Automatisering bij de NTTB
Cumulatief overzicht nieuwsbrieven
Inhoudsopgave
Nieuwsbrief 1
9 augustus 2004
Nieuwsbrief 26
20 november 2006
Nieuwsbrief 2
2 september 2004
Nieuwsbrief 27
20 december 2006
Nieuwsbrief 3
11 oktober 2004
Nieuwsbrief 28
25 januari 2007
Nieuwsbrief 4
11 november 2004
Nieuwsbrief 29
8 maart 2007
Nieuwsbrief 5
7 januari 2005
Nieuwsbrief 6
7 februari 2005
Nieuwsbrief 7
7 maart 2005
Nieuwsbrief 8
16 april 2005
Nieuwsbrief 9
6 mei 2005
Nieuwsbrief 10
17 juni 2005
Nieuwsbrief 11
7 juli 2005
Nieuwsbrief 12
7 augustus 2005
Nieuwsbrief 13
6 september 2005
Nieuwsbrief 14
6 november 2005
Nieuwsbrief 15
10 december 2005
Nieuwsbrief 16
4 januari 2006
Nieuwsbrief 17
7 februari 2006
Nieuwsbrief 18
6 maart 2006
Nieuwsbrief 19
5 april 2006
Nieuwsbrief 20
5 mei 2006
Nieuwsbrief 21
6 juni 2006
Nieuwsbrief 22
12 juli 2006
Nieuwsbrief 23
7 augustus 2006
Nieuwsbrief 24
5 september 2006
Nieuwsbrief 25
9 oktober 2006
Nieuwsbrief 30
14 mei 2007
NTTB krijgt nieuw administratiesysteem 9 augustus 2004
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (1) Bijna sinds mensenheugenis maken het bondsbureau en de afdelingen van de N.T.T.B. gebruik van de CAA applicatie voor het voeren van de (leden)administratie. Het is vooral aan de inspanning van Rob Banen te danken, dat de N.T.T.B. organisatie hier zo lang gebruik van heeft kunnen maken. Door allerlei technologische ontwikkelingen, zoals Internet, is de opzet van de CAA applicatie achterhaald. Mede om die reden is vorig jaar een onderzoek gestart naar een alternatief. In de Bondsraad van mei j.l. zijn de resultaten besproken. De Bondsraad is akkoord gegaan met de voorgestelde investering in een op maat gemaakte, op webtechnologie gebaseerde oplossing. Uit de lijst met potentiële kandidaten is uiteindelijk één leverancier gekozen: Rademakers & Sandkuyl. Namens de leverancier heeft Henk Sandkuyl zitting in het projectteam, dat als een soort "dagelijks bestuur" over het project waakt. Namens de N.T.T.B. hebben Dos Engelaar en Harry Bosman zitting in dit team. Het projectteam legt verantwoording af aan het Hoofdbestuur, dat om praktische redenen door Kees Kamp wordt vertegenwoordigd. In overleg met de leverancier is een ontwikkel- en invoeringsplan opgesteld, dat er in grote lijnen als volgt uitziet. •
Ledenadministratie en competitieadministratie. In de periode augustus 2004 tot en met januari 2005 wordt deze basisfunctionaliteit conform het programma van eisen ontwikkeld en aan de gebruikers beschikbaar gesteld. Vanaf februari 2005 zal het systeem vooral worden aangepast aan de wensen die de gebruikers kunnen inbrengen.
•
Licentieadministratie en ranglijstadministratie. Van februari 2005 tot en met juni 2005 zullen de uitbreidingen voor de onderdelen licenties en ranglijsten worden ontwikkeld en in productie worden genomen. In de periode die hieraan vooraf gaat, zal door een werkgroep worden bepaald op welke wijze licenties en ranglijsten dienen te worden vastgesteld.
Besloten is om het systeem incrementeel te ontwikkelen. Hierdoor verschijnt (min of meer) maandelijks een nieuwe versie van de applicatie. In oktober a.s. wordt de eerste versie van de ledenadministratie opgeleverd om gedurende enkele weken door de toekomstige gebruikers te worden uitgeprobeerd voordat deze in productie gaat. Een maand later wordt de eerste versie van de competitieadministratie opgeleverd. Net als bij de ledenadministratie kan dit onderdeel ook eerst enkele weken lang worden uitgeprobeerd. Uiteindelijk leidt deze aanpak ertoe dat de bondsbijdrage in januari 2005 via het nieuwe systeem wordt verrekend en dat de voorjaarscompetitie ook met de nieuwe applicatie wordt geadministreerd. Tevens zullen we ervoor zorgen dat de bestaande licentie- en ranglijstapplicatie (CAA) aansluit op de nieuwe ledenadministratie gedurende de eerste helft van 2005. In de volgende nieuwsbrief, die begin september verschijnt, zullen we ingaan op de consequenties van de ledenapplicatie voor de gebruikers (ledenadministrateurs van verenigingen en afdelingen). In de oktobereditie komt het competitiegebeuren aan bod. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende e-mail adres:
[email protected] beschikbaar. Dos Engelaar en Harry Bosman
2 september 2004
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (2) In de eerste nieuwsbrief, die een maand geleden verscheen, hebt u kunnen lezen hoe het automatiseringsproject is georganiseerd en wat het beoogt. In deze tweede editie zoomen we in op de ledenadministratie en de veranderingen die hierin doorgevoerd gaan worden. De hoofdmoot van de ledenadministratie wordt gevormd door de registratie van de gegevens van N.T.T.B. leden. In de bestaande situatie wordt de volgende procedure gevolgd: •
Een aspirant-lid meldt zich aan bij de vereniging en vult een inschrijfformulier in. De secretaris van de vereniging werkt aan de hand van het inschrijfformulier zijn eigen administratie bij en vult het formulier “nieuw lid” in. Wijzigingen, inclusief het beëindigen van het lidmaatschap, worden meestal op een minder formele wijze aan de secretaris doorgegeven (telefonisch, een briefje of een mailtje). Dergelijke wijzigingen worden tevens vastgelegd op een mutatieformulier. Periodiek verzendt de verenigingssecretaris alle verzamelde “nieuw lid” en mutatieformulieren naar de ledenadministrateur van de afdeling.
•
De ledenadministrateur van de afdeling verwerkt alle ontvangen formulieren in de afdelingsadministratie, die met behulp van de CAA applicatie wordt gevoerd. Zo’n acht keer per jaar maakt de administrateur een diskette aan met daarop alle lidmutaties van de betreffende periode en stuurt deze naar het bondsbureau.
•
De ledenadministratie van het Bondsbureau verwerkt alle aangeboden diskettes met lidmutaties in het centrale CAA systeem. De verenigingen ontvangen een mutatieoverzicht/ ledenlijst van het bondsbureau.
De nieuwe situatie kent een aanzienlijk kortere procedure: •
Nadat een aspirant-lid zich heeft aangemeld of een bestaand lid een mutatie heeft doorgegeven werkt de secretaris van de vereniging het ledenbestand in de nieuwe applicatie bij. Bij aanmelding van een nieuw lid wordt onmiddellijk een (voorlopig) bondsnummer toegekend. De secretaris kan desgewenst een actuele ledenlijst aanmaken.
•
Het systeem meldt alle nieuwe leden aan de ledenadministrateur van de afdeling. Hij/zij dient van de nieuwe leden het (voorlopig toegekende) bondsnummer te verifiëren. Na bevestiging door de administrateur is het lid definitief toegetreden tot het ledenbestand van de N.T.T.B.
Voorlopig blijft, net als in de huidige situatie, het ledenbestand van 1 januari en 1 augustus bepalend voor de hoogte van de bondsbijdrage. Echter, vanwege de sterk vereenvoudigde en verkorte procedure is een vereniging in staat om op een veel later tijdstip nog wijzigingen door te voeren en is de kans op fouten aanzienlijk verkleind. Hierdoor zal de berekende bondsbijdrage, behoudens fouten van de verenigingsecretaris, in overeenstemming zijn met het werkelijke ledenbestand. In de nieuwe applicatie is het mogelijk om, naast de samenstelling van besturen, ook de samenstelling van allerlei commissies op te nemen. Dit geldt zowel voor verenigingen als de afdelingen en de landelijke organisatie, en biedt praktische voordelen (maken van adresstickers) maar ook de mogelijkheid om informatie te koppelen en bepaalde doelgroepen (bijvoorbeeld alle technische commissies) op maat te informeren. In de eerste versie van de ledenmodule zal het aantal overzichten nog beperkt zijn. In de loop van het seizoen zijn er echter voldoende mogelijkheden om in te spelen op de behoefte van verenigingen en afdelingen en de applicatie uit te breiden met de gewenste overzichten.
De eerste versie van de ledenmodule zal in de loop van oktober beschikbaar komen. Eerst kunnen alle betrokken functionarissen gedurende een paar weken de applicatie uitproberen zonder dat hier risico’s aan verbonden zijn. Op een nog nader te bepalen datum, gepland is ergens in de eerste helft van november, gaan we dan daadwerkelijk met de applicatie in productie. Een en ander houdt in dat vanaf dat moment alle verenigingen overgaan op de nieuwe procedure en via internet hun ledenadministratie bijwerken. Speciaal voor verenigingsfunctionarissen: mocht u problemen voorzien bij het gebruik van internet voor het muteren van ledengegevens, dan vernemen wij dit graag. In die gevallen dat dit speelt, kunnen we misschien een alternatief aanbieden. Hebt u naar aanleiding van het voorgaande vragen, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende e-mail adres
[email protected] beschikbaar. In de volgende nieuwsbrief, die begin oktober verschijnt, zullen we ingaan op de consequenties van de competitie module voor de gebruikers (wedstrijdsecretarissen, competitieleiders). Dos Engelaar en Harry Bosman
11 oktober 2004
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (3) In de vorige editie van de nieuwsbrief hebt u kunnen lezen over de module “ledenadministratie” en de veranderingen die samengaan met het gebruik van deze module. De ontwikkeling is nagenoeg afgerond. In de loop van week 42 start de periode van proefdraaien. Alle verenigingen kunnen dan kennismaken met de nieuwe applicatie. Als alles volgens plan verloopt, zal de module begin november werkelijk in gebruik worden genomen. Onlangs is besloten dat de afdelingen zelf het invoeringstempo aangeven. Dit wil zeggen dat het afdelingsbestuur bepaalt wanneer welke vereniging met de nieuwe applicatie mag gaan werken. Zoals het een democratische bestuurder betaamt, zal het afdelingsbestuur hierbij goed luisteren naar haar achterban, de verenigingen. Aan het eind van de proefperiode dient de afdeling aan de projectorganisatie kenbaar te maken welke verenigingen zelf de administratie ter hand nemen en welke verenigingen het (voorlopig) uitbesteden aan de ledenadministrateur van de afdeling. Een en ander is nodig voor het autoriseren van toekomstige gebruikers. In de laatste nieuwsbrief hebben we toegezegd dat we deze keer aandacht besteden aan de module “competitie-administratie”. Deze module wordt in twee stappen ontwikkeld. In de eerste stap richten we ons op de teamopgave, gevolgd door de indeling van de poules tot en met de bekendmaking van het (definitieve) competitieprogramma. In de tweede stap ligt het accent op de registratie van de uitslagen en de verwerking hiervan in actuele standen en de percentageoverzichten. De wedstrijdsecretaris maakt nu gebruik van een (papieren) formulier voor de opgave van de teams en stuurt dit formulier op naar de competitieleider. In de toekomstige situatie registreert de wedstrijdsecretaris dezelfde gegevens in de nieuwe applicatie. Omdat de gegevens van de speellocaties al in het systeem zitten, hoeven deze niet opnieuw opgegeven te worden. Met behulp van de nieuwe applicatie heeft de competitieleider direct inzicht in de status van aanwezige opgaven. De teamgegevens zitten al in het systeem en hoeven dus niet (opnieuw) geregistreerd te worden. De applicatie helpt de competitieleider bij de beoordeling van de teamopgaven door “afwijkingen” (bijvoorbeeld van de speelsterkte) te signaleren. Na controle van de opgegeven teams kan de competitieleider de teams aan poules toewijzen. In principe verandert er “behalve het gereedschap” weinig. Wel proberen we de competitieleider zo goed mogelijk te laten ondersteunen door de applicatie bij het indelen van de poules. Ook het samenstellen van het competitieprogramma gaat in principe op dezelfde manier met de nieuwe applicatie. Aan de hand van het speelschema en de voorkeursdag van de thuisspelende teams worden de wedstrijden van een datum voorzien. De competitieleider kan het voorlopige competitieprogramma aanpassen in verband met feestdagen (= collectief verplaatsen van wedstrijden) en verzoeken van verenigingen (verplaatsen van wedstrijden, omruilen van thuis- en uitwedstrijden). De grootste veranderingen treden op bij de verwerking van de uitslagen. Voor de teams blijft in principe alles bij het oude. Zij vullen, zoals gebruikelijk met de nodige zorg, het wedstrijdformulier in en leveren dit daarna in bij de wedstrijdsecretaris. In de huidige situatie stuurt de wedstrijdsecretaris alle originele wedstrijdformulieren (de thuisspelende teams) met de post naar de competitieleider. Vanuit het project zien wij het liefst dat de wedstrijdsecretaris de uitslagen van alle thuisspelende teams in de nieuwe applicatie registreert: vele handen maken het werk lichter. Deze nieuwe werkwijze bespaart de competitieleiders zeer veel tijd, die ze kunnen besteden aan hun andere taken.
