Auteursinstructie Meijers-reeks
Inhoudsopgave 1. Inleiding
p. 2
2. De eigen opmaak waarin u het manuscript aanlevert
p. 4
3. Productieproces Meijers-reeks
p. 8
4. Overzicht uitgevers (bijlage 1)
p. 11
5. Overzicht drukkers (bijlage 2)
p. 13
versie augustus 2008
1
1. Inleiding Voor u ligt de auteursinstructie van de Meijers-reeks. De Meijers-reeks valt onder de verantwoordelijkheid van het E.M. Meijers Instituut voor Rechtswetenschappelijk Onderzoek van de Faculteit der Rechtsgeleerdheid van de Universiteit Leiden. In deze auteursinstructie treft u praktische aanwijzingen voor de aanlevering van het tekstdocument, tabellen en afbeeldingen en richtlijnen voor het schrijven van tekst, noten en de lijst van aangehaalde literatuur aan. Deze instructie sluit aan op de “Leidraad voor juridische auteurs” (Deventer: Kluwer 2007). Deze leidraad is te bestellen via: www.kluwershop.nl/details.asp?pr=11693. Daarnaast bevat de instructie informatie over het productieproces vanaf het moment dat het definitieve manuscript gereed is. Voor Engelstalige publicaties verwijzen wij u óf naar de uitgever óf naar de Oxford Standard for Citation of Legal Authorities. De Leiden Journal of International Law heeft in samenwerking met Cambridge ook stijlregels ontwikkeld. Mocht u naar aanleiding van deze auteursinstructie nog vragen of opmerkingen hebben, dan kunt u contact opnemen met Karin van Heijningen, de contactpersoon bij het Meijers Instituut (Tel: 5275200).
Toelichting speciaal voor promovendi Het verdient aanbeveling om deze auteursinstructie al in acht te nemen vanaf het moment dat men de eerste zinnen op papier zet. Dat heeft echter één nadeel: de auteursinstructie vraagt om een erg "platte" tekst, die daardoor moeilijk leesbaar is voor uzelf (tijdens het eindeloze proces van herschrijven) en voor uw promotoren, eventuele meelezers en de leden van de promotiecommissie. Daarom is het verstandig om tijdens de schrijffase de volgende tips op te volgen: a) Gebruik zoveel "vet" als u wilt, bijvoorbeeld voor tussenkopjes, voor passages waar u speciale aandacht voor wilt vragen, voor kernbegrippen en kernzinnen, enz. Bij het gereed maken van de tekst voor de lay-outer kunnen alle vetcoderingen heel eenvoudig verwijderd worden. b) Laat duidelijk uitkomen d.m.v. een tab (geen witregel!) waar een nieuwe alinea begint. Alinea's zijn immers dé bouwstenen van een betoog. Daarnaast is het handig om vanaf het eerste begin de lettergrootte, de marges en de regelafstand zo te kiezen dat er, net als in de Meijers-reeks, een kleine 500 woorden op een pagina staan. Dan weet men steeds vrij nauwkeurig hoeveel pagina's men heeft geschreven. Als men onder-, boven-, linker- en rechtermarges van ca 4 cm dan wel 1,5 inch instelt (lekker ruim om commentaar bij te kunnen schrijven) kan men voor het juiste aantal woorden per pagina kiezen voor hetzij regelafstand 1 met TimesRoman 12, hetzij regelafstand 1,5 met TimesRoman 10. Achter in een proefschrift hoort altijd een literatuurlijst te staan. Daarom is het efficiënt om te kiezen voor het systeem van verkort verwijzen in voetnoten (zie hierna). En ten slotte: een zaken- en personenregister is een probaat middel om er voor te zorgen dat een proefschrift ook geraadpleegd en geciteerd zal worden. Dit is mogelijk d.m.v. verwijzingen naar paragraafnummers (voordeel: register kan in vroeg stadium gemaakt worden) of
versie augustus 2008
2
verwijzingen naar paginanummers (nadeel: kan pas gemaakt worden als het boek helemaal door de layouter gereed is gemaakt).
