca. Dobrý tip, je aj pomenovať si bunky vlastnými názvami. Takto môžete vkladať vzorec prirodzenou rečou. Ten potom môže vyzerať napríklad takto: =Jano+Zuza. Pomenovanie bunky zachytáva aj obrázok vpravo. Aj vy si to môžete vyskúšať napríklad na tabuľke z príkladu 2. Na obrázku sme klikli na zlúčenú bunku C1 a v poli NÁZOV (toto pole sa nachádza v ľavej časti vzorcového panela) sme na jej názov klikli, čím sa stal aktívny. Potom sme napísali nový názov „Jano“ a stlačili sme ENTER. To isté môžete vyskúšať aj vy. Ak pomenujete bunku vlastným názvom a tento názov potom použijete vo vzorci bude sa s ním pracovať ako s absolútnym odkazom! Preto, ak ešte stále máte možnosť pracovať s tabuľkou z príkladu 2 môžete zmazať všetky vypočítané výsledky a skúsiť zadať vzorec pomocou pomenovanej bunky. Kliknite teda do bunky D3, kde má byť výsledok a zadajte vzorec: =C3*Jano a stlačte ENTER. Potom vyplňte aj ostatné výsledky inteligentným kopírovaním. Takýto odkaz vo vzorci by bol pravdepodobne pre väčšinu používateľov praktickejší ako C$1. Počas písania vzorca sa vám zobrazilo automatické dokončovanie vzorcov, kde bol v rozbaľovacom zozname ponúknutý názov bunky. Namiesto vypísania stačilo tento názov potvrdiť klávesom TAB. K automatickému dokončovaniu sa vrátime neskôr. Zrušiť názov bunky, môžete v dialógovom okne, ktoré vyvoláte skratkou CTRL + F3. Drobnosť, ktorú ešte môžeme spomenúť je to, že vo vzorcovom paneli pribudla možnosť ROZBALIŤ

VZORCOVÝ PANEL.

Takéto tlačidlo sa nachádza na

pravej strane vzorcového panela a máte si ho možnosť pozrieť aj na obrázku vľavo. Je vhodné ho využívať najmä pri zadávaní extrémne dlhých vzorcov. V starších verziách programu toto tlačidlo chýba, aj keď aj tam bolo možné rozširovať riadok vzorcov pomocou klávesovej skratky ALT + ENTER.

123

TM CONSULTING

Použitie funkcií

Pre výpočty v tabuľkách je v Exceli pripravených niekoľko desiatok funkcií. V príklade 1 ste mali možnosť pracovať s funkciou SUMA, ale teraz sa na funkcie pozrieme detailnejšie. Funkcie sú vlastne preddefinované vzorce. Ide teda o pomenované výpočty vo vzorcoch, ktoré by bolo inak nutné zložito vytvárať z veľkého množstva základných operácií. Ak by ste chceli vypočítať priemer z buniek A1, A2, A3, A4, A5 mohli by ste prácne zadávať vzorec v tvare =(A1+A2+A3+A4+A5)/5, alebo by ste mohli využiť funkciu priemer a výpočet by vyzeral takto =AVERAGE(A1:A5). Teraz si skúste predstaviť, že by ste mali vypočítať priemer z tisícky buniek a výhodnosť použitia funkcií vo vzorcoch, už asi ďalej nemusíme obhajovať. Vzorec obsahujúci funkciu má tento základný tvar: =Názov_funkcie(argument1; argument2;...;augumentn) V jednom vzorci môžete kombinovať aj viacero funkcií dokopy. Môžete ich vypisovať buď ručne, v čom vás výdatne podporuje automatické dokončovanie vzorcov, ktoré sme spomenuli už v predchádzajúcej kapitole, alebo ich môžete vkladať na karte

, kde sú

rozdelené do prehľadných skupín (matematické, štatistické, logické, textové atď.). Mnohokrát určite využijete tlačidlo AUTOMATICKÝ SÚČET, ktoré sa nachádza nielen na karte VZORCE, ale pre veľkú frekvenciu používania aj na základnej karte DOMOV. Funkcia automatické dokončovanie uľahčuje vytváranie a úpravy funkcií a minimalizuje písanie a výskyt syntaktických chýb. Po stlačení klávesu = a napísaní začiatočných písmen sa zobrazí rozbaľovací zoznam platných názvov, funkcií a argumentov. V ponúknutom zozname sa môžete presúvať šípkami, alebo ukazovateľom myši a výber potom potvrdíte klávesom TAB, alebo dvojklikom.