Gelijk met de registratie van de uitslagen werkt de applicatie de actuele standen en winstpercentages bij. Hierdoor is iedere geïnteresseerde snel(ler) geïnformeerd over de actuele situatie. Een ander voordeel van de nieuwe applicatie heeft betrekking op de deelname van nieuwe leden aan een lopende competitie. In de huidige situatie duurt het meestal een behoorlijk aantal weken voordat iemand in de administratie als competitiegerechtigd lid is aangemerkt. Daarnaast kost het de competitieleider steeds maar weer tijd om na te gaan of de administratie is bijgewerkt. In de nieuwe situatie kan dit binnen enkele uren geregeld zijn en kost het de competitieleider alleen maar tijd om in het systeem vast te leggen dat hij, na controle van de aanvullende opgave, akkoord is met de uitbreiding van het team. Hebt u naar aanleiding van het voorgaande vragen, dan kunt u contact met ons opnemen. Hiervoor is het volgende e-mail adres
[email protected] beschikbaar. Dos Engelaar en Harry Bosman
11 november 2004
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (4) De proefperiode met de eerste versie van de ledenmodule is nu meer dan twee weken op weg. Tot nu toe zijn overwegend positieve reacties uit het hele land bij ons binnengekomen. De meeste opmerkingen waren in feite suggesties voor verbetering van het systeem. In het algemeen luidde de boodschap: “jullie zijn op de goede weg, maar de module is nog niet compleet”. Daarnaast hebben we een tweetal bijeenkomsten georganiseerd waarvoor ledenadministrateurs van de afdelingen waren uitgenodigd. Tijdens deze bijeenkomsten hebben we uitgebreid stilgestaan bij het invoeringstraject en de risico’s die hieraan verbonden kunnen zijn. Rekening houdend met het voorgaande hebben we gemeend de invoering van de nieuwe applicatie te moeten temporiseren. De consequenties hiervan voor de verschillende administraties zijn hierna weergegeven. Ledenadministratie. De administratie die betrekking heeft op 2004 wordt gevoerd in de “oude” applicatie (CAA). Dit houdt in dat de facturen van januari gebaseerd zullen zijn op de gegevens die hierin zijn opgeslagen. Ook voor het verkrijgen van de informatie voor de jaarafsluiting kunnen de afdelingen terugvallen op het “oude” systeem. Zoals in het oorspronkelijke productieschema werd voorzien, dienen de mutaties op diskette aangeleverd te worden voor 2 december 2004 en 7 januari 2005. Na de laatste verwerking van de mutaties worden de ledengegevens geconverteerd naar het nieuwe systeem. Het zal duidelijk zijn dat vanaf dat moment de mutaties direct in het nieuwe systeem dienen te worden ingevoerd. Competitieadministratie. Besloten is om de landelijke invoering van de competitiemodule uit te stellen tot de najaarscompetitie van 2005. De ontwikkeling van deze module zal volgens het oorspronkelijke plan verlopen. Alleen zal de voorjaarscompetitie worden gebruikt om met het nieuwe systeem schaduw te draaien. In eerste instantie zullen we ons op één afdeling richten. Voor deze “pilot” hebben zich twee competitieleiders uit afdeling Oost aangemeld. In de loop van het voorjaar betrekken we de andere afdelingen bij de ontwikkeling van het systeem. Na de conversie van de ledengegevens in januari 2005 zal een “inhaalslag” plaatsvinden: de opgaven van de teams en de poule-indelingen zullen ingevoerd worden in het nieuwe systeem. Er zal worden getracht om bij de start van de competitie in januari het competitieprogramma in het nieuwe systeem beschikbaar te hebben. Hierna is het mogelijk geworden om ervaring op te doen met het registreren van de uitslagen, eerst centraal en daarna door verenigingen. Licentie en ranglijstadministratie. In november starten twee werkgroepen onder leiding van Hans van Haaren (Licenties) en Igor Heller (Ranglijsten) met het opstellen van de specificaties (“eisen en wensen”) van beide administraties. In het voorjaar van 2005 zal de ontwikkeling van deze modules starten, waarna de invoering is voorzien voor medio 2005. We hopen via deze nieuwsbrief alle betrokkenen op de hoogte gebracht te hebben van onze gewijzigde plannen. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben dan kunt u deze altijd sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.
Met vriendelijke groet, Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
07 januari 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (5) De nieuwsbrief van december is niet verschenen. De oorzaak hiervan was het volgende. Begin november waren we een strakke planning met de leverancier overeengekomen, teneinde in januari een ledenmodule in gebruik te nemen die ten opzichte van de proefperiode aanzienlijk uitgebreider zou zijn. Gaandeweg werd steeds duidelijker, dat de leverancier deze planning niet waar kon maken. Uiteindelijk heeft de leverancier medio december de opdracht teruggegeven omdat deze niet in staat was één en ander conform planning te realiseren. In de afgelopen weken zijn we naarstig op zoek geweest naar een oplossing. Deze hebben we gevonden in de samenwerking met een nieuwe leverancier: Veldmaat ICT. Dinsdag 4 januari j.l. hebben we de "laatste open eindjes" in de aanbieding besproken met deze leverancier. Met Veldmaat ICT zijn we overeengekomen om ons de komende tijd voornamelijk te richten op de ledenadministratie. Aansluitend worden de andere administraties ter hand genomen. Dat één en ander invloed heeft op onze oorspronkelijke plannen moge duidelijk zijn. Voor zover nu mogelijk is hebben we al wel geprobeerd globaal de consequenties aan te geven. Deze treft u hieronder aan, gesplitst naar ledenadministratie (van primair belang) en de andere administraties (van secundair belang). Ledenadministratie De leverancier stelt alles in het werk om eind januari/begin februari een versie van de ledenmodule op te leveren, die qua functionaliteit vergelijkbaar is met de applicatie waarmee de proefperiode is uitgevoerd. Hierna zal het systeem in hoog tempo worden uitgebreid. Eind maart zal de ledenadministratie min of meer zijn definitieve vorm hebben gekregen. Aansluitend kan medio april de applicatie in gebruik genomen worden voor de facturatie van de bondsbijdrage. In deze planning zal de eerste versie van de ledenadministratie slechts met een kleine vertraging worden opgeleverd. Daarom hebben we gemeend om de oorspronkelijke plannen voor de invoering van dit onderdeel min of meer te handhaven. Concreet betekent dit: -
Mutaties in het ledenbestand (op- en afvoeringen en wijzigingen) worden vr 7 januari 2005 gestuurd naar de ledenadministratie van de afdeling. De administratie verwerkt de mutaties in het "oude" afdelingssysteem (CAA) en stuurt uiterlijk een week later de mutaties door naar het bondsbureau.
-
Het bondsbureau verwerkt de aangeboden mutaties in de centrale ledenapplicatie (CAA). Vr 30 januari 2005 verstrekt het bondsbureau het mutatieoverzicht, stamkaarten en de facturen.
Mutaties in het ledenbestand, die op of na 7 januari 2005 "ontstaan", moeten bewaard worden tot invoering in de nieuwe applicatie mogelijk is. Afhankelijk van het standpunt van de afdeling inzake de invoering (wie beheert het ledenbestand: de vereniging of de afdeling) dienen verenigingen en/of afdelingen de mutaties te bewaren. Na de ingebruikname van de nieuwe applicatie kunnen de verantwoordelijke functionarissen de opgespaarde mutaties invoeren in het nieuwe systeem. Op deze wijze wordt de achterstand, die tijdens deze, slechts enkele weken durende overgangsperiode is ontstaan, weggewerkt. Gelijk met de ingebruikname van de nieuwe applicatie zal ook bekend worden gemaakt hoe de mutaties in het nieuwe systeem worden doorgekoppeld naar het oude CAA systeem (in verband met de competitieadministratie).
Andere administraties De wisseling van leverancier heeft natuurlijk ook gevolgen voor de andere administraties. Voor de competitieadministratie zijn deze duidelijk: de voorgenomen periode van schaduwdraaien wordt met een half jaar uitgesteld tot de najaarscompetitie van 2005. Aansluitend behoort de landelijke invoering van de competitiemodule tot de mogelijkheden. Dit is dus op zijn vroegst met ingang van de voorjaarscompetitie 2006. De invoering van de andere modules (licenties en ranglijsten) is afhankelijk van de invoering van de competitieadministratie. De invoeringsplannen zullen dus op elkaar afgestemd worden. In de praktijk zal dit betekenen dat beide modules op zijn vroegst eind 2005 in gebruik genomen zullen worden. Op dit moment zijn twee werkgroepen (onder leiding van Igor Heller en Hans van Haaren) bezig om de wensen op het gebied van licenties en ranglijsten in kaart te brengen en op basis hiervan te komen tot een "ontwerp" van de oplossingsrichting. De leverancierswissel heeft in principe geen invloed op de activiteiten van deze twee werkgroepen. In het voorjaar van 2005 komen zij dus met hun aanbeveling voor een nieuwe licentie- en ranglijstadministratie. We hopen u via deze nieuwsbrief te hebben genformeerd over de laatste ontwikkelingen omtrent de automatisering bij de N.T.T.B. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben dan kunt u deze altijd sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. In de volgende nieuwsbrief, die begin februari 2005 verschijnt, zullen we u nader informeren over de ingebruikname van de ledenmodule en de planning van de invoering van de andere modules (competitie, licenties en ranglijsten). Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
07 februari 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (6) Zoals we u al in de vorige nieuwsbrief konden melden, kende het project op 5 januari 2005 een doorstart met een nieuwe leverancier, Veldmaat ICT. Na een kort onderzoek bleek de door eDunk, de vorige leverancier, vervaardigde programmatuur niet of nauwelijks inpasbaar in de nieuwe opzet van het systeem, waardoor Veldmaat ICT “van scratch af aan” diende te beginnen. Met veel elan zijn de medewerkers van Veldmaat ICT aan de klus begonnen. Nu, slechts een maand later, mag het resultaat er zijn. De applicatie biedt faciliteiten voor de registratie van de leden, besturen van verenigingen afdelingen, “verplichte” functionarissen als wedstrijdsecretarissen en dergelijke. In het verlengde hiervan is de applicatie voorzien van functies om deze informatie te raadplegen door verenigingen, afdelingen en bondsbureau. Natuurlijk zat het Veldmaat ICT niet alleen maar mee. Zo bleek de conversie van het ledenbestand aanzienlijk meer tijd te kosten dan oorspronkelijk was geschat. De grootste boosdoener was vooral de niet consistente invulling van de namen van leden. Ongeveer 30 % van alle leden bleek niet te voldoen aan de richtlijnen voor registratie van de naam in CAA. Door de ontwikkeling en inzet van extra conversieprogrammatuur is dit percentage aanzienlijk gedaald. Bij een klein deel van alle leden (minder dan 5 %) kunnen fouten in de naam voorkomen of zijn bepaalde naamsrubrieken leeg gelaten. Ook zijn alle adressen van leden gecontroleerd aan de hand van de postcodetabel en in een aantal gevallen gecorrigeerd. Slechts een klein deel van de adressen bevat nu nog onjuiste adresgegevens en/of een verkeerde postcode. Het is aan de ledenadministrateurs van de verenigingen om deze laatste foutjes weg te werken, nadat zij toegang tot de applicatie hebben gekregen. Wanneer zij dit kunnen gaan doen? De komende week staat nog in het teken van testen en het doorvoeren van de laatste correcties in de programmatuur. Rond 15 februari 2005 starten we met de invoering van de applicatie in afdeling Oost, waar de ledenadministratie door de verenigingen zelf zal worden gevoerd. We beginnen voorzichtig met één vereniging, maar verwachten dit aantal al snel te kunnen uitbreiden, zodat we begin maart 2005 met alle verenigingen van Oost op de nieuwe applicatie, het NTTB Administratie Systeem (NAS), draaien. Ook zullen we zo kort mogelijk na 15 februari, maar dit is afhankelijk van de eerste ervaringen met de nieuwe applicatie, de invoering starten in een afdeling, waarvan de ledenadministratie voorlopig nog door de afdeling wordt verzorgd. Deze afdeling zal nog bepaald moeten worden maar gegeven de geografische ligging, gaat onze voorkeur uit naar Gelre. Als de ervaringen positief zijn, dus weinig problemen, zullen de andere afdelingen in de eerste week van maart 2005 kunnen volgen. Na ingebruikname van NAS dienen de ledenadministrateurs eerst de nieuwe leden, in verband met de lopende competitie, aan te melden en de conversie van het ledenbestand te controleren en zonodig te corrigeren. Hierna zijn de extra werkzaamheden voor wat betreft de ledenadministratie afgerond en gaat men over naar de “dagelijkse” situatie voor het onderhoud van het ledenbestand. We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden.
In de volgende nieuwsbrief, die begin maart 2005 verschijnt, zullen we (uitgebreid) verslag doen van de ingebruikname van de ledenmodule en ingaan op de planning van de andere modules, te weten: competitie, licenties en ranglijsten. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
07 maart 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (7) In de vorige nieuwsbrief, nummer 6, konden wij u nog melden, dat we verwachten rond 15 februari te starten met de invoering van de ledenmodule van het NTTB Administratie Systeem, afgekort als NAS. Verderop in deze nieuwsbrief kunt u lezen hoe wij deze planning hebben gehaald. Tijdens de ontwikkeling van NAS werden de opgeleverde functies al behoorlijk uitvoerig getest door de medewerkers van Veldmaat ICT. Om toch geen onnodige risico’s te lopen, werd tussen 9 en 13 februari 2005 een afsluitende test georganiseerd. Hieraan namen acht vrijwilligers, administrateurs van verenigingen, deel. Tijdens deze test vonden de betrokken administrateurs geen echte fouten in het systeem. Wel werd een aantal mogelijkheden om het bedieningsgemak te vergroten door de testers voorgesteld. In de dagen na deze test zijn deze verbeteringen doorgevoerd in het systeem. Op donderdag 17 februari 2005 was het dan zover: NAS ging in productie. Circa 25 verenigingen van afdeling Oost waren hiervan op de hoogte gesteld en hadden vanaf dat moment toegang tot het systeem om de verenigingsgegevens en ledengegevens te muteren. Gelijkertijd hadden ook de secretarissen van de acht afdelingen toegang tot NAS gekregen. De ingebruikname van NAS verliep dermate voorspoedig, dat het verantwoord was om het aantal verenigingen met toegang tot NAS in straf tempo uit te breiden. Op 28 februari 2005 ontvingen de laatste verenigingen een brief met hun inloggegevens en konden ook met het nieuwe systeem aan de slag. Binnen 14 dagen was de invoering van NAS bij de verenigingen, de afdelingen en het bondsbureau min of meer afgerond. De autorisaties voor de afdelingen zijn tijdens deze periode in orde gemaakt. Ook zijn aan enkele verenigingen met een afzonderlijke ledenadministrateur nieuwe inlogaccounts verstrekt. We houden er rekening mee dat meer verenigingen zich de komende tijd zullen melden voor een inlogaccount voor hun ledenadministrateur. Achteraf kunnen we stellen dat het is meegevallen. In korte tijd hebben ongeveer 700 mensen de mogelijkheid gekregen om met NAS te werken. Op 2 maart heeft al ruim 20% gebruik gemaakt van deze mogelijkheid, dit aantal groeit gestaag met ongeveer 20 mensen per dag. In de afgelopen twee weken zijn maar weinig problemen aangemeld. We hebben vastgesteld dat de problemen die zich wel hebben voorgedaan, niet door het NTTB Administratie Systeem zelf worden veroorzaakt, maar dat de oorzaak is terug te voeren tot een combinatie van NAS en andere software. Hierbij moet gedacht worden aan antivirus software (die internetinstellingen aanpassen) en andere “firewall” programma’s. Deze problemen spelen gelukkig alleen op de specifieke pc van enkele gebruikers en doen zich dus niet op grote schaal voor. Vooruitkijkend, zullen we de komende weken nieuwe gebruikers begeleiden bij de ingebruikname van NAS. Daarnaast staan ook enkele (forse) uitbreidingen van het systeem op stapel. Zo zal het mogelijk worden om speelzaal/locatiegegevens van verenigingen in het systeem vast te leggen en wordt de mogelijkheid om “commissies” te registreren, gerealiseerd. Door deze laatste uitbreiding worden bondsbureau, afdelingen en verenigingen in staat gesteld om hun organisatie(structuur) in het systeem te registreren, die de basis vormt voor de nog te ontwikkelen mailingfunctie van NAS. Deze functie stelt de gebruikers in staat om voor bepaalde doelgroepen een verzendlijst aan te maken, die in een aantal vormen kan worden gepresenteerd: als lijst, e-mail list en adresstickers. In april 2005 wordt gestart met de competitiemodule. In de volgende nieuwsbrief zullen we u hier uitgebreid informeren.