versie augustus 2008
3
2. De eigen opmaak waarin u het manuscript aanlevert Tekst (technisch) Hoofdregel: probeer niet de opmaak van een boek uit de reeks na te bootsen. Dat leidt alleen maar tot extra werk, omdat alle codes door de lay-outer (zie hiervóór) weer verwijderd zullen worden. In concreto: gebruik één lettertype, één regelbreedte, vul niet uit, plaats geen kop- of voetregels, maak geen kolommen en breek niet af. Gebruik uiteraard de pagineringsfunctie. - Lever de tekst aan in een courant tekstverwerkingsprogramma, zoals Word 7.0, Word 97 of WP 5.1, WP 6.0 of WP 8.0. - Naam van auteur van hoofdstuk in bundel: cursief (zonder titelvermelding, met voorletters of voornaam voluit naar eigen inzicht). - Begin elke kop met een hoofdletter en gebruik verder gewoon kleine letters. - Van proefschriften en andere monografieën worden de hoofdstukken genummerd, te beginnen bij de inleiding en te eindigen bij de conclusie. Nummeren met Arabische cijfers, dus hoofdstuk 1, paragraaf 1.1, subparagraaf 1.1.1. en subparagraaf 1.1.1.1. Verdere niveaus zoveel mogelijk vermijden: anders: cursiveren maar niet nummeren (zie Leidraad paragraaf 1.5.2). Over de nummering van hoofdstukken in bundels beslist de redactie van de bundel. - paragraafniveaus: 1: klein kapitaal 2: ‘gewoon’ schrift 3: cursief Graag een tabje tussen het paragraafnummer en de tekst van het paragraafkopje - Lever altijd een complete uitdraai mee inclusief de inhoudsopgave - In de tekst geen afkortingen gebruiken, behalve bijvoorbeeld WRR, ABW. Deze bij de eerste vermelding voluit weergeven en dan tussen haakjes erachter. Bijvoorbeeld: Wetenschapppelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR). - In de referenties: alleen voorletters gebruiken en geen voornamen. - Geen onderstrepingen of vetgedrukt schrift in de tekst. - Gebruik voor het inspringen van een tekst nooit spaties, maar altijd een TAB. - Geen automatische kruisverwijzingen gebruiken.
Opsommingen, alinea’s en citaten Bij opsommingen de automatische nummering uitzetten. Instructie voor Word: in het menu Opmaak bij Opsommingstekens en nummering de mogelijkheid geen aanklikken en in hetzelfde menu bij AutoOpmaak op Opties klikken en Automatische opsommingstekens en Andere alinea's afvinken - Bij opsommingen niet inspringen en uitsluitend kiezen tussen: • (Bij voorkeur het gebruik van een bullet) of a), b) of 1 - , 2Achter bullet, a), of 1 één tab, daarna tekst. Bij opsommingen een witregel aan het begin en aan het eind van de opsomming.
versie augustus 2008
4
Bij voorkeur bovenstaande niet door elkaar gebruiken (tenzij verwijzend naar bijvoorbeeld onderverdeling van wetsartikelen). Een eenmaal gemaakte keuze handmatig intypen en niet d.m.v. de in Word te kiezen opsommingmogelijkheid. - Nieuwe alinea : geen witregel, maar aangeven door middel van een harde return + tab. - Een citaat wordt in de lopende tekst opgenomen en met enkele aanhalingstekens aangeduid, een citaat binnen een citaat met dubbele aanhalingstekens. Een citaat langer dan 3 regels inspringen en graag tussen twee witregels. Kortere citaten in de hoofdtekst met enkele aanhalingstekens aanduiden. Aangehaalde woorden tussen enkele aanhalingstekens; dit geldt ook voor woorden die oneigenlijk worden gebruikt (maar ben hiermee spaarzaam!). Kortom: dubbele aanhalingstekens alleen gebruiken binnen een citaat.
