NTTB verenigingsbox Thuis in Tafeltennis

NTTB verenigingsbox ‘Thuis in Tafeltennis’ De NTTB heeft in het kader van het programma ‘Naar een veiliger sportklimaat’ een verenigingsbox ontwikkeld. Hierin zitten allerlei gerichte kaarten en brochures ter ondersteuning van verenigingskader bij het realiseren van een verenigingsbeleid dat ertoe leidt dat alle leden zich goed thuis voelen, in tafeltennis en bij de vereniging. Door een goed sportief klimaat zonder ongewenst gedrag blijven leden langer en met plezier lid. De box wordt uitgereikt aan die verenigingen die in een intakegesprek blijk geven actief te willen werken aan zo’n klimaat, inclusief verbetering van spelregelkennis en arbitragevaardigheden bij al hun leden. Hieronder staat een inleiding bij elke beleidskaart uit de box. Elke kaart geeft naast het ‘waarom’ en ‘voor wie’ van het onderwerp ook de indicatie ‘hoe’ het aan te pakken. Op de achterkant worden voorbeelden uit de praktijk gegeven. Indien je meer wil weten over één van de onderwerpen, vraag dan de kaart (in pdf) aan bij de NTTB-medewerkers die zich bezig houden met “Thuis in Tafeltennis’: Maartje Snelders ([email protected]) of Nanning van der Hoop ([email protected])

Beleidskaart 1 – Organisatie sportiviteit en respect in de vereniging Waarom sportiviteit en respect een vaste plek geven in je vereniging? Als tafeltennisvereniging wil je dat iedereen zich veilig voelt en zichzelf kan zijn bij je vereniging. Je veilig voelen is een voorwaarde om met plezier te sporten! Een veilig sportklimaat binnen je vereniging begint met een sportieve en respectvolle omgang met elkaar. Zodat iedereen binnen de vereniging zich ‘Thuis in Tafeltennis’ voelt! Uitgangspunt is dat de hele vereniging samen verantwoordelijk is voor het creëren van een goede sfeer waarin iedereen gedijt. De essentie daarbij is dat alle leden zich bewust zijn van hun eigen gedrag en de invloed daarvan op die prettige sfeer. En dat ze daar aanspreekbaar op zijn. Hoe kan je als vereniging op structurele wijze aan sportiviteit en respect werken? Dat kan door het een vaste plek te geven binnen je vereniging. Zo zorg je voor continuïteit.

Beleidskaart 2 – Bestuurdersrollen Het belang van de bestuurder Mensen maken je vereniging. Bij het creëren van een sportief en veilig sportklimaat speel je als bestuurder een belangrijke rol. Het bestuur is de ruggengraat van de vereniging. Juist als bestuurder kun je veel betekenen voor een veilig en plezierig sportklimaat.

De vier rollen van de bestuurder Binnen een veilig en plezierig sportklimaat speelt de bestuurder vier belangrijke rollen:

• De beleids- en procesrol; • De communicatierol; • De voorbeeldrol; • De weerbaarheidsrol. In de verenigingsbox komen deze vier rollen in verschillende onderdelen terug.

Beleidskaart 3 – Overdracht bestuur Een goede start is het halve werk! Verenigingsbestuurders spelen een belangrijke rol bij het creëren van een sportief, plezierig en veilig sportklimaat. Maar elke vereniging krijgt te maken met bestuurswisselingen. Hoe zorg je ervoor dat deze zo soepel mogelijk verlopen? Om een nieuw bestuur of een nieuwe bestuurder een goede start te geven, is een goede overdracht van groot belang. Zo waarborg je ook de continuïteit in cultuur en beleid, inclusief aandacht voor een veilig en plezierig sportklimaat. En voor elke bestuurder is het fijn om ‘Thuis in Tafeltennis’ te zijn.

Hoe organiseer je een soepele bestuursoverdracht? Iedere vereniging is anders en ook elke bestuurder heeft zijn eigen profiel. Wel zijn er een aantal best practices bij bestuurswisselingen.