We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
16 april 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (8) Zoals in de vorige nieuwsbrief aangegeven, zouden we in deze nieuwsbrief ingaan op de competitiemodule. Na de leverancierswisseling in januari dienden we onze plannen te herzien. In de afgelopen maanden werden ideeën met betrekking tot de ontwikkeling en invoering van de competitiemodule ontwikkeld en afgestemd. Dit resulteerde in het voornemen om met ingang van de najaarscompetitie schaduw te gaan draaien met enkele competities. Gebaseerd op de bevindingen konden we aan het eind van het jaar een weloverwogen keuze maken voor de definitieve invoering van de competitiemodule. Sinds een aantal weken worden we geconfronteerd met een verminderde beschikbaarheid van de ontwikkelcapaciteit bij de leverancier. Op dit moment is nog niet bekend of en op welke termijn hierin verandering komt en we weer de beschikking hebben over de volledige capaciteit. Het moge duidelijk zijn dat dit onze ambitieuze planning sterk onder druk zet en mogelijk niet haalbaar maakt. We houden er intern al een beetje rekening mee dat we de geplande invoering van de competitiemodule (om schaduw te draaien) moeten uitstellen naar de voorjaarscompetitie van 2006 en de najaarscompetitie 2005 gaan gebruiken om de module te ontwikkelen met behulp van een beperkte pilot. Per saldo resulteert dit in een vertraging van een half jaar. In de komende twee weken zullen we als projectgroep hierin een definitief standpunt innemen en als zodanig ook bekend maken aan belanghebbenden. Dit gebeurt onder andere via de volgende nieuwsbrief. In de komende week wordt een nieuwe versie van NAS in gebruik genomen. Gebruikers worden inhoudelijk via de administratieve website geïnformeerd. We willen u enkele aantallen niet onthouden. Op 1 maart waren 670 gebruikers geautoriseerd, 650 gebruikers van verenigingen en 20 gebruikers van afdelingen of bondsmedewerkers. In de afgelopen zes weken hebben zo’n 60 verenigingen een tweede inlogaccount gekregen, omdat de ledenadministratie door een aparte functionaris wordt verzorgd. Daarnaast hebben ongeveer 25 afdelingsfunctionarissen raadpleegbevoegdheid gekregen. De helft van alle gebruikers heeft intussen gebruik gemaakt van de mogelijkheid om kennis te maken met het nieuwe systeem. Dit betekent echter ook dat de helft nog GEEN kennis heeft gemaakt met het systeem. Dit baart ons als projectorganisatie enigszins zorgen. Wel zien we een opvallend verschil tussen de afdelingen. In de afdelingen Holland-Noord, Limburg, Midden en Oost, waar de verenigingen de ledenadministratie zelf verzorgen, heeft ongeveer 60% van alle verenigingen al kennis gemaakt met het systeem. In de andere afdelingen is dit percentage nog geen 40%. Waarschijnlijk heeft dit te maken met het feit dat de verenigingen in Gelre, Noord, West en ZuidWest hun ledenmutaties nog steeds doorgeven aan de afdelingsfunctionaris. Via deze nieuwsbrief willen we dan ook iedere gebruiker die nog niet heeft ingelogd, oproepen om toch een keer in te loggen. Al was het maar om te zien of alles naar behoren werkt. Problemen kunt u nu nog zonder tijdsdruk (laten) verhelpen. Dit zal meestal niet het geval zijn als u wacht totdat u (leden)mutaties moet registreren in NAS. De meeste verenigingsgegevens in NAS zijn nog niet compleet: onder andere vestigingsplaats, gemeente en provincie ontbreken. Bij het verenigingsbestuur zijn alleen de voorzitter, penningmeester en secretaris overgenomen vanuit CAA; overige bestuursleden kunnen in NAS worden opgegeven. Bovendien zijn de gegevens van "verplichte" functionarissen vaak niet volledig of up-to-date. Het is belangrijk dat deze gegevens gecontroleerd en zonodig worden aangevuld. Zeker bij bestuursleden en functionarissen is het wenselijk dat e-mail adressen worden opgenomen. Binnenkort wordt een
mailingfunctie opgeleverd, waarmee men eenvoudig "verzendlijsten" in verschillende formaten (papier, e-mail) kan aanmaken. Verenigingen die genoemde gegevens adequaat hebben ingevuld, zijn verzekerd van snelle en directe ontvangst van belangrijke informatie. We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
6 mei 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (9) Zoals in de vorige nieuwsbrief al werd aangegeven, hielden we er intern al een beetje rekening mee dat de planning van het project aangepast zou moeten worden aan de beperkte ontwikkelcapaciteit bij de leverancier. Ruim een week geleden is de beslissing genomen om het project te temporiseren. Op 28 april j.l. zijn de afdelingsbesturen hiervan op de hoogte gesteld, met het verzoek om de informatie ook door te geven aan de verenigingen. Wat betekent dit nu concreet? Eerst gaan we het onderdeel Ledenadministratie afronden. In mei en juni zal onze aandacht hier op gericht zijn. In juli begint de leverancier met de Competitieadministratie. Bij de ontwikkeling van deze module zullen ook enkele gebruikers (competitieleiders) betrokken zijn, in juni willen we met betrokkenen afspraken maken over hun inbreng hierbij. In het vierde kwartaal van 2005 zullen we deze module presenteren aan een breder gehoor. De voorjaarscompetitie van 2006 zal gebruikt worden om de module in de praktijk uit te testen (“schaduwdraaien”) en als alles naar wens verloopt, zal de competitiemodule met ingang van de najaarscompetitie 2006 landelijk in gebruik worden genomen. De ontwikkeling van de licentie- en ranglijstmodule staat gepland voor de eerste helft van 2006. De werkgroep licenties en ranglijsten (onder leiding van Igor Heller en Hans van Haaren) zullen hun activiteiten hierop afstemmen. Aansluitend kunnen deze modules in gebruik worden genomen. Het voorgaande betekent wel, dat we wat langer, tot midden 2006, gebruik moeten maken van het oude systeem (CAA) voor de competities en de licenties. In tegenstelling tot eerdere berichten, zal de teamopgave op de gewone manier (via teamlijsten) moeten gebeuren, dus zonder registratie in NAS. Vanuit NAS zullen we CAA blijven voeden met ledenmutaties, die relevant zijn voor de competitieadministratie, licenties en de facturering van de bondsbijdrage. Voorlopig houden we nog vast aan het vierwekelijks “updaten” van CAA. Belangrijk voor ledenadministrateurs: In het verlengde hiervan wordt het wijzigen van de competitiegerechtigdheid vanaf dinsdag 10 mei tijdelijk helemaal vrijgegeven. U, ledenadministrateur van de vereniging, bent hierdoor in staat om de leden van een juiste code competitiegerechtigd te voorzien die in de pas loopt met de teamopgave voor de najaarscompetitie. U dient dit wel voor 1 juli a.s. in orde te hebben gebracht, aangezien bij het factureren van de competitietoeslag voor de tweede helft van het jaar de situatie op 1 juli bepalend is. Belangrijk voor secretarissen: binnen enkele weken wordt een nieuwe functie in NAS operationeel. Deze functie stelt in eerste instantie bonds- en afdelingsgebruikers in staat om voor een bepaalde doelgroep een verzendlijst aan te maken. In een later stadium komt deze functie ook beschikbaar voor verenigingsfunctionarissen. Deze verzendlijst kan worden uitgeprint of naar wens worden omgezet in een ander formaat, zoals stickers en e-mail list. Indien u de verenigingsgegevens in NAS nog niet hebt bijgewerkt, loopt u het risico dat u verstoken blijft van ook voor u relevante informatie. Controleer de samenstelling van het bestuur en de “verplichte” functionarissen van uw club en pas deze zonodig aan. U bent dan in ieder geval verzekerd dat u of andere functionarissen van uw vereniging alle informatie ontvangen. In de afdelingen Holland-Noord, Limburg, Midden en Oost hebben de verenigingen gelijk met de start van NAS de mogelijkheid gekregen om zelf de ledenmutaties aan te brengen in NAS. In de andere afdelingen wilde men eerst de kat uit de boom kijken. Gevoed door de overwegend positieve ervaringen met NAS is men in deze afdelingen min of meer gestart met het overdragen van deze mutatiebevoegdheid aan de verenigingen. In Gelre zijn intussen ruim 20 verenigingen bevoegd om zelf de ledengegevens te onderhouden. In West is men onlangs gestart met het vaststellen van het invoeringsscenario en in afdeling Noord is men enkele weken geleden begonnen met het in kaart
brengen van het moment waarop verenigingen “overgaan”. In ZuidWest heeft men besloten om na de zomervakantieperiode de overdracht op te pakken. Dit betekent dat in het najaar alle verenigingen volledig verantwoordelijk zijn voor “hun” ledenadministratie in NAS. Hiermee zou toch een mijlpaal bereikt zijn. We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
17 juni 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (10) In de vorige nieuwsbrief zijn we uitgebreid ingegaan op de planning van het project. Voor de systeemontwikkeling zijn we tot de volgende planning gekomen. Tot de zomervakantieperiode ligt het accent op de ledenadministratie, zodat bij de start van het nieuwe seizoen alle functionaliteit is gerealiseerd en in gebruik is genomen. De voor de verenigingen nog te ontwikkelen functies zijn: de stamkaart, de mailingfunctie en het overzicht verenigingsorganisatie. Ook voor de afdelingen en het bondsbureau staan nog enkele nieuwe functies op het programma. Na de vakantieperiode zal de aandacht vooral gericht zijn op de ontwikkeling van de competitiemodule. Dit moet er toe leiden dat in december de teamopgave voor de voorjaarscompetitie 2006 in NAS plaatsvindt en van daaruit wordt doorgegeven aan CAA. Vanaf januari 2006 kan men met de competitiemodule in NAS schaduwdraaien. Op basis van de opgedane ervaringen wordt in april/mei 2006 besloten of algehele invoering van de competitiemodule voor de najaarscompetitie 2006 verantwoord is. Vanaf januari 2006 verschuift de aandacht van de leverancier meer richting de administratie van licenties. Voor zover mogelijk is, zullen de competitieresultaten, die tijdens het schaduwdraaien in NAS zijn geregistreerd, gebruikt worden voor het testen van de licentiemodule. Medio 2006 zal een deel van de licentiemodule in gebruik worden genomen. In de maanden die hierop volgen, worden de overige functies in gebruik genomen. Nu, bijna vier maanden na de start van de invoering, is aan 828 personen een inlogaccount verstrekt voor het gebruik van NAS. Hiervan hebben intussen 546 (66%) personen geprofiteerd. Dit betekent dat 282 personen nog geen weet hebben van de voordelen van NAS. Mocht u tot de laatste groep behoren, maar dat het door "technische" problemen niet mogelijk was om in te loggen, laat ons dit dan via de e-mail (
[email protected]) weten. Wij kunnen u helpen alsnog toegang tot het nieuwe systeem te krijgen. Alle verenigingen dienen voor september hun ledenadministratie in NAS op orde te hebben. In september worden de facturen voor de tweede helft van 2005 verstrekt. Voor de goede orde merken we nog op dat de administrateurs van de verenigingen tot 1 september a.s. de mogelijkheid hebben om de rubriek competitiegerechtigd aan te passen aan de teamopgave. Hierna gaat deze rubriek "op slot". Kijkend naar de verenigingsgegevens (algemeen, bestuurssamenstelling, gegevens van speellocatie en "verplichte" functionarissen) dan moeten we stellen dat veel verenigingen nog niet de moeite hebben genomen om deze actueel en volledig te maken. Het is ook in het belang van de verenigingen dat dit op korte termijn gebeurd. Binnen enkele weken wordt de mailingfunctie in gebruik genomen. Deze functie stelt de afdelingen en het bondsbureau in staat om op eenvoudige wijze een doelgroep te benoemen en hiervoor een "verzendlijst" aan te maken. Bij doelgroep dient u te denken aan de voorzitters, secretarissen, penningmeesters, ledenadministrateurs en/of wedstrijdsecretarissen van de verenigingen. Door ervoor te zorgen dat NAS de correcte gegevens bevat, weet u zeker dat u niet verstoken blijft van voor u belangrijke informatie. Kortom, het is niet alleen in ons belang maar zeker ook in uw belang dat u ervoor zorgt, dat NAS de juiste gegevens bevat. Met een inspanning van slechts enkele uren, is een gemiddelde vereniging in staat om de hele administratie in NAS up-to-date te krijgen.