Afbeeldingen, schema's, tabellen Over afbeeldingen, schema's, tabellen etc. dient tijdig overleg te worden gevoerd met de layouter. Dit om problemen met de aanlevering en uiteindelijk de verwerking te voorkomen. Houd altijd de breedte van de tekst van de boekenreeks aan (11,5 cm) en gebruik een kleine letter: Times 8 of wellicht 7 punts. - Lever afbeeldingen, schema's, tabellen etc. altijd aan in een apart document. - Lever altijd ook een uitdraai op papier mee van afbeeldingen, schema's, tabellen etc. - Lever afbeeldingen, schema’s, tabellen etc. altijd aan in zwart/wit. Probeer niet in het tekstdocument ruimte vrij te houden voor afbeeldingen, schema's, tabellen etc. door middel van vele witregels of anderszins, maar zet tussen vierkante haken een nummer of korte beschrijving van de afbeelding (voorbeeld: [schema 25], [beslissingstabel]), die vanzelfsprekend correspondeert met het nummer of de beschrijving in het aparte document.
Aanwijzingen voor het maken van een register De trefwoorden met de paginanummers óf paragraafnummers erachter gescheiden door komma's, meer pagina's aangeven met streepje (444-447). Onderverdelingen van trefwoorden op nieuwe regel voorafgegaan door streepje plus tab. Bij een verwijzing naar een ander trefwoord, cursief zie ook op nieuwe regel na de paginanummers, bij verwijzing naar een ander trefwoord zonder dat er al paginanummers genoemd zijn, cursief zie, niet op een nieuwe regel. Voorbeeld: A aanknopingspunten 74, 123, 381 e.v., 397 aanneming zie aanbesteding aansprakelijkheid voor schade - na richtlijnconforme interpretatie 444-446, 452 algemene voorwaarden 100, 108, 271, 405, 478 zie ook oneerlijke bedingen
versie augustus 2008
5
Spelling Elk boek verschijnt in de nieuwe spelling uitgaande van de nieuwste versie van de Woordenlijst Nederlandse taal (het 'Groene boekje'). Zie voorts de Leidraad voor juridische auteurs.
Cursief Cursief (in de lopende tekst). Woorden die u speciale nadruk wilt geven, kunt u cursiveren (niet vet en niet onderstrepen). Verder worden begrippen uit een andere taal, die niet ingeburgerd zijn in het Nederlands, gecursiveerd (common law). Buitenlandse termen die helemaal ingeburgerd zijn, worden gewoon romein geschreven. Bij een cursivering in een citaat door jou aangebracht, jouw initialen tussen rechte haken zetten: [cursivering: jouw initialen]. Buitenlandse woorden cursiveren.
Enkele voorbeelden: website internetsite e-mail e-commerce e-business on line on line-verbinding
Aanhalingstekens Wanneer men een bepaald begrip of een oneigenlijk gebruikt woord tussen aanhalingstekens plaatst, gebruik ook dan enkele aanhalingstekens, net als bij citaten. Doe dit echter zo min mogelijk.
Noten (verwijzingen) - In de Meijers-reeks wordt het voetnotensysteem gebruikt en wel het systeem van verkort verwijzen, zoals omschreven en aanbevolen in par.1.2.1 van de Leidraad. In bijzondere gevallen, bijvoorbeeld bij bundels met veel korte artikelen, kan dat eventueel anders zijn (par.1.2.1 van de Leidraad). - Gebruik nooit eindnoten. - Nootnummer altijd na de interpunctie, maar vóór een sluitend haakje of gedachtestreepje. - In noten mogen wel afkortingen worden gebruikt zoals vgl., bijv., m.b.t., hfdst., e.d., zgn., et cetera. In de tekst voluit.
versie augustus 2008
6
Lijst van aangehaalde literatuur Zie hoofdstuk 2 van de Leidraad en de handige (los meegeleverde) samenvatting.
versie augustus 2008
7
3. Productieproces Meijers-reeks Uw boek zal in de Meijers-reeks verschijnen. Hoe verloopt dit proces? Wat kunt u verwachten en wat moet u doen? Na aanlevering van de definitieve tekst volgens de instructie (zie hiervóór), neemt een professioneel lay-outbureau de tekst - in opdracht van het E.M. Meijers Instituut (hierna Meijers Instituut) - in behandeling.