Príklad 3

Opíšte si teraz nasledovnú tabuľku, v ktorej si vyskúšate prácu so základnými funkciami.

124

TM CONSULTING Vyššie vidíte tabuľku, v ktorej sú tržby jednotlivých predajní za prvý štvrťrok. Teraz vypočítate celkový súčet za jednotlivé predajne a rovnako vypočítate štvrťročné priemery. Aj keď je to v tabuľke takýchto malých rozmerov pravdepodobne zbytočné, vyskúšate si vypočítať aj maximálne a minimálne tržby predajní. Pri vkladaní funkcií sa držte tohto stručného postupu: 1. Kliknite do bunky, v ktorej chcete mať výsledok. 2. Vyberte požadovanú funkciu, kliknutím na rozbaľovací trojuholník tlačidla AUTOMATICKÝ SÚČET (situáciu zachytáva obrázok vpravo). Funkciu je možné vkladať aj tlačidlom VLOŽIŤ FUNKCIU

, ktoré nájdete vo vzorcovom paneli (tu máte

možnosť vyberať z celého zoznamu zabudovaných funkcií). 3. Označte oblasť, ktorú chcete vypočítať bielym krížom

.

4. Po skončení zadávania funkcie, stlačíte kláves ENTER. Tento postup bude fungovať minimálne pri zadávaní jednoduchých funkcií, potrebných pre vyriešenie tohto príkladu. Pri zadávaní zložitejších funkcií ho bude treba obohatiť o viaceré kroky (zadať viaceré potrebné argumenty). Kliknite teda do bunky E2 (prvý krok postupu). Ďalej kliknete na tlačidlo AUTOMATICKÝ SÚČET

čím vyberiete funkciu, potrebnú pre výpočet (druhý krok postupu). Excel vám ponúkne, sčítanie oblasti B2:D2 (čo je správna oblasť a tak môžete tretí krok postupu vynechať). Teraz ste so zadávaním funkcie hotový a môžete stlačiť kláves ENTER. Tretí krok ste mohli ignorovať preto, lebo Excel sám odhadol správnu oblasť

výpočtu. Ak sa totiž pri zadávaní funkcie (a nielen pri sume) nastavíte pod stĺpec čísiel (alebo do riadku, ktorý obsahuje čísla), Excel sa snaží automaticky túto oblasť zahrnúť do výpočtov. Pri zadávaní funkcie PRIEMER však využijete aj tretí krok. Kliknite teraz do bunky F2 a z rozbaľovacieho trojuholníka tlačidla AUTOMATICKÝ SÚČET vyberte funkciu AVERAGE (priemer – ako priemer ju nájdete pomenovanú aj v starších verziách programu). Tentokrát Excel označí oblasť, ktorá nie je vyhovujúca. Preto pristúpite k tretiemu bodu postupu a bielym krížom označíte len oblasť B2:D2 tak, ako to zachytáva obrázok vyššie (samozrejme ste nemohli do oblasti výpočtu zahrnúť aj bunku E2 s celkovým súčtom). Zadávanie opäť potvrdíte klávesom ENTER. Rovnakým spôsobom budete postupovať aj pri zadávaní Maxima a Minima, ktoré budete rovnako počítať len z oblasti B2:D2. Výsledky si môžete skontrolovať na obrázku nižšie. Na 125