We hopen u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman, Projectorganisatie Automatisering NTTB
7 juli 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (11) Op 23 juni jl. is aan de afdelingsbesturen een draaiboek voor de periode 2005-2006 verstrekt. In dit draaiboek zijn de diverse projectactiviteiten wat meer gedetailleerd beschreven en gepland. Enerzijds hopen we op deze manier een hoop vragen al op voorhand te hebben beantwoord en verwachten we dat alle klokken weer een beetje gelijk zijn gezet. Volgende week, beginnend op maandag 4 juli, wordt de vernieuwde koppeling met CAA in gebruik genomen. Deze koppeling zorgt ervoor dat meer ledengegevens uit NAS worden overgenomen in CAA, zoals de adresgegevens. Ook worden de wijzigingen in de bestuurssamenstellingen doorgegeven aan CAA. Daarnaast treedt het mechanisme in werking om alle (senioren-)licenties in NAS met CAA te synchroniseren. Hiermee is de basis gelegd voor de nabije toekomst, zodat CAA voorlopig over de juiste informatie beschikt voor de facturen (2005), de competitieadministratie en de licentieadministratie (2005-2006). Deze maand staat voornamelijk nog in het teken van de afronding van de ledenadministratie. De meest belangrijke aanpassingen zullen nog worden gerealiseerd en in productie worden genomen. Op dit moment is al wel duidelijk dat niet alle wensen gehonoreerd zullen worden. Een aantal zal in de loop van de komende maanden worden ontwikkeld, enkele zullen mogelijk pas in 2006 worden gerealiseerd. Een en ander hangt vooral af van de ruimte in de ontwikkelcapaciteit die "overblijft". Vanaf 1 augustus zal het accent liggen op de ontwikkeling van de competitiemodule. Ook starten deze maand enkele competitieleiders, onder regie van de projectorganisatie, met het "ontwerp" van de competitiemodule. Het is de bedoeling dat eind juli/begin augustus het "ontwerp" wordt afgerond. Dit vormt de basis voor de ontwikkeling die in augustus start. In oktober/november wordt het tussenresultaat (het reeds ontwikkelde deel van de competitiemodule) gepresenteerd aan "alle" competitieleiders. Hierna hebben zij de gelegenheid om de puntjes op de i te zetten. Het is deze keer een korte nieuwsbrief geworden. Desalniettemin hopen wij u via deze nieuwsbrief weer adequaat te hebben geïnformeerd over de ontwikkeling en de ingebruikname van het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht het voorgaande vragen bij u oproepen, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Hierbij moeten we wel een kanttekening plaatsen. Dos is (nagenoeg) de gehele maand juli afwezig in verband met vakantie in Amerika. Harry is van 15 juli tot en met 24 juli in Praag (EJK), waardoor in deze periode de bemanning van
[email protected] tot een bijna beschamend niveau is gedaald. Wij willen u daarom vragen om óf uw vragen voor 15 juli aan ons e-mail adres te richten óf uw vragen op te zouten tot na de 24e. Wij rekenen op uw begrip voor de situatie. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
7 augustus 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (12) Zoals op de wegen in Nederland goed merkbaar is (weinig files), is een groot deel van de Nederlanders met vakantie. Dit is onder andere ook te merken in het gebruik van het NTTB Administratie Systeem. Een groot deel van de clubs heeft zijn ledenbestand al voor de vakantieperiode op orde gebracht en de ledenadministrateurs konden/mochten de afgelopen maand genieten van een welverdiende rust. Over één tot twee weken zullen de meesten wel weer de draad oppakken. Voor ons, de projectorganisatie, is dit vooral merkbaar aan het geringere aantal aanvragen voor een inlogaccount en het aantal meldingen van "vergeten" wachtwoorden dat ons bereikt. Met de afronding van de ledenmodule loopt het iets minder voorspoedig dan verwacht. Door een verhuizing die zich plotseling heeft aangediend, heeft de leverancier op dit moment minder tijd beschikbaar voor de ontwikkeling van de laatste functies. Afronding van de module wordt nu voorzien in september. Dit wil niet zeggen dat de ontwikkeling van NAS voor de rest stilstaat. Dit is zeker niet het geval. In de eerste helft van juli is in samenwerking met twee competitieleiders uit de afdeling Oost een eerste opzet gemaakt voor het ontwerp van de competitieadministratie. Dit ontwerp is vervolgens voorgelegd aan de landelijke competitieleiders. Naar aanleiding van de bespreking met deze competitieleiders behoefde het ontwerp slechts op enkele kleine punten bijgesteld te worden. De belangrijkste conclusie: met dit ontwerp is een belangrijke basis gelegd voor de ontwikkeling van de competitiemodule. Het is wel de bedoeling dat het ontwerp in augustus wordt doorgesproken met de leverancier, zodat in september daadwerkelijk kan worden gestart met de bouw van de competitiemodule. Kortom, we hebben niet stilgezeten. Deze vakantie-editie van de Nieuwsbrief is wat aan de korte kant. Echter, er was ook niet zoveel te melden, maar u bent nu wel weer op de hoogte van alle ontwikkelingen rond het NTTB Administratie Systeem (NAS). Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mail adres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
6 september 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (13) Het project is inmiddels zijn tweede jaar ingegaan. Ondanks een leverancierswisseling halverwege het eerste jaar, zijn we er toch in geslaagd om het onderdeel Ledenadministratie grotendeels in gebruik te nemen. In de komende maanden worden enkele op dit moment nog ontbrekende functies beschikbaar gesteld aan de ledenadministrateurs en secretarissen van verenigingen en een aantal afdelings- en bondsfunctionarissen van het systeem. Het accent zal in de komende maanden vooral liggen op het onderdeel Competitieadministratie. Deze maand wordt gestart met de ontwikkeling van de functies voor de registratie van de teamopgave (door de wedstrijdsecretarissen) en de controle hiervan door de competitieleiders. Hierna worden de andere functies van deze module, waarvan het beheer van het competitieprogramma en de verwerking van de uitslagen de belangrijkste zijn, ontwikkeld. Hierbij is het uitgangspunt dat de teamopgave voor de voorjaarscompetitie 2006 in NAS zal gebeuren. Voor de rest blijft het nog even bij het oude en wordt CAA nog gebruikt voor de feitelijke competitieadministratie. In het voorjaar van 2006 zullen we met de nieuwe competitiemodule van NAS gaan proefdraaien. Het voorgaande betekent wel dat in november a.s. alle wedstrijdsecretarissen geautoriseerd moeten worden voor het gebruik van NAS. Zij dienen per slot van rekening de teamopgaven in NAS vast te leggen. Deze autorisaties worden verstrekt op basis van de registratie in NAS. Sinds een aantal maanden beschikken de verenigingssecretarissen over de mogelijkheid om diverse functionarissen (bestuursleden, ledenadministrateurs en wedstrijdsecretarissen) in het systeem te registreren. Een begin augustus uitgevoerd onderzoek gaf aan dat minder dan de helft van de verenigingssecretarissen de in NAS opgenomen verenigingsgegevens al hadden gecontroleerd en gecorrigeerd/ aangevuld. Hierdoor is het risico groot dat de in het systeem opgenomen "lijst" van wedstrijdsecretarissen niet compleet/correct is. Dit zou kunnen leiden tot grote problemen bij de verstrekking van de noodzakelijke autorisaties in november. Daarom zijn we vanuit het project een actie gestart om alle secretarissen aan te schrijven, die "hun" verenigingsgegevens nog niet hebben gecontroleerd. In afdeling Oost loopt deze actie nu drie weken en hebben intussen al 18 van de 31 verenigingen gehoor gegeven aan de oproep. Limburg volgde 1,5 week later en ook hier zien we dat van 7 van de 23 verenigingen de gegevens zijn aangevuld. In Holland Noord en Midden is de actie een week geleden gestart en ook hier zien we hoopvolle resultaten. De andere afdelingen, met 190 "dissidente" verenigingen, volgen in de loop van september. We hopen u volgende maand meer over de resultaten van deze actie te kunnen melden. Waarschijnlijk kunnen we u ook meer informatie verstrekken over de vorderingen met de competitiemodule. In ieder geval bent u nu weer volledig op de hoogte van dit project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mailadres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
6 november 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (14) Door diverse omstandigheden hadden we een maand geleden maar weinig te melden. Daarom is er begin oktober geen nieuwsbrief verschenen. Deze keer zullen we daarom een inhaalslag maken. De meeste gebruikers merken weinig van alle meeste werkzaamheden aan de ledenmodule. Op dit moment ligt de prioriteit bij de werkzaamheden voor de facturering. Vanaf januari 2006 moeten de facturen voor de bondsbijdrage met behulp van NAS worden aangemaakt. Daarnaast is een start gemaakt met de mailingfunctie; het bondsbureau en de afdelingen beschikken nu over de eerste versie van deze functie waarmee adresstickers kunnen worden aangemaakt voor de leden van de dagelijkse besturen (voorzitter, secretaris en penningmeester) van de afdelingen en de verenigingen, evenals enkele belangrijke verenigingsfunctionarissen, zoals de ledenadministrateurs en wedstrijdsecretarissen. Nieuw is dat ledenlijsten in Excel-formaat kunnen worden aangemaakt. Het Excel-formaat biedt betere mogelijkheden om overzichten zodanig te ordenen dat die beter voldoen aan de wensen dan het pdf-formaat. Deze mogelijkheden zullen in de komende tijd verder worden uitgebouwd. Naast deze uitbreidingen zijn enkele "kleinere" uitbreidingen van NAS gerealiseerd: overzicht verenigingsorganisatie, onderhoudsfunctie afdelingsgegevens (afdeling en bondsbureau), overzicht afdelingsorganisatie, onderhoudsfunctie contributietarieven. Het is de bedoeling om de ledenmodule in de komende twee maanden min of meer af te ronden. Op zich is de ontwikkeling van de competitiemodule nog niet gestart. Wel wordt een proefperiode voorzien die in februari 2006 start. De voorbereidingen van deze proefperiode zijn in gang gezet. Kort geleden zijn de landelijke en de afdelingscompetitieleiders geïnformeerd over de mogelijkheden en gevraagd hun wensen, c.q. plannen voor deze proefperiode kenbaar te maken. In de loop van december moeten de afdelingsplannen een definitief karakter krijgen, zodat de plannen in januari met de (betrokken) verenigingen kunnen worden afgestemd. Ook met de ontwikkeling van de licentiemodule is onlangs een start gemaakt. Dit heeft geleid tot de ingebruikname van een functie waarmee zowel jeugd- als seniorenlicenties kunnen worden gemuteerd en een functie waarmee een licentielijst kan worden vervaardigd. Ook zijn alle licentiefunctionarissen geautoriseerd. Vanwege de ontwikkeling van de ledenmodule en de competitiemodules wordt nu even met de licentiemodule een "pas op de plaats" gemaakt. Het gebruik van NAS ontwikkelt zich naar wens. Bijna 200 verenigingen hebben in de afgelopen maanden de verenigingsgegevens in NAS gecompleteerd. Helaas blijven er nog ongeveer 150 van de 650 verenigingen over die dit nog niet hebben gedaan. Ook het aantal gebruikers van NAS stijgt gestaag. Intussen nadert het aantal gebruikers van NAS de 1000. Echter, hiervan heeft 15% nog geen poging gedaan om in te loggen. Met behulp van de functie "gebruikersaccounts" krijgen gebruikers inzicht krijgen in wie nog meer van de "eigen" vereniging of afdeling geautoriseerd is voor NAS. Mogelijk draagt dit, vanwege de "sociale controle", bij aan het actieve gebruik van NAS door de gebruikers. We streven nog steeds naar 100%.
U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mailadres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
10 december 2005
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (15) De registratie in NAS biedt de mogelijkheid om het ledenbestand te "onderzoeken". Zo kon worden vastgesteld dat S.K.F. op dit moment met 230 geregistreerde leden de grootste vereniging van Nederland is, ASOC is met twee geregistreerde leden de kleinste. Enkele andere wetenswaardigheden: -
Mevrouw A. de Waal-Venema van TTV De Volewijckers '86 is het oudste lid met een landelijke licentie.
-
De 8 jaar jongere Ed van de Berg van DOCOS is de oudste heer met een landelijke licentie.
-
Het jongste lid met een landelijke seniorenlicentie is de bijna 13-jarige Kimberly Smeenk van Odion.
-
Haar mannelijke tegenstrever is Boris de Vries van Smash '70, met 14-jaar in het bezit van een C-licentie.
Natuurlijk staan we deze keer ook stil bij de voortgang van het project. Zoals vorige maand gemeld, ligt de prioriteit op dit moment bij de facturering. De ontwikkeling van dit onderdeel van de ledenmodule vordert gestaag en er zijn vooralsnog geen problemen. Dit betekent dat alle penningmeesters in januari 2006 hun eerste factuur voor de bondsbijdrage uit NAS tegemoet kunnen zien. In december nemen we dus afscheid van de facturen van CAA. Sinds 1982 hebben deze facturen de inkomsten van de bond en afdelingen voor een belangrijk gedeelte verzorgd. Aansluitend op de facturering wordt de nationale sportpas ter hand genomen. Deze pas vervangt naar verwachting de bestaande stamkaart. Het leuke van deze pas is dat er een soort "air miles"-systeem aan gekoppeld is, waardoor leden gebruik kunnen maken van talloze aanbiedingen. Het is de bedoeling dat aan het eind van het eerste kwartaal van 2006 alle leden een nieuwe pas ontvangen. In de volgende nieuwsbrief komen we uitgebreider op dit onderwerp terug. Stond 2005 volledig in het teken van de ledenadministratie, in 2006 zal de aandacht voornamelijk uitgaan naar de competitiemodule. Inmiddels zijn de eerste ideeën van de afdelingen met betrekking tot de proefperiode ontvangen. Belangrijk is dat alle competitieleiders betrokken zijn bij de proef, zodat we gebruik kunnen maken van de kennis en ervaring van iedereen. Daarnaast kan iedere competitieleider ook alvast een beetje wennen aan de nieuwe situatie. In januari dienen de plannen een definitief karakter gekregen te hebben. En zullen de plannen worden afgestemd met alle betrokkenen zoals competitiebeheerders en deelnemende verenigingen. In februari starten we met de proef. Vooruitlopend op de ontwikkeling van de licentiemodule zijn al enkele opties ontwikkeld en in gebruik genomen. Deze opties zijn bedoeld voor de licentiefunctionarissen. In een later stadium worden ook andere functionarissen via NAS van informatie voorzien. De werkgroep Licenties en Ranglijsten, onder leiding van Igor Heller en Hans van Haaren, zullen hiervoor de specificaties aanleveren. De kwaliteit van de gegevens in NAS varieert nogal. Er zijn verenigingen die nog helemaal niets met NAS hebben gedaan, waardoor hun administratie niet compleet en hoogstwaarschijnlijk ook sterk verouderd is. En er zijn enkele verenigingen die alle gegevens keurig hebben geregistreerd en actueel
houden. De meeste verenigingen zitten hier ergens tussenin. Vanuit het project wordt een actie gestart, waarin de verenigingen op de hoogte worden gebracht van de "tekortkomingen" in hun registratie. Het is de bedoeling dat de verenigingen dit initiatief aangrijpen om hun administratie op orde te brengen. Het laatste punt betreft de rubriek competitiegerechtigd. Vanaf 14 december a.s. kunnen de ledenadministrateurs de rubriek in overeenstemming brengen met de teamopgave voor de voorjaarscompetitie. Het is dan weer mogelijk om competitiegerechtigde leden basislid te maken. Dit kan tot aan de facturering in NAS in januari 2006. U wordt nog geïnformeerd over de precieze datum in januari (zie ook het inlogscherm). U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mail adres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Met het naderen van het jaareinde komen ook de feestdagen weer in beeld. Namens de projectorganisatie willen we iedereen prettige kerstdagen en een goede jaarwisseling toewensen. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
4 januari 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (16) Om mee te beginnen: we wensen iedereen, namens de projectorganisatie, een gezond, gelukkig en een sportief gezien succesvol jaar toe. Een jaarovergang is altijd weer een moment van bezinning. Voor de projectorganisatie was 2005 een bewogen jaar. Onder grote tijdsdruk kwam de eerste versie van de ledenmodule in februari beschikbaar. Vanaf begin maart waren alle verenigingen aangesloten op NAS voor het beheer van hun ledenbestanden. In Holland Noord, Limburg, Midden en Oost waren de verenigingen zelf in staat om de gewenste mutaties aan te brengen. In de andere vier afdelingen waren het nog de ledenadministrateurs van de afdeling die de registratie in NAS verzorgden. In de maanden die daarop volgden werden de verenigingen in Gelre, Noord, West en ZuidWest gestimuleerd om deze registratie zelf te gaan verzorgen. Uiteindelijk waren in oktober alle verenigingen, op een enkele uitzondering na, zelf verantwoordelijk voor hun mutaties in NAS. Bij het verstrekken van de bijbehorende autorisaties doen zich twee situaties voor. Bij ongeveer 40% van de clubs zijn afzonderlijke functionarissen verantwoordelijk voor het bijwerken van de ledengegevens ("ledenadministrateur") en de verenigingsgegevens ("secretaris"). Bij 60% van de verenigingen is dit een combinatiefunctie. Daarnaast heeft een aantal verenigingen voor hun bestuursleden raadpleegrechten aangevraagd. Samen met enkele tientallen afdelings- en bondsfunctionarissen komt het totale aantal gebruikers van NAS uit op een kleine 1000. Over het algemeen genomen zijn de gebruikers positief over NAS. Enerzijds komt dit door de gebruikersvriendelijke opzet van het systeem en het geringe aantal programmafouten dat door gebruikers is vastgesteld (op de vingers van twee handen te tellen). Anderzijds door de adequate ondersteuning van de gebruikers: handleiding, veelgestelde vragen en de helpdesk. De helpdesk wist 90% van de vragen en verzoeken binnen 24 uur af te handelen. In het afgelopen jaar is een groot deel van de functionaliteit van de ledenmodule gerealiseerd, helaas niet alles. Op korte termijn wordt het onderdeel facturering (facturen en creditnota's) afgerond. Daarna wordt NAS gekoppeld aan Nederland Sportland Digitaal (NSD), een service van NOC*NSF, voor het vervaardigen van de nationale sportpas. Deze pas gaat de stamkaart als bewijs van lidmaatschap vervangen. Het is de bedoeling dat alle leden nog in het voorjaar deze nieuwe pas zullen ontvangen. Andere uitbreidingen van de ledenmodule zullen in de loop van 2006 worden opgepakt. Hierbij kan gedacht worden aan de mailingfunctie, ondersteunt e-mail verkeer en genereert verzendinformatie in de vorm van etiketten en lijsten, en de contributieservice, een onderdeel van NSD, waarmee verenigingen de contributies bij hun leden kunnen innen. Het tempo waarin deze uitbreidingen worden opgepakt, is afhankelijk van de beschikbare ontwikkelcapaciteit. Deze capaciteit zal de komende maanden vooral worden ingezet voor de ontwikkeling van de competitiemodule. De competitieleiders worden nauw betrokken bij het ontwikkelingstraject. In november is daarom de communicatie met de competitieleiders opgestart. In december heeft een aantal afdelingen te kennen gegeven hieraan mee te willen werken. In de tweede week van januari koppelt de projectorganisatie één en ander terug naar de betrokkenen. In de weken hierna worden enkele bijeenkomsten georganiseerd. Deze zijn bedoeld voor de betrokken competitieleiders om meer duidelijkheid te krijgen over de ontwikkeling, het testen en de ingebruikname van de ledenmodule. Deze editie van de nieuwsbrief willen we afsluiten met een praktisch punt: de rubriek competitiegerechtigd. Het is tot maandag 16 januari a.s. mogelijk om deze rubriek vrij te muteren en in overeenstemming te brengen met de teamopgave voor de voorjaarscompetitie. Vanaf de 16e gaat deze rubriek "op slot": basislieden kunnen nog wel competitiegerechtigd worden, omgekeerd is niet mogelijk.