Opmaakproces Het opmaakproces ziet er als volgt uit: • Aanlevering van de platte tekst bij het Meijers Instituut; • Meijers Instituut geeft de opdracht aan een lay-outbureau; • En brengt de lay-outer in contact met de auteur of de bundelredactie; • Naast het versturen van de tekst per e-mail aan het lay-out bureau, dient er ook een papieren versie per post aan dit bureau te worden gezonden. NB Mocht de uitgever van het boek Boom Juridische uitgevers, Brill of Kluwer te zijn, dan dient de tekst eerst door hun te zien voorzien van op- en aanmerkingen. Daarna kan het pas aan de lay-outer worden gestuurd. • De lay-outer stuurt een wenkenlijstje hoe aan te leveren. • De auteur/bundelredactie en het lay-outbureau bespreken het tijdpad / verschijnen eerste proeve in opmaak van de reeks / eventueel tweede proeve; • De auteur kiest de kleuren van het boek (kleurenwaaier beschikbaar op het secretariaat van het Meijers Instituut) • Het Meijers Instituut geeft het reeksnummer door aan de lay-outer; op de achterflap dient het onderzoeksprogramma en het eventuele deelprogramma waarbinnen het boek is geschreven, te worden vermeld. Verder verdient het aanbeveling een aantrekkelijke beschrijving van de inhoud van het boek en het onderzoeksprogramma op de achterflap te zetten. • De auteur draagt zorg dat de achterflap van het boek altijd eerst wordt toegezonden aan Laura Lancée (
[email protected]); • Na goedkeuring van de auteur/bundelredactie en de redactie van de reeks wordt het layoutbureau verzocht het boek door te zenden naar de uitgever. Dit deel van het productieproces neemt ongeveer één week in beslag. Digitaal publiceren Sinds 2006 is het voor de promovendus verplicht om zijn/haar proefschrift beschikbaar te stellen voor online publicatie in het Leids Repositorium. Het beschikbaar te stellen voor online publicatie in het Leids Repositorium zorgt voor een betere zichtbaarheid en goede archivering van de Leidse proefschriften. In de praktijk betekent dit: •
De promovendus levert minimaal drie weken voor de promotie een digitale versie van het proefschrift in ten behoeve van het Leids Repositorium.
•
De promovendus tekent een niet-exclusieve licentie die het de Universiteitsbibliotheek mogelijk maakt het proefschrift op te nemen in het online
versie augustus 2008
8
Leids Repositorium. De promovendus ontvangt daarvoor een vergoeding van € 500,-. Zie over een en ander de proefschriftenpagina van de Universiteitsbibliotheek; veelgestelde vragen over proefschriften en auteursrecht en het Leids Repositorium. Elk Leids proefschrift kan door Leiden University Press worden uitgegeven via het principe ‘Printing on Demand’ (PoD). Dit is een kostenbesparende methode van uitgeven, waarbij exemplaren van het proefschrift op bestelling worden gedrukt.