Beleidskaart 4 – Verenigingsregels Waarom verenigingsregels? Elke tafeltennisvereniging is anders. Elke vereniging heeft een eigen identiteit, cultuur en uitstraling. De ene vereniging is groot en ambitieus, de andere klein en wijkgericht. Ook binnen een vereniging hebben leden verschillende opvattingen over plezier, prestatie, sportiviteit en respect. Maar je wilt wel graag dat ieder lid zich bij je vereniging ‘Thuis in Tafeltennis’ voelt en er graag komt. Het is daarom belangrijk om als vereniging te laten zien waar je samen voor staat. Intern, voor je eigen leden en vrijwilligers. Maar ook extern, voor bezoekende verenigingen, de buurt, gemeente en sponsoren. Verenigingsregels zijn daarvoor een krachtig middel.

Beleidskaart 5 – Teamafspraken Waarom teamafspraken? Verenigingsregels zijn vaak algemeen en breed geformuleerd. Daarom is het belangrijk om per team eigen concrete en praktische afspraken te maken. Goede teamafspraken dragen bij aan een sportieve, plezierige en veilige sfeer binnen je tafeltennisteam. Ze zorgen dat alle betrokkenen ‘Thuis in Tafeltennis’ zijn. Maak daarom duidelijke afspraken tussen trainer, begeleider en spelers en eventueel ouders: welk gedrag verwachten wij van elkaar? Daarbij kun je de verenigingsregels (zie Kaart 4 Verenigingsregels) als basis gebruiken.

Beleidskaart 6 – Aanvoerders Aanvoerders: spil in en buiten de zaal De essentie van tafeltennis is samenspelen. Dat is de kracht van onze sport. Dat is onze band. De aanvoerder speelt daarin een centrale verbindende rol. De aanvoerder heeft een leiderschapsrol, zeker in de oudere jeugdteams. Die rol bestaat uit meer dan alleen het wedstrijdformulier invullen en het handje schudden met de scheidsrechters en de tegenstanders. Welke rol verwacht jouw vereniging van de aanvoerder? En wat verwachten de spelers? Maak duidelijk wat de verwachtingen van elkaar zijn. Maak hierover heldere afspraken. Bijvoorbeeld:

Als aanvoerder: • Ben je ‘Thuis in Tafeltennis’ en zorgt dat je teamgenoten dat ook zijn. • Spreek je teamgenoten aan op gedrag in en rond de zaal; • Ben je het aanspreekpunt in de zaal en verantwoordelijk voor het team; • Ben je het verlengstuk van de coach; • Ben je de spreekbuis van het team naar anderen; • Ben je het aanspreekpunt van het team voor de vereniging; • Ben je een voorbeeld voor anderen.

Beleidskaart 7 – Ondersteunen van de coach Hoe ondersteun je de coach binnen de vereniging? De trainer, coach of begeleider m/v (hierna: ‘coach’) speelt een belangrijke rol. Hij begeleidt en motiveert zijn spelers. Zijn doel is dat spelers met veel plezier naar de training en wedstrijd komen. En dat zij zich op alle gebieden goed ontwikkelen. Ook stimuleert de coach sportief en respectvol gedrag binnen het team. Bij de rol van coach komt dus heel wat kijken. De coach is ‘Thuis in Tafeltennis’ en zorgt dat al zijn spelers dat ook zijn. Je vereniging kan haar coaches hierbij op verschillende manieren ondersteunen. Bijvoorbeeld met: • Avonden voor de jeugdcoaches waarop aandacht wordt besteed aan hun rol als coach bij het begeleiden van spelers; • Een aanspreekpunt binnen de vereniging voor individuele vragen over de begeleiding van spelers; • Voortgangsgesprekken waarin elke coach zijn vragen, wensen of problemen kan besprek

Beleidskaart 8 – Voortgang jeugdspelers Hoe stimuleer je als coach je spelers? Naast de tafeltennisinhoudelijke coaching heb je als coach de taak je spelers ook in sociale opzichten te begeleiden. Individueel, maar ook als team. Je wilt dat ze met veel plezier naar de training en wedstrijd komen en zich goed ontwikkelen. Dat ze ‘Thuis in Tafeltennis’ zijn. Een voortgangsgesprek met je spelers tijdens het seizoen levert veel informatie op waarmee je als coach je voordeel kunt doen. Voor de vereniging heeft het meerwaarde als je voor een gezamenlijke aanpak kiest. Maak daarbij keuzes: is het wenselijk dat elke coach spelersgesprekken voert? Wat zijn de onderwerpen die zeker aan de orde moeten komen? En vanaf welke leeftijd (welp, pupillen, enzovoort)? Zijn de ouders erbij betrokken?