U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mail adres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
7 februari 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (17) Twee weken geleden heeft het bondsbureau voor de eerste keer de facturen met behulp van NAS aangemaakt. De eerste reacties waren overwegend positief. Tevens biedt NAS nu de mogelijkheid om de facturen on-line in NAS te bekijken. Deze mogelijkheid is vooral bedoeld voor de penningmeesters en eventueel andere bestuursleden. Voor de volledigheid moet nog wel worden opgemerkt dat niet alle verplichtingen vanuit NAS zijn gefactureerd. Een aantal heffingen, zoals de scheidsrechtersheffing, wordt voorlopig nog via het oude systeem in rekening gebracht. In de afgelopen maanden is gebleken dat verscheidene verenigingsfunctionarissen het idee hebben dat NAS is bedoeld voor het bondsbureau en de afdelingen. Natuurlijk hebben het bondsbureau en de afdelingen belang bij de informatie in NAS, maar het is zeker niet zo dat NAS niet bedoeld is voor de verenigingen. Ten eerste biedt NAS de mogelijkheid om de ledenlijst in verschillende formaten aan te maken (op scherm, Pdf en Excel). De Excel versie biedt, in tegenstelling tot de andere twee, wel de mogelijkheid om de indeling van het overzicht aan te passen. Ten tweede staat er nog een mailingfunctie op de planning die het e-mail verkeer met de leden ondersteund, deze functie is juist bedoeld voor verenigingsfunctionarissen die geregeld leden via de e-mail aanschrijven. Ten derde neemt het aantal mogelijkheden in de loop van dit jaar nog toe als we ook de competitiegegevens in NAS opnemen. Ook een vierde optie willen we u niet onthouden. Binnenkort sluiten we NAS aan op Nederland Sportland Digitaal (NSD), een service van NOC*NSF, in verband met de nationale sportpas. Maar NSD biedt meer opties, waaronder een "digitale penningmeester". Met behulp van deze NSD module kan uw vereniging op een eenvoudige manier de contributies innen bij de leden. Zoals u ziet hebben we plannen genoeg om NAS te ontwikkelen tot een volwaardige verenigingsapplicatie. Hiermee hopen we op termijn andere applicaties, zoals PC Leden en Davilex, overbodig te maken. Mist u nog bepaalde mogelijkheden in het voorgaande of heeft u gewoon nuttige ideeën voor de verdere uitbouw van NAS, dan vernemen wij deze graag. U kunt ons bereiken via ons e-mail adres
[email protected]. Een ander punt dat we graag onder uw aandacht willen brengen is de rubriek competitiegerechtigd. Om ervoor te zorgen dat de gegevens in NAS in overeenstemming zijn met de facturen en het oude systeem (CAA) nog op de juiste manier wordt gevoed, is het tijdens de competitie niet mogelijk om competitiegerechtigde leden basislid te maken. We hebben het moment waarop de rubriek "op slot" of juist "van slot" gaat, gekoppeld aan de facturering. Dit houdt het volgende in: - voorjaarscompetitie . na de januari facturen gaat de rubriek competitiegerechtigd "op slot" . na de mei facturen wordt de rubriek competitiegerechtigd vrij muteerbaar - najaarscompetitie . na de september facturen gaat rubriek competitiegerechtigd "op slot" . na de december facturen wordt de rubriek competitiegerechtigd vrij muteerbaar
Het beste moment om het ledenbestand bij te werken, is de periode tussen twee competities in. U bent dan ook op de hoogte van de teamsamenstellingen voor de nieuwe competitiehelft (en weet dus wie wel en wie niet gerechtigd is om deel te nemen aan de competitie). U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mail adres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
6 maart 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (18) Dit weekend vonden in het Indoor Sportcentrum in Eindhoven de Nederlandse kampioenschappen plaats. Op het moment dat u dit leest, heeft u ongetwijfeld al kennis genomen van de uitslag. Via de website van de NTTB heeft u kunnen lezen of Li Jiao en Trinko Keen hun titels hebben geprolongeerd. In de afgelopen weken is een start gemaakt met een tweetal nieuwe ontwikkelingen. In het kader van de ontwikkeling van de competitiemodule hebben intussen twee van de drie bijeenkomsten met competitieleiders plaatsgevonden. De bijeenkomsten dienen vooral om "alle neuzen in dezelfde richting te laten wijzen". Hiertoe wordt uitgebreid stilgestaan bij de organisatie van de competities (de rol van de wedstrijdsecretarissen en competitieleiders) en de manier waarop NAS de hieraan gekoppelde administratie ondersteunt. Ook gaan we tijdens deze bijeenkomsten in op vragen die her en der leven. Maandag 6 maart, vindt de laatste bijeenkomst plaats bij TTV Stiphout in Helmond. Ook heeft afgelopen week een gesprek met NOC*NSF plaatsgevonden. Dit gesprek ging over de aansluiting van ons administratiesysteem NAS op Nederland Sportland Digitaal (NSD), het platform waarmee onder andere de nationale sportpas kan worden vervaardigd. Deze pas zal de stamkaart gaan vervangen. In de volgende nieuwsbrief kunnen we u uitgebreider over beide ontwikkelingen informeren. In deze nieuwsbrief behandelen we ook weer een "speciaal" onderwerp: de privacywetgeving. Ons is de afgelopen maanden duidelijk geworden dat hierover nogal wat misverstanden bestaan. In NTTB verband wordt een administratie gevoerd op diverse gebieden, zoals ledenbeheer, competitieadministratie, licentiebeheer, ranglijsten en dergelijke. Het systeem NAS ondersteunt deze administratie en kent gebruikers van de bond, afdelingen en verenigingen. Deze gebruikers hebben uit hoofde van hun functie toegang tot NAS. De functie bepaalt de mogelijkheden van een gebruiker. Voor verenigingen onderscheiden we twee functies: de secretaris en de ledenadministrateur. Zij zijn in staat om de verenigingsgegevens, respectievelijk de ledengegevens te muteren, zij het dat dit beperkt is tot de eigen vereniging. Daarnaast hebben zij net als alle andere verenigingsfunctionarissen, mits geautoriseerd, de mogelijkheid om de verenigingsgegevens en ledengegevens van hun eigen club te bekijken. Zodra de competitiemodule in gebruik is genomen, behoren ook de wedstrijdsecretarissen tot de reguliere gebruikers van het systeem. Voor de afdelingsfunctionarissen gelden vergelijkbare "voorschriften". De "gewone" uitvoer, zoals de ledenlijsten, is daarom beperkt tot de verenigingen van de afdeling. Voor de uitvoering van hun taken is het soms nodig dat zij ook inzage hebben in de gegevens van een lid die niet tot de eigen afdeling behoort. Vandaar dat deze functionarissen de mogelijkheid hebben gekregen om ook deze gegevens op te zoeken. Geautoriseerde bondsfunctionarissen werken meestal voor "het hele land". Om die reden hebben zij toegang tot de alle ledengegevens en verenigingsgegevens. Het gebruik van NAS ondersteunt "de beoefening van de tafeltennissport" in algemene zin. Alle geautoriseerde functionarissen behoren de informatie uit het systeem te gebruiken voor de uitoefening van hun functie. Dit gebruik is door de privacywet toegestaan, omdat dit deel uitmaakt van de administratie als geheel. Het aanwenden van de in NAS opgeslagen informatie voor andere doeleinden, zoals verstrekking aan derden, is niet toegestaan. Misbruik is zelfs strafbaar.
Ter afsluiting van dit onderwerp willen we één voorbeeld aanhalen: de mogelijkheid om e-mail adressen van leden in NAS te registreren. Dit hebben we vooral gedaan voor de verenigingen. In het digitale tijdperk waarin we leven, is het steeds meer geaccepteerd dat groepen leden voor verenigingsactiviteiten via de e-mail worden benaderd. Met NAS wensen we dit te ondersteunen. Maar in NAS opgeslagen e-mail adressen bieden ook mogelijkheden voor andere functionarissen. Denk bijvoorbeeld aan licentiefunctionarissen die een lid willen informeren over een licentiewijziging. Ook kan een CTW ondersteuning bieden bij het via de e-mail aanschrijven van een bepaalde doelgroep voor een evenement. Hierbij kan dus worden opgemerkt dat het gebruik van e-mail adressen van individuele leden door afdelings- en bondsfunctionarissen maar beperkt is. Anders is het met de e-mail adressen van leden die een bepaalde functie bij de vereniging uitoefenen. We zien dat de bond en afdelingen in toenemende mate contact hebben met verenigingsfunctionarissen via e-mail. Het gebruik van e-mail kent namelijk geen bijkomende kosten, zoals de portokosten van brieven. Bij verenigingen met een eigen website zien we geregeld dat de verenigingen e-mail adressen gebruiken die aan de vereniging zijn gekoppeld, zoals
[email protected] en dergelijke. Hierdoor blijven de personen achter de functies min of meer "anoniem". U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u met vragen zitten, dan kunt u deze sturen naar ons algemene e-mail adres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
5 april 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (19) Onlangs heeft het Hoofdbestuur besloten om prioriteit te geven aan de “nationale sportpas”. Aan deze sportpas zijn enkele voordelen voor onze leden verbonden, hierover wordt u uitgebreid geïnformeerd via de “gewone” nieuwsbrief. Daarnaast zal de sportpas de stamkaart gaan vervangen als identificatiebewijs. Het is de bedoeling dat deze pas in de zomermaanden bij iedereen in de bus rolt. Op dit moment zijn we druk bezig om het ledenbestand van NAS over te halen naar Nederland Sportland Digitaal, een service van NOC*NSF waarmee onder andere de nationale sportpas wordt vervaardigd. Hierbij worden de aangeboden ledengegevens aan een controle onderworpen. Zo is ondermeer gebleken dat van enkele honderden leden het adres in NAS niet klopt. Zonder actie van uw kant ontvangen deze leden geen sportpas. In een aantal situaties kunt u, de ledenadministrateur van de club, dit zelf eenvoudig vaststellen: -
er zijn geen adresgegevens ingevuld: dit houdt in dat er geen adres bekend is van het lid of de ooit opgegeven postcode en huisnummercombinatie klopte niet waardoor NAS geen adres kon bepalen.
-
bij de ingebruikname van NAS, vorig jaar, hebben we de adresgegevens overgenomen van het oude systeem (CAA). In een aantal gevallen kwam de postcode en huisnummercombinatie niet overeen met de straatnaam. In deze gevallen is de straatnaam in NAS in hoofdletters opgenomen.
De hiervoor genoemde situaties zijn aan de hand van een ledenlijst snel en eenvoudig vast te stellen. Correctie is daarna ook snel gedaan, want met behulp van www.postcode.nl is het vaak simpel om de correcte postcode vast te stellen. Andere situaties, zoals de wijziging van de plaatsnaam na gemeentelijke herindeling, zijn niet aan de hand van de ledenlijst vast te stellen. Daarom informeert het bondsbureau alle betrokken ledenadministrateurs over de geconstateerde “missers” in de adresgegevens van uw leden. Binnenkort kunt u deze informatie tegemoet zien. Maar het kan geen kwaad dat u zelf alvast de ledenlijst nog een keertje doorneemt en ingeval van twijfel de gegevens even afstemt met het lid. Bent u, “gewoon” lid, onlangs verhuisd of gaat u binnen enkele weken verhuizen, dan is het raadzaam om dit aan de ledenadministrateur van uw club door te geven. Hij/zij kan er voor zorgen dat de sportpas op het juiste adres wordt bezorgd. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben over de sportpas, dan kunt u deze het beste stellen aan Lia van der Aart van het bondsbureau. U kunt haar via e-mail bereiken op
[email protected]. Dat de prioriteit bij de sportpas is komen te liggen, heeft ook gevolgen voor de ontwikkeling van de competitiemodule. Onlangs hebben we de afdelingsbesturen en de competitieleiders uitgebreid geïnformeerd over de consequenties voor de planning, de overeengekomen werkwijze wijzigt in principe niet. Vanaf juni verwachten we volop bezig te zijn met de ontwikkeling van deze module. Opgeleverde delen, zoals de functies voor de opgave en controle van teams, worden eerst getest door een kleine groep gebruikers (de “alfa-test”) en daarna door de andere gebruikers die bij het project betrokken zijn (de “bèta-test”). Bij deze testen zullen we zoveel mogelijk gebruik maken van de gegevens van de najaarscompetitie. De competitieleiders zijn verantwoordelijk voor het representatieve karakter van deze tests.