TM CONSULTING rovnakom obrázku vidíte ako sme vyplnili aj výsledky pre zvyšné predajne označením oblasti E2:H2 a ťahaním rukoväte inteligentného kopírovania. Jednoduchou možnosťou na vypočítanie výsledkov pomocou funkcie je aj spôsob, pri ktorom najprv označíte oblasť výpočtu a následne kliknete na požadovanú funkciu. Tento spôsob vám však neodporúčame, pretože je v mnohých prípadoch nepoužiteľný. Na záver príkladu si ešte tabuľku pomenujeme. Nad tabuľku teda vložíme nový riadok, kliknutím na číslo riadku pravým tlačidlom myši a výberom voľby VLOŽIŤ. Teraz označíte oblasť A1:H1 a použijete možnosť ZLÚČIŤ

A CENTROVAŤ

z karty DOMOV. Do takejto zlúčenej bunky teraz napíšte text: „TRŽBY V PREDAJNIACH ZA PRVÝ ŠTVRŤROK“. Výsledná tabuľka bude vyzerať ako na obrázku nižšie.

Ako bolo spomenuté, pri zadávaní zložitejších funkcií môžete využiť tlačidlo VLOŽIŤ

FUNKCIU

. Po kliknutí na

toto tlačidlo by sa zobrazilo okno, aké máte možnosť vidieť vpravo. Toto sa využívalo v starších verziách, ale vo verzii 2007 pribudla priamo na páse s nástrojmi celá KNIŽNICA FUNKCIÍ,

ktorú

môžete používať, ak sa prepnete na kartu

VZORCE.

Na obrázku vľavo

sme zachytili výber funkcie IF zo skupiny Logických funkcií. Použitie tejto funkcie si môžete teraz precvičiť na krátkom príklade. Tu už sa jedná o zložitejšiu funkciu, ktorá bude potrebovať viacero argumentov. Budete si musieť stanoviť logickú podmienku, ktorá sa bude vyhodnocovať. Najlepšie bude, ak si to vyskúšate na drobnej tabuľke, v ktorej sú pod sebou zapísané denné tržby v Eurách (obrázok vpravo). Postup pre zadávanie

126

TM CONSULTING funkcií bude v podstate dodržaný. Kliknite do bunky B1, kde bude prvý výsledok. Po výbere funkcie IF sa vám zobrazilo dialógové okno, v ktorom môžete do poľa LOGICAL_TEST zadať podmienku,

ktorá

sa

bude

vyhodnocovať. Dohodnime sa, že ak bude hodnota v stĺpci A vyššia ako 300€, v stĺpci B nám ju Excel vyhodnotí textom „Super tržba“. Ak bude hodnota v stĺpci A nižšia ako 300€, bude v stĺpci B vyhodnotená ako „Normálna tržba“. Vyplňte teda dialógové okno hodnotami, ktoré vidíte na obrázku (pri zadávaní textu nemusíte písať úvodzovky, program ich doplní automaticky). Do poľa LOGICAL_TEST ste teda zadali podmienku, ktorú by ste kľudne mohli stanoviť aj inak. Do poľa VALUE_IF_TRUE potom vypíšete hodnotu, ktorá sa má vrátiť ak je podmienka pravdivá a do VALUE_IF_FALSE, čo sa má vrátiť ak pravdivá nie je. Tak ako na obrázku vpravo bude vyzerať príklad po vyriešení a vyplnení ostatných výsledkov. V Exceli môže byť niekedy jedna funkcia použitá ako jeden z argumentov inej funkcie. Toto sa dá pekne vysvetliť aj pri funkcii IF. Zápis, ktorý vidíte vpravo hovorí: AK(JE PRIEMER(OBLASTI F2:F5) VÄČŠÍ AKO 50;SČÍTAJ(OBLASŤ G2:G5);INAK NAPÍŠ NULU).