Beleidskaart 9 – Ouders Waarom aandacht voor ouders? Ouders spelen een grote rol in de sportbeleving van hun kind. Voor, tijdens en na de wedstrijd. En natuurlijk ook thuis. Een ouder is een rolmodel voor het kind, toeschouwer, supporter en natuurlijk ook opvoeder. Niet alleen het kind is gebaat bij de betrokkenheid van ouders, ook je vereniging. Naast toeschouwer zijn ouders vaak ook vrijwilliger: als coach, commissielid of bestuurder of voor bardiensten. Zij zijn een belangrijke factor in een bloeiend verenigingsleven: • Wees blij met ze! • Waardeer ze! • Investeer in ze! • Maak ze ‘Thuis in Tafeltennis’! • Bouw een band op met ouders van nieuwe spelers! Wij richten ons hier verder op de ouder als opvoeder en als toeschouwer.

Beleidskaart 10 – Kennismakingsgesprek nieuwe leden De eerste indruk ... Nieuwe leden komen op elk moment bij je vereniging binnen. Sommigen melden zich, anderen komen mee met een bekende of lopen gewoon eens binnen. Zorg dat je een onbekend gezicht zo snel mogelijk aanspreekt en hartelijk welkom heet. Zo maak je een goede, vaak doorslaggevende eerste indruk op het potentiële nieuwe lid!

Waarom een kennismakingsgesprek? Bij de meeste verenigingen kan een geïnteresseerde een paar keer meetrainen voordat hij of zij besluit lid te worden. Gebruik deze periode om een kennismakingsgesprek te voeren met het potentiële lid en - bij jeugdleden - zijn ouders. Maak ze ‘Thuis in Tafeltennis’. Met een kennismakingsgesprek heet je nieuwe leden hartelijk welkom binnen je vereniging. Je geeft ze een goede start. In zo’n persoonlijk gesprek licht je toe: • Waar jullie vereniging voor staat (doel, visie, cultuur); • Wat leden van de vereniging kunnen verwachten; • Wat je als vereniging van je leden verwacht. Het nieuwe lid heeft natuurlijk de mogelijkheid vragen te stellen over het reilen.

Beleidskaart 11 – Ontvangst bij de vereniging Waarom een gastvrije ontvangst bij je vereniging? Als je als team uit speelt, ervaar je hoe prettig het is om gastvrij ontvangen te worden. De spelers vinden gemakkelijk de kleedkamer en treffen die schoon aan. Ze hebben de gelegenheid om voor en na de wedstrijd een drankje te nemen aan de bar en na te praten met hun tegenstander. De ene coach maakt kennis met de andere coach, drinkt een kopje koffie in de kantine en wisselt wat uit over de teams in de poule. Tijd voor een warming-up en dan kan de wedstrijd beginnen!

Beleidskaart 12 – Spelregelkennis Waarom aandacht voor spelregelkennis? Spelregels zijn een essentieel onderdeel van tafeltennis. Het zijn afspraken die je met elkaar maakt om het spel goed te laten verlopen. Spelregels maken het verschil tussen een spelletje pingpong en de tafeltennissport. Hoe moet je serveren? Wanneer krijg je een punt? Hoe tel je? Onvoldoende kennis leidt vaak tot irritaties tussen spelers. Daarmee neemt hun sportplezier af. En dat is zonde! Het is daarom belangrijk dat je als vereniging zorgt voor goede spelregelkennis bij iedereen. Met kennis van de regels: • Krijg je een intensere beleving van het spel; • Kun je voordeel halen uit spelsituaties; • Begrijp je de scheidsrechter beter; • Kunnen trainers hun spelers technisch en tactisch beter laten spelen; • Raken alle betrokkenen ‘Thuis in Tafeltennis’. Natuurlijk kunnen zich altijd spelsituaties voordoen waarover discussie ontstaat. Bespreek deze na de wedstrijd met elkaar, op een respectvolle manier, met de spelregels in de hand.