Een en ander betekent dat we de komende najaarscompetitie zullen gebruiken voor het ontwikkelen en testen van de competitiemodule. Aansluitend zullen we de voorjaarscompetitie van 2007 gebruiken om met NAS volledig schaduw te gaan draaien. Vanaf het seizoen 2007-2008 zal de competitie alleen nog in NAS geadministreerd worden en kan het oude systeem (CAA) uit productie worden genomen. Dit laatste impliceert dat de licentiemodule in de loop van het voorjaar van 2007 zal worden ontwikkeld. U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u (algemene) vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
5 mei 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (20) Zoals ook al in de vorige nieuwsbrief automatisering is gemeld, zijn we de afgelopen tijd voornamelijk bezig geweest met de nationale sportpas. Dit betrof niet alleen systeemontwikkeling (aanleveren ledenbestand, aanpassen NAS in verband met het doorgeven van lidmutaties aan NSD), maar zeker ook de "begeleiding" van de sportpas. Tijdens een voorcontrole van de ledengegevens, die zijn opgeslagen in NAS, zijn bij enkele honderden leden fouten vastgesteld. Voor een deel werden de geconstateerde fouten veroorzaakt door op de "veroudering" van gegevens. Hierbij dient u bijvoorbeeld te denken aan een woonplaats die niet meer in overeenstemming is met de postcode als gevolg van een gemeentelijke herindeling. Het grootste aantal fouten betrof toch wel invoerfouten, zoals omdraaiing van cijfers en/of letters in de postcode (overgenomen uit het oude systeem CAA) of een "leeg" adres omdat de door het lid opgegeven postcode niet helemaal klopte (enkele nieuwe leden en adreswijzigingen die in NAS zijn doorgevoerd). Dergelijke fouten moeten door de vereniging worden hersteld. Het bondsbureau heeft de verenigingen hierop gewezen, vaak meerdere keren. We hopen natuurlijk dat alle verenigingen gehoor hebben gegeven aan deze oproep. Volgende week leveren we de ledengegevens vanuit NAS opnieuw aan. Hiervoor geldt de situatie van 8 mei a.s. De aangeleverde gegevens worden vervolgens ingelezen in Nederland Sportland Digitaal, het systeem van NOC*NSF, ook wel afgekort als NSD. Opnieuw worden de aangeleverde gegevens eerst uitgebreid gecontroleerd en vervolgens beschikbaar gesteld aan de leverancier van de sportpassen. Het is de bedoeling dat ieder lid de sportpas over enkele weken in de brievenbus aantreft. Mocht u geen sportpas hebben ontvangen dan is vast het volgende aan de hand: (1) uw vereniging heeft u nog niet aangemeld bij de NTTB, (2) de pas is op een verkeerd adres bezorgd omdat uw adresgegevens in NAS niet (meer) kloppen of (3) de registratie in NAS bevat blokkerende fouten, zoals een ontbrekend adres. In alle drie gevallen moet u contact opnemen met de ledenadministrateur van uw vereniging. Deze kan een en ander herstellen, waarna u over enkele maanden alsnog een sportpas tegemoet kunt zien. Wij, de projectorganisatie, en het bondsbureau hebben er alles aan gedaan om de laatste categorie zo klein mogelijk te laten zijn. De verenigingen hebben echter altijd het laatste woord hierin gehad en zij bepalen dus het uiteindelijke resultaat. In het verlengde hiervan roept de sportpas misschien vragen op over de privacy. In de nieuwsbrief automatisering van maart 2006 (nummer 18) hebben we dit onderwerp voor het gebruik van NAS al besproken, maar nu is een en ander uitgebreid met twee partijen: NOC*NSF en de kaartleverancier. In verband met de aansluiting op NSD zijn de NTTB en NOC*NSF een overeenkomst aangegaan, waarin vastgelegd is dat NOC*NSF de in NSD opgeslagen gegevens alleen mag aanwenden ten behoeve van de bond. Dat zijn wij dus. Met de kaartleverancier is de afspraak gemaakt dat de aangeleverde (leden)gegevens worden vernietigd, zodra de sportpassen zijn voorzien van de gewenste informatie (bondsnummer, naam en geboortedatum) en zijn verzonden. Het risico dat gegevens "op straat komen te liggen", is dus praktisch gezien nihil. Ook tegen verlies van de pas is het systeem bestand. Met de pas, mits geactiveerd, kunt u alleen maar een tegoed opbouwen door producten/diensten af te nemen. Het incasseren van het opgebouwde tegoed gaat via internet. Na inloggen op NSD, moet u hiervoor expliciet opdracht geven. Meer over het activeren van de pas kunt u lezen in de brief die de sportpas begeleidt. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben over de sportpas, dan kunt u deze het beste stellen aan Lia van der Aart van het bondsbureau. U kunt haar via e-mail bereiken op
[email protected]. Het laatste punt dat we in deze nieuwsbrief willen aanhalen, betreft de mailingfunctie. Onlangs hebben de afdelingen en het bondsbureau de beschikking gekregen over de mailingfunctie die de verzending van e-mail berichten aan een aantal functionarissen ondersteunt. De reacties hierop zijn positief, zelfs verenigingen hebben gereageerd. Daarom proberen we de verenigingen binnenkort te voorzien van een variant van deze functie voor het e-mail verkeer met hun leden.
U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u (algemene) vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Uw vragen zullen wij zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
6 juni 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (21) Het belangrijkste nieuws betreft de nationale sportpas. In principe hebben alle leden die op 9 mei jl. lid waren van de NTTB een nationale sportpas ontvangen. De meeste leden hebben de pas op zaterdag 27 mei in de bus gekregen. En daar waar de post niet op zaterdag wordt bezorgd, is de sportpas op maandag 29 mei op de deurmat gevallen. In de praktijk is gebleken dat niet iedereen zijn of haar sportpas heeft ontvangen. Hiervoor kunnen twee oorzaken worden aangegeven: in NAS ontbreekt een correct adres (1) of een verhuizing is nog niet in NAS verwerkt (2). In het eerste geval is helemaal geen pas verstrekt. In het tweede geval heeft het bondsbureau de ontvanger gevraagd om de pas te retourneren. Mocht u geen sportpas hebben ontvangen, dan raden wij u aan om contact op te nemen met de ledenadministrateur van uw vereniging. Dit geldt ook als u fouten in de gegevens op de pas ontdekt. Nadat de ledenadministrateur fouten in de gegevens heeft hersteld, dient hij het lid (bondsnummer en naam) door te geven aan het bondsbureau (via de e-mail:
[email protected]). Het bondsbureau zorgt er dan voor dat er deze leden alsnog een correcte pas ontvangen. Ook de nieuwe leden ontvangen aan het begin van het nieuwe seizoen (september) hun sportpas. Voor andere vragen over de sportpas kunt u ook bij het bondsbureau, via hetzelfde e-mail adres, terecht. De sportpas is persoonlijk en dient als identificatiebewijs/bewijs van lidmaatschap. Om die reden is de informatie op de pas beperkt tot bondsnummer, naam, geboortedatum en geslacht. Andere informatie, zoals de vereniging en de licentie, is geregeld aan wijzigingen onderhevig en is om die reden niet opgenomen op de sportpas. In een aantal gevallen is deze informatie via de afdeling te verkrijgen, bijvoorbeeld via de licentiefunctionaris. Tot slot willen we nog opmerken dat u gebruik kunt maken van het spaarsysteem, nadat u de pas heeft geactiveerd. In de begeleidende brief treft u alle noodzakelijk informatie voor het activeren van de sportpas aan. Het tweede onderwerp van deze nieuwsbrief is de competitiemodule. Maandag 29 mei jl. hebben we de draad weer opgepakt. In Helmond werd de derde bijeenkomst met competitieleiders georganiseerd, deze ging in maart niet door. De iteratieve manier waarop de competitiemodule zal worden ontwikkeld en getest, werd door de aanwezigen gewaardeerd. Dit geldt vooral voor de directe betrokkenheid van alle competitieleiders en -administrateurs. Ook nu werd weer aangegeven, dat dit hoge eisen stelt aan de communicatie tijdens het traject; de projectorganisatie is zich hiervan terdege bewust. Tijdens de bijeenkomst bleek er enige onduidelijkheid te bestaan met betrekking tot de wijze waarop de uitslagen geregistreerd moeten gaan worden. Een en ander hangt samen met de verschillende beelden die betrokkenen hebben bij de term "individuele partijresultaten". De projectorganisatie en, zo is intussen gebleken, ook enkele competitieleiders, hebben hierbij altijd voor ogen gehad dat registratie plaatsvindt per partij (dus per formulier tien uitslagen), terwijl een groot deel van de competitieleiders de bestaande wijze voor ogen stond (per teamlid het aantal winst- en verliespartijen). Hierbij spelen twee aspecten: grotere inspanning voor de verwerking van de uitslagen en de noodzaak voor deze meer gedetailleerde registratie. Het eerste punt zal nader geanalyseerd worden. Bij het laatste punt, de noodzaak, wordt de werkgroep Licenties en Ranglijsten betrokken. Zij moeten aangeven hoe ze de ranglijsten willen opstellen. Kiest men in de afdelingen voor de systematiek van de landelijke ranglijsten (3e divisie en hoger) of houdt men vast aan de bestaande werkwijze, die gebaseerd is op winstpercentages in de competitie. Rond 15 juni zal hierover een definitieve beslissing worden genomen.
U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u (algemene) vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
12 juli 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (22) Precies 23 maanden geleden verscheen de eerste nieuwsbrief. Hierin werd aangekondigd dat het project dat diende om de NTTB organisatie te voorzien van een webapplicatie voor de administratie van de leden-, competitie-, licentie- en ranglijstgegevens, was gestart. Met de leverancierselectie was de projectvoorbereiding afgerond en eindelijk kon het beginnen. Helaas bleek de leverancier een maand of vier later niet alle toezeggingen na te kunnen komen en gaf hij de opdracht terug, net op een moment dat we de verenigingen hadden voorbereid op de komst van NAS. Gelukkig hadden we binnen een maand een nieuwe leverancier gevonden die bereid was om tegen vergelijkbare condities het project te doen: Veldmaat ICT. Medio januari 2005 startten zij met de ontwikkeling van de ledenmodule en slechts zes weken later, was de eerste versie "geboren". Vanaf 1 maart 2005 beschikten alle verenigingen over de mogelijkheid om ledengegevens te muteren en te raadplegen. In vier afdelingen werden de mogelijkheden ten volle benut. In de andere vier afdelingen verliepen de ledenmutaties aanvankelijk nog via de ledenadministrateurs van de afdeling. Na deze "tropische" weken voor de leverancier, werd het ontwikkeltempo aanzienlijk getemperd. Enerzijds was dit nodig om in de pas te lopen met de snelheid waarmee de organisatie kan/wil veranderen. Anderzijds was het noodzakelijk om de benodigde capaciteit van de leverancier en het bondsbureau hierop af te stemmen. In september 2005 werd een mijlpaal bereikt. Op een stuk of tien verenigingen na, verzorgden de verenigingen zelf de ledenadministratie in NAS. In januari 2006 werden voor het eerst de facturen met NAS aangemaakt. Technisch gezien verliep dit naar wens. Wel bleek een aantal verenigingen nog te moeten wennen aan de nieuwe manier van het aanmelden/afvoeren van leden en het wijzigen van de competitiegerechtigdheid. Dit geldt vooral voor het moment waarop deze mutaties in NAS moeten worden aangebracht. In principe zijn de perioden tussen de competitiehelften het meest geschikt voor het muteren van de rubriek competitiegerechtigd: medio december tot medio januari voor de voorjaarscompetitie en de maanden juni, juli en augustus voor de najaarscompetitie. Via de verenigingsmailing wordt iedereen op de hoogte gehouden van de precieze datums. De laatste meest recente mijlpaal was de nationale sportpas. Op zaterdag 27 mei jl. ontving (bijna) ieder lid de sportpas. Het gebruik van deze pas is tweeledig. Ten eerste dient deze sportpas als bewijs van lidmaatschap van de NTTB en vervangt deze de "oude" stamkaart. Ten tweede is aan deze sportpas een spaarsysteem gekoppeld, hiervoor moeten leden eerst hun pas activeren, zoals beschreven is in de begeleidende brief. Ruim een maand na dato blijkt de nationale sportpas het meest succesvol bij de NTTB. Ten opzichte van andere sportbonden hebben wij de hoogste activeringsgraad. Waarom deze terugblik? Op basis van onze huidige inzichten zijn we op dit moment ongeveer halverwege met het project. Over anderhalf jaar verwachten we alle vier onderdelen (leden, competities, licenties en ranglijsten) klaar te hebben. We zijn nu nog lang niet zover, zie onderstaande tabel: Onderdeel
Percentage
Gereed
Autorisatie en systeembeheer
15 %
14%
Ledenadministratie, excl. facturering
15 %
13%
Facturering
10 %
6%
Competitieadministratie
45 %
1%
Licentie en ranglijstadministratie
15 %
2%
Bij "percentage" treft u de schatting aan van de relatieve ontwikkelinspanning. In de kolom "gereed" kunt u lezen welk deel gerealiseerd is (ook weer ten opzichte van het totaal = 100%). Vooral het komende halfjaar is erg belangrijk, want de ontwikkeling van de competitiemodule staat op de planning. Als alles volgens verwachting verloopt, kunnen we met de voorjaarscompetitie van 2007 gaan schaduwdraaien. Dit houdt in dat we aan het eind van dit jaar ongeveer driekwart van NAS hebben gerealiseerd en liggen dan perfect op schema. Ook terugkijkend kunnen we heel erg tevreden zijn. Ten eerste is de acceptatie van NAS door de gebruikers goed te noemen. Ten tweede blijken nieuwe versies nauwelijks fouten te bevatten, het aantal door gebruikers ontdekte fouten is op de vingers van één hand te tellen. Ten derde functioneert systeembeheer (het bondsbureau met een beetje ondersteuning vanuit het project) naar behoren. Als enig minpunt kan misschien het lage ontwikkeltempo genoemd worden. Maar ook dit is net, hoe je het wilt bekijken. Twee weken geleden zijn we gestart met de ontwikkeling van de competitiemodule. Over enkele weken hopen we het eerste resultaat aan de competitieleiders te laten zien. In de volgende nieuwsbrief zullen we u hierover informeren. U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u (algemene) vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