Grafy

Graf, je vlastne grafickým znázornením hodnôt tabuľky. Pre vyjadrenie hodnôt sa v tabuľke zobrazujú čiary, stĺpce, kruhové výseky a ďalšie prvky. Grafy majú dvoj, alebo trojrozmerné varianty. Grafom môžete porovnať veľkosť údajov, ich podiel na celku, zmeny údajov v čase a pod. Je možné, že graf vytvorený v programe Excel budete chcieť prekopírovať napríklad do Wordu, kde ho budete ďalej popisovať. Aby ste to urobili stačí kliknúť na plochu grafu (biele pozadie za grafom)

127

TM CONSULTING pravým tlačidlom myši. Potom vyberiete možnosť KOPÍROVAŤ. Teraz po kliknutí pravým tlačidlom myši do dokumentu programu Word, vyberiete možnosť PRILEPIŤ. Pred realizáciou grafu si musíte premyslieť, aký typ grafu plánujete vybrať. V príručke sa budeme zaoberať dvoma typmi grafov – koláčovým a stĺpcovým. Koláčový graf je síce jednoduchý a prehľadný, ale nedokáže zachytiť toľko súvislostí ako stĺpcový. Na začiatok si môžete vyskúšať vložiť koláčový graf na tabuľke, v ktorej ste skúšali vyššie počítať funkcie. Pri vkladaní grafu sa môžete riadiť týmto postupom: 1.

Označte údaje, z ktorých chcete graf vytvoriť. Skúste označiť oblasť A2:B5. Nevadí, že ste do oblasti zahrnuli aj nadpisy. Excel sám rozozná, že sa nejedná o hodnoty.

2.

Prejdite na kartu

3.

V sekcii GRAFY kliknite na tlačidlo grafu, ktorý chcete použiť. Skúste napríklad KOLÁČOVÝ, konkrétne ROZLOŽENÝ KOLÁČOVÝ,

ktorý sme vyberali aj na obrázku vyššie.

Teraz môžete zmeniť veľkosť grafu podobne, ako veľkosť okna v operačnom systéme Windows. Stačí uchopiť niektorý z rohov grafu a meniť jeho veľkosť ťahaním tak, ako na obrázku vľavo. Bielemu pozadiu za grafom hovoríme plocha grafu. Ak chytíte plochu grafu, môžete graf presunúť na iné miesto (dajte pozor, aby ste nechytili samotný graf). Ak chcete graf presunúť do iného hárku môžete na to použiť tlačidlo PREMIESTNIŤ GRAF z karty NÁVRH. Táto karta sa zobrazuje len ak je graf aktívny, aby zbytočne nezaberala miesto nad pásom a zvýšila sa tak prehľadnosť programu. Karta sa zobrazuje v spolu s kartami ROZLOŽENIE a FORMÁT zoskupené ako NÁSTROJE PRE GRAFY. Teraz môžete váš graf trochu vylepšiť. Aby ste videli v grafe aj percentuálny podiel jednotlivých predajní vyberte ROZLOŽENIE 6 zo sekcie ROZLOŽENIA GRAFOV (karta NÁVRH). Ďalej môžete z karty FORMÁT vybrať EFEKTY

TVAROV

napríklad ŽIARU tak, ako je vidieť na obrázku vpravo. Na tejto karte môžete experimentovať aj s inými efektmi. Nakoniec ešte na karte ROZLOŽENIE, kliknite v sekcii MENOVKY na tlačidlo LEGENDA. Potom vyberte možnosť ZOBRAZIŤ LEGENDU DOLE. V rovnakej 128

TM CONSULTING sekcii je aj mnoho iných zaujímavých tlačidiel, ako napríklad NÁZOV

GRAFU

– kde

môžete „Január“ zameniť za výstižnejší názov ako „Tržby v predajniach za január“. Takéto premenovanie by sa dalo urobiť aj priamo v grafe, kliknutím na jeho názov. Na záver bude váš graf vyzerať ako na obrázku. Pri práci s grafom si uvedomte, že sa jedná o graficky znázornenú tabuľku, a preto ak zmeníte hodnoty v tabuľke, prejaví sa to aj v grafe. Rovnakým postupom teraz skúste vytvoriť stĺpcový graf, ktorý vytvoríte z oblasti A2:D5. Obsiahnuť takú veľkú oblasť, by pomocou koláčového grafu nebolo možné. Ak vyberiete spomedzi stĺpcových grafov hneď prvý ponúknutý (dvojrozmerný – skupinový stĺpcový) graf, bude vyzerať asi tak ako na našom obrázku. Samozrejme sa môžete pohrať s efektmi rovnako, ako sme to popisovali

pri

koláčovom

grafe.