Beleidskaart 13 – Arbitrage: beleid en uitvoering Waarom beleid rond arbitrage? Iedere sport krijgt zijn eigen kaders en karakter door de spelregels. Maar iedere competitieve sporter probeert die natuurlijk zo veel mogelijk in zijn eigen voordeel te interpreteren en toe te passen. Toch beleven spelers het meeste plezier aan een wedstrijd als die wel helemaal volgens de spelregels

wordt gespeeld. De meeste ruzies tijdens wedstrijden gaan over spelregels. Daarin speelt de manier waarop de scheidsrechter (vaak een teamgenoot, of juist een teamgenoot van de tegenstander) met de spelregels omgaat een grote rol. Daarbij is het fijn als de scheidsrechter om kan gaan met spanning en de emoties van de strijdende spelers. Een scheidsrechter is dus meer dan teller. Kandidaat-scheidsrechters kunnen best een steuntje in de rug gebruiken – op een enkele uitzondering na leren ze het niet vanzelf. Voor hen betekent ‘Thuis in Tafeltennis’ dat ze thuis zijn in de regels en zich daardoor nog meer thuis voelen in de sport.

Beleidskaart 14 – Omgaan met ongewenst gedrag Waarom aandacht voor ongewenst gedrag? De zorg voor een veilige omgeving voor iedereen binnen de vereniging is een belangrijke taak voor bestuurders. Het gaat dan om het voorkómen van ongewenst gedrag en het adequaat omgaan met de gevolgen áls het zich voordoet. Iedereen moet zich ‘Thuis in Tafeltennis’ kunnen voelen, maar ongewenst gedrag kan dat gevoel sterk negatief beïnvloeden – en dat willen we natuurlijk tegengaan!

Iedereen is welkom! Iedereen zou zich welkom moeten voelen bij de tafeltennisvereniging. In de praktijk blijkt dat niet altijd het geval. Hoe zorg je voor een veilige omgeving voor iedereen binnen de vereniging? Hier ligt een belangrijke taak voor bestuurders. Hoe voorkom je ongewenst gedrag? En, als ongewenst gedrag zich toch voordoet: hoe ga je adequaat om met de gevolgen? Hoe zorg jedat signalen van ongewenst gedrag goed worden opvangen? En hoe spreek je vervolgens degene aan die ongewenst gedrag vertoont?

Beleidskaart 15 – Meldingsformulier Waarom een intern meldingsformulier? Wat gebeurt er allemaal in en rond de zaal? Is er een plezierige sfeer? Hoe sportief gaat het eraan toe tijdens de training of wedstrijd? Als bestuur heb je daar niet altijd volledig zicht op. Zeker niet op wat zich buiten de eigen zaal afspeelt. Daardoor kun je voor onaangename verrassingen komen te staan. Denk bijvoorbeeld aan klachten van andere verenigingen. Het is voor elke vereniging belangrijk zicht te hebben op het gedrag van de eigen leden. Zo kun je gerichte maatregelen treffen. Je kunt mensen aanspreken. Of preventieve maatregelen treffen. Of straffen uitdelen. Maar vooral biedt het de gelegenheid om ongewenst gedrag bespreekbaar te maken binnen de vereniging.

Beleidskaart 16 – Sanctiebeleid vereniging Waarom een eigen sanctiebeleid? De NTTB handhaaft de spelregels en reglementen en bestraft via het tuchtrecht individuele leden die deze overtreden. Maar er zijn misdragingen waartegen de NTTB niet kan optreden. Voorbeelden zijn: • Misdragingen van doelgroepen die geen lid zijn van de NTTB (toeschouwers/ouders); • Misdragingen buiten wedstrijden om; • Overtredingen die niet bij (de tuchtcommissie van) de NTTB terechtkomen. De ene vereniging wordt meer geconfronteerd met ongewenst gedrag dan de andere. Zeker is dat deze misdragingen een negatieve invloed hebben op de sfeer en het sportieve gedrag binnen de vereniging. Verenigingen staan niet machteloos. Ze kunnen een eigen sanctiebeleid opstellen, zodat ze zelf kunnen optreden. Dit is niet eenvoudig, maar zorgt wel voor duidelijkheid binnen de vereniging. Het draagt bij aan een sportief, plezierig en veilig verenigingsklimaat waarin alle leden en andere betrokkenen zich ‘Thuis in Tafeltennis’ kunnen voelen. Bovendien is het goed voor het imago van je vereniging als je kunt laten zien dat misdragingen worden aangepakt en daar een sanctiebeleid voor bestaat.