07 augustus 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (23) De afgelopen weken ging Nederland "gebukt" onder twee hittegolven, afgewisseld met mooie, zonnige dagen. De zonnigste julimaand sinds de oprichting van het KNMI was hiervan het gevolg. Terwijl velen gebruik maakten van de mogelijkheid om verkoeling in het zwembad op te zoeken, kende Nederland nog enkele "pechvogels" die moesten werken. Ook de "jongens" van Veldmaat ICT (Jochem en Marcel) behoorden tot deze laatste groep. Zij hebben samen met Harry Bosman de competitiemodule "op papier" uitgewerkt: het opstellen van de gegevensstructuur, het doornemen van de belangrijkste functies en het bespreken van de autorisatiemogelijkheden. Dat dit zolang heeft geduurd, is voornamelijk aan de flexibiliteit van het nieuwe systeem te wijten. Het oude systeem (CAA) is voornamelijk gebaseerd op de strak gereglementeerde NTTB competitie en de gegevens zijn verspreid over verscheidene computers, iedere installatie van CAA kent zijn "eigen" gegevensopslag. De nieuwe module kent deze beperkingen niet, zo worden alle competitiegegevens in één database opgeslagen. Wij verwachten dat jaarlijks circa 100.000 wedstrijden (en hieraan gekoppeld 1.000.000 partijen) geadministreerd zullen gaan worden in NAS. Maar het is niet alleen de omvang die verschilt. De nieuwe module zal ook andere competitievormen ondersteunen. Dit komt bijvoorbeeld tot uiting in het gebruik van afwijkende wedstrijdformulieren (denk maar aan duo- en viertallen competities), en een afwijkende wedstrijdvolgorde en lengte van nevencompetities. Daarnaast zijn er ontwikkelingen gaande om de competitie minder vast te koppelen aan de bestaande geografische spreiding (afdelingen en regio's). Ook hieraan dient de nieuwe competitiemodule een bijdrage te leveren. Ten slotte zal de ingebruikname van de module uiteindelijk resulteren in een andere organisatie van de competities, waarbij de verenigingen (wedstrijdsecretarissen) een grotere rol spelen bij de uitvoering. Ook voor de bijbehorende autorisatie zal het een en ander geregeld moeten worden. Na deze lange aanloop is de leverancier op 1 augustus werkelijk begonnen met de bouw van de competitiemodule. Eind mei heeft iedereen die op 10 mei jl. lid was de nieuwe sportpas ontvangen. Het idee was om NAS deze zomer aan te sluiten op Nederland Sportland Digitaal van NOC*NSF (NSD). Deze koppeling is nodig voor de verstrekking van passen aan nieuwe leden en vervangende passen. In vergelijking met de systemen van andere sportbonden is NAS zo modern van opzet, dat we vaak geconfronteerd werden met allerlei kinderziektes in NSD en hierdoor een behoorlijke vertraging hebben opgelopen. We denken de aansluiting met NSD in oktober af te kunnen ronden. Pas daarna kunnen we nieuwe passen op de geëigende manier verstrekken. Een behoorlijk aantal nieuwe leden moet nog een pas ontvangen voordat de competitie start. Daarom hebben we de gegevens van de leden die lid zijn geworden tussen 10 mei en 1 augustus, "handmatig" aangeboden aan NSD. Deze nieuwe leden zullen hun sportpas eind augustus in de brievenbus aantreffen. Op deze manier hopen we de periode zonder aansluiting op NSD te kunnen overbruggen. Deze noodoplossing geldt echter niet voor vervangende passen. Mocht u op 1 september geen sportpas hebben ontvangen, dan dient u dit door te geven aan de ledenadministrateur van uw vereniging. Dit geldt ook voor fouten die u in de gegevens op uw pas heeft ontdekt. Nadat de administrateur zonodig de foutieve gegevens heeft gecorrigeerd, dient hij of
zij uw gegevens (bondsnummer en naam) door te geven aan het bondsbureau (via e-mail:
[email protected]). Het bondsbureau zorgt er voor dat u eind oktober/begin november alsnog een correcte pas ontvangt. Voor andere vragen over de sportpas kunt u ook terecht bij het bondsbureau, via hetzelfde e-mail adres. U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u (algemene) vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
05 september 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (24) Ruim duizend nieuwe leden, die voor 1 augustus waren aangemeld in NAS, hebben eind augustus een sportpas ontvangen. De sportpas is nodig om het lidmaatschap van de NTTB aan te tonen, bijvoorbeeld op toernooien en bij competitiewedstrijden. Mocht u geen sportpas hebben ontvangen en u bent vóór deze datum aangemeld dan is dit hoogstwaarschijnlijk veroorzaakt door foutieve adresgegevens in NAS (u kunt dit eenvoudig checken bij de ledenadministrateur van uw vereniging). Na correctie dient de ledenadministrateur een nieuwe pas aan te vragen bij het bondsbureau. Bent u echter na 1 augustus aangemeld, dan ontvangt u rond 1 november uw sportpas. Indien u uw sportpas bent kwijtgeraakt, dient u dit te melden aan de ledenadministrateur van uw club. Hij/zij kan voor u een nieuwe sportpas aanvragen bij het bondsbureau. Op het moment dat u deze nieuwsbrief leest, is de leverancier bezig met de ontwikkeling van de competitiemodule. De eerste functies worden binnenkort opgeleverd om te worden getest door de betrokken competitieleiders. Naar het zich nu laat aanzien, zullen de functies waarmee de teamsamenstellingen worden ingevoerd en afgedrukt in de loop van november voor gebruik beschikbaar komen. Het is nog steeds de bedoeling dat we met de voorjaarscompetitie van 2007 gaan schaduwdraaien. Als deze periode naar wens verloopt (en waarom niet), zal de nieuwe module met ingang van de najaarscompetitie volledig in gebruik worden genomen. U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. De volgende nieuwsbrief zal een "special" zijn. We gaan u dan uitgebreid informeren over de ontwikkeling en het gebruik van de competitiemodule. Mocht u (algemene) vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
09 oktober 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (25) Zoals in de vorige nieuwsbrief gemeld, besteden we in deze nieuwsbrief uitgebreid aandacht aan de nieuwe module voor de competitieadministratie. Deze nieuwe module zal flexibeler van opzet zijn dan het oude systeem (CAA) dat vooral gebaseerd is op de bestaande NTTB competitie. Onze wens is dat we op een eenvoudige wijze ook andere competitievormen kunnen ondersteunen met NAS. Deze flexibiliteit komt op een aantal fronten naar voren. In CAA zijn de verenigingen gekoppeld aan een afdeling of regio. In NAS kunnen op diverse niveaus "regio's" worden gedefinieerd en kan de bestaande geografische indeling worden losgelaten. Daarnaast zal NAS flexibel zijn voor wat betreft het spelsysteem (het wedstrijdformulier) en de wijze waarop de stand wordt berekend. Ook kan het speelschema vrij worden bepaald. Inmiddels heeft het ontwikkelteam de functies gerealiseerd, waarmee de hiervoor genoemde flexibiliteitsgegevens kunnen worden onderhouden. Sinds ruim een week hebben de "alpha testers" de mogelijkheid om deze functies te beproeven. Vanaf volgende week hebben ook de andere competitieleiders, de "bêta testers", de mogelijkheid om de functies uit te proberen. De volgende stap is het ontwikkelen van de functionaliteit voor het definiëren van een competitie in NAS. Dit betekent onder andere dat de keuzes met betrekking tot de aangeboden flexibiliteit zijn gemaakt en worden vastgelegd in het systeem. Hiermee ligt de opzet van de competitie vast in NAS. De bijbehorende functies worden binnenkort door het team opgeleverd voor testen. Vervolgens staat de teamopgave (door de wedstrijdsecretarissen) en de acceptatie (door de competitieleiders) op het programma. Het is belangrijk dat de ontwikkelaars hiermee op korte termijn starten. In onze plannen zijn we er steeds van uitgegaan dat administratie van de voorjaarscompetitie 2007 nog in het oude systeem (CAA) wordt gevoerd. Parallel willen we met de nieuwe competitiemodule (NAS) gaan schaduwdraaien. Dit betekent dat beide systemen met dezelfde teamgegevens moeten worden gevoed. Om dubbel werk te voorkomen, hebben we het liefst dat de verenigingen de teams in NAS invoeren en vervolgens het overzicht Teamopgave aanmaken. Omdat we nog geen historische competitiegegeven in NAS hebben, zal dit overzicht nog moeten worden aangevuld met de (individuele) prestaties uit de najaarscompetitie. Hiertoe kan de wedstrijdsecretaris, nadat het overzicht is afgedrukt, met de hand de ontbrekende gegevens aanvullen. Vervolgens stuurt de wedstrijdsecretaris de teamopgave met de post naar de betrokken competitieleider(s). De competitieleider neemt de formulieren in ontvangst en verwerkt deze op de gebruikelijke wijze in CAA. Dit houdt helaas in dat de mogelijkheden voor het doorgeven van de teamopgave voor de voorjaarscompetitie 2007 beperkt zullen zijn. Eenmalig zal dit alleen kunnen gebeuren door middel van papieren formulieren. Andere mogelijkheden, zoals e-mail en/of de afdelingswebsite, zullen deze keer niet kunnen worden benut. Bij de acceptatie van de teamopgaven hebben de competitieleiders de beschikking over alle bestaande faciliteiten (CAA). NAS biedt geen ondersteuning bij de beoordeling van de teams voor de voorjaarscompetitie. We verwachten dat de overlast voor betrokkenen hiermee tot een minimum zal zijn beperkt. Voorwaarde is wel dat alle verenigingen hieraan meewerken door hun teams in NAS op te geven. Daarom zullen we vroegtijdig, zo rond 1 november a.s., een definitieve beslissing nemen over de te volgen procedure. Aansluitend zullen we de verenigingen uitgebreid informeren en instructies meegeven.
Na het onderdeel "opgave en acceptatie van teams" volgt de ontwikkeling van de andere onderdelen: indelen van de competitie en de uitslagenverwerking. Het is de bedoeling dat deze onderdelen in de loop van januari 2007 worden afgerond. Hierna, als de voorjaarscompetitie daadwerkelijk is gestart, kunnen alle competitieleiders beginnen met schaduwdraaien. Parallel aan het schaduwdraaien zal de competitiemodule worden afgemaakt: extra uitvoermogelijkheden en extra features die het gebruik veraangenamen. In april 2007 of daaromtrent zal de werking van de module compleet zijn. Alle competitieleiders hebben intussen ervaring opgedaan met de nieuwe module. Dit geldt ook voor verenigingen, denk maar aan de teamopgave in NAS en mogelijk ook de verwerking van de uitslagen tijdens het schaduwdraaien. Vanuit het project verwachten we hiermee een verantwoord fundament te hebben gelegd voor de ingebruikname van de competitiemodule met ingang van de najaarscompetitie van 2007. U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
20 november 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (26) Door een samenloop van (privé-)omstandigheden verschijnt deze nieuwsbrief erg laat. Hiervoor excuses, maar het is nu eenmaal niet anders. Het belangrijkste nieuws betreft de geplande ingebruikname van de competitiemodule voor de teamopgave voor de voorjaarscompetitie. Het was onze bedoeling dat de wedstrijdsecretarissen de teamsamenstellingen zouden invoeren in NAS. Vervolgens de teamlijst zouden uitprinten en de ontbrekende competitieresultaten met de hand zouden aanvullen. De teamlijsten zouden aansluitend worden verzonden naar de competitieleiders, die de registratie ervan in CAA zouden verzorgen. Hierdoor hoefden de verenigingen maar één keer de teamopgave te verzorgen. Veel afdelingen plaatsten nogal wat kanttekeningen bij dit voorstel. De belangrijkste reden was de geringe tijd die de verenigingen zouden hebben om te leren met NAS de teamopgave te doen. De kans op (onnodige) fouten in de opgave of vertraging bij de aanlevering van de gegevens lijkt reëel. Daarom hebben we van ons voornemen afgezien en zijn akkoord gegaan met het voorstel van de afdelingen. De opgave voor de voorjaarscompetitie dient op de gebruikelijke wijze plaats te vinden, de meeste afdelingen hebben de hiervoor benodigde formulieren al naar de wedstrijdsecretarissen toegezonden. De formulieren dienen conform instructie op tijd te worden ingeleverd bij de competitieleiders, die vervolgens de registratie in CAA verzorgen. Parallel hieraan starten we vanuit het project de voorbereidingen voor het schaduwdraaien. Binnen enkele weken zullen alle wedstrijdsecretarissen geautoriseerd worden voor de competitiefuncties in NAS. Het is de bedoeling dat de teamopgave (die ook naar de competitieleider is verzonden) door de wedstrijdsecretarissen worden ingevoerd in NAS. Hiervoor hebben zij iets meer tijd. Het zou mooi zijn als de teams begin januari in NAS staan. Daarna kunnen de competitieleiders "het stokje overnemen" en het competitieprogramma in NAS vastleggen. Hierna kan het echte schaduwdraaien beginnen. Misschien zal eerst een kleine achterstand weggewerkt moeten worden, maar na enkele weken moeten de uitslagen ook wekelijks ingevoerd kunnen worden, zodat de werking van NAS goed kan worden vergeleken met de werking van CAA. Gelijk met de verstrekking van de autorisatiegegevens zullen we alle verenigingen uitgebreid informeren over de periode van schaduwdraaien en de bijdrage die de verenigingen kunnen leveren aan deze proef. Niet alleen krijgen we op deze manier een in de praktijk getoetste competitiemodule, maar ook kunnen alle wedstrijdsecretarissen ervaring opdoen met de nieuwe werkwijze, die met de najaarscompetitie van 2007 zal worden ingevoerd. Het mes snijdt dus aan twee kanten. We hopen/rekenen op een grote deelname van de verenigingen aan deze proef. Ook van een ander front kunnen we het nodige nieuws melden. Begin deze maand is de aansluiting op NSD, het systeem van NOC*NSF voor de sportpassen, in gebruik genomen. In totaal kreeg NSD ongeveer 12.000 mutaties te verwerken. Daarnaast werden nog eens 3.900 aanvragen voor een sportpas ingediend. De verwerking van de mutaties en de controle of het allemaal goed was gegaan, heeft enkele dagen in beslag genomen. Daarom is NAS van dinsdag 31 oktober tot en met zondag 5 november "uit de lucht" geweest. Het voorgaande betekent dat 3.900 leden binnen twee à drie weken hun sportpas tegemoet kunnen zien. Dit betreft voornamelijk de nieuwe leden die tussen 1 augustus en 1 november zijn aangemeld door de verenigingen. Maar er worden ook nog enkele honderden passen aangemaakt voor leden, die bij de migraties van mei en augustus zijn geweigerd door NSD.