Pravdepodobne zistíte, že pri práci so stĺpcovým grafom je k dispozícii ešte viac nastavení

ako

pri

koláčovom

grafe.

Zaujímavé tlačidlo z karty NÁVRH, ktoré by ste mali vyskúšať je napríklad PREPNÚŤ RIADOK A STĹPEC,

ktoré vymení údaje medzi osami. Teda údaje grafu, ktoré sú

vyznačené na osi X, sa presunú na os Y a naopak. Ak sa vám novovytvorený graf pozdáva, môžete si z neho vytvoriť šablónu, ktorú v budúcnosti použijete pri vytváraní grafu z inej tabuľky. Toto tlačidlo vidíte na obrázku vľavo a taktiež ho nájdete na karte NÁVRH. K uloženej šablóne sa dostanete tak, že pri výbere grafu nevyberiete jeden z typov ponúknutých na páse s nástrojmi, ale kliknete na tlačidlo

v pravej dolnej časti sekcie GRAFY. Tým

vyvoláte ponuku všetkých grafov a ľavej časti okna vyberiete možnosť ŠABLÓNY. Výber šablóny môžete vidieť na obrázku vpravo, kde vyberáme uloženú šablónu „Môj graf“.

129

TM CONSULTING

Formátovanie buniek

Úpravou buniek a priradením štýlu sme sa už zaoberali. Tu popíšeme postup formátovania, ktorý plnohodnotne funguje aj v starších verziách programu. Budeme pracovať pomocou dialógového okna FORMÁT

BUNIEK,

ktoré si vyvoláte tlačidlom

v pravej dolnej časti sekcie

ČÍSLO na karte DOMOV. Opíšte si do Excelu tabuľku z obrázka: Predstavte si, že potrebujete vytvoriť akúsi daňovú kalkulačku, ktorá bude fungovať tak, že ak sa do bunky A2 zadá cena bez DPH, v bunke B2 sa vypočíta 19 percentná daň a v bunke C2 uvidíme výslednú cenu s DPH. Do bunky C10 sa potom budú jednotlivé ceny s DPH spočítavať. Budeme potrebovať počítať percentá, ktoré budeme môcť vypočítať rôznymi spôsobmi. Spôsob, ktorý tu popíšeme bude taký, pri ktorom si ešte raz precvičíte prácu so vzorcami obsahujúcimi absolútny odkaz a budete mať šancu nastavovať formát buniek, akému sme sa zatiaľ nevenovali. Kliknite teraz do bunky E2 a tlačidlom

vyvolajte dialógové okno FORMÁT

BUNIEK.

Tu sa ocitnete na karte písmo, kde

vidíte rôzne číselné formáty. Napríklad môžete nastavovať rôzne formáty dátumu a času, alebo je tu k dispozícii aj účtovnícky formát, s ktorým ste sa už mali možnosť zoznámiť. Rovnako si môžete vytvoriť vlastný formát pomocou špeciálnych symbolov. Vy však vyberiete percentuálny formát. V ponuke zvoľte DESATINNÉ MIESTA

zvoľte 0. Po potvrdení tabuľky môžete stlačiť

OK. Teraz do bunky E2 napíšete 19, pričom sa vám pri čísle zobrazí znak %. Ak by ste vpísali najprv číslo a potom nastavili percentá nezobrazilo by sa číslo správne, pretože formát percent násobí hodnotu bunky číslom sto. Museli by ste teda zadať číslo 0,19 a potom nastaviť percentá. Najprv by ste mali urobiť všetky výpočty a až potom pokračovať vo formátovaní tabuľky. Preto do bunky B2 zadajte vzorec =A2*E$2. Do bunky C2 potom zadajte =A2+B2. Veríme, že uvedeným vzorcom porozumiete aj bez ich ďalšieho rozboru. Teraz označte oblasť B2:C2 a spoločne vyplňte zvyšné výsledky inteligentným kopírovaním. Sumu spolu môžete vypočítať