De uitgever • • • •
•
• • •
De auteur/bundelredactie beslist zelf welke uitgever er voor het boek wordt aangezocht (een overzicht met uitgevers vind u in bijlage 1). De auteur/bundelredactie onderhandelt zelf over de afname/druk- en uitgave kosten. Bij twijfel of problemen, neem dan contact op met de contactpersoon van de reeks Karin van Heijningen (
[email protected]). De auteur geeft de contactpersoon bij de uitgever van keuze door aan de contactpersoon van de reeks (
[email protected]) en stelt de uitgever op de hoogte van het feit dat het boek in de Meijers-reeks (met dus een eigen lay-out en eigen kaft) zal verschijnen. Proefschriften die vallen onder de Onderzoekschool Maatschappelijke veiligheid of de onderzoekschool Rechten van de Mens, worden uitgegeven in de reeks van de desbetreffende onderzoekschool en zullen opgenomen worden op de site van het Meijers Instituut onder overige publicaties. Daarvoor is het van belang om in het voorwoord of in de CV op te nemen dat je als promovendus verbonden was aan het E.M. Meijers Instituut. De auteur brengt de uitgever en het lay-out-bureau met elkaar in contact zodat de datum en het tijdstip van aanlevering van het in de reeks opgemaakte document kan geschieden. Het lay-outbureau geeft de kleuren door aan de uitgever. Het druk-/uitgave proces begint en neemt gemiddeld zes weken in beslag. De ISBN-nummers worden door de uitgevers aangevraagd en geeft dit door aan het lay-outbureau.
Tijdschema Het verdient aanbeveling om terug te rekenen vanaf het moment dat het boek dient te verschijnen. Dit is met name van belang voor promovendi voor wie de promotiedatum vaststaat. • De Meijers redactie heeft ongeveer één week nodig. • Neem voor het druk-/uitgaveproces zes weken. • Neem voor het lay-outproces drie weken. • Neem voor de Pedel drie weken. Met andere woorden: twaalf weken voor de gewenste verschijningsdatum (proefschriften zestien weken voor de promotiedatum) dient het boek bij de redactie van de reeks te zijn aangeleverd volgens de instructie.
versie augustus 2008
9
Financiën • •
Het Meijers Instituut betaalt het lay-outbedrijf. De auteur/bundelredactie betaalt de uitgever. tip: De elektronische aanlevering van de kaft (let op: dus niet de drukkosten van de kaft) apart laten specificeren in de offerte van de uitgever.
•
Er is een aantal facultaire (universitaire) financiële tegemoetkomingen. •
Tegemoetkoming in vertaalkosten: Elke medewerker heeft recht op een jaarlijkse bijdrage van maximaal € 340,- per jaar als bijdrage in de kosten van het vertalen van een wetenschappelijke publicatie. Deze kosten komen voor rekening van het materiële budget van het departement. Vergoeding na akkoord van de budgetverantwoordelijke materiële departementale budget.
• Tegemoetkoming drukkosten proefschrift Voor promovendi/PhD-fellows kan een vergoeding beschikbaar worden gesteld van maximaal € 1150,- per proefschrift. De vergoeding wordt uitgekeerd na goedkeuring door de promovendi-decaan en de budgethouder van het budget faculteit algemeen onder overlegging van de originele facturen.