De komende weken zullen vooral gebruikt worden om de laatste plooien glad te strijken en de kinderziektes eruit te halen. We mikken erop dat rond 1 januari alles helemaal naar wens loopt en het ook mogelijk is om vervangende passen aan te vragen. Helaas hebben we dit niet helemaal zelf in de hand, want we zijn hiervoor (deels) afhankelijk van NOC*NSF. Het laatste onderwerp betreft de organisatie rond NAS. Met de ingebruikname van de koppeling met NSD is de "ledenmodule" grotendeels afgerond. Dit leek ons een mooi moment om het beheer van deze module weg te halen bij het project en te beleggen bij het bondsbureau. Sinds kort is dit ook zo geregeld. Lia van der Aart is het eerste aanspreekpunt als het gaat om vragen over de werking van deze module, verzoeken voor verbetering van NAS en aanvragen van autorisaties. Via contactformulieren kunt u uw vraag/verzoek aan haar voorleggen. Het project richt zich voornamelijk op de ontwikkeling en testen van de competitiemodule en daarop volgend de ingebruikname, inclusief de communicatie/instructie van alle betrokkenen. U bent nu weer helemaal op de hoogte van het project. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar ons e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
20 december 2006
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (27) Veel competitieleiders zijn druk in de weer om te proberen de voorjaarscompetitie 2007 weer in elkaar te draaien. Een aantal probeert dit nog voor de kerstdagen af te ronden. Zoals vorige maand gemeld, vindt de administratie nog volledig in het oude systeem (CAA) plaats. Parallel hieraan zal de nieuwe competitiemodule van NAS "in de praktijk" beproefd worden. De eerst voorbereidingen zijn inmiddels getroffen, althans voor zover het de projectorganisatie betrof. Een week geleden zijn alle competitieleiders geïnstrueerd hoe zij de competities moeten definiëren in NAS. Soms is het noodzakelijk dat de projectorganisatie nog wat zaken in orde maakt, bijvoorbeeld bij het gebruik van afwijkende wedstrijdformulieren of afwijkende speelschema's. Dit soort "algemene, voor alle competities geldende gegevens" worden voorlopig nog door de projectgroep beheerd. Op termijn zal dit centraal, bijvoorbeeld bij het bondsbureau, worden belegd. De competitieleiders houden zich vooral bezig met het vaststellen van de competitiegroepen en de competitieregio's. Door het koppelen van deze grootheden aan speelweken ligt in feite de basis voor de competitie vast. Gegeven de drukke werkzaamheden met de voorjaarscompetitie hopen we dat de competitieleiders desondanks in staat zijn om voor 1 januari 2007 deze gegevens in te voeren. In de eerste drie weken van januari is het de beurt aan de wedstrijdsecretarissen die namens de verenigingen de teamopgave gaan invoeren in NAS. In de afgelopen week zijn alle wedstrijdsecretarissen geautoriseerd voor NAS. Zoveel mogelijk hebben we geprobeerd de wedstrijdsecretarissen via de e-mail te informeren. Van enige tientallen was echter geen e-mail adres bekend. Deze groep wedstrijdsecretarissen heeft dezelfde informatie via de post gekregen. Van 24 wedstrijdsecretarissen bleek het in NAS opgenomen e-mail adres niet juist te zijn. Deze groep proberen we binnenkort alsnog op de hoogte te stellen. Helaas kost ons, de projectorganisatie, dit wel weer (extra) veel tijd. Het is echter wel de laatste keer dat we deze moeite doen. Het is niet alleen in het belang van het project, maar zeker ook van de verenigingen zelf dat zij goed geïnformeerd worden. Daarom is het belangrijk dat iedere functionaris via e-mail is te bereiken, in het bijzonder geldt dit voor de voorzitter, secretaris, penningmeester, ledenadministrateur en de wedstrijdsecretaris(sen). Via het overzicht Verenigingsorganisatie kan iedere functionaris dit eenvoudig controleren, mits geautoriseerd voor NAS. Correcties kunnen door de vereniging zelf worden aangebracht. Bij de meeste verenigingen hebben de secretaris of de ledenadministrateur deze mogelijkheid. Het grote voordeel van e-mail is dat het een goedkoop medium is (geen postzegels nodig) en dat het snel is (binnen enkele minuten heeft iedereen het e-mail bericht ontvangen). Kortom, is "altijd een (correct) e-mail adres in NAS" geen goed voornemen voor het nieuwe jaar? Als de verenigingen in januari hun teamopgave hebben ingevoerd in NAS, gaat de schaduwtest pas echt beginnen. Eerst zullen de competitieleiders de competitie-indeling in NAS vastleggen. Daarna richten we ons op de registratie van de uitslagen. Het moge duidelijk zijn dat 2007 een spannend jaar gaat worden. Uiteindelijk is het de wens van de projectgroep (maar ook de bondsorganisatie) dat we met de najaarscompetitie 2007 de nieuwe competitiemodule in gebruik gaan nemen en het oude systeem (CAA) uit productie kunnen nemen.
Voor de korte termijn wil ik deze nieuwsbrief beëindigen met de wens dat iedereen, ook degenen die niet direct bij NAS zijn betrokken, kan genieten van een aantal (welverdiende) feestdagen en het nieuwe jaar op een voortreffelijke wijze start. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar het bekende e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
25 januari 2007
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (28) Om te beginnen wil ik iedereen namens de projectorganisatie een gezond en sportief 2007 toewensen. Voor velen een jaar als zovele, voor de NTTB echter niet. Voor de ICT-ontwikkeling wordt het een "jaar van de waarheid". Zoals bij velen bekend is, staat dit jaar voor ons in het teken van de nieuwe competitiemodule. Veel aandacht gaat uit naar de ontwikkeling, (schaduw)testen en de ingebruikname van deze nieuwe NAS-module. Het ultieme doel: vanaf de komende najaarscompetitie voeren we de bijbehorende administratie in NAS. Hiermee komt er min of meer een einde aan het CAA tijdperk. Bijna een kwart eeuw heeft dit systeem de administratie ondersteund. In de laatste twee nieuwsbrieven hebben we hier al uitvoerig bij stilgestaan. Ik kan op dit moment melden dat het binnenkort allemaal echt gaat beginnen. Aan het eind van de maand kunnen de wedstrijdsecretarissen hun teams gaan invoeren in NAS. Om dit mogelijk te maken zijn begin december alle wedstrijdsecretarissen, mits geregistreerd in NAS, geïnformeerd. De meeste via de e-mail, enkele tientallen via de post. Naast algemene informatie hebben we ook de inloggegevens vertrekt aan de wedstrijdsecretarissen die nog geen toegang hadden tot NAS. Hebt u deze informatie niet ontvangen of bent u deze kwijtgeraakt, dan verzoeken wij u contact op te nemen met de projectorganisatie. U kunt ons per e-mail bereiken via
[email protected]. Bij deze willen we nog een laatste oproep plaatsen aan alle wedstrijdsecretarissen die nog zonder e-mail adres in NAS staan. We hebben namelijk besloten om communicatie over de competitiemodule via e-mail te laten verlopen. Dit medium heeft twee grote voordelen: het is snel én goedkoop. Daarom vinden wij het zo belangrijk dat u in NAS geregistreerd staat met een correct e-mail adres. Op deze wijze kunnen wij u namelijk goed op de hoogte houden. Tip: op het overzicht "Verenigingsorganisatie" kunt u in één oogopslag zien of uw gegevens volledig en correct zijn. Geconstateerde tekortkomingen kunt u laten herstellen. Meestal heeft de secretaris de mogelijkheid om dit in NAS te regelen, bij sommige verenigingen is dit "uitbesteed" aan de ledenadministrateur. In het verlengde hiervan wil ik nog opmerken dat we vanuit het project hebben besloten om alleen maar via e-mail met elkaar te communiceren. Dit medium heeft namelijk als groot voordeel dat het snel én goedkoop is. Dus bent u niet in het bezit van e-mail, probeer dan iets te regelen. Bijvoorbeeld dat u via een ander lid, die wel e-mail heeft, de informatie ontvangt. Ten slotte wil ik de hoop uitspreken, dat we over een jaar kunnen terugkijken op een geslaagde najaarscompetitie die door NAS is ondersteund. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar het bekende e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
9 maart 2007
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (29) Het project "Automatisering bij de NTTB " is weer in een nieuwe fase zijn beland. Zoals bekend is bij de trouwe lezers van deze nieuwsbrief, richten we ons de komende tijd volledig op de ontwikkeling van de competitiemodule. Het initiëren van de competities heeft al met al toch wat meer voeten in de aarde gehad dan voorzien werd. Halverwege februari hadden alle competitieleiders hun voorwerk afgerond en kon worden overgegaan tot de teamopgave. Op vrijdag 16 februari jl. hebben alle wedstrijdsecretarissen, van wie een e-mail adres bekend was in NAS, een bericht ontvangen met nadere instructies voor de teamopgave in de nieuwe module van NAS. 's Avonds hebben gelijk al enkele wedstrijdsecretarissen een en ander uitgeprobeerd. Ondanks zorgvuldige testen van onze kant bleken er toch twee programmafoutjes in te zitten: het ene foutje zorgde ervoor dat het leek alsof een club al teams had opgegeven terwijl dit niet het geval was. In totaal zijn acht verenigingen met deze fout geconfronteerd. Het andere foutje trad op als de "lijst met potentiële deelnemers" helemaal "leeg" was, wat inhoudt dat alle competitiegerechtigde leden van een vereniging aan één competitie waren toegewezen. De teamopgave kon dan niet definitief worden gemaakt. Veel clubs nemen deel aan meerdere competities (jeugd, senioren, landelijk en/of afdeling). Voor zover bekend is, heeft dit probleem zich maar bij één vereniging voorgedaan. Beide foutjes zijn in de loop van zaterdag 17 februari door de leverancier hersteld. Daarna hebben zich geen fouten meer in de programmatuur voorgedaan. In de dagen daarna openbaarden zich ook twee "fouten" in de competitieopzet. In Gelre kent men bij de jeugd twee competities: junioren en kadetten. In beide competities beginnen de teamnummers bij 1. Het lukte niet om twee "team 1"s in te voeren in NAS omdat de competitieleider de jeugdcompetitie als één competitie had ingevoerd. Nadat we samen met de leverancier de jeugdcompetitie hadden opgedeeld, was het probleem verholpen. Voor zover bekend is, heeft dit probleem zich voorgedaan bij drie verenigingen. De andere "fout" betrof de startercompetitie in Limburg. Deze was gedefinieerd als NTTB competitie, waaraan alleen competitiegerechtigde leden mogen deelnemen. Deze competitie is juist bedoeld voor jeugdleden die kennis maken met tafeltennis en deze leden hoeven niet competitiegerechtigd te zijn. Opgave van de niet competitiegerechtigde leden was dus niet mogelijk. Nadat we de startercompetitie hadden gedefinieerd als nevencompetitie was ook dit probleem verholpen. Ook deze "fouten" zijn binnen één of twee dagen, nadat ze waren geconstateerd, verholpen. Daarna hebben zich geen nieuwe "fouten" voorgedaan. Terugkijkend op de afgelopen twee weken, kunnen we vaststellen dat het definitief maken van de teamopgave, waarmee de "overdracht aan de competitieleider" wordt bevestigd, een beetje een zwak punt is. Verschillende wedstrijdsecretarissen maakten hun opgave te vroeg definitief en konden daardoor de resterende teams niet opgeven. Het op "concept" zetten van de opgave bracht (meestal binnen 24 uur) uitkomst. Aan de andere kant beseffen we ook dat het natuurlijk ook een kwestie van wennen is. Een ander "zwak punt" zijn de locatiegegevens. De competitiemodule eist dat deze aanwezig zijn: denk bijvoorbeeld aan het adres en telefoonnummer in het competitieprogrammaboekje en het aantal beschikbare tafels bij de controle op het maximum aantal thuiswedstrijden. Een behoorlijk aantal verenigingen bleek de locatiegegevens niet in orde te hebben: soms ontbraken ze in het geheel, maar
ook vaak bleken de zaalgegevens niet te zijn ingevoerd. Weliswaar werkt dit nu vertragend. Het voordeel is dat deze gegevens in orde zijn, als we met de najaarscompetitie werkelijk "live" gaan. Tot nu toe hebben ongeveer 15 wedstrijdsecretarissen hun ervaringen met ons gedeeld en verbeteringsvoorstellen ingediend. Binnenkort koppelen we terug wat we hiermee gaan doen. Vooruitkijkend, de komende week krijgen de competitieleiders de mogelijkheid om de opgaven te beoordelen en te accepteren. Ook zien zij dan welke verenigingen nog geen opgave hebben ingevoerd. De competitieleiders kunnen deze clubs dan alsnog verzoeken om de registratie in orde te maken. Kortom, na een "moeilijke" aanloopfase lijkt het project nu toch op stoom te zijn gekomen. In de volgende nieuwsbrief hopen we u weer uitgebreid de nieuwste wetenswaardigheden te kunnen melden. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar het bekende e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
14 mei 2007
Nieuwsbrief Automatisering bij de N.T.T.B. (30) Het is eigenlijk al weer te lang geleden dat laatste nieuwsbrief is uitgekomen. Op 16 februari hebben de eerste clubs hun teamopgave ingevoerd in NAS. Ruim twee maanden later hebben 496 clubs 4121 teams opgegeven. In totaal gaat het hierbij om 16.627 spelers en speelsters. Echter, dit betekent dat een kleine 20% van de teams nog niet is opgegeven, dit ondanks verzoeken van competitie-leiders en dergelijke. Nu gaat het in dit geval alleen om een periode van proefdraaien, dus is de "schade" beperkt. Als we echter de nieuwe module werkelijk in gebruik gaan nemen, levert dit problemen op voor de competitieleiders. Dit is natuurlijk ook niet in uw belang. Daarom een laatste oproep aan de wedstrijdsecretarissen van alle clubs die nu nog geen teams hebben opgegeven in NAS. Controleer of u toegang hebt tot het systeem. Mocht dit niet het geval zijn, dan is een e-mail bericht naar ons algemene e-mail adres,
[email protected], voldoende om uw autorisatiegegevens te ontvangen. Hebt u wel toegang en uw autorisatie is in orde, voer dan alsnog de teams in. Hierbij wil ik nog het volgende probleem onder de aandacht brengen. In de afgelopen periode bleek een groot aantal clubs de verenigingsgegevens in NAS niet in orde te hebben. Soms ontbraken alleen de zaalgegeven (het aantal beschikbare tafels is van belang voor het maximum aantal thuiswedstrijden op een avond). Maar vaak ontbraken de locatiegegevens in het geheel (het adres en telefoonnummer is belangrijk voor het competitieprogramma). De clubs kunnen deze gegevens zelf aanpassen/aanvullen in NAS, meestal zijn de secretarissen hiervoor geautoriseerd. Volgens onze oorspronkelijke plannen hadden we nu al veel verder willen zijn. We wilden aan de hand van de laatste vijf competitiewedstrijden "experimenteren" met de registratie van uitslagen door de clubs, de wedstrijdsecretarissen registreren de uitslagen van hun thuisspelende teams. Helaas is dit niet mogelijk gebleken. We beraden ons erover hoe we nu verder willen gaan. Binnenkort ontvangen de wedstrijdsecretarissen hierover uitgebreid bericht via e-mail, mits hun e-mail adres is geregistreerd in NAS. Voor het overige is er op dit moment weinig nieuws te melden. Mogelijk dat we u in de volgende nieuwsbrief iets meer te melden hebben. Mocht u naar aanleiding van het voorgaande vragen hebben, dan kunt u deze sturen naar het bekende e-mail adres (
[email protected]). Wij zullen uw vragen zo spoedig mogelijk beantwoorden. Dos Engelaar en Harry Bosman Projectorganisatie Automatisering NTTB