130

TM CONSULTING tak, že kliknete do bunky C10 a vyberiete automatický súčet, čo následne potvrdíte ENTEROM. Skúste teraz do buniek A2 zadať napríklad číslo 100 a do bunky A3 číslo 50. Kalkulačka, ktorú ste práve vytvorili by mala bezchybne fungovať. Teraz označte oblasť A1:C10 a znovu vyvolajte dialógové okno Formát buniek. Prejdite rovno na kartu ORÁMOVANIE a celú tabuľku si pekne orámujeme. Na ľavej strane zvolíte najhrubšiu čiaru a potom kliknete na tlačidlo vonkajšie. Takto sa tabuľka orámuje zvonka tučnou čiarou, čo vidíte aj na ukážke. Potom vyberiete najtenšiu súvislú čiaru a kliknete na tlačidlo vnútorné. Potom nastavovanie ukončíte, kliknutím na tlačidlo OK. Ak sa vám nezdá, že sa tabuľka správne orámovala, kliknite na pracovnú plochu dokumentu. Ďalej označte oblasť A1:C1 a opäť vyvolajte dialógové okno. Tento krát prejdite na kartu VÝPLŇ. Tu kliknite na tlačidlo EFEKTY

VÝPLNE...,

kde nastavíte dvojfarebný prechod,

tieňovaný šikmo nahor. Na záver si ešte v tomto dialógovom okne všimnite kartu OCHRANA, kde máte možnosť zamknúť bunky proti vymazaniu alebo úpravám, či skryť zadané vzorce. Ak máte chuť tabuľku ďalej vylepšovať môže farebne zvýrazniť napríklad bunku C10. Ukážeme vám ešte možnosť, ako zadať do tabuľky komentár. Komentáre pomáhajú hlavne v zložitejších tabuľkách, kedy si môžete okomentovať rôzne zložité výpočty. Môžete si predstaviť aj situáciu, že vytvorenú daňovú kalkulačku chcete poslať kolegovi v práci a aby sa lepšie zorientoval (aj keď v tak malej tabuľke je to okamžite jasné) okomentujete mu bunku A2. Na tú teraz môžete kliknúť pravým tlačidlom myši, kde vyberiete možnosť VLOŽIŤ KOMENTÁR. Do textového poľa vpíšte požadovaný text napr. „Sem zadaj sumu bez DPH“, a ak ste hotový kliknite mimo neho. Komentár sa v štandardnom nastavení nebude zobrazovať s celým textom stále, ale len ako malý červený trojuholník v pravom hornom rohu bunky. Odstrániť komentár môžete po kliknutí pravým tlačidlom myši na bunku, ktorá ho obsahuje. Tu vyberiete možnosť ODSTRÁNIŤ, alebo ak by bolo treba UPRAVIŤ KOMENTÁR.

131

TM CONSULTING

Tlač dokumentu

Tlač dokumentu môžete vykonať buď tlačidlom RÝCHLA

TLAČ

na paneli rýchly prístup,

čím sa vytlačí celý dokument v jednej kópii bez možnosti ďalšieho nastavovania. Pred samotnou tlačou však najprv odporúčame ukážku pred tlačou, ktorú môžete vykonať tak, že kliknete na tlačidlo OFFICE UKÁŽKA

PRED TLAČOU.