Beleidskaart 17 – Communicatie Waarom communiceren over sportiviteit en respect? Een vereniging goed leiden komt altijd neer op de volgende drie stappen: 1. beleid maken; 2. activiteiten organiseren; 3. communiceren over het beleid en de activiteiten. Net als bij alle andere thema’s begint sportiviteit en respect bij het bepalen van een duidelijke ambitie: waar staan we nu en wat willen we bereiken? Vervolgens kies je met welke activiteiten je deze ambitie wilt verwezenlijken. Daarna communiceer je over je beleid en je activiteiten binnen en buiten je vereniging. Met communicatie creëer je draagvlak, schep je duidelijkheid en kun je mensen in beweging krijgen. Ook voor de uitstraling van jouw vereniging is het belangrijk om externe partijen (bezoekende verenigingen, sponsoren, gemeente, andere sportverenigingen, lokale media of NTTB) op de hoogte te houden van zaken die voor de vereniging belangrijk zijn. Wanneer je vereniging zich duidelijk profileert op het gebied van sportiviteit en respect, heeft dit vaak een gunstig effect op het ledenaantal en je relatie met gemeente en sponsoren.

Beleidskaart 18 – Social media Waarom social media inzetten? Met social media kunnen bestuurders, kaderleden en spelers online of mobiel informatie delen. Dit kan bijvoorbeeld via Twitter, Facebook, Hyves, LinkedIn, een eigen blog of filmpjes op internet. Social media maken je vereniging beter bereikbaar en toegankelijk. Je kunt je doelgroepen beter bereiken: meer dan 90 procent van de jeugdspelers is actief op social media.

Hoe kun je als tafeltennisvereniging social media gebruiken? Je kunt social media gebruiken om jezelf te profileren. Vragen die je je daarbij kunt stellen: • Hoe wil je dat je als vereniging overkomt via berichten van je leden? • Hoe wil je actief naar buiten treden? • Welke normen en waarden vind je belangrijk om uit te dragen? Met social media kun je hierop invloed uitoefenen en mensen direct ‘confronteren’. Dit doe je door te luisteren, te produceren en te reageren.

Beleidskaart 19 – Vrijwilligersbeleid Waarom vrijwilligers? De meeste tafeltennisverenigingen in Nederland draaien helemaal of grotendeels op vrijwilligers. Die verenigingen zijn er vóór leden en dóór leden. Vrijwilligers verrichten hun taken als vrijetijdsbesteding. Ze krijgen voor hun werkzaamheden niet betaald, afgezien van een eventuele vrijwilligersvergoeding. Zo blijft het sporten bij verenigingen relatief goedkoop en voor iedereen toegankelijk. Dan is het belangrijk dat zij ‘Thuis in Tafeltennis’ zijn.

Wat is vrijwilligersbeleid? Om leden te stimuleren vrijwilligerswerk binnen je vereniging te verrichten, ontwikkel je als vereniging initiatieven om ze te werven. Gooi eenmaal geworven vrijwilligers niet in het diepe en laat ze niet aan hun lot over! Ze verdienen het dat de vereniging ze goed begeleidt en ondersteunt. Zo kunnen ze hun werk goed en met veel plezier uitvoeren. Hoe zorg je dat je regelmatig aandacht schenkt aan vrijwilligers en hun werk? Dat werkt het best door daar een structuur en goede organisatie voor op te

zetten. Vrijwilligersbeleid moet niet alleen bedacht, maar ook op papier gezet en natuurlijk uitgevoerd worden!

Beleidskaart 20 – werving, opvang en behoud Waarom WOB? Op de tafeltennisvereniging kun je er niet omheen, WOB (kort voor Werving Opvang en Behoud)! In de huidige tijd lopen kinderen niet zomaar bij een club binnen. Wil je als club jeugd naar je toe halen, dan zal je moeten werven. Maar koppel aan een wervingsactie altijd een vervolg: hoe vang je mogelijke nieuwe leden op bij de club? Wat is je aanbod? Hoe maak je hen zo snel mogelijk ‘Thuis in Tafeltennis’? Als ze eenmaal lid zijn, wil je ze ook binden en behouden. Die taak berust grotendeels bij een trainer. Maar om jeugd enthousiast te houden, is het belangrijk om ook nevenactiviteiten voor hen te organiseren.