Ten slotte Het Meijers Instituut ontvangt minimaal vijftien exemplaren van het te verschijnen boek ten behoeve van (interne) promotie en voor toekomstige visitatie. Tevens dient u één recensie-exemplaar van uw proefschrift aan de redactiesecretaris van het NJB te sturen. Dit exemplaar wordt gebruikt i.v.m. bespreking en samenvatting in het NJB (rubriek universitair nieuws). Dit exemplaar kan gestuurd worden aan: Evelien Quist adjunct-redactiesecretaris NJB Postbus 30104 2500 GC Den Haag Naast het bovengenoemde exemplaar, dient er ook een exemplaar gestuurd te worden aan: Rechtsgeleerd Magazijn Themis RM Themis, p/a Uitgeverij Paris Postbus 4083 7200 BB Zutphen
versie augustus 2008
10
Bijlage 1: Uitgever
Website
Ars Aequi
www.arsaequi.nl
Boom Juridische Uitgevers
www.boomuitgever sdenhaag.nl
Brill Academic Publischers
www.brill.nl
Intersentia NV Belgie
www.intersentia.be
Maklu Uitgevers
www.maklu.nl
Nederland
Kluwer Uitgevers
www.kluwer.nl
A105
C. Nijman
05 70 647439
Kluwer Uitgevers (Fiscaal)
www.kluwer.nl
Ondernemin gspraktijk
Gideon Mogendorff
T. 05 70 647183 F. 05 70 647803
SDU uitgevers
www.sdu.nl
CentreCourt (hoofdkantoo r)
Shaker Publishing BV
www.shaker.nl
Leiden University Press
http://www.law.leide nuniv.nl/onderzoek/ publiceren/proefsch riften.jsp
versie augustus 2008
Afdeling Libri
Aquisitie/ editing
Contactpersoon Janine van Winden
Tel.nr/Fax.nr 024-3241474
E-mail
[email protected]
Wirt J. Soetenhorst
T. 070-3307033 F. 070-3307030
[email protected]
Annebeth Rosenboom
071-5353523
Isabelle van Dongen
32 36801558
T. 055-522 06 25 F. 055-522 56 94
T. 070-378 99 11 F. 070-385 43 21
T. 043 – 3500424 F. 043 - 3255090
Acquisitie
Mw. Katgert
T. 5272781
proefschrift@library. leidenuniv.nl
11
Wöhrmann Print Service * Ponsen & Looijen grafisch bedrijf
www.lup.nl www.wohrmann.nl
Paul Meester
Marijke Dijkstra
T. 0575-582121 F. 0575-582128 020 888 45 40 06 207 42 699
pawmeester@wohrm ann.nl
[email protected]
Indien van toepassing wordt het proefschrift uitgegeven in de reeks van de Onderzoekschool Maatschappelijke Veiligheid (zie http://www.omv.nl/Website/Dutch/frameset-publicaties.html) of in de reeks van de Onderzoekschool Rechten van de Mens (zie http://www.uu.nl/uupublish/homerechtsgeleer/english/publications/shrrseries/21319main.html). * Voor meer informatie over Wöhrmann Print Service kunt u een e-mail sturen aan Karin van Heijningen.
versie augustus 2008
12
Bijlage 2: Drukkerij
Website
Contactpersoon
Procedure
Tel.nr/Fax.nr
E-mail
Intersentia NV Belgie
www.intersentia.be
Isabelle van Dongen
Bij een kant-en-klaar ontvangen bestand (zogenaamde crc’s), dan bedraagt de productietijd nauwelijks 4 weken.
32 36801558
[email protected]
T. 5272781
proefschrift@library. leidenuniv.nl
Leiden University Press
http://www.law.leide nuniv.nl/onderzoek/ publiceren/proefsch riften.jsp
Mw. Katgert
www.lup.nl
Wöhrmann Print Service *
versie augustus 2008
www.wohrmann.nl
Hans Eskes
Zij vragen aan de lay-outer om steeds vooraf met hun productieverantwoordelijke contact op te nemen m.b.t. de opmaak, het colofon, enz. Zij vragen ook steevast om op voorhand reeds één of twee hoofdstukken te mogen nakijken zodat ze nog tijdig eventueel fouten kunnen voorkomen of aanpassen. puur drukwerk (dus zonder logo LUP enz.): min. 2, max 3 weken! Mocht een promovendus een officiële uitgave willen hebben waarbij het in een fonds wordt opgenomen en in de catalogus komt: dan is het traject inderdaad ongeveer 3 maanden Heeft 2 tot 2,5 week nodig als bestand in crc in pdfformaat binnenwerk + omslag wordt geleverd. Als lay-outer Anne-Marie Krens is dan graag haar naam noemen.
T. 0575-585306
13
Ponsen & Looijen grafisch bedrijf
versie augustus 2008
Marijke Dijkstra
Produktietijd is 15 werkdagen.
020 888 45 40 06 207 42 699
[email protected]
14