, ukážete na možnosť TLAČIŤ a z bočnej ponuky zvolíte

Ak máte kliknuté v grafe, uvidíte na ukážke len graf, ak máte kliknuté

v tabuľke uvidíte celý dokument. Ukážku potom môžete zavrieť kliknutím na tlačidlo ZAVRIEŤ UKÁŽKU,

ktoré je tak nápadné, že ho určite neprehliadnete. Ďalej odporúčame pred tlačou navštíviť kartu

. Tu

môžete nastaviť okraje tak, ako sme to už v príručke spomínali (obrázok vľavo). Prípadne kliknutím na možnosť Vlastné okraje, si môžete nastavíte okraje zo všetkých strán úplne podrobne tak, ako na obrázku vpravo. Ak ste sa už rozhodli pre samotnú tlač kliknite na tlačidlo OFFICE a vyberte možnosť TLAČIŤ (prípadne použite klávesovú skratku CTRL + P). Tak ako vidíte na obrázku nižšie môžete nastaviť ROZSAH

TLAČE,

teda či budete tlačiť všetko, alebo len vybrané strany. Ďalšou dôležitou vecou, je zvoliť počet kópií. Ak nastavíte všetko potrebné, dokument vytlačíte kliknutím na tlačidlo OK. Mimochodom zaujímalo vás niekedy v akom poradí Excel tlačí stránky? Vytlačí ich najprv priečne – potom nadol, alebo naopak? To všetko môžete nastaviť v dialógovom okne, ktoré vyvoláte napríklad kliknutím na tlačidlo HÁRKA

na karte ROZLOŽENIE

v sekcii MOŽNOSTI STRANY.

Tu môžete

nastaviť aj mnoho iných možností, napríklad to, či sa má tlačiť mriežka tabuľky.

Príloha – pracovné listy

132

TM CONSULTING Cvičenie 1

Cvičenie 2

133

TM CONSULTING

Cvičenie 3 Vypočítajte nasledovnú tabuľku s využitím základných funkcií.

Cvičenie 4 Vytvorte graf z tabuľky v druhom cvičení (mzdy zamestnancov). Bude sa jednať o koláčový graf, do ktorého zahrniete priezviská a počet odrobených hodín. V grafe preložíte legendu dole a zobrazíte percentá. Skúste čo najlepšie upraviť aj dizajn grafu.

Cvičenie 5 Vypočítajte tabuľku pomocou funkcií a nastavte ju tak, že ak bude výsledok spolu vyšší u Janka, vypíše sa do bunky A8: „Janko je lepší hubár“. Ak viac hríbov nazbierala Marienka vypíše sa do rovnakej bunky „Marienka je lepší hubár“. V príklade skúste použiť funkciu IF.

Cvičenie 6 Vytvorte trojrozmerný stĺpcový graf, v ktorom bude zachytený Jankov aj Marienkin zber hríbov za všetky dni.

134

TM CONSULTING

Záver Napriek tomu, že toto je záver príručky veríme, že pre vás bolo jej štúdiom len odrazovým mostíkom k ďalšej práci s počítačom. Aj keď príručka bola určená hlavne menej skúseným používateľom, snažili sme sa pri kľúčových učivách zájsť do väčších podrobností a tak osloviť aj pravidelných užívateľov preberaných programov. Vedomosti, ktoré ste nadobudli by bolo vhodné občas oprášiť, pretože vývoj programov napreduje a ich prostredie sa neustále mení. Stačí si porovnať verzie kancelárskeho balíka Microsoft Office 2003 a 2007. Práve preto sme sa snažili občas vysvetľovať „na obe strany“. Časť príručky o operačnom systéme Microsoft Windows Vista, bola dokonca porovnaním so staršou verziou Windows XP. Keď k tomu prirátame aj to, že na trh sa už pomaly chystá aj najnovší Windows 7, len tým potvrdíme naše slová o vývoji v tejto oblasti. V ďalšom štúdiu vám odporúčame, hlavne veľa prakticky precvičovať a zamerať sa možno aj na pokročilejšie funkcie. V programe Word sme sa dotkli aj tém ako hromadná korešpondencia, alebo štýly a práve na tie by ste mali zamerať svoju pozornosť. V programe Excel by ste si tiež mohli ďalej rozširovať poznatky o funkciách, ale skúste preskúmať aj jeho možnosti na prácu s databázami. Ak narazíte pri štúdiu na problém, skúste hľadať na Internete, pretože ak máte problém vy, mohol ho mať pred vami aj niekto iný. V ďalšom štúdiu teda držíme palce a dúfame, že bol tento materiál pre vás užitočný.

135