AUDIT MUTU INTERNAL Oleh : Moses Laksono Singgih Di
: Institut Teknologi Sepuluh Nopember
Pada : 5 September 2017
Rektorat Lt. 1
Kantor Penjaminan Mutu
PEMAHAMAN TEORI AUDIT DIPERLUKAN UNTUK: 1. merencanakan program audit internal dengan
membuat jadwal dan daftar pengecekan audit. 2. menentukan auditor yang bertugas dengan tepat. 3. melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit sebelumnya. AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
2
DEFINISI AUDIT :
Suatu pemeriksaan yang sistematis dan independen untuk menentukan apakah kegiatan menjaga mutu serta hasilnya telah dilaksanakan secara efektif sesuai dengan rencana yang ditetapkan untuk mencapai tujuan AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
3
Tujuan AuditKESESUAIAN IMPLEMENTASI
STANDAR
VS
SPME VS SPMI Audit eksternal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar eksternal SPME Audit internal: audit yang dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar internal (mutu organisasi sendiri) dan meningkatkan untuk mencapai standar internal SPMI AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
5
SPMI, SPME dan Mutu Pendidikan Tinggi
SPM Dikti
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME/Akreditasi)
M MUTU PENDIDIKAN TINGGI
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti)
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
6
SPMI, SPME dan Mutu Pendidikan Tinggi
SPM Dikti
Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI)
Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME/Akreditasi)
M MUTU PENDIDIKAN TINGGI
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi (PD Dikti)
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
7
Manajemen SPMI
P P
P P
E
Penetapan Standar Dikti; Pelaksanaan Standar Dikti; Evaluasi (pelaksanaan) Standar Dikti; Pengendalian (pelaksanaan) Standar Dikti; dan Peningkatan Standar Dikti. AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
8
Tujuan Audit: 1. Untuk menentukan kesesuaian atau taksesuaian unsurunsur sistem mutu dengan syarat-syarat yang ditetapkan. 2. Untuk menentukan kapabilitas dari sistem manajemen mutu dan keefektifan pencapaian dari tujuan-tujuan mutu yang telah ditetapkan (Indikator Kinerja Kunci). 3. Untuk memberi kesempatan teraudit memperbaiki sistem mutu. AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
9
PRINSIP DASAR AUDIT 1. Sikap dasar : mempunyai sifat profesional 2. Penyajian yang wajar : wajib memberikan laporan yang objektif 3. Ketelitian : kecermatan dalam menggali informasi sehingga menghasilkan kesimpulan audit yang valid 4. Independen : mempunyai sikap netral dan obyektif saat membuat kesimpulan audit 5. Berdasar bukti : penjelasan yang rasionil dalam menghasilkan kesimpulan yang dapat dipercaya AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
10
KLASIFIKASI TEMUAN AUDIT: Observasi (OB): Ketaksesuaian yang dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah. Ketaksesuaian (KTS) MINOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak terbatas terhadap sistem mutu Ketaksesuaian (KTS) MAJOR: Ketidaksesuaian yang memiliki dampak luas terhadap sistem mutu AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
11
LINGKUP (CAKUPAN) AUDIT Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang berpengaruh terhadap mutu layanan, diantaranya:
1. 2. 3. 4.
Dokumen sistem mutu Organisasi Komitmen (tanggungjawab) manajemen Sumber daya, meliputi: a. b.
Sumber daya manusia Infrastruktur
5. Proses dan pengendaliannya 6. Evaluasi dan perbaikan AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
12
PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit dengan dibantu beberapa auditor Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan, fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat bersifat kualitas atau kuantitas
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
13
PENGERTIAN BEBERAPA ISTILAH DALAM AUDIT MUTU
Check list (Daftar Tilik): daftar pertanyaan yang disusun berdasar hasil audit dokumen untuk diverifikasi lebih lanjut dalam audit lapangan/visitasi/kepatuhan. Temuan Audit (Audit Findings): hasil dari evaluasi bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan dengan kriteria audit. AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
14
Istilah Audit Auditor
Pihak yang melakukan audit
Auditee
Pihak yang diaudit
Kriteria audit
Standar yang diacu dalam proses audit (ketentuan-ketentuan)
Ruang lingkup audit
Batasan audit yang terdiri dari fokus bidang audit & periode audit
Proses Audit Perencanaan
Perencanaan dan penjadwalan audit
Pelaksanaan
Auditor melaksanakan audit minimal sesuai checklist
Pelaporan
Tindak Lanjut
Auditor membuat laporan sesuai kesepakatan dengan auditee Auditor melakukan verifikasi temuan
Pelaksanaan Audit Pembukaan
Audit
Penutupan
Auditor menjelaskan tujuan audit, ruang lingkup audit, kriteria audit Auditor melakukan audit Auditor membacakan temuan dan membuat kesepakatan dengan auditee
Auditor yang BAIK
3G
3A
Gesek Gosok Gasak
Asah Asih Asuh
Auditor yang BAIK
Sedikit bicara Banyak makan
Sedikit bicara Banyak mendengar
Pelaksanaan Audit Pertanyaan terbuka Bagaimana...? Mohon diceritakan..... Mohon dijelaskan....
Untuk menggali …
Pertanyaan tertutup Sudahkah...?
Untuk memastikan …
Penulisan Temuan Temuan: ketidaksesuaian antara standar VS implementasi.
Cara penulisan temuan: • Awali dengan menuliskan hal baik, baru masuk ke detail temuan. • Detail temuan dituliskan dengan teknik PLOR • Problem (masalah), apa masalahnya? Tulis dengan detail masalah yang
ditemukan • Location (lokasi), dimana ketidaksesuaian ditemukan • Objective (bukti), bukti ketidaksesuaian (nomor dokumen, foto dll) • Reference (rujukan), tidak sesuai dengan dokumen / peraturan apa?
Contoh Penulisan Temuan
Location
Secara umum, proses penanganan Sumber Daya Manusia di prodi XXX telah tertata dengan baik. Selama berlangsungnya proses audit, ditemukan adanya kesesuaian dan ketidaksesuaian berikut:
1. Daftar dosen tetap di prodi XXX dapat ditunjukkan … 2. Rasio jumlah mahasiswa terhadap jumlah dosen tetap tertulis …, dari hasil diskusi …
RINGKASAN 1.
Tujuan utama Audit mutu ialah untuk mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang ditetapkan sebagai lingkup audit
2.
Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit mutu secara periodik akan menjadikan institusi berkualitas.
3.
Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan mudah maka temuan audit harus diformulasikan dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat dengan mudah dipahami
AMI ITS, 20170905 OLEH MOSES L. SINGGIH
23
5 September 2017 Kantor Penjaminan Mutu
